RIB24.108 bijlage 1 BghU Verzoek zienswijze jaarstukken BghU
Tekst van het document
C EP
Rotatie
T
Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht, inclusief haar verbonden derden, in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast.
Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Er heeft voor de accountantscontrole 2023 geen rotatie plaatsgevonden. Het is eveneens niet noodzakelijk om voor de accountantscontrole 2024 te roteren.
Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid
N
Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Flynth en haar medewerkers en de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht, inclusief haar verbonden derden, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken die aan u gerapporteerd moeten worden.
C O
Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties
De onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Flynth, een bestuurder of interne toezichthouder van Flynth of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan ondernemingen in de groep of een bij de rechtspersoon betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels.
Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid, die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben, ontvangen of verstrekt.
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
Bijlage C – Onze communicatie met u Bevestiging van onafhankelijkheid
Door middel van dit accountantsverslag informeren wij het bestuur over de belangrijkste aangelegenheden naar aanleiding van onze accountantscontrole 2023. Bevestigingen van uw directie Wij hebben van de directie een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening van de 2023 ontvangen. Door middel van de managementletter en dit accountantsverslag informeren wij uw bestuur over de reikwijdte en timing van onze controle, waaronder significante risico’s en materialiteit. In dit accountantsverslag informeren wij u over de belangrijkste aangelegenheden naar aanleiding van onze accountantscontrole 2023.
T
Onze communicatie met het bestuur
Er zijn geen meningsverschillen met de directie geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle.
Proces van de controle
De jaarrekeningcontrole 2023 is in het voorjaar van 2024 uitgevoerd. Zoals nader toegelicht in bijlage A zijn er ten opzichte van de eerste conceptversie van de jaarstukken de nodige correcties doorgevoerd. Deze correcties hebben enerzijds betrekking op informatie die pas gedurende het controleproces bekend is geworden, maar anderzijds is er ook sprake van correcties die met een beter afsluitingsproces van de administratie én het eerder uitvoeren van de interne controles voorkomen hadden kunnen worden.
C EP
Geen meningsverschillen met de directie en/of beperkingen in reikwijdte van de controle
N
Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze opdracht door de directie en de medewerkers van de BghU de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.
C O
Wij onderkennen hierbij dat de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording, ondanks externe ondersteuning, een tijdrovend proces is geweest waarbij er een flink beslag is gelegd op de organisatie. Als gevolg hiervan was het onderliggende dossier van de interne controle en de rechtmatigheidsverantwoording pas medio maart gereed, waardoor enkele correcties laat aan het licht kwamen en de doorlooptijd van de jaarrekeningcontrole werd verlengd. Wij adviseren u om in 2024 eerder te starten met de interne controle werkzaamheden en aandacht te blijven houden voor het afsluitingsproces van de administratie. Belastingverantwoordingen
XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Wij hebben de eindafrekeningen van de door BghU opgelegde en geïnde belastingen en lokale heffingen over het jaar 2023 voor haar deelnemers gecontroleerd en hebben hierbij op 25 maart jl. goedkeurende controleverklaringen verstrekt. Hoewel wij verbeteringen zien in het proces is de door het bestuur in het uitvoeringsprotocol vastgestelde deadline van 15 maart helaas niet gehaald. Om het proces komend jaar verder te verbeteren adviseren wij u om interne controles uit te gaan voeren op de onderliggende processen en te investeren in het benodigde lijstwerk ten aanzien van de openstaande belastingdebiteuren.
Inleiding
Samenvatting
Kernpunten van de controle
Rechtmatigheidsverantwoording
Analyse vermogen en resultaat
Interne beheersing & automatisering
Externe ontwikkelingen
Bijlagen
T C EP N
C O
Disclaimer en beperking in gebruik en verspreidingskring Dit accountantsverslag is alleen bestemd voor de directie en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt, op ons.
De in dit accountantsverslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij aandacht van het bestuur behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit accountantsverslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen moeten worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking. XXXXXX/XX/XXXX (= KENMERK)
Notitie Onderwerp Ontwerpbegroting BghU 2025, inclusief meerjarenperspectief 2026-2028 Te besluiten om 1. 2. 3.
De Ontwerpbegroting BghU 2025, inclusief meerjarenperspectief 2026-2028 vast te stellen; De Ontwerpbegroting BghU 2025 ter zienswijze voor te leggen aan de gemeenteraden/het algemeen bestuur van de deelnemers en aan Gedeputeerde Staten; De gegeven zienswijzen mee te nemen in de totstandkoming van de Begroting BghU 2025 en het meerjarenperspectief 2026-2028 zoals die voorligt in de bestuursvergadering van 26 augustus 2024.
Inleiding/ probleemstelling Bijgaand vindt u de Ontwerpbegroting BghU 2025, inclusief het meerjarenperspectief 2026-2028. De ontwerpbegroting 2025, inclusief het meerjarenperspectief, geeft inzicht in de financiële situatie van de organisatie. De Ontwerpbegroting 2025 is gebaseerd op plannen en speerpunten in de eerder gepresenteerde Kadernota 2025-2028. Beoogd effect Het vaststellen en voorleggen van de Ontwerpbegroting 2025 BghU voor zienswijze aan de besturen van de deelnemers. Argumenten 1.1 De vaststelling van de ontwerpbegroting 2025 door het bestuur vindt plaats onder voorbehoud. De ontwerpbegroting 2025 wordt immers aangeboden aan de raden van de gemeentelijke deelnemers en aan het algemeen bestuur van het hoogheemraadschap met het verzoek om hun zienswijze. Nieuwe inzichten en de ontvangen zienswijzen kunnen vertaald worden in de definitieve Begroting BghU 2025, welke staat geagendeerd voor de vergadering van 26 augustus 2024. 2.1 De zienswijze procedure voorziet de gemeenteraden, het algemeen bestuur van HDSR en Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht in de mogelijkheid om te reageren op de Ontwerpbegroting. Gezien de vergadering van het bestuur van BghU op 26 augustus 2024, is het verzoek om de zienswijzen uiterlijk 28 juni 2024 aan te leveren.
3.1 In de vergadering van het bestuur van BghU van 26 augustus 2024 wordt de definitieve begroting vastgesteld, waarbij de zienswijzen worden mee geagendeerd en mee worden genomen in de voorbereiding. De Begroting 2025 moet na vaststelling in de bestuursvergadering vervolgens vóór 15 september 2024 door BghU worden ingediend bij de Gedeputeerde Staten. De bedragen zijn x € 1.000.
Communicatie De ontwerpbegroting moet ter inzage worden gelegd. De ontwerpbegroting 2025 inclusief het meerjarenperspectief 2026-2028 wordt gepubliceerd op de website van BghU. Deelnemers kunnen de voor hen gebruikelijke procedures hanteren bij de ter inzagelegging/beschikbaarstelling van de ontwerpbegroting. Financiële consequenties In de ontwerpbegroting 2025 staat omschreven welke activiteiten BghU voor haar deelnemers uitvoert in 2025 en wat het meerjarig perspectief is. De activiteiten zijn gericht op het bieden van goede en betrouwbare dienstverlening en efficiënt objectenbeheer. Het totaal aan begrote lasten voor 2025 bedraagt € 19.332.404, de bijdrage van de deelnemers hierin wordt € 17.740.404. De bijbehorende deelnemersbijdragen en de toelichting zijn opgenomen in de paragrafen 2.1, 2.2 en 2.3 van de Ontwerpbegroting. Op basis van de aangeleverde aantallen van de deelnemers is de verwachte belastingopbrengst ruim € 668 miljoen. Het zal duidelijk zijn dat de werkelijke belastingopbrengsten in 2025 kunnen afwijken. Dit komt onder meer door tariefswijzigingen, wijzigingen in de aantallen en pakketwijzigingen. Vervolg De Ontwerpbegroting 2025 wordt ter zienswijze aangeboden aan de besturen van de deelnemers. Wij verzoeken de deelnemers om de zienswijzen uiterlijk 28 juni 2024 in te dienen.
In haar vergadering van 26 augustus 2024 zal het bestuur met in achtneming van de ingediende zienswijzen de Begroting BghU 2025 definitief vaststellen. Bijlagen -
1.
Ontwerpbegroting BghU 2025 en meerjarenperspectief 2026-2028
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 april 2024, De voorzitter,
De secretaris,
J.C.H. Haan
M. Vrisou van Eck
Notitie Onderwerp Begrotingswijziging 2024
Te besluiten om 1.
Begrotingswijziging 2024 expliciet te koppelen aan de 1e bestuursrapportage 2024 en de begroting tot die tijd niet te wijzigen.
Inleiding In de bestuursvergadering van 28 juni 2023 is de begroting 2024, inclusief meerjarenperspectief 20252027, vastgesteld. Conform de planning- en controlcyclus is de behandeling van de eerste bestuursrapportage voorzien voor de vergadering van 3 juli 2024. Met dit voorstel besluit het bestuur de begrotingswijziging expliciet te koppelen aan de 1e bestuursrapportage 2024 en de begroting tot die tijd niet te wijzigen. Argumenten 1.1 Momentum van begrotingswijziging Een eerste begrotingswijziging per begin april is relatief vroeg in het jaar. Dat speelt binnen BghU nog iets specifieker rondom het bepalen van de workload. Zo is er nog onvoldoende zicht op de instroom van de particuliere bezwaren voor de WOZ, de ontwikkeling van de NCNP-bezwaren dit jaar en specifiek dit jaar ook de voortgang van het wegwerken van achterstanden sinds de ICT-transitie, de werkzaamheden vanuit het toezicht van de Waarderingskamer en tot slot nog een aantal aanbestedingen welke geïmplementeerd moet worden. Dat maakt een begrotingswijziging per 3 april in feite alweer achterhaald op het moment van bespreken. Logischer is een wijziging per 3 juli, op basis van de eerste 6 maanden van het jaar. 1.2 Een losse begrotingswijziging, die niet gekoppeld is aan een inhoudelijke verantwoording van de realisatie van de doelen, is vanuit een planning- & controlperspectief minder gewenst.
In de 1e en 2e bestuursrapportage legt BghU ook verantwoording af over de voortgang van de taakuitvoering inclusief de bijbehorende financiële consequenties. Met het behandelen van de 1e bestuursrapportage is een logischer moment om eventueel de begroting bij te stellen. Daarnaast kunnen de specifieke ontwikkelingen uit de jaarrekening dan in meer detail geanalyseerd worden. 1.3 Van de aanstaande ontwikkelingen zijn de kosten nog onvoldoende bekend. Hierbij willen wij u informeren over reeds bekende ontwikkelingen welke leiden tot een begrotingswijziging 2024 en verder. Aangezien van nog niet alle ontwikkelingen de bijbehorende kosten bekend zijn en we dat binnen een aantal maanden verwachten, willen we met deze memo volstaan met een overzicht van deze ontwikkelingen en in de juli-vergadering voorzien van bijbehorende kosten. Om al wel een indruk van de kostenontwikkeling te geven voegen we een overzicht toe waarin de CAO wijziging 2024 is opgenomen alsmede een indexering welke is bepaald aan de hand van prijsverhogingen die door de grootste leveranciers zijn doorgevoerd. Op deze wijze kunnen we het proces van zienswijze zo efficiënt en volledig mogelijk aanbieden en hoeven we niet tweemaal een begrotingswijziging in te dienen. Ontwikkelingen, nog te begroten:
−
proceskostenvergoeding; door de wijziging van de Wet herwaardering proceskostenvergoedingen WOZ per 1 januari 2024 verandert ook de inschatting van de omvang van de proceskosten. Deze analyse zal dit jaar nog plaatsvinden. indexering contracten (niet zijnde de aanbestedingen waarbij de GIBIT leidend is); van een aantal leveranciers hebben we een kostenverhoging door indexatie ontvangen.
−
−
CAO SGO wijzigingen; in december, dus ruim na vaststelling van de begroting 2024, is besloten over de toen voorliggende CAO 2024-2025, te weten: o o o o o
De nieuwe Cao SGO loopt van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2025 (15 maanden). De salarissen stijgen met ingang van 1 januari 2024 met 4,75%, en per 1 oktober 2024 met 1,25%. Medewerkers krijgen per 1 januari 2025 jaarlijks 7,2 extra bovenwettelijke vakantie-uren. Voor deeltijders geldt dit naar rato. Het gehele Individuele Keuzebudget is pensioengevend geworden. Een klein gedeelte van het Individuele Keuzebudget van 0,8% was dat nog niet. De bestaande Regeling Vervroegd Uittreden (RVU) is aangepast. Per 1 januari 2024 kunnen medewerkers die binnen 2 jaar de AOW-leeftijd bereiken, onder bepaalde voorwaarden, vervroegd uittreden. In de Cao SGO is de ABP-jareneis nu verlaagd van 43 naar 41 jaren. In de begroting 2024 is al rekening gehouden met 4% kostenverhoging. In de Kadernota 2025 houden we rekening met een kostenverhoging van 3,3%. De begroting 2024 en verder zal hier op aangepast worden. De onderhandelingen voor resterend 2025 en verder moeten nog plaatsvinden.
−
− − −
de benodigde formatie voor uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid en privacybeleid te formaliseren (1,22 fte). Onderzocht wordt om de kosten voor zover mogelijk uit de personele kosten te dekken. de gaande herziening van een aantal functiewaarderingen (vakgebieden van waardebepaling en informatievoorziening) vanuit externe ontwikkelingen en toename vak complexiteit. bijdrage aan de stichting Landelijke Lokale Belastingprocessen (LLBP) voor efficiënte en zoveel mogelijk eenduidige uitvoering van de belastingprocessen in het gehele land. herhuisvesting en verduurzaming armaturen (meeliften op project stadskantoor Utrecht). Tegelijkertijd is het meubilair per 2025 na 10 jaar afgeschreven en willen we dat niet vervangen wegens de goede staat.
Overzicht van indexering op basis van de CAO 2024 en indexeringen die door onze grootste leveranciers zijn doorgevoerd. (In onderstaande overzichten is geen rekening gehouden met de afspraken met Utrecht inzake parkeergelden). Omschrijving
Indexering
Basis incl 4%
Gewijzigd
Met ingang van 1 januari 2024 is de nieuwe CAO in werking getreden. De volgende budgettaire wijzigingen heeft dit tot gevolg: Vanaf 1 januari 4,75% en vanaf 1 oktober 1,25% verhoging van de salarissen plus een extra verlofdag. Overige verhogingen op basis van meldingen en indicaties van diverse leveranciers ligt de verhoging rond de 5,3%
4,75% 1,25%
11.990.162
12.164.368
6.963.607
7.050.652
18.953.769
19.215.020
Indicatie totale verhoging
131fte 5,3%
Indicatief heeft bovengenoemde wijziging de volgende effecten op de deelnemersbijdragen basispakket.
Formatie In de bestuursrapportage zal een voorstel worden opgenomen om de formatie uit te breiden voor informatiebeveiliging- en privacytaken. De capaciteit voor informatiebeveiliging- en privacytaken zijn voor BghU nooit begroot en geformaliseerd. De CISO wordt al geruime tijd ingehuurd en de aanverwante taken (FG en PO) zijn belegd bij medewerkers die hier onvoldoende tijd en aandacht aan kunnen geven. Daarnaast is de regelgeving in de loop der tijd aangescherpt. Verwacht wordt dat we 1,2 fte nodig hebben voor deze drie functies. Deze uitbreiding is nog niet meegenomen in de bovenstaande cijfers. Financiële consequenties Bovenstaande ontwikkelingen leiden mogelijk tot een begrotingswijziging, waarvoor besluitvorming volgt om de initiële begroting 2024 en verder te verhogen. Naar verwachting zullen de exploitatielasten toenemen en daarmee ook de deelnemersbijdrage 2024 en gedeeltelijk ook in 2025. Beoogd resultaat Nu geen begrotingswijziging 2024 en geen aanpassing deelnemersbijdragen. Vervolg -
De ontwerpbegroting 2025 inclusief meerjarenperspectief 2026-2028 wordt inclusief toelichting ter zienswijze aangeboden aan de besturen van de deelnemers.
-
Het bespreken van de Begrotingswijziging 2024 wordt gepland voor de bijeenkomst in juli.
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 april 2024,
De voorzitter,
De secretaris,
J.C.H. Haan
M. Vrisou van Eck
Adviesmemo Onderwerp Jaarstukken 2023 Van het volgende kennis te nemen: Het resultaat over 2023 bedraagt € 746.522 met als belangrijkste verschillen: Een bedrag van € 587.727 aan ontvangen rentebaten over de belastinggelden. een bedrag van € 387.000 als extra inkomsten uit pluspakket Utrecht een bedrag van € 846.250 als extra kosten personeel op materiële lasten is € 537.336 minder uitgegeven waarvan € 371.000 door niet bestede projectgelden ICT-transitie.
1.
2. 3.
4.
Te besluiten om: De jaarstukken 2023 BghU vast te stellen, onder voorbehoud van eventueel later door te voeren benodigde aanpassingen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023. Belangrijk is hierbij te vermelden dat het enkel om toelichtende teksten gaat. Het resultaat 2023 en de vermogenspositie zal niet worden aangepast; Het bedrag dat ontvangen is aan rentebaten niet te verrekenen met de deelnemers maar dit bedrag anders in te zetten. Het resultaat inclusief de hiervoor genoemde rente als volgt te bestemmen: a. € 371.000 niet bestede middelen ICT-transitie toe te voegen aan de bestemmingsreserve ICT-transitie zodat de werkzaamheden alsnog in 2024 kunnen worden verricht. b. Het restant netto rekeningresultaat à € 375.522 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Verbeterplan. Het jaarverslag en de jaarrekening 2023 inclusief de concept controleverklaring ter informatie aan de deelnemers van BghU te verzenden. Inleiding/ probleemstelling Aan het bestuur van BghU ligt voor het jaarverslag en de jaarrekening 2023 van BghU. In het jaarverslag legt BghU verantwoording af over haar activiteiten en de mate waarin zij haar doelen heeft weten te realiseren in 2023. De jaarrekening behandelt de financiële resultaten en geeft een toelichting op de staat van baten en lasten 2023 en de balans ultimo 2023.
Ook bevatten de jaarstukken de concept controleverklaring van de onafhankelijke accountant. Het concept controleverslag is als separate bijlage bij dit voorstel beschikbaar. Beoogde effect Met dit voorstel sluit het bestuur het jaar 2023 formeel af, bestemt het rekeningresultaat en besluit het de informatie te delen met de besturen van haar deelnemers.
Argumenten 1.1. Het jaarverslag en de jaarrekening liggen zoals gebruikelijk voor in de eerste bestuursvergadering van het bestuur in het jaar volgend op het controlejaar. Het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening betekent dat het bestuur het jaar 2023 zowel financieel als inhoudelijk afsluit. Daarmee voldoet het bestuur ook aan de plicht conform artikel 67 lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regeling, die voorschrijft dat het bestuur in het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft, de jaarrekening vast te stellen. Het getekende accountantsverslag moet nog ontvangen worden. Onze accountant is in afwachting van de Audit Alert van de NBA met betrekking tot de ontstane onduidelijkheid ten aanzien van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording en het accountantsoordeel daarbij. Daardoor kan op dit moment nog geen getekende controleverklaring worden afgegeven door de accountant. Verwacht wordt dat medio april de controleverklaring voor de jaarrekening 2023 alsnog kan worden verstrekt.
2.1. De ontvangen rente op de baten €587.727 hoort terug te vloeien aan de deelnemers. Afgelopen jaren waren er bijna geen inkomsten uit rentebaten en speelde dit onderwerp niet. Het voorstel is dit bedrag niet terug te storten aan de deelnemers maar dit te doteren aan de bestemmingreserve ICT-Transitie SaaS en bestemmingsreserve Verbeterplan. Zodat dit ingezet kan worden voor de verbetering van de dienstverlening, inclusief de verbeterpunten vanuit het toezicht van de Waarderingskamer. 2.2. BghU kent over 2023 een positief rekeningresultaat. De toelichting bij het positieve rekeningresultaat is te lezen onder de toelichting bij de staat van baten en lasten in paragraaf 2.4 van de jaarrekening. Het betreft een resultaat vóór bestemming, dat het bestuur in haar vergadering dient te bestemmen voor specifieke doeleinden. De beschikbare middelen voor bestemming bedragen € 746.522. 3.1. Het voorstel is om € 371.000 te storten in de alreeds bestaande bestemmingsreserve Transitie SaaS. De ICT-transitie en uitrol hardware loopt in 2024 verder door. De middelen die in 2023 daarvoor bestemd waren (€ 473.000 + 565.023) zijn niet ten volle in 2023 besteed omdat een groot deel van het werk nog in 2024 plaats zal vinden. Door dit bedrag toe te voegen aan de bestemmingsreserve kunnen de werkzaamheden afgewikkeld worden. 3.2.
Het resterende deel van het resultaat zijnde € 375.522 toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Verbeterplan dienstverlening BghU. Zodat dit ingezet kan worden voor de verbetering van de dienstverlening, inclusief de verbeterpunten vanuit het toezicht van de Waarderingskamer. 4.1. Hoewel het jaarverslag en de jaarrekening niet voor een zienswijze aan de raden van de deelnemers worden voorgelegd, wordt voorgesteld om de drie onderdelen van de jaarstukken (jaarverslag, jaarrekening en concept controleverklaring) naar de deelnemers te verzenden. Dit kan als achtergrondinformatie dienen bij de behandeling van de (ontwerp)begroting BghU 2025 en het meerjarenperspectief 2026-2028. Financiën Aan het jaarverslag en de jaarrekening zelf zijn geen kosten verbonden. De accountantscontrole is onderdeel van de reguliere budgetten. Risico’s Niet specifiek van toepassing Communicatie Niet van toepassing, betreft een onderdeel van de P&C-cyclus Vervolg Het jaarverslag en de jaarrekening verzendt BghU na vaststelling aan de diverse deelnemers gezamenlijk met de (ontwerp)begroting 2025 en het meerjarenperspectief 2026-2028. Ook zal BghU binnen 2 weken na vaststelling en ondertekening de stukken verzenden aan de provinciaal toezichthouder conform artikel 67 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regeling. Bijlagen • Jaarverslag en jaarrekening 2023 • concept controleverslag onafhankelijke accountant
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 april 2024,
De voorzitter, J.C.H. Haan
De secretaris, M. Vrisou van Eck
Begroting 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
Inhoudsopgave
1.
Begroting ................................................................................................................................... 4
1.1
Programmabegroting .................................................................................................................. 4
1.1.1 Kernproces Databeheer .............................................................................................................. 4 1.1.2 Kernproces Waardebepaling ....................................................................................................... 8 1.1.3 Kernproces Klantcontact .......................................................................................................... 11 1.1.4 Kernproces Innen..................................................................................................................... 13 1.1.5 Overhead ................................................................................................................................. 15 1.1.6 BghU Activiteiten ..................................................................................................................... 17 1.2 Paragrafen ...................................................................................................................................... 19 1.2.1 Lokale heffingen ...................................................................................................................... 19 1.2.2 Weerstandsvermogen & risicomanagement...............................................................................
19 1.2.3 Economische categorieën exploitatiebegroting ......................................................................... 21 1.2.3 Kapitaalgoederen ..................................................................................................................... 21 1.2.4 Financiering ............................................................................................................................. 22 1.2.5 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................ 23 1.2.6 Paragraaf verbonden partijen ................................................................................................... 27 1.2.7 Grondbeleid............................................................................................................................. 28 1.2.8 Wet Open Overheid .................................................................................................................. 29 2. Financiën.......................................................................................................................................... 30 2.1 Begroting BghU 2025 per taak- en deelproces .............................................................................
30 2.2 Financieel perspectief 2026-2028 ............................................................................................... 32 2.3 Deelnemersbijdragen 2025-2028 ................................................................................................ 32 2.4 Gehanteerde uitgangspunten bij het opstellen van de begroting .................................................. 33 2.5 Reserves ..................................................................................................................................... 35 2.6 Voorzieningen ............................................................................................................................ 37 2.7 Geprognosticeerde Balans ........................................................................................................... 39 2.8 EMU-Saldo .................................................................................................................................. 40 Vaststellingsbesluit .............................................................................................................................. 41 Bijlage A – Bijdrage verordening art. 40 GR ........................................................................................... 42
Begroting BghU 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
2
Voorwoord De (ontwerp)Begroting BghU 2025 en het meerjarenperspectief 2026-2028 geeft inzicht in de doelstellingen en ambities voor de komende jaren. Vanzelfsprekend biedt de begroting daarmee ook een overzicht van de verwachte baten en lasten van BghU voor de jaren 2025 tot en met 2028. Regionale samenwerking Als samenwerkingsverband verzorgen wij namens de deelnemers de heffing en invordering van lokale belastingen binnen het werkgebied en stellen we jaarlijks de WOZ-waarden vast van alle onroerende zaken voor onze deelnemers. We verzorgen voor alle gemeentelijke deelnemers de uitvoering van de basisregistratie Waardebepaling Onroerende Zaken (Wet WOZ) en meten voor alle gemeenten de gebruiksoppervlakte in voor de basisadministratie adressen en gebouwen (BAG). Voor de gemeente Lopik verzorgt BghU de complete BAG-administratie. We borgen de continuïteit van onze taakuitvoering en we streven naar continue verbetering van kwaliteit en klantgerichtheid van het waarderings- en belastingproces. BghU wordt geleid op basis van maatschappelijk algemeen aanvaardbare principes. Onze strategie kenmerkt zich door: • •
Het streven naar goede en betrouwbare dienstverlening en Efficiënt objectenbeheer.
Onze kernwaarden blijven onverminderd van kracht: klantgericht, efficiënt, resultaatgericht en samenwerken. Door onze efficiënte uitvoering kan BghU zich enerzijds blijven inzetten om de juiste belastingopbrengsten voor onze deelnemers te realiseren en anderzijds maatwerk te bieden aan inwoners. Organisatieontwikkeling De afgelopen twee jaar zijn we flink uitgedaagd in het kunnen waarmaken van onze doelen. Met name de gehele ICT-transitie in combinatie met een hausse aan WOZ-bezwaren van met name No cure no paybureaus en een krappe arbeidsmarkt maakte het dat we het als organisatie zwaar te verduren hadden. Tot slot verlaagde de Waarderingskamer het oordeel over de uitvoering van de wet WOZ. We komen uit zware tijden en zijn in samenwerking tussen organisatie, deelnemers en bestuur bezig om aan de hand van een analyse en plan van aanpak er weer boven op te komen. We rapporteren daar met regelmaat over en zetten al mooie stappen ter verbetering van de dienstverlening. Verder is de Wet herwaardering proceskostenvergoeding WOZ en bpm bij aanvang van het jaar in werking getreden. We hebben een aanzienlijk lager aantal WOZ-bezwaren dan rond dezelfde tijd van vorig jaar ontvangen.
We hebben verbeteringen in onze dienstverlening doorgevoerd, we lopen in op de achterstanden, we genereren méér tijdige belastingoplegging en daarmee inkomsten, dan vorig jaar rond deze tijd en vooral merken we aan de klantreacties dat we beter voldoen aan de klantverwachting. We concluderen voorzichtig dat de effecten van de verbeteringen waarneembaar beginnen te worden. De ingezette verbeteringen verlopen conform een plan van aanpak en lopen door tot en met 2025 en verder. Onze eerdere planvorming is gestagneerd door deze ontwikkelingen maar blijft onverkort van kracht. In 2025 ligt de nadruk op interne stroomlijning en interne beheersing vanwege het werken volgens aangepaste processen en met de nieuwe kernapplicaties. Vanuit de nieuwe belastingapplicatie zal de nieuwe stuurinformatie helpen om de organisatie proactief te sturen en te blijven ontwikkelen. Naast deze nieuwe software is in 2024 nog een aantal producten en diensten volgens aanbestedingen en inkopen te implementeren, waaronder de ICT-infrastructuur. Dit kan gevolgen hebben voor ook deze begrotingsperiode. Er zal een nieuwe inkoop- en aanbestedingskalender worden opgesteld om de aankopen van nieuwe diensten beter te stroomlijnen zodat het de reguliere dienstverlening en ontwikkelplannen zo min mogelijk beïnvloedt. Ten aanzien van vacatures hebben we deze zoveel mogelijk ingevuld.
We blijven ons inspannen op duurzame inzetbaarheid van alle medewerkers en dat ieder zich verder kan ontwikkelen en met plezier blijft werken bij BghU. We willen verder groeien in (GIS- en data-) analyses en beleidsadvisering. Tot slot, in deze meerjarige planperiode willen we stappen hebben gezet om onze kwaliteitsborging van onze processen en dienstverlening aan te tonen. Op naar betere tijden!
Begroting BghU 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
3
1. Begroting 1.1
Programmabegroting
Deze begroting draagt bij aan de continuïteit van onze mooie samenwerking om goede en betrouwbare dienstverlening te bieden voor inwoners en bedrijven en onze deelnemers. Belangrijke kostenverhogende factor betreft de CAO-verhoging 2024. Uitgangspunt voor de begroting 2025 is de meerjarenraming jaarsnede 2025 die in de 2e Begrotingswijziging is gepubliceerd. De lasten zijn met de in de kadernota vastgelegde indexeringen verhoogd. We blijven ons inspannen om de uitvoeringskosten te beperken. Echter, de organisatie staat onder druk en de beschikbare middelen zijn mogelijk niet meer toereikend. De risico's zijn opnieuw beoordeeld en maakt dat het weerstandsvermogen op peil is gebracht. De producten voor de deelnemers zijn ingedeeld in een basispakket (voor alle deelnemers) en een pluspakket. De kosten van deze plustaken (parkeren, leges, BAG) vallen buiten de kosten die door middel van de kostenverdeelsystematiek worden doorberekend en zijn voor de afnemende deelnemer. De omgang met de groei van naheffingsbezwaren parkeren, onderdeel van pluspakket voor gemeente Utrecht, vraagt nog om definitieve afstemming in belang van de reguliere dienstverlening van het basispakket. De begroting is ingedeeld naar vijf programma's, te weten waardebepaling, databeheer, innen, dienstverlening en overhead. Hieronder wordt toegelicht wat de plannen betreffen.
1.1.1 Kernproces Databeheer Het proces databeheer is verantwoordelijk voor het vormen van een volledig, actueel en juist WOZ- en/of heffingsobject. Het doel is dat continu 99% van alle objecten in de administratie aanwezig is. Op basis van deze objecten worden, in combinatie met de juiste (niet) natuurlijke personen, de gecombineerde aanslagen en overige heffingen op aanslag gebracht. De formatie staat voor dit proces de komende jaren onder druk doordat het gegevensbeheer voor zuiveringstechnologie en bijbehorende inspecties kwetsbaar is, doordat door stelselwijziging waterschappen meer formatie nodig is en doordat de uitstroom van pensionering op dit proces hoog is.
Wat willen we bereiken? In het kernproces Databeheer, zijn de volgende activiteiten ondergebracht: • Binnenkomende datastromen vanuit de landelijke voorzieningen en basisregistraties BAG, BRK, BRP, HR en LV-WOZ, de verwerking daarvan en het leggen van de verbanden ertussen; • De gegevenslevering vanuit gemeenten voor alle leges, grafrechten, precario etc. en het verzorgen dat deze op aanslag komen; • De gegevenslevering van derde partijen zoals waterleidingsbedrijven en het aanpassen van de grondslagen op basis van deze gegevens; • Verwerken van informatie uit overige in- en externe datastromen zoals versturen van inlichtingenformulieren, constateringen door buitendienstmedewerkers, mutatiesignalering, meldingen van inwoners en ondernemers, bezwaar, ontheffingen en geautomatiseerde verminderingen, etc.; • Het inmeten van WABO-meetverzoeken van de deelnemende BAG-gemeenten en de verwerking daarvan in de WOZ-administratie; • De terugmeldingen richting landelijke voorzieningen of individuele gemeenten van afwijkingen in de basisregistraties; • Het opleggen en verwerken van de uitval van alle gemeentelijke aanslagbiljetten; • Het verwerken van de automatische verminderingen met betrekking tot deze aanslagen; • Het opleggen van de naheffingsaanslagen parkeerbelastingen Utrecht;
Begroting BghU 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
4
• •
De uitgaande datastroom van de WOZ-waarden richting de LV-WOZ en het controleren en opwerken van de uitval van deze koppeling; Het actueel houden van GIS-kaarten en overig kaartmateriaal.
Doelstellingen Databeheer In de begroting 2025 zijn de volgende doelstellingen opgenomen voor het kernproces databeheer:
Onderwerp
Doelstellingen 2025
Databeheer Beheer objecten (BAG, BRK)
• • •
Beheer Eigenaren (BRK)
• •
Beheer Gebruikers (NHR, BRP)
• • •
•
•
Beheer Gebruik/ Verbruik
• •
Aanslagoplegging
• • • • •
99% van alle WOZ-objecten zijn in het belastingsysteem beschikbaar. Van deze objecten zijn alle gegevens actueel en met de juiste status aanwezig. Alle gegevens die via landelijke voorzieningen of door andere stromen ontvangen worden zijn dagelijks/maandelijks verwerkt. Er zijn geen achterstanden meer over oudere jaren en binnen het huidige belastingjaar aanwezig; Alle WOZ-objecten kennen een eigenaar. De mutaties die dagelijks binnenkomen via de landelijke voorziening worden per omgaande verwerkt. Maandelijks worden er koopinlichtingsformulieren verzonden om de toestand van het object ten tijde van de verkoop vast te leggen en het verkoopcijfer als basis te gebruiken voor een juiste WOZ-waardevaststelling 95% van alle WOZ- en heffingsobjecten kent een actuele gebruiker. De BRP wordt dagelijks verwerkt en kent geen achterstanden. De NHR is bij en niet-woningen zijn zoveel mogelijk voorzien van een actuele gebruiker. Alle objecten die op leegstand staan zijn zowel administratief als ter plaatse gecontroleerd en staan terecht op leegstand.
Maandelijks worden naar aanleiding van gebruikersmutaties nietwoningen huurinlichtingen verstuurd om de objectkenmerken actueel te houden en de huurcijfers als basis voor de waardering te gebruiken Maandelijks worden naar aanleiding van verkopen van (niet)woning, koopinlichtingsformulieren verstuurd om de objectkenmerken actueel te houden en de verkoopcijfers als basis voor de waardering te gebruiken Maandelijks worden alle aangeleverde waterverbruiksmutaties gekoppeld, gecontroleerd en verwerkt. Er zijn geen achterstanden in de verwerking. De aangeleverde gegevens worden voor meer doeleinden gebruikt dan alleen de grondslagen, maar kunnen bijvoorbeeld ook gebruikt worden bij de controle van leegstaande woningen/bedrijven of afbakening van objecten. Maandelijks worden de gecombineerde aanslagen van alle gemeenten opgelegd; Er is minimale achterstand in het opleggen van aanslagen over oudere jaren (maximaal 2 belastingjaren); De aanslagen met betrekking tot het pluspakket worden binnen de daarvoor gestelde termijn zoals vastgelegd in het uitvoeringsprotocol opgelegd; De verminderingen naar aanleiding van vertrek of verhuizing of overige reden van een belastingplichtige worden iedere twee weken verwerkt (automatische verminderingsrun) De naheffingsaanslagen parkeren voor de gemeente Utrecht worden dagelijks verwerkt en verstuurd.
Begroting BghU 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
5
Kwaliteitsnormen Databeheer 2025 Zoals voorgenomen in het uitvoeringsprotocol.
Kwaliteitskenmerk
Doelstellingen 2025
Bestandsbeheer Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn
•
99% van alle, in de belastingapplicatie aanwezige basisgegevens die noodzakelijk zijn voor het vaststellen van een juiste WOZ-waarde en aanslagbiljet, zijn volledig en correct.
• •
99% van alle aanslagen worden in 1x goed opgelegd; 98% van alle eigenaren en gebruikers hebben op 28 februari een WOZ-beschikking en aanslag ontvangen. De overige 2% die betrekking hebben op het belastingjaar 2025 zijn eind maart verzonden. Maandelijks worden er aanvullende gebruikersaanslagen verzonden die betrekking hebben op nieuwe gebruikers die zich in de loop van het jaar in het verzorgingsgebied vestigen; De overige heffingen worden binnen de afgesproken termijn zoals vastgelegd in het uitvoeringsprotocol opgelegd.
Aanslagoplegging Aanslagen dienen juist, volledig en tijdig te worden opgesteld
• • •
Wat gaan we daarvoor doen? Dit proces betreft alle ontvangen interne en externe datastromen die leiden tot het ontstaan van een WOZ- en/of heffingsobject en die te voorzien van een WOZ-waarde als eindproduct de gecombineerde aanslag en beschikking oplevert. Dit is inclusief de heffingen van het waterschap en eventuele specifieke belastingen per gemeente (zoals riool- afvalstoffenheffing en de hondenbelasting). Dat betekent dat de output van alle processen binnen deze afdeling een belangrijke bijdrage leveren in de tijdigheid en kwaliteit van de data voor de rest van het belastingproces. Doordat steeds meer data worden ontvangen is de uitdaging om tijdig al deze informatie te controleren, te analyseren, te koppelen, te interpreteren en te verwerken. Omdat door verbeterde koppelingen met basisregistraties steeds meer wijzigingen (deels) geautomatiseerd verwerkt kunnen worden, zal de controle en kwaliteitsbewaking van de data ook een steeds grotere rol gaan spelen. Hiervoor zullen landelijke ontwikkelingen ook goed gemonitord moeten worden en dan gaat het niet alleen om wettelijke aanpassingen, maar ook de mogelijkheden op andere gebieden zoals techniek en kennis. Hierdoor kan het mogelijk zijn om kwantiteit en kwaliteit van de processen te verbeteren.
Wat hebben we daarvoor nodig? Hiervoor is een aantal doelen geformuleerd dat eind 2025 gerealiseerd dient te zijn: • Iedere medewerkers kent zijn eigen proces en uit te voeren werkzaamheden en de gevolgen daarvan voor de volgende stappen in het proces. Hij of zij beschikken over de juiste opleidingen en kent zijn rol in het totale WOZ-proces en richting de klantgroepen; • Er is voldoende goed opgeleid personeel aanwezig om deze werkzaamheden uit te voeren; • De processen en werkinstructies zijn duidelijk beschreven en worden continu gemonitord, bijgewerkt en zo nodig verbeterd; • Ieder proces is ondergebracht bij een medewerker die procesverantwoordelijke is, dat wil niet zeggen dat hij deze werkzaamheden ook alleen moet uitvoeren maar deze houdt wel dagelijks toezicht op de voortgang, de kwaliteit en is in staat om het proces d.m.v.
dashboards continu te volgen, te waarborgen en indien nodig te verbeteren; • Er continu inzicht is in de voortgang van de werkzaamheden, uitval en kwaliteit van de uitvoering hiervan, de invoering van een plan-do-check-act cyclus; • De werkzaamheden die ten grondslag liggen bij de procesbeschrijvingen en werkinstructies staan continu open voor verbeteringen en worden minimaal 1x per jaar gecontroleerd op uitvoering en kwaliteit door een onafhankelijk persoon binnen de organisatie; • Dat de werkzaamheden binnen het WOZ-processen continu bij zijn (met uitzondering van een gezonde werkvoorraad).
Begroting BghU 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
6
Voormeldingen De komende jaren zullen we weer gebruik gaan maken van het product voormeldingen. Voormeldingen geven de inwoners de mogelijkheid om de voor de WOZ vastgelegde gegevens van diens woning in de WOZadministratie te bekijken en eventueel te verbeteren. Deze gegevens zijn de basis voor het waarderen van deze woningen. In eerste instantie zal gestart worden met alle brongegevens, eventueel kan de voormelding ook uitgebreid worden met een voorinzage in de WOZ-waarde. Mocht hiervoor gekozen worden kan er nog voordat de definitieve beschikking wordt verstuurd er al zonder wettelijke processen gekeken worden naar de waarde, deze eventueel worden aangepast en de eigenaar krijgt een definitieve beschikking met de juiste kenmerken en een verwachte waarde. Dit proces gaat ertoe leiden dat het aantal bezwaren zal afnemen en dat de proceskostenvergoeding zal verminderen, maar het uitvoeren van het voormeldingen-proces kost ook geld. Vanaf 2024 zullen structureel de komende jaren 10% van alle eigenaren van particuliere woningen een uitnodigingsbrief ontvangen om in te loggen in het digitale portaal om hun gegevens te gaan inzien, zich er een mening over kunnen vormen en opmerkingen hierover maken. Deze aanpassingen worden (steekproefsgewijs) door ons gecontroleerd en aangepast in de basisgegevens.
Ontwikkelingen De ontwikkelingen op het gebied van de Waterschapswet zijn met een jaar uitgesteld en de verwachte ingangsdatum is nu gesteld op 1 januari 2026. Deze wijzigingen zullen gevolgen hebben voor de taakuitvoering rondom meet- en tabelbedrijven. Een van de vragen die openstaat is hoe in de nabije toekomst de bemonstering er uit gaat zien. Met HDSR zullen we afspraken maken over de inrichting van het toekomstige proces en de onderlinge taakverdeling. Met deze taakuitbreiding is vanaf 2024 reeds rekening gehouden in de formatie door het in dienst nemen van een extra technoloog die naast werkzaamheden op het gebied van waterschapsheffingen ook gedeeltelijk zal worden ingezet op de controle voor de grondslagen rioolheffing van de deelnemende gemeenten.
Wat mag het kosten? Onderstaand kostenoverzicht laat de kosten voor het kernproces Databeheer zien. In dit totaaloverzicht zijn de lasten zoals die hierboven expliciet zijn genoemd, verwerkt. De personele lasten zijn toegerekend op basis van een inschatting van de uren per FTE die specifiek aan deze taak worden besteed, de overige kosten op basis van een directe koppeling aan de geleverde diensten in het kader van dit programma. Gewijzigde begroting 2025 Programma Rente & Afschrijving Personele lasten (inclusief inhuur) Lasten personeel in dienst Inhuurlasten
Materiële lasten ICT-transitie naar SaaS eenmalig
Overhead
Databeheer
95.700
Waardebepaling -
-
Innen
Klantcontact -
Totaal
-
-
3.245.913
1.907.197
3.856.511
1.978.468
1.492.554
12.480.643
3.051.856
1.907.197
3.856.511
1.978.468
1.492.554
12.286.586
194.057
4.847.863
517.997
-
1.015.768
-
367.925
-
1.509
194.057
6.751.061
-
-
-
-
ICT contractkosten jaarlijks volume
1.729.400
117.752
192.402
21.254
-
2.060.807
Bedrijfsvoeringskosten
3.118.463
Proceskostenvergoeding WOZ
Onvoorzien Totaal Lasten Dwangbevelen
-
-
-
400.245
23.366
346.671
1.509
3.890.254
-
-
800.000
-
-
800.000
5.000
-
-
-
-
8.194.476
2.425.194
4.872.278
-
-
-
Overig
55.000
-
-
Totaal Baten
55.000
-
-
2.346.392 1.450.000 -
1.450.000
1.494.063 -
5.000 19.332.403 1.450.000
-
55.000
-
1.505.000
Begroting BghU 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
7
1.1.2 Kernproces Waardebepaling Het kernproces Waardebepaling richt zich op de waardering van alle objecten en de uitvoering van de Wet WOZ. Dit resulteert in een waarde die de basis vormt voor de WOZ-beschikking. Met grote beleggers en woningbouwverenigingen is er veelal vooroverleg over de objectkenmerken en de waarden. De taxateurs geven ook advies over de WOZ-bezwaren naar aanleiding van de WOZ-beschikkingen. Ook de advisering en behandeling van het beroepenproces tot advisering van cassatiezaken behoort tot de werkzaamheden. Het proces van de bezwaarafhandeling wordt daarbij sterk beïnvloed door de instroom van WOZ-bezwaren van de zogenaamde No Cure No Pay Bureaus (NCNP-bureaus). Per 1 januari 2024 is er nieuwe wetgeving met betrekking tot de proceskostenvergoeding. De effecten van deze nieuwe wetgeving worden de komende jaren zichtbaar. De Waarderingskamer ziet toe op de kwaliteit van de uitvoering van het WOZproces.
Wat willen we bereiken? Doelstellingen Waardebepaling • Op termijn de beoordeling ‘Goed’ van de Waarderingskamer, maar eerst de bijstelling van ‘moet verbeterd worden’ naar ‘voldoende’ voor alle procesonderdelen • Bij objecten met een ouder bouwjaar zal een controle plaatsvinden op de objectkenmerken voorzieningen en onderhoud. Dit is ook een onderdeel van de eis van de Waarderingskamer dat jaarlijks minimaal 20% van het objectenbestand daadwerkelijk moet zijn bekeken; hierbij horen ook steekproefsgewijze controles bij alle deelnemers. Deze werkzaamheden vallen onder de interne beheersingsprotocollen objectkenmerken • De ingediende WOZ-bezwaarschriften woningen dienen 31 december van het belastingjaar gereed te zijn; • De afhandeling van de gemachtigde (NCNP) WOZ-bezwaren start 1 mei, waarbij 90% op 1 oktober is afgehandeld; • De komende jaren efficiencyslagen in het bezwarenproces; Kwaliteitsnormen Waardebepaling
Kwaliteitskenmerk
Doelstelling 2025
Waardebepaling (WOZ) Het op grond van de Waarderingskamer tijdig mogen beschikken
•
Op 28 februari zijn meer dan 98% van alle objecten voorzien van een actuele waarde en kunnen beschikt worden. Het aantal geblokkeerde objecten is tot een minimum gereduceerd.
•
90% van alle bezwaren zijn voor 1 oktober gereed, de overige 10%, die in de loop van het jaar zijn binnengekomen, voor 31 december.
Afwikkeling WOZ-bezwaren Afhandeling van de WOZ-bezwaren binnen bepaalde termijnen
Wat gaan we daarvoor doen? Vernieuwd taxatieverslag woningen voor meer transparantie Er wordt landelijk al enige tijd gesproken over de wenselijkheid om een uitgebreider WOZ-taxatieverslag voor woningen te gaan gebruiken. Door meer transparantie te bieden en ook een presentatievorm te kiezen met meer afbeeldingen kan naar verwachting een voor de belanghebbende meer overtuigende onderbouwing worden gegeven. Met deze extra transparantie wordt ernaar gestreefd dat de belanghebbende minder behoefte heeft om vragen te stellen en/of bezwaar te maken. Bij het ontwerp van het nieuwe taxatieverslag is geprobeerd om alle gegevens die als "op de zaak betrekking hebbende stukken" verstrekt moeten worden in een bezwaarprocedure direct in het taxatieverslag op te nemen. Verder is meer informatie opgenomen over de omgeving waarin de woning is gelegen en de marktontwikkelingen. Het vernieuwde taxatieverslag bevat veel meer dan de tot nu toe gebruikte taxatieverslagen ook foto's, grafieken, kaartjes etc. Dat betekent dat het (massaal) vervaardigen van dit taxatieverslag andere functionaliteit vraagt van de gebruikte taxatie-applicatie. Het nieuwe taxatieverslag
Begroting BghU 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
8
is verplicht voor het belastingjaar 2025. Met de softwareleveranciers van onze kernapplicaties zullen hier afspraken over worden gemaakt.
Uitvoering Ontwikkelplan Waarderingskamer In 2023 is de waardering van de Waarderingskamer bijgesteld van "voldoende” naar "moet verbeterd worden”. Door de Waarderingskamer is een aantal verbeterpunten aangegeven dat moet worden opgepakt. Deze verbeterpunten zijn uitgewerkt in een apart ontwikkelplan en het betreft diverse procesonderdelen. Waardebepaling heeft in ieder geval de volgende aandachtspunten: -
Wegwerken achterstanden WOZ-bezwaarschriften; Het op tijd waarderen van het objectenbestand 2024 en het wegwerken van de achterstanden herwaardering oude jaren; Versturen inlichtingformulieren koop/huur niet-woningen; Versturen koopinlichtingsformulieren woningen; Voormeldingen ten aanzien van de secundaire kenmerken; Implementatie interne beheersingsprotocollen woningen en niet-woningen.
Veldcontroles De nieuwe waarderingsapplicatie biedt de mogelijkheid om veldcontrole real time uit te gaan voeren. De taxateur is hierdoor ook zichtbaar voor de burger en we creëren hierdoor een betere administratie van onze secundaire kenmerken, waardoor de uitgangspunten voor de waardering actueel zijn. Voormeldingen De nieuwe waarderingsapplicatie biedt de mogelijkheid om voormeldingen beschikbaar te stellen aan belanghebbenden van WOZ-objecten. Door middel van een voormelding kunnen de gegevens die voor de waardebepaling worden gebruikt inzichtelijk en controleerbaar worden gemaakt voor belanghebbenden. De controle van secundaire objectkenmerken door belanghebbenden resulteert in betrouwbaardere en correcte taxaties. Ook kan hierdoor een bezwaarafname worden bewerkstelligd. De voormelding gaat digitaal maar de brieven zijn nog analoog. Er kan geautomatiseerd worden aangegeven welke objecten hiervoor in aanmerking gaan komen. Een bezwarenanalyse zal aankomend jaar hierin duidelijkheid moeten verschaffen in welke gebieden de bezwaren tegen de secundaire objectkenmerken een groot aandeel hebben. De waarderingsapplicatie is ingericht om, naast de traditionele modellen om te waarderen, ook te gaan werken met een controlewaarde middels Artificial Intelligence en Machine Learning.
Dit betreft algemene basisgegevens die ook openbaar zijn, zoals bouwjaar vanuit de BAG, afstand openbaar vervoer, afstand winkelcentra etc. In de toekomst zal dit een toegevoegde waarde kunnen zijn bij alle waarderingsprocessen zoals bij bezwaren als bij de permanente marktanalyse. Het spreekt voor zich dat onze taxateurs hiermee aan de slag gaan en dat onze organisatie hiervoor de middelen en financiën voor de opleiding beschikbaar zal stellen. Bezwaarschriften WOZ De komende jaren zullen de processen met betrekking van de WOZ-bezwaren meer geautomatiseerd gaan worden. De eerste stappen zijn hier al in gezet voor wat betreft het geautomatiseerd versturen van ongegronde besluiten. Ook aan de voorkant van het bezwarenproces qua ontgrieven kunnen nog geautomatiseerde slagen gemaakt worden.
Begroting BghU 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
9
2022
Voorlopig 2024 t/m 13 maart
2023
Aantal
%
Aantal
%
Aantal
%
Digitaal
2191
32%
10527
41%
1882
28%
NCNP (gemachtigden)
4015
59%
12910
51%
4688
70%
Schriftelijk (per post)
633
9%
1978
8%
113
2%
Totaal
6839
25415
6683
Proceskostenvergoeding De afgelopen 2 jaren laten een verschuiving zien van meer ingediende bezwaren door de NCNP-bureaus. Dit kost meer tijd in de bezwaarafhandeling doordat voor ieder object een hoorzitting moet worden georganiseerd. Daarnaast kost elke waardevermindering de organisatie ook proceskostenvergoeding. Per 1 januari 2024 is er nieuwe wetgeving proceskostenvergoeding. De komende jaren zal moeten blijken of dit effect gaat geven in het aantal ingediende bezwaarschriften door NCNP. De bezwarenanalyse moet verder ontwikkeld worden en ingebed gaan worden in het primaire proces om zo bezwaren te voorkomen. Er wordt specifiek gekeken naar de ingediende grieven en de waarde-gebieden waar de meeste bezwaarschriften worden ingediend. Hiermee hopen we een slag te kunnen slaan om het aantal bezwaarschriften te gaan verminderen en reductie van de proceskosten.
Wat mag het kosten? Onderstaand kostenoverzicht laat de kosten voor het kernproces Waardebepaling zien. In dit totaaloverzicht zijn de lasten zoals die hierboven expliciet zijn genoemd, verwerkt. De personele lasten zijn toegerekend op basis van een inschatting van de uren per FTE die specifiek aan deze taak worden besteed, de overige kosten op basis van een directe koppeling aan de geleverde diensten in het kader van dit programma. De kosten voor de proceskostenvergoeding WOZ zijn ook verantwoord onder het programma Waardebepaling.
Gewijzigde begroting 2025 Programma Rente & Afschrijving Personele lasten (inclusief inhuur) Lasten personeel in dienst Inhuurlasten
Materiële lasten ICT-transitie naar SaaS eenmalig
Overhead
Databeheer
95.700
Waardebepaling -
-
Innen
Klantcontact -
Totaal
-
5.000
3.245.913
1.907.197
3.856.511
1.978.468
1.492.554
12.480.643
3.051.856
1.907.197
3.856.511
1.978.468
1.492.554
12.286.586
194.057
4.847.863
517.997
-
1.015.768
-
367.925
-
1.509
194.057
6.751.061
-
-
-
-
ICT contractkosten jaarlijks volume
1.729.400
117.752
192.402
21.254
-
2.060.807
Bedrijfsvoeringskosten
3.118.463
Proceskostenvergoeding WOZ
Onvoorzien Totaal Lasten Dwangbevelen
-
-
-
400.245
23.366
346.671
1.509
3.890.254
-
-
800.000
-
-
800.000
5.000
-
-
-
-
8.194.476
2.425.194
4.872.278
-
-
-
Overig
55.000
-
-
Totaal Baten
55.000
-
-
2.346.392 1.450.000 -
1.450.000
1.494.063 -
5.000 19.332.403 1.450.000
-
55.000
-
1.505.000
Begroting BghU 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
10
1.1.3 Kernproces Klantcontact Binnen het kernproces Klantcontact worden werkzaamheden verricht die betrekking hebben op direct contact met de inwoner en de ondernemer. Denk hierbij aan het beantwoorden van vragen die via de telefoon worden gesteld. Daarnaast zijn onze inwoners ook welkom op kantoor aan het loket op de 2e verdieping. De binnengekomen post en de digitale contactformulieren worden verwerkt. Tevens worden de binnengekomen bezwaarschriften afgehandeld binnen de diverse clusters.
Wat willen we bereiken? Onderstaande tabel laat de doelstellingen voor het kernproces klantcontact. Deze zijn gebaseerd op het Uitvoeringsprotocol. De KPI's in het Uitvoeringsprotocol worden geëvalueerd (eind 2024) en een voorstel tot bijstelling wordt bestuurlijk ingepland (begin 2025). Kwaliteitskenmerk
Doelstelling 2025
Communicatie (telefonisch) Op een vriendelijke en professionele wijze de klant te woord staan
• • •
Binnen 60 seconden de telefoon opnemen Maximaal 1x doorverbinden Terugbelafspraak binnen twee werkdagen
Verzoek, bezwaar en beroepsschriften Afwikkelen binnen (wettelijke)gestelde termijnen
• •
Heffingsbezwaren binnen < 6 weken Parkeren binnen < 6 weken
Wat gaan we daarvoor doen? Versterken zelfredzaamheid belanghebbende De filosofie blijft, digitaal waar mogelijk. In 2025 blijven we ons inzetten om meer burgers te verleiden naar de digitale kanalen. Denk hierbij aan het gebruiken van een automatische incasso voor gespreid betalen. Daarnaast biedt de automatisering ons mogelijkheden om de burger te sturen naar digitaal. Uiteraard blijven we ook persoonlijke mogelijkheden aanbieden waarop de burger met ons in contact kan komen. Verbeterde bereikbaarheid Het verder optimaliseren van de verschillende kanalen. Een onderdeel hiervan is onze telefonieoplossing. In 2024 is deze geïmplementeerd. De doelstelling om continue te verbeteren wordt ondersteund door onze nieuwe telefonieoplossing. Meten is weten, doordat we een breed scala aan rapportagemogelijkheden hebben, hebben we betere inzichten waarop geacteerd kan worden. Daarnaast biedt onze telefonieoplossing mogelijkheden om een roostermodule, afsprakenmodule, whatsapp en een klanttevredenheidsmodule toe te voegen. Ook willen we de informatievoorziening voor de medewerker aan de telefoon verbeteren, aan de hand van slimmere scriptmodules. In 2023 en 2024 is er incidenteel budget toegekend om de pieken in de telefonische bereikbaarheid op te vangen.
Op basis van onze ervaringen, blijkt dat we structureel een flexibele schil nodig hebben, om ook in de toekomst de pieken op te kunnen vangen. Communicatie naar inwoners en ondernemers In 2025 ontvangen onze inwoners en ondernemers een nieuw aanslagbiljet waarbij het makkelijker wordt om contact te leggen. In 2024 zijn hier de eerste stappen voor gezet door het toevoegen van een QR-code waarmee men makkelijk een afspraak kan maken om teruggebeld te worden. Daarnaast eenvoudig bezwaar maken. We liften mee op nieuwe techniek om de inwoner en ondernemer beter te bereiken. Dit doen we in begrijpelijke taal op B1-niveau. De brieven die we sturen worden hierop aangepast.
Begroting BghU 2025 en Meerjarenperspectief 2026-2028
11
Website Het kanaal dat 24/7 bereikbaar is, is onze website. Vergelijkbaar met de aanpassing van de brieven maken we de website in taal toegankelijker (B1) en gaan we de Engelse pagina’s uitbreiden. Met gebruik van een Chatbot, gekoppeld aan WhatsApp, willen we de klant vanaf de website een extra contactkanaal bieden. Op locatie Wij blijven voor vragen ook fysiek bereikbaar middels ons loket. Dit is dagelijks geopend voor inwoners en ondernemers die prijs stellen op fysiek contact. Daarnaast blijven we ook jaarlijks BghU op locatie organiseren, in maart. Dit om inwoners de gelegenheid te geven om vragen aan de taxateur te stellen over de WOZ-waarde. Blijvende ontwikkeling medewerkers Extern winnen is intern beginnen. Wij willen dat iedere medewerker van de BghU ook ambassadeur is. Het Talentraject dat BghU breed is doorlopen, is onderdeel van ons handelen. Aan de hand van de ontwikkelgesprekken is voor iedere medewerker bekend waar zijn of haar ontwikkelbehoefte ligt met eventueel de daar bijbehorende opleiding. Met de steeds mondiger worden burger is het ook belangrijk dat de medewerker hiervoor toegerust is. Hier horen ook vaardigheden bij als hoe om te gaan met agressie. Procesoptimalisatie In 2025 zijn de processen voor dienstverlening geoptimaliseerd. Alle processen zijn in 2024 opnieuw onder de loep genomen.
Hierbij maken we onder andere gebruik van de LLBP en een externe partij die samen met ons de processen heeft doorgenomen. Hierbij hoort ook de inzet van robotisering voor een aantal processen. Een eerste stap zal gezet worden voor bezwaarafhandeling parkeren. Daarnaast zorgdragen voor een goede interne beheersing en grip op de kwaliteit.
Wat mag het kosten? Onderstaand kostenoverzicht laat de kosten voor het kernproces klantcontact zien. De personele lasten zijn toegerekend op basis van een inschatting van de uren per FTE die specifiek aan deze taak worden besteed, de overige kosten op basis van een directe koppeling aan de geleverde diensten in het kader van dit programma.  Gewijzigde begroting 2025 Programma Rente & Afschrijving Personele lasten (inclusief inhuur) Lasten personeel in dienst Inhuurlasten