RIB24.095 Toezicht Informatiebeheer 2023

N

| |

Publiekshal = Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl = www.twitter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www. facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 = zeist@zeist.nl

Gemeente Zeist RIB24.095 Ontvangen op 24 juni 2024

Aan de gemeenteraad

Datum

19 juni 2024

Ons kenmerk

379105

Uw kenmerk

Bijlage(n)

1

Behandeld door

Mores, Emmanuele

Onderwerp

Toezicht Informatiebeheer 2023

Portefeuillehouder

Wethouder Van Dijk

Geachte leden van de raad, In lijn met de Informatieverordening 2019, sturen wij u met deze raadsinformatiebrief het jaarlijkse toezichtrapport over het informatiebeheer toe. Gemeenten dienen hun informatie — zowel op papier als digitaal - op een goede manier te beheren en te bewaren. Dit is van belang voor de eigen bedrijfsvoering, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Het toezichtrapport maakt een tussenbalans op van de mate waarin de gemeente Zeist voldoet aan de Archiefwet. Dit rapport gaat gepaard met een collegevoorstel. Voorgeschiedenis Gemeente Zeist streeft ernaar betrouwbaar, open en transparant te zijn en daarvoor is het essentieel om de informatiehuishouding op orde te hebben. De provinciaal toezichthouder oordeelde in haar brief van 24 januari 2022 echter dat de gemeente Zeist dit nog onvoldoende op derit heeft en in grote mate niet aan de vereisten aan de Archiefwet voldoet. De belangrijkste conclusie was dat de omslag van analoog naar digitaal informatiebeheer en de randvoorwaarden die daarvoor nodig zijn, te langzaam werden opgepakt. De gemeente Zeist loopt daarmee hetrisico op incomplete dossiers, met hiaten, met overlappingen, met versieproblemen en zonder samenhang.

Het actieve toezicht zorgde voor een impuls in mankracht en kennis bij het team Informatiemanagement en ook meer strategische betrokkenheid. Eind 2022 was er meer vertrouwen bij de provincie waardoor zij het actieve

toezicht afgeschaalde naar regulier toezicht. U bent hierover geïnformeerd via een briefafschrift direct vanuit de

toezichthouder (documentnummer UTSP-1913279266-3450 dd. 7 december 2022).

Toezichtrapport In het voorjaar van 2024 heeft een nieuwe inspectie op het informatiebeheer plaatsgevonden, waarbij is teruggekeken naar het jaar 2023. Middels deze brief informeren wij u over het daaruit voortvloeiende toezichtrapport. De strekking van dit rapport bevestigt de voortzetting van de positieve ontwikkeling. Samengevat oordeelde de archiefinspectie dat de gemeente Zeist steeds meer grip krijgt op haar informatiehuishouding en dat team Informatiemanagement vaker benaderd wordt en beter in staat is om aan de voorkant van een proces een bijdrage te leveren.

Austerlitz „ Bosch en Duin » Den Dolder . Huis ter Heide » Zeist

Zeist is er echter nog niet. Er moet nog steeds veel gebeuren. Met name het digitale informatiebeheer voldoet nog niet aan wet- en regelgeving. De kwaliteit en vindbaarheid van de digitale informatie is onvoldoende geborgd. Om de positieve trend te kunnen voortzetten en de continuïteit te kunnen waarborgen, adviseert de archiefinspectie wederom een structurele investering in kwaliteit en capaciteit voor het team Informatiemanagement. Ook adviseert de archiefinspectie wederom om het management, oftewel de primaire verantwoordelijken van processen, meer in beweging te krijgen om de informatie op orde te krijgen en te houden. Ten slotte adviseert de archiefinspectie om te zorgen voor meer kennis in de organisatie over goed informatiebeheer en voor de toepassing ervan. Het management dient deze cultuurverandering aan te sturen. Wij herkennen ons in de bevindingen en conclusies van de archiefinspectie. Wij ervaren het afgelopen jaar als een jaar waarin substantiële stappen vooruit zijn gemaakt, onder andere met het opstellen van informatiebeheerinstrumenten, het wegwerken van achterstanden en het in kaart brengen van processen. Het beheren van alle gemeentelijke informatie is in het digitale tijdperk een enorme opgave en vraagt een cultuuromslag. Het informatiebeheer kan niet in één jaar worden rechtgetrokken, maar we zijn goed op weg en hebben het vertrouwen van de provincie.

De focus voor de komende jaren ligt, naast het verder op orde brengen van het informatiebeheer, in de doorontwikkeling van de organisatie op dit punt. Dit vergt een omslag in denken en vraagt de komendejaren de aandacht. Wij vragen u kennis te nemen van het inspectierapport. Mochten er vragen zijn met betrekking tot de aanpak op het gebied van informatiebeheer, dan lichten we dat graag toe in een bijeenkomst met de raad. We vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

>)

dr.

H.S. Grotens

Bijlagen: 1. Het verslag Toezichtrapport informatiebeheer

Austerlitz „ Bosch en Duin « Den Dolder „ Huis ter Heide » Zeist

de burgermeester,