RIB24.084 Beoordeling P&C stukken RMN

N

N | |

Publiekshal » Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl « www.twittter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 « zeist@zeist.nl

Gemeente Zeist

Ontvangen op 3 juni 2024

Aan de gemeenteraad

Datum

RIB24.084

29 mei 2024

Burgerservicenummer

Ons kenmerk

378818

Uw kenmerk

Bijlage(n)

1

Onderwerp

stukken RMN

Beoordeling P&C

Behandeld door

Arno Klarenbeek

Portefeuillehouder

Wethouder Catsburg

Geachte leden van de raad,

Van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden-Nederland (RMN) hebben we op 18 april 2024 de voorlopige jaarrekening 2023 en de ontwerp begrotingswijziging 2024.1 alsmede de ontwerp begroting 2025 ontvangen als deelnemer/eigenaar van deze gemeenschappelijke regeling. Deze stukken zijn aan uw raadsrapporteurs RMN verspreid en met kenmerk PR24.055 en PR24.056 op de

lijst van ingekomen stukken van uw raadsvergadering van 28 mei, besproken 21 mei geplaatst, zie: https://zeist. raadsinformatie.nl/document/14143700/1/Voorlopig+jaarverslag+2023+RMN https://zeist.raadsinformatie.nl/document/14143710/1/Ontwerpbegroting+RMN+2024 1+en+2025.

In deze raadsinformatiebrief informeren wij u over onze beoordeling van deze stukken en bieden wij u gelegenheid om wensen of bedenkingen kenbaar te maken voor watbetreft de ontwerp begrotingen. Op deze stukken kunnen we tot uiterlijk vrijdag 5 juli aanstaande een zienswijze indienen. Deze raadsinformatiebrief komt op de lijst van ingekomen stukken van uw raadsvergadering van 9 juli aanstaande met bespreking op 2 juli aanstaande. U heeft tot die tijd de gelegenheid uw opvattingen aan ons mee te geven over deze stukken en onze beoordeling. Wij zenden de bijgevoegde concept zienswijze naar aanleiding van onze beoordeling onder dit voorbehoud wel alvast toe aan RMN. Voorlopige jaarrekening 2023: Het exploitatiejaar stond in het teken van de basis van RMN verder op orde krijgen. Op 6 april 2023 en op 1 februari jl. zijn hierover voortgangsgesprekken voor uw gemeenteraad georganiseerd. Tijdens die gesprekken is een inkijk gegeven in de ontwikkelingen. Het tijdens die bijeenkomsten door RMN gedeelde beeld is dat ook 2024 en 2025 nog in het teken staan van het op orde krijgen en vervolmaken van RMN, voor kwalitatief goede taakuitvoering voor de inwoners en de deelnemers. Conclusie uit de laatste bijeenkomst: we zijn op de goede weg, maar we zijn er nog niet. De startpositie van RMN in 2024 is wel een stuk beter dan die van 2023.

In 2023 is gewerkt aan het verduidelijken van rollen en taken, het verbeteren van de interne afstemming en communicatie, en het verder verbeteren van de sturing en beheersing. Met de aanschaf en invoering van het

softwareplatform 21QUBZ in 2022 zijn stappen gezet om ook operationeel de basis verder op orde te krijgen.

In 2023 zijn bedrijfsvoering onderdelen als routeoptimalisatie, het inrichten van dashboards, container-

Austerlitz « Boschen Duin « Den Dolder « Huis ter Heide « Zeist

management en het registreren van aanvullende opdrachten gerealiseerd. Dit geldt ook voor het inrichten van een “vlakke planning” (het gelijk verdelen van inzamelroutes over de dagen van de week) waaraan in 2023 hard gewerkt is. Doel van deze vlakke planning is om vanaf 2024 de kwetsbaarheid (bijvoorbeeld bij uitval van voertuigen of medewerkers) te verminderen en daarmee de dienstverlening te verbeteren. Helaas ging de invoering hiervan gepaard met een aantal — inmiddels opgeloste - aanloopproblemen. In de tweede helft van

2023 zijn er, samen met alle gemeenten, stappen gezet naar een nieuwe DVO-structuur (DVO= dienstverleningsovereenkomst).

Zowel de dashboards als de voortgangsgesprekken en -rapportages als het vormgeven van de interne controle en administratieve organisatie dragen ertoe bij dat de basis bij RMN steeds verder op orde komt, dat de bedrijfsvoering klopt. Inmiddels zijn ook de meeste vacatures vervuld, dat geeft meer houvast voor het verder op orde brengen en houden van RMN. De Cao, de hoge inflatie en indexering van de prijzen, de stijging van de onderhoudskosten voor het verouderde wagenpark alsmede een tussentijds doorgevoerde correctie op de afschrijvingskosten van het wagenpark zorgden in 2023 voor een duidelijke stijging van de kosten van de bedrijfsvoering van RMN. Daar tegenover een daling van de volumes en van de verwerkingskosten van het restafval en van het GFT, de AVU component binnen de exploitatie van RMN. Per saldo is de begroting 2023 (versie 2023.03) positief afgesloten met een overschot van €26K. Wij zien dat RMN zijn uiterste best doet om op orde te komen en dat de krappe arbeidsmarkt en het moeilijk

ingevuld kunnen krijgen van een aantal cruciale vacatures voor vertraging in de realisatie van het verbeterplan

heeft gezorgd. Het valt te prijzen dat RMN bestaande uitgangspunten t.a.v. bijvoorbeeld afschrijving en vervanging van materieel en apparatuur en van beheer en onderhoud daarvan, maar ook van de omvang van de flexibele schil, tegen hetlicht houdt en beoordeelt op (begrotings)realiteit.

Wij constateren wel dat dan vervolgens echter zonder goede afstemming met de deelnemers vooraf besluiten worden genomen die directe gevolgen hebben voor de lopende en structurele exploitatie van RMN. Zoals de afschrijvingsduur en het vervroegen van de aanbestedingen i.v.m. de levertermijnen, het meer in vaste dienst nemen van personeel en daarmee hetverkleinen van de flexibele schil. De effecten doorkruisen de P&C cycli

en begrotingen van de deelnemers. Wij zien graag dathier beter en zorgvuldiger over wordt gecommuniceerd met de deelnemers en dat dit soort zaken en in de toekomstvia de koninklijke weg van de reguliere P&C

eyclus lopen. Eerst kaderbrief, dan (meerjaren) ontwerp-begroting, dan besluit en realisatie. Wij realiseren ons dat we bezig zijn met een verbeterplan maar helder moet zijn dat we, zeker in deze tijd van financiële krapte, niet stelselmatig met tussentijdse bijstelling op lopende exploitaties geconfronteerd willen worden die onze begroting (en de dekking via hettarief afvalstoffenheffing) doorkruisen. Wij hebben dit als aandachtspunt opgenomen in onze bijgevoegde zienswijze aan RMN. Het ziekteverzuim is gedaald van 10,23% in 2022 naar 6,89% in 2023. De norm c.q. het gemiddelde voor

deze branche is circa 8%. RMN scoort dus goed. Zeker wanneer we daarbij betrekken dat meer dan 64% van

het personeel ouder is dan 51 jaar. Prima resultaat is ook dat het bieden van werkervaringsplekken aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in 2023 in 13 van de 23 gevallen heeft geresulteerd in het doorstromen van betrokkenen naar een reguliere baan. Dat is mooie maatschappelijke winst en grote betekenisgeving van RMN! Is een compliment over opgenomen in onze zienswijze.

Positief is dat de risico’s zijn geactualiseerd en dat dit jaarlijks herhaalt gaat worden. Dit leidt in 2024 tot een herijking van hetrisicobeleid. T.a.v. het inmiddels beslechte geschil over het onderhoud van de ondergrondse containers zijn we benieuwd naar de uitkomsten van de nieuwe aanbesteding en het gevreesde effect voor de kosten van dit onderhoud. Wij hebben daarover een vraag in onze conceptreactie aan RMN opgenomen. Daarnaastzijn we groot voorstander van het weer opbouwen van een weerstandsvermogen binnen RMN met een ratio van tenminste 1 (1 — 1,4) analoog aan desituatie bij andere GR-en waaraan we deelnemen. Ook dit hebben we opgenomen in onze bijgevoegde concept reactie.

Austerlitz « Bosch en Duin « Den Dolder « Huister Heide « Zeist

Inhoudelijk:

Als gevolg van het project ‘Afval scheiden; de volgende stap’ zien we de volgende ontwikkeling t.a.v. de volumes (grof huishoudelijk) restafval en PMD in de achterliggende jaren: Volumes in tonnen: Jaar

Restafval

(inclusief grof HH) 14.627 13.532 12.144 11.822

2020 2021 2022 2023

grofHH restafval

GFT

PMD

1.539 1.259

6.467 6.810 6.071 6.189

962 1.146 1.263 1.444 maar 324 afkeur; netto 1120

Vermindering restafval periode 2020 t.e.m. 2023: Van 14.627 naar 11.822 ton = 2.805 ton minder restafval oftewel een daling met 19 % t.o.v. 2020. Stijging ingezameld PMD periode 2020 t.e.m. 2023: Van 962 naar 1444 ton = 482 ton meer ingezameld oftewel een stijging met 50% t.o.v. 2020 De tonnages ingezamelde GFT fluctureren, maar hier spelen ook weersinvloeden een rol. Als gemeente voeren we in 2024 overigens een afval publiekscampagne uit gericht op beter afvalscheidingsgedrag bij onze inwoners. Deze campagne is er opgericht dat vooral minder PMD en GFT met het restafval wordt aangeboden en dat er minder vervuiling (restafval) in het PMD wordt aangeboden. ledere ton meer restafval kost immers extra geld maar iedere ton goedgekeurd PMD levert geld op en zorgt voor lagere kosten

voor de afvalinzameling. Beter scheiden loont daarmee onze inwoners zelf ook via het tarief van de

afvalstoffenheffing.

Conclusie m.b.t. de voorlopige jaarrekening 2023; Er was ten tijde van de beoordeling nog geen accountantsverklaring, die volgt later. Daarom hebben wij besloten om in te stemmen onder voorbehoud van de inhoud van het advies van de accountant. Ontwerp begrotingswijziging RMN 2024.01 en Ontwerp begroting RMN 2025:

De primaire begroting 2024.0 is door het algemeen bestuur vastgesteld op 5 juli 2023, maar opgesteld in de

periode januari - februari 2023. In de tussentijd — we zijn inmiddels meer dan een jaar verder — is er veel veranderd. In 2023 was bijvoorbeeld sprake van een hogere inflatie en stijging van materiaal en materieel prijzen dan van tevoren ingeschat, grote loonstijgingen voorkomend uit de Cao, gestegen rentelasten en ook veel langere levertijden van voertuigen en ondergrondse containers. Daarnaast krijgt RMN door het ingezette verbetertraject steeds meerinzicht in de eigen bedrijfsvoering, de begrotingen en daadwerkelijke realisatie. Ook is er in sommige gevallen sprake van wijzigingen in het beleid en/of opdrachtverlening door gemeenten. Al deze ontwikkelingen zijn verwerkt in de begroting 2024.1 en in de ontwerp-begroting 2025. De exploitatiebegroting 2024.1 neemt hierdoor toe met een bedrag van €1.490.000 ten opzichte van de primaire begroting 2024. De begroting 2025 neemt toe met een bedrag van € 2.672.000 ten opzichte van de begroting 20241.

De belangrijkste factoren voor deze stijging zijn: e Personeelslasten e Tractie e

Beheer inzamelmiddelen

Austerlitz « Bosch en Duin « Den Dolder = Huis ter Heide = Zeist

e e

Toename ICT-kosten Veiligheidskleding

Personeelslasten

Eengrootdeel van de kostenstijgingen zijn te verklaren door gestegen personeelslasten, voornamelijk als gevolg van de Cao-stijging. De Cao over 2024 is hoger dan waar begin 2023 (bij het opstellen van de begroting 2024.0) rekening mee is gehouden. Ter indicatie: circa 40% van de begroting van RMN bestaatuit personeelslasten.

Daarmeezorgt de verhoging van de Cao-lonen (structureel) voor een flinke structurele aanpassing van de begroting van RMN. Daarnaastis er sprake van een verhoging van het aantal buitendienstmedewerkers met 7 FTE en een gelijktijdige verlaging van de inhuurkosten (uitzendkrachten) voor de buitendienst, dit heeft geen grootfinancieel effect maar draagt bij aan de betrouwbaarheid van de dienstverlening. Tractie

De kosten van onderhoud, brandstof en verzekeringen zijn gestegen. Door een lagere beschikbaarheid van de aanwezige voertuigen is bovendien het inhuurbudget aangepast. Bij de vlootschouw, inspectie en analyse van voertuigen en gladheidsmaterieel is geconstateerd dat de inzetbaarheid van diverse inzamelvoertuigen niet optimaal is. Enerzijds zijn er diverse voertuigen die hogere onderhoudslasten met zich meebrengen dan vooraf was ingeschat. Anderzijds is het aantal beschikbare uren fors lager. In het verleden is er gerekend met 1770 uur inzet, zowel uit de benchmark als uit onze eigen gegevens is 1440 uur inzet per voertuig per jaar reëel. Hierbij wordt rekening gehouden met geplande reparaties, onderhoud en niet geplande onderhoud.

Door het verouderde wagenpark met meer uitval en het niet juist opnemen van inzetbare uren is de inhuur van

diverse voertuigen in 2023 hoger uitgevallen. De inzetcapaciteit van voertuigen en het inhuurbudget zijn hierop aangepast.

Beheer inzamelmiddelen

De kostenstijgingen voor beheer inzamelmiddelen zijn voornamelijk toe te schrijven aan de plaatsing van

nieuwe en vervanging van bestaande ondergrondse containers en worden veroorzaakt door de optelsom van

de kapitaallasten voor de investeringen voor deze containers en de gestegen onderhoudskosten. Nieuwe

ondergrondse containers en inzamelcontainers op het recyclingstation worden door RMN gekocht en op de balans geactiveerd. Bij elke gemeente wordt er per container een kapitaallast in rekening gebracht. De kapitaallast wordt in de begroting opgenomen in het jaar nadat de ondergrondse containers zijn geplaats. Ter indicatie: een volledig nieuwe(te vervangen) ondergrondse container voor restafval kost met prijspeil 2024 en dito rentestand gemiddeld € 12.600 per stuk inclusief hardware (zoals toegangscontrole en vulgraadsensoren). Dit komt neer op circa € 1.632 aan jaarlijkse kapitaalslasten (rente en afschrijving) voor elke nieuwe of vervangen ondergrondse container, exclusief onderhoudskosten. Voor ondergrondse

containers geldt conform de financiële verordening een afschrijftermijn van 10 jaar en voor hardware geldt een

afschrijftermijn van 5 jaar.

Sinds 2019 is RMN verantwoordelijk voor de plaatsing en vervanging van ondergrondsecontainers, voor 2019 wasdit een verantwoordelijkheid van de gemeente zelf en maakte onderdeeluit van de gemeentelijke begroting. Om deze reden komen ondergrondsecontainers die wegens het einde van hun technische levensduur worden vervangen nieuw op de begroting en balans van RMN, ongeacht ofdat dit een reeds bestaande containerlocatie is. Door de plaatsing van veel nieuwe ondergrondse containers de afgelopen jaren nemen ook de beheer- en onderhoudskosten van deze inzamelmiddelen toe. Onder beheer en onderhoud wordt verstaan het periodiek reinigen van de ondergrondsecontainers, het verrichten van een periodieke (veiligheids)keuring, het verhelpen van storingen (bijvoorbeeld aan de toegangscontrole of het verhelpen van door verkeerd gebruik veroorzaakte verklemmingen van de inwerptrommel) en de afgifte en registratie van nieuweof verloren toegangspasjes.

Toename ICT-kosten

Dit is reeds eerder toegelicht in de begrotingswijziging 2023.3 en nu ook structureel verwerktin

de begroting 2024.1 en 2025.

Veiligheidskleding In 2025 is in verband met gewijzigde landelijke regelgeving een eenmalig budget opgenomen voor het vervangen vanalle veiligheidskleding.

Austerlitz » Bosch en Duin = Den Dolder = Huis ter Heide = Zeist

Zeist specifiek: Het schrappen van de zomerinzameling gft is verwerkt.

Inzameling papier: meer inzet door meldingen, extra opdrachten, bijplaatsen, dumpingen, opdracht vaker ledigen.

Inzameling PMD: extra kosten door gebruik achterlader omdat nog niet overall ondergrondse containers bij hoogbouw zijn gerealiseerd. Inzameling grof huishoudelijk afval: extra inzet door klachten over illegaal bijplaatsen/dumpingen. Voorstraatreiniging, onkruid en ledigen prullenbakken zijn er relatief kleine bijstellingen. RMN is met de deelnemers nog wel bezig om hettotale areaal per gemeente goed in beeld te brengen. Dit kaner toe leiden dat in de 2° helft van 2024 dan wel de eerste helft van 2025 nog tot bijstelling van de begroting 2025 zal moeten worden overgegaan. Daarnaast kan de hiervoor al aangehaalde nieuwe aanbesteding van het onderhoud ondergrondse containers ook kostenverhogend uitpakken. Zienswijze

Gezien het vorenstaande geven wij in onze zienswijze aan dat wij instemmen met de ontwerp begrotingswijziging 2024.01 en de ontwerp begroting 2024 en het aandeel voor Zeist hierin. Wel willen we af van de tussentijdse bijstellingen voor zover door eigen beleidskeuzes veroorzaakt. De effecten van dergelijke keuzes moeten via voorafgaande overleg met de deelnemers én via de koninklijke weg van de reguliere P&C RMN tijdig aan de deelnemers worden voorgelegd.

Verwerking in onze P&C producten Het bovenstaande betekent concreet het volgende voor onze deelnemersbijdrage aan RMN: RMIN totaal deelnemers Bijdrage Zeist

BGR 2024.0 €36.752.800 €9.585.800

BGR 2024.1 €38.244.100 €10.058.700

BGR 2025.0 €40.916.400 €10.905.100

T.o.v. de begroting 2024.0 stijgt de begroting 2024.1 voor Zeist met €472.900,-. Hier wordt een BERAPmelding voor de 2° BERAP voor gedaan. €422K hiervan komt ten laste van het product afval en kan worden gedekt uit de egalisatiereserve, de rest komt ten laste van de exploitatie 2024.

T.o.v. de begroting 2024.01 stijgt de begroting 2025 voor Zeist met €846.400. Dit wordt betrokken bij het opstellen van onze begroting 2025 en de berekening van onstarief afvalstoffenheffing 2025. Overigens geldt hier nog dat in de RMN begroting de AVU begroting 2025 en een neerwaartse bijstelling van de volumes voor

Zeist nog invloed zullen hebben op ons aandeel in de exploitatie RMN. We gaan er vooralsnog vanuit dat

deze wat lager uitgaat pakken, dan nu gepresenteerd.

Tenslotte We volgen de ontwikkelingen bij RMN op de voet en hebben daarover ook het gesprek met uw raadsrapporteurs Aat Grinwis en Falco van 't Riet. Hetlijkt ons daarnaast nuttig om in het laatste kwartaal van 2024 weer een voortgangsgesprek over en met RMN voor uw raad te organiseren. Wij vernemen graag van u of u wilt dat wij hierin voorzien. Wanneer u vragen of opmerkingen heeft over deze brief en/of de bijgevoegde zienswijze neemt u dan met de genoemde raadsrapporteurs contact op of met de op deze gemeenschappelijke regeling betrokken ambtenaren. Voor nu hopen wij u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Zeist,

de gemeentesecretaris,

WANA

dr. H.$. Grotens

rn

rs. J. Langenacker

Austerlitz » Bosch en Duin « Den Dolder = Huis ter Heide = Zeist

Austerlitz « Bosch en Duin « Den Dolder « Huis ter Heide « Zeist