RIB23.064 Zienswijze bij financiele stukken BGhU

BghU is dan ook verplicht om gebruik te maken van het schatkistbankieren. Schatkistbankieren houdt in dat instellingen hun liquide middelen aanhouden bij het ministerie van Financiën. Door gebruik te maken van schatkistbankieren verlaat publiek geld de schatkist pas op het moment dat de middelen benodigd zijn voor de uitvoering van een publieke taak. Men hanteert hierbij wel drempelbedrag. Het drempelbedrag is een gemiddelde per kwartaal. Het drempelbedrag is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de decentrale overheid) dat een organisatie gemiddeld buiten de schatkist mag houden. De drempel is gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen met een onder drempel van € 1.000.000 (besluit van juli 2021). BghU confirmeert zich aan deze drempel. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft de grens aan tot welk bedrag lagere overheden hun activiteiten met kort geld mogen financieren. Gemeenschappelijke regelingen mogen 8,2% van het begrotingstotaal financieren met kort geld. BghU heeft juridisch de mogelijkheid dit bedrag te lenen in een zogenaamde “kortgeld constructie”. Daar wordt geen gebruik van gemaakt en de verwachting is dat dit in de komende jaren zo blijft.

Liquiditeitspositie Met de deelnemende partijen is overeengekomen dat iedere deelnemer bij aanvang van een kwartaal vijfentwintig procent van de jaarlijkse bijdrage voldoet. Mocht BghU onverhoopt middelen tekortkomen, dan beschikt BghU over een rekening courant krediet van € 3.000.000 bij de huisbank.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

24

1.2.5 Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering benoemt BghU de belangrijkste ontwikkelingen in het kader van haar bedrijfsvoering. De ontwikkelingen die BghU hier weergeeft, vloeien grotendeels voort uit eerder gemelde voornemens uit de Kadernota 2024-2027.

ICT ontwikkeling Waar 2022 en 2023 in teken stonden van de overgang naar een nieuw applicatielandschap voor de kernapplicaties en in het teken van de optimaliseren van de werkprocessen in die nieuwe kernapplicaties, zal dit 2024 met name in het teken staan van het verbeteren van interne beheersing en het ontwerpen van voortgangsrapportage, kwaliteitsonderzoeken en managementdashboards over de vier kernapplicaties. Eind 2024 wil BghU in staat zijn in elke applicatie op elk niveau inzicht te geven in de stand van zaken zowel aan de werkvoorraadkant als die vanuit financieel inzicht. Verassingen zullen tot een minimum teruggebracht worden en op ieder moment moeten op basis van dit inzicht een prognose of aanpassing van de werkzaamheden plaats kunnen vinden. Deelnemende organisaties moeten op ieder moment van de dag kunnen beschikken over voortgangsrapportages en financiële overzichten zodat ook zij in staat zijn de juiste tarieven te kunnen bepalen of vragen vanuit politiek te kunnen beantwoorden of door te kunnen rekenen. De komende periode zal moeten blijken of de begrootte financiële middelen toereikend zijn.

In 2024 zal de implementatie van het in 2023 afgeronde aanbestedingstraject van de hosting en kantoorautomatisering, waarbij de nadruk zal liggen op veilige cloud-computing en cloud-storage en optimalisatie van contract-/SLA-management tussen BghU en PaaS/IaaS-leveranciers zijn vruchten in de praktijk gaan afwerpen. BghU heeft dan een stabiele werkomgeving waarin nieuwe of bestaande applicaties zonder problemen werken of geïnstalleerd kunnen worden. Medewerkers beschikken over de juist hardware om hun werk goed uit te kunnen voeren, zowel in huis als op kantoor. BghU is in staat om op basis van dit platform zowel digitaal als fysiek door te kunnen ontwikkelen. Ontwikkelingen als de common ground gedachte kunnen zonder problemen omarmt worden. Landelijke of wettelijke aanpassingen kunnen eenvoudiger worden geplaatst. Fysieke netwerkvoorzieningen (WAN/LAN/WLAN) blijven belegd bij de eigenaar van het kantoorpand, waarin BghU is gevestigd (gebouwgebonden dienstverlening). In 2024 zal ook gestart worden met de evaluatie van de eerste kernapplicaties. BghU heeft in zijn aanbestedingen in alle gevallen gekozen voor een driejarig contract met een optie om 7x1 jaar te verlengen.

Mocht er een reden zijn om een applicatie te vervangen of een gedeelte van de software te wijzigen, zal in 2024 een onderzoek moeten gaan plaatsvinden en zullen in dit jaar de contracten opgezegd of aangepast moeten worden. Vooralsnog is hier geen enkele reden voor maar voortschrijdend inzicht, markt- of wettelijke ontwikkelingen kunnen BghU hiertoe brengen.

Personeel Strategisch HR-beleid De komende jaren zal BghU te maken krijgen met in-en externe ontwikkelingen die invloed hebben op het personeelsbestand van BghU. Hierbij valt o.a. te denken aan digitalisering en robotisering, het steeds groeiende belang van data, een krapper wordende arbeidsmarkt, en uitstroom van pensioengerechtigden. Verwachting is dat deze ontwikkelingen o.a. gevolgen hebben voor de inhoud van functies, (gevraagde) kennis, vaardigheden en competenties van medewerkers en de arbeidsmarktbenadering. Om in te spelen op de ontwikkelingen zal het strategisch HR-beleid zich hier de komende jaren op richten. In 2022 is een gestart gemaakt om hiervoor d.m.v. strategische personeelsplanning de basis te leggen. Dit is een instrument om het huidige personeelsbestand in kwalitatieve en kwantitatieve zin af te zetten tegen hetgeen in de toekomst nodig is en vervolgens te bepalen welke acties ondernomen dienen te worden om dit te realiseren. In 2023 wordt hier een vervolg aangegeven. Dit zal leiden tot het (her)benoemen van de strategische HR-pijlers en een concreet actieplan. De komende jaren zal er uitvoering aan dit plan gegeven worden. Een belangrijk HR-thema voor nu en de komende jaren uitgelicht: In een steeds veranderende maatschappij en gezien bovengenoemde ontwikkelingen is het noodzakelijk om wendbaar te blijven.

Het continu blijven leren en ontwikkelen is dan ook een belangrijk HR-thema, voor Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

25

nu en de toekomst. Binnen dit kader wordt veel aandacht besteed aan opleiding- en ontwikkeling. Zo worden kennissessies georganiseerd, zijn de meeste WOZ-taxateurs opgeleid tot NRVT-taxateur, volgen medewerkers individuele opleidingen, etc. Ook investeert BghU in het opleiden en begeleiden van stagiaires (zijn een erkend leerbedrijf), trainees en young potentials. BghU vindt het namelijk belangrijk te investeren in de potentiële medewerker van de toekomst, maar ook om van de jongere generatie te leren. Ook zal verder geïnvesteerd worden in opleidingen rondom datagedreven werken, klantbenadering, etc. In 2023 en de jaren daarna worden ook talentenonderzoek en -coaching voortgezet. Hiermee wordt inzicht verkregen in de talenten van individuele medewerkers en van teams en kunnen deze talenten optimaal benut worden. Jaarlijks wordt een opleidings-en ontwikkelingsplan opgesteld die bijdraagt aan de ambitie van de organisatie en de ontwikkelingen die op de organisatie afkomen. In de komende jaren zal BghU blijven investeren in (het stimuleren) van leren en ontwikkeling. CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties 2021-2022 en principeakkoord nieuwe cao (2023) De cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SGO) is van toepassing. In september 2022 zijn de onderhandelingen voor een volgende Cao SGO en Cao Gemeenten gestart. Deze cao’s bevatten namelijk dezelfde arbeidsvoorwaarden.

Op 21 februari 2023 is een principeakkoord bereikt tussen de werkgeversverenigingen en de vakbonden. Enkele belangrijke punten uit het principeakkoord zijn: • •

• •

De cao geldt van 2 januari 2023 tot 1 januari 2024. De salarissen stijgen met ingang van 2 januari 2023 met € 240 bruto per maand. Voor deeltijders geldt een evenredige verhoging. Daarnaast krijgen medewerkers per 2 januari 2023 een loonsverhoging van 2%. Medewerkers krijgen 7,2 extra bovenwettelijke verlofuren. Per 2024 geldt 5 mei als een doorbetaalde feestdag. De thuiswerkvergoeding wordt € 3,- per dag. Dat was €2,- per dag.

De VNG/WSGO en de vakbonden leggen het principeakkoord nu eerst ter goedkeuring voor aan hun leden. Na akkoord van de leden wordt de Cao definitief. Verwachting is dat de Cao in april 2023 bekrachtigd wordt.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

26

Formatie Voor de uitvoering van de reguliere taken, de bijbehorende organisatieontwikkeling en het anticiperen op interne en externe ontwikkelingen zijn de financiële middelen voor onderstaande formatie-uitbreiding benodigd (zie afbeelding). In deze begroting is nog geen rekening gehouden met deze uitbreiding. Benodigde formatie-uitbreiding per proces Proces

Formatie-uitbreiding

Doel

Risico

Databeheer

2 FTE medewerker databeheer (schaal 7) Tijdelijk, in ieder geval gedurende periode meerjarenbegroting 20242027

• Anticiperen op vertrek 2,67 fte pensioengerechtigden in deze planperiode waardoor extra capaciteit nodig is voor kennisoverdracht en inwerken nieuwe medewerkers.

Verlies van kennis en ervaring. Achteruitgaande kwaliteit door werken met onvolledige, verouderde gegevensbestanden waar foutieve aanslagen uit voortkomen met alle gevolgen van dien in de dienstverlening. (kans op fouten)

Op moment van uitdiensttreding van de pensioengerechtigde, zal de nieuwe medewerker deze plek innemen. 1 FTE inspecteur zuiveringsheffing bedrijven (schaal 9)

• Verminderen kwetsbaarheid van de invulling van deze (nu eenmans) functie. • Anticiperen op toekomstige ontwikkeling dat meer controles noodzakelijk zijn.

Taak onvoldoende of niet meer kunnen uitvoeren

1 FTE communicatie-adviseur (schaal 9) Dit betreft een structurele uitbreiding.

• Doorontwikkelen van de schriftelijke en mondelinge communicatie naar de klant. • Doorontwikkelen van de interne communicatie. • Doorontwikkelen van de arbeidsmarktcommunicatie.

Verbeterpunten naar aanleiding van klantsuggesties en eigen analyses niet kunnen realiseren en ontwikkelperspectief belemmeren.

1 FTE juridisch adviseur (schaal 11)

• Anticiperen op gaande ontwikkeling dat meer juridische dienstverlening noodzakelijk is (oa. beroepen 400+ in 2020 naar 600+ in 2021, inmiddels 700). • Anticiperen op gaande ontwikkeling dat meer juridische dienstverlening noodzakelijk is en daarmee dus ook administratieve ondersteuning.

Onvoldoende taakuitvoering en kennisontwikkeling, kostenvergoeding door wettelijke termijnen niet halen

Dit betreft een structurele uitbreiding.* Staf

Dit betreft een structurele uitbreiding op de huidige 4,89 fte. 1 FTE juridisch administratief medewerker (schaal 7). Dit betreft een structurele uitbreiding.

Onvoldoende taakuitvoering, inefficiency, kostenvergoeding door wettelijke termijnen niet halen.

*de benodigde formatie is voor meer dan 95% ten behoeve van het waterschap, overige 5% voor de gemeenten vanwege de grondslag voor de rioolheffingen.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

27

Informatiebeveiliging en zekerheid De inzet van het vernieuwen van onze (ICT)-processen, -applicaties en -systemen. Hiervoor gaat BghU haar stabiele basis verder professionaliseren om nu en in de toekomst over betrouwbare, veilige informatievoorziening te beschikken. De implementatie van de hosting en kantoorautomatisering zal in 2024 plaatsvinden, waarbij de nadruk zal liggen op cloud-storage en het monitoren van de ICT-omgeving. In de kadernota is een incidenteel bedrag van € 10.000 opgenomen om het veiligheidsniveau na de implementatie te verbeteren. Dit bedrag wordt gedekt uit de reguliere projectgelden. Archief Met het in 2021 opgestelde capaciteitsplan als ondersteuning is BghU bezig om de grip op het archiefbeheer te verstevigen. Zo volgt een medewerker van BghU sinds december 2022 een cursus voor archiefbeheer en recordmanagement. Dit om meer inzicht te verwerven in het onderwerp en mede omdat de toezichthouder Het Utrechts Archief in het jaarverslag 2021 nadruk legt op vergroten van de kennis over archiefbeheer. Daarnaast werkt BghU met het nieuwe belastingsysteem GouwIT zaakgericht, waarmee de organisatie stappen heeft kunnen zetten in het archiefbeheer.

Verder zal het onderzoek naar een Document Management Systeem (DMS) in de tweede helft van 2023 opnieuw worden opgepakt en daarbij de nodige voorwaarden uitwerken – denk daarbij aan het opstellen van een informatiebeheerplan, selectielijsten aanpassen, metadatering vastleggen. De verwachting is dat dit onderzoek in 2024 is afgerond en dat hierop zal worden ingehuurd. Na het inrichten van een DMS zal in er 2024 kennis worden ingehuurd om het handboek vervanging te voltooien, waarvoor er in 2021 een stevig fundament is gelegd. Dit is nodig om een vervangingsbesluit op te kunnen stellen. Met als doel het reduceren van de opslag van fysieke documenten. Financiën & control Voor 2024 geldt dat met name het verder versterken van de rechtmatigheidsverklaring en het in control framework. De financiële beheersorganisatie is stabieler na afronding van de gehele aanbestedingsprocedure en de inbedding van de langlopende contracten, waardoor ruimte ontstaat voor het versterken van het in control zijn op rechtmatigheidsaspecten. Met ingang van 2022 geldt het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid en de verwachting is dat in de periode 2022-2023 de gehele BghU daar de bedrijfsvoeringsprocessen op aanpast om volledig compliant te zijn. Nadat de nieuwe applicatie is ingericht, kan ook de procescontrol en applicatiecontrol verder worden versterkt.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

28

1.2.6 Paragraaf verbonden partijen Een verbonden partij is een privaat- dan wel publiekrechtelijke organisatie waarin BghU zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft. BghU kent als zelfstandige organisatie geen verbonden partijen. BghU voert haar taken uit voor de volgende deelnemende gemeenten en voor het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. BghU is voor deze deelnemers een verbonden partij door het bestuurlijke en financiële belang.

Gemeente Bunnik

Gemeente De Bilt

Gemeente Houten

Gemeente Lopik

Gemeente Nieuwegein

Gemeente Stichtse Vecht

Gemeente Utrecht

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

Gemeente Zeist

Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

29

1.2.7 Grondbeleid Grondbeleid is een middel om ruimtelijke doelstellingen op het gebied van de volkshuisvesting, lokale economie, natuur en groen, infrastructuur en maatschappelijke voorzieningen te verwezenlijken. BghU heeft geen invloed op het grondbeleid van haar deelnemers. Om deze reden is de paragraaf Grondbeleid niet van toepassing.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

30

1.2.8 Wet Open Overheid De Wet open overheid (Woo) is in werking getreden met ingang van 1 mei 2022. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo beoogt een transparante en actief openbaar makende overheid. De Woo bevat de verplichting voor bestuursorganen om bepaalde categorieën informatie uit eigen beweging openbaar te maken. Bestuursorganen hebben vanaf het moment van inwerkingtreding van de wet een algemene inspanningsverplichting om publieke informatie actief openbaar te maken. Hiervoor dient de informatiehuishouding op orde te zijn. De openbaarmaking dient plaats te vinden via het daarvoor aangewezen platform (PLOOI, ontwikkeld door Ministerie van BZK). In 2022 is de (interne) Wob-procedure aangepast en vervangen door de (interne) Woo-procedure, zodat besluitvorming op grond van de Woo adequaat en tijdig per 1 mei 2022 heeft plaatsgevonden. Er is een Woo-contactpersoon aangewezen. BghU streeft in 2024 de volgende doelstellingen voor de Woo na: • • •

Transparantie van BghU verder te optimaliseren door publicatie via de website van de BghU. Onderzoek doen naar openbaarmaking via het daarvoor aangewezen platform PLOOI. De website van BghU digitaal toegankelijk maken voor het indienen van Woo-verzoeken.

In oktober 2016 is artikel 15 van de Wob zodanig gewijzigd dat paragraaf 4.1.3.2 van de Algemene wet bestuursrecht (de bepaling over de dwangsom) niet langer van toepassing is op besluiten op grond van de Wob en op beslissingen op bezwaar tegen besluiten op grond van de Wob. Dit heeft ertoe geleid dat het aantal Wob-verzoeken bij BghU wordt ingediend, sinds 2017 drastisch gedaald is naar nagenoeg nihil. De bepaling over de dwangsom niet tijdig beslissen is ook niet in de Woo overgenomen, wat een verklaring kan zijn voor het lage aantal Woo-verzoeken in de periode 2022/2023.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

31

2. Financiën Begroting 2024 en meerjarenperspectief 2025-2027 In dit hoofdstuk is de Begroting 2024 en het meerjarenperspectief voor 2025-2027 opgenomen. Omdat de begroting 2024 ter besluitvorming voorligt en het financieel perspectief 2025-2027 ter informatie, is de toelichting gesplitst. In paragraaf 2.4 zijn de door BghU gehanteerde uitgangspunten bij het opstellen van de begroting zichtbaar.

2.1 Begroting BghU 2024 per taak- en deelproces

Bovenstaand is de begroting 2024 weergegeven op hoofdkosten niveau. Hieronder is een toelichting opgenomen van de belangrijkste verschillen ten opzichte van 2023 en de manier waarop de bedragen in deze begroting tot stand zijn gekomen. Personele lasten inclusief inhuur In de Kadernota is reeds, vanwege stijgende loonkosten, opgenomen dat er een ten opzichte van de oorspronkelijke index 2024-2027 een wijziging plaatsvindt. Bij het opstellen van deze begroting 2024 is daarom gewerkt met een index van 4% ten opzichte van de loonsom 2023. In het meerjarenperspectief 2025-2027 wordt gerekend met de cijfers van het CPB conform besluit bestuur BghU december 2022 m.b.t. de kadernota Dit heeft een prijsverhogend effect van rond € 150.000 op jaarbasis. De afspraak blijft dat eventuele voordelen op de index in beeld worden gebracht en terugvloeien naar de deelnemers.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

32

ICT-contractkosten jaarlijks volume De geraamde ICT-contractkosten voor het jaarlijks gebruik dalen licht in 2024. Reden is dat naar verwachting in 2023 de aanbesteding van de infrastructuur is afgerond waardoor de beheerkosten dalen. Die daling is naar verwachting groter dan de nieuwe beheerkosten van het Document Management Systeem. Bedrijfsvoeringskosten De bedrijfsvoeringskosten zijn ten opzichte van de (gewijzigde) begroting 2023 qua samenstelling nauwelijks veranderd en zijn conform de afspraken in de Kadernota geïndexeerd. Proceskosten De begrote proceskosten zijn ten opzichte van de begroting 2023 ongewijzigd gebleven Dwanginvorderingopbrengsten De geschatte dwanginvorderingsopbrengsten zijn conform de resultaten van de jaarrekening 2022 naar boven bijgesteld. Overige baten Dit is niet gewijzigd ten opzichte van de vorige begroting, betreft een inschatting van een paar specifieke posten. Hierin zit o.m. de 40% kostenvergoeding van Logius (GDI) ihkv Digid/MO begrepen. Deze vergoedingsstructuur wordt landelijk gezien op dit moment heroverwogen. Dit zou kunnen leiden tot een aanpassing van de overige baten en een aanpassing van de bedrijfsvoeringslasten. Mocht dit het geval zijn in 2024, dan informeren we u daarover bij de bestuursrapportages. Deelnemersbijdragen De deelnemersbijdragen voor 2024 liggen vrijwel op hetzelfde niveau als de gewijzigde begroting 2023.

Dat komt door enerzijds de verhoging van de personeelslast maar anderzijds door –per saldo- een verlaging in de materiele lasten (geen transitiekosten ICT, licht lagere ICT-contractkosten maar hogere bedrijfsvoeringskosten) Onttrekking reserves Voor 2024 zijn geen onttrekkingen uit of stortingen in de reserves voorzien.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

33

2.2 Financieel perspectief 2025-2027 In het financieel perspectief voor 2025-2027 zijn alle benoemde effecten uit hoofdstuk 1 die niet in 2023 vallen ook verwerkt. Meerjarenbeeld zoals afgegeven in Begroting 2024 en meerjarenperspectief

2025-2027

2.3 Deelnemersbijdragen 2024-2027

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

34

2.4 Gehanteerde uitgangspunten bij het opstellen van de begroting In de tabel staan de uitgangspunten die BghU hanteerde bij het opstellen van de begroting 2024 en het meerjarenperspectief 2025-2027. Deze zijn gelijk aan de uitgangspunten zoals het bestuur die vaststelde bij de Kadernota 2024-2027. Uitgangspunt Uitwerking Raming personeelslasten De loonsom 20242027wordt geïndexeerd conform vastgestelde indexeringen in de kadernota (2024: +4%, 2025 e.v. conform CPB-index). Formatie wordt begroot op basis van formatieplaatsen (129 FTE, plus € 187.200 vrij inhuur budget) en het max van de schaal. Bezettingsvoordelen in de formatie mogen door het management ingezet worden om in te huren.

Zie de toelichting onder 2.2, toelichting staat van baten en lasten.

Raming materiële lasten Totale materiële lasten indexeert BghU conform de vastgestelde Kadernota op basis van een verwachte inflatiecorrectie door leveranciers. Voor 2024 is het uitgangspunt +4%, voor de jaren daarna wordt de CPB-index conform Kadernota gehanteerd.

Jaarlijkse stijging van de totaal beschikbare som voor materiële lasten.

Raming investeringen Investeringen worden apart geraamd en via een apart investeringsvoorstel besloten. Raming van de verwachte kapitaallasten vindt plaats op basis van de vastgestelde afschrijvingstermijnen zoals genoemd in de nota Investeringsbeleid 2022

Vooralsnog zijn voor de periode 2023 tot en met 2026 geen grote investeringen voorzien. Mocht dit wel het geval zijn, dan wordt het investeringsbeleid gevolgd.

Van die termijnen kan BghU afwijken bij het daadwerkelijk vaststellen van het investeringsvoorstel door middel van een separaat besluit. Raming onvoorzien Gezien het verloop uit voorgaande jaren en de opgebouwde reserves is de raming onvoorzien niet meer nodig. Financiering Alleen voor investeringen kan BghU eventueel een langlopende lening aantrekken. Hiervoor is een bestuursbesluit vereist.

Vooralsnog zijn voor de periode 2024 tot en met 2027 geen grote investeringen voorzien. Mocht dit wel het geval zijn, dan wordt het investeringsbeleid gevolgd.

Belastingen Materiële lasten worden exclusief compensabele BTWgeraamd en inclusief de niet-compensabele BTW van het Waterschap.

Jaarlijks wordt de compensabele BTW van de gemeenten doorgeschoven naar de gemeenten.

Belastingen BghU voert geen dienstverlening uit die onder de VPB-plicht valt.

Niet van toepassing

Formatie & personeel Loonsomsturing op basis van de vastgestelde begroting

BghU werkt met een vaste formatie (circa 129 FTE) en een flexibele schil inhuur. Binnen deze twee categorieën kan geschoven worden, maar de vastgestelde loonsom kan niet overschreden worden zonder (interne) begrotingswijziging.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

35

Onderstaande tabel beschrijft de geldende kaders die van toepassing zijn op het opstellen van de begroting. Kader

Oorsprong

Structureel evenwicht Structurele baten dekken de structurele lasten. BghU mag onder de streep geen tekort hebben.

BBV

Reëel beeld De begroting bevat een reëel beeld van de verwachte materiele lasten, bijvoorbeeld op basis van lopende contracten en verwachte kapitaallasten.

BBV

Kostenverdeling De werklast is leidend in de verdeling van de kosten onder de deelnemers van de BghU.

Bijdrageverordening op basis van artikel 40 GR

Basispakket & pluspakket Taken binnen het basispakket worden uitgevoerd voor algemene rekening en als zodanig verdeeld. Het pluspakket is op basis van integrale kostprijs. Bij de bepaling van de uurtarieven voor inzet van medewerkers, worden de landelijke DAR-tarieven gehanteerd.

Uitvoeringsprotocol

Risicomanagement De begroting bevat een aparte paragraaf conform BBV waarin het risicobeeld van de BghU staat. Dit risicobeeld vertaalt BghU in een benodigde weerstandscapaciteit.

BBV/ Nota Weerstandvermogen en Risicomanagement

Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt als ratio ten opzichte van de benodigde weerstandscapaciteit, waarbij geldt dat het uitgangspunt is dat de ratio groter of gelijk aan 1 moet zijn.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

36

2.5 Reserves Onderstaand worden de reserves toegelicht.

Algemene reserve De algemene reserve maakt deel uit van de beschikbare weerstandscapaciteit en is de uiterste buffer voor het opvangen van de financiële gevolgen van optredende risico's. De noodzakelijke hoogte van de algemene reserve wordt jaarlijks bepaald op basis van de geactualiseerde risicoberekening. Voor een uitgebreide toelichting hierop wordt verwezen naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement. Verloop algemene reserve vanaf 2018 Jaar

Beginbalans

Dotatie

Onttrekking

Saldo

2018

€ 381.250

€

-

€ 34.839

€ 346.411

2019

€ 346.411

€

-

€

-

€ 346.411

2020

€ 346.411

€

91.459

€

-

€ 437.870

2021

€ 437.870

€

-

€ 332.000

€ 105.870

2022

€ 105.870

€ 275.000

€

-

€ 380.870

2023

€ 380.870

€

-

€

-

€ 380.870

2024

€ 380.870

€

-

€

-

€ 380.870

Voorlopig resultaat 2022 voor bestemming Jaar

Beginbalans

2023

€

2024

€

-

€

1.405.949

Dotatie

Onttrekking

1.405.949

€

-

€

1.405.949

€

-

€

1.405.949

€

-

Saldo

Bij de Jaarstukken 2022 is het voorstel gedaan over de bestemming van het resultaat 2022. Dit voorstel is nog niet verwerkt.

Bestemmingsreserves Verloop bestemmingsreserve ICT Jaar

Beginbalans

2020

€

Onttrekking

Saldo

100.000

€ 50.000

€ 50.000

2021

€ 50.000

€ 1.271.870

€ 326.470

€ 995.401

2022

€ 995.401

€

-

€

-

€ 995.401

2023

€ 995.401

€

-

€

-

€ 995.401

2024

€ 995.401

€

-

€

-

€ 995.401

-

Dotatie €

Bij de Jaarstukken 2022 is het voorstel gedaan deze reserve te laten vrijvallen en via de deelnemersbijdrage 2023 te verrekenen.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

37

2.6 Voorzieningen Onderstaand worden de voorzieningen toegelicht. Overzicht Voorzieningen Jaar

Saldo 2023

Dotatie 2024

Onttrekking 2024

Saldo 2024

Risicovoorziening Proceskostenvergoeding

€ 161.716

€

-

€

-

€ 161.716

Voorziening uit hoofde van verplichtingen Verlofsparen

€ 56.228

€

-

€

-

€ 56.228

Bovenwettelijk verlof

€ 118.210

€

-

€

-

€ 118.210

€ 336.154

€

-

€

-

€ 336.154

Totaal Voorzieningen

Risicovoorziening Proceskostenvergoeding BghU kent een regelmatig patroon voor het verwerken van WOZ-bezwaren, waarbij een gemiddeld percentage van deze bezwaren ook leidt tot een proceskostenvergoeding. Aan het eind van het jaar is over het algemeen 3% van de totale bezwaarlast nog open. Dit betreft met name bezwaren die aan het eind van het jaar zijn binnengekomen. De eventuele proceskosten die daarbij horen, volgen in het jaar daaropvolgend. Eind 2022 stond echter nog ongeveer 20% van de totale werklast open, mede als gevolg de implementatie van de nieuwe belastingapplicatie. Dit is een dermate hoge afwijking ten opzichte van de normale situatie, dat het nodig is om een voorziening te treffen voor de vergoeding van de proceskosten die in 2022 volgen. De voorziening voor de ultimo 2022 nog onderhanden zijnde bezwaren en beroepen bedraagt €161.716. Voorziening uit hoofde van verplichtingen Voorziening verlofsparen In de CAO is bepaald dat het vanaf 2022 mogelijk is om verlof te sparen. De hoeveelheid verlofuren loopt hierdoor behoorlijk op. Op deze wijze bouwt de medewerker een recht op die in een keer opgenomen kan worden. De BBV stelt dat hiervoor een voorziening moet worden opgenomen om op termijn eventuele problemen in de formatie op te kunnen vangen die door de afwezigheid van deze medewerker ontstaat.

Tevens stelt de BBV dat vanuit het surplus van bovenwettelijk verlof een voorziening moet worden gecreëerd. Op basis van de verlofstanden per 31 december 2022 is een toerekening voor deze voorziening gemaakt. Hoe deze voorzieningen zich in de toekomst verder gaan ontwikkelen is momenteel niet bekend. Om die reden worden er geen dotaties en/of onttrekkingen begroot voor 2024.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

38

2.7 Geprognosticeerde Balans Balanspositie per 2022 en meerjarenprognose

Bovenstaande tabel maakt inzichtelijk dat door het overgaan naar een SaaS-tenzij principe er niet meer in activa geïnvesteerd wordt. Dat betekent ook dat de liquiditeitspositie gelijk blijft. Materiële vaste activa heeft BghU vanaf 2022 niet meer. Voor de vlottende activa geldt dat de uitzettingen met rentetypische looptijd < 1jaar bestaan uit middelen die per eindejaar in de schatkist staan (over het algemeen de middelen die nog aan deelnemers moeten worden afgedragen) en het saldo liquide middelen. Dat is niet exact te voorspellen en daarom is een aanname gemaakt dat deze ongeveer waarden gelijk blijven. Hetzelfde geldt voor de overlopende activa. Aan de passivazijde van de balans is het eigen vermogen bij de huidige stand van zaken bevroren. De netto vlottende schulden worden bevroren in de prognose: deze zijn sterk gekoppeld aan de uit te betalen bedragen aan deelnemers. V.w.b. de voorziening: deze is samengesteld uit enerzijds de risicovoorziening proceskosten en anderzijds de voorziening van het spaarverlof. Op termijn zal de risicovoorziening proceskosten worden afgebouwd en blijft de voorziening spaarverlof (naar laatst gemeten maatstaven in stand).

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

39

2.8 EMU-Saldo

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

40

Vaststellingsbesluit

Besluit: 1. 2.

De Ontwerpbegroting BghU 2024, inclusief meerjarenperspectief 2025 - 2027 vast te stellen; De Ontwerpbegroting 2024, inclusief meerjarenperspectief 2025 - 2027 ter zienswijze aan te bieden aan de besturen van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden en de gemeenten Utrecht, De Bilt, Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein, Zeist, Utrechtse Heuvelrug en Stichtse Vecht en de provincie Utrecht.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur BghU van 30 maart 2023, te Utrecht.

Het Bestuur van BghU,

de voorzitter

de directeur,

J.C.H. Haan

M. Vrisou van Eck

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

41

Bijlage A – Bijdrage verordening art. 40 GR In artikel 40 van de Gemeenschappelijke Regeling is bepaald dat het Bestuur een bijdrage-verordening vaststelt met daarin de methode en richtlijnen voor de kostenverdeelsleutel. De uitgangspunten zoals vermeld in deze verordening zijn gehanteerd bij het opstellen van de jaarlijkse deelnemersbijdragen. Eventuele aanbevelingen vanuit de evaluatie van de kostenverdeelsleutel zijn in deze verordening nog niet verwerkt. a.

Uitgangspunt is het gezamenlijk te realiseren maatschappelijk voordeel en de in dat kader benodigde solidariteit.

b.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen een basispakket en een pluspakket.

c.

Het basispakket wordt door alle deelnemers afgenomen, uitgezonderd het onderdeel waardering voor de OZB, dat niet door Hoogheemraadschap wordt afgenomen. Het Hoogheemraadschap deelt via afdrachten aan het ministerie van BZK indirect mee in de kosten voor waarderen.

d.

De kosten voor het basispakket worden verdeeld volgens een verdeelsleutel die zowel voldoet aan de voorwaarden voor btw-vrijstelling voor de dienstverlening van de BghU aan haar deelnemers, áls aan de voorwaarden voor het doorschuiven van de inkoop-btw aan gemeenten. Deze laatste voor zover het gaat om diensten die gemeenten afnemen in hun rol als overheid. Een en ander betekent dat de kosten van het basispakket verdeeld worden op basis van een vaste verdeelsleutel en uitdrukkelijk niet op basis van tarieven.

e.

De vaste verdeelsleutel is zowel van toepassing op de bepaling van de deelnemersbijdrage begrotingsbasis als op de verrekening van het rekeningresultaat. Daarbij geldt dat verschillen tussen begroting en rekening in eerste instantie worden verevend met behulp van de algemene reserve. Dit betekent dat een eventueel negatief rekeningresultaat automatisch resulteert in een taakstelling voor de BghU en dat een positief rekeningresultaat de buffer creëert die nodig is om bijvoorbeeld de financiële effecten van afwijkende volumeontwikkelingen te kunnen dempen en/of om de aansluiting van nieuwe toetreders c.q. aanvullende voorzieningen op grond van ontwikkelingen in wet- en regelgeving te kunnen bekostigen.

f.

De kostenverdeelsleutel is gebaseerd op het principe van “de gebruiker betaalt”, met inachtneming van de bestuurlijke afspraken die in het kader van de toetreding gemaakt zijn. Dit betekent dat de omvang van de werklast van de deelnemers uitgangspunt is voor het verdelen van de kosten en dat de kosten van de werklast worden geraamd op bedrijfseconomisch algemeen aanvaarde gronden.

g.

De raming van de werklast, de kosten van de werklast en de daaruit af te leiden kostenverdeelsleutel zullen - met in achtneming van de gemaakte bestuurlijke afspraken - in het perspectief van het principe “de gebruiker betaalt” periodiek worden herijkt naar aanleiding van de gerealiseerde werklast zoals deze blijkt uit de meest recente vastgestelde jaarrekening.

h.

Binnen het basispakket wordt onderscheid gemaakt naar de volgende werklastbepalende factoren: • • • • •

i.

het aantal WOZ-objecten voor de verdeling van de kosten van het WOZ–proces; het aantal aanslagregels voor de verdeling van de kosten van het proces gegevensbeheer en heffen; het aantal vorderingen voor de verdeling van de kosten van het daadwerkelijk innen van de belastingen, waaronder begrepen de handelingskosten m.b.t. kwijtschelding; het aantal inwoners voor de verdeling van de kosten van het klantcontact (afhandelen webformulieren, e-mails, telefoontjes, brieven, baliebezoeken, etc.); het aantal bezwaren en beroepen voor de verdeling van de kosten van bezwaar en beroep.

Het pluspakket bestaat vooralsnog uit de onderdelen parkeren, leges en BAG. De kosten die met het pluspakket samenhangen worden direct toegerekend aan de betreffende deelnemer, en vallen buiten de kosten die door middel van de kostenverdeelsleutel aan de deelnemers worden toegerekend.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

42

Jaarstukken 2022

Flynth Audit B.V. geheel document digitaal gewaarmerkt voor identificatiedoeleinden S.H.

SH

Inhoudsopgave Voorwoord .................................................................................................................................................. 3 1 Jaarverslag................................................................................................................................................ 4 1.1 Programmaverantwoording .............................................................................................................. 4 1.1.1 Kernproces databeheer & waardebepaling ................................................................................ 4 1.1.2 Kernproces Dienstverlening en invordering ...............................................................................11 1.1.3 Ondersteunende processen .......................................................................................................17 1.2 Paragrafen ........................................................................................................................................24 1.2.1 Lokale heffingen ........................................................................................................................24 1.2.2 Weerstandsvermogen en risicomanagement............................................................................25 1.2.3 Kapitaalgoederen

......................................................................................................................29 1.2.4 Financiering ...............................................................................................................................30 1.2.5 Bedrijfsvoering ...........................................................................................................................32 1.2.6 Paragraaf verbonden partijen ...................................................................................................39 1.2.7 Grondbeleid ...............................................................................................................................40 1.2.8 Wet Open Overheid ...................................................................................................................41 2 Jaarrekening ............................................................................................................................................42 2.1 Staat van baten en lasten 2022 ........................................................................................................42 2.2 Balans ultimo 2022 ...........................................................................................................................44 2.3 Waarderingsgrondslagen

.................................................................................................................45 2.4 Toelichting op de staat van baten en lasten .....................................................................................46 2.4.1 Toelichting op staat van baten en lasten per kostencategorie..................................................46 2.5 Toelichting op de balans ...................................................................................................................48 2.5.1 Toelichting activa.......................................................................................................................48 2.5.2 Toelichting passiva ....................................................................................................................50 2.5.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen ...............................................................................53 2.5.4 Begrotingsrechtmatigheid .........................................................................................................53 2.6 Detailtoelichting Wet Normering topinkomens................................................................................54 2.7 Realisatie per taakveld .....................................................................................................................57 3.

Controleverklaring accountant ...............................................................................................................58

Jaarstukken 2022

2

Voorwoord Bij deze bieden wij u de jaarstukken 2022 aan. Bedrijfsvoering Het jaar 2022 stond in het teken van consolideren, verdergaande efficiency mogelijkheden op de middellange termijn en kennisontwikkeling. Naast de reguliere taakuitvoering waren de activiteiten gericht op de transitie van het ICT-landschap en het optimaliseren van werkprocessen. Vanwege aanhoudende coronamaatregelen is de dienstverlening zo goed als mogelijk aangepast aan onze deelnemers en inwoners. Wat betreft de reguliere bedrijfsvoering is al vrij snel een overschrijding van proceskostenvergoeding gerapporteerd, inclusief de dekking ervan. Wat betreft de ICT-aanbestedingen is tussentijds gerapporteerd over de meevallende implementatiekosten en de geleidelijkheid van implementatie, passend bij het absorptievermogen van de medewerkers. In juiste onderlinge samenhang zal een aantal aanbestedingen en inkopen het opvolgende jaar gepland worden. Tot slot is conform planning het talent-, team- en leiderschapsontwikkeling ingezet. Eind 2022 was de organisatie druk bezig om de conversie en de inrichting van het belastingsysteem en van de waarderingsapplicatie af te ronden. Dit gaat gepaard met (aanstaande) aanpassingen in de werkprocessen en in het genereren van stuurinformatie.

Financiën Door het vertrek van de Businesscontroller aan het begin van het 4e kwartaal van 2022 is het helaas niet gelukt om nog een signaal af te geven over het resultaat dat aanzienlijk hoger ligt dan in de 2e bestuursrapportage werd verwacht. In het vierde kwartaal ontstaat er een veel scherper beeld op de uiteindelijke bestedingen van budgetten. Het resultaat 2022 is met € 1.405.949 ogenschijnlijk erg hoog. De voornaamste oorzaak ligt bij diverse projecten waarvoor door het bestuur in de begroting 2022 extra budget was toegekend. Deze projecten zijn in volle gang maar nog niet afgerond. De budgetten voor deze projecten zijn nog niet ten volle besteed met als gevolg dat dit direct zichtbaar is in het resultaat (bijna 50%), omdat deze incidentele uitgave als kostenposten in de Begroting 2022 waren opgenomen. Daarnaast zijn nog niet alle aanbestedingen van ICT afgerond waardoor er een onderbesteding is op dit budget van € 239.949. Verder is de post Onvoorzien van € 100.000 niet aangewend. Verdere duiding van het resultaat is te vinden onder hoofdstuk ‘Toelichting op de staat baten en lasten’. Over 2021 heeft de accountant een verklaring met een beperking afgegeven omdat we niet voldeden aan de aanbestedingsregelgeving. In 2022 hebben we hier lering uit getrokken en deze wet- en regelgeving waar nodig toegepast.

Tenslotte Al met al hebben alle werkzaamheden veel inzet van eenieder gevraagd. Er is veel extra werk verzet en hard gewerkt aan goede bestanden en aan dienstverlening aan de inwonersen deelnemers. Veel dank gaat uit naar onze medewerkers en leveranciers om de organisatieontwikkeling te realiseren naast de reguliere dienstverlening. Deze vernieuwde basis biedt ons de mogelijkheid om de planvorming van 2023 en verder te gaan realiseren. Daar kijken we naar uit!

Jaarstukken 2022

3

1 Jaarverslag In het jaarverslag licht BghU haar prestaties over het afgelopen jaar toe. Dat gaat aan de hand van de BBVsystematiek. Dat betekent dat de toelichting op de resultaten de indeling van de begroting 2022 volgt. Die begroting maakte een onderscheid in 3 kernprocessen, te weten databeheer, dienstverlening en vorderen op maat. De kernprocessen dienstverlening en vorderen op maat zijn in deze jaarrekening samengevoegd tot het kernproces dienstverlening en invordering. Daarnaast is het programma ondersteunende processenonderdeel van de begroting. Een totaaloverzicht van de baten en de lasten van de programma’s is opgenomen in paragraaf 2.1.

1.1 Programmaverantwoording De programmaverantwoording bestaat uit de 2 kernprocessen en de ondersteunende processen. Aan de hand van de drieslag: wat wilden we bereiken in 2022, wat deden we daarvoor en wat waren daarvan de kosten, lichten we in dit deel van het jaarverslag onze resultaten over 2022 toe.

1.1.1 Kernproces databeheer & waardebepaling Het procesonderdeel databeheer en waardebepaling heeft betrekking op het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) ten behoeve van deelnemende gemeenten en (indirect) voor Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Dit procesonderdeel bevat zowel de activiteiten inzake het verzamelen, registreren, bewerken en optimaliseren van de basisgegevens ten behoeve van de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken als het bepalen van de WOZ-waarden. De begroting van BghU bevatte zowel doelstellingen als kwaliteitsnormen voor de dienstverlening.

Wat wilden we bereiken? Doelstellingen Kwaliteitsnormen Databeheer 2022 Doelstellingen 2022

Realisatie 2022

Realisatie 2021

Realisatie 2020

95%

95%

95%

99%

99%

99%

95% WOZ-objecten kennen een actuele gebruiker gekoppeld vanuit de BRP (natuurlijke personen) of NHR (nietnatuurlijke personen). De overige 5% is terecht op leegstand gezet omdat het object feitelijk leeg staat.

95% kent actuele gebruikers

95% kent actuele gebruikers

95% kent actuele gebruikers

Maandelijks worden op basis van iedere nieuwe gebruikers in niet-woningen huurinlichtingformulieren gestuurd;

85%

95%

85%

Maandelijks worden op basis van in het bestand leegstaande woningen alle woningen die langer dan 6 maanden leeg staan eigenaren aangeschreven om leegstand te verifiëren.

95%

95%

85%

Beheer objecten (BAG, BRK) 99% van alle WOZ-objecten zijn in Gouw Belastingen met een juiste status, juiste gegevens actueel beschikbaar. Alle aangeleverde mutaties zijn dagelijks/maandelijks verwerkt. Er zijn geen achterstanden meer over oudere jaren. Beheer Eigenaren (BRK) Alle WOZ-objecten kennen een eigenaar. De dagelijkse/maandelijks aangeleverde mutatiebestanden zijn verwerkt. Er zijn achterstanden meer over oudere jaren. Beheer Gebruikers (NHR, BRP)

Jaarstukken 2022

4

Beheer Gebruik/Verbruik Maandelijks worden via de gegevens van de waterbank de gegevens ingelezen, gecontroleerd en als grondslag opgevoerd voor verordeningen waarvan dit voor toepassing is en de waterschapsbelastingen

95%

95%

95%

Beheer overige maatstaven rondom gebruik en verbruik worden binnen een maand verwerkt

90%

95%

89%

Wat deden we daarvoor bij proces databeheer? Beheer objecten (BAG, BRK) De doelstelling om alle BAG- en BRK-mutaties binnen 3 werkdagen te realiseren is binnen het proces niet realiseerbaar. Iedere maandelijkse verwerking levert een aantal mutaties op die uitgezocht moet worden in het veld of door contact te zoeken met de eigenaar van het object. Dit levert geen problemen op omdat alle meldingen definitief pas op 1 januari van het komende jaar in beeld zijn, zodat op deze peildatum op basis van deze gegevens de juiste beschikking genomen kan worden. Daarnaast worden er geregeld BAGmutaties later aangeleverd. Dit kan diverse oorzaken hebben, bijvoorbeeld omdat gereedmeldingen van bouwprojecten met (grote) vertraging aangeleverd worden. De genoemde doelstelling wordt op 1 januari wel voor 99% gerealiseerd. Om dit percentage in de komende jaren te verhogen heeft BghU twee buitendienstmedewerkers in dienst genomen die deze uitvallen en late aanleveringen gaan controleren. In overleg met de deelnemers worden de constateringen met hen gedeeld. Beheer Eigenaren (BRK) Bijna alle WOZ- en belastingobjecten zijn voorzien van een eigenaar. Uitzonderingen kunnen zijn objecten waarvan niet direct duidelijk is wie de belastingplichtige is, omdat er bijvoorbeeld beperkte rechten op het object zijn gevestigd of dat er sprake is van een nog niet verdeelde erfenis.

In de loop van 2023 gaat het Kadaster over naar een andere vorm van data-uitwisseling. Hierdoor wordt het mogelijk om de voorheen maandelijkse mutaties, dagelijks te verwerken en wordt het koppelen van gegevens aan de WOZ- en belastinggegevens eenvoudiger, sneller en kwalitatief nog beter. De verwachting is dat de bestanden hierdoor sneller bijgewerkt kunnen worden. Beheer Gebruikers (NHR, BRP) Actuele gebruiker gekoppeld Binnen dit proces is het uitvoeringstechnisch niet realiseerbaar om voor alle niet-woningen binnen 4 dagen de juiste gebruiker in het bestand te registreren. Hiervoor is BghU te veel afhankelijk van de gegevens van de Kamer van Koophandel en de basisregistratie HR. De gegevens in deze basisregistratie zijn niet altijd actueel of volledig, omdat de Kamer van Koophandel zelf ook grotendeels afhankelijk is van het tijdig melden van wijzigingen door de ingeschreven ondernemers. Om die reden doet BghU naast het ontvangen van de gegevens door de Kamer van Koophandel ook zelf (veld)onderzoek. De Basisregistratie Personen is daarentegen betrouwbaar, zodat geconstateerd kan worden dat dit voor 99% sluitend is. Afwijkingen kunnen met name zitten in woningen waar bijvoorbeeld studenten of expats wonen en waar men zich niet tijdig, te laat of zich helemaal niet in- of uitschrijft. Het is niet haalbaar om alle retourpost binnen 5 werkdagen af te handelen.

Dit heeft met een aantal oorzaken te maken waar BghU niet altijd invloed op heeft. Retourpost gaat vaak om post die via PostNL terugkomt omdat inwoners wel ingeschreven staan op het desbetreffende adres, maar er feitelijk niet wonen, of dat bedrijven wel volgens de KvK op het desbetreffende adres staan ingeschreven, maar al verhuisd of gestopt zijn. Dit vergt een onderzoek door BghU zelf omdat niet meer vertrouwd kan worden op de gegevens van de basisregistraties. Hiervoor heeft BghU buitendienstmedewerkers die dit door veldof digitaal onderzoek vaststellen. Na onderzoek worden deze conclusies verwerkt in de belastinggegevens en terug gemeld aan de betreffende basisregistraties met het verzoek de constateringen over te nemen. BghU heeft echter geen invloed op de snelheid waarmee deze meldingen worden onderzocht en worden hersteld in de bestanden.

Jaarstukken 2022

5

Koop-en huurinlichtingformulieren Door de overgang naar een nieuw belasting- en waarderingssysteem zijn achterstanden ontstaan in het opvragen van huur- en koopinlichtingenformulieren. De komende maanden zal hierop extra capaciteit worden ingezet om de werkvoorraden op korte termijn weer op het oude niveau te krijgen. De verwachting is dat de nieuwe software en de verbeterde digitale formulieren het proces zowel voor de inwoner/ondernemer eenvoudiger gaat maken en ook de verwerking binnen BghU sneller zal gaan. Leegstand In 2022 heeft BghU een project afgerond waarin eigenaren van alle leegstaande objecten aangeschreven of gebeld zijn met de vraag of het pand werkelijk leeg stond of al in gebruik is of op korte termijn in gebruik wordt genomen. Door de beperkingen in de AVG was dit voor woningen een stuk lastiger dan bij nietwoningen. Woningen zijn daarom ook gedeeltelijk in het veld bezocht of is de keuze gemaakt om de eigenaar als gebruiker te belasten als uit veldonderzoek bleek dat de woning in gebruik was maar de gebruiker niet te achterhalen was via onderzoek. Hierdoor is het percentage leegstand naar een verwacht niveau van rond de 5% teruggebracht. Het proces is zodanig aangepast dat iedere maand eigenaren van objecten die langer dan zes maanden leeg staan in eerste instantie worden aangeschreven en eventueel in het veld worden bezocht.

Beheer Gebruik/Verbruik Verwerking waterbank Het is niet haalbaar om 100% van alle m3’s of vervuilingseenheden op 1 oktober van het desbetreffende jaar geregistreerd te hebben. Dit komt doordat de gegevens die hiervoor ten grondslag liggen (gegevens van het waterverbruik bij Vitens) periodiek worden aangeleverd op basis van maandelijkse afrekeningen met klanten van Vitens. Dit loopt het hele jaar door en stopt niet op 1 oktober. Ook het aantal vervuilingseenheden kan na oktober dus nog wijzigen door grootte van het bedrijf of het aantal bewoners. Afhankelijk van de verwachte grootte van nieuwe bedrijven en het aantal bewoners kan daarnaast ook gewerkt worden met voorlopige en definitieve aanslagen. Tijdige verwerking overige maatstaven Het is uitvoeringstechnisch niet mogelijk om 100% van alle overige maatstaven binnen een maand verwerkt te hebben. Sommige gegevens worden pas in oktober, november of december aangeleverd door de belastingplichtigen door middel van de aangiften die door BghU verzonden worden. Project Waarderingskamer Op dit moment is de beoordeling van BghU door de Waarderingskamer een ‘Voldoende’. Om deze beoordeling te verhogen naar een ‘Goed’ is een ontwikkelplan opgesteld en is budget beschikbaar gesteld. De basis van het herstelplan is het rapport ‘interne beheersing van de Waarderingskamer 2021’.

Het afgelopen jaar is er voortgang gerealiseerd in dit verbeterproject en hebben we nog een aantal stappen te zetten. Doordat dit project samenliep met de vervanging van alle kernapplicaties was het niet altijd mogelijk en ook niet zinvol om verbeteringen door te voeren zowel inhoudelijk als in de werkprocessen. Met de toezichthouder is afgesproken om ook 2023 en 2024 te gebruiken voor het realiseren van deze verbeteringen. De overgang naar het nieuw belasting- en waarderingspakket heeft een goed inzicht gegeven in de bestanden waardoor er gericht gezocht kan worden. Wel moeten alle processen en werkinstructies opnieuw beschreven worden. En zal de interne beheersing van deze processen opnieuw in kaart worden gebracht. Aanslagoplegging en beschikkingen Het proces databeheer zorgt voor het versturen van alle aanslagen gemeentelijke belastingen met daarop de beschikking. Een van de uitgangspunten binnen de afspraken met de deelnemers is dat alle voor het subject relevante aanslagen en de WOZ-beschikking op het gecombineerde aanslagbiljet komen te staan. Dit is een uitgangspunt waarmee het voor de belastingplichtige mogelijk is om een goed overzicht te krijgen van alle lokale heffingen binnen het verzorgingsgebied waarvoor deze wordt aangeslagen. Ook is het efficiënter voor de rest van het proces en effectiever omdat een aantal opvolgende processen zoals betalen,

Jaarstukken 2022

6

het aanvragen van kwijtschelding of het maken van bezwaar ineens in behandeling kunnen worden genomen. Deze werkwijze kan een nadeel hebben als het gaat om tijdig opleggen van de aanslag. Indien om wat voor reden een van de aanslagregels nog niet opgelegd kan worden, wordt op dit moment het gehele biljet niet verzonden. Dit leidt tot vragen vanuit inwoner of ondernemer omdat deze zijn aanslag in januari of februari verwacht. De redenen dat een aanslag later opgelegd kan worden, kunnen heel divers zijn en zijn vanuit het standpunt van de belastingplichtige niet altijd in hun voordeel. Het kan zijn dat bij een belastingplichtige die over meerdere gemeenten een aanslag ontvangt bij een van diens objecten de WOZwaarde nog niet bekend is. In dergelijke gevallen wordt het gehele biljet nog niet verstuurd. Een nadeel bij het later opleggen van een aanslag kan voor de belastingplichtige zijn dat het aantal betaaltermijnen minder wordt of de belastingplichtige blijft nog een tijdje in onzekerheid over de WOZ-waarde van een ander object die al wel beschikt kan worden. Dit kan leiden tot extra telefoonverkeer omdat belastingplichtigen vragen hebben over de WOZ-waarde of de aanslag op zich.

Ook vanuit BghU kan deze werkwijze leiden tot vragen omdat daardoor niet altijd het percentage voor op te leggen aanslagen of landelijke eisen over het percentage verzonden beschikkingen gehaald kan worden. Naast externe factoren heeft BghU hier zelf een grote mate van invloed op. Deze zijn ook deels meegenomen inhet genoemde ontwikkelplan. Kwaliteitsnormen waardebepaling 2022 Zoals voorgenomen voor het uitvoeringsprotocol 2022.

Doelstelling 2022

Realisatie 2022

Realisatie 2021

Procesactiviteit: Waardebepaling (WOZ) Kwaliteitskenmerk: Het op grond van de Waarderingskamer tijdig mogen beschikken Voldoende

Voldoende

Voldoende

N.v.t.

Gerealiseerd

Procesactiviteit: Bestandsbeheer Kwaliteitskenmerk: Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn Goedkeurende accountantsverklaring Procesactiviteit: Aanslagoplegging Kwaliteitskenmerk: Aanslagen dienen juist, volledig en tijdig te worden opgesteld 95% van alle WOZ-objecten dienen eind februari beschikt en de gecombineerde aanslag opgelegd te zijn; de overige 5% eind maart.

99% Gerealiseerd

Gerealiseerd

Alle overige heffingen binnen 1 maand na aanlevering vanuit de gemeenten Procesactiviteit: Afwikkeling WOZ-bezwaren Kwaliteitskenmerk: Afhandeling van de WOZ-bezwaren binnen bepaalde termijnen Afhandelen van de WOZ-bezwaren binnen 12 weken.

27%

33%

Wat deden we daarvoor bij het proces Waarderen? Het jaar 2022 heeft in het teken gestaan van de inrichting van het nieuwe waarderingsmodel waardoor het voor 1 oktober niet mogelijk is gebleken om 70% van de herwaardering gereed te hebben. De gehele conversie en modelinrichting is zoveel mogelijk door eigen medewerkers uitgevoerd. In 2023 zal nog een gedeelte modelinrichting worden uitgevoerd voor de niet-woningen. Ook zullen de woningmodellen worden verfijnd. De eis dat op 1 december minstens 90% van alle WOZ-objecten gefiatteerd moeten zijn, is wel gerealiseerd. De Waarderingskamer heeft dit als eis opgenomen om de eindcontroles uit te kunnen voeren. Daarnaast moeten onze deelnemers op basis van de gefiatteerde waarden de tarieven gaan vaststellen. De procesteams streven ernaar om meer dan 95% van de WOZ-waarden gefiatteerd te hebben voor het

Jaarstukken 2022

7

opleggen van het grote kohier in februari. Ook is dit mede van belang voor het halen van het oordeel "goed” van de Waarderingskamer. In het voorjaar is de nieuwe Waarderingsapplicatie geïmplementeerd en zijn er 2 conversies geweest voor de oude belastingapplicatie en de nieuwe applicatie in het najaar. Hierdoor zijn vertragingen opgetreden voor de herwaardering en de bezwarenafhandeling. Per deelgemeente was het in november een week niet mogelijk werkzaamheden uit te voeren en voor Utrecht was dit drie weken. De uiteindelijke conversie is in de eerste week van januari 2023 succesvol afgerond. De applicaties zijn als gestandaardiseerde processen ingericht. Op basis van de bijbehorende werkwijze zal de interne beheersing van het WOZ proces opnieuw beoordeeld worden en mogelijke efficiëntie verbeteringen worden doorgevoerd. Koop-en huurinlichtingformulieren Door de overgang naar een nieuw belasting- en waarderingssysteem zijn achterstanden ontstaan in het opvragen van koop- en huurinlichtingenformulieren. De formulieren moeten ook vanuit de taxateurs verstuurd worden voor onderbouwing van de huurcijfers en transacties en afstemming van de modelwaarden. Ook is dit van belang voor de controle op de interne beheersingsprotocollen van de Waarderingskamer. De achterstanden worden in 2023 opgepakt.

Vernieuwd taxatieverslag woningen en verantwoordingsdocument voor meer transparantie Het nieuwe taxatieverslag laat op zich wachten. Op dit moment is nog onduidelijk wanneer het nieuwe taxatieverslag verplicht zal worden gesteld door de Waarderingskamer. Onze belastingapplicatie, waaruit het taxatieverslag verstuurd zal worden, is op dit moment nog niet ingericht met het vernieuwde taxatieverslag. Op dit moment is het standaard taxatieverslag wel aangepast met de secundaire kenmerken onderhoud en voorzieningen. De waarderingsapplicatie is op dit moment nog niet voorbereid op het verantwoordingsdocument, waardoor dit vertraging oploopt. Veldcontroles De nieuwe waarderingsapplicatie biedt de mogelijkheid om veldcontroles real-time uit te voeren. In 2022 hebben deze controles door de taxateurs niet plaatsgevonden vanwege de implementatie van de nieuwe applicatie en de modelinrichting. In het voorjaar 2023 zal dit van start gaan. Dit komt de basis van onze waardering ten goede, want de kenmerken zijn dan up-to-date. Op locatie bij de deelnemers Na het versturen van het februari-kohier 2022 zijn de taxateurs weer ingezet om op locatie bij onze deelnemers vragen te beantwoorden van burgers en bedrijven. Dit jaar hoefden wij geen rekening te houden met de corona maatregelen. Capaciteit Waardebepaling Het beheersgebied van BghU groeit jaarlijks met ca.

5000 objecten door nieuwbouw van woningen en nietwoningen of transformaties van gebouwen. Daarnaast zijn er nog de nodige kenmerk-wijzigingen door verbouwingen, zowel met verplichte wabo's of vrijgestelde verbouwingen. Alle kennis en kunde is op dit moment belegd binnen het proces Waarderen maar door openstaande vacatures, jaarlijkse (deel)objectengroei, meer bezwaren door NcNp-bureaus en meer beroepen NcNp, is er een grote mate van kwetsbaarheid. Door de vacatures is er amper capaciteit om medewerkers goed in te werken en zich te laten ontwikkelen. De permanente educatie voor de 12 NRVT- taxateurs vergt al zeer veel tijd, daardoor wordt er op het bezwarenproces veel ingehuurd. 12 Taxateurs staan ingeschreven in het NRVT-register. Zoals elk jaar volgen deze taxateurs de verplichte permanente educatie. Twee taxateurs volgen een opleiding voor SVM-taxateur. In augustus heeft een ervaren taxateur onze organisatie verlaten en het blijkt (landelijk) dat het op dit moment erg lastig is om dit type specialistische vacatures in te kunnen vullen. Ook 2 woningtaxateurs hebben onze organisatie verlaten voor een carrière-switch. Voor wat betreft het bezwarenproces is het team medio 2022 uitgebreid met 1,1 fte.

Jaarstukken 2022

8

WOZ bezwaren Ondanks dat in 2022 minder WOZ bezwaren zijn binnengekomen is het aandeel NcNp nog steeds hoger dan door belanghebbenden zelf ingediend. In 2022 was het percentage afgehandelde bezwaren lager dan in 2021. De belangrijkste oorzaak is de eerste conversie geweest van de waarderingsapplicatie in het voorjaar 2022. Daarbij werd de oude waarderingsapplicatie omgezet naar de nieuwe waarderingsapplicatie. Hierbij konden de bezwaren in deze periode niet in het systeem worden afgehandeld. Dit vereist in de dagelijkse praktijk een grotere inzet aan de administratieve voorkant van het proces. BghU moet bij NcNp-bezwaren meer controleren op machtigingen en uittreksels van de Kamer van Koophandel. Daarnaast is meer inzet nodig voor bijvoorbeeld hoorzittingen. Elke gemiste formaliteit is een risico voor een proceskostenvergoeding. In 2022 zijn er zo'n 970 stuks extra grieven ingediend tegen een onderdeel uit de verordeningen. Deze aantallen dienden extra behandeld te worden gelet op formele aspecten. De nieuwe belasting- en waarderingsapplicatie zal ons meer inzichten verschaffen op welke grieven en in welke gebieden de bezwaren worden ingediend zodat we hier een betere analyse kunnen uitvoeren in de komende jaren. De afgelopen jaren zijn twee onderzoeksrapporten opgesteld naar de werkwijze van de NcNp-bedrijven. Wetgeving zal de komende jaren uitblijven.