RIB23.009 Jaarverslag 2022 en Jaarplan 2023 Rekenkamer

Secretariaat: Het Rond 1 Zeist Gemeente Zeist: Postbus 513 3700 AM Zeist Telefoon 14 030 ▪ rekenkamer@zeist.nl www.zeist.nl/gemeente-bestuur-en-organisatie/rekenkamer

Datum:

7 februari 2023

Behandeld door: Hans Verhorst

Onderwerp:

Jaarverslag 2022 en jaarplan 2023

Bijlagen: 2

Ontv. Griffie 07-02-2023/RIB23.009/133687 Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u het jaarverslag 2022 van de Rekenkamer Zeist aan. Net als in eerdere jaren is het jaarverslag opgemaakt in de vorm van een infographic. In het jaarverslag doen wij verslag over onze activiteiten en onderzoeken in 2022. In het vervolg van deze brief gaan wij wat uitgebreider in op onze plannen voor 2023: de invloed van de Wet Versterking Decentrale Rekenkamers, de onderzoeken die we aan de Raad willen aanbieden en nieuwe onderzoeken die we willen opstarten. Ook gaan we in op het aanbevelingenregister. Wet Versterking Decentrale Rekenkamers De Wet Versterking Decentrale Rekenkamers is op 1 januari 2023 in werking getreden. Deze wet zorgt ervoor dat raadsleden niet langer lid van een rekenkamer kunnen zijn: de mogelijkheid om een ‘rekenkamercommissie’ te hebben met externe leden en raadsleden komt te vervallen. In plaats daarvan kunnen rekenkamers alleen nog uit externe leden bestaan. De Rekenkamer Zeist is formeel zo’n rekenkamercommissie die bestaat uit externe leden en raadsleden. De Rekenkamer Zeist hecht veel waarde aan de inbreng van de raadsleden in de rekenkamer. Met hun kennis, ervaring en netwerk zijn zij een waardevolle aanvulling op de externe leden. Doordat zij het perspectief van een raadslid inbrengen, zorgen zij ervoor dat we betere rapporten schrijven.

Het is een mogelijk risico dat ze teveel door een politieke bril kijken. In de praktijk is dit echter niet onze ervaring; de raadsleden stellen zich professioneel en neutraal op. Met het oog op dit risico zijn in onze rekenkamer de raadsleden nu al geen lid van de begeleidingscommissies van onderzoeken. Desalniettemin moeten ook wij overstappen op een rekenkamer met alleen externe leden. We willen dit doen door de raadsleden die nu lid zijn van de rekenkamer (David Tompot en Bar Bakker) te benoemen tot ‘adviseur’. Op die manier kunnen ze nog steeds hun waardevolle inbreng blijven leveren. De wet bevat daarnaast o.a. een uitbreiding van enkele onderzoeksbevoegdheden van de rekenkamers. Zo kan de Rekenkamer straks onderzoek instellen naar de contracten met privaatrechtelijke rechtspersonen waarmee bijvoorbeeld zorg of maatschappelijke ondersteuning in het sociale domein wordt ingekocht. Ook de mogelijkheden om onderzoek te doen naar subsidies, garanties en leningen worden verruimd. Ten slotte krijgt de Rekenkamer meer mogelijkheden om onderzoek te doen naar privaatrechtelijke rechtspersonen waarin verschillende overheidsorganen samenwerken. Pagina 1 van 4

De wet kent een overgangstermijn van een jaar. Die tijd gebruiken we om onze verordeningen aan te passen aan de nieuwe wet. Deze verordeningen worden vervolgens aan de gemeenteraad voorgelegd ter vaststelling. Op dat moment wisselen de raadsleden in de rekenkamer van ‘lid’ naar ‘adviseur’ en wordt de rekenkamercommissie officieel een rekenkamer. De externe leden moeten daarvoor opnieuw benoemd worden. U kunt de verordeningen en voorgestelde benoemingen in de loop van 2023 verwachten. Lopende onderzoeken Op dit moment werkt de Rekenkamer Zeist aan vier onderzoeken: ▪

Schulddienstverlening. We hebben u hierover geïnformeerd op 13 juli 2021 (RIB21.127). Dit onderzoek richt zich op de dienstverlening door de RSD Kromme Rijn Heuvelrug. De Rekenkamer Zeist is opdrachtgever samen met drie andere rekenkamers uit de gemeenten die bediend worden door de RSD. Het onderzoek is uitgevoerd door het Verwey-Jonker Instituut en bevindt zich nu in de afrondende fase. Helaas neemt de afronding van het onderzoek, inclusief hoor en wederhoor, meer tijd in beslag dan voorzien. We verwachten de resultaten van dit onderzoek begin 2023 aan de raad te presenteren.

▪

Doorwerkingsonderzoek Monitor Sociaal Domein. We hebben u hierover geïnformeerd op 21 april 2022 (RIB22.094). In een doorwerkingsonderzoek kijken we een aantal jaar na afronding van een onderzoek hoe het ervoor staat: zijn de aanbevelingen daadwerkelijk opgevolgd? Bij dit onderzoek focussen we op de Monitor Sociaal Domein uit 2019. We focussen daarbij op jeugdzorg. Ook dit onderzoek bevindt zich in de afrondende fase. We verwachten de resultaten van het onderzoek begin 2023 aan de raad te presenteren.

▪

Ondersteuning volksvertegenwoordigers. We hebben u hierover geïnformeerd op 22 augustus 2022 (RIB22.095). De Rekenkamer Zeist participeert in dit door de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers (NVRR) geïnitieerde onderzoek naar de financiële ondersteuning van volksvertegenwoordigers. Het werk van lokale overheden wordt steeds complexer, gelet op de steeds ingewikkeldere maatschappelijke uitdagingen en het verzwaarde takenpakket van gemeenten. De ondersteuning lijkt niet significant toegenomen, maar is cruciaal om het werk goed te kunnen uitvoeren. Het NVRR-onderzoek richt zich op de financiële kant van deze ondersteuning. De centrale vraag van het onderzoek luidt: wat is de staat van de financiële ondersteuning van het volksvertegenwoordigende orgaan? Dit onderwerp sluit aan bij thema’s die zijn geagendeerd door de raadsfracties in ons rondje langs de fracties. Het onderzoek wordt in opdracht van de NVRR uitgevoerd door PBLQ. De uitkomsten (landelijk en voor Zeist) worden medio 2023 verwacht.

Pagina 2 van 4

▪

Energietransitie en Duurzaamheid. We hebben u hierover geïnformeerd op 13 september 2022 (RIB22.105). De rekenkamer onderzoekt in hoeverre de gemeente Zeist op koers ligt met haar doelstellingen voor duurzaamheid zoals beschreven in de Brede Milieuvisie en de Routekaart Nieuwe Energie en of er binnen de gekozen ambities nog ruimte is voor versnelling. Het onderzoek is eind 2022 gestart en wordt uitgevoerd aan de hand van de analyse van beleidsdocumenten en gesprekken met betrokkenen binnen en buiten de gemeente. De rekenkamer is hiervoor versterkt met een burgerwisselspeler en een junior adviseur. De uitkomsten worden in de eerste helft van 2023 verwacht.

Nieuwe onderzoeken Met vier lopende onderzoeken is onze onderzoekportefeuille op dit moment goed gevuld. In de loop van 2023 hopen we deze onderzoeken af te ronden en komt er langzaam maar zeker ruimte voor nieuwe onderzoeken. In eerste instantie grijpen we daarvoor terug op de resultaten van onze verkenning uit het voorjaar van 2022. Deze verkenning heeft een uitgebreide lijst van onderzoeksonderwerpen opgeleverd (zie ook onze brief van 21 april 2022, waarin we de resultaten van deze verkenning met de Raad gedeeld hebben). Te zijner tijd delen we, zoals gebruikelijk, met u de onderzoeksopzet van de nieuwe onderzoeken. In het najaar zijn we voornemens om weer een ronde langs de fracties te maken om nieuwe ideeën op te halen. Op 17 november 2022 hebben we kennisgemaakt met de gemeenteraad. Sommige raadsleden hebben toen gevraagd of er interessante onderzoeken zijn van andere rekenkamers die mogelijk ook relevant kunnen zijn voor de gemeenteraad. We verwijzen geïnteresseerde raadsleden hiervoor graag door naar de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies, de NVRR. Op hun website www.nvrr.nl bundelen zij actuele rapporten die door rekenkamers in het hele land zijn uitgevoerd. In het bijzonder attenderen we u graag op de genomineerde rapporten voor de Goudvink.

De Goudvink is de prijs voor het beste rekenkamerrapport van het afgelopen jaar, uitgereikt door een jury onder leiding van onze burgemeester. De winnaar van dit jaar is de Rekenkamer Utrecht, met hun onderzoek ‘Onbegonnen werk - Onderzoek naar de verduurzaming van gemeentelijk vastgoed in Utrecht’. Aanbevelingenregister Binnenkort ontvangt u van het college het Aanbevelingenregister 2022. Via dit register wordt aansluitend op de rekenkameronderzoeken nagegaan in hoeverre de aanbevelingen worden opgevolgd. Het register wordt ingevuld door de beleidsambtenaren. Op deze manier kunnen we vinger aan de pols houden en kan de rekenkamer bijvoorbeeld besluiten om een doorwerkingsonderzoek op te starten. Voor de raad, het college en het GMT is het een geheugensteun: enerzijds om het geheugen nog eens op te frissen over de conclusies en aanbevelingen van de recente rekenkameronderzoeken en anderzijds om te kijken hoe het staat met de aanbevelingen.

Pagina 3 van 4

We zien het aanbevelingenregister als een nuttige tool die eraan bijdraagt dat de conclusies en aanbevelingen uit onze onderzoeken op het netvlies blijven. Maar daarbij is het wel van belang dat het meer is dan een ‘afvinklijst’: liever zien we het als een katalysator voor een gesprek, waarbij onder andere gesproken kan worden over hoe sommige aanbevelingen gezien worden. De rekenkamer heeft de intentie om de rol van het aanbevelingenregister verder te versterken. Daarom doen we graag het voorstel om het aanbevelingenregister te bespreken met de (auditcommissie van) de gemeenteraad, in aanwezigheid van het GMT en de voorzitter van de rekenkamer. We kunnen dan ook nader in gesprek gaan over het jaarverslag van de rekenkamer over 2022 en dit jaarplan voor 2023.

Met vriendelijke groet, Daniëlle Fictorie Voorzitter Rekenkamer Zeist

Pagina 4 van 4

Jaarverslag Rekenkamer Zeist 2022 OVER DE REKENKAMER REKENKAMER ZEIST

Daarnaast neemt de Rekenkamer Zeist actief deel aan regionale samenwerkingsverbanden van rekenkamers (secretarissen) in Midden-Nederland om kennis en ervaringen te delen.

LEDEN

Ans Pereboom (tot april 2022), Pieter Verolme (tot april 2022) en Tjarda Struik (juni-augustus 2022) zaten een deel van 2022 namens de gemeenteraad in de rekenkamer.

BURGERWISSELSPELERS (onderzoek energietransitie) Roeland van Straten (vanaf november 2022) Laurence Verbree (vanaf november 2022) Ondersteuning door Hans Verhorst (secretaris) en Johan Janssen (griffier en adviseur).

BUDGET EN UITGAVEN

zeist.nl/rekenkamer

Rekenkamer@zeist.nl

Tel. 14 030

ONDERZOEKEN

AFGEROND IN 2022 WOB-verzoeken (NVRR-onderzoek) De Rekenkamer Zeist heeft in 2021 meegedaan met een landelijk onderzoek van de NVRR naar de registratie en afhandeling van ver­zoeken in het kader van de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB). Inmiddels is deze overgegaan in de Wet Open Overheid (WOO). De uitkomsten die relevant zijn voor Zeist zijn door de rekenkamer vertaald in een korte notitie en voorzien van aanbevelingen. Het gaat dan met name om verbetering van de inzichtelijkheid en toegankelijkheid van de informatie over WOB-verzoeken door betere communicatie via de website. Daarnaast wordt de raad uitgedaagd om zich uit te laten over zijn rol in deze en de bijbehorend informatiebehoefte. Deze notitie is in het voorjaar van 2022 met de raad gedeeld.

DOORLOPEND IN 2022 Schulddienstverlening In 2021 is een onderzoek gestart naar de schulddienstverlening door de Regionale Sociale Dienst (RSD). Voor dit onderzoek wordt samen* Het budget is nog gebaseerd op twee rekenkamerleden.

De Rekenkamer Zeist is onafhankelijk, maar zet in op een goede relatie met de gemeenteraad en de gemeentelijke organisatie in Zeist. We gaan in gesprek in het kader van lopende onderzoeken, om afgeronde onderzoeken zo goed mogelijk te laten landen en om na te gaan in hoeverre de aanbevelingen van de rekenkamer worden opgevolgd. Ook horen we graag wat er speelt en waar behoefte aan is. Activiteiten die we in 2022 hebben ondernomen: Kennismakingsbijeenkomst met de nieuwe raad; Fractiebezoeken om informatie te delen en inspiratie op te doen voor onderzoeken; Gesprek met de jongerenraad, om jongeren te vertellen over de rekenkamer maar ook op te halen wat er bij jongeren speelt; Gesprek over afstemming en kennisuitwisseling met het Gemeentelijke Managementteam; Inhoudelijke gesprekken in het kader van onderzoeken, zoals voor het Doorwerkingsonderzoek Monitor sociaal domein.

De Rekenkamer Zeist heeft de ambitie om vanuit nieuwsgierigheid door middel van onderzoek een constructieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit en het functioneren van de gemeente Zeist. Als onafhankelijke, kritische partner houdt de rekenkamer een spiegel voor aan raad, college en medewerkers. Door onderzoek maakt de rekenkamer zichtbaar wat er van de beleidsvoornemens terecht komt als het gaat om doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid: wat gaat er goed en waar kan het beter? De onderzoeken leveren concrete aanbevelingen op. Daarmee ondersteunt de rekenkamer de raad bij hun sturende, controlerende en kader stellende taak.

Daniëlle Fictorie (voorzitter) Hein Albeda (plaatsvervangend voorzitter) Josien van Breda (extern lid) David Tompot (raadslid, vanaf juni 2022) Bar Bakker (raadslid, vanaf oktober 2022)

ACTIVITEITEN/CONTACTEN

gewerkt met de rekenkamers van De Bilt, Bunnik en Utrechtse Heuvelrug. De belangrijkste onderzoeksvragen zijn: wordt de doelgroep bereikt en is de schulddienstverlening effectief? Voor het onderzoek, uitgevoerd door het Verwey Jonker Instituut, zijn documenten geanalyseerd en gesprekken gevoerd met vele betrokken partijen. De eindrapportage met daarin de uitkomsten van het onderzoek, conclusies en aanbevelingen wordt in 2023 verwacht.

GESTART IN 2022 Doorwerkingsonderzoek Monitor sociaal domein Dit doorwerkingsonderzoek heeft als doel na te gaan in hoeverre de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek naar de Monitor Sociaal Domein (2019) door de gemeentelijk zijn opgevolgd en hebben geleid tot meer en betere sturingsinformatie voor de raad. De focus ligt daarbij op jeugdzorg. Voor het onderzoek zijn gesprekken gevoerd met betrokkenen bij de gemeente, vertegenwoordigers van een ketenpartner en een oud-raadslid. De uitkomsten worden begin 2023 aan de raad gepresenteerd.

Energietransitie ’Doorpakken voor natuur en klimaat’ is één van de speerpunten in

het Zeister coalitieakkoord (2022). Gezien de urgentie van het thema wil de rekenkamer nagaan in hoeverre Zeist op koers ligt wat betreft de doelstellingen voor duurzaamheid, zoals beschreven in de Brede Milieuvisie (2016) en de Routekaart Nieuwe Energie (2019). Is er binnen de gekozen ambities nog ruimte voor versnelling? Het onderzoek is eind 2022 gestart en wordt uitgevoerd door en met Ecorys. Twee burger-wisselspelers versterken de rekenkamer voor dit onderzoek. Eén daarvan is inhoudelijk deskundig, de ander vertegenwoordigt de jongeren in Zeist. De uitkomsten worden medio 2023 verwacht.

Ondersteuning volksvertegenwoordigers (NVRR-onderzoek) De Rekenkamer Zeist participeert in het door de NVRR geïnitieerde rekenkameronderzoek naar de (financiële) ondersteuning van volksvertegenwoordigers. Het takenpakket van gemeenten is verzwaard en complexer geworden, maar de ondersteuning lijkt niet significant toegenomen. Een goede ondersteuning is echter cruciaal om het werk goed te kunnen uitvoeren. Het onderzoek richt zich op de financiële kant van deze ondersteuning. Het onderzoek wordt in opdracht van de NVRR uitgevoerd door PBLQ. De uitkomsten (landelijk en voor Zeist) worden in 2023 verwacht.