RIB22.161 Rapportage externe Wpg audit 2021

N

NI | |

Publiekshal « Het Rond 1, Zeist Postbus 513, 3700 AM, Zeist

Telefoon 14 030 = zeist@zeist.nl

www.facebook.com/gemeentezeist

Dickiwagee suffic

Gemeente Zeist Aan de gemeenteraad

Datum

www.zeist.nl = www.twitter.com/gemeentezeist

22-12 ~ 2022

RIS 22.161

22 December 2022

Ons kenmerk

84988

Uw kenmerk

a

Bosma, Martijn

Bijlage(n)

7

Behandeld door

Onderwerp

Rapportage externe Wpg audit 2021

Van Leeuwen, Antoinette

Portefeuillehouder

Wethouder Van Dijk

Geachte leden van de raad,

Het verwerken van persoonsgegevens is aan regels gebonden. De AVG is daar een bekend voorbeeld van. Voor de bescherming van persoonsgegevens bij de politie is er een speciale wet: de Wet politiegegevens (Wpg). De Wpg regelt de verwerking van persoonsgegevens voorde uitoefening van de politietaak. Sinds 1 januari 2019 is de aangepaste Wet politiegegevens (Wpg) van kracht. De doorgevo erde aanpassingen in de Wpg hebben gevolgen voor de verwerking van persoonsgegevens door buitenge woon opsporingsambtenaren

(BOA's).

Met deze brief informeren wij u over het proces en de uitkomsten van de eerste

externe Wpg-audit.

Auditverplichting De Wpg kent een verplichting tot het uitvoeren van een audit. Zo verplicht de Wpg werkgevers van BOA's jaarlijks een interne audit uit te voeren en één keer per vier jaar een externe audit te laten uitvoeren. De gemeente heeft BOA's in dienst en is om die reden eveneens gehouden te voldoen aan die auditverplichting. We kennen de domein 1 BOA's voor de openbare ruimte en domein 3 BOA's voor onderwijs. Tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden maken zij gebruik van opsporingsbevoegdheden en verwerken zij daarbij gegevens die onder de Wpg vallen. Proces Als organisatie zijn we niet onbekend met auditors en het uitvoeren van audits. Het gebied waarop dit van toepassing is, de Wpg, wel. We hebben om die reden gebruik gemaakt van de diensten van een geaccrediteerde auditor om ons voor de eerste keer door dat proceste begeleiden. We hebben over het jaar 2021 een interne en externe audit uitgevoerd. Daarbij constateerde we vrij snel dat er nog veel onbekend was over regels/normen waarop getoetst moet worden en dat landelijk nog veel discussie bestond (bestaat) over de toepassing daarvan. Gaandeweg de interne audit werd duidelijk waar binnen gemeente Zeist nog verbetering nodig is. Nog voordat de interne audit was afgerond, zijn de eerste acties in gang gezet.

Een van de belangrijkste acties is dat de BOA's in domein 1 de beschikking krijgen over een registratieprogramma omkleed met waarborgen die de Wpg eist. Dit onderzoek wordt momenteel uitgevoerd, maar moet zorgvuldig gebeuren en kent een langere doorlooptijd dan acties die met een korte inspanning naar een hoger niveau getild kunnen worden.

Begin augustus van dit jaar is gestart met de externe audit. Daarvoor hebben we wederom gebruik gemaakt van de diensten van Accoris als auditor. Zij hebben de externe audit uitgevoe rd en hebben 8 december jl. het Austerlitz . Bosch en Duin . Den Dolder « Huis ter Heide . Zeist

hebben uitgevoerd om de eerder geconstateerde definitieve auditrapport opgeleverd. De inspanningen die we ekend aan het toetsingsjaar 2021 waarover de audit aandachtspunten aan te pakken, kunnen niet worden toeger audit worden meegewogen. e) is uitgevoerd. Dat kan pas tijdens de eerstvolgende (intern Resultaten en toezichtmaatregelen van gemeente Zeist De conclusie van de auditor is dat het stelsel van de beheersings2021, niet voldoet. Dat gaat over ten aanzien van de rechten en plichten uit de Wpg, over het beoordelingsjaar planning, eenregistratieapplicatie, van gebruik hetformaliseren en vastleggen van processen en protocollen, logging en werkinstructies. Een conclusie die we herkennen.

doorlopen auditproces, de eerstvolgende audit Wehebben hetvertrouwen dat we doorde inspanningen nav het rsterkt door de aanbeveling van de externe (over 2022) een andereuitkomst laat zien. Dat vertrouwen wordtve in het jaar 2023. In de opgeleverde rapporauditor om de hercontrole te laten uitvoeren door de interne auditor acties ‘Wij zijn van mening dat gemeente omen ondern tage wordt tevens de waardering uitgesproken voor de en deze verwerkt heeft in (nog deels te gezet heeft gang in ven initiatie Zeist per eind 2021 de juiste correctieve effectief stelsel van maatregelen dat pastbij realiseren) verbeterplan(nen), om toe te kunnen werken naar een nadere toelichting bijlage 1 ‘recente gebeurtede aard van de verwerkingen in het kader van de WPG. Zie voor nissen binnen gemeente Zeist’. basis zien wij een geautomatiseerd Alle acties leiden tot het verder op orde krijgen van de basis. Als en en borgingsafspraken, dat voorziet in process te ingerich de behoren registratieprogramma inclusief de daarbij rende rechten en plichten uit de wet. een veilige omgang metpolitiegegevens en voldoet aan de bijbeho waar we staan ten opzichte van de eisen die de De auditcyclus zorgt ervoor dat we continue blijven evalueren Wpg van ons verlangt.

Vertrouwende u hiermee voldoendete hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist,

de gemeentesecretaris,

Hogt de burgermeester,

drs. J.J.L.M Janssen

‘Austerlitz « Bosch en Duin » Den Dolder « Huis ter Heide » Zeist

( log 0)