RIB22.075 Landelijk rekenkamerrapp WOB-WOO (gewijzigd)

Secretariaat: Het Rond 1 Zeist Gemeente Zeist: Postbus 513 3700 AM Zeist Telefoon 14 030 ▪ rekenkamer@zeist.nl www.zeist.nl/gemeente-bestuur-en-organisatie/rekenkamer

Gemeente Zeist Postbus 513 3700 AM ZEIST

Ontv. Griffie 10-06-2022/RIB22.075 (gewijzigd)

Datum:

9 juni 2022

Behandeld door: Hans Verhorst

Onderwerp:

Onderzoek toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Geachte leden van de raad, In 2021 is in opdracht van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) onderzoek gedaan naar de toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dit is gedaan met het oog op de overgang naar de Wet open overheid (Woo), de vervanger van de Wob. Het doel van de Woo is een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Overheidsinformatie wordt hiermee toegankelijker, transparanter en vindbaarder. Aan het onderzoek deden 93 rekenkamers mee 1: 83 gemeentelijke rekenkamers, waaronder Zeist, 8 provinciale rekenkamers en 2 rekenkamers van waterschappen 2. In deze brief geeft de Rekenkamer Zeist een toelichting op de onderzoeksopzet en een overzicht van de belangrijkste conclusies. Waar mogelijk wordt de algemene informatie uit het onderzoek vergeleken met de situatie in Zeist. Ook komt de rekenkamer met aanbevelingen voor Zeist.

Opzet van het onderzoek De onderzoeksvraag kent de volgende onderdelen: • Hoe geven de overheden vorm aan de afhandeling van Wob-verzoeken? • In hoeverre gebeurt dit rechtmatig? • Hoe wordt hierover verantwoording afgelegd? • Hoe is actieve openbaarmaking geregeld? • Hoe verhoudt dat zich tot de eisen die de Wet open overheid (Woo) straks gaat stellen? Voor het onderzoek is algemene informatie verkregen via literatuur- en documentenstudie, uit interviews met ambtenaren, de VNG, een journalist en een advocaat en via een aantal bijeenkomsten met volksvertegenwoordigers. Daarnaast is gekeken naar specifieke informatie per deelnemer. Voor Zeist betrof dit twee vragenlijsten die door de betrokken ambtenaren zijn ingevuld, ondersteund door documentatie over bijvoorbeeld werkinstructies, acht aangeleverde dossiers van Wob-verzoeken en een analyse van de website. Het onderzoek heeft geleid tot een aantal uitgebreide rapportages met zowel de resultaten van alle deelnemers als een factsheet per rekenkamer. De resultaten van de conceptrapportage zijn voor ambtelijk wederhoor teruggekoppeld. In Zeist is dit door tijdgebrek in combinatie met de uitgebreide rapportage achterwege gebleven, maar wel heeft ambtelijk wederhoor plaatsgevonden op de bevindingen die in deze brief zijn opgenomen. 1 Vandaar de term Doe Mee Onderzoek.

2 Voor de leesbaarheid is in dit document overal voor de term rekenkamer gekozen, ook als het om een

rekenkamercommissie gaat. Waar de term ‘deelnemer’ is gebruikt, gaat het om zowel de gemeenten als provincies en waterschappen. 1

Conclusies van het onderzoek De eindproducten van het onderzoek zijn erg omvangrijk. Voor de leesbaarheid en toegankelijkheid heeft de rekenkamer Zeist daarom deze brief opgesteld. Per thema wordt de situatie in de deelnemende gemeenten behandeld, gevolgd door die in Zeist. De onderliggende eindproducten van de NVRR zijn te vinden via de link: https://zeist.raadsinformatie.nl/dossiers/56248. Beleid Verreweg de meeste gemeenten hebben geen expliciet beleid vastgesteld over de behandeling van Wob-verzoeken. Wel zijn er voor de uitvoering in de meeste gevallen richtlijnen in de vorm van procesbeschrijvingen en werkinstructies aanwezig. Deze voldoen aan letter en geest van de wet. Dit geldt ook voor Zeist waar afspraken en werkbeschrijvingen leidend zijn. Actieve openbaarheid De verantwoordelijkheid voor actieve openbaarheid (het op eigen initiatief verstrekken van informatie; dit is al in de Wob benoemd, maar wordt veel belangrijker bij de Woo) is bij ongeveer de helft van de gemeenten niet belegd. In het algemeen ligt er weinig nadruk op actieve informatieverstrekking. In Zeist is niets geregeld of vastgelegd voor actieve informatieverstrekking. De organisatie geeft aan zich voor te bereiden op de Woo.

Informatie via de website Informatie over de Wob en over het indienen van verzoeken is in Nederlandse gemeenten meestal (69 van de 83 onderzochte gemeenten) via de website te vinden. Deze is in het algemeen goed toegankelijk en begrijpelijk. In Zeist is echter niets te vinden over de Wob op de website van de gemeente. Aantal en type ingediende Wob-verzoeken Het aantal Wob-verzoeken in Nederland verschilt sterk per gemeente en is logischerwijs in grote mate afhankelijk van de grootte van de gemeente. Het varieert van minder dan 10 tot meer dan 500 per jaar. Het gemiddelde over alle deelnemende gemeenten is 46 per jaar. In Zeist is het gemiddelde aantal 51 per jaar. Bij alle gemeenten worden verreweg de meeste Wob-verzoeken door individuele burgers ingediend (bijna 70%). Daarnaast vormen ook journalisten een belangrijke categorie (ongeveer 10%). In ongeveer 60% van de gevallen gaat het om onderwerpen in het fysieke domein (de leefomgeving van de burger). Zeist houdt hiervan geen registratie bij, maar de dossierstudie sluit goed aan bij dit beeld. Hoewel vooraf expliciet om spreiding werd gevraagd, werden 3 van de 6 daarvoor bruikbare Zeister dossiers door een burger opgevraagd. In alle 6 dossiers gaat het over het fysieke domein.

Capaciteit voor afhandeling Wob-verzoeken Van alle gemeenten geeft meer dan 40% van de invullers van de vragenlijst aan dat de capaciteit voor de afhandeling onvoldoende is. Dit geldt niet voor Zeist. Hier wordt door de organisatie aangegeven dat de capaciteit goed en de kennis en vaardigheden voldoende zijn. Beslissing op Wob-verzoeken Van de Wob-verzoeken wordt in Nederland ongeveer driekwart geheel of gedeeltelijk ingewilligd, de overige worden afgewezen of buiten behandeling gesteld. Meer dan de helft van de deelnemende gemeenten zoekt soms (in 6% van de gevallen) vooraf contact met de indiener om het verzoek te concretiseren.

2

Tegen ongeveer 10% van de beslissingen op een Wob-verzoek wordt bezwaar gemaakt of beroep ingesteld. Uit de dossierstudie (waar expliciet ook om dossiers met bezwaar of beroep is gevraagd) blijkt dat dit vervolgens in meer dan 30% van de gevallen alsnog leidt tot openbaarmaking van de gevraagde informatie. In meer dan een kwart van de onderzochte gevallen wordt niet op tijd op een Wob-verzoek beslist. De gemiddelde doorlooptijd (van verzoek tot besluit) is zo’n 6-7 weken, terwijl de wettelijke termijn 4 weken is. Zeist registreert niet hoeveel van de aanvragen worden ingewilligd, afgewezen of buiten behandeling gesteld. Dit geldt ook voor bezwaar en beroep. Doorlooptijden of het al dan niet voldoen aan beslissingstermijnen worden niet geregistreerd. Daarvan zijn dus geen gegevens of schattingen beschikbaar. Bij 6 daarvoor bruikbare dossiers was in 3 gevallen niet tijdig beslist. Ook Zeist neemt zo nodig vooraf contact op met de indiener om de aanvraag te concretiseren. Openbaarmaking Indien besloten wordt tot openbaarmaking van informatie in documenten, maakt ongeveer een vijfde deel van de deelnemende gemeenten de informatie dan ook voor iedereen toegankelijk (bijvoorbeeld door plaatsing op de website). De overige gemeenten volstaan met het toezenden van de informatie aan de verzoeker. Ook Zeist behoort tot deze laatste groep.

Naleving wet- en regelgeving Bij veel deelnemende gemeenten zijn sommige onderdelen uit de Wob niet goed bekend of worden ze niet juist nageleefd. Zo wordt in bijna de helft van de gemeenten voorgeschreven dat een verzoek per post moet worden ingediend, terwijl dit volgens de wet vormvrij is. Ook blijkt dat men zich beperkt bewust is van de bijzondere (strengere) regels voor verzoeken om milieu-informatie en de extra eisen die het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM) stelt bij verzoeken om overheidsinformatie van bijvoorbeeld belangengroeperingen, journalisten en ngo’s. In Zeist kan een verzoek op meerdere manieren worden ingediend. In Zeist lijkt weinig aandacht te zijn voor de specifieke milieuen EVRM-eisen. Volksvertegenwoordiging Uit de gesprekken met volksvertegenwoordigers blijkt in het algemeen dat het besef van het belang van informatieverstrekking niet groot is. Door het bestuur wordt de volksvertegenwoordiging maar beperkt van informatie voorzien. De volksvertegenwoordigers controleren de uitvoering van de Wob niet of nauwelijks. Zeist wijkt daar niet van af.

Aanbevelingen Het beeld dat uit het onderzoek naar voren komt, is dat in Zeist de informatie over Wob-verzoeken weinig toegankelijk is: bijvoorbeeld achtergrond van verzoekers, onderwerpen, al dan niet inwilligen, beroep en bezwaar en al dan niet voldoen aan beslissingstermijnen worden niet geaggregeerd geregistreerd. De kwaliteit van de afhandeling is zo niet inzichtelijk en moeilijk stuurbaar. De rekenkamer doet daarom drie aanbevelingen: 1. Zorg voor betere communicatie via de website. Daarop is nu niets te vinden over de Wob. Juist ook voor de Woo, waarin veel meer nadruk ligt op actieve informatieverstrekking, is dit essentieel. 2. Zorg dat na een Wob verzoek niet alleen de verzoeker openbaar gemaakte informatie krijgt, maar maak die ook breed bekend. 3. Laat de raad zich uitspreken over zijn rol (beleidsbepaling, kaderstelling) en de bijbehorende informatiebehoefte bij de Wob en zeker bij de nieuwe Woo. Pas daarop de informatieverstrekking aan de raad aan. Neem daarbij mee welke geaggregeerde informatie daarvoor geregistreerd moet worden zoals achtergrond van verzoekers, onderwerpen, al dan niet inwilligen, beroep en bezwaar of het al dan niet voldoen aan beslissingstermijnen.

3

Tenslotte Dit onderzoek en de vertaalslag naar Zeist draagt bij aan het doel om te komen tot een nog betrouwbaardere, eerlijke en transparante overheid, waarbij informatiegelijkheid een belangrijk uitgangspunt is. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en uw verdere rolinvulling en informatiebehoefte nader te verkennen tijdens het inwerkprogramma van de nieuwe raad. Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met ondergetekende via rekenkamer@zeist.nl.

Met vriendelijke groet,

Danielle Fictorie Voorzitter Rekenkamer Zeist

4

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twittter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

Aan de gemeenteraad van Zeist

Datum

18 mei 2022

Ons kenmerk

447887

Burgerservicenummer

Uw kenmerk

Bijlage(n)

Behandeld door

R. van Riezen en H. Verhorst

Portefeuillehouder

Wethouder Catsburg

Onderwerp

RIB landelijk rekenkamerrapport Wob/Woo

Geachte leden van de raad, Kort geleden ontving de Rekenkamer Zeist van bureau Pro Facto de rapportage(s) met de uitkomsten van het DoeMee-Rekenkameronderzoek over Wob-verzoeken en de manier waarop gemeenten hiermee omgaan. Het betreft een landelijk ‘’DoeMee’’-rekenkameronderzoek, waar ook Zeist aan mee heeft gedaan. De resultaten van het onderzoek zijn neergelegd in een uitgebreide rapportage. Daarnaast is voor elke gemeente een apart factsheet gemaakt. Rekenkamernotitie Wob-verzoeken (DoeMee-onderzoek) In de bijgevoegde notitie geeft de Rekenkamer Zeist een korte samenvatting van de uitkomsten en een beschouwing bij het onderzoek met enkele aanbevelingen voor de toekomst. Het onderzoek is in opdracht van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamer-commissies (NVRR) uitgevoerd door Pro Facto. Zeist was één van de 93 gemeenten die heeft meegedaan aan het onderzoek. De NVRR heeft landelijk onderzoek laten doen naar de toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het onderzoek gaat in op de actieve openbaarheid, informatie via de website, aantal en type van ingediende Wob-verzoeken, capaciteit voor afhandeling Wob-verzoeken, beslissing op Wob-verzoeken, openbaarmaking, naleving wet- en regelgeving en volksvertegenwoordiging. Het onderzoek is waardevol omdat de aanbevelingen aansluiten bij de uitgangspunten van de Wet open overheid (Woo).

Met ingang van 1 mei 2022 treedt de Woo in werking, waarmee de huidige Wob komt te vervallen. Het doel van de Woo is een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Overheidsinformatie wordt hiermee toegankelijker, transparanter en vindbaarder. Het beeld dat uit het onderzoek naar voren komt, is dat in Zeist de informatie over Wob-verzoeken weinig toegankelijk is. De kwaliteit van de afhandeling is zo niet inzichtelijk en moeilijk stuurbaar. Deze conclusies zijn gebaseerd op door de gemeente verstrekte gegevens. De onderliggende rapportages van Pro Facto zijn te bekijken via deze link: https://zeist.raadsinformatie.nl/dossiers/56248 In de bijgevoegde reflectie geeft de Rekenkamer Zeist een uitgebreidere samenvatting van de opzet en uitkomsten van het onderzoek, met daarin de focus op de uitkomsten voor Zeist. De Rekenkamer Zeist doet op basis van de uitkomsten de volgende aanbevelingen:

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

2

Aanbevelingen rekenkamer Zeist 1. Zorg voor betere communicatie via de website. Daarop is nu niets te vinden over de Wob. Juist ook voor de Woo, waarin veel meer nadruk ligt op actieve informatieverstrekking, is dit essentieel. 2. Zorg dat na een Wob-verzoek niet alleen de verzoeker openbaar gemaakte informatie krijgt, maar maak die ook breed bekend. 3. Laat de raad zich uitspreken over zijn rol (beleidsbepaling, kaderstelling) en de bijbehorende informatie-behoefte bij de Wob en zeker bij de nieuwe Woo. Pas daarop de informatieverstrekking aan de raad aan. Neem daarbij mee welke geaggregeerde informatie daarvoor geregistreerd moet worden zoals achtergrond van verzoekers, onderwerpen, al dan niet inwilligen, beroep en bezwaar of het al dan niet voldoen aan beslissingstermijnen. Tenslotte Dit onderzoek en de vertaalslag naar Zeist draagt bij aan het doel om te komen tot een nog betrouwbaardere, eerlijke en transparante overheid, waarbij informatiegelijkheid een belangrijk uitgangspunt is. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en uw verdere rolinvulling en informatiebehoefte nader te verkennen tijdens het inwerkprogramma van de nieuwe raad. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

dr. H.S. Grotens

drs. J.J.L.M. Janssen

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist