RIB21.144 Accountantsverslag RMN jaarrekening 2020
Tekst van het document
Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist
www.zeist.nl ▪ www.twittter.com/gemeentezeist
Postbus 513, 3700 AM, Zeist
www.facebook.com/gemeentezeist
Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl
Aan de gemeenteraad
Ontv. Griffie 19-07-2021/RIB21.144 Datum
19 juli 2021
Burgerservicenummer Bijlage(n) Onderwerp
Ons kenmerk
417297
Uw kenmerk
2 Accountantsverslag RMN jaarrekening 2020
Behandeld door
Remco Riezen, van
Portefeuillehouder
Wouter Catsburg
Geachte leden van de raad, Jaarlijks controleert Auren de jaarrekening van RMN op zowel getrouwheid als rechtmatigheid en rapporteert haar bevindingen in haar accountantsverslag. De bevindingen monden uiteindelijk uit in een accountantsverklaring. Dit bevat het eindoordeel (overall conclusie) of RMN een goedkeurende verklaring voor rechtmatigheid en getrouwheid ontvangt. Dit heeft ertoe geleid dat RMN op 7 juli 2021 met het accountantsverslag publiceert. Meer informatie over het boekjaar 2020 van RMN vindt u in RIB21.061 en RIB21.072. Accountantsverklaring jaarrekening RMN 2020 Het standpunt van de accountant geeft feitelijk een oordeel over RMN en of processen voldoende op orde zijn, zodat getrouw en rechtmatig handelen aantoonbaar is. De opmerkingen en aanbevelingen zien we als impuls voor verdergaande kwaliteitsverbeteringen. Accountantsbureau Auren geeft een goedkeurend oordeel gegeven met betrekking tot getrouwheid, omdat zij voldoende geschikte controle-informatie hebben ontvangen voor de samenstelling van de baten en lasten en de activa en passiva. Auren heeft een afkeurend oordeel gegeven met betrekking tot de rechtmatigheid. Zij concluderen dat in de jaarrekening voor een bedrag van € 4.658.064 aan lasten opgenomen, die samenhangen met de inkoop van leveringen en diensten. Deze lasten zijn verantwoord in de staat van baten en lasten of geactiveerd op de balans.
Er is geconstateerd dat deze lasten niet in overeenstemming met de geldende Europese aanbestedingsregels tot stand zijn gekomen. Er heeft geen Europese aanbesteding plaatsgevonden, terwijl dat wel zou moeten plaatsvinden. Accountantsverklaring 2018 en 2019 Het oordeel van de accountant is in lijn met het accountantsverslag over 2018 en 2019. Ook hier gaf de accountant (destijds EY) een goedkeurend oordeel op getrouwheid en een afkeurend oordeel op rechtmatigheid. Ook bij deze twee verslagen werd geconstateerd dat aanbestedingen niet in overeenstemming met geldende Europese aanbestedingsregels hebben plaatsgevonden. Toch valt er een duidelijke dalende lijn te constateren als het gaat om aanbestedingen die niet in lijn waren met Europees aanbestedingsrecht. In 2019 ging het bijvoorbeeld nog om een bedrag van € 6.488.384. Doordat is aangesloten bij Inkoopbureau Midden Nederland verlopen aanbestedingen extern en wordt gebruik gemaakt van de kennis en expertise die deze stichting in huis heeft. Wij zien dat RMN de aanbevelingen van de accountant serieus oppakt en verwachten op dit terrein verbeteringen. Wij hebben er vertrouwen in dat de samenwerking met de nieuwe accountant, met
Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist
2
Inkoopbureau Midden Nederland en het verstevigen van de financiële administratie van RMN (naar aanleiding van het recente onderzoek) zal leiden tot verbeteringen in de rechtmatigheid op gebied van Europees aanbestedingsrecht. Aanbestedingen die in verleden zijn aangegaan vervallen na hun looptijd. Met de ingezette expertise zullen uiteindelijk alle aanbestedingen rechtmatig plaatsvinden. Zienswijze bij de jaarrekening RMN 2020 Eerder dit jaar heeft uw raad heeft als aanvulling op de zienswijze op de P&C-stukken richting RMN aangegeven, dat vanuit Zeist pas wordt ingestemd met de jaarrekening, als er een accountantsverklaring ligt. Dat is nu het geval, waardoor (ook) door ons wordt ingestemd met de jaarrekening 2020. Onze zienswijze is dat wij instemmen met het verslag, met inachtneming van de met de opmerking van de accountant met betrekking tot inkoop. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om dit accountantsverslag onderdeel van gesprek te laten zijn tijdens de aankomende informatieavond over RMN op 2 september.
Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,
de burgemeester,
dr. H.S. Grotens
drs. J.J.L.M. Janssen
Bijlage: - Bijlage 1: accountantsverslag 2020 - Bijlage 2: accountantsverslag 2019
Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist
Accountantsverslag 2020 7 juli 2021 - Uitkomsten controle en overige informatie 2020 Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) Rapportage aan het Algemeen Bestuur
www.auren.com
VERTROUWELIJK
Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”) Lange Brinkweg 81 3764 AB SOEST Amersfoort, 7 juli 2021
Uitkomsten controle en overige informatie 2020 Geachte leden van het Algemeen Bestuur,
Dit verslag is uitsluitend bestemd voor gebruik door de directie en het Algemeen Bestuur en mag niet door anderen worden gebruikt zonder onze schriftelijke toestemming.
Het doet ons genoegen u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”).
De hoofdpunten van dit verslag zijn op een eerder moment besproken met de secretaris-directeur en het hoofd financiën.
Dit verslag bevat zowel de bevindingen omtrent de jaarrekeningcontrole alsmede onze bevindingen van de kwaliteit van de interne beheersorganisatie op basis van onze uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij willen u over de volgende onderwerpen informeren: ▪ Algemene onderwerpen en frauderisicofactoren
Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden. Hoogachtend, Auren Audit & Assurance Amersfoort B.V.
▪ Kwaliteit van de interne beheersorganisatie ▪ Uitkomsten jaarrekeningcontrole ▪ Actualiteiten De kernpunten van de controle en onze overwegingen daarbij zijn nader toegelicht in dit verslag
drs. A. (Andries) van Pijkeren RA
Agenda Algemeen ▪
Scope / opdracht
▪
Controleprotocol en materialiteit
▪
Regelgevend kader
▪
Inrichting jaarverslag
▪
Frauderisicofactoren
▪
Recente berichtgeving en onderzoeken
▪
Algemene inrichting en afspraken RMN
▪
Onderbouwing van ons oordeel
Kwaliteit van de interne beheersorganisatie ▪
Algemene scope beoordeling AO/IB
▪
Samenvatting bevindingen
▪
Algemene bevindingen beheersorganisatie
▪
Bezetting van de financiële afdeling
▪
Begrotingsproces
▪
Inkoop- en aanbestedingsproces
▪
Proces inzake opstellen van de DVO jaarafrekeningen
▪
Rechtmatigheidsverantwoording
▪
Automatisering
www.auren.com
Bevindingen eindejaarscontrole ▪ Samenvatting bevindingen ▪ Impact COVID-19 ▪ Onderbouwing van schatttingen ▪ Europese aanbestedingen ▪ WNT ▪ Voldoen aan overige wet- en regelgeving ▪ Afrekeningen ▪ Paragrafen ▪ Rechtmatigheid en prestatielevering ▪ Materiële vaste activa ▪ Projecten ▪ Reserves ▪ Claims en procedures Bijlagen ▪ Lijst met gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen ▪ Onafhankelijkheid ▪ Communicatie onderwerpen met governance organen Actualiteiten ▪ Verzwaring van de toelichtingsvereisten in de jaarrekening
3
Algemeen
www.auren.com
Algemeen leeswijzer
In aanvulling op onze bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2020 van RMN hebben wij in dit verslag een aantal aanbevelingen opgenomen inzake door ons geïdentificeerde aandachtspunten. De aanbevelingen zijn in dit verslag gekenmerkt als “Aanbeveling voor RMN” Verschillende punten zijn al genoemd in ons accountantsverslag over het jaar 2019. U heeft ons geïnformeerde over het feit dat de opvolging van deze aanbevelingen continu bij u op de agenda staat. Wij hebben in ons verslag uw reactie op de verdere implementatie en voortgang opgenomen. Ter indicatie van de prioriteit van betreffende aanbevelingen maken wij gebruik van onderstaande representaties:
www.auren.com
5
Algemeen scope/opdracht (1 van 2)
Doel Het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekening van RMN over het boekjaar 2020 met de doelstellingen: ▪ vaststellen dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties voer 2020 rechtmatig tot stand zijn gekomen (volgens relevante weten regelgeving en vastgestelde normenkader) ▪ vaststellen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over het jaar 2020 alsmede van de activa en passiva (in overeenstemming met BBV) Daarover dienen wij separaat te rapporteren. Samenvatting van de controle-aanpak Onze controle-aanpak bestaat uit een combinatie van systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden en is afgestemd op geïdentificeerde en ingeschatte risico’s op een afwijking van materieel belang rekening houdend met de gehanteerde materialiteit (zie volgende sheets). Gezien de aard en omvang van de organisatie en de daaraan gerelateerde interne beheersing hanteren wij met name een gegevensgerichte aanpak. Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.
In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van RMN. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het bestuur heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.
www.auren.com
6
Algemeen scope/opdracht (2 van 2)
Rapportage In deze rapportage worden de bevindingen gedeeld op basis van de door ons uitgevoerde interim- en eindejaarscontrolewerkzaamheden. Wij hebben dit verslag gecombineerd gezien het feit dat de wij de interimcontrolewerkzaamheden pas gedurende de uitvoering van de eindejaarscontrole hebben kunnen afronden.
Wij zijn voornemens om bij de controle over het boekjaar 2021 separaat te rapporteren over de interim- en eindejaarscontrolewerkzaamheden. Key audit matters Wij besteden in onze controle-aanpak bijzondere aandacht aan: ▪ Europese aanbestedingen ▪ Wet Normering Topinkomens (WNT) ▪ kostenallocatie en wijze van afrekening ▪ nauwkeurigheid van de lasten en afrekeningen ▪ materiële vaste activa ▪ impact COVID-19 Key audit matters zijn onderwerpen die, op basis van professionele oordeelsvorming, als meest significant voor de jaarrekeningcontrole worden aangemerkt. Daaronder zijn begrepen jaarrekeningposten gebaseerd op schattingen en de opbrengstverantwoording (zowel nauwkeurigheid als volledigheid). De vermelding van de key audit matters zal mogelijk in de toekomst een verplicht onderdeel worden van onze controleverklaring. Daarnaast worden er door onze beroepsorganisatie (de NBA) verschillende pilots uitgevoerd inzake het rapporteren over de frauderisicofactoren en continuïteit in de controleverklaring voor de MKB-praktijk (niet OOB-segment). Wij zullen u in de controles voor de komende jaren verder meenemen in dit proces.
www.auren.com
7
Algemeen Controleprotocol en materialiteit
Controleprotocol en regelgevend kader Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het BADO. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. De aard van onze opdracht is nader uiteengezet in onze opdrachtbevestiging, De accountantscontrole en in bredere zin, het toezicht vanuit het Rijk en toezichthouders (zoals de Autoriteit Financiële Markten) laat in afgelopen jaren wijzigingen zien. Concreet betekent dit dat de rijksoverheid en de toezichthouder substantieel zwaardere eisen stellen aan diepgang van en focus in de accountantscontrole en hier bij reviews ook op toetsen. Er zijn tal van andere onderwerpen te noemen, bijvoorbeeld de eisen ten aanzien van beheersingsmaatregelen, prestatieverklaringen bij inkoop, verscherping regels ten aanzien van aanbestedingen middels de Aanbestedingswet en de eisen die gesteld worden aan de verbijzonderde interne controles waarop in onze controles steeds meer focus op komt te liggen. Materialiteit Op grond van het Bado (art. 4, lid 2) stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren.
Deze goedkeurings-toleranties betreffen kwantitatieve criteria. Op grond van de jaarrekening 2020 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten € 271.400 (1% van lasten) en € 814.200 voor onzekerheden (3% van lasten). In overeenstemming met uw protocol (vergaderstuk V20-019) zullen wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 128.500, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve- of WNT-redenen relevant zijn, aan het algemeen bestuur rapporteren. Voor de bevindingen verwijzen wij naar sheet 56 en 57.
www.auren.com
8
Algemeen Regelgevend kader
Regelgevend kader RMN RMN is onderworpen aan een uitgebreid regelgevend kader welke door het algemeen bestuur is vastgesteld en vastgelegd in een normenkader. Gezien het uitgebreide kader alsmede de ontwikkeling dat het toetsen van het voldoen aan deze wet- en regelgeving (door zowel de accountant als RMN) steeds belangrijker wordt, worden er meer of hogere eisen gesteld worden aan de verbijzonderde interne controle (hetgeen resulteert in specifieke werkzaamheden), dossiervorming en diepgang van onderbouwing en documentatie. Wij hebben geconstateerd dat de toegenomen externe eisen veel betekenen voor RMN. De omvang van de organisatie en de relatief beperkte samenstelling van de financiële afdeling maakt het tot een uitdaging voor de huidige functionarissen om hierop adequaat in te spelen. De evaluatie van de bezetting van de financiële administratie is verder uiteengezet op sheet 24 en 25. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u het volgende: ▪ het jaarlijks updaten van het normenkader ▪ de analyse en uitwerking van de benodigde maatregelen verder inbedden binnen de organisatie (uitwerking in richtlijnen en procedures).
Daarbij kan worden gedacht aan een risico-analyse per wettelijk kader (zoals deze is opgenomen in de paragrafen), het benoemen van benodigde maatregelen, een toetsing om vast te stellen in welke mate de maatregelen zijn geïmplementeerd en een conclusie of er wordt voldaan aan het regelgevend kader. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u het jaarlijks updaten van het normenkader op de agenda heeft staan. Wij constateren dat het tweede punt nog de nodige aandacht behoeft voor verdere opvolging. Wij adviseren u per onderdeel van het normenkader overzichtelijk vast te leggen op welke wijze aan bovenstaande punten invulling wordt gegeven. Indien wenselijk kunnen wij na afronding van de controle met u in contact treden over hoe dit zichtbaar vorm gegeven kan worden.
www.auren.com
9
Algemeen Inrichting jaarverslag
Gedurende de controle hebben wij overleg gevoerd met de secretaris-directeur en hoofd financiën over het format van het jaarverslag. Door RMN is besloten om de volgende documenten op te stellen: ▪ een Financieel Jaarverslag volgens de vereisten van de BBV ▪ een afzonderlijk Sociaal Verslag
Het Financieel Jaarverslag betreft het object van onderzoek voor de controle, waarbij wij een controleverklaring afgeven. Wanneer u ervoor kiest om in het Sociaal Verslag een samenvatting op te nemen van de financiële resultaten en daarbij een verwijzing opneemt naar de gecontroleerde jaarrekening en/of onze controleverklaring, dan zullen wij eveneens een afzonderlijke verklaring moeten verstrekken bij de in het Sociaal Verslag opgenomen informatie alvorens deze mag worden gepubliceerd (rapporteren betreffende samengevatte financiële overzichten, Standaard 810 van de in Nederland geldende controlestandaarden).
www.auren.com
10
Algemeen Frauderisicofactoren (1 van 2)
Verantwoordelijkheid RMN De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en het naleven van wet- en regelgeving (hierna: onregelmatigheden) berust zowel bij degenen belast met governance als bij het management. Het is van belang dat het management sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude en onregelmatigheden, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude en onregelmatigheden kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude en onregelmatigheden te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat. Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.
Werkzaamheden Auren Gedurende de controle hebben wij initieel de volgende frauderisicofactoren geïdentificeerd: ▪ voldoen aan de verslaggevingsvereisten (BBV) ▪ rechtmatigheid van kosten (aanbesteding) ▪ betalingsproces en contante gelden ▪ voldoen aan overige wet- en regelgeving ▪ volledigheid van schulden en lasten (tendentie). Wij hebben onze controlewerkzaamheden zodanig ingericht teneinde bovengenoemde risicofactoren tot een voldoende laag niveau te kunnen mitigeren.
www.auren.com
11
Algemeen Frauderisicofactoren (2 van 2)
Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) periodiek te blijven evalueren welke mogelijke frauderisicofactoren van toepassing zijn binnen uw organisatie alsmede de adequaatheid van de daarmee samenhangende beheersingsmaatregelen. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u dit onderwerp op de jaarlijkse agenda zet van de bijeenkomst van de financiële beleidsambtenaren. Wij adviseren u aanvullend om dit onderwerp “breed” te analyseren en niet alleen te kijken naar de inrichting van de financiële administratie, maar ook naar alle onderdelen van het (vastgestelde) normenkader.
www.auren.com
12
Algemeen Recente berichtgeving en onderzoeken (1 van 3)
Berichtgeving en onderzoek naar financiële situatie en organisatie Wij hebben kennisgenomen van de berichtgeving in de media op woensdag 24 maart 2021 inzake de financiële situatie en -beheer binnen uw organisatie en hebben hierover met de secretaris-directeur en hoofd financiën gesproken. Daarnaast hebben wij kennis genomen van: ▪ bestuurlijke opdracht van het DB (kenmerk U21-132B) ▪ uitkomsten onderzoek oorzaken negatieve resultaat 2020 en timing van de melding daarvan aan het bestuur door Reinigingsbedrijf Midden Nederland (11 mei 2021) ▪ raadsinformatiebrief inzake de uitkomsten van het onderzoek (kenmerk U21-132/LO) ▪ communicatielijn bekendmaking onderzoeksrapport tekort jaarrekening 2020 RMN We willen u erop wijzen dat de scope van de controle van de jaarrekening over het jaar 2020 van RMN anders is dan de scope van dit onderzoek. Derhalve rapporteren wij separaat in dit verslag over onze bevindingen uit de uitgevoerde werkzaamheden zoals aangegeven op sheets 7, 8 en 22 van dit verslag. Indien wenselijk zijn wij bereid om separaat met u van gedachten te wisselen over de voorgestelde opvolging door het bestuur inzake de financiële administratie en -organisatie.
www.auren.com
13
Algemeen Recente berichtgeving en onderzoeken (2 van 3)
Berichtgeving inzake ongeregeldheden RS Wij hebben kennisgenomen van de berichtgeving in de media op donderdag 3 juni 2021 inzake de berichtgeving met de titel “Steekpenningen en dubieuze vuilstort: afvalverwerker RMN wil af van 'onoorbaar gedrag”. Wij hebben hierover met de secretaris-directeur en hoofd financiën gesproken en hebben geëvalueerd wat hiervan de impact is op het jaarverslag, de jaarrekening en onze controle hierop. In dit verband hebben wij een door RMN opgesteld memorandum verkregen en eveneens achterliggende bescheiden ten aanzien van de volgende vragen: ▪ een tijdlijn van moment van bekend worden tot en met heden van de belangrijkste gebeurtenissen en besluiten ▪ hoe is deze situatie aan het licht gekomen bij management en bestuur? ▪ welke stappen zijn nadien genomen (reactieve maatregelen)? ▪ wat is de verwachte financiële impact voor de organisatie in 2020 en/of 2021? Zowel direct door de situatie maar ook indirect in het kader van ontslag, onderzoek etc. ▪ lopen er ter zake hiervan op dit moment (juridische) procedures? En aanvullend, welke risico’s worden hierin nog onderkend voor RMN? ▪ welke maatregelen zijn door de organisatie genomen of is RMN voornemens te nemen om dit in de toekomst te voorkomen?
www.auren.com
14
Algemeen Recente berichtgeving en onderzoeken (3 van 3)
Aangezien het een gebeurtenis betreft die zijn oorsprong heeft in het jaar 2020 (december), hebben wij geanalyseerd wat de impact hiervan is op de verwerking in de jaarrekening 2020 en het jaarverslag 2020. Wij constateren dat: ▪ de directe impact, op basis van de verkregen informatie, niet materieel is voor de jaarrekening ▪ de indirecte kosten (zoals onderzoeken en ontslag van personeel) wel materieel zijn en de lasten voor het jaar 2020 in het betreffende jaar zijn verwerkt en voor de lopende “disputen” een aanvullende (algemene) toelichting in de jaarrekening is opgenomen, zie sheet 54. ▪ u (na overleg met ons) heeft besloten om gezien de aard van de constatering en berichtgeving hierover separaat te rapporteren in uw jaarverslag Aanbeveling voor RMN We adviseren u deze situatie op de agenda te houden i.h.k.v. de afwikkeling van de genomen maatregelen maar ook gericht op de maatregelen om dit in de toekomst te voorkomen. Dit zou onderdeel kunnen zijn van de totale analyse van de frauderisicofactoren (zie sheet 11 en 12).
www.auren.com
15
Algemeen Algemene inrichting en afspraken RMN
In de gemeenschappelijke regeling, het kostenallocatiemodel en overige nota’s, verordeningen en stukken zijn door de betrokken gemeenten afspraken gemaakt over de gewenste financiële inrichting en afrekening. RMN werkt dus met een kostenallocatiemodel waarbij het uitgangspunt is dat de basiskosten worden verdeeld op basis van de beg roting en de verwerkingskosten op basis van de werkelijke lasten. Additionele taken die met gemeenten zijn afgesproken worden tegen de wer kelijke kosten doorbelast. Het kostenallocatiemodel is een complexe en bewerkelijke berekening waarop de financiële organisatie in af doende mate ingericht moet zijn. Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) kritisch te kijken naar de huidige inrichting en afrekenmodel en evalueren of dit het nog steeds het meest wenselijke model is of dat dit model moet worden herzien en/of worden vereenvoudigd. We hebben van de secretaris-directeur begrepen dat hier nu verschillende stappen in worden gezet (waaronder implementatie van een nieuw ERP-systeem). We zijn bereid hierover separaat met u van gedachten te wisselen.
www.auren.com
16
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel (1 van 3)
Op 7 juli 2021 hebben wij een controleverklaring afgegeven met een goedkeurend oordeel voor wat betreft de getrouwheid en een afkeurend oordeel wat betreft de rechtmatigheid. Het afkeurend oordeel inzake de rechtmatigheid ziet toe op onrechtmatigheden in de Europese aanbestedingen. De basis voor ons afkeurend oordeel met betrekking tot de rechtmatigheid Wij dienen een oordeel te geven over het feit of de baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader welke bij besluit is vastgesteld door het algemeen bestuur. Op basis van de bevindingen zoals deze zijn uiteengezet in op sheet 40, concluderen wij dat voor een materieel bedrag aan bestedingen in het jaar 2020 foutief is aanbesteed. Als gevolg van deze bevinding dienen wij, overeenkomstig de van toepassing zijnde controletoleranties, een afkeurende verklaring te verstrekken. Als onderbouwing van dit oordeel hebben wij de volgende passage opgenomen in onze controleverklaring: “In de jaarrekening is voor een bedrag van € 4.658.064 aan lasten opgenomen, welke samenhangen met de inkoop van leveringen en diensten. Deze lasten zijn verantwoord in de staat van baten en lasten of geactiveerd op de balans.
Wij hebben geconstateerd dat deze lasten niet rechtmatig in overeenstemming met de geldende Europese aanbestedingsregels tot stand zijn gekomen.” Ons goedkeurend oordeel met betrekking tot getrouwheid Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat wij voldoende en geschikte controle-informatie hebben verkregen inzake de getrouwheid van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over het jaar 2020 alsmede van de activa en passiva (in overeenstemming met BBV). Derhalve is ons oordeel voor dit onderdeel goedkeurend.
www.auren.com
17
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel (2 van 3)
Overige bevindingen in de controleverklaring De jaarrekening en het jaarverslag zijn door RMN opgemaakt in overeenstemming met het BBV. Wij hebben vastgesteld dat de jaar rekening 2020 van RMN geen materiële afwijkingen vertoont ten opzichte van de voorschriften van het BBV. Daarnaast is door ons nagegaa n of het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen materiële inconsistent ies bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag geen materiele inconsistent ies bevat ten opzichte van de jaarrekening. In onze controleverklaring hebben wij specifiek aangegeven waar onze controleverklaring op toez iet. Wij zijn er bij ons oordeel van uitgegaan dat het algemeen bestuur de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze control everklaring hierbij mag worden opgenomen. Continuïteitsveronderstelling De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. RMN heeft een beperkt eigen vermogen, mede door d e negatieve resultaten in de afgelopen jaren maar ook gezien de aard van de activiteiten.
Op basis van de door ons uitgevoerde controlewe rkzaamheden zijn geen bijzonderheden vastgesteld waaruit blijkt dat RMN op korte termijn niet aan haar verplichtingen kan voldoen.
www.auren.com
18
Algemeen Onderbouwing van ons oordeel (3 van 3)
Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling Naar onze mening zijn de door het bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben p laatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat RMN de wijzigingen in het BBV juist heeft doorgevoerd in jaarrekening 2020. Schattingsprocessen binnen de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant beoordelen wij deze gemaakte schattingen op de redelijkheid van de variabelen in de schatting. Wij hebben een beschouwing ten aanzien van de belangrijkste schattingen opgenomen. ▪ waardering van materiële vaste activa ▪ waardering van voorraden ▪ waardering van debiteuren ▪ vordering Nedvang ▪ voorziening groot onderhoud Wij hebben de door de directie gemaakte schattingen beoordeeld. Op basis van onze werkzaamheden concluderen wij dat wij ons kunnen verenigen met de gemaakte schattingen. Indien noodzakelijk is verderop in dit verslag nog expliciet aandacht besteed aan de belangrijkste schattingen in de jaarrekening.
www.auren.com
19
Kwaliteit van de interne beheersorganisatie
www.auren.com
20
Bevindingen AO/IB Algemene scope beoordeling AO/IB
Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2020 van RMN hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet en het bestaan van interne beheersmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. De beoordeling van de administratieve organisatie van RMN, met name de daarin besloten interne beheersing, heeft tot doel de omvang en de diepgang vast te stellen van de door ons uit te voeren controlewerkzaamheden als basis voor ons oordeel met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening.
Bij deze beoordeling is met name aandacht besteed aan: ▪ de organisatiestructuur van de gemeenschappelijke regeling en de toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden ▪ aanwezigheid van controletechnische functiescheidingen ▪ COVID-19 impact Bij de beoordeling van de opzet van de AO/IB is in het bijzonder aandacht besteed aan de volgende processen: ▪ aanbestedingsprocedures (rechtmatigheid) ▪ autorisatie van facturen (rechtmatigheid) ▪ betalingen (rechtmatigheid) ▪ proces inzake opstellen van de jaarafrekeningen Wij hebben gelet op de aard en omvang van (activiteiten van de) RMN een overwegend gegevensgerichte controleaanpak gehanteerd. Voor de controle over het boekjaar 2021 zullen wij specifiek aandacht besteden aan het verkrijgen van inzicht in relevante processen, richtlijnen en procedures en nagaan of en zo ja in welke mate wij voor de controle daarvan gebruik kunnen maken.
www.auren.com
21
Bevindingen AO/IB Samenvatting bevindingen
www.auren.com
22
Bevindingen AO/IB Algemene bevindingen beheersorganisatie
Interne vastleggingen van richtlijnen en procedures + verordeningen Tijdens het verkrijgen van inzicht in verschillende processen hebben wij geconstateerd dat veel processen, richtlijnen en procedures nog niet vast liggen binnen de organisatie en vaak nog “in de hoofden van mensen” zit. Het daaraan gerelateerde risico is het verlies van kennis binnen de organisatie indien de betreffende mensen de organisatie verlaten. Daarnaast heeft RMN in het verleden (veelal in het jaar 2005) verschillende verordeningen opgesteld welke mogelijk niet meer actueel zijn en/of niet meer volledig voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Aanbeveling voor RMN Om het risico inzake de vastleggingen van de AO/IB (gedeeltelijk) te kunnen mitigeren adviseren wij u de procedures en richtlijnen zoveel als mogelijk vast te leggen. Daarnaast adviseren wij u aan om periodiek de van toepassing zijnde verordeningen te herzien en mogelijk waar nodig up-te-daten. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u hier tot op heden nog onvoldoende tijd voor heeft gevonden en het op de planning staat voor Q3-2021. Wij adviseren u om dit – voor zover mogelijk - te combineren met de implementatie van het nieuwe ERP-systeem.
www.auren.com
23
Bevindingen AO/IB Bezetting van de financiële afdeling (1 van 2)
Tijdens de controle over het jaar 2020 identificeren wij een kwetsbaarheid in de bezetting van de financiële administratie. D oor de omvang van de organisatie komt het voor dat meerdere taken door één en dezelfde persoon uitgevoerd kunnen worden en constateren wij dat er beperkt sprake is van scheiding tussen controlerende- en uitvoerende functies (nu met name uitvoerend). Daarnaast constateren wi j dat de bezetting op de financiële administratie op dit moment niet adequaat voor uitvoering van alle (verwachte) taken,waaronder: ▪ het volledig en tijdig aanleveren van (kwalitatief toereikende) controle -informatie ▪ het opstellen en analyseren van tussentijdse rapportages ▪ het inbouwen en uitvoeren van interne controles en afstemming op financiële rapportages Wij constateren dat de uitvoering van de jaarrekeningcontrole een intensief traject is geweest voor zowel de organisatie als het controleteam. Gezien de korte gewenste tijdspanne voor opstellen en vaststellen van de jaarrekening is het van belang om vold oende capaciteit beschikbaar te hebben om alle gewenste gegevens ten behoeve van de controle tijdig en kwalitatief goed aan te leve ren.
Daarbij dient te worden opgemerkt dat het proces voor het jaar 2020 extra vertraging heeft opgelopen door de situatie met de nieuwe m edewerker op de financiële afdeling waarvan het contract ten tijde van het jaarrekeningcontroleproces niet is verlengd. Daarnaast merken wij op dat veel specificaties en achterliggende bescheiden (handmatig) worden opgesteld in “losse Excels”. I nherent aan het gebruik daarvan is dat deze foutgevoelig zijn en wij derhalve in voor onze controle aansluiting zoeken met achterliggende bronbestanden om de betrouwbaarheid van deze overzichten te kunnen vaststellen, dit vergt extra tijd. Tot slot merken wij dat de kennis inzake de BBV-regelgeving nog in beperkte is ingebed binnen de organisatie.
www.auren.com
24
Bevindingen AO/IB Bezetting van de financiële afdeling (2 van 2)
Aanbeveling voor RMN Wij constateren dat de uitvoering van de jaarrekeningcontrole een intensief traject is geweest voor zowel de organisatie als het controleteam. Naar aanleiding onze controle onderkennen wij een aantal verbetermogelijkheden ter voorbereiding op de interim- en eindejaarscontrole: ▪ te evalueren wat de gewenste bezetting is op de financiële afdeling, op basis van het takenpakket en mogelijke wijzigingen/aanvullingen hierop ▪ de interne kennis met betrekking tot de BBV, rechtmatigheid (prestatielevering) en aanbestedingen te vergroten ▪ kritisch te kijken naar de timing van het opstellen van de jaarrekening en start van de eindejaarscontrole (alle informatie dient gereed te zijn bij aanvang van de controle) ▪ te evalueren wat de interne informatiebehoefte is op financieel gebied en welke rapportages hiervoor nodig zijn ▪ ervoor zorgdragen dat alle benodigde controle-informatie bij aanvang van de accountantscontrole aanwezig is en vaststellen dat deze volledig en kwalitatief toereikend is ▪ vanwege de relatief beperkte omvang van de organisatie komt het voor dat meerdere taken door één en dezelfde persoon kunnen worden uitgevoerd (functievermenging).
Om dit risico te beperken zijn aanvullende beheersingsmaatregelen nodig dan wel aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden ▪ wij geven u ter overweging mee om, bij gelijkblijvende capaciteit van de financiële afdeling, externe ondersteuning in te zetten voor het proces van jaarafsluiting, opstellen van de jaarrekening en het faciliteren van de accountantscontrole Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u op dit moment intensief bezig bent om hieraan opvolging te geven. We zijn bereid separaat met u hierover van gedachten te wisselen.
www.auren.com
25
Bevindingen AO/IB Begrotingsproces
Proces De begroting is voor RMN taakstellend en het proces van het op- en vaststellen is van groot belang. Wij hebben gedurende de controle kennisgenomen van het proces en hebben vastgesteld dat: ▪ er een proces bestaat met betrekking tot het (gedetailleerd) tot stand komen van de begroting ▪ de primaire begroting in juli 2019 is vastgesteld door het algemeen bestuur ▪ de aangepaste begroting middels accordering via email is vastgesteld in juni 2020 ▪ de beiden begrotingen nauwkeurig zijn verwerkt in de jaarrekening volgens de BBV alsmede de toelichting van de aanpassingen in de aangepaste begroting ▪ De begroting nog niet volledig voldoet aan de indeling zoals deze is opgenomen in de BBV Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om de format en inhoud van de begroting expliciet tegen de bepalingen van de BBV te houden en waar noodzakelijk aanpassingen door te voeren. U heeft aangegeven dit te zullen gaan toepassen voor de begroting 2023. Autorisatie van overschrijdingen Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het bestuur is gerespecteerd. Deze overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten zijn door het bestuur in de toelichting op de staat van baten en lasten toereikend toegelicht. U bent in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2020 in staat eventuele overschrijdingen te autoriseren.
Bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid zijn wij uitgegaan van de ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening 2020.
www.auren.com
26
Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (1 van 4)
Europese aanbestedingen Een belangrijk onderdeel van onze controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving inzake de Europese aanbestedingen. Wij hebben geconstateerd dat de interne procedures voor de toepassing van deze wet- en regelgeving gedurende het jaar 2020 nog niet waren geïmplementeerd, wat resulteert in een materieel bedrag aan bestedingen gedurende het jaar 2020 welke wel aanbesteed hadden moeten worden maar niet zijn aanbesteed. Voor de bevindingen hieromtrent wordt verwezen naar sheet 40. Wij hebben kennisgenomen van het feit dat RMN aan IBMN (Inkoopbureau Midden Nederland) opdracht gegeven heeft om een inkoopbeleid en -tool te ontwikkelen en te implementeren en te zorgen dat RMN compliant wordt.
U heeft ons geïnformeerd dat IBMN tot op heden de volgende werkzaamheden heeft verricht: ▪ Er is nieuw inkoop-/aanbestedingsbeleid opgesteld (‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid Reinigingsbedrijf Midden Nederland’, vastgesteld op 14-11-2019) ▪ Er is een nieuw inkoopproceduredocument opgesteld (Inkoop goederen en diensten, vastgesteld op 01-01-2020) ▪ Er zijn nieuwe Algemene inkoopvoorwaarden opgesteld (Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland, vastgesteld op 24-02-2020) ▪ Er is een inkooptool gelanceerd waar alle inkoopopdrachten met een raming van meer dan 5.000 Euro sinds 1 januari 2020 aangemeld dienen te worden Opvolging door RMN U heeft ons verder geïnformeerd over het feit dat het jaar 2020 en het proces tot op heden is gebruikt om te testen met de nieuwe tool en de organisatie kennis hiermee te laten maken en dat u het jaar 2021 wilt gebruiken om te zorgen voor een volledige analyse en “inbedding” in de organisatie per jaareinde.
www.auren.com
27
Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (2 van 4)
Wij hebben voor de controle van de jaarrekening 2020 kennisgenomen van de opzet van de tool maar nog geen inhoudelijke controle op de tool gezien het feit dat deze tool nog geen effect heeft gehad op de aanbesteding van de kosten over het jaar 2020. In onze interimcontrole voor het jaar 2021 zullen wij expliciet aandacht besteden aan de verdere opzet, bestaan (en mogelijk werking) van deze tool. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om: ▪ de verdere implementatie en inbedding binnen de organisatie op de agenda te houden ▪ een analyse te maken van alle (huidige en nieuwe) crediteuren in de financiële administratie en zichtbaar te maken wat de status is van de implementatie in de inkooptool en de evaluatie van de mogelijke verdere benodigde aanbesteding ▪ zorg te dragen dat de analyse per 31-12-2021 volledig is afgerond waardoor mogelijk voor het jaar 2022 kan worden toegewerkt naar het volledig compliant zijn op het gebied van aanbestedingen ▪ een proces van verdere monitoring te ontwikkelingen zodat tijdig een afloop van een aanbesteding herkent wordt waardoor deze tijdig opnieuw kan worden aanbesteed
www.auren.com
28
Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (3 van 4)
Autorisatie van facturen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er een autorisatieproces bestaat voor de autorisatie van facturen binnen AFAS. Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen, wel hebben wij nog een aantal aanbevelingen. Aanbeveling voor RMN ▪ wij hebben geconstateerd dat in sommige situaties de secretaris-directeur zowel de functies budget-, primaathouder en directie heeft waardoor de factuur door 1 persoon wordt geautoriseerd. In het kader van het risico met betrekking tot ‘management override’ adviseren wij u de adressering van dit risico expliciet te heroverwegen ▪ wij adviseren u te onderzoeken of het mogelijk is om de totale workflow van de facturen (van moment van inboeken tot en met de laatste autorisatie) vanuit AFAS te exporteren naar Excel. Dit kan bijdragen aan efficiëntie van de controle ▪ daarnaast adviseren wij u om te onderzoeken of dit type export ook mogelijk is voor de vastgelegde en geautoriseerde uren in E-Hour. Opvolging door RMN ▪ u geeft aan dat u geen direct risico onderkend in het autorisatieschema. Wij vragen u nogmaals te kijken naar de facturen waarbij de secretaris-directeur zowel de functies budget-, primaathouder en directie heeft ▪ u geeft aan dat de export vanuit AFAS nog op de wensenlijst staat maar nog niet mogelijk is ▪ u geeft aan dat een export uit E-Hour niet mogelijk is.
Deze situatie veranderd mogelijk bij de implementatie van het nieuwe ERP-systeem
www.auren.com
29
Bevindingen AO/IB Inkoop- en aanbestedingsproces (4 van 4)
Betalingen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er sprake is van functiescheiding binnen de bankapplicatie (BNG). Inzake de uitwisseling van de inloggegevens geeft u aan dat dit enkel gebeurt voor de functie hoofd financiën welke enkel betalingen kan klaarzetten. De secretaris-directeur is en blijft enkel bevoegd om de klaargezette betalingen te autoriseren. Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen. Crediteurenstamgegevens De financiële afdeling (FA) wijzigt crediteurstamgegevens na ontvangst van een verzoek van de leverancier. Hierbij neemt de FA geen contact op met de leverancier om deze wijziging te verifiëren. Dit brengt het risico op onjuiste betalingen met zich mee
Aanbevelingen voor RMN ▪ We adviseren u in alle gevallen de juistheid van (wijzigingen van) bankrekeninggegevens van betreffende leveranciers te verifiëren; ▪ Het implementeren van interne procedures en richtlijnen (4-ogen principe) voor het doorvoeren van wijzigingen in AFAS met betrekking tot crediteurenstamgegevens. Opvolging door RMN U geeft aan: “Werkwijze doorgevoerd. Nieuwe crediteuren worden gescheiden ingevoerd. Invoer in excel op basis van factuur door controller en confrontatie hiervan met de invoer van de crediteur door administratieve medewerker in AFAS” Wij adviseren u (indien mogelijk) dit direct in te regelen in AFAS zelf en expliciet te laten aftekenen (excel is aan te passen). Tevens adviseren wij dit proces verder te implementeren voor wijziging van de bankgegevens voor bestaande crediteuren.
www.auren.com
30
Bevindingen AO/IB Proces inzake opstellen van de DVO jaarafrekeningen
Wij hebben tijdens de controle kennis genomen van het proces inzake het opstellen van de jaarlijkse DVO afrekeningen. RMN werkt met een kostenallocatiemodel. Daarbij is het uitgangspunt dat de basiskosten worden verdeeld op basis van de begroting en de verwerkingskosten op basis van de werkelijke lasten. Additionele taken die met gemeenten zijn afgesproken worden tegen de werkelijke kosten doorbelast. Het kostenallocatiemodel is een complexe berekening. De berekening wordt afgestemd met de betrokken ambtenaren vanuit de deelnemende gemeenten. Tevens hebben wij geconstateerd dat de afrekeningen handmatig worden opgesteld in Excel waardoor er een groot inherent risico is in het maken van fouten in deze afrekeningen. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om het proces van het opstellen van de jaarafrekeningen zoveel als mogelijk te automatiseren/standaardiseren. Opvolging voor RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat dit onderdeel is van het herzien van de gehele kostenallocatiemodel en implementat ie van het nieuwe ERP systeem.
www.auren.com
31
Bevindingen AO/IB Rechtmatigheidsverantwoording (1 van 2)
Er is sprake van een wetswijziging in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) vanaf het boekjaar 2022. Met (mogelijke) ingang van het verslagjaar 2022 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Ontwikkelingen tot op heden De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst moet door gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen opgenomen worden in de jaarrekening, op het moment dat de wetgeving is aangepast. De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de controleverklaring van de decentrale overheden.
Rechtmatigheid heeft een bijzondere positie binnen het BBV omdat dit het enige onderwerp is waarbij de commissie BBV zich niet uitsluitend richt op de toepassing van de verslaggevingsregels, maar ook op de controle van de jaarstukken. De commissie BBV publiceerde op 14 december 2020 de Notitie rechtmatigheidsverantwoording ten behoeve van consultatie. Echter is deze op dit moment nog niet vastgesteld omdat er nog onduidelijkheid is over wanneer de benodigde wetswijziging in werking treedt. Mede door de complexiteit van de verantwoording en controle als gevolg van de coronacrisis is invoering van de rechtmatigheidsverantwoording op korte termijn echter niet opportuun, aldus het ministerie van BZK. Daarom moet u naar verwachting voor het verslagjaar 2022 voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Een en ander is onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring.
www.auren.com
32
Bevindingen AO/IB Rechtmatigheidsverantwoording (2 van 2)
Een voorbeeld van de rechtmatigheidsverantwoording alsmede de kadernota is te vinden op de website van de Commissie BBV. Met ingang van het verslagjaar 2022 zal onze controle toezien op de getrouwheid van de jaarrekening en de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij constateren dat tot op heden met betrekking tot het expliciet kunnen aantonen van de prestatielevering er nog verbeteringen moeten worden geïmplementeerd in de administratieve organisatie. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u de ontwikkelingen actief te blijven volgen en tijdig te evalueren welke stappen u moet zetten in het kader van deze nieuwe wetgeving vanaf het jaar 2022 en ons eveneens tijdig te informeren over dit proces om ons in staat te stellen daarop te anticiperen in de jaarrekeningcontrole.
www.auren.com
33
Bevindingen AO/IB Automatisering (1 van 2)
Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevens verwerking Onze controle is niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management en/of bestuur ontvangen. Wel hebben wij gedurende de controle inzicht verkregen in: ▪ de algehele automatiseringsomgeving ▪ de belangrijkste applicaties ▪ de mate van betrokkenheid van serviceorganisaties ▪ de belangrijkste controls ▪ mogelijke incidenten ▪ de AVG Deze inzichten en analyses heeft echter geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Wel hebben wij geconstateerd dat de verdere inbedding en documentatie van de AVG nog de nodige aandacht behoeft.
Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u de verdere implementatie en documentatie van de AVG op de agenda te houden en te blijven monitoren en bijsturen.
www.auren.com
34
Bevindingen AO/IB Automatisering (2 van 2)
Implementatie nieuw ERP systeem U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u op dit moment in het proces zit en voorbereidingen treft om een nieuw ERP systeem te implementeren ter vervanging een aantal, op dit moment losstaande, applicaties waarbij de financiële administratie in AFAS wel zal blijven bestaan. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u: ▪ de migratie van de systemen goed te documenteren ▪ duidelijk een tijdlijn te documenteren van de verschillende stappen die zijn gezet inzake de implementatie en overgang ▪ te overwegen in welke mate de overige aanbevelingen in dit rapport te implementeren zijn in de nieuwe applicatie
www.auren.com
35
Bevindingen Eindejaarscontrole
www.auren.com
36
Bevindingen eindejaarscontrole Samenvatting van bevindingen
www.auren.com
37
Bevindingen eindejaarscontrole Impact COVID-19
In verband met de verspreiding van het Coronavirus COVID-19 in het jaar 2020 zijn door overheidsinstanties diverse maatregelen getroffen met het oog op de beheersbaarheid voor de gezondheidszorg. Duidelijk is dat voorgaande een substantiële impact op de hele samenleving en veel ondernemingen. Derhalve hebben wij in de controle expliciet aandacht besteed aan de impact van COVID-19 op RMN. Daaruit komt naar voren: ▪ er door u een analyse is gemaakt van de impact op de activiteiten van RMN ▪ uit deze analyse naar voren komt dat dit impact heeft gehad op verschillende type activiteiten en de daaraan gerelateerde lasten voor RMN. Deze lasten zijn separaat inzichtelijk gemaakt en zijn/worden separaat met de gemeenten afgerekend ▪ RMN geen gebruik heeft gemaakt van steunmaatregelen ▪ in het jaarverslag en jaarrekening expliciet aandacht is besteed aan de impact van COVID-19 Verder hebben wij geconstateerd dat: ▪ de impact van COVID-19 in voldoende mate is toegelicht in de jaarrekening en jaarverslag
www.auren.com
38
Bevindingen eindejaarscontrole Onderbouwing van schattingen
Binnen de jaarrekening van RMN is er sprake van verschillende schattingselementen en/of subjectiviteit, waaronder: ▪ de waardering van materiële vaste activa inclusief het wel/niet kunnen activeren van lasten ▪ afrekeningen met verschillende contractanten (zoals Nedvang) ▪ schattingen van toekomstige impact (zoals de disputen met (oud) werknemers) ▪ de afwikkeling van projecten (wel/niet ten rekening van RMN) Wij hebben gedurende de controle geconstateerd dat de hoogte van sommige posten ten tijde van de afronding van de controle nog niet duidelijk zijn en dat hiervoor een schatting is opgenomen door het dagelijks bestuur. Wij hebben in de controle expliciet aandacht besteed aan de inschatting van deze bedragen. Aangezien het soms gaat om schattingselementen van materieel belang heeft u, in overleg met ons, indien noodzakelijk aanvullende toelichting hierover opgenomen in de jaarrekening. Wij kunnen ons verenigen met dit ingenomen standpunt en verwerking in de jaarrekening. Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening duidelijk inzichtelijk te maken welke schattingen/subjectieve elementen er van toepassing zijn, de onderbouwing van de hoogte van de schatting goed te documenteren en dit duidelijk in de jaarrekening toe te lichten ▪ wij adviseren u, indien van toepassing, algemene leidraden op te stellen m.b.t.
algemene uitgangspunten en kaders voor het maken van schattingen/subjectieve elementen zoals dit is gedaan voor de projectfinanciering (V20-058)
www.auren.com
39
Bevindingen eindejaarscontrole Europese aanbestedingen
Een belangrijk onderdeel van onze controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving inzake Europese aanbestedingen. In onze controle hebben wij uitgebreide detailcontroles verricht op de bestedingen en crediteuren en daarbij geëvalueerd of: ▪ de bestedingen niet hoeven te worden aanbesteed ▪ de bestedingen wel moeten worden aanbesteed en dit ook heeft plaatsgevonden. Daarbij hebben wij gekeken naar: ▪ de samenvatting van de aanbestedingsprocedures ▪ de aanbestedingsovereenkomsten ▪ het verkrijgen van bevestigingen van externe betrokken partij over het feit of de procedures rechtmatig hebben plaatsgevonden en/of er geen sprake is lopende klachten en/of procedures ▪ het aansluiten van bedragen/prijzen in de aanbestedingsovereenkomst met de lasten/tarieven in het jaar 2020 ▪ de bestedingen wel moeten worden aanbesteed maar dit niet heeft plaatsgevonden Uit onze controlewerkzaamheden blijkt een totaal bedrag van € 4.658.064 aan lasten opgenomen, welke samenhangen met de inkoop van leveringen en diensten en waarvoor geen Europese aanbesteding heeft plaatsgevonden, terwijl dat daarvoor wel een aanbeste ding zou moeten plaatsvinden. Deze lasten zijn verantwoord in de staat van baten en lasten of geactiveerd op de balans.
Voor een verdere specificatie van het bedrag van € 4.658.064 wordt verwezen naar de separate bijlage bij dit verslag met daar in het overzicht van alle controleverschillen. Aangezien de omvang van de onrechtmatigheden groter is dan de controletolerantie van, leiden deze bevindingen ertoe dat wij e en afkeurend oordeel in onze controleverklaring opnemen inzake de rechtmatigheid. Wij vragen uw nadrukkelijke aandacht voor de naleving van de Europese aanbestedingsregels en het verder implementeren van de inkoopfunctie binnen RMN zoals wij dit hebben opgenomen in sheet 28.
www.auren.com
40
Bevindingen eindejaarscontrole WNT
Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze Wet is van toepassing op RMN. In het kader van de accountantscontrole hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: ▪ wij hebben de juiste bepaling van de kring van topfunctionarissen beoordeeld ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting op de topfunctionarissen in de WNT-verantwoording gecontroleerd ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting inzake de overige werknemers in de WNT-verantwoording gecontroleerd ▪ wij hebben de juiste toepassing van wet- en regelgeving gecontroleerd Daaruit kwamen een aantal (tekstmatige) correctievoorstellen welke u heeft doorgevoerd in de jaarrekening. Wij toetsen de naleving van de anti-cumulatiewetgeving niet. In onze controleverklaring 2020 nemen wij daartoe de volgende passage op: “In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd.
Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.”
www.auren.com
41
Bevindingen eindejaarscontrole Voldoen aan overige wet- en regelgeving
RMN is onderworpen aan een uitgebreid regelgevend kader welke door het bestuur is vastgesteld in een normenkader. Tijdens de controle zijn wij, in aanvulling op de naleving van de aanbestedingsregels en de controle van de BBV, nagegaan of er bevindingen zijn inzake overige wet- en regelgeving, die in het kader van de jaarrekening van (in)direct belang kan zijn. Daarbij hebben wij kennis genomen van de volgende rapportages: ▪ de aanlevering van de gegevens naar het CBS ▪ het uitgevoerde onderzoek van de rekenkamer ▪ audits inzake milieucontroles ▪ ISO certificering ▪ interne audits en KAM overzichten Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 250 en NOCLAR vereiste werkzaamheden. Op basis van deze uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij: ▪ er geen aanwijzingen en informatie is ontvangen die wijst op relevante niet naleving van wet- en regelgeving (NOCLAR) ▪ er geen afwijkingen van materieel belang zijn geïdentificeerd in de financiële overzichten als het gevolg van niet naleving van wet- en regelgeving (NV COS 250) en derhalve geen aanvullende toelichting in de jaarrekening nodig is
www.auren.com
42
Bevindingen eindejaarscontrole Afrekeningen (1 van 2)
RMN werkt met een kostenallocatiemodel waarbij wij, gezien de systematiek en wijze van opstellen van de afrekeningen (handmatig in Excel), dit als significant risico hebben aangemerkt. Wij hebben verschillende type detailwerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de opgestelde DVO afrekeningen. Deze betroffen onder andere: ▪ het controleren van de rekenkundige juistheid ▪ aansluitingen met het verbijzonderde grootboek ▪ bedragen die afgerekend worden op de begroting aansluiten met de betreffende begroting; ▪ verwerkingskosten van de AVU aansluiten met de jaarrekening van de AVU ▪ bedragen die afgerekend worden op basis van verrekening aansluiten met achterliggende bescheiden ▪ detailcontroles op de toerekening van uren ▪ detailcontroles op de gehanteerde uurtarieven Op grond van onze werkzaamheden hebben wij een aantal niet materiële controleverschillen geïdentificeerd welke zijn opgenomen in sheet 57.
De controle van de afrekeningen betrof een intensief proces en in dit proces hebben wij een aantal aanbevelingen voor u geïdentificeerd in aanvulling op de geïdentificeerde aandachtspunten zoals opgenomen in sheet 16 en 31.
www.auren.com
43
Bevindingen eindejaarscontrole Afrekeningen (2 van 2)
Aanbeveling voor RMN ▪ Wij adviseren u een (overzichtelijk en aangesloten) digitaal dossier per afrekening te maken waarin per onderdeel overzichtelijk de achterliggende bescheiden worden vastgelegd waardoor op een efficiënte wijze de aansluiting kan worden gemaakt met de afrekening ▪ Wij adviseren u een functiescheiding aan te brengen tussen het opstellen en de (interne) controle afrekeningen om zo de kans of fouten te verkleinen ▪ U heeft aangegeven de milieuadministratie in PieterBas periodiek te confronteren met de administratie van de AVU. Echter wordt er nog geen opvolging gegeven aan de eventuele geconstateerde verschillen en wordt de administratie van de AVU gehanteerd als basis voor de verwerkingslasten. Deze grondslag is ook zo in de jaarrekening toegelicht. Wij adviseren u deze confrontatie te blijven uitvoeren en opvolging te geven aan geconstateerde verschillen ▪ Wij adviseren u periodiek te controleren of alle uren in E-Hour ook door de betreffende teamleiders zijn geautoriseerd (overzicht openstaande Alerts) Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat hierin verschillende stappen zijn gezet maar dat dit, mede door de bezetting op de financiële administratie, niet volledig is afgerond en geïmplementeerd. Dit zal ook onderdeel gaan worden in het proces van het herzien van het kostenallocatiemodel en implementatie van het nieuwe ER- systeem.
www.auren.com
44
Bevindingen eindejaarscontrole Paragrafen (1 van 2)
De paragrafen zijn onderdeel van het jaarverslag van RMN. De paragrafen dienen te wordt opgenomen overeenkomstig de BBV. Dit betreffende de volgende onderdelen: ▪ lokale heffingen ▪ weerstandsvermogen en risicobeheersing ▪ onderhoud kapitaalgoederen ▪ financiering ▪ bedrijfsvoering ▪ verbonden partijen ▪ grondbeleid Wij hebben vastgesteld dat de lokale heffingen en het grondbeleid niet van toepassing zijn voor RMN. Daarnaast hebben wij gedurende de controle meerdere keren gesproken met hoofd financiën over de gewenste inhoud en toelichting om te voldoen aan de bepalingen van de BBV. Na het doorvoeren van een aantal wijzigingen hebben wij geconcludeerd dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen zoals deze zijn opgenomen in de BBV. Aanvullend hebben wij in dit proces nog een aantal aandachtspunten voor u geïdentificeerd.