RIB20.221 Toelichting bij rv begrotingswijziging december 2020

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twittter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

Ontvangen griffie 17 december 2020 RIB20.221

Aan de gemeenteraad

Datum

18 december 2020

Burgerservicenummer Bijlage(n)

Onderwerp

Ons kenmerk

392636

Uw kenmerk

Raadsinformatiebrief bij verzamelvoorstel begrotingswijziging december 20RV065

Behandeld door

Jan-Willem Berkhof

Portefeuillehouder

S. Jansen

Geachte leden van de raad,

In de aanloop naar en tijdens de raadsvergadering van 8 december is een aantal vragen gesteld over de technische begrotingswijziging van december (20RV065). We hebben toegezegd deze schriftelijk te zullen beantwoorden. Dat doen we door middel van deze raadsinformatiebrief. Vooraf willen we twee dingen benadrukken. In de eerste plaats is van belang dat we met een technische begrotingswijziging alleen onderwerpen aan u voorleggen waarover eerder besluitvorming heeft plaatsgevonden. Dit betekent ook dat altijd de dekking aanwezig is in de begroting. Ten tweede is het van belang dat we dit in de begeleidende argumentatie duidelijk voor het voetlicht brengen, zodat hierover geen misverstanden ontstaan en u dit uit de tekst kunt afleiden. Uw vragen en opmerkingen helpen ons hier steeds aandacht voor te hebben. De concrete vragen gingen over de punten 4, 11 en 14 van het raadsvoorstel. Wij hebben de vragen van de betreffende fracties onderstaand 1 op 1 overgenomen. Onderstaand lichten we onze antwoorden toe. Vragen fractie Zeister Belang: Bij punt 4: investeringen in ICT 

In het kader van de bezuinigingen: Waarom kost een boekhoudprogramma € 465.000? Dat is een ongekend bedrag. Graag zouden wij de offerte zien waarop dit gebaseerd is.

Dit betreft de uitkomst van een Europese aanbesteding. Er is slechts een beperkt aantal aanbieders voor het overheidspakket financiën die aan het BBV voldoen. Het vorige pakket heeft 13 jaar gedraaid. Ook nu wordt het pakket over een groot aantal jaren afgeschreven. Het bedrag is inclusief de aanschaf, de implementatie, de maatwerkinrichting en de opleidingskosten, dat er mee moet werken.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

2



Eveneens in het kader van de bezuinigingen: Audiovisuele middelen in de raadszaal kosten bij elkaar € 300.000?

Hier gaat het om de vervanging van de apparatuur in de raadzaal, die inmiddels 8 jaar oud is. De ontwikkelingen in ICT en datacommunicatie gaan snel, hetgeen ook betekent dat voorzieningen en de kwaliteit relatief snel zijn verouderd en vervangen dient te worden. Hierover is door ons in onze vergadering van 8 december een raadsinformatiebrief vastgesteld die inmiddels aan de raad is verzonden. De vervanging van de apparatuur vindt in het eerste kwartaal van 2021 plaats. 

Eveneens in het kader van de bezuinigingen: Het datacenter van € 1.100.000? Een fors bedrag dat wij notabene met de gemeente Nieuwegein qua kosten moeten delen, dus dat zou dan € 2.200.000 zijn.

Dit bedrag is eveneens de uitkomst van een Europese aanbesteding. Het betreft een omvangrijke voorziening waarmee in de toenemende digitale dienstverlening en infrastructuur is geïnvesteerd. Dat vergt inderdaad substantiële bedragen, niet in de laatste plaats door het toegenomen belang van informatieveiligheid en het waarborgen van de continuïteit van de bedrijfsprocessen. Ook hier geldt dat de investering over meerdere jaren in de kapitaallasten worden uitgesmeerd. De coronacrisis heeft overigens aangetoond dat het beschikken over goede ICT-voorzieningen van vitaal belang is voor de werk- en bedrijfsprocessen en het borgen van de dienstverlening voor onze inwoners. Overigens is over het datacentrum vorig jaar in de raad al uitgebreid gesproken en zijn nut en noodzaak ook door de raad erkend. Gemeente Zeist en Nieuwegein hebben dit vanuit efficiency-overwegingen samen aanbesteed. De genoemde bedragen in de begrotingswijziging zijn de kosten die ten laste komen voor gemeente Zeist. Ons aandeel is 45% van de totale kosten.

Bij punt 11: Vervangingsinvesteringen in de openbare ruimte 

De gemeente Zeist heeft in 2019 een winst genomen terwijl men niet zeker wist of die winst correct was.

In 2020 blijkt, dat wij dit nog moeten betalen, dus moeten wij in 2020 een verlies nemen van € 150.000 om dat weer recht te trekken. Geen modelvoorbeeld van het voeren van een boekhouding! Er is door miscommunicatie sprake geweest van te snel afsluiten van een investeringskrediet (terwijl er nog een rekening ontvangen moest worden). Het misverstand creëert helaas een rommelig beeld en leidt tot deze begrotingswijziging. De gevolgen voor het begrotingssaldo zijn echter nihil omdat de juiste kapitaallasten al waren geraamd. In die zin is er geen sprake van het nemen van een verlies of winst.

Vragen fractie PvdA: Bij punt 14: Meerjaren Onderhoudsplannen (MOP) bij Vastgoed Tijdens de raadsvergadering is gevraagd naar een verdiepende uitleg over dit onderwerp. De argumentatie maakte onvoldoende duidelijk wat de essentie is van de begrotingswijziging. Graag geven we een nadere toelichting. Onderhoud wordt uitgevoerd volgens een meerjarige onderhoudsplanning (MJOP). In de begroting wordt het jaarlijks onderhoudsbudget opgenomen. Meerjarig worden onderhoudsgelden voorzien in een gesloten systeem met een reserve, we kijken hierin 10 jaar vooruit. Maar de planning komt niet altijd overeen met de realisatie.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

3



Gepland onderhoud kan lopende het jaar om verschillende redenen doorgeschoven worden (bijvoorbeeld door lange voorbereidings- en aanbestedingstijd, goede huidige technische staat, synchronisatie met andere werkzaamheden, ontwikkelplannen, verstoring van bedrijfsvoering, etc). Dit betekent niet dat het onderhoud dat wordt doorgeschoven niet meer uitgevoerd wordt, maar dat dit bijvoorbeeld in het volgende boekjaar wordt uitgevoerd.



In uitzonderingsgevallen kan er ook iets eerder uitgevoerd worden dan in de jaarbegroting is voorzien (bijvoorbeeld door versnelde veroudering, storingen, of bij kansen om onderhoudsuitvoering slim te combineren met actuele renovaties of verbouwingen). Voor eerder uitgevoerd onderhoud betekent het niet dat er geen dekking beschikbaar is, maar dat dit uit de meerjarige plannen naar voren wordt gehaald.

In beide gevallen vindt er middels de genoemde reserve voor dit onderhoud een egalisatie plaatst door te storten of onttrekken uit deze reserve. De voorgestelde begrotingswijziging heeft dan ook geen financiële consequenties aangezien meerjarige dekking is voorzien en we geen extra werk doen, maar alleen de uitvoeringsperiode verschuiven. De gevolgen voor de reserve zijn ook in de begrotingswijziging opgenomen, zodat dit bij de jaarrekening niet meer in de verschillenanalyse hoeft te worden betrokken. Onderhoudsplannen worden jaarlijks gevolgd en bijgestuurd waar nodig. Voor de langere termijn worden alle onderhoudsplannen conform richtlijnen BBV (maximaal) 5-jaarlijks volledig geactualiseerd, waarmee het geplande onderhoud en de benodigde reserve wordt getoetst aan de werkelijk te verwachten meerjarige kosten, weer met een nieuwe doorkijk van 10 jaar. In 2021 worden nieuw onderhoudsplannen gemaakt, die in de begroting van 2022 worden verwerkt. We hopen met de beantwoording van deze vragen een betere duiding te hebben gegeven op de gestelde vragen. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

dr. H.S. Grotens

drs. J.J.L.M. Janssen

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist