RIB20.220 Loting en voordracht leden IAC

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twittter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

Ontvangen griffie 17 december 2020 RIB20.220

Aan de gemeenteraad

16 december 2020

Datum

Ons kenmerk

392888

Burgerservicenummer

Uw kenmerk

3 bijlagen Loting en voordracht Onderwerp leden IAC Geachte leden van de raad,

Behandeld door

Suzanne Jansen

Portefeuillehouder

Burgemeester Janssen

Bijlage(n)

Op dinsdag 15 september (20RV044) heeft u unaniem ingestemd met een participatietraject rondom de heroverweging van structureel 10 miljoen op de begroting van Zeist. Voor de tweede fase van dit traject zal worden samengewerkt met een ‘Inwoners Advies Commissie’ (IAC), een diverse groep van maximaal 150 inwoners. De kaders voor het participatieproces in fase twee van Samen in Balans heeft u vervolgens op donderdag 12 november vastgesteld (20RV060). Op 24 november hebben 6500 inwoners van onze gemeente een persoonlijke uitnodiging ontvangen om deel te nemen aan de IAC. In totaal hebben maar liefst 935 inwoners zich aangemeld, ruim 14 procent van de genodigden. Dit is boven verwachting. Uit deze groep is begin deze week een selectie getrokken van 150 leden van de IAC. In deze informatiebrief nemen wij u mee in een stukje onderzoeks- en selectietechniek ten behoeve van een transparant selectieproces en informeren we u over de uitkomst van de loting. Samenstelling van de IAC In het raadsvoorstel 20RV060 is het volgende opgenomen over de samenstelling van de IAC: -

-

De kans bestaat dat de IAC, ondanks verschillende wervingsronden, niet divers en pluriform genoeg is. Uitgangspunt is dat de IAC een afspiegeling dient te zijn van de samenleving. Indien de samenstelling niet voldoende divers en pluriform is, zullen we met aanvullende maatregelen komen, zodat de IAC een goede afspiegeling van de samenleving vormt. De IAC bestaat uit een diverse en pluriforme groep van maximaal 150 inwoners, afkomstig uit alle kernen van Zeist: Austerlitz, Bosch en Duin, Huis ter Heide, Den Dolder en Zeist. Ook met betrekking tot leeftijd, geslacht, culturele achtergrond en opleidingsniveau wordt gestreefd naar zo veel mogelijk diversiteit.

Hoe is een pluriforme samenstelling van de IAC gerealiseerd? In beginsel hebben alle inwoners van de gemeente Zeist die 18 jaar of ouder zijn evenveel kans gehad om benoemd te worden tot IAC-lid. In de eerste selectieronde is een aselecte steekproef van 6.500 personen getrokken uit alle inwoners van de gemeente die 18 jaar of ouder zijn. Deze personen zijn uitgenodigd om zich aan te melden voor de IAC. Statistisch gezien vormen zij een representatieve afspiegeling van de inwoners van Zeist.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

2

Uit onderzoek en nu ook in onze eigen praktijk blijkt er bij de daadwerkelijke aanmelding sprake te zijn van een zekere zelfselectie: niet iedereen voelt zich geroepen om deel te nemen. Daardoor zijn bepaalde groepen over- of ondervertegenwoordigd. Aanmeldingen versus demografie van Zeist Om te kijken of er bij de aanmeldingen bepaalde groepen over- of ondervertegenwoordigd waren, hebben we het aanmeldingenbestand vergeleken met een aantal demografische gegevens, te weten: • Woonkern (dorp) • Geslacht • Leeftijdsopbouw • Opleidingsniveau Hieruit is gebleken dat er een ondervertegenwoordiging was onder de laagopgeleiden (personen met basisonderwijs of VMBO als hoogst afgeronde opleiding) en inwoners tussen de 18 en 30 jaar. Zie bijlage 1 Overzicht aanmeldingen en voordracht IAC leden voor een volledig overzicht van de aanmeldingen, verdeeld over de verschillende categorieën. Aselecte loting met correctie voor leeftijd, opleidingsniveau en woonkern Deze constatering heeft geleid tot een werkwijze met de volgende uitgangspunten: 1. Starten met het vullen van de categorieën die bij aanmeldingen ondervertegenwoordigd zijn: o Laagopgeleiden o Personen tussen de 18 en 30 jaar 2. Representatieve verdeling over de dorpen Huis ter Heide, Bosch en Duin, Den Dolder, Austerlitz en overig Zeist garanderen.

Hierbij is een methode gehanteerd die ervoor gezorgd heeft dat groepen die ondervertegenwoordigd dreigden te raken bij een volledig aselecte loting in ieder geval voldoende gerepresenteerd zouden worden. Het hoge aantal aanmeldingen en deze manier van loting heeft geresulteerd in een diverse en pluriforme IAC zoals wij hadden beoogd. In bijlage 1 kunt u het resultaat per categorie zien. Communicatie over het resultaat Deze week hebben de 150 geselecteerde inwoners een brief ontvangen over de uitslag, inclusief het programma en een informatiepakket (zie bijlage 2 Brief geselecteerden). Tevens is gevraagd om een eventuele voorkeur op te geven voor maximaal 3 van de 6 thema’s: 1) Bestuur en financiën; 2) Activiteit en gezondheid; 3) Zorg en ondersteuning; 4) Wonen en duurzaamheid; 5) Veiligheid en mobiliteit; en 6) Meedoen en onderwijs. Er wordt geprobeerd leden van de IAC zo veel mogelijk in te delen bij hun voorkeursthema. Ook niet-geselecteerde personen die zich aangemeld hadden, hebben een brief ontvangen. Hierin is aangegeven dat ze op verschillende manieren betrokken kunnen blijven: door hun idee eenmalig aan de voorkant bij de IAC in te brengen; zich aan te melden voor de nieuwsbrief ‘Samen in Balans’; en/of door zich beschikbaar te stellen als vraagbaak voor de IAC.

Hiernaast hebben 30 personen uit de groep van niet-geselecteerden een bericht ontvangen met de vraag of ze op een reservelijst willen worden geplaatst. Dit biedt de mogelijkheid om plekken die eventueel vrij komen doordat geselecteerde leden afzien van deelname, opnieuw te bezetten. Tenslotte achtten wij het van belang om onze maatschappelijke partners breed te infomeren over de IAC en de wijze waarop zij zelf kunnen participeren. Zij hebben deze week ook een bericht ontvangen (zie bijlage 3 Brief maatschappelijke partners).

Installatie 12 januari en start IAC

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

3

In het bijzijn van de raad en het college worden de 150 leden van de IAC tijdens de raadsverdagering op 12 januari op feestelijke, digitale wijze geïnstalleerd. Op deze avond heeft u de mogelijkheid kennis te maken met de IAC en het markeert tevens het begin van het werk van de IAC. We hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over het lotingsproces en de uitkomst hiervan.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

dr. H.S. Grotens

drs. J.J.L.M. Janssen

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Bijlage 1 – Overzicht aanmeldingen en voordracht IAC leden Steller: Suzanne Jansen, versie 15 december 2020

Loting 14 december Op maandagochtend 14 december is in bijzijn van een notaris, dhr Kool uit Zeist, een loting getrokken uit de 935 inwoners die zich hadden aangemeld voor deelname aan de IAC. Dit is verlopen via de vooraf opgestelde methode. Het resultaat van deze loting is een diverse en pluriforme IAC. Het resultaat hiervan wordt hieronder verder per categorie weergegeven.

Aselecte loting met correctie voor leeftijd, opleidingsniveau en woonkern Gezien de verdeling van de aanmeldingen over de verschillende categorieën zijn van te voren de volgende uitgangspunten geformuleerd: 1. Starten met het vullen van de categorieën die bij aanmeldingen ondervertegenwoordigd zijn: • Laagopgeleiden • 18-30 2. Representatieve verdeling van de kernen Huis ter Heide, Bosch en Duin, Den Dolder, Austerlitz, overige Zeist Hierbij is een methode gehanteerd die ervoor zorgt dat groepen die ondervertegenwoordigd dreigen te raken bij een volledig aselecte loting in ieder geval voldoende gerepresenteerd worden. Deze methode is uitgeschreven in het document: stroomschema selectieproces. Het resultaat van de loting is opgenomen is het document stroomschema selectieproces – beschrijving loting. Deze beide documenten zijn opgesteld als controledocumenten voor tijdens de loting zelf; voor zowel de ambtelijke uitvoerders als voor de notaris. De notaris heeft een verklaring afgegeven dat de selectie heeft plaatsgevonden middels de beschreven methode.

Resultaat van loting Hieronder staat per categorie een overzicht met daarin het aantal aanmeldingen, het richtaantal op basis van de demografie van Zeist en het resultaat na toepassen van de eerder vastgestelde methode van loting. Het resultaat is dat de 150 ingelote inwoners die de IAC vormen een diverse, pluriform groep is met een evenredige verdeling over de dorpen. Daarnaast bevat de IAC een goede verdeling over de verschillende leeftijdscategorieën en opleidingsniveaus. Woonkern Woonkern Huis ter Heide Den Dolder Austerlitz Bosch en Duin Zeist overige

Zeist Aanmeldingen 1,98% 6,81% 2,53% 5,59% 83,09%

3,21% 5,88% 2,78% 2,78% 85,35%

Aantal Richtaantal Selectie aanmeldingen IAC resultaat 30 3 3 55 10 10 26 4 4 26 8 8 798 125 125

Leeftijdsopbouw Leeftijdsopbouw

Zeist Aanmeldingen

18 - 30 31 - 45 46 - 65 66 en ouder

22% 21% 32% 25%

Aantal Richtaantal Selectie aanmeldingen IAC resultaat

12,19% 22,67% 42,57% 22,57%

114 212 398 211

33 32 48 38

38 27 48 37

Opleidingsniveau Opleidingsniveau Hoog Middel Laag

Zeist Aanmeldingen 44,40% 28,90% 26,70%

71,87% 23,32% 4,81%

Aantal Richtaantal Selectie aanmeldingen IAC resultaat 672 67 84 218 43 27 45 40 39

Geslacht Man/vrouw verdeling Man Vrouw Neutraal

Zeist

Aanmeldingen

48,65% 51,35%

48,45% 49,41% 2,14%

Selectie resultaat 63 85 2

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twitter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

Aan de deelnemers van de IAC

Datum

16 december 2020

Burgerservicenummer

Ons kenmerk

0393276

Uw kenmerk

Bijlage(n)

3

Onderwerp

Samen in Balans - Inwoners Advies Commissie

Behandeld door

mevr. C. Bruinink

Geachte heer/mevrouw, Gefeliciteerd, u bent geselecteerd als één van de 150 leden van de Inwoners Advies Commissie (IAC). Wat fijn dat u wilt deelnemen en uw tijd beschikbaar stelt. Naar aanleiding van de brief die we 23 november naar u en veel andere inwoners stuurden, hebben maar liefst 935 inwoners zich aangemeld voor de IAC. Een teken van grote maatschappelijke betrokkenheid. Uit die groep hebben we via loting een uiteindelijke groep van 150 inwoners samengesteld. En u bent één van hen. We zien er naar uit om samen met u dit avontuur aan te gaan! Via deze brief informeren wij u over de bijeenkomst waarin we de Inwoners Advies Commissie officieel willen starten. Ook bieden we u via deze brief alvast wat informatie zodat we begin volgend jaar een mooie start kunnen maken. Bijeenkomst 12 januari Dinsdag 12 januari zal de IAC officieel en feestelijk starten tijdens een online bijeenkomst. We noemen dit de ‘installatie’. Gedurende deze bijeenkomst maakt u kennis met wethouders, raadsleden en met mij. We staan dan ook stil bij het programma voor de komende maanden (bijlage 1). Daarna kunt u kennismaken met de andere IAC-leden en met medewerkers van de gemeente die de IAC zullen begeleiden en ondersteunen. Hiervoor ontvangt u begin volgend jaar een uitnodiging met een link.

Opzet IAC programma Zoals u in bijlage 1 - IAC programma kunt teruglezen hebben we zes avonden (en een optionele avond op 10 februari) gepland. Op die avonden gaan de IAC-leden aan de slag met de thema’s waarop ze zijn ingedeeld (over die thema’s straks meer). Dit gebeurt onder begeleiding van medewerkers van de gemeente. Alle avonden starten om 19.30 uur. Zet u ze alvast in uw agenda? De eerste avond is zoals hierboven beschreven vooral bedoeld om elkaar beter te leren kennen. Tijdens de tweede en derde bijeenkomst (woensdagavond 20 en 27 januari) duiken we dan in de inhoud. U verzamelt samen met de anderen kennis, bedenkt een zee aan ideeën, en kiest vervolgens welke van die ideeën de IAC verder gaat onderzoeken. Na de vierde bijeenkomst (woensdagavond 3 februari) gaan IAC-leden voor een kleine maand in kleinere groepjes uiteen om de ideeën en plannen nader uit te werken. Op woensdag 10 maart presenteren de

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

IAC-leden de ideeën en plannen aan elkaar. Dit als een soort van generale repetitie voor de slotavond op dinsdag 30 maart. Dan presenteert de IAC haar voorstellen aan de gemeenteraad en het college. Na de slotavond van 30 maart blijft u nog eventjes lid van het IAC. Het zou kunnen dat u dan nog gevraagd wordt om onderdelen van de door de IAC uitgewerkte voorstellen nader toe te lichten. Het college zal vervolgens nagaan wat de IAC-voorstellen betekenen voor de begroting van de gemeente. Op woensdag 19 april wordt het IAC-voorstel door het college aan de gemeenteraad aangeboden. Dit is het moment waarop de IAC officieel stopt. U blijft dan uiteraard van harte welkom de gemeenteraad te volgen in haar besluiten rondom de voorstellen van de IAC. Want het laatste woord is altijd aan de gemeenteraad van Zeist die hiervoor gekozen is. Vergoeding voor uw inzet Als u aanwezig bent op alle bijeenkomsten, ontvangt u een vrijwilligersvergoeding van maximaal €300,-. Deze vergoeding kan ook in Zeister Knopen worden uitgekeerd (hierover krijgt u op een later moment verdere uitleg). U ontvangt de helft van de vergoeding in februari 2021 en de andere helft in april 2021. Informatiepakket Om in januari al een beeld te hebben van wat de gemeente zoal doet, ontvangt u hierbij het Informatiepakket IAC. Het pakket bevat bijlage 2 - Begroting 2021 van gemeente Zeist in het kort.

Daarnaast vindt u in het pakket bijlage 3 – Factsheets thema’s begroting 2021. De zes thema’s die in het informatiepakket worden beschreven, omvatten samen de gehele begroting. Na de gezamenlijke start splitst de IAC zich op in zes themagroepen die elk met een van de thema’s aan de slag gaan. In de e-mail waar deze brief als bijlage aan is toegevoegd vragen we u om uw eventuele voorkeur voor een themagroep aan ons door te geven. In deze mail vragen we u ook aan te geven of u wel of geen behoefte heeft aan hulp bij het werken via online bijeenkomsten. We kunnen ons voorstellen dat dit op het eerste gezicht als ‘veel’ overkomt. Wees gerust: we helpen u waar nodig, en als u tegen problemen aanloopt, zoeken we samen naar een oplossing. Er staat een goed team voor u klaar. Mocht u naar aanleiding van deze brief nog vragen hebben, dan kunt contact opnemen met de medewerkers van het team Samen in Balans via sameninbalans@zeist.nl. Of bel naar 14 030. Meer informatie kunt u ook vinden op www.zeist.nl/sameninbalans. Daarnaast ontvangt u de komende maanden de e-mailnieuwsbrief ‘Samen in Balans’. Vriendelijke groet, namens de gemeenteraad,

Koos Janssen Burgemeester van de gemeente Zeist,

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twitter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

Aan organisaties in het maatschappelijk middenveld

Datum

16 december 2020

Ons kenmerk

Burgerservicenummer

Uw kenmerk

Bijlage(n)

Behandeld door

Onderwerp

0393286

mevr. C. Bruinink

Samen in Balans en de Inwoners Advies Commissie

Geachte heer/mevrouw, Onze gemeente kent al jaren een gezonde financiële huishouding. Dat is een belangrijke basis voor een goed leven in Zeist. Een aantal ontwikkelingen zorgt er nu voor dat we meer geld zijn gaan uitgeven en dat er minder geld binnen komt. Daarom moeten we moeilijke keuzes maken rond onze inkomsten en uitgaven. De gemeenteraad wil daar de samenleving graag bij betrekken en daarom vraagt de raad om advies van de Inwoners Advies Commissie. Deze commissie is via loting deze week samengesteld. Graag informeren we u over de stand van zaken, het verdere verloop en uw rol hierbij. Nieuwe keuzes Nieuwe keuzes rond inkomsten en uitgaven zijn nodig, omdat de zorgkosten voor de gemeente flink hoger worden. Ook is er extra geld nodig door de effecten van de coronacrisis. Tegelijkertijd krijgen we minder geld van het Rijk. Als we niets doen, komen we in de loop van de komende jaren miljoenen euro’s tekort. De gemeenteraad heeft bij de recente begrotingsbehandeling keuzes gemaakt die het gat in de begroting met 5,5 miljoen euro verkleinen. Er resteert op termijn een gat van nog eens 4,5 miljoen euro, waarover ook keuzes moeten worden gemaakt. Deze kunnen iedereen raken en daarom wil de gemeenteraad graag de samenleving hierbij betrekken. We doen dit onder de noemer ‘Samen in Balans’.

Inwoners Advies Commissie De gemeenteraad wil een gevarieerd samengestelde groep van 150 inwoners om advies vragen. De raad wil graag weten: wat kunnen we slimmer doen? Wat kan mogelijk wat minder? Waar willen we niet op besparen, of misschien zelfs meer geld aan besteden? Via loting heeft de gemeente enkele duizenden inwoners uitgenodigd om lid te worden van de IAC. Maar liefst 935 inwoners hebben zich vervolgens aangemeld. We zijn heel blij met dit resultaat, dat laat zien hoe zeer inwoners bij hun dorp betrokken zijn. Via gewogen loting zijn we van de 935 inwoners uiteindelijk gekomen tot een gevarieerde groep van 150 inwoners die daadwerkelijk in de IAC zitting nemen. Op 12 januari is de formele installatie van de IAC.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Innovatief Het gaat hier om een innovatieve wijze van burgerparticipatie. We spreken immers met een groep mensen die we nog niet kennen. En we spreken niet vanuit belangen, maar vanuit verlangen: wat vinden deze inwoners belangrijk, voor een goed leven in Zeist? De IAC krijgt veel ruimte, en als gemeente hopen we hier veel van te leren. Een spannend proces, om meerdere redenen. Proces in grote lijnen De IAC gaat in 6 themagroepen uiteen. Deze groepen worden begeleid in hun proces en kunnen desgewenst gebruik maken van ambtelijke expertise. In het voorjaar komt de IAC met een advies. Het college van burgemeester en wethouders zal daar een begeleidende notitie aan toevoegen. Vervolgens zal de gemeenteraad in mei 2021 het advies behandelen in het kader van de Kadernota 2022. De gemeenteraad neemt dus het uiteindelijke besluit over de keuzes die gemaakt worden om de begroting weer in balans te krijgen. Maatschappelijk middenveld We vinden het belangrijk dat bij het maken van nieuwe keuzes ook organisaties uit het maatschappelijk middenveld een goede rol kunnen spelen. Dat kan op in ieder geval twee manieren: • De IAC heeft de mogelijkheid om organisaties uit het maatschappelijk middenveld en andere deskundigen uit te nodigen voor een gesprek. De IAC kan dat gebruiken om haar advies aan te scherpen en te verrijken. Het initiatief voor een dergelijk overleg ligt bij de IAC.

De IAC krijgt een overzicht van de relevante organisaties waarmee ze in gesprek kan. Uiteraard kunnen leden ook zelf deskundigen aandragen. • De gemeenteraad neemt in het voorjaar het advies van de IAC in ontvangst, en zal dan ook graag horen hoe betrokken organisaties dat advies beoordelen. Daarvoor zal de gemeenteraad een hoorzitting organiseren voorafgaand aan besluitvorming. Op de hoogte blijven? Wilt u op de hoogte blijven van hoe het verder gaat met de Inwoners Advies Commissie? In dat geval kunt u zich abonneren op de e-mailnieuwsbrief ‘Samen in Balans’. Via die nieuwsbrief houden we u op de hoogte van procesinformatie en het uiteindelijke advies van de Inwoners Advies Commissie. Aangezien we de IAC de ruimte willen geven om in rust en veiligheid te overleggen over haar advies, zullen we geen informatie delen over de inhoudelijke discussies die in de IAC worden gevoerd, tot het moment dat het IAC haar advies aan de gemeenteraad aanbiedt. Abonneren op de nieuwsbrief kan via www.zeist.nl/nieuwsbrieven. Tot slot Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met (indien bekend) uw gemeentelijk accountmanager, of met projectleider Suzanne Jansen, via mailadres sameninbalans@zeist.nl. Ook kunt u meer informatie vinden op www.zeist.nl/sameninbalans.

We hopen op een voor iedereen succesvol en leerzaam proces! Vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

dr. H.S. Grotens

drs. J.J.L.M. Janssen

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist