RIB20.216 Voortgang onderhoud raadzaal

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twitter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

T.a.v. de gemeenteraad Ontv. Griffie 11-12-2020/RIB20.216

Datum

10 december 2020

Burgerservicenummer

Ons kenmerk

391287

Uw kenmerk

Bijlage(n)

-

Onderwerp

Voortgang onderhoud raadzaal gemeente Zeist

Behandeld door

dhr. M. Nuijten

Geachte leden van de raad, Middels deze brief informeren wij u over de stand van zaken en voortgang aangaande het onderhoud aan de raadzaal van Zeist. We nemen u mee in de gemaakte keuzes en doelstellingen. Ook schetsen we kort de invloed die COVID en de bezuinigingsopgave hebben op het onderhoud. Samenvatting en doelstellingen onderhoud Er zijn drie hoofdredenen voor het uitvoeren van het onderhoud: 1. Waarborgen van de beschikbaarheid, continuïteit en veiligheid van alles dat zich afspeelt in de raadzaal en aangrenzende ruimtes, niet in de minste plaats voor de openbare raadsvergaderingen. Door upgrade/vervanging van de huidige techniek waarborgen we de toegankelijkheid en transparantie van de politieke besluitvorming. 2. We maken en houden de raadzaal aantrekkelijk voor externe partijen, binnen- en buiten Zeist. Dat doen we door goed te kijken naar alle aanwezige faciliteiten, maar vooral ook door kwaliteit van de integraal aanwezige faciliteiten voor beeld- en geluidregistratie en weergave. Die het ook mogelijk maken (live) uitzending van bijeenkomsten, evenementen, workshops, voorstellingen en andere activiteiten te doen. Verenigingen, scholen, stichtingen en andere non-profit partijen in Zeist hebben zo de beschikking over een scala aan mogelijkheden voor hun evenementen en de (live) uitzending daarvan. 3.

Tenslotte zal het mogelijk zijn om het zogenaamde ‘hybride’ vergaderen te ondersteunen met de nieuwe technische faciliteiten. Een deel van de raad (of andere gebruikers) is dan op afstand, het andere deel zit fysiek in de raadzaal. Zie nadere toelichting onder paragraaf ‘relatie met COVID19’. Wat betreft de audiovisuele techniek brengen we de installatie naar de stand van 2021. De gehele installatie is na de vervanging relatief eenvoudig en autonoom door interne medewerkers te bedienen. Tevens voorziet de techniek in maximale toegankelijkheid voor o.a. slechthorenden en mensen met visuele beperkingen. Als u meer detailinformatie behoeft, is het ambitiedocument en programma van eisen beschikbaar op aanvraag. Korte terugblik Zoals u wellicht bekend is de raadzaal in zijn huidige vorm sinds de oplevering van de nieuwbouw (2013) aan Het Rond grotendeels ongewijzigd gebleven. Er zijn geen grote bouwkundige- of andersoortige aanpassingen doorgevoerd en ook zijn stijl en vormgeving goed geborgd. We kunnen dan ook, mede

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

afgaande op reacties van bezoekers en gebruikers, stellen dat de raadzaal en het ontwerp uit 2011 de tand des tijds goed heeft doorstaan en in principe nog jaren mee kan. Naast de gemeenteraad en interne gebruikers weten veel bedrijven en organisaties uit Zeist en ver daarbuiten, onze raadzaal de afgelopen jaren te vinden als het gaat om congressen, bijeenkomsten en evenementen, al dan niet aangevuld met andere ruimtes en faciliteiten in en om het gemeentehuis, zoals theater FIGI. We staan als organisatie bekend om goed gastheerschap. De centrale ligging van Zeist en groot aantal parkeerplekken in de nabije omgeving helpen ons hier bij. Onderhoud - stand van zaken In de periode vanaf de oplevering in 2013 tot vandaag de dag heeft het onderhoud zich beperkt tot het meest noodzakelijke, waarbij het merendeel voortkwam uit de meer jaren onderhoudsplanning (MJOP) vanuit afdeling vastgoed. Zo is recentelijk de parketvloer geschuurd en van een nieuwe afwerklaag voorzien. Overige zaken hebben nog geen groot onderhoud nodig gehad of er is voor gekozen om het gebruik te verlengen voorbij de afschrijfduur. Als we de losse componenten bekijken die in samenhang de raadzaal vormen als integrale faciliteit, dan is voornamelijk de audiovisuele installatie technisch geheel afgeschreven en voorbij zijn levensduur.

Voor een dergelijke installatie staat een technische afschrijving van 5 tot 6 jaar bij normaal gebruik, waarna de garantie op werking (continuïteit en beschikbaarheid) en de verkrijgbaarheid van o.a. reserve onderdelen niet meer gegarandeerd is. Het voldoet zodoende ook niet aan de veiligheidseisen die vandaag de dag gesteld worden, waardoor de integriteit van het systeem onder druk kan komen te staan. Op dit moment is daarom besloten, om op de huidige installatie , geen onderhoudscontract meer af te sluiten met marktpartijen, anders dan maximaal op basis van ‘best effort’ - zonder garantie op herstel. Er zijn om die reden dan ook al delen van de installatie buiten gebruik gesteld (camerasysteem) en is herstel van defecten een lang proces gebleken. Naarmate deze situatie langer duurt, lopen we steeds meer risico op verstoring van het bestuurlijk- en politieke proces vanwege falende techniek. Om dit (tijdelijk) te mitigeren, wordt er momenteel gewerkt met tijdelijke oplossingen zoals de inhuur van ZZP-ers voor de registratie en uitzending. Ook is er een noodoplossing geplaatst die als tijdelijk alternatief dient voor de projectoren, die regelmatig dienst weigeren en niet de kwaliteit leveren die we gewend zijn in 2020. Dit geldt tevens voor het microfoonsysteem, waar garanties zijn vervallen.

Als deze aanpak langer zou duren leidt dit leidt tot een onhoudbare situatie, primair voor de raadsvergaderingen maar ook voor andere evenementen.

Verschuiving eisen en wensen huidige generatie Mettertijd zijn de eisen en wensen die gesteld worden aan een dergelijke faciliteit (raadzaal) en hetgeen zich daar afspeelt, door invloed van de technologische ontwikkelingen èn de maatschappelijke normen, stevig verschoven. Technologie werkt daarbij als accelerator, facilitator en verbindend. Er kan gesteld worden dat technologie zelfs voorwaardelijk is geworden voor uitvoering van onze primaire processen. Ter illustratie; Was het in 2011 (ten tijde van het ontwerp) nog geheel niet gebruikelijk om live, via internet op je smartphone, in de trein, op afstand een raadsvergadering bij te wonen - dan is dit nu eigenlijk de nieuwe norm. Maar ook de verwachting van deze generatie. Het is in onze opvatting cruciaal deze generatie op de voet te volgen, niet in de laatste plaats om de lokale politiek onder de aandacht te hebben en houden. Informatie moet vlot en goed beschikbaar zijn, 24 uur per dag. We zullen als lokale overheid een heldere strategie moeten opstellen, teneinde aangesloten blijven op deze ontwikkelingen. Het is dus zaak dat wat we daadwerkelijk gaan doen aan onderhoud en innovatie, langs deze lat gelegd wordt. Bijkomend zijn de eisen aan o.a. toegankelijkheid en inclusiviteit zowel vanuit ons lokale beleid, als wetgeving, aangescherpt. Techniek speelt hier een belangrijke rol in en maakt dit simpelweg mogelijk.

Nota bene: Ten tijde van het ontwerp was de raadzaal voor die tijd geheel in lijn met de eisen aangaande goed bestuur, participatie, inclusiviteit en toegankelijkheid van dat moment. Door het onderhoud zijn wij in staat deze ambities naar het niveau van eisen van 2021 te tillen.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Context van project: van start tot COVID en de bezuinigingsopgave De eerste contouren van het project stammen uit begin 2019. Een technische storing was destijds aanleiding om vanuit een meer strategischer niveau te kijken naar de raadzaal en gerelateerde faciliteiten. Ook de herijking van de ambities en aanverwante ontwikkelingen zijn daarbij meegenomen, zoals de toekomst van de publiekshal en de digitalisering van burgerzaken. Destijds was er nog geen beperking in scope, dus naast de audiovisuele installatie zijn ook alle omliggende zaken bekeken door het sleepnet op te halen. Vanuit de eisen en wensen vanuit bedrijfsvoering, gebruikers en betrokkenen (Slotstad RTV o.a.), maar ook de ambities (toekomstig gebruik publiekshal) is een groslijst opgesteld van onderwerpen. Dit was een zeer brede opsomming, rijp en groen door elkaar. Deze lijst is per onderdeel van een eerste urgentieindicatie voorzien en vervolgens besproken met betrokkenen. Dit proces heeft geleid tot een ambitiedocument, van waaruit een scope is bepaald, alsmede een aantal deelprojecten om de ambities te verwezenlijken. En toen… deden er zich twee zaken voor; COVID-19 eind maart 2020 en de bezuinigingsopgave enkele maanden daarna. We hebben vervolgens onze knopen geteld en begrotingsaanpassingen gedaan zoals in onderstaande tabel weergegeven. Tabel 1 Onderdeel

Actie

Gevolg

Aanpassingen bezoekerstribune met laptoptafel en stroomvoorzieningen alsmede zitcomfort verhogen. Onderzoek en aanpassen klimaatbeheersing

Geschrapt

Blijft zoals het is. 2021 opnieuw onderzoeken.

Behouden

Inrichting interview ruimte Slotstad

Geen

Vervangen verlichting en aansturing

Aangepast

Vervanging stoelen en meubilair en/of grote aanpassingen

Aangepast

Vervanging audiovisuele installatie en uitbreiding met live streaming Ringleiding slechthorenden vervangen

Behouden

Controle op nieuwe richtlijnen COVID-19 en aanpassingen die eventueel nodig zijn waar mogelijk daarvoor doorvoeren. Bestaande ruimte blijft behouden, geen aanpassingen. Aansturing wordt vervangen, zal (los) via wandbediening gaan in toekomst. Verlichting blijft zoals het is. Alleen levering van twee interruptie posten in zelfde stijl als huidig meubilair. Onderhoud aan stoelen uitvoeren. Uitvoering aanbesteding (afgerond)

Behouden

Optimalisatie van bestaande ringleiding

Plafond herstel/vervanging

Geschrapt

Ingebouwd scherm per raadslid in meubel

Geschrapt

Digitaal stemmen en live weergave stemverdeling op scherm voor kijker en voorzitter/aanwezigen. Inzet externe projectleider implementatie Visuele en bouwkundige aanpassing voor integratie LCD schermen in zaal.

Behouden

Plafond blijft zoals het is, oude sparingen blijven zichtbaar. Microfoons worden vervangen door soortgelijk systeem (losstaand model). Onderdeel van levering en aanbesteding audiovisuele installatie, beperkte meerkosten.

Geschrapt Behouden

Projectleiding vanuit interne organisatie. Ontwerpfase is afgerond, bij ontvangst offerte wordt besloten of dit doorgang zal vinden.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Relatie met COVID-19 Vanwege COVID-19 is er tot op heden in Zeist voor gekozen om de raadsvergadering nagenoeg geheel digitaal, op afstand, te doen via videoverbinding (Microsoft Teams met beeldregistratie ondersteuning voor inhuur ZZP-er). Een logisch voordeel is dat de raadzaal eenvoudig beschikbaar is voor het groot onderhoud. Dit zal ongeveer een doorlooptijd van zes weken zal kennen en zal minimale verstoring opleveren gezien het zeer beperkte gebruik van de faciliteiten. Tegelijkertijd is de urgentie van het beschikbaar hebben van goed werkende audiovisuele techniek in de raadzaal wellicht lager geworden, daar de raadzaal momenteel niet zoals gebruikelijk (en minder intensief) ingezet wordt. Vanuit een ander perspectief is het juist NU realiseren van nieuwe audiovisuele installatie een slimme zet; immers, er kan dan ook direct gebruik van gemaakt worden en daarmee vervallen de kosten voor inhuur van de cameraploeg (á 2100 euro per raadsvergadering). Bijkomstig testen we de gehele installatie en het contract met de leverancier voor inzet ná COVID-19. Dit kan zowel hybride (deel thuis en deel fysiek) of, na aanpassing van positie meubilair, met de gehele raad. Nota bene: De installatie zelf zal nagenoeg geen vertraging kennen, er is voldoende ruimte om tegelijk te werken met 1,5 meter afstand, rekening houdende met de RIVM voorschriften voor bouwlokaties.

Inkoopstrategie en bekostiging De vervanging van de audiovisuele installatie is via een meervoudige onderhandse aanbesteding gegund aan partij AVEX per 2 december 2021. De kosten worden gedekt vanuit de egalisatiereserve informatievoorziening. Dit budget heeft als functie het onderhoud van systemen en applicaties en wordt hiervoor ingezet. In dit budget is rekening gehouden met deze kosten. De kosten hiervoor moeten officieel nog door de raad geactiveerd worden. Zoals in tabel 1 weergegeven is er nog een aantal aanpassingen, na de bezuinigingsronde waar een beperkt budget voor nodig is. Dit kan onderhands worden ingekocht. Er zal met betrokken afdelingen nog bekeken worden hoe noodzakelijk de investeringen zijn én of er goedkopere alternatieven beschikbaar zijn. Hier is rekening mee gehouden in de budgetruimte. Planning realisatie Periode

Acties

December: Januari: Februari-april: Mei:

Ontwerpfase en bestelling materieel Testen ontwerp en aanpassingen Demontage oude apparatuur en installatie Oplevering voor in-productiename

Met de aanbesteding is de basis is gelegd om te starten met implementatie van hetgeen beschreven is in het programma van eisen. We betrekken de raad graag bij de implementatie, u kunt mij bereiken via contactgegevens onderaan deze brief.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Betrokken personen Projectgroep: Stuurgroep: Bestuurlijk: Werkgroepen: Advies: Geinterviewden:

Mark Nuijten, Rob Kauffeld, Johan Jansen, Roland Beenen Ron Minken, Johan Janssen, René Grotens Marcel Fluitman Lydia Jansz, Nelleke Oskam, Christiaan Bouman Goudadvies B.V. – Zeewolde Koos Janssen, Dick van Ginkel, Tjarda Struik, Slotstad RTV

Wenst u nadere informatie of heeft u vragen of suggesties op inhoud, neem dan contact op met Mark Nuijten via m.nuijten@zeist.nl .

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist,

de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

dr. H.S.. Grotens

drs. J.J.L.M. Janssen

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist