RIB18.114 Bestuursopdracht masterplan binnensportaccommodaties

—Am memi.. moor _Alm=

Publiekshal • Het Rond 1, Zeist

www.zeist.n1 • www.twittter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 • zeist@zeist.n1

Gemeente Zeist

Cotv. Gr'LP T.a.v. de gemeenteraad

Datum

10 oktober 2018

AO. ii,R4 Ons kenmerk

Burgerservicenummer

Uw kenmerk

Bijlage(n)

Behandeld door

Onderwerp

44- AO- 2o(0

289359 Sander Kolk

Bestuursopdracht masterplan binnensportaccommodaties

Geachte eden van de raad,

In de vergadering van 9 oktober 2018 heeft het college de bestuursopdracht masterplan binnensportaccommodaties vastgesteld. Door middel van deze brief informeren wij u hier graag over. De bestuursopdracht gaat over het opstellen van een masterplan binnensportaccommodaties waarin noodzakelijke keuzes gemaakt kunnen en nnoeten worden rondom het totale areaal aan binnensportaccommodaties en de (toekomstige) bekostiging hiervan. Op basis van de bestuursopdracht wordt de raad in staat gesteld om beleidskaders vast te stellen hoe we in de toekomst de binnensportbehoefte willen faciliteren. Ook kunnen (nneerjaren)keuzes worden gemaakt, onder andere wat betreft aard, omvang en kwaliteitsniveau dat wordt nagestreefd alsmede de bijbehorende financiele gevolgen. Het masterplan vormt hiermee een kritische beoordeling van de benodigde omvang van de hele binnensportaccommodatieportefeuille en fungeert daarmee tevens als kapstok voor alles wat er op (gemeentelijk) binnensportaccommodatiegebied gebeurt in Zeist, nu en in de toekomst. Eind dit jaar wordt er een infornnatie/consultatie bijeenkomst met u georganiseerd waarin een terugkoppeling wordt verzorgd en u wordt gevraagd om kaders mee te geven voor het vervolgproces.

Aanleiding en argumenten voor deze bestuursopdracht Accommodaties nodig om te (kunnen) sporten Voldoende en kwalitatief goede binnensportaccommodaties vormen, net als een goed ingerichte buitenruimte, een voorwaarde om te kunnen sporten. Enerzijds betreft het een wettelijke verplichting (aanbieden van bewegingsonderwijs), anderzijds zijn de accommodaties ook nodig voor het faciliteren van binnensport, wijkactiviteiten of sociaal-culturele evenementen (zoals de rommelmarkt in de sporthal). In principe beschikken we in Zeist over een ruim aanbod aan binnensportaccommodaties dat relatief goed verspreid over de gemeente gelegen is. Wel is waarneembaar dat er een disbalans is tussen vraag en aanbod die zich op meerdere locaties voordoet. Op bepaalde plekken is bijvoorbeeld een nijpend tekort aan ruimte, terwijI op andere locaties veel leegstand is te bespeuren. Bovendien zijn er op diverse locaties dringende behoeften geuit (zowel vanuit onderwijs, verenigingsleven als wijkactiviteiten) waar we graag vanuit een integrale visie invulling aan willen geven.

Austerlitz • Bosch en Duin • Den Dolder • Huis ter Heide • Zeist

2

Vraag, aanbod en ontwikkelingen daarin De vraag naar binnensportaccommodaties wordt in sterke mate bepaald door leerlingprognoses (bewegingsonderwijs), ontwikkelingen in de sport en ontwikkelingen in het inwonertal van de gemeente Zeist. Zo is door trends in sportdeelname binnen verschillende sporten, zoals het winterseizoen bij de hockeyverenigingen, de druk op de binnensportaccommodaties in de winternnaanden nog verder toegenomen. En het verruimen van het aantal uren bewegingsonderwijs op basisscholen (zoals vanuit de landelijke politiek wordt overwogen) kan een grote impact hebben op het gebruik. Daarbij kent het gebruik van binnensportaccommodaties ook historische patronen die er altijd zijn en die we altijd zullen houden (leegstand in de zomer, piekbelasting en tekorten in de winter). Aileen door al deze relevante informatie samen te brengen, en nadrukkelijk ook de ontwikkelingen in omvang en situering van onderwijsvoorzieningen (zoals opgenomen in het IHP) mee te nemen, ontstaat er een goed beeld van de ontwikkeling van de behoefte aan binnensportaccommodaties in Zeist. Technische staat en levensduur Een aantal binnensportaccommodaties is technisch verouderd en niet meer van deze tijd. Hierbij rijst de vraag of het aanbod nog toekomstbestendig is. Daarnaast spelen er nog ontwikkelingen zoals de vraag wat te doen met de (verouderde) hal op Dijnselburg.

Verder zijn er diverse wensen voor nieuwe accommodaties, zoals op locaties als Noordweg, Blikkenburg, etc. Tenslotte kunnen, zodra het masterplan bekend is en daarmee een definitieve ontwikkelagenda is vastgesteld, bepaalde accommodaties worden gerenoveerd en worden voorzien van de gewenste verduurzanningsslag. Deze is nu op een paar locaties nog uitgebleven omdat niet vaststaat of de betreffende accommodatie Oberhaupt gehandhaafd moet worden of niet. Beleidsre gels verdeling zaalruimte De toegenomen druk op de binnensportruimte in connbinatie met de soms gedateerde staat van de binnensportaccommodaties nnaakt dat er steeds meer discussie ontstaat over de wijze waarop de beschikbaarheid onder de gebruikers wordt verdeeld. Met inachtneming van alle recente ontwikkelingen zullen de criteria voor toewijzing van zaalruimte kritisch moeten worden bekeken en waar nodig moeten worden bijgesteld. Wie heeft recht op welke uren en tijdstippen, welke gebruiker heeft voorrang, wat te doen met aanvragen van buiten de gemeentegrens et cetera. Er zullen nieuwe beleidskaders moeten worden opgesteld die hiervoor houvast bieden. Organisatie en rolverdeling bij aanbod van binnensportaccommodaties In Zeist zijn we het afgelopen jaar bezig geweest met de implementatie van een nieuw reserverings- en toegangscontrolesysteem.

Dit systeem heeft de kwaliteit omtrent de verhuur van de binnensportaccommodaties voor de gebruikers al enorm verbeterd. In het masterplan zal er aandacht worden besteed aan een verdere optimalisatie van organisatie van beheer en exploitatie. De rolverdeling op het gebied van binnensportaccommodaties is binnen de gemeentelijke organisatie nog voor verbetering vatbaar. De demarcatie tussen eigenaar en exploitant, tussen Vastgoed / Onderwijshuisvesting en Sport / Service & Onderhoud kan worden verbeterd en ook is er behoefte aan een verduidelijking en aanscherping van taken en rollen. Daarnaast kan de vraag gesteld worden of de gemeente nog wel de geeigende partij is om zelf de binnensportaccommodaties te exploiteren. In het masterplan worden deze organisatorische vraagstukken meegenomen en van een antwoord voorzien. Realistische verwachtingen De opzet van het proces als geheel, maar meer specifiek het beleggen van een bijeenkomst met de raad op een cruciaal moment in het proces, draagt bij aan sturing/regie en aan verwachtingsmanagement. De bijeenkomst leidt tot kaderstelling en vindt plaats na de brede inventarisatiefase, maar voOr de fase waarin gekonnen wordt tot concrete planvorming en vormt hiermee feitelijk het startschot voor het proces.

Austerlitz • Bosch en Duin • Den Dolder • Huis ter Heide - Zeist

3

Beoogd resultaat We streven uiteindelijk naar een toekomstbestendig en evenwichtig aanbod aan binnensportaccommodaties. Hierbij is het natuurlijk ook van belang dat deze toekomst financieel geborgd is door de beschikbaarheid van voldoende middelen binnen de sportbegroting ten behoeve van adequate instandhouding en onderhoud. Ook de (structurele) financiele consequenties zijn hierbij dus helder in kaart gebracht. Het masterplan binnensportaccommodaties biedt inzicht in hoe de huidige en gewenste situatie zich ten opzichte van elkaar verhouden, waarbij de gewenste situatie gebaseerd is op een omgevingsanalyse, een behoefteprognose (vraag) en politiek-bestuurlijke kaderstelling. Uit de match tussen huidig en gewenst blijkt wat de mogelijke veranderopgave is waarover de komende jaren keuzes gemaakt nnoeten worden. Door vraag en aanbod beter in evenwicht te brengen en medegebruik te stimuleren, gaan we investeren in verbetering van effectiviteit en efficiency. Betrokkenheid van samenleving en raad We willen dit proces nadrukkelijk in samenspraak met de samenleving (gebruikers) doorlopen. Naast het belang van draagvlak is er immers ook veel kennis en kunde aanwezig binnen de samenleving. Hiertoe worden partijen eerst geYnformeerd en gericht bevraagd. Dit leidt tot een brede inventarisatie en analyse van de huidige situatie.

Later dit jaar worden in een bijeenkomst met uw raad de resultaten hiervan besproken en wordt u gevraagd kaders mee te geven voor het vervolgproces om te komen tot het masterplan. Bijgevoegd bij deze brief is een kopie van de bestuursopdracht. Indien er reeds in dit stadium behoefte bestaat gaan wij graag met u hierover in gesprek. Een bijeenkomst kan in samenspraak met de griffie worden gepland.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

A

W.C. Lissenberg - van Dam

Lc S/4e,vi,‹

Austerlitz • Bosch en Duin • Den Dolder • Huis ter Heide • Zeist

l'

BESTUURSOPDRACHT

Gemeente Zeist

Blad 1

Nurnmer 289359 Afdeling Projectbureau Naam Sander Kolk Telefoon 06-27113838 Datum 02-10-2018 Documentreferentie : 283090 Onderwerp Bestuursopdracht Masterplan Binnensportaccommodaties Zeist KORTE INHOUD In onze sport- en beweegvisie Zeist 2015-2020 is een belangrijke passage gewijd aan de toekomst van de binnensportaccommodaties. En niet zonder reden. Voldoende en kwalitatief goede binnensportaccommodaties vormen namelijk een voorwaarde om te kunnen sporten. Het betreft hier zowel het kunnen faciliteren van bewegingsonderwijs, verenigingssport als overige sociaal-culturele (wijk)activiteiten die in de binnensportaccommodaties plaatsvinden. Er is behoefte aan een duidelijk kader voor het maken van noodzakelijke keuzes rondom het totale areaal aan binnensportaccommodaties en de (toekomstige) bekostiging hiervan. Op basis van de bestuursopdracht wordt de raad in staat gesteld om beleidskaders vast te stellen hoe we in de toekomst de binnensportbehoefte willen faciliteren. Ook kunnen (meerjaren)keuzes worden gem aakt, onder andere wat betreft aard, omvang en kwaliteitsniveau dat wordt nagestreefd alsmede de bijbehorende financiele gevolgen.

Het masterplan vormt hiermee een kritische beoordeling van de benodigde omvang van de hele binnensportaccommodatieportefeuille en fungeert daarmee tevens als kapstok voor alles wat er op (gemeentelijk) binnensportaccommodatiegebied gebeurt in Zeist, nu en in de toekomst.

Aan het college, INLEIDING In de in juli 2015 door de gemeenteraad vastgestelde sport- en beweegvisie Zeist 2015-2020 (15cv.00156 / 15RV040) wordt het belang van sport en bewegen binnen (het beleid van de gemeente) Zeist benadrukt. In deze visie is ook een belangrijke passage gewijd aan de toekomst van de binnensportaccommodaties. Het gaat hier om de sporthallen, de sportzalen en de gymnastieklokalen. Het ontbreekt echter nog aan een duidelijk en compleet beeld van vraag en aanbod. De benutting en bezetting kan nog worden geoptimaliseerd en diverse accommodaties in Zeist vragen om onderhoud of (grootschalige) renovatie. Daarnaast zijn er de afgelopen jaren, zowel vanuit het bewegingsonderwijs als vanuit de binnensport, diverse veranderingen opgetreden die hun weerslag hebben gehad op de bezetting en benutting van de verschillende binnensportaccommodaties. Denk alleen al aan de enorme opkomst van het zaalhockey of de landelijke discussie om het aantal lessen bewegingsonderwijs per week aan te passen van 2 naar 3 (waardoor de zaalcapaciteit zal moeten toenemen). Er is daarom behoefte aan een plan voor de binnensportaccommodaties. Een plan dat zowel een ontwikkelagenda omvat als spelregels hoe we de komende jaren met deze accommodaties omgaan. Een en ander in de lijn met het in 2017 vastgestelde masterplan voor de buitensportaccommodaties.

10 oktober 2018

BESTUURSOPDRACHT

Blad 2

WAAROM EEN MASTERPLAN BINNENSPORTACCOMMODATIES? Accommodaties nodig om te (kunnen) sporten Voldoende en kwalitatief goede binnensportaccommodaties vormen, net als een goed ingerichte buitenruimte, een voorwaarde om te kunnen sporten. Enerzijds betreft het een wettelijke verplichting (aanbieden van bewegingsonderwijs), anderzijds zijn de accommodaties ook nodig voor het faciliteren van binnensport, wijkactiviteiten of sociaal-culturele evenementen (de rommelmarkt in de sporthal). In principe beschikken we in Zeist over een ruim aanbod aan binnensportaccommodaties dat relatief goed verspreid over de gemeente gelegen is. Wel is waarneembaar dat er een disbalans is tussen vraag en aanbod die zich op meerdere locaties voordoet. Op bepaalde plekken is bijvoorbeeld een nijpend tekort aan ruimte, terwijI op andere locaties veel leegstand is te bespeuren. Bovendien zijn er op diverse locaties dringende behoeften geuit (zowel vanuit onderwijs, verenigingsleven als wijkactiviteiten) waar we graag vanuit eon integrale visie invulling aan willen geven. Vraag, aanbod en ontwikkelingen daarin De vraag naar binnensportaccommodaties wordt in sterke mate bepaald door leerlingprognoses (bewegingsonderwijs), ontwikkelingen in de sport, ontwikkelingen in het inwonertal van de gemeente Zeist en enkele relevante sportontwikkelingen.

Zo is door trends in sportdeelname binnen verschillende sporten, zoals het winterseizoen bij de hockeyverenigingen, de druk op de binnensportaccommodaties in de wintermaanden nog verder toegenomen. En het verruimen van het aantal uren bewegingsonderwijs op basisscholen (zoals vanuit de landelijke politiek wordt overwogen) kan een grote impact hebben op het gebruik. Daarbij kent het gebruik van binnensportaccommodaties ook historische patronen die er altijd zijn en die we altijd zullen houden (leegstand in de zomer, piekbelasting en tekorten in de winter). Alleen door al deze relevante informatie samen te brengen, en nadrukkelijk ook de ontwikkelingen in omvang en situering van onderwijsvoorzieningen (zoals opgenomen in het IHP) mee te nemen, ontstaat er een goed beeld van de ontwikkeling van de behoefte aan binnensportaccommodaties in Zeist. Technische staat en levensduur Een aantal binnensportaccommodaties is technisch verouderd en niet meer van deze tijd. Hierbij rijst de vraag of het aanbod nog toekomstbestendig is. Daarnaast spelen er nog ontwikkelingen zoals de vraag wat te doen met de (verouderde) hal op Dijnselburg. Verder zijn er diverse wensen voor nieuwe accommodaties, zoals op locaties als Noordweg, Blikkenburg, etc.

Tenslotte kunnen, zodra het masterplan bekend is en daarmee een definitieve ontwikkelagenda is vastgesteld, bepaalde accommodaties worden gerenoveerd en bovendien worden voorzien van de gewenste verduurzamingsslag. Deze is nu op een paar locaties nog uitgebleven omdat niet vaststaat of de betreffende accommodatie Oberhaupt gehandhaafd moet worden of niet. Beleidsre gels verdeling zaalruimte De toegenomen druk op de binnensportruimte in combinatie met de soms gedateerde staat van de binnensportaccommodaties maakt dat er steeds meer discussie ontstaat over de wijze waarop de beschikbaarheid onder de gebruikers wordt verdeeld. Met inachtneming van alle recente ontwikkelingen zullen de criteria voor toewijzing van zaalruimte kritisch moeten worden bekeken en waar nodig moeten worden bijgesteld. Wie heeft recht op welke uren en tijdstippen, welke gebruiker heeft voorrang, wat te doen met aanvragen van buiten de gemeentegrens etc. Er zullen nieuwe beleidskaders moeten worden opgesteld die hiervoor houvast bieden.

BESTUURSOPDRACHT

Blad 3

Organisatie en rolverdeling bij aanbod van binnensportaccommodaties In Zeist zijn we het afgelopen jaar bezig geweest met de implementatie van een nieuw reserverings- en toegangscontrolesysteem. Dit systeem heeft de kwaliteit omtrent de verhuur van de binnensportaccommodaties voor de gebruikers al enorm verbeterd. In het masterplan zal er aandacht worden besteed aan een verdere optimalisatie van organisatie van beheer en exploitatie. De rolverdeling op het gebied van binnensportaccommodaties is binnen de gemeentelijke organisatie nog voor verbetering vatbaar. De demarcatielijn tussen met name Vastgoed / Onderwijshuisvesting en Service & Onderhoud kan worden verbeterd en oak is er behoefte aan een verduidelijking en aanscherping van taken en rollen. Daarnaast kan de vraag gesteld worden of de gemeente nog wel de geeigende partij is am de binnensportaccommodaties te exploiteren. In het masterplan worden deze organisatorische vraagstukken meegenomen en van een antwoord voorzien. UITKOMST Het masterplan binnensportaccommodaties biedt inzicht in hoe de huidige en gewenste situatie zich ten opzichte van elkaar verhouden, waarbij de gewenste situatie gebaseerd is op een omgevingsanalyse, een behoefteprognose (vraag) en politiek-bestuurlijke kaderstelling.

Uit de match tussen huidig en gewenst blijkt wat de mogelijke veranderopgave is waarover de komende jaren keuzes gemaakt moeten worden. Door vraag en aanbod beter in evenwicht te brengen en medegebruik te stimuleren, gaan we investeren in verbetering van effectiviteit en efficiency. Het resultaat is een accommodatieconfiguratie voor Zeist inclusief keuzes over hoe deze accommodaties te gebruiken. Het betreft nadrukkelijk niet alleen een (fysieke) ontwikkelagenda, maar biedt Oak inzicht in de manier hoe we er mee onngaan (dus beleidsregels, organisatie en exploitatie). Onder invloed van deze beleidskaders benoemen we welke accommodaties we in de toekomst nog willen ontwikkelen en op welk (onderhouds)niveau we dat willen doen. Doelstelling is een toekomstbestendig en evenwichtig aanbod. Daarbij is het natuurlijk oak van belang dat deze toekomst financieel geborgd is door de beschikbaarheid van voldoende middelen ten behoeve van adequate instandhouding en onderhoud. Oak de (structurele) financiele consequenties zijn hierbij dus helder in kaart gebracht. WIE GAAN WE ERBIJ BETREKKEN? - PARTICIPATIE Onderzoek naar en veranderingen in het aanbod en de situering van binnensportaccommodaties staat of valt met de acceptatie van de plannen, met name door de onderwijsinstellingen en sportverenigingen die de accommodaties gebruiken of beheren.

Er wordt daarom gericht ingezet am een aantal partijen in het proces te betrekken, oak voor het verwerven van de noodzakelijke informatie. Direct betrokkenen vanuit de organisatie (projectgroep & projectorganisatie) Er wordt een ambtelijke projectgroep ingericht die bestaat uit personen die een goed beeld hebben van vraag/aanbod en van de ontwikkelingen en mogelijkheden die zich in de verschillende sportvoorzieningen voordoen. Deze projectgroep wordt ingericht door direct betrokkenen vanuit de gemeentelijke organisatie: Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Project!eider

Sander Jansen, Wethouder Sport Rob van der Mark (S&O), Martin Lekkerkerker (Vastgoed), Pascal Belo (WOW) Sander Kolk (Projectbureau) / Emmely Hutten (Vastgoed)

Daarnaast worden waar nodig medewerkers van Sport, Vastgoed, Ruimtelijke Ontwikkeling, Service & Onderhoud, Financier', Concern Control, Communicatie etc. aan het project toegevoegd. Het project wordt in nauwe samenwerking tussen interne afdelingen uitgevoerd.

BESTUURSOPDRACHT

Blad 4

Direct betrokken gebruikers We willen het masterplan ook nadrukkelijk in samenspraak met de samenleving maken. Daarom warden partijen al direct aan de voorkant over het proces betrokken: zowel geInformeerd als geconsulteerd. Dit laatste gebeurt zowel elektronisch/schriftelijk (via een toe te sturen vragenlijst of enquete) als in een persoonlijk gesprek gerichte vragen warden gesteld rondom knelpunten, aandachtspunten en/of (toekomstige) behoeften. Na de voorbereidingsfase warden onderwijsinstellingen, sportverenigingen en gebruikers ook betrokken in het ontwikkelingsproces van het masterplan betrokken. Politiek bestuurlijke betrokkenheid Binnen het proces vindt geregeld afstemming plaats met college en gemeenteraad. Hierbij wordt in sommige gevallen geInformeerd, maar wordt ook geconsulteerd en tussentijds am besluitvorming gevraagd. KADERS EN UITGANGSPUNTEN VOOR DEZE BESTUURSOPDRACHT Om te komen tot een kwalitatief goed en breed gedragen masterplan dient er sprake te zijn van samenhang, kwaliteit en interactie. Onze huidige beleidsambities uit onder meer het coalitieakkoord, de sport- en beweegvisie, brede sociale visie, structuurvisie en het IHP vormen hiervoor het vertrekpunt. Hieruit zijn ten behoeve van het masterplan binnensportaccommodaties de volgende uitgangspunten ontleend: • Zoveel mogelijk Zeistenaren moeten kunnen bewegen.

• Efficient ruimtegebruik, waar mogelijk ook multifunctioneel waarbij nadrukkelijk dwarsverbanden wordt gezocht met het bewegingsonderwijs en de wijk. • Een goede en brede benutting van binnensportaccommodaties. Het aanbod is beter in overeenstemming met de vraag dan nu. • Voor een oordeel over de benutting van de (c.q. de benodigde) capaciteit gaan we uit van algemeen en landelijk geaccepteerde kengetallen. • De nnaatschappelijke functie richting de wijk alsmede de afstand tot onderwijsvoorzieningen speelt een belangrijke rol bij het maken van keuzes. • Met uitvoering van het masterplan zetten we een volgende stap in uitvoering van duurzame nneerjaren onderhoudsplannen (DMOPS). Hiermee zetten we als gemeente in op het realiseren van een forse reductie van de CO2 uitstoot en zetten we een stap op weg naar het behalen van onze klimaatdoelstellingen. • Oak private en regionale voorzieningen warden in beeld gebracht, aangezien deze van invloed zijn op de vraag en noodzakelijk aanbod. Deze accommodaties maken echter geen onderdeel uit van het masterplan daar waar het te treffen "fysieke maatregelen" betreft aangezien we deze acconnnnodaties niet in bezit hebben en daar ook geen directe (financiele) relatie mee hebben. • Het masterplan handelt over de infrastructuur en rol- en verantwoordelijkheidsverdeling. Tarifering maakt hiervan in beginsel geen onderdeel uit.

Volgend jaar wordt een separaat traject bewandeld am te komen tot herijking van het tarievenstelsel. Uiteraard kan het masterplan wel implicaties voor het type van de bekostiging met zich meebrengen. • Er is (op voorhand) geen dringende budgetbehoefte dan wet noodzaak tot besparing op de binnensportaccommodaties. Wel dient het masterplan ertoe am inzicht te krijgen in lange termijn kosten en baten en wat de gevolgen op termijn zijn am het areaal weer op orde te brengen en te houden. Het is derhalve niet uitgesloten dat het masterplan tot een budgetvraag leidt. De eventuele omvang hiervan wordt bekend na gereedkomen van de financiele vertaling van de veranderplannen (zie onderstaande fase 5). Vooralsnog wordt voorgesteld de middelen c.q. budgetten te hanteren die benodigd zijn voor instandhouding en beheer van het bestaande areaal en het huidige kwaliteitsniveau, waarbij frictiekosten geen onderdeel uitmaken van dit financieel vertrekpunt.

BESTUURSOPDRACHT

Blad 5

HOE GAAN WE TOT HET MASTERPLAN KOMEN? — PLAN VAN AANPAK Het plan van aanpak hebben gebaseerd op de wijze waarop het masterplan buitensportaccommodaties succesvol is opgesteld. Het traject zal bestaan uit een zestal fasen: Fase 0: Vaststeffing bestuursopdracht Fase 1: Inventarisatie Fase 2: Uitgangspunten voor a) op te stellen ontwikkelagenda en b) te hanteren toekomstig beleid Fase 3: Opstellen ontwikkelagenda en veranderplannen Fase 4: Organisatie van aanbod (regels en wijze van exploitatie) Fase 5: Financiele vertaling van implicaties fase 3 en 4 Fase 6: Bespreking raad en opstellen CV/RV Fase 1: Inventarisatie Na vaststelling van de bestuursopdracht door het college (na zienswijze door de raad) wordt getart met het feitelijke traject. In deze eerste fase wordt de basis gelegd voor het masterplan en verzamelen we alle informatie die nodig is om de vraag- en aanbod analyse uit te voeren. Op basis van alle opgehaalde informatie wordt de toekomstige vraag naar c.q. behoefte aan voorzieningen bepaald. Deze fase wordt als vanzelfsprekend in samenspraak met de direct betrokkenen en belanghebbenden doorlopen.

Fase 2: Uitgangspunten ontwikkelagenda en organisatie van aanbod Er is ook behoefte aan criteria waarmee kan worden bepaald hoe en áf (op welke gronden wel of niet en in welke mate) er door de gemeente wordt gefaciliteerd en dus geInvesteerd in sportvoorzieningen (de ontwikkelagenda). Dit geldt ook voor de rol die we als gemeente wel/niet innemen in geval er initiatieven zijn op het gebied van niet-gemeentelijke binnensportaccommodaties, zoals bijvoorbeeld de Jan Weyer sporthal van Schaerweijde. Deze set van uitgangspunten bieden een handvat (en meer objectiviteit) ten aanzien van de keuze of er in de toekomst wel of niet geInvesteerd wordt in (nieuwe) sportvoorzieningen en hoe we onze accommodaties gebruiken. Fase 3: Opstellen ontwikkelagenda en veranderplannen In deze fase wordt nader ingegaan op de match / mismatch tussen het aanbod en de vraag, waarbij duidelijk wordt voor welke opgave Zeist de komende jaren staat om vraag en aanbod beter in evenwicht te brengen. De resultaten bieden daarmee inzicht in de mate waarin verandering/vernieuwing van het accommodatieaanbod noodzakelijk is om vraag en aanbod in evenwicht te krijgen en de kansen die een ontwikkelagenda hierbij kunnen bieden.

Fase 4: Organisatie van aanbod (regels en wijze van exploitatie) In deze fase worden de beleidskaders opgesteld over de wijze waarop we onze binnensportaccommodaties willen gebruiken (inroostering, voorrangsregels etc.). Daarnaast wordt een onderbouwd advies uitgebracht over wie en op welke wijze de binnensportaccommodaties in de toekomst het beste kan exploiteren (gemeente, commerciele marktpartij, individuele verenigingen/stichtingen etc.). Fase 5: Financiele vertaling van implicaties fase 3 en 4 Vervolgens wordt globaal in beeld gebracht welke consequenties (ten aanzien van de omvang en oppervlakte) daaruit voortvloeien en tot welke financiele vertaling dit leidt (ten aanzien van investeringen en meerjarig onderhoud en instandhouding). Fase 6: Bespreking raad en opstellen CV/RV De conceptresultaten worden ter bespreking voorgelegd aan college en raad en waar nodig aangescherpt of verder aangevuld. Vervolgens worden de resultaten verwerkt in college- en raadsvoorstellen en voor besluitvorming voorgelegd.

BESTUURSOPDRACHT

Blad 6

WELKE RISICO'S ONDERKENNEN WE? - RISICOPARAGRAAF Ten aanzien van het proces kunnen de volgende risico's worden benoemd: ▪ Verwachtingsmanagement is cruciaal: richting alle betrokkenen moet goed gecommuniceerd worden over kaders en financiele (on-)mogelijkheden om te voorkomen dat te hooggespannen verwachtingen ontstaan of verwachtingen niet haalbaar blijken te zijn. • Daarnaast bestaat het risico dat met name in fase 2 en 3 er ook impopulaire maatregelen genomen moeten worden. Hierbij kan gedacht worden aan het wijzigen van criteria voor inroostering (wie krijgt welke uren) maar ook het afstoten of slopen van accommodaties. Een open en transparante communicatie naar betrokkenen is hierbij van groot belang om niet de betrokkenheid van partijen te verliezen. BINNEN WELKE TERMIJN IS HET MASTERPLAN GEREED? — PROJECTPLANNING De belangrijkste stappen en mijlpalen op een rij: Fase

Resultaat

Planning amb.

Politiek/best.

Fase 0 Bestuursopdracht

Bestuursopdracht

Okt 2018

Fase 1 Inventarisatie

- lnventarisatie - Toekomstige vraag

Sept-nov 2018

Begin oktober stelt college bestuursopdracht vast. Informatiebrief naar raad. -

Fase 2 Uitgangspunten

Uitgangspunten binnensportaccommodatiebeleid (taken, rolverdeling)

Okt-nov 2018

Fase 3 Ontwikkelagenda en veranderplannen Fase 4 Organisatie van aanbod

Nov 2018- apr 2019

Fase 5 Financiele vertaling veranderplannen

Scenario's vernieuwing accommodatieaanbod Advies over de wijze waarop we onze accommodaties willen gebruiken en over de optimale beheer- en exploitatievorm. - Investeringsramingen - Exploitatieprognoses - Financiele spelregels

Fase 6 rapportage

Rapportage

Eind november / begin dec consultatiebijeenkomst met de Raad over resultaten inventarisatie en set van uitgangspunten voor vervolgfase. -

Jan-apr 2019

Jan-apr 2019

Okt-nov 2019

In de maand mei of juni nader te bepalen betrokkenheid van college en raad ihkv van voorgestelde veranderplannen, financiele vertaling en organisatieadvies. Daarna collegebesluit. Doorkijk implicaties kan nog mee naar kadernota. College- en raadsbesluit. Bij belangstelling raadsinformatiebijeenkomst. Financiele consequenties meenemen bij besluit over de begroting 2020

Bij de start van het project wordt deze mijlpalenplanning verder uitgewerkt naar een detailplanning. De planning is er op gericht om de raad (ten behoeve een integrale afweging) voor begrotingsbehandeling 2020 een integraal masterplan binnensportaccommodaties aan te bieden waarin alle voornoemde aspecten zijn uitgewerkt. Doelstelling is een uitgebalanceerd en financieel bestendig accommodatieaanbod welke ook in de toekomst in stand kan worden gehouden.

BESTUURSOPDRACHT

Blad 7

Bijlage 1 PROJECTMODEL De ontwikkeling van een toekomstvisie op vraag en aanbod is in essentie een afstemmingsvraagstuk van een aantal elementen. Het project zal deze elementen gestructureerd in kaart moeten brengen. Daartoe wordt voorgesteld het volgende projectmodel te hanteren: '11;400.41

vomit+

-In;

Navolgend worden de vier onderdelen kort toegelicht: • Beleid/doelstellingen: Het beleid betreft het huidige en zich ontwikkelende beleid op de sportvoorzieningen en de sportaccommodaties in Zeist, alsmede de ruimtelijke kaders waarbinnen dat beleid vorm moet krijgen. De opzet en doelstellingen van dit beleid worden in kaart gebracht door middel van het bestuderen van bestaande beleidsrapporten en door middel van gesprekken met collega afdelingen. • Aanbod aan voorzieningen: Dit zijn de huidige voorzieningen/accommodaties in de gemeente Zeist en de kenmerken daarvan. Deze accommodaties worden op hoofdlijnen in kaart gebracht. Hierbij wordt in belangrijke mate teruggevallen op de informatie zoals deze reeds bij ons aanwezig is. • Ontwikkelingen in de omgeving: De omgeving heeft betrekking op externe factoren die van invloed (kunnen) zijn op het voorzieningenbeleid. Het betreft onder meer (ontwikkelingen in) het aanbod van overige locaties en accommodaties en de ontwikkelingen in de grensgemeenten die van invloed zijn op onze accommodaties in Zeist. Ook de planologische ontwikkelingen en herstructureringsplannen worden hierbij meegenomen. Daarnaast is aandacht voor de demografische ontwikkelingen en de trends en ontwikkelingen in vrijetijdsbesteding.

• Vraag naar voorzieningen: Dit onderdeel van het model betreft de huidige en toekomstige vraag naar sportaccommodaties in Zeist, maar ook naar potentieel medegebruik. De toekomstige vraag wordt bepaald aan de hand van de huidige kenmerken van het gebruik, ontwikkelingen in bevolkingsaantal en samenstelling, trends en ontwikkelingen (meer nnultifunctionaliteit) en door middel van vastgestelde normen en/of referentiewaarden. Tenslotte zullen ook verenigingen op nader te bepalen wijze worden bevraagd naar hun toekomstig gebruik. De (toekomstige) vraag kan zo worden afgezet tegen het (toekomstige) aanbod. Het masterplan ontstaat door het "matchen" van deze vier elementen tot een samenhangend geheel.