RIB 23.100 Toelichting Ontwikkeling Griffie

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twitter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

Verzonden 20 september 2023

Aan de gemeenteraad

Datum

20-09-2023

Ons kenmerk

RIB 23.100

Bijlage(n)

1

Portefeuillehouder

Werkgeverscommissie

Behandeld door

griffier

Onderwerp

Toelichting ontwikkeling Griffie

Geachte leden van de raad, In het Informeel Overleg van 12 september heeft Dick van Ginkel u als voorzitter van de werkgerverscommissie kort geïnformeerd over besluiten van de werkgeverscommissie betreffende de ontwikkeling van de griffie die invloed hebben op de begroting. Hierbij ontvangt u de door hem toegezegde achterliggende informatie. Voortraject In 2021 is met de werkgeverscommissie het Stappenplan ontwikkeling Raadsgriffie Zeist besproken. Voor de inrichting van de ondersteuning van de raad wordt in dit Stappenplan aansluiting gezocht met het essay van Jan Dirk Pruim ‘De griffie van morgen: ruimtemakers gezocht” In dit essay symboliseert hij de ondersteuning van de raad met ruimtes in een griffie huis. Voor een goede ondersteuning van de raad moeten al deze kamers zijn bemenst. Hij benoemt daarin de Informatiekamer, Controlekamer, Inwonersof Ombudskamer, Besluitvormingskamer, Regiokamer en Opgavenkamer. In Zeist hebben we de ambitie om op termijn al die kamers in te vullen. Op basis van het Stappenplan heeft uw raad op voorstel van de werkgeverscommissie bij de Kadernota 2023 besloten de formatie van de griffie uit te breiden met 1 fte raadsadviseur. Naar aanleiding van de bespreking van de vacature in de commissie werd besloten een extern bureau advies te vragen over de verdere ontwikkeling van de griffie.

Deze opdracht is naar nureau Necker gegaan, waarbij gevraagd is om concreet advies op de volgende onderdelen:

•

•

•

Een uitwerking van het ontwikkelplan voor de griffie (meerjarenplan), met een doorlooptijd tenminste tot het einde van deze raadsperiode om in te kunnen spelen op hedendaagse én toekomstige ontwikkelingen Een meerjarige strategische personeelsplanning van de griffie, waarbij rekening wordt gehouden met instroom van een nieuwe raadsadviseur, op termijn uitstroom van de griffier (februari 2026) en de griffiemedewerker (februari 2024), mede in relatie tot functieprofielen en benodigde competenties. Een uitwerking van taakgebieden en aandachtsvelden waar de griffie zich de komende jaren op kan richten. Hierbij zijn zowel de visie van de griffie als de ambities en behoeften van de gemeenteraad belangrijk.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

Het rapport “Een toekomstbestendige griffie gemeente Zeist” is aan het begin van het reces opgeleverd. Onderbouwd komt Necker hierin tot een indicatieve formatie van de griffie, inclusief competenties, functieschalen en functiebeschrijvingen. Necker adviseert tot een uitbreiding van ongeveer 2 fte ( 1 fte junior raadsadviseur, 22 uur griffiemedewerker en 18 uur communicatiemedewerker). Advies over het rapport Als griffier heb ik vertrouwen in het geschetste beeld en in het indicatief geschetste plaatje van een toekomstbestendige griffie van Zeist. Het werken met een eigen raadsadviseur per commissie zorgt voor specialisatie en maakt het mogelijk dat de raadsleden meer op beleidsinhoudelijk gebied door de griffie geadviseerd worden. Uit het onderzoek blijkt dat raadsleden in Zeist daar behoefte aan hebben. Dankzij de geschetste formatieomvang kan de griffie een steviger positie innemen als gesprekspartner voor de ambtelijke organisatie en college en daarmee de positie van de raad versterken. Meer sturend in plaats van volgend en passend in het dualisme. Door de communicatiefunctie op een hoger niveau te brengen kan de zichtbaarheid van de raad worden vergroot en de relatie met de samenleving worden versterkt.

De verschillende kamers uit het ontwikkelplan van de griffie kunnen hier mee worden ingericht en de dienstverlening aan de raad én samenleving kunnen hiermee aanzienlijk worden versterkt.

Het rapport is om een reactie voorgelegd aan de bestuurlijk-ambtelijke driehoek (burgemeester, griffier, secretaris). Mede op basis van de bespreking in de driehoek heb ik de werkgeverscommissie geadviseerd in te stemmen met de door Necker opgestelde indicatieve griffie formatie, inschaling en functie competenties en – beschrijvingen, maar af te wijken van de voorgestelde fasering. In de planning van Necker wordt de gewenste formatie pas bereikt in 2025. De uitbreiding is van groot belang voor de doorontwikkelingen van de griffie en daarmee de facilitering en versterking van de raad. Door het op niveau brengen van de formatie kunnen de diverse “kamers” voor ondersteuning van de raad ingericht gaan worden. Gelet op de naderende pensioneringen bij de griffie (3 van de 4 medewerkers) is het gewenst snel te kunnen beginnen met bouwen. Vooral ook omdat het met de huidige arbeidsmarkt wellicht niet mogelijk blijkt om ervaren medewerkers aan te trekken. Besluit werkgeverscommissie Op 4 september heeft de werkgeverscommissie besloten: 1)In te stemmen met de door Necker opgestelde indicatieve griffie formatie, inschaling en functie competenties en – beschrijvingen. 2) Af te wijken van het geschetste groeipad en in te zetten op realisatie in 2024.

3) De benodigde middelen bij voorkeur nog te betrekken bij de begroting 2024 Ondanks dat de begroting al in vergaande mate klaar was is het nog gelukt de benodigde middelen op te nemen in het concept van de begroting 2024. Hiermee maakt de besluitvorming over de ontwikkeling van de griffie deel uit van de integrale afweging bij de begroting 2024.

Met vriendelijke groet,

Johan Janssen Griffier

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist