Presentatie informatiebijeenkomst doorontwikkeling gemeentehuis
Tekst van het document
Huis voor de gemeente Doorontwikkeling gemeentehuis 25 september 2025
Agenda Aanleiding context Toelichting beoogde ingrepen Maatregelen vanuit duurzaamheid Investeringskosten en doorvertaling begroting Exploitatiekosten en doorvertaling begroting Planning vervolg
2
Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Aanleiding en context 100 professionals van CJG en ST in dienst per 1 januari 2025 • Van satelliet locaties naar inpassing op het gemeentehuis • Uit inpassingstudie blijkt voldoende ruimte voor benodigde extra werkplekken • Satellietlocaties blijven in afgeschaalde vorm behouden • Aanpassingen nodig in werkomgeving, vergaderprogramma en publieke zone Werk met werk maken: het moment aangrijpen om te combineren met andere aanpassingen • Binnenklimaat in de centrale hal • Aansluiten aan nieuwe manieren van (samen)werken met collega’s, raadsleden, partners en inwoners (participatie) • Aanpassen inrichting bij huidige wensen dienstverlening en beleving • Capaciteit fietsenstalling 3
Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Uitgangspunten doorontwikkeling ▪ Vertrouwen, nabijheid en kracht • Ontmoetingsplek met warmere, minder formele inrichting nodigt uit tot ontmoeting, participatie en gesprek • Laagdrempeliger, toegankelijk en inclusief voor iedereen ▪ Waarderend vernieuwen • Bestaande concept behouden, verrijken en vernieuwen waar nodig ▪ Nieuwe collega’s degelijk huisvesten • Bevorderen samenwerking • Sociaal domein beter zichtbaar en benaderbaar • Faciliteren behoeften en nieuwe vormen van samenwerking (MDO’s/ateliers/participatie) ▪ Huisvesting duurzamer en toekomstbestendig maken • Multifunctioneel en efficiënter gebruiken ruimte en voorzieningen • Optimaal faciliterend aan de dienstverlening 4
Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
We doen het samen Betrokkenheid • Direct betrokken afdelingen • Klankbordgroep met vertegenwoordiging uit hele organisatie • Gebruikers sessies voor verdieping met specifieke gebruikers • Griffie (o.a. voor commissiekamer) • Consulteren gebruikers • Meenemen ervaringen vanuit inwoners en bezoekers
5
Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Rol van de raad Volksvertegenwoordiging • Voelen onze inwoners zich welkom en prettig in ons gemeentehuis • Faciliteiten waarmee verbinding tussen de inwoners, samenleving, raadsleden, het bestuur en de ambtelijke organisatie wordt gestimuleerd Kaderstellend en controlerend • Is het voorstel in lijn met eerder vastgesteld beleid en genomen besluiten • Financiële effecten als onderdeel van het proces van het vaststellen van de begroting Gebruiker • Behoeften van gemeenteraad en raadsleden om het werk als volksvertegenwoordiger goed uit te kunnen voeren 6
Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Toelichting beoogde ingrepen
Werkomgeving kantoor
7
Vergaderprogramma
Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Spreekkamers
Publiekshal
Fietsenstalling
Werkomgeving kantoor
8
Wat gaan we doen? Verrijken bestaande werkplekconcept Huidige druk op werkplekken verlagen door meer werkplekken toe te voegen Meer en ander soortige plekken realiseren voor kennisuitwisseling en samenwerking Meer ruimten voor digitaal overleg Verandering in gedrag (meer activiteitgericht werken)
9
Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Doorontwikkeling ander soortige plekken Nu vrijwel alleen keuze uit ARBO-bureau waar je 8u lang mag werken of overlegplek Plus enkele bankjes en zitjes Verrijking ander soortige plekken Daardoor minder druk op werkplekken en minder overlast
10 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Extra werkplekken
11 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Overzicht toevoegingen totaal
39
12 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Doorontwikkeling ander soortige plekken
13 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Doorontwikkeling ander soortige plekken
14 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Doorontwikkeling ander soortige plekken
15 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Doorontwikkeling ander soortige plekken
16 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Bouwkostenraming Belangrijke kostendrijvers Realisatie nieuwe gesloten bouwkundige ruimten voor teams en belcellen Aanpassingen installaties voor deze gesloten ruimten Nieuwe inrichting voor aanlandplekken, samenwerkmeubels, e.d.
17 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Vergaderprogramma
18
Wat gaan we doen? Intensiveren vergaderruimten om huidige tekort tegen te gaan Realisatie nieuw vergadercentrum i.p.v. bedrijfskantine (ca 30% extra vergaderplekken) Aansluiting verschillende behoeften nieuwe manieren van werken en (digitaal) overleggen Vergaderruimte geschikt maken voor multifunctioneel gebruik en als commissiekamer Tegemoet komen aan specifieke eisen vanuit veiligheid (MDO-gesprekken sociaal domein) Versleten meubilair vervangen
19 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Nieuw vergadercentrum Bestaande restaurant onvoldoende gebruikt/functioneel Ombouwen naar vergadercentrum Restauratieve voorziening verplaatsen naar centrale hal
20 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Nieuw vergadercentrum
21 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Nieuw vergadercentrum
22 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Nieuw vergadercentrum Nog nieuwe invoegen
23 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Nieuw vergadercentrum
24 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Nieuw vergadercentrum
25 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Nieuw vergadercentrum
26 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Look & Feel
27 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Oude Raadhuis
28 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Vergaderfaciliteiten oude Raadhuis (Begane Grond)
29 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Bouwkostenraming
Belangrijke kostendrijvers vergadercentrum Nieuwe inbouwpakket Nieuwe klimaatinstallaties Nieuwe maatwerk (zoals tribune, pantry en zitnis) en inrichting vergaderzalen
30 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Bouwkostenraming Belangrijke kostendrijvers raadshuis Realisatie splitsing vergaderruimten Installatietechnische aanpassingen t.b.v. splitsing vergaderruimten Verbeteren akoestiek Maatwerk, los meubilair en vernieuwing vergadertafels vergaderzaal 1,3,4,5 en 6 (vanuit eenheid).
31 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Spreekkamers publieke dienstverlening
32
Wat gaan we doen? Huidige spreekkamers verbeteren op gebied van privacy, veiligheid, comfort en toegankelijkheid om te zorgen voor het goede gesprek Met publieke teams gekeken dienstverlening zo goed mogelijk te faciliteren? Laagdrempeliger en toegankelijker maken
33 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Huidige spreekkamers
34 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Hoe doen andere gemeenten het?
35 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Moet alles in een spreekkamer?
36 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Locatie spreekkamers
37 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Verschillende uitvoeringen spreekkamers
38 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Publiekshal
39
Wat gaan we doen? Huiskamer sfeer: zachter, warmer, laagdrempeliger, toegankelijker en inclusiever maken van de dienstverlening Multifunctioneler gebruik voor bijeenkomstfuncties / expositie / politiek Verbeteren receptiefunctie en warme ontvangst Oplossen van klimaatproblematiek Verbeteren van de akoestiek Realiseren van horeca-functie ter vervanging van bedrijfsrestaurant (vooral intern gericht en voor faciliteren bezoek en bijeenkomsten)
40 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Vervanging bedrijfsrestaurant Uitgangspunten Openingstijden: 08:30uur–14:00uur (daarbuiten vending) Assortiment passend bij elk moment van de dag • Altijd een duurzame en/of vega(n) optie • Zoveel mogelijk lokaal inkopen, biologisch en/of fairtrade. Het prijs beleid voor medewerkers is ongewijzigd. Prijzen voor bezoekers marktconform. Optioneel: banqueting en vergaderarrangementen door exploitant 41 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Vervanging bedrijfsrestaurant Uitgangspunten Multifunctionele ruimte waar mensen kunnen eten en drinken, ontmoeten, wachten, overleggen, werken en ontspannen. Live bereiden van producten aan de counter. Service to stay & disposables to go voor een lunchwandeling. Toegestaan om eigen eten en drinken te nuttigen. Zelf afhalen en afruimen Zoveel mogelijk verpakkings-en plasticvrij 42 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Huidige situatie
43 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Ontvangstconcept publiekshal
44 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Publiekshal - inrichting
45 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Publiekshal - inrichting
46 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Multifunctionelere ruimte
47 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Publiekshal - werkcafé
48 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist
Publiekshal - werkcafé
49 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist
Publiekshal - werkcafé
50 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Wachten en verblijven
51 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist
Wachten en verblijven
52 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist
Look & feel publiekshal
53 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
(Werk)klimaat aanpakken
54 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Verbeteren toegankelijkheid tourniquet
55 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Bouwkostenraming Belangrijke kostendrijvers (spreekkamers en publiekshal Vervanging tourniquet voor tochtsluis Herstel plafonds en vernieuwing vloeren Aanpassingen/ nieuwe klimaatinstallaties Horecaconcept incl. apparatuur Nieuwe inrichting voor o.a. receptie, spreekkamers, aanpassing balie, etc.
56 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Fietsenstalling
57
Huidige situatie
58 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Wat gaan we doen? Met leveranciers onderzoeken mogelijkheden andere invulling fietsenstalling Onderzoeken evt. overige mogelijkheden rondom gebouw
59 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Duurzaamheid
60 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Duurzaamheid Duurzaamheid in basis al behoorlijk op orde • Warmte koude opslag • Warmtepompen • PV-panelen • Deels al LED-verlichting Ingrepen dragen bij aan verdere verduurzaming → klimaatinstallatie hal = all electric Ook vanuit onderhoud diverse ingrepen gepland voor verdere verduurzaming • Verlichting aanpassen naar LED-verlichting • Vervanging piekketels Lenkeekgebouw • Raadshuis naar all electric Kijken nu bij vervanging meubilair naar hergebruik (is vaak geen financiële besparing) Of naar hergebruik/2e leven elders Waar mogelijk materialen hergebruiken → zoals voor receptiebalie met oogsthout Bij inkoop van meubilair circulariteit als criterium meenemen 61 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Investering en begroting
62 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Consequenties begroting vanaf 2028 Totale structurele last in begroting vanaf 2028
€ 290.000,-
Opgebouwd uit: Investeringskosten Consequenties voor begroting kapitaalslasten (incl. inzet RIOZ)
+ € 264.000,-
Exploitatiekosten Gevolgen voor gebruik, facilitair, catering, etc.
+ € 110.000,-
Besparing huurkosten Afstoten externe locaties
- € 84.000,-
63 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Van Investeringskosten naar begroting Onvoorzien
10% onvoorzien € 429.000,-
BTW-schade
BTW-schade € 69.000,-
Bijkomende kosten • Advieskosten • Leges • Verhuiskosten en tijdelijke voorzieningen Losse aanschafkosten • Werkplekmeubilair • ICT-voorzieningen • Fietsenstalling Bouwkosten • Bouwkundig • Installaties • Vaste inrichting • Los meubilair • Bouwplaatskosten • W&R
Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Bijkomende kosten € 705.000,-
Losse aanschafkosten € 334.000,-
Bouwkosten € 3.177.000,-
Investering € 4.714.000,-
Van Investeringskosten naar begroting Onvoorzien
10% onvoorzien € 429.000,-
BTW-schade
BTW-schade € 69.000,-
Bijkomende kosten • Advieskosten • Leges • Verhuiskosten en tijdelijke voorzieningen Losse aanschafkosten • Werkplekmeubilair • ICT-voorzieningen • Fietsenstalling Bouwkosten • Bouwkundig • Installaties • Vaste inrichting • Los meubilair • Bouwplaatskosten • W&R
Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Bijkomende kosten € 705.000,-
Losse aanschafkosten € 334.000,-
Bouwkosten € 3.177.000,-
Investering € 4.714.000,-
Kapitaalslasten in begroting per 2028 € 264.000,-
Gevolgen exploitatielasten
66 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Inzicht in exploitatiekosten Catering Verbruikskosten • Electra • Gas
ICT-kosten • Onderhoud presentatievoorzieningen en livestreaming Facilitaire kosten • Schoonmaakonderhoud • Glasbewassing • Afvalinzameling • Sanitaire middelen
Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Nieuw concept professionele catering + € 20.000,Meer elektra, minder gas + € 30.000,-
Onderhoudscontract nieuwe vergaderschermen en livestreaming + € 10.000,-
Hogere kosten door meer werken vergaderplekken en intensiever gebruik publiekshal + € 50.000,-
Exploitatielasten in begroting per 2028 € 110.000,-
Consequenties satellietlocaties
68 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Onderzoek vastgoed en sociaal domein Afschalen satellietlocaties is mogelijk met behoud van nabijheid voor inwoners Spreekkamers en ontmoetingsruimten blijven behouden Totale besparing ca. € 86.000,• Vermindering externe werkplekken: 42 werkplekken
69 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Resumé begroting
70 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Resumé consequenties begroting 2028 Investeringskosten Totale investeringskosten Waarvan gedekt vanuit reguliere vervangingsbudget Waarvan gedekt vanuit RIOZ Consequenties voor begroting kapitaalslasten
€ 4.714.000,€ 103.000,€ 850.000,+ € 264.000,-
Exploitatiekosten Gevolgen voor gebruik, facilitair, catering, etc.
+ € 110.000,-
Besparing huurkosten Afstoten externe locaties
- € 84.000,-
Totale structurele last in begroting per 2028
€ 290.000,-
71 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Planning vervolg
72 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Planning vervolg 25 september 2025 – informatie avond Raad November 2025 – vaststellen begroting December 2025 – afronding en besluitvorming Definitief Ontwerp Q1 2026 – aanbesteding aannemer en installateur Q2 2026 – Engineering en werkvoorbereiding Q3/Q4 2026 – start realisatie 2027 – Afronding verbouwing (exacte datum afhankelijk van fasering/verbouwen met winkel open)
73 Doorontwikkeling gemeentehuis Zeist - vertrouwelijk
Doorontwikkeling gemeentehuis