PR25.234 Rekenkamer - Aanbiedingsbrief Eindrapportage Slagkracht

Secretariaat: Het Rond 1 Zeist Gemeente Zeist: Postbus 513 3700 AM Zeist Telefoon 14 030 ▪ rekenkamer@zeist.nl ▪ www.zeist.nl/rekenkamer

Datum

12 november 2025

Behandeld door

Hans Verhorst, secretaris

Onderwerp

Rapportage over rekenkameronderzoek naar de slagkracht van de gemeente Zeist

Bijlage(n)

* Slagkracht en innovatie in Zeist (TwynstraGudde, oktober 2025) * Praatplaat Slagkracht Zeist * Bestuurlijke reactie van het college

Geachte leden van de raad, Met genoegen bieden wij u hierbij de eindrapportage aan over het rekenkameronderzoek naar slagkracht en innovatie in de gemeente Zeist. Wij hebben u in februari 2025 over dit onderzoek geïnformeerd via PR25.033. Het onderzoek is naar tevredenheid van de rekenkamer uitgevoerd door en met TwynstraGudde en namens de rekenkamer begeleid door Hein Albeda, Josien van Breda en Hans Verhorst. De rapportage heeft in oktober de procedure voor ambtelijk hoor en wederhoor doorlopen en is aan het college voorgelegd. Het college heeft een bestuurlijke reactie opgesteld, die als bijlage is toegevoegd. Met ‘slagkracht’ bedoelen we het vermogen om effectief en efficiënt te handelen bij het uitvoeren van beleid, het oplossen van problemen en het bieden van diensten aan inwoners. De rekenkamer zag dat de slagkracht in Zeist onder druk staat, onder andere door de toegenomen complexiteit in de samenleving en het gebrek aan personeel. Daardoor kan de gemeente minder realiseren dan is afgesproken of kunnen projecten vertraging oplopen. Gerichte innovaties kunnen helpen om de slagkracht te vergroten. In gesprekken van de rekenkamer met de fracties (februari 2024) kwam dit onderwerp in diverse vormen op tafel, met name waar het ging om onderbesteding. De accountant waarschuwde bovendien dat geformuleerde ambities regelmatig niet binnen de termijn worden gerealiseerd.

Dat heeft de rekenkamer geïnspireerd om onderzoek uit te voeren naar slagkracht en innovatie. Daarbij hebben we ons niet gericht op de bedrijfsvoering (dat is immers aan het college) maar op de informatie over de begroting en realisatie aan de gemeenteraad. De rekenkamer benadrukt daarom dat in het onderzoek het perspectief van de raad centraal staat, waarbij de primitieve begroting, zoals vastgesteld door de raad, als startpunt wordt genomen. Dit is immers het belangrijkste instrument dat de raad tot zijn beschikking heeft voor het vaststellen van te behalen doelen en het vaststellen van de budgetten. Wat hebben we onderzocht? De belangrijkste onderzoeksvragen waren: 1. Hoe staat het met de slagkracht van de gemeente? 2. Voldoet de informatie aan de gemeenteraad over begrotingsontwikkeling en realisatie van gestelde doelen aan de informatiebehoefte van de raad? En wordt de raad betrokken bij bijsturing als de realisatie achterblijft? 3. In hoeverre is Zeist aan het innoveren op het gebied van o.a. systemen en structuur om de slagkracht bij grote projecten en opgaven te vergroten? Belangrijkste conclusies De onderzoekers constateren dat het beeld van slagkracht wisselend is. Zo zijn bij de uitvoering van activiteiten weinig beperkingen te zien. Via prioritering bij projecten wordt de slagkracht zo efficiënt mogelijk ingezet.

Aan de andere kant zien de onderzoekers knelpunten als het gaat om de investeringen omdat niet alle investeringsgelden op het geplande moment worden benut. Dit is niet altijd te beïnvloeden door de gemeente.

Pagina 1 van 2

Door de knelpunten goed in beeld te brengen zou de gemeente hierop wel kunnen voorsorteren en kan een meer realistische planning worden behaald. Doordat niet goed kan worden geanticipeerd ontstaat een optimistische planning en begroting waardoor de raad te weinig zicht heeft op de slagkracht en niet voldoende kan sturen. De raad zou beter in positie kunnen worden gebracht. De druk op slagkracht onderstreept het belang van strategische sturing. Aanbevelingen aan de raad 1. 2.

Ga in gesprek over prioritering op de middellange en lange termijn, gebruik makend van de Lange Termijn Agenda. Organiseer samen met het college een moment in het jaar om te anticiperen op de toekomst.

Aanbevelingen aan het college 3. 4.

5. 6.

Maak de vraag ‘wat doen we dan niet?’ expliciet onderdeel van de bestuurlijke prioritering en breng de raad in positie om hier de kaderstellende rol in te nemen. Informeer de raad eerder over afwijkingen in realisatie en financiën en de ontwikkeling van de primitieve naar de gewijzigde begroting. Bied daarbij inzicht in verklaringen en oplossingsrichtingen voor afwijkingen in financiën en realisatie. Professionaliseer de monitoring en sturing op realisatie verder om planningsoptimisme te voorkomen. Veranker lessen uit innovatieve projecten in de lijn en blijf vernieuwen met behulp van best practices uit andere gemeenten.

Reactie van het college en reflectie van de rekenkamer Het college heeft op 5 november een reactie gegeven op de rapportage en het onderzoek. In deze brief worden nuanceringen aangebracht bij de bevindingen van de onderzoekers en worden de uitkomsten gerelateerd aan mogelijke oorzaken. Het college geeft aan het strategisch gesprek met de raad aan te willen gaan over ‘dit is wat we willen en dit is wat we kunnen’ en doet hier concrete voorstellen voor. De rekenkamer kan zich goed vinden in de bestuurlijke reactie en dankt het college hiervoor. De bevindingen van de onderzoekers worden niet ter discussie gesteld, maar voorzien van een nuance. Ook is de rekenkamer blij met het concrete voorstel in de geest van de aanbevelingen om in gesprek te gaan met de raad. De rekenkamer is voornemens om naar aanleiding van het onderzoek met de nieuwe raad een gesprek aan te gaan over de begroting, begrotingswijzigingen en verklaringen voor onderbesteding. De raad kan dan naast de aandacht over wat er moet gebeuren ook aandacht hebben voor uitvoerbaarheid, samenwerking en prioritering (wat doen we niet). Dat gesprek zal rond de zomer van 2026 worden georganiseerd. Tot slot In het bijgaande rapport van TwynstraGudde leest u alle bevindingen van het onderzoek en de conclusies en aanbevelingen. Tevens bieden we u een praatplaat aan waarop de uitkomsten kort en overzichtelijk zijn weergegeven.

Ook de bestuurlijke reactie is bijgevoegd. De rekenkamer dankt bestuur, directie en ambtenaren van de gemeente Zeist voor de uitstekende en prettige samenwerking en medewerking. Graag gaan we op 2 december in een Ronde Tafel met de raad in gesprek over het onderzoek. Voor vragen naar aanleiding van het onderzoek kunt u ook contact met ons opnemen via rekenkamer@zeist.nl.

Daniëlle Fictorie Voorzitter Rekenkamer Zeist Pagina 2 van 2