PR23 125 - 02-Accountantsverslag 2022 RMN - definitief

Accountantsverslag 2022 Controlebevindingen 2022 Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) Rapportage aan het Algemeen Bestuur 5 oktober 2023

www.auren.com

VERTROUWELIJK Het Algemeen Bestuur (waaronder het Dagelijks Bestuur) van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”) Lange Brinkweg 81 3764 AB SOEST

Amersfoort, 5 oktober 2023

Uitkomsten controle en overige informatie 2022 Geachte leden van het Algemeen Bestuur,

Bijgaand brengen wij u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”). Dit verslag bevat zowel de bevindingen omtrent de jaarrekeningcontrole alsmede onze bevindingen van de kwaliteit van de interne beheersorganisatie op basis van door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij willen u informeren over de volgende onderwerpen: ▪ ▪ ▪ ▪

Algemene onderwerpen en frauderisicofactoren Kwaliteit van de interne beheersorganisatie Uitkomsten jaarrekeningcontrole Actualiteiten

Dit verslag is uitsluitend bestemd voor gebruik door de directie en het Algemeen Bestuur en mag niet door anderen worden gebruikt zonder onze schriftelijke toestemming. De hoofdpunten van dit verslag zijn op een eerder moment besproken met de secretarisdirecteur en het hoofd financiën. Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden. Hoogachtend, Auren Audit & Assurance Amersfoort B.V.

De kernpunten van de controle en onze overwegingen daarbij zijn nader toegelicht in dit verslag. Onafhankelijkheid behoort tot de grondbeginselen van ons beroep. Wij garanderen u onze onafhankelijkheid en hebben hierover een nadere uiteenzetting opgenomen in bijlage 1.

drs. A. (Andries) van Pijkeren RA

Executive summary De jaarrekening 2022 is door RMN opgesteld en wij hebben daarop controlewerkzaamheden verricht. Bij de uitvoering van de controle hebben wij geconstateerd dat voor een aantal significante onderdelen van de jaarrekening toereikende controle-informatie ontbreekt. Eventueel niet-gedetecteerde afwijkingen zouden van materieel belang of diepgaande invloed kunnen zijn voor de jaarrekening. Derhalve onthouden wij ons van een oordeel ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening. Onze oordeelonthouding ziet eveneens toe op de rechtmatigheid van in de jaarrekening opgenomen lasten. In de sectie “De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot…” van de verklaring zijn onderdelen van de jaarrekening en aangelegenheden beschreven verband houdend met bovengenoemde situatie (zie verdere toelichting in deze rapportage). Uit de verklaring van oordeelonthouding kan niet worden afgeleid dát de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat. Ook ziet onze verklaring niet toe op inmiddels door RMN in gang gezette initiatieven en/of geïmplementeerde verbeterplannen. Het betekent wél dat voldoende en geschikte controle-informatie als basis voor een oordeel ontbreekt.

Op basis van gesprekken met sleutelfunctionarissen van RMN is ons duidelijk geworden dat er is gestreefd naar een passend evenwicht tussen enerzijds aandacht voor de afwikkeling van de controle 2022 en het implementeren van maatregelen voor het bereiken van structurele oplossingen anderzijds. Dit vergt voor RMN de nodige tijd met daarbij ook de uitdagingen die er zijn op de arbeidsmarkt. Wij zijn voornemens om de effecten van genomen maatregelen - voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole - in de nabije toekomst te evalueren en u daarover te informeren.

www.auren.com 3

Agenda Executive summary

Bijlagen

Agenda Uitgangspunten (sheets 6-16) ▪

Scope en opdracht

▪

Opvolging adviespunten accountantsverslag

▪

Controleprotocol en materialiteit

▪

Controleaanpak

▪

Regelgevend kader

▪

Frauderisicofactoren

▪

Fraude & continuïteit in de controleverklaring

• Bevindingen eindejaarscontrole (sheets 37-53) • Kwaliteit van de interne beheersorganisatie (sheets 55-65) • Actualiteiten (sheet 67 - 70)

Specifieke aandachtspunten (sheets 18-34) ▪

Recente ontwikkelingen en processen

▪

Algemene inrichting en afspraken RMN

▪

Onderbouwing van ons oordeel ▪

Algemeen

▪

Rechtmatigheid

▪

Getrouwheid

www.auren.com

▪

Voorraad

▪

Voorzieningen

▪

Baten (opgevolgd in 2022)

▪

Materiële vaste activa

▪

Overige

▪

Mogelijke gevolgen van de verklaring

▪

Rechtmatigheidsverantwoording 2023

4

Uitgangspunten

www.auren.com

Algemeen leeswijzer

In aanvulling op onze bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2022 van RMN hebben wij in dit verslag een aantal aanbevelingen opgenomen inzake door ons geïdentificeerde aandachtspunten.

De aanbevelingen zijn in dit verslag gekenmerkt als “Aanbeveling voor RMN”

Ter indicatie van de prioriteit van betreffende aanbevelingen maken wij gebruik van onderstaande representaties:

www.auren.com 6

Algemeen scope en opdracht (1 van 2)

Doel Het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekening 2022 van RMN met de volgende doelstellingen: ▪ vaststellen dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties voor 2022 rechtmatig tot stand zijn gekomen (volgens relevante wet- en regelgeving en het vastgestelde normenkader); ▪ vaststellen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over het jaar 2022 alsmede van de activa en passiva (in overeenstemming met BBV). Over beide genoemde doelen rapporteren wij afzonderlijk. Samenvatting van de controle -aanpak Onze controle-aanpak bestaat uit een combinatie van systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden en is afgestemd op geïdentificeerde en ingeschatte risico’s op een afwijking van materieel belang rekening houdend met de gehanteerde materialiteit. Gezien de aard en omvang van de organisatie en de daaraan gerelateerde interne beheersing hanteren wij met primair een gegevensgerichte controleaanpak. Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van RMN. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het bestuur heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

www.auren.com 7

Algemeen scope en opdracht (2 van 2)

Rapportage In deze rapportage worden de bevindingen gedeeld op basis van de door ons uitgevoerde systeemgerichte- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Wij hebben dit verslag gecombineerd gezien het feit dat de omvang van de organisatie en de daarmee samenhangende administratieve beheersing beperkt in omvang is. Key audit matters Wij besteden in onze controle-aanpak bijzondere aandacht aan: ▪ Europese aanbestedingen ▪ Wet Normering Topinkomens (WNT) ▪ kostenallocatie en wijze van afrekening ▪ nauwkeurigheid van de lasten en afrekeningen ▪ materiële vaste activa Key audit matters zijn onderwerpen die, op basis van professionele oordeelsvorming, als meest significant voor de jaarrekeningcontrole worden aangemerkt. Daaronder zijn begrepen jaarrekeningposten gebaseerd op schattingen en de opbrengstverantwoording (zowel nauwkeurigheid als volledigheid). De vermelding van de key audit matters zal mogelijk in de toekomst een verplicht onderdeel worden van onze controleverklaring. Daarnaast zijn er de afgelopen tijd door onze beroepsorganisatie (de NBA) verschillende pilots uitgevoerd inzake het rapporteren over de frauderisicofactoren en continuïteit in de controleverklaring voor de MKB-praktijk (niet OOB-segment).

Daaruit is besloten dat vanaf het boekjaar 2022 wij, voor alle wettelijke controles, verplicht in onze controleverklaring moeten rapporteren over het onderwerp fraude en continuïteit en onze werkzaamheden hieromtrent. Dit zal derhalve ook voor uw organisatie van toepassing zijn. Meer informatie omtrent dit onderwerp is opgenomen in slide 15 en 16.

www.auren.com 8

Algemeen Opvolging adviespunten accountantsverslag

De aanbevelingen zijn in dit verslag gekenmerkt als “Aanbeveling voor RMN” Deze aanbevelingen zijn gedurende de controle en bij het opstellen van het concept verslag besproken met de secretaris-directeur en het hoofd financiën. De aanbevelingen zijn bekend (vanuit eerdere jaren) en RMN zal op basis van dit verslag een geüpdatet plan van aanpak gaan maken voor de opvolging en prioritering van deze aanbevelingen en dit plan opnieuw ter goedkeuring aan u voorleggen. Bij sommige aanbevelingen is in dit verslag al een initiële reactie opgenomen

www.auren.com 9

Algemeen Controleprotocol en materialiteit

Controleprotocol en regelgevend kader Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het BADO. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. De aard van onze opdracht is nader uiteengezet in onze opdrachtbevestiging. De accountantscontrole en in bredere zin, het toezicht vanuit het Rijk en toezichthouders (zoals de Autoriteit Financiële Markten) laat in de afgelopen jaren wijzigingen zien. Concreet betekent dit dat de rijksoverheid en de toezichthouder substantieel zwaardere eisen stellen aan de diepgang van en focus in de accountantscontrole en hier bij reviews ook op toetsen. Er zijn tal van andere onderwerpen te noemen, bijvoorbeeld de eisen ten aanzien van beheersingsmaatregelen, prestatieverklaringen bij inkoop, verscherping regels ten aanzien van aanbestedingen middels de Aanbestedingswet en de eisen die gesteld worden aan de verbijzonderde interne controles waarop in onze controles steeds meer focus op komt te liggen. Materialiteit Op grond van de BADO (art. 4, lid 2) stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren.

Deze goedkeurings-toleranties betreffen kwantitatieve criteria. Voor de jaarrekening 2022 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten € 346.390 (1% van lasten) en € 1.039.000 voor onzekerheden (3% van lasten) waarbij een uitvoeringsmaterialiteit wordt gehanteerd van 50%, rekening houdend met de intern aanwezige beheersingsmaatregelen en de kwaliteit van de financiële verslaggeving In overeenstemming met uw protocol (vergaderstuk V22-118) zullen wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 160.500, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve- of WNT-redenen relevant zijn, aan het algemeen bestuur rapporteren. Voor de bevindingen verwijzen wij naar de bijlage.

www.auren.com 10

Algemeen Controleaanpak

Inzicht verkrijgen in (veranderingen in) de organisatie en haar omgeving

We hebben inzicht verkregen in veranderingen in uw organisatie en omgeving om de risico’s op een afwijking van materieel belang te identificeren en adresseren.

Inzicht verkrijgen in de organisatie en haar omgeving

Inzicht verkrijgen in de AO/IB

Inzicht verkrijgen in de AO/IB

We hebben ook inzicht verkregen in de administratieve organisatie en interne beheersing, voldoende om de risico's van een afwijking van materieel belang in de jaarrekening te identificeren en te beoordelen.

www.auren.com

Scoping

We hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met de BBV. We hebben ons professionele-kritische instelling toegepast bij het bepalen van de materialiteit, wat op zijn beurt een basis vormt voor onze risico-inschattingswerkzaamheden en het bepalen van de omvang van verdere controlewerkzaamheden.

Scoping

Kernpunten van de controle

Overige bevindingen

Evenals onze conclusies over de belangrijke risicogebieden, rapporteren wij aan u andere opmerkingen die naar onze mening communicatie met het bestuur rechtvaardigen.

Conclusie over kernpunten van de controle

Conclusie over kernpunten van de controle/ significante risico’s

Op basis van ons begrip van uw organisatie en de belangrijkste veranderingen/ ontwikkelingen gedurende het jaar, hebben we kernpunten van de controle geïdentificeerd op jaarrekeningpostniveau en op jaarrekeningniveau.

Overige bevindingen

Onze onafhankelijke controleverklaring

Ons onafhankelijke accountantsrapport Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden geven wij een goedkeurende controleverklaring af bij de jaarrekening als geheel.

Algemeen Regelgevend kader

Regelgevend kader RMN RMN is onderworpen aan een uitgebreid regelgevend kader welke door het algemeen bestuur is vastgesteld en is vastgelegd in een normenkader. Tegelijkertijd zien we dat er meer en/of hogere eisen worden gesteld aan de verbijzonderde (interne of externe) controle ter toetsing op het naleven van wet- en regelgeving (zowel door RMN en haar accountant). Dit heeft gevolgen voor werkzaamheden zoals diepgang van onderbouwingen, documentatie en dossiervorming. Wij hebben geconstateerd dat het voor RMN een uitdaging betreft om, gelet op de (beperkte) omvang van de organisatie en de bezetting van de financiële afdeling, hierop adequaat in te spelen. De evaluatie van de bezetting van de financiële administratie is elders uiteengezet. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u het volgende: ▪ het jaarlijks evalueren en zo nodig updaten van het normenkader ▪ het expliciet bijhouden (en gedocumenteerd onderbouwen) van wijzigingen daarin ▪ het analyseren en uitwerking van gevolgen (benodigde maatregelen) voor inbedding binnen RMN (uitwerking in richtlijnen en procedures).

Daarbij kan worden gedacht aan een risico-analyse per wettelijk kader (zoals deze is opgenomen in de paragrafen), het benoemen van benodigde maatregelen, een toetsing om vast te stellen in welke mate de maatregelen zijn geïmplementeerd en een conclusie of er wordt voldaan aan het regelgevend kader (PDCA-cyclus) Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u het jaarlijks updaten van het normenkader op de agenda heeft staan en op dit moment de controller ad interim ermee bezig is. Wij constateren dat het tweede en derde punt verder aandacht behoeft. Indien gewenst kunnen wij na afronding van de controle met u van gedachten wisselen over de wijze waarop dit concreet vorm gegeven kan worden.

www.auren.com 12

Algemeen Frauderisicofactoren (1 van 2)

Verantwoordelijkheid RMN De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en het naleven van wet- en regelgeving (hierna: onregelmatigheden) berust zowel bij degenen die belast is met de governance als bij het management. Het is van belang dat het management sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude en onregelmatigheden, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude en onregelmatigheden kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude en onregelmatigheden te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd zodanig dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat. Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.

Werkzaamheden Auren Gedurende de controle hebben wij initieel de volgende frauderisicofactoren geïdentificeerd: ▪ voldoen aan de verslaggevingsvereisten (BBV) ▪ rechtmatigheid van kosten (aanbesteding) ▪ betalingsproces en contante gelden ▪ voldoen aan overige wet- en regelgeving ▪ afrekeningen met gemeenten Wij hebben onze controlewerkzaamheden zodanig ingericht dat wij bovengenoemde risico's kunnen herkennen en de risico's kunnen mitigeren naar een aanvaardbaar niveau. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in het onderdeel “Onderbouwing van ons oordeel” zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel.

www.auren.com 13

Algemeen Frauderisicofactoren (2 van 2)

Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) periodiek te blijven evalueren welke mogelijke frauderisicofactoren van toepassing zijn binnen uw organisatie. Wij adviseren u specifiek: ▪ om het onderwerp op de agenda van de AB en DB vergaderingen te maken ▪ een fraude-assessment te maken en periodiek te evalueren ▪ in deze assessment ook meenemen wat de verplichtingen en/of risico’s zijn vanuit het van toepassing zijnde normenkader van RMN ▪ het opstellen van een fraudebeleid voor de gehele organisatie, voor werknemers hoe om te gaan met (mogelijke) fraude, (anonieme) meldpunten, code of conduct etc. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u dit onderwerp op de jaarlijkse agenda zet van de bijeenkomst van de financiële beleidsambtenaren. Wij adviseren u aanvullend om dit onderwerp “breed” te analyseren en niet alleen te kijken naar de inrichting van de financiële administratie, maar ook naar alle onderdelen van het (vastgestelde) normenkader.

www.auren.com 14

Algemeen Fraude & continuïteit in de controleverklaringAlgemeen (1 van 2)

Algemeen Onze beroepsgroep is continu in ontwikkeling en met enige regelmaat worden onderwerpen geïdentificeerd die extra aandacht behoeven. Op dit moment krijgen de onderwerpen fraude en continuïteit meer aandacht mede gezien de roep hierom vanuit het maatschappelijk verkeer. Ten aanzien van genoemde onderwerpen zijn er de volgende ontwikkelingen: ▪

Vanaf dit boekjaar 2022 dient er in de controleverklaring van wettelijke controle controles een verplichte passage worden opgenomen inzake fraude en continuïteit (o.a. risicoanalyse, risicobeheersing en werkzaamheden). Wij hebben deze passages voor de controleverklaring bij de jaarrekening 2022 opgenomen.

▪

Onze beroepsorganisatie heeft een tweetal werkgroepen gevormd die verdere invulling en verdieping gaan geven ten aanzien van deze onderwerpen.

Eind 2022 heeft de werkgroep fraude een tweetal brochures uitgebracht die speciaal gericht zijn op besturen en toezichthoudende instanties bij de te controleren organisatie. Beide brochures hebben wij afgelopen jaar met u gedeeld. Twee aspecten van deze brochures lichten wij hierna kort toe: 1. Aanbevelingen gericht op integriteit, cultuur en veilige omgeving De aanbevelingen frauderisicobeheersing voor bestuurders en toezichthouders zijn vooral gericht op preventie en het streven naar een cultuur van integriteit, het juiste voorbeeldgedrag ('tone-at-the-top') en het realiseren van een veilige en transparante omgeving voor werknemers, klanten en leveranciers zodat zij zich vrij voelen om eventuele misstanden aan te kaarten. Het document bevat een opsomming van een aantal aanbevelingen op een 11-tal thema’s. In de brochures zijn verder voorbeelden van frauderisicofactoren opgenomen aan de hand van de fraudedriehoek en diverse mogelijke gebieden waarop fraude kan plaatsvinden.

www.auren.com 15

Algemeen Fraude & continuïteit in de controleverklaringAlgemeen (2 van 2)

2. Aanbevelingen voor als het toch misgaat De aanbevelingen voor het opstellen van een frauderesponsplan door organisaties zijn gericht op het adequaat handelen als een daadwerkelijke fraude zich voordoet om (vervolg)schade zoveel mogelijk te voorkomen en passende maatregelen te nemen. Behoud van continuïteit en reputatie zijn daarvan onderdeel. De aanbevelingen zijn opgedeeld in 6 deelgebieden. Wij verwachten in de komende jaren verder met u in gesprek te gaan naar aanleiding van de inhoud van deze brochures en over de inbedding van genoemde onderwerpen in uw organisatie. Wij blijven ontwikkelingen op beide gebieden volgen en informeren u over belangrijke ontwikkelingen waar nodig. 3. Toepassing voor RMN Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in het onderdeel “Onderbouwing van ons oordeel” zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel. Op basis hiervan behoeft voor de jaarrekening 2022 geen passage te worden opgenomen omtrent fraude & continuïteit. De kern van de bepaling dat de secties over de controleaanpak van fraude- en continuïteitsrisico’s in deze situatie niet worden opgenomen, is dat de accountant geen voldoende geschikte controleinformatie heeft kunnen verkrijgen voor een oordeel over de financiële overzichten als geheel.

Dit zou impliciet ook de controle-informatie over fraude- en continuïteitsrisico’s kunnen betreffen.

www.auren.com 16

Specifieke aandachtspunten

www.auren.com 17

Algemeen Recente ontwikkelingen en processen

Wij constateren dat er veel ontwikkelingen hebben plaatsgevonden bij RMN in het boekjaar 2022 en daarna (in 2023). Zo is bijvoorbeeld de aanstelling van een nieuwe vaste secretaris-directeur in 2023 een belangrijke stap voor het verder bouwen aan de toekomst. Daarnaast constateren wij dat de organisatie op meerdere gebieden in ontwikkeling is.

In dit verslag gaan wij in op enkele belangrijke ontwikkelingen, uiteraard voor zover relevant in het kader van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2022, en delen wij constateringen en aandachtspunten daaromtrent. Overall hebben wij tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van door de organisatie geïnitieerde verbetertrajecten en ondernomen stappen waaronder: ▪ het aanstellen van een nieuwe (vaste) secretaris-directeur, een hoofd financiën/controller, een ervaren controller ad interim, en verdere (tijdelijke) versterking van de financiële afdeling ▪ het herzien van het begrotingsproces ▪ het herzien van het kostenallocatiemodel voor de toekomst ▪ het intensiveren van het contact en de communicatie tussen RMN en deelnemende gemeenten ▪ het ontwikkelen van nieuwe KPI’s en sturingsinformatie ▪ het maken en verder implementeren van het “Meerjarenbeleidsplan RMN 2022-2025” en “Plan van aanpak Basis op orde 2022-2023 Samen bouwen aan RMN” ▪ het opstellen van een nieuwe organisatiestructuur voor het jaar 2024 ▪ het updaten van het sanctiebeleid Wij hebben eveneens geconstateerd dat er tijd nodig is voor de volledige implementatie van verbetertrajecten alsmede ten aanzien van de monitoring er van (volgens de PDCA-methode).

Wij zijn voornemens om een update inzake bovengenoemde ontwikkelingen te verkrijgen en u daarover te rapporteren naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2023.

www.auren.com 18

Algemeen Algemene inrichting en afspraken RMN

In de gemeenschappelijke regeling, het kostenallocatiemodel en overige nota’s, verordeningen en stukken zijn door de betrokken gemeenten afspraken gemaakt over de gewenste financiële inrichting en afrekening. RMN werkt met een kostenallocatiemodel waarbij het uitgangspunt is dat de basiskosten worden verdeeld op basis van de begroting en de verwerkingskosten op basis van de werkelijke kosten. Additionele taken die met gemeenten zijn afgesproken worden tegen de werkelijke kosten doorbelast. Het kostenallocatiemodel is een complexe en bewerkelijke berekening waarop de financiële organisatie in afdoende mate ingericht moet zijn. Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) de huidige inrichting en het bestaande afrekenmodel te evalueren en na te gaan of dit nog steeds het meest passende model is dan wel dat herziening en/of vereenvoudiging gewenst is. Opvolging door RMN We hebben van de secretaris-directeur begrepen dat deze evaluatie inmiddels in gang is gezet. Wij willen hieromtrent graag aangehaakt blijven om mee te denken vanuit ons perspectief.

www.auren.com 19

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - Algemeen

Op 5 oktober 2023 hebben wij een controleverklaring afgegeven met een oordeelonthouding voor wat betreft de getrouwheid en een oordeelonthouding wat betreft de rechtmatigheid van de aanbestedingen en aantonen van de prestatielevering. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf 'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid’ in de controleverklaring zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren bij de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening als geheel en de rechtmatigheid van de opgenomen lasten in de jaarrekening. In de controleverklaring is de basis voor dit oordeel verder uiteengezet. In de volgende sheets geven wij een onderbouwing en /of toelichting met betrekking tot de verklaring van oordeelonthouding.

www.auren.com 20

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - rechtmatigheid

De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid Wij dienen een oordeel te geven over het feit of de lasten over 2022 rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader welke bij besluit is vastgesteld door het algemeen bestuur. Als onderbouwing van onze oordeelonthouding hebben wij de volgende passage opgenomen in onze controleverklaring: “In de jaarrekening zijn lasten opgenomen die samenhangen met de uitvoering van de Europese aanbestedingsregels en aantonen van de prestatielevering. Er hebben significante wijzigingen plaatsgevonden ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing, samenhangend met het vertrek van sleutelfunctionarissen in de financiële functie en welke relevant zijn voor het jaarrekeningproces en de aanlevering van controle-informatie. In verband hiermee zijn door het bestuur stappen gezet en nieuwe sleutelfunctionarissen aangesteld. Echter, het bleek voor hen redelijkerwijs niet mogelijk om met de beschikbare middelen ons van de relevante controle-informatie te voorzien.

Wij zijn derhalve gedurende de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2022 niet in staat gebleken om voldoende en geschikte controleinformatie te verkrijgen of de lasten in overeenstemming zijn met de Europese aanbestedingsregels en of de lasten daarmee de lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen en uiteindelijk ook zijn besteed.”

www.auren.com 21

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - rechtmatigheid

1. Rechtmatigheid – aangaan van verplichtingen Tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij op verschillende momenten overleg gevoerd met functionarissen van de organisatie over de aard van te verkrijgen controle-informatie inzake de toepassing van de (Europese) Aanbestedingsregels voor in het boekjaar 2022 verantwoorde lasten. Daaruit maken wij op dat het niet mogelijk is gebleken tijdig voldoende en geschikte controle-informatie aan te leveren, hetgeen verband houdt met de volgende feiten en/of omstandigheden: ▪ door het vertrek van het hoofd financiën begin 2022 is veel parate kennis over dit onderwerp niet langer onmiddellijk beschikbaar. Wij constateren dat er, omtrent dit onderwerp, geen overdrachtsdossier aanwezig is ▪ er ten tijde van de controle geen specifieke functionaris binnen de organisatie aanwezig is voor de volledige analyse en toepassing van aanbestedingsregels met betrekking tot inkopen (een vacature is hiervoor uitgezet) ▪ verband houdend met voorgaande ontbreekt een interne analyse inzake de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels.

Wij constateren dat een dergelijke analyse, redelijkerwijs (managementafweging kosten versus baten) niet eenvoudig reproduceerbaar is Aangezien wij geen voldoende en geschikte controle-informatie hebben kunnen verkrijgen omtrent de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels, zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren ten aanzien van de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen lasten. In aanvulling op hetgeen vermeld in voorgaande sheet constateren wij echter dat: ▪ het onderwerp aanbestedingen standaard op de agenda van de MT vergaderingen staat vermeld ▪ het onderwerp onderdeel uitmaakt van het voortgangsoverleg (bijv. format voortgangsoverleg wagenbeheer). Daarbij wordt onder meer ingegaan op de stand van zaken, op mijlpalen en trends t.o.v. vorig overleg, en wordt een eigenaar vermeld ▪ de organisatie een inkooptool heeft ontwikkeld en in gebruik genomen heeft ▪ de door de organisatie ingeschakelde en betrokken externe partij aan ons bevestigd heeft dat er in 2022 vijf nieuwe aanbestedingen succesvol zijn afgerond We willen benadrukken dat bovenstaande bevindingen geen impact hebben op ons oordeel, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van de scope van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2022.

Bovengenoemde omstandigheden zullen bij de controle vanaf het boekjaar 2023 worden betrokken. Voor onze aanbevelingen met betrekking tot de aanbestedingen zie verder sheet 38 + 60.

www.auren.com 22

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - rechtmatigheid

1. Rechtmatigheid – aantonen prestatielevering Rechtmatigheid is een kernbegrip in goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten er immers van op aan kunnen dat de overheid publiek geld rechtmatig verwerft en besteed. Wij hebben in onze controle gegevensgerichte werkzaamheden verricht omtrent het aantonen van de prestatielevering en hebben ervaren dat dit een moeizaam proces is geweest omdat tot op heden nog niet (overzichtelijk) wordt gedocumenteerd op basis waarvan de prestatielevering kan worden aangetoond. Door een combinatie van alle eerder genoemde factoren is het ons niet gelukt om voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen omtrent het aantonen van de prestatielevering en of daarmee alle lasten rechtmatig zijn besteed U heeft aangegeven dat u een vacature voor de functie AO/IC en rechtmatigheid nog heeft uitstaan. U heeft ons verzocht om in de tussentijd mee te denken in de verdere vormgeving hiervan voor RMN. Na afronding van de jaarrekeningcontrole 2022 zullen wij met u, passend binnen onze geldende onafhankelijks vereisten, een plan van aanpak maken voor de verdere implementatie hiervan. Voor onze verdere aanbevelingen met betrekking tot de prestatielevering en rechtmatigheidsverantwoording zie verder sheet 33 + 34 en sheet 42 + 43.

www.auren.com 23

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - getrouwheid

De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening Wij dienen een oordeel te geven over het feit of de jaarrekening 2022 een getrouw beeld geeft. Als onderbouwing van onze oordeelonthouding hebben wij de volgende passage opgenomen in onze controleverklaring: “Wij zijn gedurende de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2022 niet in staat gebleken om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de volgende jaarrekeningposten (en daarmee samenhangende posten en processen): ▪ materiële vaste activa ▪ voorraad ▪ voorzieningen Er hebben significante wijzigingen plaatsgevonden ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing, samenhangend met het vertrek van sleutelfunctionarissen in de financiële functie en welke relevant zijn voor het jaarrekeningproces en de aanlevering van controle-informatie. In verband hiermee zijn door het bestuur stappen gezet en nieuwe sleutelfunctionarissen aangesteld. Echter, het bleek voor hen redelijkerwijs niet mogelijk om ons met de beschikbare middelen van de relevante controle-informatie te voorzien. Als gevolg van de hiervoor genoemde omstandigheden hebben wij niet kunnen vaststellen of er eventuele correcties nodig zouden zijn met betrekking tot de bovengenoemde (en daaraan gerelateerde processen en) jaarrekeningposten.”

www.auren.com 24

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - getrouwheid

Tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij op verschillende momenten overleg gevoerd met functionarissen van de organisatie over de aard van te verkrijgen controle-informatie inzake de jaarrekeningposten en daarmee samenhangende processen (zie vorige sheet). Daaruit maken wij op dat het niet mogelijk is gebleken tijdig voldoende en geschikte controle-informatie aan te leveren, hetgeen verband houdt met de volgende feiten en/of omstandigheden: ▪ ▪ ▪

door het vertrek van het hoofd financiën begin 2022 is veel parate kennis over dit onderwerp niet langer onmiddellijk beschikbaar. Wij constateren dat er, omtrent dit onderwerp, geen overdrachtsdossier aanwezig is; verband houdend met voorgaande ontbreekt een interne analyse inzake de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels. Wij constateren dat een dergelijke analyse, redelijkerwijs (managementafweging kosten versus baten) niet eenvoudig reproduceerbaar is; de organisatie ten aanzien van dit onderwerp zich voornamelijk richt op het zetten van toekomstgerichte processen en procedures

Aangezien wij geen voldoende en geschikte controle-informatie hebben kunnen verkrijgen omtrent deze jaarrekeningposten (en daarmee samenhangende processen), zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening. In de volgende sheets geven wij een nadere toelichting per onderdeel van onze oordeelonthouding.

www.auren.com 25

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – Voorraad

Wij hebben tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden geconstateerd dat: ▪ er geen sprake is van een (sluitende) voorraadregistratie in de financiële administratie per 31 december 2022 ▪ er geen sprake is van een voorraadinventarisatie per 31 december 2022 (wij hebben wel een aantal tellijsten inzake tellingen, welke gedurende het boekjaar zijn uitgevoerd, ontvangen + een telling uitgevoerd in het jaar 2023) Derhalve hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen over de post voorraden waardoor dit onderdeel is van onze oordeelonthouding. Aanbeveling voor RMN ▪ het in kaart brengen welke voorraden RMN heeft ▪ het waarborgen van een dynamische voorraadregistratie in de financiële administratie ▪ het implementeren van een (voor de controle adequate) voorraadinventarisatiesystematiek (in het bijzonder met betrekking tot het bestaan en de waardering van de voorraad per jaareinde) ▪ het (periodiek) toetsen van de waarde van kostprijs voorraad aan de gehanteerde waarderingssystematiek ▪ het implementeren van een beleidskader voor de evaluatie van afwaarderingen van voorraden Opvolging door RMN We hebben vanuit inlichtingen begrepen dat er in het jaar 2023 al meerdere voorraadtellingen zijn geweest en dat deze tellingen ook per jaareinde zal worden uitgevoerd (materieel, containers, olie, zout etc.).

Wij zien dat RMN zich inzet om op dit punt verbeterslagen te maken.

www.auren.com 26

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – Voorzieningen

Wij hebben tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden geconstateerd dat: ▪ een onderhoudsplan aanwezig is ▪ deze echter nog niet is geactualiseerd (op basis van de huidige ontwikkelingen) ▪ de onderneming vooralsnog niet (zichtbaar) de voortgang en bestedingen evalueert ten opzichte van het plan Derhalve hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen over de post voorzieningen waardoor dit onderdeel is van onze oordeelonthouding.

Aanbeveling voor RMN ▪ het jaarlijks actualiseren van het onderhoudsplan ▪ het jaarlijks monitoren van de voortgang inzake het plan en het zo nodig bijstellen ervan ▪ het jaarlijks evalueren van de bestedingen in het betreffende boekjaar ten opzichte van het plan voor het betreffende boekjaar ▪ (expliciet)vaststellen dat dat de opbouw van de voorziening geen vervangingskosten en kosten voor klein onderhoud bevatten

www.auren.com 27

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – Baten (opgevolgd in 2023)

RMN maakt gebruik van een kostenallocatiemodel. Gelet op de daarbij gehanteerde systematiek en wijze van opstellen van de afrekeningen (handmatig in Excel), is dit voor de controle als significant risico aangemerkt. Wij hebben als onderdeel van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van het kostenallocatiemodel dat de organisatie hanteert. Daarbij maakt de organisatie gebruik van Excel-bestanden waarin afrekeningen (handmatig) worden opgesteld. Tijdens de controle over het boekjaar 2021 hebben wij hebben op verschillende (overige) onderdelen van de afrekeningen en ten aanzien van de gehanteerde formules onvoldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen. Derhalve maakt de gehele post baten onderdeel van onze oordeelonthouding. Echter heeft RMN bij het opstellen van de DVO afrekeningen over het boekjaar 2022 opvolging gegeven aan de belangrijkste tekortkomingen en daarom hebben wij voor de DVO afrekeningen 2022 wel voldoende en geschikte controle-informatie verkregen. Wij hebben verschillen controlewerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de door de organisatie opgestelde DVO-afrekeningen.

Dit betreffen onder meer de volgende werkzaamheden: ▪ het controleren van de rekenkundige juistheid ▪ het aansluiten van de afrekening met het verbijzonderde grootboek ▪ het aansluiten van af te rekenen bedragen (op basis van de begroting) met de bedragen in de betreffende begroting ▪ het aansluiten van verwerkingskosten inzake de AVU met de verwerkingskosten in de jaarrekening van de AVU ▪ het aansluiten van bedragen die afgerekend worden op basis van verrekening met achterliggende bescheiden ▪ detailcontroles op de toerekening van uren ▪ detailcontroles op de gehanteerde uurtarieven

Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om het proces van het opstellen van de jaarafrekeningen zoveel als mogelijk te automatiseren/standaardiseren. ▪ wij adviseren u een functiescheiding aan te brengen tussen het opstellen van de DVO afrekeningen en de controle ervan om zo de kans op fouten te verkleinen

www.auren.com 28

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – Baten (opgevolgd in 2023)

▪ ▪

wij constateren dat niet alle DVO-overeenkomsten ondertekend en/of up-to-date zijn. Wij adviseren u jaarlijks een nieuwe (getekende) DVOovereenkomst overeen te verkrijgen of expliciet overeen te komen dat er geen nieuwe overeenkomst benodigd is wij adviseren u een (overzichtelijk en aangesloten) digitaal dossier per afrekening op te maken waarin per onderdeel de achterliggende bescheiden zijn opgenomen; waardoor op efficiënte wijze de aansluiting met de afrekening kan worden gemaakt

www.auren.com 29

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – Materiële vaste activa

De materiële vaste activa vormen een significante post in de jaarrekening van RMN. Wij hebben als onderdeel van onze werkzaamheden detailcontroles verricht met het oog op het beoordelen van het bestaan en de waardering van dit activum. Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat op verschillende (significante) onderdelen van de m ateriele vaste activa ten aanzien van overzichten, aansluitingen (des)investeringen, mutaties en toelichtingen in de jaarrekening onvoldoend e en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen. Derhalve maakt de gehele post materiele vaste activa onderdeel van onze oordeelonthouding. Met betrekking tot de materiële vaste activa hebben wij een aantal aanvullende aanbevelingen Aanbeveling voor RMN ▪ de mva module in AFAS kritisch te analyseren, op te schonen en aan te sluiten met verwerking in de jaarrekening (zonder excel) ▪ eerder is door de commissie BBV een nieuwe notitie uitgebracht over de materiële vaste activa waarin wordt geadviseerd om verschillende onderwerpen in de financiële verordening op te nemen.

Wij adviseren u de huidige financiële verordening te herevalueren op de volgende onderwerpen met betrekking tot de materiële vaste activa: ▪ omvangscriterium bij vaste activa ▪ afschrijvingsbeleid vaste activa ▪ stelsel- en schattingswijzigingen ▪ instellen van onderhoudsvoorzieningen ▪ wij adviseren u periodiek de materiële vaste activastaat door te nemen op activa welke niet meer aanwezig zijn binnen RMN en deze uit de activastaat te verwijderen ▪ wij adviseren u bij investeringen in software expliciet te overwegen of deze voldoen aan de investeringscriteria ▪ wij adviseren u bij nieuwe type investeringen expliciet vast te stellen en vast te leggen of het eigendom berust bij RMN of de gemeenten (voorbeeld zijn de OC) ▪ wij adviseren met betrekking tot de activering van projecten de lasten expliciet te overwegen met de opgenomen in criteria in de “Leidraad projectfinanciering” (v20-058) ▪ jaarlijks zichtbaar (volgens een vaste policy) een analyse uit te voeren op bijzondere waardeverminderingen

www.auren.com 30

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - overige

Overige bevindingen in de controleverklaring Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het Financieel Jaarverslag andere informatie, die bestaat uit het jaarverslag. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf ‘'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking to t de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid’ zijn wij niet in staat geweest om in overeenstemm ing met het BBV te overwegen of de andere informatie al dan niet: ▪

met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat;

▪

alle informatie bevat die op grond van de BBV is vereist voor het jaarverslag en de overige gegevens.

Continuïteitsveronderstelling De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. RMN heeft een beperkt eigen vermogen, mede door d e negatieve resultaten in de afgelopen jaren maar ook gezien de aard van de activiteiten. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewe rkzaamheden zijn geen bijzonderheden vastgesteld waaruit blijkt dat RMN op korte termijn niet aan haar verplichtingen kan voldoen, rekeni ng houdend met onze oordeelonthouding bij de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening als geheel.

www.auren.com 31

Algemeen mogelijke gevolgen van de verklaring van oordeelonthouding 2022 voor de boekjaren vanaf 2023

Impact op de jaarrekening over het boekjaar 2022 Aangezien wij geen voldoende en geschikte controle-informatie hebben kunnen verkrijgen omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening, zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren. Gezien de aard en impact van deze bevinding hebben wij een verklaring van oordeelhouding afgegeven bij de jaarrekening 2022 van RMN. De verklaring van oordeelonthouding bij de jaarrekening 2022 zal naar verwachting, vanuit vaktechnisch oogpunt, eveneens gevolgen hebben voor de strekking van een af te geven controleverklaring bij jaarrekeningen over boekjaren na 2022. Onderstaand geven we een korte toelichting op de mogelijke gevolgen voor de boekjaren vanaf 2023. Impact op de jaarrekening over het boekjaar 2023 Bij de jaarrekening over het boekjaar 2022 is een verklaring van oordeelonthouding verstrekt. Onder de veronderstelling dat de aangelegenheden zoals beschreven in de paragraaf ‘De basis voor onze oordeelonthouding’ niet met terugwerkende kracht kunnen worden opgelost, werkt de bij de jaarrekening 2022 verstrekte verklaring van oordeelonthouding ook door in de strekking van de verklaring voor het boekjaar 2023. Concreet betekent dit dat bij de jaarrekening 2023 rekening moet worden gehouden met een verklaring van oordeelonthouding.

In de paragraaf ter onderbouwing van de oordeelonthouding bij de jaarrekening 2023 zal naar verwachting de (mogelijke) invloed van de niet-opgeloste aangelegenheid op de vergelijkbaarheid van de cijfers over de lopende en voorgaande verslagperiode worden toegelicht. Indien het voor ons mogelijk is om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de eindbalans inzake het boekjaar 2023, dan creëert u daarmee een mogelijkheid om de verklaring van oordeelonthouding bij jaarrekeningen voor boekjaren op z’n vroegst vanaf 2024 achter u te kunnen laten. Uiteraard zullen daarbij eveneens de uitkomsten van nog te verrichten controlewerkzaamheden inzake jaarrekeningen van betreffende boekjaren nog moeten worden betrokken (zie volgende sheet). Het spreekt voor zich dat wij over de uitkomsten en gevolgen van nog te verrichte controlewerkzaamheden geen mededelingen kunnen doen.

Wij willen benadrukken dat een te verstrekken controleverklaring bij nog op te stellen en nog te controleren jaarrekeningen altijd de resultante is van de uitkomsten van te verrichten controlewerkzaamheden. Deze sheet is derhalve uitsluitend bedoeld om RMN en haar belangrijkste stakeholders te informeren over de doorwerking van de verklaring van oordeelonthouding bij de jaarrekening 2022 voor de jaren daarna. De controleverklaring ziet toe op: de getrouwheid (‘getrouw beeld’) en de rechtmatigheid van in de jaarrekening opgenomen baten en lasten. In de controleverklaring wordt de strekking van de verklaring ten aanzien van beide aspecten afzonderlijk geformuleerd. We willen benadrukken dat deze sheet toeziet op het getrouwheidsaspect.

www.auren.com 32

Algemeen

rechtmatigheidsverantwoording (1 van 2)

Er is sprake van een wetswijziging in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) vanaf het boekjaar 2023. Met ingang van het verslagjaar 2023 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen. Deze verantwoording zal worden opgenomen in de jaarrekening. Daarmee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over naleving van geldende weten regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.

1. Wat gaat er veranderen en wat zijn de grootste misverstanden? (Bron: rechtmatigheidsverantwoording.nl)

www.auren.com 33

Algemeen

rechtmatigheidsverantwoording (2 van 2)

2. Publicaties ▪

De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de controleverklaring van de decentrale overheden. Rechtmatigheid heeft een bijzondere positie binnen het BBV omdat dit het enige onderwerp is waarbij de commissie BBV zich niet uitsluitend richt op de toepassing van de verslaggevingsregels, maar ook op de controle van de jaarstukken. In deze kadernota zit ook de modelverantwoording, zie “Bijlage 1 - Kadernota rechtmatigheid 2023”

▪

De VNG heeft, in samenwerking met diverse gemeenten, een handreiking opgesteld inzake de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, zie “Bijlage 2 - Handreiking VNG invoering rechtmatigheidsverantwoording”

▪

De BADO heeft in eerder stadium een notitie uitgebracht, zie “Bijlage 3 - Notitie BADO rechtmatigheidsverantwoording”

Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u op korte termijn kennis te nemen van de publicaties (zie bijlagen) en de gevolgen ervan voor het boekjaar 2023. Daarbij vragen we specifiek aandacht voor de interne processen en in hoeverre deze moeten worden herzien om tot een verantwoording over het boekjaar 2023 te komen.

Daarbij kan het behulpzaam zijn om met de aangesloten gemeenten te overleggen over de wijze waarop zij dit implementeren. Daaruit kunnen “best practices” volgen voor RMN.

www.auren.com 34

Bijlagen

www.auren.com 35

Bevindingen Eindejaarscontrole

www.auren.com 36

Bevindingen eindejaarscontrole Onderbouwing van schattingen

Bij een aantal jaarrekeningposten is sprake van schatting(selement)en. Dit betreft in ieder geval: ▪ de waardering van materiële vaste activa inclusief de beoordeling van het wel/niet kunnen activeren van lasten ▪ de afrekeningen met verschillende contractanten (zoals Nedvang) ▪ de schattingen die betrekking hebben op bijvoorbeeld disputen met (oud) werknemers ▪ de afwikkeling van projecten (wel/niet voor rekening van RMN) Wij hebben gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden geconstateerd dat de hoogte van bedragen voor enkele posten ten tijde van de afronding van de controle nog niet helder zijn en dat hiervoor een schatting is opgenomen door het dagelijks bestuur. Wij hebben in de controle expliciet aandacht besteed aan schattingen. Dit staat los van onze verklaring van oordeelonthouding. Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening expliciet inzichtelijk te maken welke schattingen/subjectieve elementen er van toepassing zijn, de cijfermatige onderbouwing van schattingen te documenteren en dit adequaat in de jaarrekening toe te lichten ▪ wij adviseren u, indien van toepassing, algemene leidraden op te stellen m.b.t. algemene uitgangspunten en kaders voor het maken van schattingen/subjectieve elementen zoals dit is gedaan voor de projectfinanciering (V20-058).

www.auren.com 37

Bevindingen eindejaarscontrole Europese aanbestedingen

Een belangrijk onderdeel van onze controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving op het gebied van Europese aanbestedingen. Zoals in een eerdere sheet is uiteengezet hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen omtrent de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels. Hierdoor zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren ten aanzien van de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen lasten. Met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing zijn onze aanbevelingen opgenomen in sheet 60. Aanvullend hebben wij de volgende aanbevelingen inzake aanbestedingen: Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om een owner/eindverantwoordelijke (met de vereiste kennis) aan te stellen binnen de organisatie die belast is met de inkoop- en aanbestedingsprocedures ▪ wij adviseren u om, zo nodig met ondersteuning van externe partijen (bijv. IBNM), een plan van aanpak op te stellen teneinde de doelstelling van volledige compliance binnen afzienbare termijn te realiseren

www.auren.com 38

Bevindingen eindejaarscontrole WNT

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze Wet is van toepassing op RMN. In het kader van de accountantscontrole hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: ▪ wij hebben de juiste bepaling van de kring van topfunctionarissen beoordeeld ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting op de topfunctionarissen in de WNT-verantwoording gecontroleerd ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting inzake de overige werknemers in de WNT-verantwoording gecontroleerd ▪ wij hebben de juiste toepassing van wet- en regelgeving gecontroleerd

De analyse en de controle was een intensief proces gezien de aard en complexiteit van de regelgeving en de toepassing en kennis hiervan binnen RMN. De hieruit voortvloeiende (tekstmatige) bevindingen zijn met u tijdens de controle afgestemd. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat deze bevindingen door u in voldoende mate zijn opgevolgd (verwerking in de jaarrekening). Wij toetsen de naleving van de anti-cumulatiewetgeving niet. In onze controleverklaring 2022 nemen wij daartoe de volgende passage op: “In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNTplichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.” Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om de kennis van de WNT binnen de organisatie nog verder te vergroten en te verdiepen

www.auren.com 39

Bevindingen eindejaarscontrole Paragrafen jaarverslag (1 van 2)

De paragrafen zijn onderdeel van het jaarverslag van RMN. De paragrafen dienen te wordt opgenomen overeenkomstig de BBV. Dit betreffende de volgende onderdelen: ▪ lokale heffingen ▪ weerstandsvermogen en risicobeheersing ▪ onderhoud kapitaalgoederen ▪ financiering ▪ bedrijfsvoering ▪ verbonden partijen ▪ grondbeleid Wij hebben vastgesteld dat de lokale heffingen en het grondbeleid niet van toepassing zijn voor RMN. Daarnaast hebben wij gedurende de controle overleg gevoerd met het hoofd financiën over de inhoud en toelichting teneinde te voldoen aan de bepalingen van de BBV. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf ‘'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid’ in onze controleverklaring zijn wij niet in staat geweest om in overeenstemming met het BBV te overwegen of de andere informatie al dan niet: ▪

met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat

▪

alle informatie bevat die op grond van de BBV is vereist voor het jaarverslag en de overige gegevens

Aanvullend hebben wij ten aanzien van de paragrafen nog enkele aandachtspunten voor u geïdentificeerd, zie volgende sheet.

www.auren.com 40

Bevindingen eindejaarscontrole Paragrafen jaarverslag (2 van 2)

Vervolg op vorige sheet Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om in het bijzonder het onderdeel risicobeheersing jaarlijks te evalueren – en zo nodig te herzien – naar aanleiding van actuele omstandigheden ▪ wij hebben geconstateerd dat er nog niet (zichtbaar) proactief wordt gestuurd op de geïdentificeerde risico’s en de te nemen maatregelen. Wij adviseren dit expliciet zichtbaar te maken. Dit kan bijvoorbeeld door het agenderen ervan voor de bestuursvergaderingen en de vastlegging in notulen Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat dit op de agenda staat en blijvende aandacht heeft.

www.auren.com 41

Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheid en prestatielevering (1 van 3)

Rechtmatigheid is een kernbegrip in goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten er immers van op aan kunnen dat de overheid publiek geld rechtmatig verwerft en besteed. Daarom wordt rond het BBV veel aandacht besteed aan het begrip rechtmatigheid. In juli 2020 is door de BADO de notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” uitgebracht waarin uitgebreid is beschreven wat de verantwoordelijkheden voor de organisatie zelf en accountant zijn met betrekking tot het aantonen van de prestatielevering. Deze notitie hebben wij, met de daarbij horende algemene aandachtpunten, eerder met de financiële administratie gedeeld. In het kader van het aantonen van de prestatielevering merken wij wel op dat er momenteel geen beschrijving is van de controle van de prestatielevering. Dit brengt het risico met zich mee dat de prestatielevering ontoereikend wordt vastgesteld. Dit mede in het verlengde van de komende rechtmatigheidsverklaring zoals eerder is uiteengezet. Wij hebben in onze controle gegevensgerichte werkzaamheden verricht omtrent het aantonen van de prestatielevering en identificeren dat dit een moeizaam proces is geweest omdat tot op heden nog niet (overzichtelijk) wordt gedocumenteerd op basis waarvan de prestatielevering kan worden aangetoond.

Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u in de procesbeschrijving factuurverwerking op te opnemen hoe voor de verschillende stromen de prestatie dient te worden vastgesteld en op welke wijze dit gedocumenteerd moet worden zodat dit achteraf is vast te stellen. Opvolging door RMN U heeft aangegeven dat hij een vacature voor de functie AO/IC en rechtmatigheid nog heeft uitstaan. U heeft ons verzocht om in de tussentijd mee te denken in de verdere vormgeving hiervan voor RMN. Na afronding van de jaarrekeningcontrole 2022 zullen wij met u, passend binnen onze geldende onafhankelijks vereisten, een plan van aanpak maken voor de verdere implementatie hiervan.

www.auren.com 42

Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheid en prestatielevering (2 van 3)

De rechtmatige verwerving is in dit verslag behandeld bij de Europe aanbestedingen. Inzake de controle van de rechtmatigheid van de bestedingen hebben wij onder andere een statistische steekproef uitgevoerd op de lasten waarin wij hebben getoetst of de factuur: ▪ nauwkeurig is verwerkt ▪ juist is gealloceerd, gerubriceerd en juist is afgegrensd ▪ juist is geautoriseerd ▪ de prestatielevering van de betreffende factuur kan worden aangetoond Daarnaast hebben wij detailcontroles verricht op de directe betalingen via de bank, handmatige aanpassen en analyses op betalingen naar verbonden partijen. Zoals is uiteengezet in sheet 23 hebben wij onvoldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen over het aantonen van de prestatielevering.

www.auren.com 43

Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheid en prestatielevering (3 van 3)

Rechtmatigheidsbeheer Wij hebben bij de controle over 2022 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het controleprotocol van RMN. Voorwaardencriterium Wij hebben geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het voorwaardencriterium. Onder het voorwaardencriterium valt het naleven van de wet- en regelgeving en dan voornamelijk ten aanzien van de financiële beheershandelingen. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeenschappelijke regeling heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Niet-financiële beheershandelingen allen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen.

Binnen dit systeem moeten voórwaarden zijn geschapen om risico's goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar lopende procedures waarbij de gemeenschappelijke regeling betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over risico's op dit vlak. Op grond daarvan hebben wij geen aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.

www.auren.com 44

Bevindingen eindejaarscontrole Projecten

Wij hebben tijdens de controle geëvalueerd of de bedragen op de projecten betrekking hebben op 1 van de volgende categorieën: ▪ lasten gerelateerd aan investeringen in materiële vaste activa (in ontwikkeling) voor RMN (OC met name) ▪ voorgeschoten bedragen voor gemeenten (geen lasten voor RMN, voor 2022 (met name VANG project) ▪ lasten voor RMN maar nog separaat te verrekenen met de gemeenten