PR23.125 - 00-Jaarverslag 2022 RMN

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad deelnemende gemeenten RMN

Ons kenmerk: Betreft: Bijlagen: Datum:

U23-163 Definitief jaarverslag 2022 RMN en reactie op zienswijzen 3 12 oktober 2023

Geacht college en leden van de gemeenteraad, Op 5 april 2023 heeft het dagelijks bestuur van RMN het voorlopig jaarverslag 2022 vastgesteld, waarna de raden van alle deelnemende gemeenten de gelegenheid hebben gekregen een zienswijze hierop in te dienen. Op 5 oktober 2023 heeft het algemeen bestuur het jaarverslag 2022 definitief vastgesteld. Voor de deelnemende gemeenten is de voorlopige afrekening DVO opgemaakt en verwerkt in het jaarverslag. Het financieel resultaat is inmiddels met alle gemeenten verrekend. Accountantsverklaring Bijgevoegd bij het jaarverslag is de accountantsverklaring over 2022. Bij de uitvoering van de controle over de jaarrekening 2022 heeft de accountant geconstateerd dat voor een aantal significante onderdelen van de jaarrekening toereikende controle-informatie ontbreekt. De accountant onthoudt zich van een oordeel ten aanzien van zowel de getrouwheid van de jaarrekening als de rechtmatigheid van in de jaarrekening opgenomen lasten. De accountant concludeert op basis van gesprekken met sleutelfunctionarissen van RMN dat er is gestreefd naar een passend evenwicht tussen enerzijds aandacht voor de afwikkeling van de controle 2022 en het implementeren van maatregelen voor het bereiken van structurele oplossingen anderzijds. Dit vergt voor RMN, zo schrijft de accountant, de nodige tijd met daarbij ook de uitdagingen die er zijn op de arbeidsmarkt.

2022 stond in het teken van de basis op orde krijgen Op 16 februari 2022 heeft het algemeen bestuur het Meerjarenbeleidsplan 2022-2025 vastgesteld. Hierin wordt op hoofdlijnen beschreven welke doelen RMN wil bereiken en welke maatregelen we daarvoor nemen. Het Verbeterplan Basis op orde, samen bouwen aan RMN, beschrijft verder in detail hoe RMN in 2022 en 2023 het fundament voor deze toekomst legt. De implementatie van het verbeterplan is complex omdat enerzijds de basis op orde wordt gebracht terwijl de operatie ongestoord doorgang moet blijven vinden en anderzijds doordat er gewerkt wordt met verschillende systemen die niet goed op elkaar aansluiten. De afdeling financiën is in 2022, net als het jaar 2021, zowel kwantitatief als kwalitatief niet conform formatie bezet geweest. In maart 2022 is het voormalig hoofd financiën uit dienst getreden. Met zijn vertrek is veel kennis verloren gegaan en nieuwe kennis opbouwen kost tijd.

Medio 2022 is een nieuw teamhoofd financiën begonnen en eind 2022 een interim controller gestart. Ook in (het grootste deel van) 2023 is de afdeling nog niet op volle sterkte. De accountantscontrole bestreek nog het jaar 2022, waardoor van de financiële administratie werd gevraagd om zowel de blik op de toekomst te richten (basis op orde, transparante begroting), op het heden (de winkel openhouden) maar ook op het verleden (controle boekjaar 2022). Voortgang de bedrijfsvoering op orde brengen De bedrijfsvoering op orde brengen heeft topprioriteit. Sinds 2022 is de executiekracht van RMN flink verbeterd. Dit uit zich in het vermogen om besluiten te nemen en deze ook daadwerkelijk te implementeren, een logische inrichting van de organisatie en het trainen van alle leidinggevenden. Het doel daarbij is om de dagelijkse routines te verbeteren en leiderschap te vestigen. Belangrijke bedrijfsvoering onderdelen als routeoptimalisatie, het aansluiten van de begroting bij de realiteit, het inrichten van dashboards ten behoeve van de opdrachtgevers, inrichten van containermanagement en het registreren van aanvullend opdrachten, zijn in 2022 gerealiseerd of in gang gezet. Ook zijn er stappen gezet op het gebied van verduurzaming. Zo rijden alle voertuigen van RMN op HVO100 en zijn alle nieuw aangeschafte kleinere bedrijfsmiddelen zoals bosmaaiers en bladblazers elektrisch.

Vooruitblik jaarverslag 2023 en verder De ontwikkelingen zoals ingezet in 2022 zijn voortgezet in 2023, en ook in 2024 gaat RMN door op de ingeslagen weg om de sturing en beheersing te vergroten. Bij de definitieve vaststelling van de organisatiestructuur en het organogram, naar verwachting eind 2023, worden de overlegstructuren waar nodig opnieuw ingericht. Op deze manier werkt RMN aan het verduidelijken van rollen en taken, het verbeteren van de interne afstemming en communicatie en het verder verbeteren van de sturing en beheersing. Daarnaast wordt er gewerkt aan de betere planning op het gebied van beheer openbare ruimte en aan implementatie en borging van de interne controle en administratieve organisatie, mede met het oog op de invoering van de rechtmatigheidsverklaring door het dagelijks bestuur. Randvoorwaardelijk is dat RMN voldoende bezetting (vervulling van vacatures) kent en – bijvoorbeeld als het gaat om het beheer van de openbare ruimte - medewerking van de gemeenten bij het verstrekken van areaalgegevens, om nog beter tot een goede inzet te komen van mens en tractie. Het traject om de basis op orde te krijgen ligt naar oordeel van het bestuur op koers, maar tegelijkertijd is het van belang te benadrukken dat het ingezette verbetertraject een zaak van lange adem is.

Het bestuur durft op voorhand dan ook niet de verwachting uit te spreken dat over het (lopende) jaar 2023 een goedkeurende accountantsverklaring zal worden verkregen, maar wil er wel alles op richten om deze vanaf 2024 wel te behalen.

Ontvangen zienswijzen

Op 19 juni 2023 heeft de gemeenteraad van Soest per brief aangegeven geen aanleiding te zien voor een zienswijze op het voorlopig jaarverslag 2022. Op 5 juli 2023 heeft de gemeenteraad van Baarn per brief een zienswijze ingediend over de voortgang van het verbeterplan. In hoofdlijnen behelst deze zienswijze: - De raad van Baarn verzoekt het bestuur van RMN slechts bij bijzondere omstandigheden gebruik te maken van artikel 26 lid 3 gemeenschappelijke regeling (een begrotingswijziging zonder zienswijzeprocedure). Het algemeen bestuur onderschrijft deze zienswijze. RMN werkt aan verbetering van de (interne) processen, zoals de raad van Baarn ook adviseert; - De raad van Baarn ziet uit naar een meer zakelijke dienstverleningsovereenkomst 2024, conform de aanbevelingen van de rekenkamercommissie uit 2019. Het algemeen bestuur onderschrijft deze zienswijze. Momenteel vinden ambtelijke voorbereidingen plaats om de DVO’s van alle gemeenten meer te harmoniseren. Uitgangspunt hierbij is de aanbeveling van de rekenkamers “dat het van groot belang is dat de overeenkomsten die worden gesloten tussen de gemeenten en RMN kloppen met de praktijk van alledag”. Om dit doel gezamenlijk te bereiken heeft RMN medio oktober 2023 een overleg geïnitieerd met de beleidsmedewerkers van alle gemeenten; - De raad van Baarn verzoekt RMN tijdiger informatie en documenten te delen.

Het algemeen bestuur onderschrijft deze zienswijze, waarbij de in de Wet gemeenschappelijke regelingen en in de gemeenschappelijke regeling RMN gestelde termijnen leidend zijn; Ook hiervoor geldt dat verbetering van de interne processen hiervoor rand voorwaardelijk zijn; - De raad van Baarn is genoodzaakt de komende jaren nog kritischer te kijken naar de financiën van de gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur neemt hier kennis van. Van de overige gemeenten is geen zienswijze ontvangen. Hoogachtend, Namens het algemeen bestuur van RMN,

John van Engelen Voorzitter

Bijlagen 1. Jaarverslag 2022 inclusief accountantsverklaring 2. Accountantsverslag jaarverslag 2022 3. Ontvangen zienswijzen

Sietske Klein- De Jong Secretaris-directeur