PR23.047 Div. financiele stukken BghU

BghU Postbus 5150, 3502 JD Utrecht Telefoon: 088- 0640200 www.bghu.nl

PR23.047/202468

Aan gemeenteraad van de gemeente Zeist Postbus 513 3700 AM Zeist

Utrecht, 7 april 2023

Onderwerp Ontwerpbegroting BghU 2024, (eerste) begrotingswijziging 2023 en de jaarstukken 2022

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u de Ontwerpbegroting BghU 2024 aan en ter informatie ook de begrotingswijziging 2023 en de jaarstukken BghU 2022. Met deze stukken laten wij u zien hoe wij de komende jaren uw belastingtaak efficiënt en kwalitatief goed blijven uitvoeren. U kunt als raad met behulp van deze stukken uw gemeenschappelijke regeling controleren en zo nodig bijsturen.

Ontwerpbegroting BghU 2024 Op de Ontwerpbegroting BghU 2024 kunt u uw zienswijze indienen. In de ontwerpbegroting wordt tevens het meerjarenperspectief 2025-2027 geboden waarin de ontwikkelingen verder zijn vertaald naar planvorming en financiële consequenties. Deze sluiten aan bij de plannen en speerpunten in de eerder vastgestelde Kadernota 2024-2027. De organisatieontwikkeling vraagt vanaf deze planperiode om enige formatie-uitbreiding en om borging van de financiën ter dekking van toekomstige grootschalige ICT transities. De financiele gevolgen van de formatie- en CAO- wijziging worden verwerkt in de begroting 2024, welke bestuurlijk ter besluitvorming voorligt in haar vergadering van juni. De komende periode buigen bestuur en organisatie zich samen over de ervaren uitdagingen met betrekking tot de dienstverlening en kwaliteitsnormen en welke overwegingen en verbeterpunten dit met zich meebrengt, ook voor de middellange termijn. Wij verzoeken u uw zienswijze over deze ontwerpbegroting uiterlijk 26 mei 2023 schriftelijk kenbaar te maken aan het bestuur. Wij voegen uw reacties bij de ontwerpbegroting en zullen deze aanbieden aan het bestuur van BghU. Op 28 juni 2023 ligt de (ontwerp)begroting 2024 ter vaststelling voor aan het bestuur. Na vaststelling bieden we deze begroting aan de provincie als toezichthouder.

Wij zijn ons ervan bewust dat de periode voor de zienswijze vrij kort is. Het bestuur bespreekt bij de opvolgende vergadering van oktober de bestuurskalender van 2024 en of er enige ruimte is om te schuiven in de P&C stukken en termijnen. Wellicht ten overvloede attenderen wij u er op de ontwerpbegroting 2024 ter inzage te leggen en tegen betaling beschikbaar te stellen. De gemeenten en het hoogheemraadschap publiceren deze terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling.

Begrotingswijziging 2023 In haar vergadering van 30 maart 2023 heeft het bestuur besloten de begroting 2023 te wijzigen en daarmee tevens de deelnemersbijdrage. De wijziging komt voort uit onder meer CAO wijziging, indexering van leverancierstarieven en aanpassing ICT-kosten. De reguliere dienstverlening en daarmee het halen van de normen staan onder druk door de ICT- transitie, de blijvende toestroom van bezwaren in combinatie met vergrijzing van personeel en een krappe arbeidsmarkt en daardoor moeilijk te vervullen

vacatures. In deze periode ligt de nadruk op het borgen van de kwaliteit van onze processen en dienstverlening, naast nog een aantal te implementeren aanbestedingen en inkopen.

Jaarrekening 2022 Daarnaast treft u, ter informatie, de jaarstukken 2022 aan. Het jaar is afgesloten met een positief rekeningresultaat van € 1.405.949 en een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid en een afkeurende controleverklaring inzake de rechtmatigheid vanwege het niet Europees aanbesteden van drie leveranciers. Voor het jaar 2023 geldt dat een aantal opdrachten reeds EU-aanbesteed zijn, waardoor de nu geconstateerde onrechtmatigheden in 2023 niet zullen terugkeren. Het oordeel heeft geen effect op de jaarrekening van de deelnemers zelf. Het resultaat zal conform het besluit van het bestuur als volgt worden bestemd: a. € 565.023 toe te voegen aan een nieuwe bestemmingsreserve en in 2023 te bestemmen voor verdere afwikkeling ICT-Transitie SaaS; b. € 145.000 toe te voegen aan een nieuwe bestemmingsreserve en in 2023 te bestemmen voor Waarderingskamer ‘goed’; c. € 70.000 toe te voegen aan een nieuwe bestemmingsreserve ten behoeve van opleidingskosten Ontwikkeltraject; d. € 625.926, zijnde het resterende bedrag, te bestemmen voor een teruggaaf van de deelnemersbijdrage 2023; 2. Het bedrag van de bestemmingsreserve € 995.401 nog niet te herbestemmen en op basis van een plan van aanpak voor de uitdagingen met betrekking tot de dienstverlening later te besluiten het daarvoor in te zetten of eventueel alsnog vrij te laten vallen; 3.

Het jaarverslag en de jaarrekening 2022 inclusief de controleverklaring ter informatie aan de deelnemers van BghU te verzenden.

Hoogachtend, Het bestuur, namens deze, De secretaris,

M. Vrisou van Eck MPM Bijlagen 1. Ontwerpbegroting 2024, inclusief meerjarenperspectief 2025-2027 2. Jaarverslag -en jaarrekening 2022 inclusief controleverklaring

Onderwerp: Begrotingswijziging

Te besluiten om 1. 2. 3. 4. 5. 6.

De Begrotingswijziging 2023 vast te stellen; De begrote personele lasten met € 204.288 te verhogen De materiele lasten (ICT contractkosten) met 626.388 te verhogen De materiele lasten (Bedrijfsvoeringskosten) met € 210.461 te verhogen Post Onvoorzien € 100.000 in 2023 toe te voegen aan de reserve en niet meer op te nemen in toekomstige exploitatiebegrotingen; De gewijzigde deelnemersbijdrage 2023 vast te stellen

Begrotingswijziging 2023 BghU De begroting 2023 is vastgesteld op basis van de plannen en speerpunten in de eerdere gepresenteerde meerjarenvisie (geïntegreerd in de meerjarenbegroting). De begroting 2023 is opgesteld in het jaar 2022. Onderstaande geeft aanleiding tot het aanpassen van de initiële begroting 2023 en daarmee een verhoging van de deelnemersbijdrage. Voor u ligt een begrotingswijziging voor het boekjaar 2023. De wijzigingen betreffen een bijstelling van de begroting 2023 die reeds begin 2022 was opgesteld. 2.

De volgende wijzigingen stellen wij voor: Personele lasten, Personeel in dienst Per 1 april 2022 zijn de salarissen conform CAO met 2,4% verhoogd. Dit is niet verwerkt in de begroting 2023. We willen het budget met € 204.288 verhogen.

3.

Materiele lasten, ICT contractkosten jaarlijks volume In de Begroting 2023 is het volgende gemeld: De geraamde ICT-contractkosten voor het jaarlijks gebruik dalen fors in 2023. Reden hiervoor is dat in 2022 met de maximale variant voor alle ICT-kosten is gerekend. Dat valt na de aanbesteding lager uit. Ook was in 2022 een extra bedrag opgenomen voor tijdelijke overlap tussen de applicaties. Dat bedrag is in 2023 niet meer nodig, waardoor de jaar op jaar daling groter lijkt.

Dit is niet onjuist maar door een foutieve berekening is de forse daling aanzienlijk minder dan begin 2022 werd verwacht. Abusievelijk is er gerekend met éénmaal de maandelijkse kosten van leverancier GouwIT in plaats van de jaarlijkse kosten. Hierdoor is een miscalculatie van € 626.388 ontstaan. Het budget willen we met dit bedrag verhogen. 4.

Materiele lasten, Bedrijfsvoeringskosten Diverse leverancier hebben aan gegeven hun tarieven per 1 januari jl. te verhogen. Hierdoor zijn we genoodzaakt het budget te verhogen met € 210.461.

5.

Onvoorzien/Reserve Jaarlijks verhogen we het exploitatiebudget met € 100.000 voor onvoorziene kosten. Dit budget is tot op heden nooit aangesproken. We stellen voor dit budget eenmalig aan de Algemene reserve toe te voegen en vanaf 2024 geen post ‘Onvoorzien’ meer in de exploitatiebegroting op te nemen.

Bijgestelde begroting 2023

Wijziging begroting 2023 Meerjarenperspectief

Rente & Afschrijving Personele lasten (inclusief inhuur)

Rekening 2022

Begroting 2023

Begroting 2023 na wijz

Wijziging

10,023,002

10,513,000

10,717,288

204,288

lasten personeel in dienst

8,762,286

10,341,500

10,545,788

204,288

Inhuurlasten

1,260,716

171,500

171,500

-

7,138,302

6,565,411

7,402,261

836,850

Materiële lasten ICT-transitie naar SaaS eenmalig

659,977

473,000

473,000

-

ICT contractkosten jaarlijks volume

2,131,051

1,482,466

2,108,854

626,388

Bedrijfsvoeringskosten

3,343,393

3,459,946

3,670,407

210,461

Proceskostenvergoeding WOZ

1,003,882

1,150,000

1,150,000

-

-

100,000

-

-100.000

Totaal Lasten

17,161,305

17,178,411

18,119,549

941,138

Dwangbevelen

1,401,795

1,350,000

1,400,000

50,000

104,387

55,000

55,000

-

Totaal Baten

1,506,181

1,405,000

1,455,000

50,000

"Te dekken" bedragen

15,655,123

15,773,411

16,664,549

891,138

Geraamde deelnemersbijdragen

16,962,863

15,773,411

16,764,549

991,138

163,135

-

100,000

100.000

-

-

-

-

-

Onvoorzien

Overig

Dotatie reserve Onttrekking reserve:

Resultaat voor bestemming

1,470,874

6. Deelnemersbijdrage De aanpassing van de begroting 2023 heeft het volgende effect op de deelnemersbijdrage: Bedragen X € 1.000

Deelnemersbijdrage 2023 2023

2023 na wijz

Deelnemer

Basis

Plus

Totaal

Basis

Plus

Totaal

Bunnik

€ 210

€6

€ 216

€ 224

€6

€ 230

Houten

€ 652

€ 652

€ 696

Lopik

€ 158

€ 199

€ 169

Nieuwegein

€ 920

€ 920

€ 981

Zeist

€ 1,140

€ 129

€ 1,269

€ 1,216

€ 129

€ 1,345

Utrecht

€ 6,721

€ 649

€ 7,370

€ 7,168

€ 649

€ 7,817

De Bilt

€ 792

€ 792

€ 844

Utrechtse Heuvelrug

€ 665

€ 693

€ 709

HDSR

€ 2,656

€ 2,656

€ 2,832

€ 2,832

Stichtse Vecht

€ 1,005

€ 1,005

€ 1,071

€ 1,071

Jaarlijkse bijdrage

€ 41

€ 28

€ 15,773

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 30 maart 2023, De voorzitter,

De secretaris,

J.C.H. Haan

M. Vrisou van Eck

€ 696 € 41

€ 210 € 981

€ 844 € 28

€ 737

€ 16,765

Begroting 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

Inhoudsopgave

Voorwoord ............................................................................................................................................ 3 1.

Begroting ................................................................................................................................... 4

1.1

Programmabegroting .................................................................................................................. 4

1.1.1 Kernproces Databeheer .............................................................................................................. 4 1.1.2 Kernproces Waardebepaling ....................................................................................................... 8 1.1.3 Kernproces Klantcontact .......................................................................................................... 11 1.1.4 Kernproces Innen..................................................................................................................... 14 1.1.5 Overhead ................................................................................................................................. 16 1.1.6 BghU Activiteiten ..................................................................................................................... 18 1.2 Paragrafen ...................................................................................................................................... 19 1.2.1 Lokale heffingen ...................................................................................................................... 19 1.2.2 Weerstandsvermogen & risicomanagement...............................................................................

20 1.2.3 Kapitaalgoederen ..................................................................................................................... 23 1.2.4 Financiering ............................................................................................................................. 24 1.2.5 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................ 25 1.2.6 Paragraaf verbonden partijen ................................................................................................... 29 1.2.7 Grondbeleid............................................................................................................................. 30 1.2.8 Wet Open Overheid .................................................................................................................. 31 2. Financiën.......................................................................................................................................... 32 2.1 Begroting BghU 2024 per taak- en deelproces ............................................................................. 32 2.2 Financieel perspectief 2025-2027 ...............................................................................................

34 2.3 Deelnemersbijdragen 2024-2027 ................................................................................................ 34 2.4 Gehanteerde uitgangspunten bij het opstellen van de begroting .................................................. 35 2.5 Reserves ..................................................................................................................................... 37 2.6 Voorzieningen ............................................................................................................................ 38 2.7 Geprognosticeerde Balans ........................................................................................................... 39 2.8 EMU-Saldo .................................................................................................................................. 40 Vaststellingsbesluit .............................................................................................................................. 41 Bijlage A – Bijdrage verordening art. 40 GR ........................................................................................... 42

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

2

Voorwoord De (ontwerp)Begroting BghU 2024 en het meerjarenperspectief 2025-2027 geeft inzicht in de doelstellingen en ambities voor de komende jaren. Vanzelfsprekend biedt de begroting daarmee ook een overzicht van de verwachte baten en lasten van BghU voor de jaren 2024 tot en met 2027. Regionale samenwerking Als samenwerkingsverband verzorgen wij namens de deelnemers de heffing en invordering van lokale belastingen binnen het werkgebied en stellen we jaarlijks de WOZ-waarden vast van alle onroerende zaken voor onze deelnemers. We verzorgen voor alle gemeentelijke deelnemers de uitvoering van de basisregistratie Waardebepaling Onroerende Zaken (Wet WOZ) en meten voor alle gemeenten de gebruiksoppervlakte in voor de basisadministratie adressen en gebouwen (BAG). Voor de gemeente Lopik verzorgt BghU de complete BAG-administratie. We borgen de continuïteit van onze taakuitvoering en we streven naar continue verbetering van kwaliteit en klantgerichtheid van het waarderings- en belastingproces. BghU wordt geleid op basis van maatschappelijk algemeen aanvaardbare principes. Onze strategie kenmerkt zich door • •

het streven naar goede en betrouwbare dienstverlening en efficiënt objectenbeheer.

Onze kernwaarden blijven onverminderd van kracht: klantgericht, efficiënt, resultaatgericht en samenwerken. Door onze efficiënte uitvoering kan BghU zich enerzijds blijven inzetten om de juiste belastingopbrengsten voor onze deelnemers te realiseren en anderzijds maatwerk te bieden aan inwoners. Organisatieontwikkeling Vanaf 2023 ligt de nadruk op interne stroomlijning en interne beheersing vanwege het werken volgens aangepaste processen en met de nieuwe kernapplicaties. Vanuit de nieuwe belastingapplicatie zal de nieuwe stuurinformatie helpen om de organisatie proactief te sturen en te blijven ontwikkelen. Naast deze nieuwe software is vanaf 2023 nog een aantal producten en diensten volgens aanbestedingen en inkopen te implementeren, waaronder de ICT-infrastructuur, met gevolgen voor ook deze begrotingsperiode. De reguliere dienstverlening staat onder druk door de blijvend groeiende toestroom van bezwaren in combinatie met vergrijzing van personeel en een krappe arbeidsmarkt en daardoor moeilijk te vervullen vacatures. De beschikbare middelen voor de reguliere dienstverlening en de organisatieontwikkeling, m.n. de formatieruimte en huisvesting, lijken niet meer toereikend te zijn.

We doen er alles aan om ruimte te kunnen blijven bieden voor kennis- en talentontwikkeling, om blijvende goede kwaliteit te bieden en tegelijkertijd te groeien in advisering en (GIS- en data-) analyses en beleidsadvisering. In deze meerjarige planperiode willen we stappen hebben gezet om onze kwaliteitsborging van onze processen en dienstverlening aan te tonen. Alle stappen die de organisatie zet zijn vanuit de visie dat de belanghebbende centraal staat.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

3

1. Begroting 1.1

Programmabegroting

Deze begroting draagt bij aan de continuïteit van onze mooie samenwerking om goede en betrouwbare dienstverlening te bieden voor inwoners en bedrijven en onze deelnemers. Belangrijke kostenverhogende factoren betreffen de CAO-verhoging en prijsindexeringen. We blijven ons inspannen om de uitvoeringskosten te beperken. Echter, de organisatie staat onder druk en de beschikbare middelen zijn mogelijk niet meer toereikend. De risico's zijn opnieuw beoordeeld en maakt dat het weerstandsvermogen op peil is gebracht. De producten voor de deelnemers zijn ingedeeld in een basispakket (voor alle deelnemers) en een pluspakket. De kosten van deze plustaken (parkeren, leges, BAG) vallen buiten de kosten die door middel van de kostenverdeelsystematiek worden doorberekend en zijn voor de afnemende deelnemer. De omgang met de groei van naheffingsbezwaren parkeren, onderdeel van pluspakket voor gemeente Utrecht, vraagt nog de nodige afstemming in belang van de reguliere dienstverlening van het basispakket. De begroting is ingedeeld naar vijf programma's, te weten waardebepaling, databeheer, innen, dienstverlening en overhead. Hieronder wordt toegelicht wat de plannen betreffen.

1.1.1 Kernproces Databeheer Het proces databeheer is verantwoordelijk voor het vormen van een volledig, actueel en juist WOZ- en/of heffingsobject. Doel is dat continu 99% van alle objecten in de administratie aanwezig is. Op basis van deze objecten worden, in combinatie met de juiste (niet) natuurlijke personen, de gecombineerde aanslagen en overige heffingen op aanslag gebracht. De formatie staat voor dit proces de komende jaren onder druk doordat het gegevensbeheer voor zuiveringstechnologie en bijbehorende inspecties kwetsbaar is, doordat door stelselwijziging waterschappen meer formatie nodig is en doordat de uitstroom van pensionering op dit proces hoog is.

Wat willen we bereiken? In het kernproces Databeheer, zijn de volgende activiteiten ondergebracht: • Binnenkomende datastromen vanuit de landelijke voorzieningen en basisregistraties BAG, BRK, BRP, HR en LV-WOZ, de verwerking daarvan en het leggen van de verbanden ertussen; • De gegevenslevering vanuit gemeenten voor alle leges, grafrechten, precario etc. en het verzorgen dat deze op aanslag komen; • De gegevenslevering van derde partijen zoals waterleidingsbedrijven en het aanpassen van de grondslagen op basis van deze gegevens; • Verwerken van informatie uit overige in- en externe datastromen zoals versturen van inlichtingenformulieren, constateringen door buitendienstmedewerkers, mutatiesignalering, meldingen van inwoners en ondernemers, bezwaar, ontheffingen en geautomatiseerde verminderingen, etc.; • Het inmeten van WABO-meetverzoeken van de deelnemende BAG-gemeenten en de verwerking daarvan in de WOZ-administratie; • De uitgaande datastroom van de WOZ-waarden richting de LV-WOZ en het controleren en opwerken van de uitval van deze koppeling; Het beheer van deze data maakt dat we uiteindelijk alle heffingen van de deelnemers kunnen opleggen.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

4

Doelstellingen Databeheer In de begroting 2024 zijn de volgende doelstellingen opgenomen voor het kernproces databeheer:

Onderwerp

Doelstellingen 2024

Databeheer Beheer objecten (BAG, BRK)

• • •

Beheer Eigenaren (BRK)

• •

Beheer Gebruikers (NHR, BRP)

• • •

•

•

Beheer Gebruik/ Verbruik

• •

99% van alle WOZ-objecten zijn in het belastingsysteem beschikbaar. Van deze objecten zijn alle gegevens actueel en met de juiste status aanwezig. Alle gegevens die via landelijke voorzieningen of door andere stromen ontvangen worden zijn dagelijks/maandelijks verwerkt. Er zijn geen achterstanden meer over oudere jaren en binnen het huidige belastingjaar aanwezig. Alle WOZ-objecten kennen een eigenaar. De mutaties die dagelijks binnenkomen via de landelijke voorziening worden per omgaande verwerkt. Maandelijks worden er koopinlichting formulieren verzonden om de toestand van het object ten tijde van de verkoop vast te leggen en het verkoopcijfer als basis te gebruiken voor een juiste WOZ waarde vaststelling 95% van alle WOZ-en heffingsobjecten kent een actuele gebruiker. De BRP wordt dagelijks verwerkt en kent geen achterstanden. De NHR is bij en niet-woningen zijn zoveel mogelijk voorzien van een actuele gebruiker. Alle objecten die op leegstand staan zijn zowel administratief als ter plaatse gecontroleerd en staan terecht op leegstand.

Maandelijks worden naar aanleiding van gebruikersmutaties nietwoningen huurinlichtingen verstuurd om de objectkenmerken actueel te houden en de huurcijfers als basis voor de waardering te gebruiken Maandelijks worden naar aanleiding van verkopen van (niet)woning, koopinlichtingformulieren verstuurd om de objectkenmerken actueel te houden en de verkoopcijfers als basis voor de waardering te gebruiken Maandelijks worden alle aangeleverde waterverbruik mutaties gekoppeld, gecontroleerd en verwerkt. Er zijn geen achterstanden in de verwerking. De aangeleverde gegevens worden voor meer doeleinden gebruikt dan alleen de grondslagen maar kunnen bijvoorbeeld ook gebruikt worden bij de controle van leegstaande woningen/bedrijven of afbakening van objecten.

Kwaliteitsnormen Databeheer 2024 Zoals voorgenomen in het uitvoeringsprotocol.

Kwaliteitskenmerk

Doelstellingen 2024

Bestandsbeheer Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn

•

99% van alle, in de belastingapplicatie aanwezige gegevens, zijn volledig en correct.

•

98% van alle eigenaren en gebruikers hebben op 28 februari een WOZ-beschikking en aanslag ontvangen. De overige 2% die betrekking hebben op het belastingjaar 2024 zijn eind maart verzonden. Maandelijks worden er aanvullende gebruikersaanslagen verzonden die betrekking hebben op nieuwe gebruikers die zich in de loop van het jaar in het verzorgingsgebied vestigen.

Aanslagoplegging Aanslagen dienen juist, volledig en tijdig te worden opgesteld

• •

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

5

Wat gaan we daarvoor doen Alle door databeheer ontvangen datastromen leiden tot het ontstaan van een WOZ- en/of heffings-object die voorzien wordt van een waarde en als eindproduct de gecombineerde aanslag en beschikking. Dit is inclusief de heffingen van het waterschap en eventuele specifieke belastingen per gemeente (zoals rioolafvalstoffenheffing en de hondenbelasting). Dat betekent dat de output van het proces een belangrijke bijdrage levert in de tijdigheid en kwaliteit van de data voor de rest van het belastingproces. Doordat steeds meer data wordt ontvangen is de uitdaging om tijdig al deze informatie te controleren, te analyseren, te koppelen, te interpreteren en te verwerken. Omdat door verbeterde koppelingen met basisregistraties steeds meer wijzigingen (deels) geautomatiseerd verwerkt kunnen worden, zal de controle en kwaliteitsbewaking van de data ook een steeds grotere rol gaan spelen. Dat betekent dat voor 2024 de volgende grote ontwikkelingen op ons pad komen.

Landelijke ontwikkelingen Samengestelde objectenregistratie (SOR) De introductie van de samengestelde objectenregistratie (SOR) is, door financieringsproblemen, voor langere tijd uitgesteld en heeft een nieuwe werktitel gekregen: het gemeentelijk BAM-traject (Beter, Anders en Minder). Ondanks dit af- of uitstel is BghU van mening dat er vanuit het gezichtspunt van de basisregistratie BAG, WOZ en BGT een aantal goede ontwikkelingen in zijn geformuleerd. Ontwikkelingen die ervoor gaan zorgen dat er veel meer samenhang komt tussen deze drie basisregistraties vastgoed. Hierdoor kan de snelheid van uitwisseling verhoogd worden en zal het zeker op langere termijn ervoor zorgen dat de kwaliteit actueler en vollediger zal zijn. BghU is dan ook van mening dat er niet gewacht moet worden op het wel of niet doorgaan van deze landelijke ontwikkeling maar met zijn deelnemers afspraken moet gaan maken over vergaande samenwerking om het grondbeginsel van dit landelijke initiatief verder door te ontwikkelen en uit te gaan voeren. Omgevingswet Verwachting is dat de Omgevingswet na vier keer uitstel eindelijk in 2024 in werking zal treden. Omdat BghU voor de WOZ sterk afhankelijk is van de verleende bouwvergunningen en de tijdigheid van het delen van deze informatie is de verwachting dat hierdoor de stroom van niet vergunningsvrije bouwactiviteiten sneller en accurater zal zijn.

Wel zijn er daardoor direct zorgen over het feit dat er meer vergunningsvrij gebouwd mag worden. Omdat het voor de WOZ-uitvoering van belang is wat de werkelijk situatie is en niet de vergunde of vergunningsvrij of illegale bouwactiviteiten betreft zal het nog belangrijker worden dat alle objectgegevens tijdig en volledig bekend zijn. Daarom zal nog meer dan in het verleden gebruik gemaakt moeten worden van objectenkenmerk-controles op basis van recente luchtfoto’s en buitendienstopnames. Voormeldingen Nadat er de afgelopen drie jaar, onder andere door Covid-19 en de overgang naar een nieuw belasting- en waarderingssysteem er geen voormeldingen zijn verstuurd, zal in 2023 een pilot opgestart worden om een specifieke groep van belastingplichtigen via brief, website en het nieuwe digitale loket uit te nodigen om de objectkenmerken te controleren van zijn of haar woning. Een specifieke groep zou kunnen zijn inwoners die de afgelopen jaren gebruik hebben gemaakt van een No-cure-No-pay bureau maar ook soorten objecten waarbij gebleken is dat hier de afgelopen jaren vaker bezwaren toegewezen werden op basis van objectkenmerken. Deze pilot zal gericht zijn op de primaire- en secundaire objectkenmerken. In 2024 zal dan (na een grondige evaluatie) gestart worden met het uitnodigen van een grotere groep van eigenaren van woningen.

Daarnaast kan dit ook uitgebreid worden met een voorinzage in de WOZ-waarde. Mocht hiervoor gekozen worden kan er nog voordat de definitieve beschikking wordt verstuurd er al zonder wettelijke processen gekeken worden naar de waarde, deze eventueel worden aangepast en de eigenaar krijgt een definitieve beschikking met de juiste kenmerken en een verwachte waarde. Dit proces gaat ertoe leiden dat het aantal bezwaren zal afnemen en dat de proceskostenvergoeding zal verminderen, maar het uitvoeren van het voormeldingen-proces kost ook geld. De verwachting is dat het uitnodigen van de groep van 10% van alle woningen in het verzorgingsgebied van BghU rond de 100.000 euro gaan kosten. Verwachting is dat deze kosten in het eerste jaar gedeeltelijk terugverdiend worden door de vermindering van de afhandelingskosten van de WOZ-bezwaren en proceskostenvergoeding.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

6

Ontwikkelingen In 2024 zullen er wijzigingen optreden in waterschapsheffingen en dit zal gevolgen hebben voor de taakuitvoering rondom meet- en tabelbedrijven. Een van de vragen die openstaat is hoe in de nabije toekomst de bemonstering er uit gaat zien. Met HDSR zullen we afspraken maken over inrichting van het toekomstige proces en onderlinge taakverdeling. Wat wel duidelijk is dat deze aanpassing extra werkzaamheden met zich mee zal brengen voor zowel HDSR als BghU. Hier zal rekening mee moeten worden gehouden in formatie-uitbreiding.

Wat mag het kosten? Onderstaand kostenoverzicht laat de kosten voor het kernproces Databeheer zien. In dit totaaloverzicht zijn de lasten zoals die hierboven expliciet zijn genoemd, verwerkt. De personele lasten zijn toegerekend op basis van een inschatting van de uren per FTE die specifiek aan deze taak worden besteed, de overige kosten op basis van een directe koppeling aan de geleverde diensten in het kader van dit programma.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

7

1.1.2 Kernproces Waardebepaling Het kernproces Waardebepaling richt zicht op de waardering van alle objecten en de uitvoering van de Wet WOZ. Dit resulteert in een waarde die de basis vormt voor de WOZ-beschikking. Met grote beleggers en woningbouwverenigingen is er veelal vooroverleg over de objectkenmerken en de waarden. De taxateurs geven ook advies over de WOZ-bezwaren naar aanleiding van de WOZ-beschikkingen. Het proces van de bezwaarafhandeling wordt daarbij sterk beïnvloed door de instroom van WOZ-bezwaren van de zogenaamde No Cure No Pay Bureaus (NCNP-bureaus). De Waarderingskamer ziet toe op de kwaliteit van het WOZ-proces.

Wat willen we bereiken? Doelstellingen Waardebepaling • Op termijn de beoordeling ‘Goed’ van de Waarderingskamer • Bij objecten met een ouder bouwjaar zal een controle plaatsvinden op de objectkenmerken voorzieningen en onderhoud. Dit is ook een onderdeel van de eis van de Waarderingskamer dat jaarlijks minimaal 20% van het objectenbestand daadwerkelijk moet zijn bekeken; Hierbij horen ook steekproefsgewijze controles bij alle deelnemers. Deze werkzaamheden vallen onder de interne beheersing protocollen objectkenmerken • De ingediende WOZ-bezwaarschriften woningen dienen 31 december van het belastingjaar gereed te zijn; • De afhandeling van de gemachtigde (NCNP) WOZ-bezwaren start 1 mei, waarbij 90% op 1 oktober is afgehandeld; • De komende jaren een reductie van de aantallen WOZ-bezwaren; Kwaliteitsnormen Waardebepaling

Kwaliteitskenmerk

Doelstelling 2024

Waardebepaling (WOZ) Het op grond van de Waarderingskamer tijdig mogen beschikken

•

Op 28 februari zijn meer dan 98% van alle objecten voorzien van een actuele waarde en kunnen beschikt worden. Het aantal geblokkeerde objecten is tot een minimum gereduceerd.

•

90% van alle bezwaren zijn voor 1 oktober gereed, de overige 10%, die in de loop van het jaar zijn binnengekomen, voor 31 december.

Afwikkeling WOZ-bezwaren Afhandeling van de WOZ-bezwaren binnen bepaalde termijnen

Wat gaan we daarvoor doen? Vernieuwd taxatieverslag woningen voor meer transparantie Er wordt landelijk al enige tijd gesproken over de wenselijkheid om een uitgebreider WOZ-taxatieverslag voor woningen te gaan gebruiken. Door meer transparantie te bieden en ook een presentatievorm te kiezen met "meer plaatjes" kan naar verwachting een voor de belanghebbende meer overtuigende onderbouwing worden gegeven. Met deze extra transparantie wordt ernaar gestreefd dat de belanghebbende minder behoefte heeft om vragen te stellen en/of bezwaar te maken. Bij het ontwerp van het nieuwe taxatieverslag is geprobeerd om alle gegevens die als "op de zaak betrekking hebbende stukken" verstrekt moeten worden in een bezwaarprocedure direct in het taxatieverslag op te nemen. Verder is meer informatie opgenomen over de omgeving waarin de woning is gelegen en de marktontwikkelingen. Het vernieuwde taxatieverslag bevat veel meer dan de tot nu toe gebruikte taxatieverslagen ook foto's, grafieken, kaartjes etc. Dat betekent dat het (massaal) vervaardigen van dit taxatieverslag andere functionaliteit vraagt van de gebruikte taxatie-applicatie. De pilot voor het nieuwe taxatieverslag is te klein geweest voor uitrol in productie. Het ligt in de verwachting dat het nieuwe taxatieverslag in 2024 in gebruikt dient te worden genomen.

Met de softwareleveranciers van onze kernapplicaties zullen hier afspraken over worden gemaakt.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

8

Veldcontroles De nieuwe waarderingsapplicatie biedt de mogelijkheid om veldcontrole realtime uit te gaan voeren. De taxateur is hierdoor ook zichtbaar voor de burger en we creëren hierdoor een betere administratie van onze secundaire kenmerken, waardoor de uitgangspunten voor de waardering actueel zijn. Voormeldingen De nieuwe waarderingsapplicatie biedt de mogelijkheid om voormeldingen beschikbaar te stellen aan belanghebbenden van WOZ-objecten. Door middel van een voormelding kunnen de gegevens die voor de waardebepaling worden gebruikt inzichtelijk en controleerbaar worden gemaakt voor belanghebbenden. De controle van secundaire objectkenmerken door belanghebbenden resulteert in betrouwbaardere en correctere taxaties. Ook kan hierdoor een bezwaarafname worden bewerkstelligd. De voormelding gaat digitaal maar de brieven zijn nog analoog. Er kan geautomatiseerd worden aangegeven welke objecten hiervoor in aanmerking gaan komen. Een bezwarenanalyse zal aankomend jaar hierin duidelijkheid moeten verschaffen in welke gebieden de bezwaren tegen de secundaire objectkenmerken een groot aandeel hebben. De waarderingsapplicatie is ingericht om, naast de traditionele modellen om te waarderen, ook te gaan werken met een controlewaarde middels Artificial Intelligence en Machine Learning.

Dit betreft algemene basisgegevens die ook openbaar zijn, zoals bouwjaar vanuit de BAG, afstand openbaar vervoer, afstand winkelcentra etc. In de toekomst zal dit een toegevoegde waarde kunnen zijn bij alle waarderingsprocessen zoals bij bezwaren als bij de permanente marktanalyse. Het spreekt voor zich dat onze taxateurs hiermee aan de slag gaan en dat onze organisatie hiervoor de middelen en financiën voor de opleiding beschikbaar zal stellen.

Aantal

%

digitaal

2191

32%

NCNP (gemachtigden)

4015

59%

schriftelijk (per post)

633

9%

totaal

6839

Proceskostenvergoeding De afgelopen 2 jaren laten een verschuiving zien van meer ingediende bezwaren door de NCNP-bureaus. Dit kost meer tijd in de bezwaarafhandeling doordat voor ieder object een hoorzitting moet worden georganiseerd. Daarnaast kost elke waardevermindering de organisatie ook proceskostenvergoeding. Het COELO heeft een rapport gepresenteerd over de NCNP-bezwaren en daaropvolgend is een nader onderzoek verricht, maar vooralsnog levert dit geen verdere oplossingen op voor gemeentelijke organisaties. Op basis van de realisatie 2021 wordt voor 2023 een bedrag van € 1.150.000 opgenomen voor de proceskosten WOZ-bezwaren. Dit is stijging van € 350.000 ten opzichte van de oorspronkelijke meerjarenraming 20232026. De bezwarenanalyse moet verder ontwikkeld worden en ingebed gaan worden in het primaire proces om zo bezwaren te voorkomen. Er wordt specifiek gekeken naar de ingediende grieven en de waarde-gebieden waar de meeste bezwaarschriften worden ingediend. Hiermee hopen we een slag te kunnen slaan om het aantal bezwaarschriften te gaan verminderen en reductie van de proceskosten.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

9

Wat mag het kosten? Onderstaand kostenoverzicht laat de kosten voor het kernproces Waardebepaling zien. In dit totaaloverzicht zijn de lasten zoals die hierboven expliciet zijn genoemd, verwerkt. De personele lasten zijn toegerekend op basis van een inschatting van de uren per FTE die specifiek aan deze taak worden besteed, de overige kosten op basis van een directe koppeling aan de geleverde diensten in het kader van dit programma. De kosten voor de proceskostenvergoeding WOZ zijn ook verantwoord onder het programma Waardebepaling.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

10

1.1.3 Kernproces Klantcontact Binnen het kernproces Klantcontact worden werkzaamheden verricht die betrekking hebben op direct contact met de klant zoals telefonie en loket. Daarnaast richten de medewerkers zich op de binnengekomen post (brieven en contactformulieren). Tevens worden de binnengekomen heffingsbezwaarschriften afgehandeld binnen de diverse clusters.

Wat willen we bereiken? Onderstaande tabel laat de doelstellingen voor het kernproces klantcontact. Kwaliteitskenmerk Doelstelling 2024 Communicatie (telefonisch) Op een vriendelijke en professionele wijze de klant te woord staan

• • •

Binnen 60 seconden de telefoon opnemen Maximaal 1x doorverbinden Terugbelafspraak binnen twee werkdagen

Verzoek, bezwaar en beroepsschriften Afwikkelen binnen wettelijke gestelde termijnen

• •

Heffingsbezwaren binnen < 6 weken Parkeren binnen < 6 weken

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

11

Wat gaan we daarvoor doen? Doelstellingen 2024 Klantcontact Onderwerp Activiteiten 2024 Kwaliteit Klantcontact

•

• • • Versterken zelfredzaamheid belanghebbende

• •

•

•

Kwaliteit Klantcontact

•

•

Verdere kennisontwikkeling door middel van een herhaaltraining op gesprekstechniek, het schrijven van brieven in begrijpelijke taal (B1) en toepassen in de praktijk door actualisatie brieven en teksten op de website. Klanttevredenheidsonderzoek Ook in 2024 zullen we weer op locatie zitten om de mensen te ondersteunen met het invullen van kwijtscheldingsverzoeken. Doorontwikkeling van communicatie samen met de communicatieadviseur In 2024 blijven we ons inzetten om meer mensen te verleiden tot het gebruiken van een automatische incasso voor gespreid betalen. In 2024 zullen we de resultaten van de chatbot, de verbetering website, inzet what’s app en gebruik van call deflection (minder druk op de telefonie) gebruiken om verdere verbeteringen door te voeren in het proces, de brieven, website en kanaalsturing. Daarmee zullen we het aantal klantcontacten kunnen terugdringen. Het intensiveren van inzet van social media aangezien daar een behoorlijk potentieel aan volgers zit. Een nieuw aan te stellen communicatieadviseur moet BghU gaan meenemen in het verbeteren van de communicatie en een betere kanaalsturing. In 2024 zullen we meer inzetten op robotisering, denk hierbij aan het afhandelen van bezwaren en afhandelen kwijtscheldingsverzoeken. Daarmee ontstaat er meer ruimte om vanuit de beschikbare data tot verbeteringen dan wel meer maatwerk te komen.

De effecten van het inzetten van een pilot met KCC in de eerste lijn zullen gedurende 2023 zichtbaar worden en daarbij een mogelijke basis vormen voor een structureel in te richten KCC met bijbehorende formatie. De ontlasting van het BghU-personeel kan ingezet worden op de reguliere werkzaamheden, verbetering proces, inzicht vanuit data, dit alles in het kader van goede en betrouwbare dienstverlening. Het doorverbinden/goed helpen van de klant met de ondersteuning van de al eerdergenoemde tools als chatbot, what’s app spelen een rol bij de optimalisering van het klantcontact.

In 2024 zullen we meer gebruik maken van de aanwezige klantkennis, stuurinformatie, afwijkingen op de gestelde normen. Die kennis gaan we gebruiken voor een betere “klanttevredenheid” waarbij we kijken naar oorzaak en gevolg van de vastgestelde KPI’s. Een klantreis die belanghebbende door onze organisatie maakt, zorgt ervoor dat we inzicht verkrijgen in de vraag van de belanghebbende en eindigt met het invullen van de behoefte. Mensen willen binnen een acceptabele termijn (onze doelstellingen) duidelijkheid hebben over of ze wel of niet kwijtschelding krijgen, mensen willen duidelijkheid hebben over hun ingediende bezwaar tegen de WOZ-waarde dan wel een andere heffing.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

12

Iedereen binnen BghU (gehele keten) speelt een rol in het voldoen dan wel overtreffen van de verwachtingen en zorgt daarmee voor vertrouwen in onze organisatie. We zullen de capaciteit en de middelen zo inzetten dat de in de uitvoeringsregeling genoemde doelstellingen/termijnen worden gehaald. Daarom zullen we in 2024 verder inzetten op optimalisering en stroomlijning van het bezwaarproces (vanuit een analyse van de bezwaargronden), de inrichting van een KCC (telefonie), optimalisering van de kanalen (telefonie, chatbot, live chat, what’s app, spraakherkenning, website). De kennis die we vergaren vanuit analyse van onze kanalen zullen we door vertalen naar de medewerkers om hen meer tools en inzicht te geven voor de contacten met de belanghebbenden, te gebruiken voor proactieve belrondes dan wel voorspellende routering. Nieuw belastingpakket Gedurende 2023 zullen we steeds meer gebruik gaan maken van de mogelijkheden van het nieuwe belastingpakket. De revenuen van het inrichtingsproces en het verder ontwikkelen van de rapportages moeten in 2024 zichtbaar zijn in het halen van de doelstellingen. We zullen goed kijken naar de golfbewegingen in de jaarcyclus en de termijnen van afhandeling bewaken.

Het nieuw in te richten KCC gaat daarbij een belangrijke rol spelen want daarmee kunnen we de capaciteit beter verdelen bij de uitvoeringswerkzaamheden, verbetering van de processen en analyse van de data. In 2023 zal nader onderzocht worden of de huidige bezetting binnen zowel Klantcontact als Innen toereikend is om de doelstellingen te halen en de dienstverlening op het gewenste niveau te handhaven. De resultaten van dat onderzoek zullen moeten worden meegenomen in de begroting van 2024.

Wat mag het kosten? Onderstaand kostenoverzicht laat de kosten voor het kernproces klantcontact zien. De personele lasten zijn toegerekend op basis van een inschatting van de uren per FTE die specifiek aan deze taak worden besteed, de overige kosten op basis van een directe koppeling aan de geleverde diensten in het kader van dit programma.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

13

1.1.4 Kernproces Innen Het team houdt zich bezig met het voorbereiden van de dossiers voor de deurwaarders, schuldsaneringen, faillissementen en het innen van de belastinggelden middels allerlei vormen van beslag, betalingsregelingen en het afhandelen van kwijtscheldingsverzoeken. Tevens houdt men zich bezig met het verwerken van betalingen. Zowel de binnendienst als de deurwaarders zetten bij de tenuitvoerlegging (de laatste handeling om tot inning van de belastinggelden te komen) zwaar in op contact met de belanghebbenden. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de geografische- en omgevingskenmerken om de juiste aanpak die past bij de situatie in te kunnen zetten. Persoonlijk contact zal moeten leiden tot een verbetering van de schuldenpositie van de belanghebbenden. Want contact in een vroeg stadium geeft inzicht in de schuldpositie en daarmee kunnen we beter inspelen op de situatie. Daarmee zullen we kritisch kijken naar het sociaal invorderen en de relatie met de begroting (het innen en de verdeling van de invorderingskosten). In afstemming met deelnemers zal hier invulling aan worden gegeven.

Wat willen we bereiken? Onderstaande tabel bevat de belangrijkste doelstellingen voor het kernproces innen. Doelstellingen 2024 Innen Ook binnen het invorderingsproces zullen we steeds meer gebruik maken van de data die we van de belanghebbenden hebben waarmee we ook gerichtere acties in kunnen zetten. Niet alleen bij de deurwaarders die meer gaan inzetten op het thuistrefpercentage en op gezamenlijke invorderingsacties maar ook bij de binnendienst die kritisch kijken naar de persoonlijke omstandigheden van de belanghebbenden en daarop inspelen. Die doorontwikkeling wordt gevonden vanuit rapportages maar ook door gerichter te kijken naar de data en daar vervolgstappen op te baseren, zoals wijkgericht invorderen. Maar ook door nieuwe dashboards te ontwikkelen die met 1 druk op de knop inzicht geven. De dekking dient te komen uit het budget doorontwikkeling Gouw en het algemene projectbudget. Kwaliteitsnormen Innen Kwaliteitskenmerk

Doelstelling 2024

Betalingsverwerking Tijdige verwerking binnengekomen betalingen

•

95% van de binnengekomen betalingen zijn binnen 7 dagen verwerkt, de overige 5% binnen 1 maand.

• • •

< 3% van de vorderingen ouder dan 1 jaar < 1% van de vorderingen ouder dan 18 maanden < 0,01 ouder dan 3 jaar

Invorderingsmaatregelen Volledige betaling van de belastingaanslagen

Wat gaan we daarvoor doen? Om aan de doelstellingen te kunnen voldoen analyseren we de golfbewegingen in de jaarcyclus. Het hele jaar ligt er druk op de capaciteit van de organisatie maar niet iedere maand ligt er druk op hetzelfde procesteam dan wel hetzelfde cluster. We gaan in 2023 starten met een pilot waarin we gaan werken met een KCC voor de eerste lijncontacten en een BackOffice voor de specialistische vragen. De capaciteit die we hierdoor vrijspelen kunnen we in zetten op de reguliere werkzaamheden die binnenkomen in de eerste maanden na het verzenden van de aanslagen. Daarnaast hebben we een vereenvoudiging aanvragen kwijtschelding doorgevoerd waarmee we een efficiencyslag maken en de aanvrager ontzorgen. Tevens gaan we inzetten op (nieuwe) rapportages en de inzet van data, AI en robotisering waarmee we zorgen ervoor dat we sneller tot afronding kunnen komen van de te behandelen dossiers, belanghebbenden eerder in beeld komen en we daarmee voorkomen dat men onnodig in het invorderingsproces terechtkomt en we daarmee ook herhaalverkeer voorkomen. De eerste stappen op dat vlak zijn al gezet en zullen in 2024 verder worden geoptimaliseerd. We hebben ook de samenwerking tussen binnen- en buitendienst geoptimaliseerd, de ogen en oren van BghU moeten door persoonlijk contact de info van buiten naar binnen brengen voor een optimalisatie van

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

14

de dienstverlening en het leveren van maatwerk daar waar nodig. In 2023 zal nader onderzocht worden of de huidige bezetting binnen zowel Klantcontact als Innen toereikend is om de doelstellingen te halen en de dienstverlening op het gewenste niveau te handhaven. De resultaten van dat onderzoek kunnen leiden tot een eventuele bijstelling van de begroting van 2024.

Wat mag het kosten? Onderstaand kostenoverzicht laat de kosten voor het kernproces Innen zien. De personele lasten zijn toegerekend op basis van een inschatting van de uren per FTE die specifiek aan deze taak worden besteed, de overige kosten op basis van een directe koppeling aan de geleverde diensten in het kader van dit programma.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

15

1.1.5 Overhead De ondersteunende processen hebben als doelstelling het adviseren, ondersteunen en ontzorgen van de deelnemers rond het belastingproces. Hierdoor zijn de deelnemers in staat om rechtsgeldige belastingverordeningen en tarieven vast te stellen en zijn zij “verzekerd” van de geraamde belastingopbrengsten. Daarnaast vallen hier de ondersteunende activiteiten onder ten behoeve van het primaire proces. De directie, de staf en alle overige ondersteunende activiteiten voor het primaire proces zijn binnen dit onderdeel ondergebracht. Hieronder vallen de taken met betrekking tot de interne bedrijfsvoering, de interne controlewerkzaamheden, de financiële administratie, de informatie en communicatietechnologie, communicatie en de HRM-werkzaamheden.

Wat willen we bereiken? Binnen het programma overhead zijn er voor BghU de volgende doelstellingen • Kantoorautomatisering en -inrichting passend bij hybride werkvorm (deels thuis, deels kantoor, videobel mogelijkheden, flexibele kantoorindeling voor diverse werkvormen en -groepen). • Klachtenbehandeling, klachten naar tevredenheid af te handelen. • Optimale communicatie uitingen, conform geldende overheidsuitgangspunten. • Regievoering, ambtelijke efficiënte en eenduidige afstemming met onze deelnemers. • Periodiek voortgang rapporteren belastingopbrengsten en inzichten in voortgang, zo veel mogelijk verder geautomatiseerde uitwisseling. • Juridische ondersteuning bieden aan de deelnemers en intern. • Gevraagd en ongevraagd over de informatievoorziening adviseren en of deze gebruiksvriendelijk, efficiënt, effectief en veilig beschikbaar is voor BghU en de belastingplichtigen. • Uitvoering geven aan de AVG en informatieveiligheid (voldoen aan de BIO). • Efficiënte en tijdige invulling P&C-cyclus, interne beheersing verder ontwikkelen, duidelijke afspraken met de accountant over de te verwachte workload en eigen rol in de rechtmatigheid aantonen.

Wat gaan we daarvoor doen? In 2024 worden de volgende activiteiten ontwikkeld. • Kantoorautomatisering: op basis van Programma van Eisen leveranciersselectie en implementatie, kantoorinrichting in afstemming met Utrecht na evaluatie uitkomst (eind 2022). • Klachtenbehandeling: verbeterpunten voorgaande jaar destilleren en toepassen. • Communicatie: op basis van een communicatieplan diverse activiteiten ondernemen. • Regievoering: additionele vragen buiten het Uitvoeringsprotocol om centraal coördineren en mogelijke aanvullende afspraken over maken. • Conform het Uitvoeringsprotocol worden drie voortgangsrapportages per jaar aangeboden op afgesproken data, over de belastingopbrengsten per deelnemer. • Juridische ondersteuning: behandelen beroepsprocedures, redigeren verordeningen, interne en externe advisering, kennisoverdrachten ondersteunen primaire processen. Mede als gevolg van het toenemende aantal beroepsprocedures is meer behoefte aan juridische administratieve ondersteuning. • Informatievoorziening: Functioneel beheer (Business Information Management), Servicedesk, Technisch beheer (Infrastructuurservices) en Technisch applicatiebeheer (Applicatieservices) en Gegevens-, data-, informatiebeheer/data analytics.

• Informatieveiligheid: op basis van voorgaande jaren evalueren of capaciteit nog toereikend is voor de vakkundige inzet van de Functionaris Gegevensbescherming en CISO en of aan de geldende eisen zelfstandig kan blijven worden voldaan. • Financiële en kwaliteitsondersteuning voor de interne beheersing met KPI's voor de processturing en verbeteringen doorvoeren. Verder goede afstemming met de accountant over de rolverdeling tbv aantonen rechtmatigheid en over de mate van interim-controles met steekproeven.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

16

Wat mag het kosten? Onderstaand kostenoverzicht laat de kosten voor de Overhead zien. De personele lasten zijn toegerekend op basis van een inschatting van de uren per FTE die specifiek aan deze taak worden besteed, de overige kosten op basis van een directe koppeling aan de geleverde diensten in het kader van dit programma. In de personele lasten is het totale inhuurbudget van de organisatie opgenomen, evenals een stelpost voor reiskosten en overige personele lasten. Ook zijn alle ICT-contracten die niet rechtstreeks toe te rekenen zijn aan een programma hierin opgenomen.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

17

1.1.6 BghU Activiteiten BghU voert voor haar deelnemers in 2024 en de daaropvolgende jaren naar verwachting de activiteiten uit zoals die in de tabel hieronder staan beschreven. HDSR

Bunnik

De Bilt

Houten

Lopik

Nieuwegein

Stichtse Vecht

Utrecht

UHR

Zeist

X

X

X

X

X

X

X

X

Basispakket Belastingsoort Onroerendezaakbelasting (OZB)

X

X

X

Roerende zaakbelasting Rioolheffing

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Afvalstoffenheffing

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Reinigingsrecht

X

Hondenbelasting

X

X*

X

X

X

X X

Toeristenbelasting/Forensenbelasting

X

Precariobelasting

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Bedrijven investeringszone Watersysteemheffing

X

Verontreinigingsheffing/zuiveringsheffing

X

X X

X

Pluspakket Belastingsoort Parkeerbelasting

X

Begraaf -en grafrechten

X

Reclamebelasting Heffing leges

X

X

X

Marktgelden Wabo's en APV's

X

X

X

X

X

X

*Afschaffing Hondenbelasting Houten nog onder voorbehoud van het Raadsbesluit. Geraamde belastingopbrengsten 2023

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

18

1.2 Paragrafen 1.2.1 Lokale heffingen De uitvoering van het belastingproces (waarderen, heffen, innen en klantcontact) van iedere deelnemer valt onder de verantwoordelijkheid van BghU. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de te heffen belastingen, het vaststellen van verordeningen, tarieven en de kwijtscheldingsnormen. Kortom, het aangaan van de belastingsamenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers. Iedere deelnemer overhandigt jaarlijks een begroting waarin zij vermeldt welke belastingen (inclusief tarieven) er moeten/mogen worden geheven in de desbetreffende regio. BghU geniet jaarlijks inkomsten ter compensatie van de gerealiseerde vervolgingskosten. Vervolgingskosten ontstaan op het moment dat een belastingplichtige geen gehoor geeft aan de (door middel van een aanslag) opgelegde betalingsverplichting. Hier worden onder andere kosten die gepaard gaan met het verzenden van aanmaningen, dwangbevelen en overige gerechtelijke activiteiten verstaan. De lasten die gepaard gaan met de diverse invorderingstrajecten worden door de desbetreffende deelnemer financieel gecompenseerd. In de meerjarenbegroting is € 1,4 miljoen als begroot bedrag opgenomen, op basis van het rekeningresultaat 2022.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

19

1.2.2 Weerstandsvermogen & risicomanagement BghU kent een nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement waarin de aanpak en het beheersen van risico’s binnen BghU is vormgegeven. Jaarlijks maakt BghU in het kader daarvan bij het opstellen van de begroting een risico-inschatting. Onderstaand is de financiële vertaling van die risico-inschatting voor de begroting 2024 weergegeven. Het risicoprofiel borduurt voort op eerder geconstateerde en geïnventariseerde risico’s. Het benodigde weerstandsvermogen op basis van deze inschatting bedraagt € 437.500. In de specifieke ontwikkeling rondom de proceskosten is aandacht voor het risico van de stijging van de proceskostenvergoeding per individueel geval. Berekening weerstandsvermogen in relatie tot de BghU voor begroting 2024 Risicotypering

Netto risico

Restrisico 2024

Netto-risico (toelichting)

Kans

50% meerwerk door slechte kwaliteit van uitbestede diensten.

10%

€ 50,000

Verduistering incasso/misbruik financiële middelen

Sommige medewerkers, met name deurwaarders, komen nog in € 50,000 aanraking met contant geld. Risico ongewijzigd voor 2024.

25%

€ 12,500

Maximale boete bij 3. datalekken

BghU heeft een goed ingebed plan hoe om te gaan met een datalek, € 200,000 daarnaast wordt steeds meer kennis en ervaring opgebouwd.

20%

€ 40,000

Afhankelijk van mate waarin instroom NCNP zich stabiliseert en € 400,000 afhankelijk van optimalisatieslagen afhandelingsproces

40%

€ 160,000

Mede afhankelijk van snelheid € 300,000 afbouw steunmaatregelen, herstel economie en andere variabelen

50%

€ 150,000

10%

€ 25,000

Reparatie foutief kohier 1. i.v.m. verkeerde gegevens 2

Onvoorziene kosten door extra benodigde capaciteit 4. bezwaarinstroom in relatie tot kritieke deadlines Terugloop invorderingsopbrengsten door 5 uitgestelde faillissementen 6

Uitval systemen

€ 500,000

€ 250,000

Risico op langdurige hersteltijd en/of verlies van data

Benodigd weerstandsvermogen

€ 437,500

Daaraan koppelt BghU een beschikbaar weerstandsvermogen, ook wel de weerstandscapaciteit genoemd. Deze weerstandscapaciteit wordt in 2024 gevormd door de vrij beschikbare algemene reserve. In het begrotingswijzigingsvoorstel 2023 is het bestuur gevraagd om de post Onvoorzien van € 100.000 in 2023 te doteren aan de Algemene reserve. Op deze wijze hoeft deze post niet meer jaarlijks in de exploitatie te worden opgenomen. De vrije algemene reserve bedraagt bij totstandkoming van de begroting 2024 € 480.870. Het vaststellen van de Algemene reserve is nog afhankelijk van de vaststelling van de Jaarrekening 2022. De bestemmingsreserve voor de aanbesteding van de ICT-middelen behoort niet tot de weerstandscapaciteit: deze middelen zijn, zonder verdere besluitvorming, niet direct beschikbaar om risico’s in de bedrijfsvoering af te dekken. Daarnaast staan er (meerjarige) afspraken tegenover. Weerstandsratio’s De weerstandsratio is te berekenen door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door het benodigde weerstandsvermogen op basis van de risico-inschatting. Hieronder is het verloop van de ratio vanaf 2020 weergeven waarbij de jaren 2023 en 2024 afhankelijk zijn van bovengenoemde besluitvorming.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

20

Waarderingscijfer A B C D E F

Weerstandsratio’s klassen Ratio >2.0 1.4-2.0 1.0-1.4 0.8-1.0 0.6-0.8 <0.6

Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende

Indicatoren meerjarig

Bovenstaande indicatoren volgen uit het meerjarenbeeld dat momenteel voorligt. Uitgangspunten hierbij zijn de huidige balansposities per ultimo 2022, de voorgestelde bestemming van het rekeningresultaat 2022 en de meerjarig begrote baten.

Economische categorieën exploitatiebegroting

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

21

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

22

1.2.3 Kapitaalgoederen BghU heeft geen Kapitaalgoederen.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

23

1.2.4 Financiering BghU mag alleen gelden aantrekken voor haar uitvoeringstaak. Dit betekent dat alleen geld wordt aangetrokken voor activiteiten die door het bestuur zijn goedgekeurd. Er vindt geen uitzetting van gelden plaats en er wordt ook geen gebruik gemaakt van financiële instrumenten (derivaten, opties en dergelijke). BghU is bij het aantrekken van vreemd (kort en lang) vermogen gehouden aan de financieringsvoorschriften zoals die zijn vastgesteld in de ”Wet Financiering decentrale overheden” (Wet Fido). BghU dient te voldoen aan de wettelijke kasgeldlimiet en renterisiconorm. Bij wet van 11 december 2013 tot wijziging van de Wet financiering decentrale overheden zijn decentrale overheden verplicht hun overtollige liquide middelen aan te houden in 's Rijks schatkist (verplicht schatkistbankieren). Schatkistbankieren houdt in dat decentrale overheden al hun overtollige middelen aanhouden in de schatkist bij het ministerie van Financiën. Dit houdt in dat geld en vermogen niet langer bij bijvoorbeeld banken buiten de schatkist mogen worden aangehouden. Schatkistbankieren Het naleven van de BBV betekent onder andere dat een organisatie bij het aantrekken van vreemd (kort en lang) vermogen gebonden is aan de financierings-voorschriften zoals die zijn vastgesteld in de ”Wet Financiering decentrale overheden”.

BghU is dan ook verplicht om gebruik te maken van het schatkistbankieren. Schatkistbankieren houdt in dat instellingen hun liquide middelen aanhouden bij het ministerie van Financiën. Door gebruik te maken van schatkistbankieren verlaat publiek geld de schatkist pas op het moment dat de middelen benodigd zijn voor de uitvoering van een publieke taak. Men hanteert hierbij wel drempelbedrag. Het drempelbedrag is een gemiddelde per kwartaal. Het drempelbedrag is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de decentrale overheid) dat een organisatie gemiddeld buiten de schatkist mag houden. De drempel is gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen met een onder drempel van € 1.000.000 (besluit van juli 2021). BghU confirmeert zich aan deze drempel. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft de grens aan tot welk bedrag lagere overheden hun activiteiten met kort geld mogen financieren. Gemeenschappelijke regelingen mogen 8,2% van het begrotingstotaal financieren met kort geld. BghU heeft juridisch de mogelijkheid dit bedrag te lenen in een zogenaamde “kortgeld constructie”. Daar wordt geen gebruik van gemaakt en de verwachting is dat dit in de komende jaren zo blijft.

Liquiditeitspositie Met de deelnemende partijen is overeengekomen dat iedere deelnemer bij aanvang van een kwartaal vijfentwintig procent van de jaarlijkse bijdrage voldoet. Mocht BghU onverhoopt middelen tekortkomen, dan beschikt BghU over een rekening courant krediet van € 3.000.000 bij de huisbank.

Begroting BghU 2024 en Meerjarenperspectief 2025-2027

24

1.2.5 Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering benoemt BghU de belangrijkste ontwikkelingen in het kader van haar bedrijfsvoering. De ontwikkelingen die BghU hier weergeeft, vloeien grotendeels voort uit eerder gemelde voornemens uit de Kadernota 2024-2027.

ICT ontwikkeling Waar 2022 en 2023 in teken stonden van de overgang naar een nieuw applicatielandschap voor de kernapplicaties en in het teken van de optimaliseren van de werkprocessen in die nieuwe kernapplicaties, zal dit 2024 met name in het teken staan van het verbeteren van interne beheersing en het ontwerpen van voortgangsrapportage, kwaliteitsonderzoeken en managementdashboards over de vier kernapplicaties. Eind 2024 wil BghU in staat zijn in elke applicatie op elk niveau inzicht te geven in de stand van zaken zowel aan de werkvoorraadkant als die vanuit financieel inzicht. Verassingen zullen tot een minimum teruggebracht worden en op ieder moment moeten op basis van dit inzicht een prognose of aanpassing van de werkzaamheden plaats kunnen vinden. Deelnemende organisaties moeten op ieder moment van de dag kunnen beschikken over voortgangsrapportages en financiële overzichten zodat ook zij in staat zijn de juiste tarieven te kunnen bepalen of vragen vanuit politiek te kunnen beantwoorden of door te kunnen rekenen. De komende periode zal moeten blijken of de begrootte financiële middelen toereikend zijn.