PR23.047 Div. financiele stukken BghU

Een drietal medewerkers zit in de afrondende fase van een gecertificeerde vakopleiding m.b.t.de invordering. Tevens is een aantal medewerkers reeds begonnen met deelname aan de methode van de Strengthsfinder (Gallup). Op basis van persoonlijke ontwikkeling is al een coachingstraject aangeboden. Uiteraard is de doorontwikkeling van de medewerkers een voortdurend proces. Eén van de coördinatoren volgt een training m.b.t het archief. Wat we verder in 2022 hebben gedaan om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, leest u onder het kopje “Wat deden we daarvoor”.

Het verder versterken van de kwaliteit van de dienstverlening.

Vooruitlopend op een klanttevredenheidsonderzoek is in 2022 gestart met het inhuren van een communicatieadviseur voor het optimaal benutten van onze kanalen. Met de opgedane kennis worden teksten aangepast op onze website en worden mogelijkheden verkend om het aantal bezoekers bij “BghU op locatie” te verhogen en om meer WOZ-bezwaren direct via BghU af te handelen. Dit alles om inwoners zo goed mogelijk te ondersteunen. Wat we verder in 2022 hebben gedaan om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, leest u onder het kopje “Wat deden we daarvoor”.

Verbeteren van onze huidige kwaliteitscontroles.

-Doorlopend programma. -Gestart is met het bouwen van nieuwe tools waarmee we kwalitatief betere sturingsinformatie kunnen genereren. -Tevens hebben we met inzet van data-analyses op detailniveau ingezoomd op onze data en met de conclusies verbeteringen doorgevoerd. Zo pakken de deurwaarders gezamenlijk invorderingsacties op en streven we naar een zo hoog mogelijk thuistrefpercentage om het persoonlijk contact tot stand te brengen.

Versterken zelfredzaamheid belastingplichtige Het aanscherpen van onze schriftelijke communicatie met als doelstelling dat de schriftelijke communicatie voor iedere belastingplichtige eenduidig geïnterpreteerd kan worden en daarmee duidelijk is.

Voortdurend proces, onder het kopje ‘Wat deden we daarvoor’ vindt u een verdere toelichting. We hebben de afgelopen periode brieven aangeleverd aan onze nieuwe leverancier en daarvoor zijn de nodige (ook inhoudelijke) aanpassingen geweest in het voordeel van de belanghebbende. Om de verbeteringen door te voeren, hebben we gebruik gemaakt van de expertise van bureau Taal.

Jaarstukken 2022

11

Interne samenwerking Leren van onze “fouten” door veelvuldige communicatie in en tussen de procesteams.

Op het gebied van de interne samenwerking zijn er stappen gezet door input vanuit de burgers en bedrijven in te zetten voor verbetering. Onderlinge uitwisseling met Databeheer gaat een structureel karakter krijgen.

Dwanginvordering Door eerder en gerichte stappen te zetten in het invorderingsproces is het streven om het aantal vorderingen te incasseren via de deurwaarder te verlagen.

Doorlopend proces, in de toelichting onder ‘Wat deden we daarvoor’ vindt u een meer gedetailleerde beschrijving.

Kwaliteitsnormen 2022 Dienstverlening BghU Zoals voorgenomen voor het uitvoeringsprotocol 2022. Telefonische dienstverlening Doelstelling 2022

Realisatie 2022

Realisatie 2021

Realisatie 2020

Procesactiviteit: Communicatie (telefonisch) Kwaliteitskenmerk: Op een vriendelijke en professionele wijze de klant te woord staan. Binnen 60 seconden de telefoon opnemen

47%

58%

62%

Maximaal 1x doorverbinden

99%

99%

99%

Terugbelafspraak binnen twee werkdagen

97%

98%

98%

In het jaar 2022 lag het maandelijkse aanbod iets lager in vergelijking met voorgaande jaren. Dit vanwege een stevige inzet om werkvoorraden weg te werken voor de migratie naar een nieuw systeem. Een groter aantal burgers had sneller uitsluitsel over het gedane verzoek, wat herhaalverkeer heeft voorkomen. Wel zagen we een stijging in de gemiddelde wachttijden. Deels vanwege een overgang naar een nieuwe telefoonleverancier en de implementatie daarvan en deels vanwege een structureel hoog ziekteverzuim, waarbij de roosters voor de bemensing aan de telefoon lastig rond te krijgen was. Na de pandemie piek hebben de medewerkers de draad weer opgepakt door in ieder geval twee dagen per week op kantoor te komen i.p.v. alleen thuiswerken. Daarmee verbeterde de onderlinge samenhang, was er meer ruggenspraak met collega’s en daardoor ook een kwaliteitsimpuls omdat verbeteringen makkelijker tot stand werden gebracht. Dit kwam de dienstverlening ten goede.

Afwikkelingen bezwaren Realisatie 2022

Doelstelling 2022

Realisatie 2021

Realisatie 2020

Procesactiviteit: Verzoek, bezwaar en beroepsschriften Kwaliteitskenmerk: Afwikkelen binnen wettelijke gestelde termijnen Heffingsbezwaren binnen < 6 weken

63%

77%

88%

Parkeren binnen < 6 weken

23%

22%

22%

Het aantal bezwaarschriften 2022 is ten opzichte van 2021 licht gedaald maar dat heeft mede te maken met de freeze waardoor er nog aanslagen op te leggen zijn. In 2022 is 63% van de binnengekomen bezwaren binnen zes weken afgehandeld, wat een minder goede score is dan die in voorgaande jaren. Dit is te verklaren doordat er meer aanslagen zijn opgelegd, een hoger

Jaarstukken 2022

12

ziekteverzuim waardoor er meer medewerkers mee moesten draaien in het rooster aan de telefoon en dus minder capaciteit beschikbaar voor de afhandeling. Ontwikkelingen rondom de bezwaarschriften Met Utrecht (de parkeerbezwaren) is afgesproken dat BghU in een eerder stadium op de hoogte wordt gesteld van besluitvorming als het gaat om intensivering scannen en uitbreiding parkeergebied, zodat BghU conform het Uitvoeringsprotocol kan anticiperen op de uitvoeringsconsequenties. De eerdere conclusies die zijn getrokken uit de analyse van de bezwaargrieven hebben al zaken in beweging gezet bij VTH/Utrecht met als doelstelling om te voorkomen dat er onnodig naheffingen worden opgelegd. De eerste effecten zijn zichtbaar wat betreft instroom specifieke grieven. Daarmee worden ook onnodige invorderingsmaatregelen voorkomen. Innen en Invordering Doelstelling 2022

Realisatie 2022

Realisatie 2021

Realisatie 2020

Procesactiviteit: Invorderingsmaatregelen Kwaliteitskenmerk: Nastreven van de volledige betaling van de belastingaanslagen < 3% van de vorderingen ouder dan 1 jaar

-

3%

3%

< 1% van de vorderingen ouder dan 18 maanden

-

0,62%

0,52%

< 0,01 ouder dan 3 jaar

-

0,15%

0,12%

Helaas is het op het moment van het schrijven van dit verslag door de implementatie van de nieuwe applicatie nog niet mogelijk deze percentages te berekenen. Eind juni 2023 zullen we hierop terugkomen. Er is geen aanleiding om aan te nemen dat we in 2022 deze doelstellingen niet hebben gehaald. De doelstelling voor het inningsproces is dat 97% van alle in een kalenderjaar opgelegde aanslagen geïnd zijn. Die doelstelling is in 2022 daarmee bereikt. Binnen de invordering hebben we gekeken naar de effectiviteit van de dwanginvorderingsmaatregelen en hoe we die kunnen verhogen. De insteek is om bij besluitvorming breder te kijken naar het volledige traject en de mogelijk consequenties voor belanghebbende mee te nemen bij dat besluit. Bijvoorbeeld als we al bij het afwijzende besluit op een kwijtscheldingsverzoek zien dat iemand een kleine financiële buffer overhoudt na het betalen van diens BghU-aanslag, proberen we op dat moment al in contact te komen om verdere problemen te voorkomen. Die lijn met als sleutel “persoonlijk contact” zullen we in 2023 doortrekken. Duidelijk is wel dat op dit moment een vergelijk tussen 2021 en 2022 niet goed te maken is aangezien we in september 2022 de laatste producties hebben gedraaid wat betreft herinneringen, aanmaningen, dwangbevelen en hernieuwde bevelen.

Daarna is dit proces tijdelijk stil komen te liggen door de freeze, de softwareovergang. Uiteraard zijn er na de freeze wel acties vanuit de binnendienst en deurwaardersbezoeken geweest met de lopende zaken, maar de grote producties zullen medio februari 2023 weer gedraaid gaan worden en daarmee wordt de invordering ter hand genomen.

Jaarstukken 2022

13

Kwijtschelding Doelstelling

Realisatie 2022

Realisatie 2021

Realisatie 2020

31%

61%

63%

Procesactiviteit: Aanvragen kwijtschelding Kwaliteitskenmerk: Correcte en tijdige uitspraken Afwikkelen binnen 8 weken

Het aantal kwijtscheldingsverzoeken in 2022 is gedaald ten opzichte van 2021, mogelijk doordat er weer meer mensen aan het werk zijn gegaan (lagere werkeloosheid) en dus minder kwijtschelding aanvragen. Daarnaast zijn in 2022 minder mensen in de invordering terecht gekomen, o.a. door de freeze, de overgang van Centric naar GouwIT, hetgeen van invloed is op het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken. Door de werkdruk (veel openstaande kwijtscheldingsverzoeken handmatig in het nieuwe systeem te zetten en in beginsel geen verzoeken kunnen oppakken) en een hoog ziekteverzuim hebben we door een gedeeltelijke extra uitbesteding van de afhandeling van kwijtscheldingsverzoeken toch nog een versnelling van de afhandeling getracht te bewerkstelligen, echter het blijft ruim achter wat betreft de eigen doelstelling, afwikkelen van een verzoek binnen 8 weken.

Wat deden we daarvoor? De klant bedienen Naast het continue verbeteren van de brieven, o.a. naar aanleiding van signalen van burgers/bedrijven, hebben we ook de chatbot en live chat gebruikt. Voor het verbeteren van de brieven hebben we ook in 2022 weer expertise ingehuurd om de kwaliteit te borgen en in te spelen op de behoefte van de belanghebbenden. Werken vanuit data In 2022 zijn diverse stappen gemaakt met data-analyses. Op basis hiervan wordt o.a.na de verzending van de aanslagen op gemeentelijke locaties waar in de omgeving veel kwijtschelding verzocht wordt, ondersteuning geboden voor vragenbeantwoording en bij het invullen van een kwijtscheldingsformulier. Op basis van postcodegebied wordt de omvang van bezwaren geanalyseerd om vervolgens, rekening houdend met informatieveiligheid, in contact te komen met hen. Verder hebben de deurwaarders een aantal acties ondernomen door op basis van de data gezamenlijk een postcodegebied te bezoeken, om naast het innen van de gelden ook meer in contact te komen met de belanghebbenden. We hebben periodiek overleg met de externe partij die we inzetten i.v.m. deurwaarderswerkzaamheden buiten het beheersgebied (ook buitenland) en het afhandelen van kwijtscheldingsverzoeken. Communicatie & archief Communicatie BghU heeft veel communicatie zowel intern als extern.

Die communicatie gaat een steeds grotere rol spelen daarom is er meer behoefte aan expertise op dat vlak. Te denken valt o.a. aan communicatie richting bestuur en deelnemers, redigeren van brieven/mailingen/aanslagen (b1 niveau), beheer en doorontwikkeling website en intranet, social media monitoren, het opzetten van een kennisbank en aan arbeidsmarktcommunicatie. Op basis van intern onderzoek zijn de volgende speerpunten benoemd, te weten: • De instroom van WOZ-bezwaren via een No-cure-No-pay bureau (NcNp) terugdringen, met heldere communicatie vanuit BghU. Dit i.v.m. de oplopende proceskostenvergoedingen maar ook vanuit oogpunt belanghebbenden. • Het ophogen van de bezoekersaantallen bij BghU op locatie. BghU gaat ieder jaar op locatie na de aanslagoplegging. Dit om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen om zich te laten helpen bij het invullen van een kwijtscheldingsformulier maar ook om vragen te beantwoorden die betrekking hebben op de WOZ-waarde van de woning. Gebleken is dat als een belanghebbende rechtstreeks in bezwaar komt bij BghU, het bezwaar in 34% van de gevallen gegrond wordt verklaard in tegenstelling tot 20% via een NcNp-bureau. Dit positieve resultaat

Jaarstukken 2022

14

wordt o.a. beïnvloed door het directe contact met de taxateur over het dossier van de belanghebbende. Het loont dus voor een belanghebbende om rechtsreeks in contact te komen met BghU. Om de bezoekersaantallen omhoog te krijgen, geeft de ingehuurde communicatieadviseur ons inzicht en advies over hoe dat te bewerkstelligen. Die adviezen zetten we om in informatie voor op de website, aanslagbiljet en de lokale kranten. Archief De coördinator die momenteel zowel belast is met de communicatie- als met de archieftaak is in 2022 gestart met een training recordmanagement/informatiebeheer. Dit om meer inzicht te krijgen in de archieftaken van BghU, de regelgeving en de benodigde praktische kennis. In 2022 is bij de inrichting van het belastingsysteem van GouwIT voorgesorteerd op zaakgericht werken. Hierdoor wordt de basis gelegd voor een betere grip op het informatiebeheer. Deze stappen zullen in 2023 vervolg krijgen. Om de reguliere taken die toenemen uit te laten voeren is structurele inzet van een communicatieadviseur wenselijk. Afgelopen jaar is voor specifieke opdrachten een communicatieadviseur ingehuurd en is inzet van structurele formatie hiertoe onderzocht. De thans beschikbare gelden blijken ontoereikend te zijn. Proceskostenvergoeding De laatste jaren laten een verschuiving zien van meer ingediende bezwaren door de NcNp-bureaus.

Dit kost niet alleen meer tijd in de bezwaarafhandeling (elk ingediend bezwaar is een hoorzitting) maar ook de administratieve belasting is enorm. Eveneens kost elke waardevermindering de organisatie proceskostenvergoeding. De proceskostenvergoeding 2022 bedraagt ruim € 950.000. Totale materiele lasten BghU Begroting

Realisatie

Aandeel proceskosten % begroot

% realisatie

boekjaar 2014

€

5.701.000

€

5.304.543

3,6%

4,4%

boekjaar 2015

€

5.282.000

€

6.105.231

5,0%

3,9%

boekjaar 2016

€

5.218.000

€

5.273.000

3,9%

6,3%

boekjaar 2017

€

5.626.000

€

5.448.608

5,8%

6,8%

boekjaar 2018

€

5.592.000

€

5.756.712

6,5%

6,4%

boekjaar 2019

€

5.681.000

€

5.921.396

7,5%

11,0%

boekjaar 2020

€

6.181.000

€

6.054.058

11,3%

13,6%

Boekjaar 2021

€

5.759.000

€

5.205.659

13,9%

21,1%

Boekjaar 2022

€

8.224.000

€

7.085.018

13,4%

13,4%

Jaarstukken 2022

15

Wat heeft het gekost? Onderstaand overzicht laat de kosten zien voor het procesteam Dienstverlening en Invordering. De personele lasten zijn toegerekend op basis van feitelijke uitgaven, de overige kosten op basis van een directe koppeling van de geleverde diensten in het kader van dit onderdeel.

Jaarstukken 2022

16

1.1.3 Ondersteunende processen De ondersteunende processen hebben als doelstelling het adviseren, ondersteunen en ontzorgen van de deelnemers rond het belastingproces. Hierdoor zijn de deelnemers in staat om rechtsgeldige belastingverordeningen en tarieven vast te stellen en zijn zij “verzekerd” van de geraamde belastingopbrengsten. Daarnaast vallen hier de ondersteunende activiteiten onder ten behoeve van het primaire proces. De directie, de staf en alle overige ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces zijn binnen dit onderdeel ondergebracht. Hieronder vallen de taken met betrekking tot de interne bedrijfsvoering, de interne controlewerkzaamheden, de financiële administratie, de informatie en communicatietechnologie, communicatie en de HRM-werkzaamheden.

Wat wilden we bereiken? Voor de ondersteunende processen staat het maximaal ondersteunen van de primaire processen centraal. Dat betekent dat we op hoofdlijnen ook in 2022 de volgende taken hebben: 1. We monitoren de uitvoering van het Uitvoeringsprotocol en rapporteren daarover via onder meer de voortgangsrapportages; 2. We werken met nieuwe software vanuit het inkoop- en aanbestedingstraject 2021 e.v. 3. We zorgen voor een actuele, klantvriendelijke website (bijdrage aan zo veel mogelijk selfservice) 4. We maken en houden het archief op orde, in samenspraak met de afdeling Dienstverlening. 5. We zorgen dat BghU voldoet aan nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving 6. We gaan aan de slag met de beeldbepaling continuïteit huisvesting lange termijn 7. We blijven aantoonbaar in control aan de hand van het interne control framework.

Wat deden we daarvoor? De volgende activiteiten ontwikkelden we binnen de huidige formatie en bezetting en beschikbare adviesbudgetten. Deze activiteiten vroegen geen uitbreidingen van formatie of materiële budgetten: 1. Jaarlijkse evaluatie met de deelnemers. Dit wordt verzorgd door de regiefunctionaris. 2. N.a.v. de aanbesteding software volgt kennisontwikkeling gebruik diverse software en koppelvlakken, inwerken in kennisplatform en netwerkverbanden en aangetoonde vakbekwaamheid, het generen van stuurinformatie, etc. 3. Met externe expertise website beoordelen op hoger bereik selfservice en blijvend voldoen aan wet- en regelgeving met vervolgens plan van aanpak voor uitvoering verbeteren website. 4. Uitvoering geven aan verbeterpunten HUA en kennis ontwikkelen (2021, 2022) a. Elektronische Publicaties (GR-aanmelding in register, gebruik KOOP) b. Bijhouden wet- en regelgeving en jurisprudentie voor het volgen van opleidingen en interne educatie (afdelingen), c. Klachtenverordening actueel en jaarlijkse rapportage, d. Het beleggen en vastleggen van maatregelen in het ISMS (kwantitatief en kwalitatief) voor de CISO, FG, PO en overige verantwoordelijken voldoen, e. Bijdrage aan uitvoeringsgevolgen bij wijzigingen beleid gemeente- en waterschapsheffingen. 5. Onderzoek evaluatie huisvesting i.s.m. gemeente Utrecht 6.

Deelnemers informatie: inzet business intelligence tool en kennis paraat 7. Na de eerste rechtmatigheidsverklaring van het bestuur in 2021 werken we in 2022 verder aan het interne beheersingsraamwerk. Daarin betrekken we ook de rapporten van externe auditors (Waarderingskamer, Ensia) en de vanzelfsprekend de accountant. 8. In 2021 evalueren we de kostenverdeelsystematiek. Eventuele wijzigingen die daaruit volgen worden van kracht in 2022. Mocht de evaluatie tot wijzigingen leiden, is 2022 het eerste jaar waarin deze wijzigingen van kracht worden.

9. BghU onderzoekt de mogelijkheden om de planning en controlstukken op een andere manier aan haar deelnemers

te

presenteren.

Dit

zou

voor het eerst

zichtbaar

moeten

zijn

in 2022.

1. Jaarlijkse evaluatie met de deelnemers Jaarlijks wordt samen met de regiefunctionarissen het geldende uitvoeringsprotocol geëvalueerd. Het uitvoeringsprotocol 2022 wordt geëvalueerd in de eerste regievergadering 2023 en daarna met eventuele wijzigingen vastgelegd.

Jaarstukken 2022

17

De communicatie en informatieverstrekking via de regielijn verloopt goed. Er is een nadrukkelijke, zo niet noodzakelijke, steeds groter wordende behoefte aan advies en begeleiding vanuit BghU voor ieders besluitvormingsproces ervaren. Ook wordt opgemerkt dat in tegenstelling tot andere jaren veel tijd is opgegaan aan informatieverstrekking in verband met de gevolgen van in de gemeente Utrecht en waterschap HDSR aangenomen moties in verband met de tussentijdse vermindering van belastingaanslagen bij wijziging van een huishouden in de loop van een jaar van meer naar minder personen, de aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling en het vertalen van de nieuwe wetgeving op het gebied van het verlenen van kwijtschelding naar eensluidende regelgeving op deelnemersniveau. 1. Kennisontwikkeling naar aanleiding nieuwe software Voor de implementatie van de nieuwe software zijn vele kennissessies gehouden en key-users aangesteld. De controle op werking conform het programma van eisen vindt momenteel nog plaats. 2. Verbetering website Met een externe communicatieadviseur zijn de diverse teksten van de website aangepast, eenduidiger gemaakt en daar waar nodig anders geformuleerd ten behoeve van meer logica voor de belanghebbenden. Tevens hebben we het digitaal loket meer aangesloten op de look & feel van de website waardoor de belanghebbenden. 3. Verbeterpunten HUA 4a.

Elektronische Publicaties (GR-aanmelding in register, gebruik KOOP) In 2022 heeft BghU voldaan aan alle gestelde voorwaarden wat betreft overheidspublicaties m.b.t. de GR en KOOP. 4b. Bijhouden wet- en regelgeving en jurisprudentie voor het volgen van opleidingen en interne educatie (afdelingen): In het kader van de leges is een cursus gevolgd door een aantal medewerkers over de gevolgen van de Omgevingswet voor de legesheffing. Alleen in januari 2022 is een keer een interne cursus gegeven over hoe om te gaan met de wijze waarop al dan niet ontheffing c.q. vermindering wordt verleend voor de afvalstoffen- en zuiveringsheffing. 4c. Klachtenafhandeling Jaarlijks rapporteert de klachtencoördinator over de ontvangen klachten van het voorbije jaar. Deze klachtenrapportage wordt aangeboden in de eerste bestuursvergadering van het nieuwe jaar. Het aantal klachten in 2022 is zo goed als gelijk aan het aantal ten opzichte van het vorige jaar. Voor nadere informatie wordt verwezen naar genoemde klachtenrapportage. 4d. Vastleggen van maatregelen in het ISMS Naar aanleiding van het gehouden BIO-onderzoek worden de hieruit voortgekomen maatregelen belegd, vastgesteld en verwerkt in het ISMS (Information Security Management System).

4e Bijdrage aan uitvoeringsgevolgen bij wijzigingen beleid gemeente- en waterschapsheffingen Er is bijgedragen aan het begeleiden en voorbereiden van beleidswijzigingen, en aan de uitvoeringsgevolgen van het wetsvoorstel aanpassing belastingstelsel waterschappen. De beleidswijzigingen die zijn doorgevoerd betreffen het verwerken van een aantal moties van gemeente Utrecht en HDSR op het punt van eerlijker heffen als wijzigingen plaats vinden in de samenstelling van het huishouden (van een meerpersoonshuishouden naar een eenpersoonshuishouden bij de afvalstoffen- en zuiveringsheffing en in voorkomende gevallen bij de rioolheffing). Deze wijzigingen zijn onder begeleiding van BghU bij alle deelnemers doorgevoerd en heeft daardoor weer voor eenduidigheid in uitvoerig gezorgd. Verder geldt dat op basis van ons advies door elke deelnemer de kwijtscheldingsregeling op dezelfde wijze is aangepast aan de mogelijkheid om de vermogensnorm voor de kwijtschelding van lokale belastingen te verhogen. Hierdoor is de dienstverlening tevens eensluidend voor alle inwoners. 5. Huisvesting BghU heeft met gemeente Utrecht de huisvesting en dienstverlening geëvalueerd en is over het algemeen tevreden. Er is een aantal punten aangekaart die in 2023 de nodige aandacht vereisen. Het betreft met

Jaarstukken 2022

18

name sinds corona een gewenste herinrichting van de ruimtes die aansluit op het nieuwe werken waartoe gemeente Utrecht het stadskantoor opnieuw inricht. BghU maakt dankbaar gebruik van de door Utrecht aangeboden projectbegeleiding en -inrichting alsware BghU een eigen bedrijfsonderdeel is. Verder is een onderwerp van gesprek de kwetsbare informatiebeveiliging door algemene toegang tot onze etages voor alle medewerkers van Utrecht en overige huurders. 6. Deelnemers informatie: inzet business intelligence tool en kennis paraat De bron van de benodigde informatie voor de deelnemers ligt in de kernapplicaties van BghU en het bronhouderschap WOZ. De implementatie van de kernapplicaties is zo goed als afgerond en BghU is samen met de leveranciers de informatievoorziening voor de deelnemers aan het organiseren. Medio februari 2023 wordt de informatie-uitwisseling weer gestart en deze zal in de loop van 2023 doorontwikkeld worden, waarbij gezocht wordt naar een duurzame en applicatieonafhankelijke oplossing, rekening houdend met de Common ground-principes. Doel is de databehoefte met een business intelligence tool te ontsluiten en aan de deelnemers beschikbaar te stellen. Hierbij zal de verkenning van self-service een belangrijke rol spelen. 7.

Rechtmatigheidsverklaring Na de eerste rechtmatigheidsverklaring van het bestuur in 2021 hebben we in 2022 gewerkt de rapporten van externe auditors (Waarderingskamer, Ensia) en de aandachtspunten vanuit het accountantsverslag 2021 met betrekking tot de aanbestedingsprocedures. De verplichting van een rechtmatigheidsverklaring is uitgesteld waardoor over dit boekjaar deze verklaring nog door de accountant wordt verstrekt. 8 Kostenverdeelsystematiek (bijdrage verordening) De kostenverdeelsystematiek is in 2021herijkt. Deze evaluatie is gehouden in 2017 en in 2021. Besloten is geen grote veranderingen te willen, maar wel een transparante en verantwoorde verdeelsystematiek. Begin 2022 is de historische totstandkoming van de kostenverdeling uiteengezet en kennis van genomen. Tevens is besloten om de begroting vanaf 2023 op te stellen op basis van 5 (uitvoering wet WOZ, heffen innen, klantcontact en overhead) in plaats van de huidige 3 programma’s (databeheer, dienstverlening en overhead) en daarbij uit te gaan van een kostenverdeling op basis van de verdeelsleutels. Besloten is de kostenverdeelsystematiek niet meer standaard eens in de vier jaar te herijken maar alleen bij wijziging van het belastingstelsel en in geval van toetreding. 9.

Presentatie van Planning en Controlstukken Door wisselingen van Business Controller is het in 2022 niet gelukt aandacht te besteden aan de wijze van presenteren van de Planning en Controlestukken.

Transitie ICT-landschap In 2022 heeft de transitie plaatsgevonden van de vier kernapplicaties Belastingen (GouwIT), Waarderingsapplicatie (4Value), BAG-applicatie (Processfive), ESB (EnableU). Alle vier de applicaties zijn in 2022 succesvol geïmplementeerd en in productie genomen. De totale kosten van de aanschaf en onderhoud hebben, ten opzichte van de gemaakte kosten in 2022, een positief resultaat opgeleverd op basis van de geschatte aanschafkosten maar ook in de onderhoudskosten die voor het eerst in 2023 tot uiting zal komen in de rekening. Voor 2022 heeft dit een positief resultaat opgeleverd van bijna € 240.000. In 2022 is tevens gestart met de aanbesteding van het ICT-beheer inclusief werkplek hardware. In de bestuursvergadering van 1 april 2021l is onder anderen het transitievoorstel voor het ICT-beheer vastgesteld. Daarin is in detail opgenomen welke bedragen noodzakelijk zijn voor de overgang naar een nieuwe ICT-beheerder (hosting-partij). In het voorstel is opgenomen dat de op het moment van schrijven inzichtelijke lasten van 2022 en 2023 worden uitgewerkt in de begroting 2022. Middels een begrotingswijziging worden een gedeelte van de lasten overgeboekt naar 2023 omdat de doorloop en implementatie van deze werkzaamheden nog minimaal tot 31 december 2023 zullen voortduren.

Marktonderzoek over deze twee percelen geeft aan dat de geschatte kosten op dit moment binnen de begrote bedragen vallen. Niet valt uit te sluiten met de huidige inflatie en sterke kostenstijging van hardware en computerchips. 2022 liet hier dan ook een piek zien in verband met de tijdelijke overlap van

Jaarstukken 2022

19

systemen vanuit een continuïteitsprincipe. Verwachting is dat dit in mindere mate ook in 2023 zal gaan plaatsvinden.

Overige projecten Aanbesteding inhuur derden In 2022 is met succes een aanbesteding afgerond om rechtmatig personeel van derden in te huren. In deze aanbesteding zijn twee percelen uitgezet. Ten eerste inhuur van specialistische medewerkers (ICT, CISO, taxateurs, etc.) en medewerkers op niveau tot schaal 6 (uitzendkrachten). Voor het eerste perceel is gekozen voor een constructie waarin een broker de specialisten zoekt, contracteert, inzet bij BghU en de facturatie aan beide zijden op zich neemt. De opdracht is na aanbesteding gegund aan OneStop Sourcing. Het tweede perceel is ingevuld door Enginear. De aanbesteding is binnen de verwachte kosten afgehandeld. Aanbesteding scannen, print-en drukwerk In 2022 is gestart met de aanbesteding print- en drukwerk en scannen voor het printen van alle uitgaande fysieke stukken (aanslagen, uitspraken, herinneringen etc.) en het scannen van alle binnenkomende fysieke poststukken. Deze is eind 2022 in de markt gezet. Planning is dat in april de (nieuwe) leverancier bekend zal zijn en dat in juli 2023 de implementatie van de bestaande of nieuwe leverancier zal worden afgerond. Aanbesteding telefooncentrale Door het plotselinge stoppen van de dienstverlening van de leverancier van de telefooncentra zag BghU zich genoodzaakt om op basis van een korte marktverkenning een keus gemaakt moest worden voor een tijdelijke leverancier.

Dit was met name noodzakelijk om de dienstverlening van BghU niet in gevaar te brengen. Omdat er geen aanbesteding heeft plaatsgevonden is ervoor gekozen in overleg met de leverancier voor een kortlopend contract. In 2023 zal alsnog een aanbesteding gaan plaatsvinden om de rechtmatigheid te waarborgen. Algemeen projectenbudget Van de begrote € 300.000 projectenbudget 2022 is € 100.000 als extra budget aangewend voor het project Waarderingskamer Goed, boven op de door het bestuur BghU vastgestelde extra budget van

Jaarstukken 2022

20

€ 240.000. Van de resterende EUR 200.000 projectgelden is o.m. Oraclemigratie (€ 64.000), incidentele volledigheidscontrole Toeristenbelasting (€ 25.000), inrichting historieportaal plus documenten (€ 25.000) en tussentijdse aanpassing controle telefooncentrale (zie hiervoor) bekostigd naast nog een aantal kleinere projecten (tijdsregistratie en nazorg implementatie nieuwe huisbankier)

Wat heeft het gekost? Onderstaand overzicht laat de kosten zien voor de ondersteunende processen. De personele lasten zijn toegerekend op basis van feitelijke uitgaven, de overige kosten op basis van een directe koppeling van de geleverde diensten in het kader van dit onderdeel.

Nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving Rechtmatigheidsverantwoording De Eerste Kamer nam op 27 september jl. de Wet versterking Decentrale Rekenkamers aan. Daarmee gaat de wet waarschijnlijk op 1 januari 2023 van kracht. (Voor waterschappen geldt een latere ingangsdatum). Voor gemeenten betekent dit dat over het verslagjaar 2023 (in 2024) voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording wordt afgeven, waar voorheen deze taak bij de accountant lag. Dit heeft effect op de gemeentelijke verordeningen die gebaseerd zijn op art. 212 en 213 Gemeentewet. Naast de wetswijzing zal er nog onderliggende regelgeving moeten worden aangepast. Voor BghU betekent dit ook de financiële verordeningen en beleidsdocumenten te vergelijken met de beschikbare modelverordeningen voor mogelijke bestuurlijke besluitvorming. Gemeenschappelijke regeling (tweede wijziging) De tweede wijziging van de gemeenschappelijke regeling BghU 2020 is als zodanig besloten. De wijzigingen zijn met name naar aanleiding van de Wet open overheid, welke per 1 mei 2022 in werking trad, en de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Tevens is de tekst aangepast aan de huidige lichtere samenwerkingsvorm: de bedrijfsvoeringsorganisatie. De eerste wijziging betrof overigens uitbreiding van de bevoegdheid van het bestuur om deelname aan de werkgeversvereniging mogelijk te maken.

Leidraad invordering Vanwege wijzigingen in de Rijksleidraad is de Leidraad Invordering van BghU ook aangepast. Dit betreffen de jaarlijkse en landelijke wijzigingen.

Jaarstukken 2022

21

Jaarstukken 2022

22

Invorderingsrente Eerder was reeds besloten de in rekening te brengen invorderingsrente getrapt weer terug te brengen naar 4%. Dit percentage zal op 1 januari 2024 bereikt zijn. De staffel van het Rijk wordt hierin gevolgd, te weten 1% vanaf 1 januari 2022; 2% vanaf 1 juli 2022; 3% vanaf 1 januari 2023; en 4% vanaf 1 januari 2024. Verruimde vermogensnorm kwijtschelding van lokale belastingen Vanwege nadere regels over de vermogensnorm kwijtschelding zijn de deelnemers geadviseerd en is bij alle deelnemers als zodanig besloten en tevens verwerkt in hun kwijtscheldingsregeling. Het betreft een ophoging tot de maximale verruiming van de vermogensnorm met € 2.000, - voor de belastingschuldige en met als ingangsjaar 2023. Met deze eenduidige besluitvorming bij alle deelnemers blijft de dienstverlening naar burgers helder en uitlegbaar en zijn nadelige financiële en uitvoeringsconsequenties voorkomen. Wet hersteloperatie toeslagen (KinderOpvangToeslag-Affaire)

De Herstelwet introduceert een herstelregeling voor kinderen van gedupeerde ouders en een herstelregeling voor eventuele ex-partners van gedupeerde ouders. In het afgelopen jaar zijn er openstaande belastingbedragen en invorderingskosten kwijtgescholden. Het resultaat is dat het qua belastingsom op dit moment een schadepost is van ruim € 178.000 die de deelnemers kunnen declareren. De kwijtgescholden invorderingskosten is een “schadepost” voor BghU en die bedraagt bijna € 25.000 zijnde 1,8% van de begrotingspost opbrengst dwangbevelen.

Jaarstukken 2022

23

1.2 Paragrafen In dit deel van het jaarverslag is aandacht voor de (verplichte) paragrafen vanuit het BBV. Deze paragrafen volgen de indeling van de begroting, waarbij de paragrafen ‘weerstandsvermogen’ en ‘risicobeheer’ in deze jaarrekening zijn samengevoegd in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicomanagement’.

1.2.1 Lokale heffingen De uitvoering van het belastingproces (waarderen, heffen en innen) van iedere deelnemer valt onder de verantwoordelijkheid van BghU. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de te heffen belastingen, het vaststellen van de verordeningen, de tarieven en de kwijtscheldingsnormen. Kortom, het aangaan van de belastingsamenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers. Iedere deelnemer overhandigt jaarlijks een begroting aan BghU waarin de deelnemer vermeldt welke belastingen er in het betreffende gebied moeten worden geheven en welke tarieven moeten worden toegepast. BghU heeft in 2022 inkomsten genoten ter compensatie van de kosten die verband houden met invorderingsmaatregelen. Invorderingsmaatregelen moeten worden genomen op het moment dat een belastingplichtige geen gehoor geeft aan de (door middel van een aanslag) opgelegde betalingsverplichting. Onder kosten die verband houden met invorderingsmaatregelen verstaan wij onder andere de kosten die gepaard gaan met het verzenden van aanmaningen, dwangbevelen en andere invorderingsactiviteiten. De totale realisatie van de inkomsten wegens vervolgingskosten in 2022 bedraagt ruim € 1,4 miljoen.

Jaarstukken 2022

24

1.2.2 Weerstandsvermogen en risicomanagement BghU kent een nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement waarin de aanpak en het beheersen van risico’s binnen BghU is vormgegeven. Jaarlijks maakt BghU in het kader daarvan bij het opstellen van de begroting een risico-inschatting. Onderstaand is de financiële vertaling van die risico-inschatting voor de begroting 2022 weergegeven. Het risicoprofiel borduurt voort op eerder geconstateerde en geïnventariseerde risico’s. Het benodigde weerstandsvermogen op basis van deze inschatting bedraagt € 457.700. Daaraan koppelt BghU een beschikbaar weerstandsvermogen, ook wel de weerstandscapaciteit genoemd. Deze weerstandscapaciteit wordt in 2022 gevormd door de vrij beschikbare algemene reserve en de post onvoorzien. De vrije algemene reserve bedraagt bij totstandkoming van de begroting 2022 € 105.870. Door het bestuur is bij de inzet van het resultaat 2021 besloten € 275.000 aan de algemene reserve toe te voegen en daarmee komt het saldo van de algemene reserve uit op € 380.870. Tevens kan hier de post ‘Onvoorzien’ van € 100.000 aan toegevoegd worden en komt het weerstandsvermogen op € 480.870. De bestemmingsreserve voor de aanbesteding van de ICT-middelen behoort niet tot de weerstandscapaciteit: deze middelen zijn, zonder verdere besluitvorming, niet direct beschikbaar om risico’s in de bedrijfsvoering af te dekken.

Daarnaast staan er (meerjarige) afspraken tegenover. Bij BghU hebben zich in 2022 geen noemenswaardige incidenten voorgedaan uit de benoemde risicoposten. De proceskosten (risico 5) bleken weliswaar hoger uit te vallen dan vooraf voorzien, maar dat kon opgevangen worden binnen de reguliere ontwikkelingen van de begroting.

Jaarstukken 2022

25

Berekening weerstandsvermogen in relatie tot de BghU voor begroting 2022 Risicotypering

Netto

Netto-risico (toelichting)

Kans

risico

Restrisico 2022

Betreft maximale kosten van de invoering/ wijziging van voorgestelde belastingen op basis van belastingplannen -> tijdvak variant. Inschatting van potentiële kosten. Reparatie foutief kohier i.v.m. verkeerde gegevens

€ 400.000

Gezien verkiezingsjaar 2021 en planvorming rondom lokaal belastinggebied lage kans voor 2022

5%

€ 20.000

€ 125.000

50% meerwerk door slechte kwaliteit van uitbestede diensten. Wordt afgedekt door middel van onvoorzien in implementatietraject ICT

0%

€0

3.

Verduistering incasso/misbruik financiële middelen

€ 50.000

Sommige medewerkers, met name deurwaarders, komen nog in aanraking met contant geld. Risico ongewijzigd voor 2022.

25%

€ 12.500

4.

Maximale boete bij datalekken

€ 200.000

20%

€ 40.000

5.

Onvoorziene kosten door extra benodigde capaciteit bezwaarinstroom in relatie tot kritieke deadlines

€ 400.000

40%

€ 160.000

6.

Terugloop invorderingsopbrengsten door uitgestelde faillissementen

€ 300.000

BghU heeft een goed ingebed plan hoe om te gaan met een datalek, daarnaast wordt steeds meer kennis en ervaring opgebouwd. Afhankelijk van mate waarin instroom NcNp zich stabiliseert en afhankelijk van optimalisatieslagen afhandelingsproces Mede afhankelijk van snelheid afbouw steunmaatregelen, herstel economie en andere variabelen

50%

€ 150.000

7.

Potentiële na-ijl effecten van coronacrisis (uitgesteld ziekteverzuim, eventuele noodzakelijke uitgaven voor nieuwe manier van werken)

€ 300.000

Afhankelijk van maatschappelijke ontwikkelingen, lastig in te schatten.

25%

€ 75.000

Benodigd weerstandsvermogen

€ 457.500

1.

2.

Datalekken Er is één melding bij Autoriteit Persoonsgegevens gedaan. Daarbij was geen verdere actie benodigd. Specifieke ontwikkeling rondom de proceskosten Een van de belangrijkste risico’s waar BghU in financiële zin mee geconfronteerd wordt, zijn de risico’s rondom de ontwikkeling van de proceskosten. Dit is een landelijk probleem. De proceskosten, welke aan de NcNp-bureaus worden uitgekeerd, nemen –landelijk gezien- ieder jaar toe (12 miljoen in 2019, zo’n 15 miljoen in 2020, een landelijke stijgende trend). In opdracht van het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC) recent onderzoek uitgevoerd naar het verdienmodel en de werkwijze van NcNp-bureaus WOZ en BPM. Kort samengevat geeft het rapport ‘Van bezwaar in beroep’ aan “dat er niet gesproken kan worden van ‘een’ handelswijze van NcNp-bedrijven (noch van gemeenten), maar dat er sterke verschillen bestaan tussen de bedrijven”. Daarnaast geeft het rapport aan dat de waardebepaling “de kern van het probleem” is, aangezien er massaal gewaardeerd wordt

Jaarstukken 2022

26

(modelmatig waarderen), “en vervolgens in bezwaar en beroep naar de individuele woning wordt gekeken” Voor 2022 lijkt het dat de proceskosten zijn gestabiliseerd voor de ingediende WOZ- bezwaarschriften. BghU werkt zo veel mogelijk met generieke processen, bepaalt de waarde zo veel mogelijk modelmatig en blijft inzetten op de kwaliteit van de gegevens en een zo klantgericht mogelijke dienstverlening. Echter met voortzetting van het huidige systeem van waardebepaling blijft ook BghU te maken houden met een significante, aanhoudende stijging van het aantal bezwaren van deze bureaus tegen WOZ-beschikkingen en de daarmee gepaard gaande toegekende kostenvergoedingen en uitvoeringskosten. Eerder is een voorstel van werken met klassenstelsels of certificeren van waarderingsmodellen geopperd, zowel regionaal als landelijk. Dat zou een oplossing kunnen bieden. In het weerstandsvermogen voor 2022 is rekening gehouden met het risico dat de afhandeling van bezwaarinstroom nog weer extra capaciteit vraagt vanuit de reguliere bedrijfsvoering van BghU. Er is geen bedrag gereserveerd voor de stijging van de proceskostenvergoeding per geval. Concreet betekent dit dat bij een wetswijziging die leidt tot een hogere vergoeding per bezwaar/beroep er een 1-op-1 kostenstijging is voor de deelnemers.

Weerstandsratio’s De weerstandsratio is te berekenen door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door het benodigde weerstandsvermogen op basis van de risico-inschatting. Hieronder is het verloop van de ratio vanaf 2020 weergeven: Jaar

Beschikbare weerstandscapaciteit

Benodigd weerstandsvermogen

Weerstandsratio

2020

537.869

450.000

1,20

2021

205.870

500.000

0,41

2022

480.870

457.500

1,05

De ratio bedraagt voor BghU eind 2021 0,41. Bij het opstellen van de ontwerpbegroting 2022 bedroeg de ratio 0,45. Bij het vaststellen van de bestemming van het resultaat van 2021 heeft het bestuur besloten € 275.000 toe te voegen aan de algemene reserve. Met deze toevoeging komt de weerstandsratio uit op 1,05. Daarmee komen we volgens de onderstaande tabel uit op een weerstandscijfer C hetgeen als een ‘voldoende’ afdekking van de risico's wordt gezien.

Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandsvermogen

€ 480.870 € 457.500

Ratio 1,05

Weerstandsratio’s klassen Waarderingscijfer

Ratio

Betekenis

A

>2.0

Uitstekend

B

1.4-2.0

Ruim voldoende

C

1.0-1.4

Voldoende

D

0.8-1.0

Matig

E

0.6-0.8

Onvoldoende

F

<0.6

Ruim onvoldoende

Jaarstukken 2022

27

Ratio’s jaarrekening

De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. BghU heeft geen netto schuldpositie en een positief eigen vermogen per ultimo 2022 dus de netto schuldquote is negatief. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin BghU in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. De solvabiliteitsratio wordt berekend door het eigen vermogen (reserves) af te zetten tegen het balanstotaal per 31 december 2022. Door het positieve eigen vermogen, bedraagt de solvabiliteit 48,38%. De structurele exploitatieruimteratio kan worden benut om te beoordelen welke structurele ruimte BghU heeft om de eigen lasten te dragen. De structurele exploitatieruimteratio is positief wat impliceert dat het structurele deel van de begroting voldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Het positieve resultaat van de structurele exploitatieruimte wordt veroorzaakt door het positieve rekeningresultaat 2022.

Jaarstukken 2022

28

1.2.3 Kapitaalgoederen BghU heeft per 2022 geen kapitaalgoederen meer. Aangezien het contract met de ICT-leverancier conform de aanbestedingsvoorwaarden met 4 jaar werd verlengd tot mei 2022, zijn geen afschrijvingslasten meer opgenomen in de nieuwe begroting 2022 en het meerjarenperspectief 2023-2025. Doordat BghU in de aanbesteding 2023-2025 uitgaat van SaaS als leidend principe is dat ook niet nodig. De lasten worden opgevangen in de exploitatie.

Jaarstukken 2022

29

1.2.4 Financiering BghU valt onder de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op de financiering van BghU. Hierna volgt de informatie die de regelgeving in verband met financiering voorschrijft. Schatkistbankieren Het naleven van de BBV betekent onder andere dat een organisatie bij het aantrekken van vreemd (kort en lang) vermogen gebonden is aan de financierings-voorschriften zoals die zijn vastgesteld in de ”Wet Financiering decentrale overheden”. BghU is dan ook verplicht om gebruik te maken van het schatkistbankieren. Schatkistbankieren houdt in dat instellingen hun liquide middelen aanhouden bij het ministerie van Financiën. Door gebruik te maken van schatkistbankieren verlaat publiek geld de schatkist pas op het moment dat de middelen benodigd zijn voor de uitvoering van een publieke taak. Men hanteert hierbij wel drempelbedrag. Het drempelbedrag is een gemiddelde per kwartaal. Het drempelbedrag is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de decentrale overheid) dat een organisatie gemiddeld buiten de schatkist mag houden. De drempel is gelijk aan 2% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen met een onder drempel van € 1 miljoen. BghU confirmeert zich daarom aan de onder drempel van € 1 miljoen.

Door de ING-bank wordt de bankrekening van BghU dagelijks gecorrigeerd. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft de grens aan tot welk bedrag lagere overheden hun activiteiten met kort geld mogen financieren. Gemeenschappelijke regelingen mogen 8,2% van het begrotingstotaal financieren met kort geld. BghU heeft per 31 december 2022 geen gebruik gemaakt van de juridische mogelijkheid om een “kortgeld constructie” af te sluiten. Vanaf 1 januari 2022 is een rekening courant krediet van € 3.000.000 beschikbaar om fluctuaties in de kasstroom van de bedrijfsvoeringsrekening op te vangen. Dat betekent ook dat BghU voldoet aan de regelgeving rondom de kasgeldlimiet en de renterisiconorm op vaste schulden. Vaste schulden kent BghU niet. Bedragen x € 1.000 Berekening kasgeldlimiet

2021

2022

2023

2024

2025

2021

2022

2023

2024

2025

Begrotingstotaal

18.032

18.531

17.912

17.715

17.906

Kasgeldlimiet (8,2%)

1.479

1.520

1.468

1.452

1.468

2022 Q1

2022 Q2

2022 Q3

2022 Q4

Kasgeldlimiet

1.520

1.520

1.520

1.520

Gemiddelde netto vlottende schuld ultimo kwartaal

-16.537

-31.721

-8.172

-23.256

Onderschrijding kasgeldlimiet / ruimte onder

18.057

33.241

9.692

24.776

Kasgeldlimiet 2022

Liquiditeitspositie Wij zijn met de deelnemende partijen overeengekomen dat iedere deelnemer bij aanvang van ieder kwartaal vijfentwintig procent van de jaarlijkse bijdrage aan ons voldoet. Tot op heden zijn daardoor geen financieringsproblemen voorgekomen. In de afgeronde aanbesteding voor de bankzaken is een kredietlimiet van € 3.000.000 opgenomen om eventuele tijdelijke liquiditeitstekorten te kunnen opvangen. Hierdoor kunnen cruciale bedrijfsvoeringsfuncties (betalen salarissen en leveranciers) te allen tijde doorgaan.

Jaarstukken 2022

30

Renterisiconorm De Wet fido definieert vaste schuld als opgenomen geldleningen waarbij de rente voor één jaar of langer vast staat. Met de renterisiconorm biedt de Wet fido een richtsnoer om renteaanpassingen van financieringen en beleggingen goed in de tijd te spreiden. Op grond van deze norm mag het totaal aan renteherzieningen en aflossingen per jaar niet meer zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Uit onderstaande tabel blijkt dat wij daar ruimschoots aan voldoen .

Jaarstukken 2022

31

1.2.5 Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering benoemt BghU de belangrijkste ontwikkelingen in het kader van haar bedrijfsvoering. De ontwikkelingen die BghU hier weergeeft, vloeien grotendeels voort uit eerder gemelde voornemens uit de Kadernota 2022-2025.

Missie en visie Als samenwerkingsverband verzorgen wij namens de deelnemers de heffing en invordering van lokale belastingen binnen het werkgebied en stellen jaarlijks de WOZ-waarden vast van alle onroerende zaken voor onze deelnemers. We borgen de continuïteit van onze taakuitvoering. We streven naar continue verbetering van kwaliteit en klantgerichtheid van het waarderings- en belastingproces. En BghU wordt geleid op basis van maatschappelijk algemeen aanvaardbare principes. We hebben onze strategie aangescherpt en intern uitgedragen met • het streven naar goede en betrouwbare dienstverlening en • efficiënt objectenbeheer. Onze kernwaarden blijven onverminderd van kracht: klantgericht, efficiënt, resultaatgericht en samenwerken.

ICT Ontwikkeling Implementatie van de kernapplicaties In 2022 is gestart met de implementatie van de vier kernapplicaties waarvan de aanbesteding in 2021 is afgerond conform de uitgangspunten uit de ICT-inkoop- en aanbestedingsstrategie (waaronder de modulaire opbouw van het applicatielandschap). Voor elk implementatietraject is door de leverancier een planning opgesteld en na goedkeuring door BghU is een projectgroep samengesteld bestaande uit een opdrachtgever (BghU), twee projectleiders (BghU en leverancier) en projectmedewerkers (BghU en leverancier). Alle kernapplicaties zijn, conform de planning, in 2022 in productie genomen. Hierbij zijn ook alle koppelingen met de landelijke voorzieningen gelegd (BAG, WOZ, BRP, BRK, etc.) en is de digitale klantbalie voorzien van een DigiD-aansluiting. De koppelingen zijn tevens getoetst en akkoord bevonden door de desbetreffende beheerder. Er is een start gemaakt met het leggen van de onderlinge verbanden tussen de basisregistraties WOZ, BAG en BGT in de BAG-Geo-applicatie. De verwachting is dat in de eerste helft van 2023 de onderlinge samenhang van deze registraties grotendeels inzichtelijk is. In het overzicht hieronder zijn de start- en einddata van het implementatieproces per applicatie vermeld.

In het eerste kwartaal van 2023 zullen de SLA’s (Service Level Agreement) voor beheer worden ondertekend en is de verwachting dat de laatste functionele meldingen zijn opgelost. De primaire implementatietrajecten van de vier kernapplicaties zijn dan volledig afgerond. Start implementatie

In productie

Afronding implementatie

Kernapplicatie

Leverancier

Belastingen/frontoffice

GouwIT

Januari 2022

November 2022

1 kwartaal 2023

Waarderen

4Value

Januari 2022

Mei 2022

1 kwartaal 2023

BAG-Geo

Processfive

Mei 2022

Oktober 2022

1 kwartaal 2023

Enterprise Service Bus

Enable U

April 2022

November 2022

1 kwartaal 2023

e

e

e

e

Aanbesteding ICT-infrastructuur en werkplekken-hardware De gehele ICT-infrastructuur (IT-beheer/kantoorautomatisering en werkplekken-hardware) zal ook aanbesteed worden. Om dit niet samen te laten vallen met de inkoop- en implementatietrajecten van de kernapplicaties is in 2021 de overeenkomst met de leverancier van de huidige ICT-infrastructuur (Centric)

Jaarstukken 2022

32

verlengd tot eind 2023. In de tweede helft van 2022 is gestart met zowel de inventarisatie van de huidige ICT-infrastructuur, als de voorbereidende fase. Publicatie zal naar verwachting plaatsvinden in februari 2023. Overige aanbestedingen en implementaties Begin 2022 is de ING gestart als nieuwe huisbankier en succesvol geïmplementeerd. Ook is een nieuw klantcontactcentrum (KCC inclusief vaste telefonie) succesvol geïmplementeerd. Het KCC is geleverd door QuandaGo en de oplossing voor vaste telefonie (SIP-telefonie) door T-Mobile. Hiermee is voor BghU een goede bereikbaarheid geborgd. Daarnaast is medio 2022 gestart met de voorbereiding van de Europese aanbesteding voor Druk-, print- en scanwerk (inclusief postverzending). Op 1 december 2022 is deze gepubliceerd en de inschrijvingstermijn verloopt op 26 januari 2023. De nieuwe overeenkomst zal ingaan op 1 juli 2023. Voor ondersteuning van de capaciteitsplanning is eind 2022 ook de tijdregistratietool TimeTell succesvol geïmplementeerd. Met TimeTell is vanaf 1 januari 2023 het registreren van uren organisatiebreed gestart en hiermee zal een belangrijke bijdrage aan de capaciteitsplanning worden gerealiseerd. Naast deze tijdregistratiemodule wordt in 2023 aanvullend een planningsmodule gekoppeld om de capaciteitsplanning een verdere kwaliteitsimpuls te geven.

Samen met de deelnemende gemeenten is in 2022 onderzocht of gekozen zou worden voor de laatste verlengingsoptie van de geldende raamovereenkomst voor beeldmateriaal (luchtfoto's, obliekfoto's en 360 graden-panoramafoto's). Niet verlengen zou een Europese Aanbesteding (nog) in 2022 voor een nieuwe raamovereenkomst tot gevolg hebben. In goed overleg is besloten alsnog gebruik te maken van de laatste verlengingsperiode bij de huidige leveranciers Kavel10 en Cyclomedia. Dit betreft de levering van het beeldmateriaal in 2023. Voor 2024 en verder zal in 2023 gezamenlijk een nieuwe aanbestedingsprocedure worden opgestart.

Personeel Strategisch HR-beleid De komende jaren zal BghU te maken krijgen met in-en externe ontwikkelingen die invloed hebben op het personeelsbestand van BghU. Hierbij valt o.a. te denken aan digitalisering en robotisering, het steeds groeiende belang van data, een krapper wordende arbeidsmarkt, en uitstroom van pensioengerechtigden. Verwachting is dat deze ontwikkelingen o.a. gevolgen hebben voor de inhoud van functies, (gevraagde) kennis, vaardigheden en competenties van medewerkers en de arbeidsmarktbenadering. Om in te spelen op de ontwikkelingen zal het strategisch HR-beleid zich hier de komende jaren op richten. In 2022 is een gestart gemaakt om hiervoor d.m.v. strategische personeelsplanning de basis te leggen. Dit is een instrument om het huidige personeelsbestand in kwalitatieve en kwantitatieve zin af te zetten tegen hetgeen in de toekomst nodig is en vervolgens te bepalen welke acties ondernomen dienen te worden om dit te realiseren. In 2023 wordt hier een vervolg aangegeven. Dit zal leiden tot het (her)benoemen van de strategische HR-pijlers en een concreet actieplan. De komende jaren zal er uitvoering aan dit plan gegeven worden. CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties 2021-2022 en onderhandelingen nieuwe cao (2023) De cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SGO) is van toepassing. Sinds januari 2022 is de cao 2021-2022 definitief.

Enkele belangrijke, nieuwe punten waren: • • • • • •

De cao geldt voor 2 jaar: 2021 en 2022. De salarissen stijgen met ingang van 1 december 2021 met 1,5%, en per 1 april 2022 met 2,4%. Medewerkers krijgen een eenmalige corona-onkostenvergoeding van € 300,- en een eenmalige uitkering van € 900,- (beide bedragen zijn bruto en naar rato dienstverband). Medewerkers krijgen in 2022 een thuiswerkvergoeding van € 2,- per thuis gewerkte dag. Er zijn afspraken gemaakt over het harmoniseren van de verlofdagen met ingang 2023. Het is mogelijk om meerjarig verlof te sparen.

Jaarstukken 2022

33

In september 2022 zijn de onderhandelingen voor een volgende Cao SGO en Cao Gemeenten gestart. Deze cao’s bevatten namelijk dezelfde arbeidsvoorwaarden. Deze onderhandelingen zijn in december 2022 opgeschort, omdat de inzet van de werkgeversverenigingen (WSGO en VNG) en de vakbonden te ver uit elkaar lagen. Uiteindelijk is op 21 februari 2023 een principeakkoord bereikt voor een nieuwe cao. Ondersteunend proces: HRM De ondersteuning op het gebied van HRM wordt verzorgd door de gemeente Utrecht. De gehele personeelsen salarisadministratie wordt uitgevoerd door de gemeente Utrecht. BghU heeft daarnaast een fulltime HRM adviseur beschikbaar die vanuit de gemeente Utrecht bij BghU gedetacheerd is. Onderstaand enkele feiten op het gebied van HRM. Een aantal kengetallen wordt vergeleken met de getallen uit de meest recente landelijke personeelsmonitor decentrale overheid (2020). Dit om de kengetallen te vergelijken met vergelijkbare organisaties en deze daarmee in de context te kunnen plaatsen. De monitor wordt een keer per twee jaar door de verschillende A&O-fondsen uitgebracht. De monitor 2022 is op dit moment nog niet beschikbaar. Veilig en gezond werken in coronatijd Medewerkers worden sinds het begin van corona gefaciliteerd bij het inrichten van een arbowaardige thuiswerkplek. Dit is in 2022 voortgezet. Het gedeeltelijk thuiswerken heeft een structureel karakter gekregen.

We hebben ervaren dat het geen negatieve invloed heeft op de kwaliteit van de dienstverlening en het sluit aan bij de wensen van medewerkers en het management. We zijn dan ook, in samenspraak met de Ondernemingsraad, structureel gedeeltelijk thuis/op kantoor gaan werken, in een verhouding van 2 om 2 dagen. Hiermee wordt tegemoetgekomen aan de voordelen van het thuiswerken (o.a. een betere balans werk-privé) en wordt ook de sociale cohesie en binding met de organisatie voldoende geborgd. Opleiding en ontwikkeling algemeen en traject talent-, team- en leiderschapsontwikkeling in het bijzonder Algemeen In een steeds veranderende maatschappij en diverse in-en externe ontwikkelingen is het noodzakelijk om wendbaar te blijven. Het continu blijven leren en ontwikkelen is dan ook een belangrijk HR-thema, voor nu en de toekomst. Binnen dit kader is ook in 2022 veel aandacht besteed aan opleiding en ontwikkeling. Begin 2022 is het opleidings-en ontwikkelingsplan 2022-2023 is vastgesteld. Deze draagt bij aan de ambitie van de organisatie en de ontwikkelingen die op de organisatie afkomen. In dit plan zijn doelen en activiteiten op het gebied van kennis-, competentie- en talentontwikkeling opgenomen. Ook volgt een aantal medewerkers een individuele (beroeps)opleiding om hun kennis te verbreden en/of hun loopbaanmogelijkheden te vergroten.

Zo heeft in 2022 bijvoorbeeld een aantal nieuwe medewerkers een basisopleiding op het gebied van lokale belastingen gevolgd (of gaat deze nog volgen) en is een aantal medewerkers een opleiding gestart op het gebied van invordering. Ook is vakinhoudelijke kennis digitaal uitgewisseld binnen en tussen de procesteams, is wetgeving en jurisprudentie bijgehouden door het volgen van cursussen en interne educatie, is deelgenomen aan commissies en bestuur van de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen (LVLB) en is het Nano Learning-programma ‘Bewustwording informatiebeveiliging en Privacy’ gevolgd. Daarnaast hebben de WOZ-taxateurs die tot NRTV-taxateur zijn opgeleid wederom de benodigde, jaarlijkse educatie gevolgd. Ook zijn er opleidingen gevolgd voor het gebruik van Gouw Belastingen en zijn een aantal young potentials tot volwaardige taxateurs of medewerkers gegevensbeheer opgeleid. Traject talent-, team- en leiderschapsontwikkeling We willen ervoor zorgen dat BghU een organisatie is (en blijft) met een prettig werkklimaat waar mensen met plezier kunnen (samen)werken en zich met positieve energie dagelijks inzetten om de doelen van hun team en van BghU te bereiken. Dit bereiken we mede door medewerkers zoveel mogelijk te laten doen waar zij goed in zijn en door effectiever gebruik te maken van de talenten van medewerkers.

Verwachting is ook dat een positieve, talentgerichte organisatie de actieve betrokkenheid, productiviteit en binding van medewerkers vergroot, verzuim verlaagt en de kwaliteit van de dienstverlening verhoogt. Om deze reden is besloten een organisatie breed traject in te zetten dat gericht is op talent-, team- en leiderschapsontwikkeling met ieders talenten/sterke punten als basis. Het Managementteam is hier in oktober 2022 mee gestart. Na afronding hiervan in 2023 start het traject voor alle medewerkers. Verwachting is dat het gehele traject eind 2023 is afgerond.

Jaarstukken 2022

34

Formatie en bezetting BghU heeft op peildatum 31 december 2022 een personeelsbestand van circa 108 FTE (119 medewerkers). Op basis van de loonsom is ongeveer ruimte voor 126,5 FTE wanneer het volledige budget gebruikt wordt voor medewerkers in dienst van BghU. De vrije vacatureruimte wordt op dit moment ingezet als budget voor de flexibele schil. In 2022 zijn 6 nieuwe medewerkers in dienst gekomen. Dit betekent een instroompercentage van 5,04%. Dit ligt lager dan bij de gemeenten (8,4% in 2020) en waterschappen (7,9% in 2020). In 2022 zijn 14 medewerkers uitdienst getreden. Dit betekent een uitstroompercentage van 11,76%. Dit ligt hoger dan bij de gemeenten (8,4% in 2020) en waterschappen (7,9% in 2020). Verwachting is dat het uitstroompercentage de komende jaren gelijk zal blijven, dan wel iets zal stijgen in verband met de vergrijzing van het personeelsbestand. Wegens de aanhoudende groei van WOZ bezwaren (en beroepen) en de kosten en risico’s die hiermee gemoeid zijn is de coördinatie voor dit specifieke onderdeel in de lijn geformaliseerd. Hiervoor is aanwezige formatieruimte benut vanuit de overhead naar het primaire proces. Betreffende vacature staat momenteel open. Samenstelling personeel De verdeling tussen man/vrouw was op peildatum 31 december 2022 52%/48%. Binnen de gemeenten ligt deze verdeling op 47%/53% in 2020 en binnen de waterschappen op 68%/32% in 2020.

Hiermee is de verdeling binnen BghU vergelijkbaar met die van gemeenten. Bij de waterschappen is het aandeel mannen met 68 procent het grootst. Op peildatum 31 december 2022 was de gemiddelde leeftijd 50 jaar. Dit ligt hoger dan de gemiddelde leeftijd binnen gemeenten (47,7 jaar in 2020) en waterschappen (48,3 jaar). Onderstaande tabel geeft inzicht in de leeftijdsopbouw (percentage van aantal personen): BghU 2022

Gemeenten 2020

Waterschappen 2020

Jonger dan 25 jaar

3%

2%

2%

25-34 jaar

4%

14%

13%

35-44 jaar

13%

21%

22%

45-54 jaar

39%

29%

30%

55-59 jaar

24%

16%

17%

60 jaar en ouder

17%

17%

16%

De naar verhouding sterke mate van vergrijzing van het personeelsbestand betekent, net als bij de gemeenten en waterschappen, voor de komende jaren extra uitstroom van personeel. Daarmee verdwijnt ook veel kennis en expertise. Het aantrekken van nieuw personeel, een adequate overdracht van kennis en expertise door op korte termijn vertrekkende medewerkers aan instromende medewerkers zijn dan ook belangrijke aandachtspunten voor de komende jaren. Om meer verjonging aan te brengen zullen wij daarnaast proberen komende jaren meer jongeren (onder de 30 jaar) aan te trekken en het aantal stagiair(e)s uit te breiden. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim bedraagt in 2022 8,56%. Het ziekteverzuim is daarmee gestegen ten opzichte van het jaar 2021 (8,47%) en ligt hoger dan het gemiddelde ziekteverzuim binnen gemeenten (5,5% in 2020) en waterschappen (4,5% in 2020). Daarmee ligt het ziekteverzuimpercentage bij BghU en gemeenten nog steeds hoger dan het ziekteverzuimpercentage van heel Nederland (4,8% in 2020). Onderstaande tabel geeft inzicht in het ziekteverzuimpercentage over de afgelopen vijf jaar. Ziekteverzuim% 2018 2019 2020 2021 BghU