PR23.002 Toezichtbrief IBT informatiebeheer 2021-2022

PROVINCIE ::UTRECHT

PR23.002/98176

Gemeente Zeist t.a.v. gemeenteraad Postbus 513 3700 AM ZEIST

ONDERWERP

DATUM DOCUMENTNUMMER

Afschrift toezichtbrief IBT Informatiebeheer Zeist over 2021-2022 15-12-2022 UTSP-1913279266-3487

TELEFOONNUMMER E-MAILADRES

DOMEIN/OPGAVE TEAM

+31651392542 irmgard.broos@provincieutrecht.nl BDO BEi

Geachte Raad,

Hierbij zenden wij u ter kennisgeving een afschrift van onze toezichtbrief die wij 7 december jl. aan het college van burgemeester en wethouders stuurden over de uitvoering van taken op het gebied van de Archiefwet/ informatiebeheer.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

Teamleider Ondersteuning bestuur, directie 2 (802)

PROVINCIE-UTRECHT.NL

1 van 1

PROVINCIE ::UTRECHT

Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Zeist Postbus 513 3700 AM ZEIST

ONDERWERP

DATU M DOCUMENTNUMMER

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, informatiebeheer over 2021-2022 7 december 2022 UTSP-1913279266-3450

TELEFOONNUMMER E-MAILADRES

DOMEIN/OPGAVE TEAM

+31651392542 irmgard.broos@provincieutrecht.nl BDO BEi

Geacht college,

In het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) toetsen wij jaarlijks de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer binnen uw gemeente aan de wettelijke vereisten. Het afgelopen jaar beoordeelden wij uw informatiebeheer als 'voldoet niet', waarbij wij constateerden dat uw informatiebeheer in grote mate niet voldeed aan de wettelijke vereisten. Ons belangrijkste zorgpunt was het te langzaam oppakken van de omslag van analoog naar digitaal informatiebeheer en het onvoldoende geregeld hebben van de randvoorwaarden voor duurzaam digitaal informatiebeheer, terwijl uw organisatie al geruime tijd vrijwel geheel digitaal werkt. Wij informeerden u op 24 januari 2022 over deze beoordeling en de acties die wij van u verwachtten.

Afgelopen jaar hebben wij in het kader van dit actief toezicht een aantal constructieve ambtelijke monitoringsgesprekken gevoerd waar ook uw gemeentesecretaris bij aanwezig was. Via deze gesprekken, bijbehorende voorbereidingsgesprekken en door de diverse toegestuurde schriftelijke informatie, zijn wij het afgelopen jaar geïnformeerd over het ingezette verbetertraject voor de informatiehuishouding in uw gemeente. Na dit monitoringstraject hebben wij opnieuw uw informatiebeheer getoetst. Hoewel er nog steeds het nodige moet gebeuren, zien wij bij de meeste verbeterpunten, zoals door ons genoemd in de vorige beoordeling, vooruitgang. Een deel van de aanbevelingen wordt planmatig opgepakt, verbeteringen zijn in de steigers gezet en/of opgestart. Wij beoordelen uw informatiebeheer op dit moment daardoor als 'voldoet deels' en schalen ons toezicht daarmee af naar regulier toezicht (trede 2 van de IBT-interventieladder). Het is nu zaak om de komende jaren al deze verbeteringen uit te voeren en er voor te zorgen dat deze trajecten ook structureel uitgevoerd blijven met voldoende en voldoende gekwalificeerde mensen. Wij blijven het verbetertraject en de vorderingen daarin, ook bij dit reguliere toezicht, vanzelfsprekend volgen. Hieronder lichten wij toe hoe wij tot onze beoordeling zijn gekomen.

PROVINCIE-UTRECHT.NL

1 van 3

Bevinding en beoordeling In onze toezichtbrief van januari jl. benoemden we als meest urgente verbeterpunten het goed regelen van de omslag van analoog naar digitaal informatiebeheer en het inregelen van een kwaliteitssysteem voor uw informatiebeheer. Deze punten komen ook terug in het toezichtrapport over het informatiebeheer 2020-2021 dat u afgelopen voorjaar heeft laten uitvoeren en waarover u uw raad begin oktober heeft geïnformeerd. Uit de gevoerde gesprekken en de toegestuurde informatie zien wij de positieve stappen die dit jaar zijn gezet om de basis van uw informatiebeheer op orde te krijgen, zoals: De Archiefvisie 2022-2026 en het daaraan gekoppelde uitvoeringsplan zijn vastgesteld. Er is een start gemaakt met het in kaart brengen van alle informatiestromen binnen uw organisatie, om deze ook onder beheer te brengen conform de archiefwettelijke normen. Het handboek vervanging is vastgesteld. Een kwaliteitshandboek voor het informatiebeheer is opgesteld en er is een start gemaakt met het invoeren van dit systeem (1-meting is uitgevoerd, rollen audit en toezicht zijn belegd). In de gesprekken is aangegeven dat dit kwaliteitssysteem nadrukkelijk verbonden gaat worden met kwaliteitsbewaking op andere processen en domeinen, zoals informatiebeveiliging en AVG/ privacywetgeving.

Instrumenten voor uw digitaal informatiebeheer als digitale bewaarstrategie, metadataschema zijn vastgesteld. Uw archiefbewaarplaats, quarantaineruimte en archiefruimten zijn getoetst en benodigde maatregelen zijn in gang gezet. Voor het uitvoeren van de Archiefvisie heeft u structurele formatie beschikbaar gesteld om extra functies toe te voegen aan informatiemanagement. Op basis van bovenstaande stappen schalen wij ons toezicht af naar regulier toezicht. Wel willen wij benadrukken dat er nog steeds het nodige moet gebeuren ter afronding van deze punten en om zo uw (digitaal) informatiebeheer echt solide en betrouwbaar te krijgen. Belangrijke aandachtspunten daarbij, ook besproken in de monitoringsgesprekken, zijn: Zorg dat er voldoende kennis en capaciteit ingezet blijft om bovengenoemde punten af te ronden en in te voeren. Daarmee kunt u definitief een einde maken aan de hybride informatiehuishouding. Breng alle informatiestromen binnen de organisatie in kaart en breng deze onder deskundig beheer. Een betrokken rol van de proceseigenaren is hierbij van groot belang. Zorg voor het wegwerken van de nog steeds bestaande achterstanden in de dossiervorming en de (digitale) vernietiging.

Wij adviseren u dan ook met klem om uw gehele uitvoeringsplan en de aanbevelingen uit het toezichtrapport 20202021 planmatig uit te blijven voeren en via de bestaande rapportages en het in te voeren kwaliteitssysteem de voortgang te blijven toetsen.

Tot slot Wij willen nogmaals benadrukken dat wij zien dat de afgelopen periode binnen uw organisatie de nodige moeite is gedaan om uw informatiebeheer te verbeteren. Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond en gaan wij op dit moment terug naar het reguliere toezicht. Gezien het afgelopen monitoringstraject bespreken wij, conform afspraak met uw gemeentesecretaris, in mei 2023 de stand van zaken van de verbeterstappen opnieuw met uw organisatie. De informatie uit dat gesprek betrekken wij bij de volgende toetsing van uw informatiebeheer. De volledige toezichtinformatie over de periode 2022 ontvangen wij graag uiterlijk 15 juli 2023. We verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven hoe het gesteld is met de uitvoering van de verbeteringen informatiebeheer.

2 van 3

Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBTwerkwijze kunt u terecht op: www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de I BT-kaart ook toegankelijk. Als u naar aanleiding van deze brief nog vragen hebt, kunt u contact opnemen met onze toezichthouder (zie bovenstaande contactgegevens). Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, namens hen,

R.C.L. (Robert) Strijk Gedeputeerde Financiën, Organisatie, Economie en Europa

3 van 3