PR19.235 Reactie n.a.v. verslag raadsrapporteurs RMN

364537 Gemeenschappelijke Regeling RMN Verslag van Bevindingen en Vragen aan de Wethouder Raadsrapporteurs Sietske Bunge en Kees Mulder Context en werkzaamheden De Gemeenteraad van Zeist heeft Sietske Bunge en Kees Mulder aangewezen als Raadsrapporteurs (RR) voor de Gemeenteschappelijke Regeling RMN. De RR hebben de Evaluatie Raadsrapporteurs PR18.032 dd. 6-3-2018 en het Delegatiebesluit Verbonden Partijen als kader gebruikt. De RR hebben op 3/12/2018 een bijeenkomst met de wethouder Wouter Catsburg en de ondersteunend strategisch adviseur Arno Klarenbeek gehad, en een tweede gesprek met Arno Klarenbeek heeft op 24/5/2019 plaats gevonden. Verder is Kees Mulder toehoorder geweest bij de AB vergadering op 10/7/2019. Aansturing van de RMN 1. In de eerste gesprekken is aan de RR verteld, dat het aansturen van de RMN, moeizaam is vanwege verschillende doelstellingen van de deelnemende gemeentes (“efficientie versus circulariteit” ). Een afstemming of harmonisatie van doelstellingen lijkt gewenst en kan gestimuleerd worden door een bijeenkomst met leden van Gemeenteraden van de deelnemende Gemeentes te organiseren. Blijkbaar is in het derde kwartaal een bijeenkomst gepland, om op beleidsniveau met de deelnemende Raden over de RMN te spreken. De RR juichen een dergelijke bijeenkomst van harte toe.

Reactie: De bijeenkomst voor de gezamenlijke gemeenteraden van de deelnemers heeft op 18 september jl. plaatsgevonden. Bijgevoegd ontvangt u het verslag dat daarover is opgesteld. 2.Op 12/1/2015 heeft KplusV een organisatie advies uitgebracht over de organisatie en bedrijfsvoering van de RMN. Een groot aantal van deze aanbevelingen zijn, ondanks genoemde tegenstellingen in de loop der jaren ingevoerd. Reactie: VKA. 3. In dit KplusV rapport worden een aantal acties aangeraden, die nog steeds actueel zijn, zoals de kostenbeheersing (ondermeer door efficiency in de inzameling), beheersing van de overhead en duurzame inzet van personeel. Deze komen hieronder afzonderlijk aan de orde. Reactie: VKA. 4. In het KplusV rapport wordt ook aangegeven, dat schaalvergroting zinvol is. Ons inziens is schaalvergroting alleen raadzaam, als de aansturing voldoende eenduidig is en de interne organisatie op orde is, inclusief de financiële administratie en de ICT infrastructuur. Reactie: VKA. Daarnaast geldt voor het college van B&W voor alle samenwerkingen dat schaalvergroting geen doel op zich is. Hoe groter het aantal deelnemers aan de samenwerking hoe groter de uitdaging voor de beheersbaarheid daarvan, want hoe meer zielen hoe meer kans op verschillende wensen en smaken maar ook des te beperkter je directe invloed.

Uitbreiding moet daarbij niet alleen wenselijk/gunstig zijn voor de intredende partij, maar ook aantoonbaar positief effect hebben voor het openbaar lichaam (de regeling) en de overige deelnemers. Transparantie, informatie verstrekking en overige procedurele aspecten van de rol van Raadsrapporteurs 5. In december 2018 hebben de RR een aantal vragen gesteld. De beantwoording is vertraagd op gang gekomen. Een deel van de vragen zijn beantwoord nadat ze als opnieuw gesteld zijn als

schriftelijke Raadsvragen (april 2019). Een ander deel staan in het Jaarverslag 2018, wat in april 2019 aan de Raad aangeboden is. Reactie: VKA. 6. De RR vinden het wenselijk, dat ze voortaan op kortere termijn antwoorden krijgt op de door hun gestelde vragen. We hebben in de afgelopen twee maanden een aanzienlijke verbetering gezien en gaan er vanuit dat de aanloop punten nu voorbij zijn. Reactie: VKA. 7. Verder is het nog niet duidelijk of wij nou wel of niet de notulen van de DB vergaderingen mogen inzien. Uit de ontvangen notulen van het AB blijkt dat daar onderling geen consensus over is. Ook is het niet helder in hoeverre wij vrijheid van vragen hebben, of dat daar beperkingen op zijn, bijvoorbeeld ten opzichte van personeelsbeleid. Kan de wethouder hierop een eenduidig antwoord op geven? Reactie: Het dagelijks bestuur van RMN heeft besloten om naast de notulen van de vergaderingen van het dagelijks bestuur ook een openbaar besluitblad op te stellen voor de communicatie naar/met de leden van het algemeen bestuur en deze toe te voegen aan de openbare stukken voor het algemeen bestuur. Wat betreft het tweede deel van de vraag stellen wij ons op het standpunt dat het personeelsbeleid een aangelegenheid is van management en directie van RMN met verantwoording naar het DB RMN.

Via sociaal jaarverslag/jaarverslag/jaarrekening dient jaarlijks verslag gedaan te worden van de algemene ontwikkelingen m.b.t. bedrijfsvoering en P&O ontwikkelingen die van invloed zijn op het functioneren van RMN (ziekteverzuim, vacatures, kwantitatieve en kwalitatieve bemensing). Wij zullen in het DB van RMN en in onze gesprekken met RMN er strikter op toezien dat deze informatie beschikbaar komt voor DB, AB en de deelnemers van RMN. 8. Ook is niet altijd helder in welke volgorde reacties van B&W / RR naar raad / RMN worden gestuurd. Een verheldering hiervan wordt op prijs gesteld, in het bijzonder de reactie op de kadernota Reactie: Voor P&C stukken van gemeenschappelijke regelingen waarvoor het gemeentebestuur van de deelnemers in de gelegenheid worden gesteld om een zienswijze c.q. reactie te geven geldt het volgende proces: De binnenkomende stukken worden ter informatie toegestuurd aan de gemeenteraad en geplaatst op de lijst van ingekomen stukken van de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad. In geval van de aanwezigheid van raadsrapporteurs worden de stukken ook met hen gedeeld. Het college beoordeelt eigenstandig de P&C stukken en weegt eigenstandig de aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling te zenden reactie c.q. zienswijze af, evenals de reactie aan de gemeenteraad.

In omstandigheden dat een regeling in zwaar weer verkeerd (verbeterplan) of de P&C stukken een claim voor aanvullende middelen aan ons als deelnemer bevat, die niet uit bestaande middelen binnen onze begroting gedekt kunnen worden, volgt een voorstel aan de raad. Informatie verstrekking naar de inwoners en (klant)contact 9. Wij zien dat RMN in de professionaliteit van de organisatie nog een slag te maken heeft op het aspect klantvriendelijkheid en dienstverlening naar de klanten/deelnemers en inwoners. Herkent de wethouder deze observatie en kan hij aangeven wat hij zal doen om deze slag te maken? Reactie: Naast organisatie wijzigingen zoals de inzet van een accountmanager voor klanten en opdrachtgevers heeft RMN ook aandacht voor professionalisering door opleiding en training van

het personeel binnen de diverse onderdelen van de organisatie. Zo wordt het personeel van het KCC getraind op de aspecten dienstverlening en klantvriendelijkheid. Daarmee reageert RMN op signalen die ook via KCCs van de deelnemers zijn/worden ontvangen. Het DB van RMN ziet erop toe dat directie en management de professionalisering van de organisatie tot een continu leer- en ontwikkeltraject maakt. 10. Het is voor ons niet inzichtelijk hoeveel klachten er over de RMN bij de gemeente binnen komen en wat de aard van die klachten is. Kan de wethouder hier een overzicht van geven? Reactie: Bij ons KCC worden klachten tot op heden niet op organisatienaam maar op onderwerp geregisteerd klacht afvalbak, kliko/container pasjes, bijplaatsingen, plaatsing ondergrondse containers, storing ondergrondse containers, klacht klantvriendelijkheid etc etc Met ingang van het nieuwe jaar registreert ons KCC dit op naam van RMN zodat we een totaal beeld van meldingen en klachten kunnen reproduceren.

Algemeen kostenniveau van de RMN organisatie 11. In het rapport Benchmark Huishoudelijk Afval Peiljaar 2017 dd. 23/10/2018, wordt aangegeven, dat de kosten van de gemeente Zeist voor de inzamelkosten hoger is op verschillende aspecten dan het gemiddelde in haar klasse (een klasse met vergelijkbare bebouwing) Wij stellen een uitleg van deze hogere kosten van de RMN op prijs en eerste indicatie van de maatregelen, die genomen zouden kunnen worden. Reactie: Dat zit o.a. in andere in het serviceniveau zomerinzameling GFT, ophalen takken, het inzamelen van PMD met zakken, verzamelcontainers, aantallen verzamelcontainers en rijdafstanden. In de eind dit jaar uitkomende benchmark 2018 wordt hier wat nadrukkelijker aandacht aan besteed. 12. Wij zien een uitvoeringsorganisatie die worstelt met de groei in de achterliggende jaren en met de accentverschuivingen en verwachtingen van en bij deelnemers. De ondersteunende organisatie is onvoldoende meegegroeid en er lijkt onvoldoende zakelijk te zijn geacteerd bij de toetreding van nieuwe deelnemers. Gelukkig is er ontwikkeling doordat de RMN en de deelnemers in gesprek zijn. Reactie: VKA. Dit bleek ook al uit het hier voor door u aangehaalde onderzoek van KplusV en maakt eveneens deel uit van het bij vraag 14 gememoreerde onderzoek van de Rekenkamercommissies van de verschillende deelnemers van RMN. 13.

Het valt echter op dat er nu wel erg veel overhead is. Wij hopen dat deze na het op orde brengen van de organisatie weer terug kan. In het eerder genoemde KplusV rapport wordt al aangeraden acties te ondernemen om de overhead kosten te bewaken en beheersen Kan de wethouder aangeven op welke termijn deze beheersing van overhead zou kunnen plaats vinden en wat de omvang hiervan kan zijn? Reactie: Deze constatering kunnen wij niet plaatsen. In het door u aangehaalde onderzoek van KplusV uit 2015 is daarover ook het volgende aangegeven: “De overhead ligt rond de 23 %. Dit valt binnen de range van 20-35% die we aantreffen in Nederland bij vergelijkbare organisaties. Vijfentwintig procent is het gemiddelde. Daar zit RMN iets onder.” Uit de Benchmark 2017 blijkt de overhead onder de 23% te liggen, dat is onder de norm van 25% die de deelnemers binnen GRen hanteren. In de nog te ontvangen kadernota 2021 gaat RMN in op het actuele overhead % binnen RMN.

14.Wij verwachten overigens dat de uitkomst van het lopende gezamenlijke rekenkameronderzoek van de rekenkamers van Soest, IJsselstein, Nieuwegein, Baarn en Bunnik naar het functioneren

van RMN hier ook nog wel een licht over zal doen schijnen. Wij voorzien dat wij dat rapport, na het afkomen daarvan, tezamen met onze portefeuillehouder en ambtenaren zullen bespreken. Reactie: Het eerste deel nemen wij voor kennisgeving aan. Wat betreft het tweede deel zijn wij van zelfsprekend bereid om zodra wij het definitieve rapport van de Rekenkamercommissies van de opdrachtgevende gemeenten hebben ontvangen, deze ook ter informatie toesturen aan de raad en raadsrapporteurs en met de raadsrapporteurs te bespreken. Kosten voor de Gemeente Zeist 15. De goedkeurende accountantsverklaring over de jaarstukken over 2018 zijn nog niet ontvangen. Dit is een zorgelijk punt in zijn algemeenheid en ook voor de eindafrekening voor Zeist in het bijzonder, omdat deze op basis van de jaarrekening opgesteld wordt. Kan de wethouder aangeven wanneer hij een goedkeuringsverklaring verwacht en kan hij deze bij ontvangst direct toesturen? Reactie: Wij zijn allerminst tevreden over het lang uitblijven van het rapport van de accountant. Wij hebben daarover indringend met RMN en de overige deelnemers gesproken. Ook om voor de toekomst te borgen dat de accountantsrapportages RMN en de deelnemers tijdig zullen bereiken.

Wij hebben de overtuiging dat de vertraging toe te schrijven is aan de accountant en RMN zich tot het uiterste heeft ingespannen om de accountantscontrole, binnen de bestaande afspraken, tijdig af te ronden. Recent hebben wij van de directie van RMN vernomen dat de rapportage in week 46 wordt uitgebracht aan het DB van RMN en dan mee gaat naar de DB vergadering van 27 november aanstaande. Daarna wordt de rapportage verspreid aan het AB en de deelnemers en wordt het stuk openbaar. Overigens is de accountantscontrole voor de periode vanaf jaarrekening 2019 opnieuw aanbesteed.

16. De RR hebben gevraagd inzicht te krijgen in de kostencalculatie en de methodiek waar de rekening voor de Gemeente Zeist uit volgt. Deze vraag is niet beantwoord. Het mag duidelijk zijn dat deze berekening direct van invloed is op de betreffende Gemeentelijke heffingen. Op dit een punt verwachten wij nog een uitgebreide opvolging. Reactie: Voor de tariefberekening 2020 van de afvalstoffenheffing zijn de kosten voor afvalinzameling/verwerking meegenomen zoals in de RMN begroting 2020 op pagina 43 voor onze gemeente staan vermeld (in totaal een bedrag van € 5.027.000). Deze zijn meegenomen in de (primitieve) gemeentebegroting 2020. Zoals we hebben gemeld in BERAP II volgt er in december 2019 een aanpassing van de e afvalstoffenheffing (1 wijziging verordening afvalstoffenheffing 2020). Dit i.v.m. de gestegen structurele kosten van in totaal € 489.000 die zijn gemeld op basis van een begrotingswijziging bij RMN en AVU. Deze kosten, komen dus bovenop de eerder genoemde kosten van € 5.027.000 en leiden tot een stijging van de tarieven voor de afvalstoffenheffing. In de vorm van een begrotingswijziging worden deze kosten en de daarmee verbonden extra opbrengsten afvalstoffenheffing verwerkt in de gemeentelijke begroting 2020. Naast de kosten voor afvalinzameling en -verwerking, zijn er ook nog andere kosten die worden meegenomen in de kostenbasis voor de afvalstoffenheffing.

Dit zijn o.a. kosten voor BghU, kwijtscheldingen, BTW en ambtelijke capaciteit. In totaal wordt voor 2020 een bedrag van afgerond € 7,9 mln. doorberekend op basis van een opgave van het aantal en type huishoudens voor 2020 volgens opgave van de BghU.

Personeelsbeleid - Ziekteverzuim en aantallen werkbare uren 17. Er zijn grote fluctuaties in het ziekteverzuim, grote groei in laatste jaar. De toename van een

ziekteverzuim percentage van 5,1% in 2016 naar 6,9% in 2018 baart zorgen. Er is aangeven, dat de 6,9% binnen een bepaalde ziektenorm valt, maar wij willen toch graag opheldering over deze toename hebben en wat de eventuele maatregelen zijn om het ziekte verzuim te bepreken. In het eerder genoemde KplusV rapport wordt al aangeraden om personeel duurzaam in te zetten. Reactie: Het ziekteverzuim is veelal gerelateerd aan lichamelijke klachten gerelateerd aan de werkzaamheden en leeftijd. Overigens is het een met de branche overeenstemmend percentage. Het gestegen ziekteverzuim heeft de aandacht van management en directie van RMN. Met opleidingen en flexibele inzet doet RMN haar best de medewerkers duurzaam in te zetten. Verbreding van taakvelden maakt flexibele inzet nog meer mogelijk.

18. In de kader nota 2020 staat dat het aantal werkbare uren per medewerker in de buitendienst van 1400 naar 1450 per jaar verhoogd wordt. Is er een relatie tussen het ziekteverzuim en de (reeds toenemende) arbeidsdruk? Acht de wethouder de verhoging naar 1450 uur haalbaar, ook gezien het stijgende percentage ziekteverzuim? Reactie: Nee, er is geen direct verband. Zoals hiervoor aangegeven is het ziekteverzuim veelal gerelateerd aan lichamelijke klachten gerelateerd aan de werkzaamheden en leeftijd. Door betere begeleiding en o.a. meer aandacht voor het ziekteverzuim is de individuele inzet van een medewerker verhoogd van 1400 naar 1450 uur. Het gaat om verhoging van de productieve inzet met ongeveer 1 uur per week. Wij achten dit realistisch. 19. Er lijkt een grote invloed van ziekte op de uiteindelijke kosten voor deelnemende gemeentes (mede door de inhuur van duurdere invalskrachten). Wat zijn de beleidsmatige maatregelen om het ziekteverzuim op een “gezond” niveau te brengen. Reactie: Er is sprake van een met de branche overeenstemmend percentage. Door betere begeleiding en aandacht voor het ziekteverzuim van RMN en arbodienst wordt getracht het verzuim verder terug te dringen. Daarnaast doet RMN haar best om met opleidingen en flexibele inzet de medewerkers duurzaam in te zetten. Verbreding van taakvelden maakt flexibele inzet nog meer mogelijk. 20.

Kan de wethouder een actualisatie van de risico’s geven en aangeven hoe deze enerzijds binnen het weerstandsvermogen van de RMN en anderzijds de begrotingen van de deelnemers zelf opgevangen kunnen worden? Reactie: De actualisatie van de risico’s loopt via de P&C producten van RMN. Binnenkort ontvangen wij van RMN de kadernota 2021 ter beoordeling waarin een risicoparagraaf is opgenomen. Daarnaast hebben wij in RIB19.084 een oordeel gegeven over de situatie m.b.t. het weerstandsvermogen. “De algemene reserve daalt door de hiervoor genoemde dekking van het tekort van €1.091.200 naar €893.600 per eind 2018. T.o.v. de in het jaarverslag opgenomen gekwantificeerde risico's is deze omvang naar onze mening nog voldoende. Er is sprake van een weerstandsratio van 1 als we het opgenomen risico van de verwerkingskosten als gevolg van Rijksbeleid en prijsstijgingen in de markt niet zien als een risico voor de begroting RMN, maar zien als een risico voor de begrotingen van de individuele leden. Dit ligt naar onze mening ook meer voor de hand omdat RMN hier geen invloed op heeft c.q. zelf geen maatregelen tegen kan treffen”. Op deze prijsstijgingen in de markt en van de verbrandingsbelasting dienen wij te anticiperen door doorberekening van deze verhogingen in onze tarieven Afvalstoffenheffing (uitgangspunt 100% kostendekkende Afvalstoffenheffing).

De gevolgen van de recente begrotingswijzigingen e van RMN en AVU worden door ons dan ook verwerkt in 1 wijziging op de Verordening e afvalstoffenheffing (zie ook de 2 BERAP waarin dit al is gemeld).