Powerpoint Informele raadsbijeenkomst 2024 - de ambtelijke organisatie - het HR perspectief

De gemeentelijke organisatie: het HR perspectief Informatiebijeenkomst 12 september 2024 – 20.00 uur ▪ Wat is onze basis, van waaruit we werken (Portefeuillehouder Joyce Langenacker) ▪ De context waarin we werken (Gemeentesecretaris René Grotens) ▪ HR visie en doelen (Manager HR Dorien Brunt)

Menselijk kapitaal: HR in Zeist Voor een goed leven in Zeist is een sterk menselijk kapitaal en een krachtige cultuur nodig. Medewerkers maken een organisatie. Ze zijn het gezicht van onze organisatie en zijn bepalend in hoeverre wij daadwerkelijk kunnen bijdragen aan een goed leven in Zeist en op welke wijze.

We zien daarom de belangrijke taak voor ons als werkgever: ▪ het aantrekken van de allerbeste mensen en ▪ deze aan ons blijven binden ▪ en hen duurzaam in te zetten ▪ op het bereiken van resultaten in een veilige werkomgeving Het zijn de allerbeste mensen als zij tezamen diversiteit brengen, onze kernwaarden (vertrouwen, nabijheid en kracht) voorleven en met bevlogenheid onze organisatiedoelstellingen (en maatschappelijke opgaven) realiseren.

Context ▪ Toenemende complexiteit betekent stijgende vraag naar specialisten ▪ Afweging structureel en incidenteel ▪ Toenemende mondigheid van samenleving / hoge participatiegraad ▪ Arbeidsmarkttransitie

Arbeidsmarkt | Landelijke trends - transitie

• Binnen 5 jaar is de ‘rek’ uit de beroepsbevolking. De beroepsbevolking ‘stokt’.

Arbeidsmarkt | Landelijke trends • Alle disciplines van de arbeidsmarkt -> spanning • Van ‘zeer krap’ naar ‘krap’ • Onconventionele maatregelen & keuzes • Transitie in aard en omvang van arbeid

• Aantal geplaatste vacatures bij gemeenten historisch hoog, in tegenstelling tot de licht dalende landelijke trend

Arbeidsmarkt | beroepsbevolking - de ontwikkeling

Wervingsdruk | Per domein landelijk gemeenten

• Wervingsdruk landelijk het hoogst in domeinen als RO, Sociaal Domein, Civiele techniek, ICT en Financiën.

Wervingsdruk | Per domein in Zeist

• Zeist volgt landelijke trend • Dubbele uitdaging: domeinen met de meeste vacatures hebben het kleinste aantal reacties per vacature, vacatures blijven langer open • Medewerkers ervaren werkdruk (verzuim, verloop)

Arbeidsmarkt | Stagnerende werving • Aantal vacatures stijgt, aantal reacties per vacature daalt • Meer (gecompliceerde) opgaven die arbeidskracht vergen • Hogere kosten in geld, tijd en effort per hire • Oplossing bij stagnerende werving wordt vaak gezocht in inhuur

De gemeentelijke organisatie - bezetting ▪ Er is 555 fte, verdeeld over 655 mensen, voor Zeist aan de slag ▪ Daarvan zijn • 423 medewerkers met een vaste arbeidsovereenkomst • 92 medewerkers met een tijdelijke arbeidsovereenkomst • 132 medewerkers met een ZZPconstructie of externe inhuur (86 fte) • 100 consulenten bij het Sociaal Domein (79 fte) ▪ Instroom in 2024: 64 Uitstroom: 35 De gemiddelde duur dienstverband: 12 jaar (gemiddelde bij gemeenten van gelijke grootte 10,1 jaar + trend landelijk is steeds kortere dienstverbanden.

De gemeentelijke organisatie – bezetting

De gemeentelijke organisatie - verzuim ▪ Ziekteverzuim is 7,89% waarvan 88% in het (extra) lang verzuim zit. Iets meer dan de helft is gerelateerd aan psychosociale klachten, andere gedeelte is medisch. ▪ Verzuim ligt hoger dan het gemiddelde in gemeenten van soortgelijke grootte.

De gemeentelijke organisatie - uitstroom ▪ Genoemde redenen uitdiensttreding: – Persoonlijke ontwikkeling/doorgroei (39%) – Arbeidsvoorwaarden (16%) – Werkdruk/balans werk-privé (12%) ▪ De meeste uitdiensttredingen in 2023: leeftijdscategorie 35 tot 45 jaar. ▪ Ook 60+ neemt in 2023 22% van de uitstroom in (inclusief vervroegd pensioen). ▪ Pensioengerechtigde leeftijd gaat de komende jaren een knelpunt worden.

Wat zijn de P&O ambities in Zeist? Wij geven richting en invulling aan de reis voor onze medewerkers door: Leren & ontwikkelen

Bevlogen en vitale organisatie

Vinden, binden en behouden

HR in control

Het kompas van P&O

Wij zorgen voor de basisvoorwaarden voor een goede en veilige reis: ▪ Veilige werkomgeving ▪ Basis op orde ▪ Digitaal en datagedreven

Vinden, binden en behouden Aantrekkelijke werkgever zijn begint bij het neerzetten en uitdragen van een sterk werkgeversmerk. Resultaat: efficiënt aantrekken van gemotiveerde werknemers in de aantallen en met de snelheid waar de organisatie behoefte aan heeft. De nieuwe collega’s landen prettig in een veilige organisatie en op hun functie waarbij de vooraf gewekte verwachtingen worden waargemaakt. Structurele formatie inrichten geeft rust in de teams en kennis en leerontwikkeling blijft in huis. Inzetten op behoud is voor de invloed op veranderkracht van de organisatie van groot belang. Waar zijn we mee bezig of wat gaan we doen? ▪ Werkgeversverhaal (EVP) inclusief creatieve content en campagnes ▪ Vernieuwen website ‘werken-bij’ ▪ Referral recruitment ▪ Bouwen aan een talentpool ▪ Uitbouwen Aan Boord Bij Zeist ▪ onderzoeken mogelijkheden intern opleiden en interne doorstroom

Arbeidsmarkt transitie De trends op het gebied van de arbeidsmarkt laten zien dat de krapte de komende jaren zal aanhouden. Het wegzetten van het werk en het vinden van mensen, in een 'legere' vijver kost meer tijd. Het vraagt om specifieke expertise en om anders kijken naar werk. Welke aanpak vraagt dit en wat is er nodig? ▪ Uitbreiden van recruitment capaciteit met 2 fte corporate recruiters voor 2 jaar, verwachting is voor langer – Arbeidsmarkt kennen, proactief werven, persoonlijk contact kandidaten, versterken merk Zeist – HR adviseurs meer tijd voor behoud en duurzame inzetbaarheid – Managers worden ontzorgd; meer aandacht voor medewerkers ▪ Omdenken voor mogelijke oplossingen en denkrichtingen; is wéér een (inhuur)vacature stellen de beste oplossing? Functiedifferentiatie? ▪ Experimenten met innovatie, robotisering en AI – aansluitend op opgaven gemeente. ▪ Onderzoeken mogelijkheden omscholing en doorstroom (voor klussen) van medewerkers intern; gebruik maken van talenten in organisatie

Bevlogenheid "Een gevoel van opperste voldoening dat wordt gekenmerkt door energie, een grote betrokkenheid bij het werk en het op een plezierige manier helemaal opgaan in je werk." Bevlogenheid is daarmee het tegenovergestelde van burn-out (“opgebrand”). Bevlogen mensen voelen zich sterk en fit, hebben een grote mentale veerkracht en zijn vaak trots op hun werk. We willen gemotiveerde medewerkers dag in dag uit met veel energie, met elkaar en met de juiste focus de uitdagingen van vandaag de dag én de toekomst aangaan. Wij geloven dat de sleutel tot hiertoe bevlogenheid is.

Bevlogen is meer dan tevredenheid!

Bevlogenheid proactief

hulpbronnen

bevlogen

taakeisen

uitgeput

zelfondermijnend

resultaten

De gemeentelijke organisatie - bevlogenheid ▪ Bevlogenheid gemeente Zeist ▪ Uitputtingsklachten ▪

Bevlogen en vitale organisatie (1/2) Bevlogen medewerkers, die blijvend werken aan hun inzetbaarheid, leveren de beste bijdrage en zijn de beste leveranciers van het maatschappelijk geluk. Ze zijn vitaal en werken met trots en plezier. Waar zijn we mee bezig en wat gaan we doen? Ontwerp en uitvoering van interventies n.a.v. bevlogenheidsonderzoek op individueel, team en organisatieniveau, o.a. – Workshops om proactief gedrag te bevorderen – Team ontwikkelplannen – Leiderschapsontwikkeling – Herkennen van fasen en kantelpunten burn-out – Managen van werkdruk

Bevlogen en vitale organisatie (2/2) We werken aan een vitaliteitsbeleid waarin aandacht is voor de curatie (herstel), preventie (behoud) en amplitie (versterking) van de vitaliteit van onze medewerkers. Waar zijn we mee bezig en wat gaan we doen? ▪ Het Goede Gesprek (nabijheid van managers) ▪ Vroegtijdig signaleren en herkennen van signalen van verzuim ▪ Leeftijd- en generatiebewust beleid (ondersteuning bij mantelzorg)

Leren & ontwikkelen Leren en blijven ontwikkelen om wendbaar te blijven in een snel veranderende wereld, zodat medewerkers optimaal bijdragen. Dit maakt ons een aantrekkelijke werkgever en versterkt de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Als lerende organisatie geven we ruimte voor reflectie en persoonlijke groei. Zo bereiden we ons voor op de toekomst en zorgen we dat medewerkers klaar zijn voor nieuwe uitdagingen, zoals moeilijk vervulbare functies en de vaardigheden van de 21ste eeuw.

Waar zijn we mee bezig en wat gaan we doen? ▪ werkplekleren bevorderen door o.a. in te zetten op ervaringen delen, intervisie, strategisch opleidingsplan ▪ nieuwe vorm jaargesprek ▪ teamontwikkelplannen ▪ onderzoeken mogelijkheden intern opleiden en interne doorstroom

HR in control Continu werken aan een solide basis voor HR beslissingen en het optimaliseren van HR-processen, zodat we beter kunnen inspelen op de behoeften van medewerkers en de organisatie. Dit alles om een goede en aantrekkelijke werkgever te kunnen zijn.

Wat gaan we doen? ▪ Verder met digitalisering en automatisering ▪ Werken met dashboards; meer sturing mogelijk ▪ Veilig Publieke Taak en Weerbaar Bestuur versterken ▪ Arbeidsvoorwaarden blijven afstemmen op de doelgroep

Wat zien we voor resultaat afgelopen maanden? Trots op: ▪ Aan boord bij Zeist krijgt score van 8+! ▪ Hoge respons (80%) bevlogenheidsonderzoek ▪ Veel vacatures gevuld ▪ Positieve sfeer en zorgvuldig traject overname consulenten en gedragswetenschappers Sociaal Domein ▪ Steeds meer inzicht in P&O kengetallen (en betere sturing mogelijk) ▪ Bijna klaar voor presentatie EVP/werkgeversverhaal

Betrokken en loyale medewerkers die met kracht, nabijheid en vertrouwen werken!