Memo BenW Passion

INT E RN B E RI CHT

Met ingang van 26 oktober 2023 is dit stuk openbaar. Op deze datum is bekend gemaakt dat The Passion in Zeist wordt gehouden.

Datum Opsteller

22 juni 2023 Het college van B&W

Aan Van Kopie aan Onderwerp

De fractievoorzitters in de Gemeente Zeist Het college van B&W The Passion 2024 in Zeist

VERTROUWELIJKE NOTITIE INLEIDING De gemeente Zeist is benaderd door de Mediawater TP/KRO-NCRV omroeporganisatie met de vraag of de gemeente Zeist in 2024 kan dienen als locatie van “The Passion”. Dit programma is gebaseerd op de hervertelling van de laatste dagen uit het leven van Jezus. Het doel is om het lijdensverhaal van Jezus onder de aandacht te brengen en toegankelijk te maken voor een breed publiek en nieuwe generaties die het verhaal niet (meer) kennen. Donderdag 28 maart 2024 zal de 14de editie live worden uitgezonden op NPO 1, Radio 2 en in de dagen erna meerdere keren herhaald op nader te bepalen momenten op de publieke netten. Een aantal scènes op bijzondere locaties en in de straten van Zeist wordt een aantal weken voor 28 maart 2024 (witte donderdag) opgenomen en op het hoofdpodium en televisie getoond. De processie en het hoofdpodium zijn live-elementen. De organisatie werkt zeer nauw samen met de gemeente en de politie, veiligheids- en hulpdiensten. MERKBAAR The Passion 2024 kent een kijkdichtheid van ongeveer 3 miljoen kijkers. De gemeente Zeist wijst zelf locaties aan voor het opnemen van scenes en kan zo die plekken in Zeist belichten die zij met Nederland wil delen. Dit professionele promotiemateriaal kan ook in de toekomst gebruikt worden.

Het college vindt het daarbij belangrijk dat onze inclusieve samenleving in de beelden wordt benadrukt: van Vollenhove tot Nijenheim, van Den Dolder tot het centrum, van Kerckebosch tot Austerlitz: bijzondere plekken verdienen hun aandacht. Daarnaast is het van belang dat de diversiteit aan culturele elementen, levensovertuigingen, maatschappelijke organisaties en bedrijven voldoende in beeld komen. In het centrum kan het Slot dienen als decor voor dit evenement. Dit sluit bovendien naadloos aan op de merkpropositie en citymarketing voor Zeist, die we momenteel uitrollen samen met onze stakeholders. Ook nog, omdat onze gemeente Zeist in 2024 het Slot 100 jaar in eigendom heeft. Samen met alle gebruikers van het Slot willen wij aan dit jubileum aandacht besteden. 1

INT E RN B E RI CHT

Over de invulling van bovenstaande zaken, zullen we in nader overleg treden met producent en stakeholders. De impact is merkbaar en tegelijkertijd moeilijk meetbaar. Het college vindt het van belang dat het binnenhalen van een evenement als The Passion betekent dat iedereen hieraan mee kan doen, dat zoveel mogelijk ondernemers hiervan profijt hebben, dat het toegankelijk is voor alle inwoners, dat sport- en cultuurverenigingen hierbij worden betrokken en hiermee voordeel kunnen behalen. Uit onafhankelijk onderzoek is overigens gebleken dat de mediawaarde van de (positieve) publiciteit voor de gastgemeente te kapitaliseren is tot een minimale waarde van ruim 2 miljoen euro. Wat hiervan ook zij; vastgesteld kan worden dat er veel publiciteit in de pers, op radio en op TV komt en Zeist als locatie over het voetlicht wordt gebracht. In de selectie van het koor en figuranten, alsmede in de selectie van artiesten voor de verschillende rollen wordt maximaal gestreefd naar een brede vertegenwoordiging van huidskleur, maatschappelijke, religieuze en culturele achtergrond en lokale representatie. Zeist heeft tal van koren, en amateur toneelverenigingen die kunnen bijdragen aan The Passion. Het lokale bedrijfsleven De horeca en verblijfssector profiteren van de aanwezigheid van The Passion door de dagenlange aanwezigheid van de crew, maar ook de komst van bezoekers.

Daarnaast kan een deel van het bedrijfsleven inspelen op de komst van The Passion naar Zeist, met speciale producten of campagnes die aan The Passion gekoppeld zijn. Zowel in de voorbereiding als rond het evenement zelf willen we de Zeister ondernemers alle ruimte bieden voor de kansen die The Passion hen biedt. Groter zijn wellicht de indirecte inkomsten. Wanneer Zeist door The Passion breed in beeld wordt gebracht, zorgt dit voor meer bezoekers aan Zeist, en hierdoor meer inkomsten. Return on Investment, ook maatschappelijk De economische waarde van The Passion is, dat dit evenement extra inkomsten oplevert door directe bestedingen van bezoekers van The Passion. Uit onderzoek in de stad Groningen in 2014 blijkt dat de uitgaven aan winkels, eten en drinken en aan overnachtingen ruim € 530.000,- aan extra inkomsten opleverde. Naast directe inkomsten levert The Passion ook op langere termijn voordeel op, bijvoorbeeld door mensen die de gaststad bezoeken na het zien van Zeist op televisie. Het maatschappelijke rendement van het evenement is dat het een grootschalig evenement is, gratis toegankelijk voor alle inwoners van Zeist en omstreken. Daarnaast trekt The Passion een brede doelgroep aan, waaronder ook veel jongeren. SAMENSPEL Het event The Passion kan alleen een succes worden in samenwerking met onze partners in Zeist. Het is van belang om hen vroegtijdig te betrekken.

Wij sturen in dit project op nauwe samenwerking met en tussen de maatschappelijke, culturele, economische en toeristische partners. 2

INT E RN B E RI CHT

FINANCIELE TOELICHTING Het benodigde krediet voor de inkoop van de productie bedraagt € 350.000,-. Daarnaast schatten wij in €350.000,- nodig te hebben voor overige (organisatie)kosten; denk aan kosten voor het verkeeren veiligheidsplan, facilitaire zaken, personele inhuur en communicatie. Het totaalbedrag van bruto €700.000,- financieren wij vanuit het RIOZ (Reserve Integrale Ontwikkeling Zeist), waarvan 50% is voor de productionele inkoop en de andere 50% voor interne kosten. De toegang van het evenement is voor bezoekers gratis. Binnen het project gaan we actief op zoek naar partners die een (financiële) bijdrage kunnen leveren aan de kosten. We gaan hierover in gesprek met de Provincie Utrecht en spannen ons in om hen bij te laten dragen aan de hiervoor genoemde kosten. Daarnaast kijken we verder naar de mogelijkheden bij de interne budgetten (bijvoorbeeld cultuur en economie), in hoeverre deze kunnen bijdragen aan de dekking van de kosten. In het najaar zal bij de openbare besluitvorming in de raad, hierover een voorstel worden neergelegd. Ook zullen wij ondernemers, erfgoedpartners en maatschappelijke organisaties betrekken en ook hen, op verschillende manieren, vragen bij te dragen aan de organisatie en financiering van het evenement.

UITVOERING Het college is voornemens een projectleider aan te stellen, die samen met een projectgroep, samengesteld met expertise op gebied van verkeer en parkeren, communicatie, citymarketing, openbare orde, veiligheid en vergunningen de voorbereidingen kan treffen. Ook de hulpdiensten nemen zitting in de projectgroep. Gezamenlijk geven zij, in samenwerking met de organisator van het evenement, uitvoering aan het project. PLANNING (voorlopig) Groen licht gemeentepolitiek: juni 2023 Stakeholders aanhaken: z.s.m. Research en ontwikkeling: juni-juli-augustus Bekend maken gastgemeente: najaar 2023 Openbare besluitvorming gemeenteraad Zeist: najaar 2023 Opnemen scenes: eind februari begin maart 2024 Op- afbouw live evenement: 20 maart t/m 5 april 2024 Uitzending The Passion: 28 maart 2024 COMMUNICATIE Het college zal zorgdragen voor een goed communicatieplan. Immers, het lokale succes van The Passion wordt versterkt door een ijzersterke communicatiecampagne. Na groen licht vanuit de gemeenteraad wordt een aantal grote stakeholders meegenomen in de ambitie om The Passion in 2024 naar Zeist te halen. In samenwerking met KRO-NCRV wordt de gaststad voor The Passion 2024 in het najaar bekend gemaakt. Tot die tijd moet dit besluit vertrouwelijk worden behandeld, omdat wij het aan de omroep willen laten om hierover te communiceren. Dat maakt ook dat wij de weg 3

INT E RN B E RI CHT

hebben gekozen om via de fractievoorzitters ons tot de fracties te wenden. Ons voornemen is om de raad in het derde kwartaal uit te nodigen om hen mee te nemen in de stand van zaken voor wat betreft de organisatie en de invulling van de vele aspecten, zoals hiervoor beschreven. VRAAG Formele besluitvorming van de raad volgt op een moment na het zomerreces (na bekendmaking). De vraag nu is: is er voldoende steun om vooruitlopend op dat besluit door het college de contractonderhandelingen te laten openen met Mediawater TP/KRO-NCRV om te komen tot de definitieve organisatie van The Passion 2024 in Zeist?

4