CV concept accountantsverslag 2020

COLLEGEVOORSTEL

Portefeuillehouder S. Jansen Secretaris

Datum B&W-vergadering 8juni 2021 Burgemeester

Wethouder

Wethouder

Wethouder

Wethouder

Akkoord Bespreken Afd./Team Opsteller Telefoon Datum Stuknummer Uiterste datum

AKKOORD

Control E. Westerhof 06-24771597 4 juni 2021 412409 8 juni 2021

paraaf

ONDERWERP

Concept accountantsverslag 2020

datum

BESLUIT

Raad Deponeren archief

DATUM

par

Datum Datum

INHOUD (bij beknopte toelichting de volledige tekst, anders publieksgerichte samenvatting) Jaarlijks controleert Baker Tilly de jaarrekening op zowel getrouwheid als financiële rechtmatigheid en rapporteert haar bevindingen in haar accountantsverslag. De bevindingen monden uiteindelijk uit in een accountantsverklaring. Dit bevat het eindoordeel (overall conclusie) of de gemeente een goedkeurende verklaring voor rechtmatigheid en getrouwheid ontvangt. Op dit moment zit de controle in een afrondende fase. Hierdoor is het (nog) niet mogelijk aan te geven wat het eindoordeel uiteindelijk zal worden. VOORGESTELD WORDT 1. kennis te nemen van de bevindingen van de accountant en in te stemmen met de opvolging van de aanbevelingen.

COLLEGEVOORSTEL

BLZ: 2

ONDERWERP CONCEPT ACCOUNTANTSVERSLAG 2020

VOORSTEL 1. kennis te nemen van de bevindingen van de accountant en in te stemmen met de opvolging van de aanbevelingen.

Inleiding Ook dit jaar heeft onze accountant (Baker Tilly) de jaarrekening gecontroleerd op zowel getrouwheid als financiële rechtmatigheid en rapporteert haar bevindingen in haar accountantsverslag. Het uiteindelijke oordeel worden samenvattend weergegeven in een accountantsverklaring. Dit eindoordeel geeft aan of de gemeente een goedkeurende verklaring voor rechtmatigheid en getrouwheid ontvangt. Op dit moment zit de controle in een afrondende fase. Als gevolg van het op afstand werken en door capaciteitsproblemen bij zowel de accountant als bij de gemeente is het rekeningproces bijzonder intensief geweest. Mede hierdoor zijn er nog enkele openstaande punten die Baker Tilly nog moet afhechten om tot definitieve afronding van de werkzaamheden te komen. Donderdag 10 juni a.s. komt de auditcommissie bijeen om over de jaarrekening te spreken. Onderdeel hiervan is ook het oordeel van de accountant als externe toetser van de getrouwheid en rechtmatigheid. In het concept accountantsverslag staan de belangrijkste getoetste onderwerpen inclusief de bevindingen hiervan. Dit conceptverslag zal ook beschikbaar worden gesteld voor de auditcommissie. Jaarlijks stelt Control ook in een intern auditverslag op waarin ingegaan wordt op de financiële rechtmatigheid. Deze heeft u onlangs in uw college vastgesteld.

Bij dit collegevoorstel was ook de reactie van het management opgenomen hoe zij de aanbevelingen wil gaan opvolgen. Deze reactie is ook van toepassing op de bevindingen van de accountant die in het conceptverslag gemaakt zijn. Daarnaast zijn enkele aanvullende opmerkingen gemaakt op het gebied van de financiële rechtmatigheid en heeft de accountant bevindingen die gericht zijn op de getrouwheid. Voor alle nieuwe aanbevelingen is hieronder de reactie van het management weergegeven: Blz. 9 accountantsverslag: COVID 19 verliescompensatie zwembad. Reactie management: Inmiddels is de aanvraag voor compensatie ingediend. Blz. 16 accountantsverslag onderhoud voorziening woningen en duurzaamheidsmaatregelen ten laste van voorzieningen. Reactie management: we nemen de aanbeveling over en we zullen passende maatregelen treffen ter voorkoming dat de voorziening negatief gaat lopen. Daarnaast zullen we onderzoeken op welke manier de duurzaamheidsmaatregelen een goede plek kunnen krijgen. De oplossing zullen we in overleg de accountant in het boekjaar 2021 verwerken. Blz. 17 accountantsverslag: opmerking over de voorziening wachtgeld personeel. Reactie management: we nemen de aanbeveling over dat de voorziening alleen de reeds aangegane verplichtingen mag bevatten. Blz.

17 accountantsverslag: te laat indienen subsidieverantwoordingen Reactie management: in het najaar van 2020 is het project om het subsidieproces te verbeteren (opnieuw) van start gegaan. Het hele proces, van aanvraag tot verantwoording, zal worden gefaciliteerd in het nieuwe zaaksysteem. Daarbij wordt zoveel mogelijk geautomatiseerd. En om risico’s en fouten in het betaalproces te voorkomen worden koppelingen gerealiseerd tussen het financiële systeem en het zaaksysteem. Met de overgang naar dit nieuwe systeem en proces zal ook managementinformatie beschikbaar komen die ons in staat stelt te signaleren en sturen waar nodig. Gedurende dit project worden de rollen en verantwoordlijkheden ook opnieuw vastgesteld, waarbij rekening gehouden zal worden met de bevindingen uit oktober 2020. De geplande deadline voor het implementeren van het nieuwe proces en systeem is 1 september 2021. Blz. 19 accountantsverslag: Investeringskredieten en afschrijvingstermijnen: Reactie management: de intentie is om dit punt bij de tweede bestuursrapportage of laatste begrotingswijziging een plek te geven. Daarnaast zullen we de afschrijvingstermijnen scherper bewaken en gaan we de financiële verordening hierop in 2021 nog actualiseren.

COLLEGEVOORSTEL

BLZ: 3

Blz. 20 accountantsverslag: misbruik en oneigenlijk gebruik. Reactie management: onlangs is de frauderisicoanalyse opgesteld en vastgesteld door het college. Deze analyse is een afgeleide van het M&O beleid. Dit jaar wordt het beleid geactualiseerd en aan uw college en de gemeenteraad ter besluitvorming voorgelegd. Deze actualisatie is mede nodig voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Blz. 21 accountantsverslag: grens incidentele baten/lasten. Reactie management: deze aanbeveling nemen we over en zullen we meenemen in de actualisatie van de financiële verordening in 2021. Blz. 32: Interne beheersing prestatielevering jeugdzorg. Reactie management: bij dit punt betrekken we ook de aanbeveling van de accountant die op pagina 15 zijn gemaakt over zekerheidsverkrijging van de prestatie van YEPH. We starten dit jaar een pilot waarbij die gericht is op het zelfstandig toetsen van de prestatielevering in de jeugdzorg en ook binnen de WMO. De pilot zal vervolgens geëvalueerd worden. Bij een positieve evaluatie zullen we deze pilot implementeren in onze werkprocessen.

Doel van het voorstel (SMART) Door het oordeel van de accountant krijgen we inzicht of de jaarrekening voldoet aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. ARGUMENTEN De raad heeft opdracht gegeven aan de accountant de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening te toetsen. Dit (concept) accountantsverslag laat zien hoe deze beide thema’s geborgd zijn in de organisatie. KANTTEKENINGEN We hebben nog geen definitieve uitspraak of we een goedkeurende verklaring zullen ontvangen over het boekjaar 2020. De werkzaamheden zitten nog in een afrondende fase. Met Baker Tilly is afgesproken dat we uiterlijk 20 juni a.s. het definitieve accountantsverslag ontvangen voorzien van de accountantsverklaring. PARTICIPATIE nvt FINANCIËLE TOELICHTING Aan dit voorstel zijn geen financiële gevolgen verbonden. Het standpunt van de accountant geeft feitelijk een oordeel over de bedrijfsvoering van de gemeente. Zijn de processen voldoende op orde zodat getrouw en rechtmatig handelen aantoonbaar is. De opmerkingen en aanbevelingen zien we als impuls voor verdergaande kwaliteitsverbeteringen. JURIDISCHE ASPECTEN De provincie neemt kennis van het oordeel van de accountant en betrekt dit bij de gesprekken met de gemeente als het gaat om financiële stabiliteit vanuit het Generiek Toezichtskader.

COLLEGEVOORSTEL

BLZ: 4

DUURZAME ASPECTEN Het op orde hebben van de interne processen en het goed verantwoorden van de uitgaven en inkomsten draagt bij aan de stabilteit van de gemeente. UITVOERING De aanbevelingen zullen we omzetten in verbeteracties die in de loop van 2021 geïmplementeerd worden. Planning Op 10 juni a.s. komt de auditcommissie bijeen. De accountant is daarbij ook aanwezig om een toelichting te geven op hun onderzoek. Uiterlijk 20 juni ontvangen we het definitieve accountantsverslag en accountantsverklaring. Deze zullen we direct ter beschikking stellen van zowel u als college als de gemeenteraad, waardoor het betrokken kan worden bij het debat en besluitvorming van de jaarrekening 2020. Communicatie en Informatie en Automatisering Bijlagen Concept accountantsverslag Baker Tilly 2020 Evaluatie/controle door de raad De raad krijgt door dit accountsverslag inzicht in de financiële rechtmatigheid en de getrouwheid, waardoor het invulling geeft aan haar controlerende rol.