Beantwoording raadsvragen over RMN

Openbare informatiebijeenkomst over RMN – 28 september 2021 Schriftelijke beantwoording van gestelde raadsvragen We zijn graag bereid de antwoorden in perspectief te zetten en nader toe te lichten tijdens de bijeenkomst op 28 september aanstaande. 2021-08-03 Ingediende vragen Jan Bredius (10 vragen) Geacht college, beste Wouter, Naar aanleiding van de vragen van de accountant van de RMN d.d. 7 juli die ons in RIB21.144, (tijdens het reces op 19 juli) zijn toegestuurd, zou ik de volgende raadsvragen willen stellen: Inleiding van de RMN accountant: (citaat uit het accountantsverslag:) "Berichtgeving inzake ongeregeldheden RS Wij hebben kennisgenomen van de berichtgeving in de media op donderdag 3 juni 2021 inzake de berichtgeving met de titel “Steekpenningen en dubieuze vuilstort: afvalverwerker RMN wil af van 'onoorbaar gedrag”. Wij hebben hierover met de secretaris-directeur en hoofd financiën gesproken en hebben geëvalueerd wat hiervan de impact is op het jaarverslag, de jaarrekening en onze controle hierop. In dit verband hebben wij een door RMN opgesteld memorandum verkregen en eveneens achterliggende bescheiden ten aanzien van de volgende vragen:" (einde citaat)

1.

Graag ontvangen wij een tijdlijn van moment van bekend worden tot en met heden van de belangrijkste gebeurtenissen en besluiten. Op 2 december 2020 is er melding gemaakt bij secretaris-directeur RMN van onrechtmatigheden op 1 december op het recyclingstation Zeist door 2 medewerkers. Op 3 december hebben er gesprekken plaatsgevonden tussen deze medewerkers met hun direct leidinggevende. Op 7 december hebben beide medewerkers een gesprek gehad met secretaris-directeur. Gedurende het proces is de voorzitter ingelicht en bij het eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur op 17 februari 2021 de overige DB leden. Beide medewerkers zijn uit dienst bij RMN. Het betreft de bedrijfsvoering hetgeen een directe verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder is. 2. Hoe is deze situatie aan het licht gekomen bij management en bestuur? Zie het antwoord bij 1 hiervoor. 3. Welke stappen zijn nadien genomen (reactieve maatregelen)? Er zijn gesprekken met de betrokken medewerkers gevoerd. Hierna is een risico afweging, juridisch en financieel, gemaakt tussen een traject naar de rechter of op een andere manier komen tot beëindiging van de dienstovereenkomst met de medewerkers. Als reactieve maatregel zijn beide medewerkers ontslagen. 4.

Wat is de verwachte financiële impact voor de organisatie in 2020 en/of 2021? Zowel direct door de situatie maar ook indirect in het kader van ontslag, onderzoek etc. Er lopen, net als in elke organisatie, een aantal personeelstrajecten. De personele trajecten hebben verschillende oorzaken. Dit heeft betrekking op ziekte, disfunctioneren, personeelsconflict of verwijtbaar handelen. Dat leidt in een aantal gevallen tot einde dienstverband of langdurig ziekteverzuim. Financieel vertaalt zich dat in hoofdzakelijk WW-uitkeringen, waarvoor RMN de kosten draagt. RMN is eigen risico drager voor de WW (regulier, bovenwettelijk en na wettelijk). Het is belangrijk om te beseffen dat dergelijk verwijtbaar handelen niet alleen bij RMN voorkomt, maar een landelijk verschijnsel is bij afval en wegbrengstations. Het is juist positief dat RMN hier sterk op stuurt en daadkrachtig optreedt. Er is binnen RMN momenteel een maximaal risico op kosten voor deze personele trajecten in 2021, 2022 en 2023 van resp. € 411.000,--, € 159.000,-- en € 84.000,--. Indien medewerkers andere banen vinden gedurende dit traject zullen deze kosten lager liggen, afhankelijk van het tijdstip waarop dit plaatsvindt. In de begroting 2021 is hiervoor een bedrag van € 436.000,-- opgenomen. Voor 2022 is er dekking voor personele trajecten van € 242.000,--. Het jaar 2023 moet nog worden begroot.

5.

Lopen er ter zake hiervan op dit moment (juridische) procedures? En aanvullend, welke risico’s worden hierin nog onderkend voor RMN? M.b.t. deze casus lopen er momenteel geen juridische procedures. Er zijn bij een tweetal andere personele trajecten nog wel juridische risico’s. Het bestuur heeft inzicht in deze lopende personele trajecten en wordt hierover in iedere bestuursvergadering vertrouwelijk geïnformeerd. Tevens is bij de begrotingswijziging 2021.1 en de begroting 2022 besloten om de consequenties van de personele trajecten alsnog hierin te verwerken. 6.

Welke maatregelen zijn door de organisatie genomen of is RMN voornemens te nemen om dit in de toekomst te voorkomen? Binnen RMN bestaan regels m.b.t. het werken op het recyclingstation. Ten eerste uiteraard de algemene wettelijke regelgeving, de acceptatievoorwaarden en de vergunningsvoorschriften. Daarnaast is in de bedrijfsregels vastgelegd dat het niet is toegestaan om fooien aan te nemen en/of goederen vanaf het recyclingstation mee te nemen (artikel 3.2.3 en 3.26 Gedragscode RMN). Deze zijn algemeen bekend onder het personeel en worden bij indiensttreding onder de aandacht van nieuwe medewerkers gebracht. Daarnaast is hier het afgelopen jaar nogmaals nadrukkelijk de aandacht op gevestigd via nieuwsbrieven, werkoverleggen etc en wordt dit ieder jaar herhaald. Met name de medewerkers van de recyclingstations worden hier regelmatig op geattendeerd, mede ook vanwege het risico op binnenkomen bedrijfsafval. Het adequate handelen van de directie heeft een reinigend effect en is een waarschuwing voor een ieder die in de toekomst op welke wijze dan ook in de verleiding wordt gebracht om te komen tot onoorbaar gedrag.

7.

Door NieuwDemocratischZeist en ZeisterBelang zijn op diverse verschillende momenten vragen gesteld over dit thema. Vindt het college dat de raad tijdig en volledig is geïnformeerd?

Ja. Wij wijzen u daarvoor graag op het onderstaande overzicht ingekomen stukken, raadsinformatiebrieven en beantwoorde raadsvragen: Overzicht ingekomen stukken 12 oktober 2021 PR21.172 Begrotingswijzigingen 14 september 2021: PR21.156: definitieve financiële stukken na accountantsverklaring. 9 juli 2021 PR21.134A Verslag raadsrapporteurs 9 juli 2021 PR21.134B Uitkomsten onderzoek naar negatief resultaat jaarrekening 8 juni 2021 PR21.125 Uitkomsten onderzoek negatief resultaat. 18 mei 2021 PR21.093 Jaarrekening 2020 23 maart 2021 PR21.055 Begrotingswijziging 2021.1 23 maart 2021 PR21.053 Ontwerpbegroting 2022 19 januari 2021 PR21.002 Kaderbrief 2022 RIB overzicht 1 RIB21.004 Zienswijze Kadernota (8 januari) 2 RIB21.009 Aanwijsbesluit Toezichthouder RMN 3 RIB21.061 Tekort Jaarrekening RMN (16 maart binnen een week na ontvangst melding) 4 RIB21.072 Begrotingswijziging 2021.1 en ontwerpbegroting 2022 (8 april) 5 RIB21.073 Vaststellen regionale grondstoffenvisie 6 RIB21.144 Accountantsverslag jaarrekening RMN 2020 (19 juli) 7 RIB21.159 Wijziging aansturing RMN (14 september) Beantwoorde Raadsvragen (schriftelijk) - 18 januari raadsvragen NDZ over VANG-maatregelen en Kaderbrief - 27 januari raadsvragen Zeister Belang over bezuiningsaanbevelingen RMN - 16 maart raadsvragen NDZ over RMN in control, tekort jaarrekening PR 21.055 en RIB 21.061 - 10 mei raadsvragen NDZ vraag over RMN en

de jaarrekening PR 21.093. Latere vragen zijn gebundeld in aanloop naar de raadsavond van 28 september.

Is de vraag van de accountant omtrent “Steekpenningen en dubieuze vuilstort: afvalverwerker RMN wil af van 'onoorbaar gedrag” van zodanige strekking en urgentie dat het college hierover de raad intrinsiek had behoren te informeren. Nee, we informeren immers passend bij rollen en verantwoordelijkheden. De kwestie van het onoorbaar gedrag is een interne bedrijfsvoering kwestie binnen RMN, waarop door de directie van RMN passend gereageerd is. Dergelijke kwesties zijn bij recyclestations landelijk geen uitzondering. Wij zijn blij dat hierop door de directie snel is gereageerd en dat een andere medewerker de vrijheid en het vertrouwen voelde om misstanden aan de kaak te stellen. 8.

9. Kan de gemeenteraad van Zeist het door RMN opgesteld Memorandum ontvangen? Het memo van de secretaris-directeur t.b.v. de accountant bevat personeelsvertrouwelijke informatie over betrokken medewerkers en de met hen gemaakte afspraken. Dit soort informatie kan i.v.m. de privacy van betrokkenen niet worden gedeeld.

10. Welke invloeden hebben bevorderd dat nu (tijdens het reces) maatregelen getroffen worden. Het is een proces dat is ontstaan door verschillende ontwikkelingen. Dit begint in 2015 met het rapport van K+V, in 2017 met het verbetertraject en coaching van directeur, in 2019 de bevindingen die volgden uit het rekenkamerrapport en het onverwachte tekort op de jaarrekening 2020. Uiteindelijk leidde dit in 2021 tot de vertrouwensvraag: heeft de verbeterslag niet plaatsgevonden of vraagt de huidige complexe omgeving in de afvalmarkt en de toekomstige uitdagingen om een andere aansturing? Het rapport van Van Berkel bevestigde dit beeld. Eind maart zijn de gesprekken hierover opgestart die in de tweede week van het reces hebben geleid tot de maatregelen waaraan u refereert. Over deze invloeden en maatregelen is ook apart gecommuniceerd naar uw raden toe op woensdag 28 juli via een persbericht.

2021-09-05 Vragen Jan Bredius over RMN PR21.156 11.

PR21.156 Jan Bredius: Definitieve stukken RMN: waarom is er geen verklarende toelichting bij de begrotingswijziging 2021 op p.79 van de stukken te hoogte van 1,7 miljoen extra uitgaven? De verklarende toelichting is eerder dit jaar gegeven bij begrotingswijziging 2021.1, nadat deze door het DB is vastgesteld en voor zienswijze is rondgestuurd naar de deelnemende gemeenten. Zie hiervoor RIB 21.072 en onderliggende bijlages. Het klopt dat in de vastgestelde versie van de begrotingswijziging door het AB, de nadere toelichting ontbreekt. We hebben RMN het signaal doorgegeven dat de verklarende toelichting voortaan ook wordt meegenomen in de definitieve versies van de P&C-stukken. De genoemde 1.7 miljoen bestaat uit de oplopende kosten van de begrotingswijziging 2021.1 en de personele kosten die met het tekort op de jaarrekening aan het licht zijn gekomen, zoals te lezen in RIB.061, worden verwerkt. Het betreft oplopende kosten, in aanvulling met personele trajecten. 2021-07-28 Vragen Jan Bredius over RMN 28 juli 2021 12. In het licht van het persbericht van vandaag en de beëindiging van de arbeidsrelatie met de directeur zou ik willen vragen wat het college met mijn vraag van 4 juni heeft gedaan en welke invloeden bevorderd hebben dat nu (tijdens het reces) maatregelen getroffen worden.

Zou je dit onder de aandacht van het college willen brengen en toevoegen aan de NDZ-raadsvragen? Betreffende vraag van 4 juni: Over de RMN stond vandaag weer een pers bericht in RTV Utrecht: "Onoorbaar gedrag nu echt aanpakken' Als het aan bestuursvoorzitter en Zeists wethouder Wouter Catsburg ligt, zijn die tijden voorbij. "We hebben een steviger HR-beleid opgesteld waarin we de problemen die ontstaan zijn door mensen die onoorbaar gedrag vertonen nu ook echt aanpakken", vertelt hij. "Daar zie je trajecten in ontstaan en dan kijken we hoe we van die mensen afscheid kunnen nemen."

Wil je de behandelend ambtenaar vragen of er over dit punt een RIB komt om de raad te informeren. Dit raakt de integriteit van RMN wat belangrijk is open in te zijn. groet, Jan Antwoord: Het AB van RMN heeft adequaat gehandeld door een extern onderzoek in te stellen. De financiële administratie, bedrijfsvoering en personele trajecten vielen onder de scope van het onderzoek. De aanbevelingen uit het onderzoek zijn overgenomen en hebben geleid tot een interimdirecteur en interim-hoofd Financiën. Voor toelichting op de beweegredenen en informatie over de nieuwe aansturing verwijzen wij u naar RIB 21.159 over de nieuwe aansturing binnen RMN. 13.

Over de RMN stond vandaag weer een pers bericht in RTV Utrecht: "Onoorbaar gedrag nu echt aanpakken' Als het aan bestuursvoorzitter en Zeists wethouder Wouter Catsburg ligt, zijn die tijden voorbij. "We hebben een steviger HR-beleid opgesteld waarin we de problemen die ontstaan zijn door mensen die onoorbaar gedrag vertonen nu ook echt aanpakken", vertelt hij. "Daar zie je trajecten in ontstaan en dan kijken we hoe we van die mensen afscheid kunnen nemen." Wil je de behandelend ambtenaar vragen of er over dit punt een RIB komt om de raad te informeren. Dit raakt de integriteit van RMN wat belangrijk is open in te zijn.

Met vriendelijke groet, Jan Bredius Zie ook antwoord bij vraag 1. Vanuit Zeist is er in het AB bij het DB op aangedrongen een RIB over de kwestie te schrijven, daarbij ook aangegeven dat hiervoor ook een verzoek ligt vanuit onze raad. Een meerderheid van het AB heeft gemotiveerd aangegeven hier geen behoefte aan te hebben. De maatregelen vloeien voort uit de gesprekken met de directeur secretaris welke door het DB eind maart zijn opgestart. Het door u genoemde persbericht heeft in dat proces geen rol gespeeld aangezien de RMN adequaat heeft opgetreden na melding van de misstand. Informeel overleg 21 september: Roy Luca 14. Graag horen wij graag de redenen van vertrek directeur. Vragen om uitleg RMN gang van Zaken. Voor & tijdens vakantie en vertrek directeur. Wat zijn daar uit de gevolgen en waarom zijn wij als raad niet voor de vakantie geïnformeerd En hoe gaan wij verder En wat heeft het financieel tot gevolg? Het vertrek van de directeur heeft ermee te maken dat een aantal deelnemende gemeenten er onvoldoende vertrouwen in hadden om met deze directeur toekomstige uitdagingen tegemoet te gaan. Zie ook RIB 21.159. Het AB zegt hierover het volgende: “Het Dagelijks Bestuur is in gesprek met de directeur gegaan.

Het Algemeen Bestuur concludeerde dat gezien de toenemende complexiteit in de afvalverwerking, de grote financiële uitdagingen waar gemeenten voor staan, voor de toekomstbestendigheid van RMN er ook een andere aansturing nodig is. Dat heeft ertoe geleid dat beide partijen tot de conclusie zijn gekomen dat het beter is dat de wegen scheiden. Het Algemeen Bestuur heeft op 17 juli jl. formeel besloten afscheid te nemen van directeur R. Schram.” Voor het reces was er nog geen formeel besluit genomen, omdat gesprekken over einde dienstverband van de directeur nog gevoerd werden. Zoals in de RIB omschreven is in dezelfde week dat er een akkoord lag, ook een persbericht rondgestuurd. Met het ontbinden van de arbeidsovereenkomst van directeur Rob Schram is een incidenteel bedrag van € 416.000,- gemoeid. Met nadruk willen we er op wijzen dat dit geen vetrekpremie is maar de kosten in verband met de regeling die wij getroffen hebben welke voldoet aan de eisen van de Wet Normering Topinkomens. Dit kunt u terugvinden in begrotingswijziging 2021.2. Zie ook PR 21.172, 12-10-2021. Onze zienswijze op de tweede begrotingswijziging van 2021 volgt spoedig. Vraag Niels de Kruijf – Zeister Belang (nav accountantsverslag en aanbevelingen) 15. Hoe lang gaat het nog duren voordat de RMN haar zaken op orde heeft, zodat we niet ieder jaar weer achter dezelfde feiten blijven aanlopen? 2021-08-29

Allereerst is het AB blij met de goedkeurende verklaring van de accountant op de jaarstukken. Zoals verwacht is er geen goedkeurende verklaring voor de rechtmatigheid. Reden hiervoor is dat de

aanbestedingen in het verleden niet correct zijn verlopen. Hierop is inmiddels actie op ondernomen door de inkoop te laten verlopen via Inkoopbureau Midden Nederland waar de expertise aanwezig is om te beoordelen of iets Europees aanbesteed dient te worden. Aangezien contracten uit aanbestedingen vaak een aantal jaren lopen zullen we er van uit moeten gaan dat we geen goedkeurende verklaring van de accountant krijgen totdat alle contracten van de incorrecte aanbestedingen zijn afgelopen en opnieuw zijn aanbesteed. Er wordt hard gewerkt bij RMN om gedane aanbevelingen van de accountant op te volgen. Zowel de aanbevelingen uit het accountantsverslag, als ook de aanbevelingen uit het onderzoek naar het tekort op de jaarrekening van RMN, geven duidelijke handvatten. Er zijn korte lijnen tussen het AB en de interim- directie, dat leidt tot een goede vertrouwensrelatie. Er zullen prioriteiten gesteld moeten worden in de opvolging van de aanbevelingen maar het opvolgen van de aanbevelingen van de accountant is één van de prioriteiten van de RMN. Het orde op zaken brengen bij RMN is niet van de een op de andere dag gedaan en zal aandacht blijven vragen. De hierboven genoemde aanbevelingen worden gedeeltelijk al opgevolgd. Zo wordt de hulp van Inkoopbureau Midden-Nederland ingeschakeld om inkoop en aanbestedingen correct te laten verlopen volgens Europese regelgeving.

Zo wordt een inhaalslag gemaakt. Ook heeft de nieuwe interim-directeur van RMN een duidelijke opdracht mee gekregen. Het komende jaar gaat hij aan de slag om zijn opdracht, die in lijn zijn met de aanbevelingen uit het onderzoek, uit te voeren. Punt is en blijft overigens wel dat we met z’n allen moeten blijven beseffen dat RMN en de deelnemers met grote en onzekere variabelen en fluctuaties zoals in afvalaanbod, rijksregels en marktprijzen (opbrengst voor grondstoffen, kosten voor afvalstromen) te maken hebben die enorm van invloed zijn op de lopende exploitaties. Dit gegeven afgezet tegen het feit dat een oorspronkelijke begroting ruim 1,5 jaar voor het exploitatiejaar moet worden vastgesteld is van betekenis voor de waarde c.q. hardheid van de geraamde uitkomsten. Juist daarom zetten we in op een informatief betere financiële administratie en gescheiden control zodat het bestuur van RMN eerder bij kan sturen en de deelnemers tijdig van informatie en indien nodig van noodzakelijke voorstellen voor bijstellingen kan voorzien.