Beantwoording raadsvragen geheim raadsvoorstel

Dit bestand is met ingang van 26 oktober 2023 openbaar.

Datum beantwoording Datum raad

: :

30 augustus 2023 05 september

FORMULIER (BEANTWOORDING) RAADSVRAGEN Soort Onderwerp

: :

Beantwoording vragen Geheim raadsvoorstel

Vragen ZeisterBelang Hiertoe uitgenodigd door het college van B&W heeft ZeisterBelang een aantal vragen/verzoeken: Graag ontvangen wij een volledige begroting met antwoord op:

1.

de impact op de ondernemers

De horeca en verblijfssector profiteren van de aanwezigheid van The Passion door de dagenlange aanwezigheid van de crew, maar ook de komst van bezoekers. Daarnaast kan een deel van het bedrijfsleven inspelen op de komst van The Passion naar Zeist, met speciale producten of campagnes die aan The Passion of het thema gekoppeld zijn. Zowel in de voorbereiding als rond het evenement zelf willen we de Zeister ondernemers alle ruimte bieden om de kansen te realiseren die The Passion hen biedt. We willen in aanloop naar The Passion al verschillende events en acties organiseren, samen met ondernemers en (culturele) partners. De organisatie van The Passion kan impact/consequenties hebben op de ondernemers bijvoorbeeld door het afsluiten van toegangswegen en het niet kunnen uitzetten van terrassen. Daarom is het van belang dat wij de ondernemers goed op de hoogte houden en met het in overleg gaan over de consequenties die dit event voor hen heeft. 2.

de impact op het ambtelijk apparaat

De organisatie van dit evenement vraagt veel van de gemeentelijke organisatie. Er moet een projectteam geformeerd worden en verschillende afdelingen zoals verkeer, openbare werken, communicatie en vergunningen hebben een grote rol. Een voorgaande gemeente, de gemeente Doetinchem, had 1 projectleider die gehele jaar bezig is geweest met het evenement en daarna nog een kernteam van 7 medewerkers die ook wekelijks uren hebben gemaakt voor dit evenement. We zetten ons in om zoveel mogelijk ambtelijke uren onder te brengen in de reguliere formatie bijvoorbeeld door de subsidies/bijdragen aan partijen die iets organiseren in het kader van The Passion uit te laten voeren door de accounthouders van de gemeente die ook de reguliere subsidies verstrekken. We verwachten dan ook dat het grootste gedeelte van de uren kan worden opgevangen door de huidige formatie. 3.

de impact op het milieu;

Enkele weken voorafgaand aan de uitzending worden meerdere muziekclips opgenomen, op diverse binnenlocaties en in de openbare ruimte. Locatiescouts van de producent zullen daarin – in samenspraak met gemeente Zeist – keuzes maken. Gemeente Zeist zal zorgdragen dat de buitenlocaties beschikbaar zijn (verkeersmaatregelen e.d.) en zorgt voor de juiste vergunningen. Het live-evenement vindt plaats op de openbare weg in Zeist. Mogelijk moet voor The Passion een vergunning Wet Milieu Bescherming (WMB) bij Provincie Utrecht worden aangevraagd. De handelingsplicht voor een vergunningscheck (vooraf) en aanvraag ligt exclusief bij de producent. Gemeente Zeist voert actief regie op dit proces. 4.

de impact op de (verkeers)veiligheid;

Het verkeers-/mobiliteitsplan is een zaak van gemeente Zeist. Vanwege de centrale ligging van Zeist verwachten we veel bezoekers uit heel Nederland, zowel met de auto als met het openbaar vervoer

(trein). Uitgaande van dagbezoek en publiek voor de uitzending zullen een openbaarvervoerverkeersplan en uitbreiding van parkeerruimte onderdeel van de planvorming zijn. Lokaal zullen ook tijdelijke verkeersmaatregelen worden getroffen, met een impact voor geheel Zeist (bijvoorbeeld door het afzetten van wegen en het in gebruik nemen van parkeerplaatsen). We zijn in overleg met de producent over de locatie van het podium en zetten in op dat de panden in het gebied toegankelijk blijven. 5.

de impact op de begroting van Zeist;

Om dit evenement te kunnen financieren hebben we in eerste instantie een inschatting gemaakt van de bruto kosten. We hebben dit geschat op € 625.000,-, waarvan € 275.00,- voor de inkoop van de productie en € 350.000,- voor overige (organisatie)kosten en side events. Het geschatte bedrag van € 350.000,voor overige organisatiekosten is gebaseerd op informatie van eerdere edities van The Passion, opgevraagd bij diverse organiserende gemeenten. Er is alternatieve dekking gevonden voor een deel van de kosten, te weten € 175.000,- om zo de kosten vanuit het RIOZ te beperken. Er wordt vanuit het RIOZ een bijdrage van € 450.000,- gevraagd. 6.

de impact op de bewoners van het centrum (en daarbuiten);

Uit eerdere edities weten we dat een evenement als The Passion zorgt voor trots, enthousiaste betrokkenheid en verbinding bij de inwoners van de gaststad. Het evenement is gratis toegankelijk en dus ook voor alle inwoners van Zeist mogelijk om mee te maken. Gedurende de dagen van opbouw-afbouw en het event zelf zullen bewoners van Zeist (vooral in het centrum) merken dat er een evenement plaats vindt. Er zullen toegangswegen afgesloten zijn en er vinden bouwwerkzaamheden plaats. We zetten in om de overlast voor de bewoners zoveel mogelijk te beperken en ze vooraf goed te informeren. 7.

de impact op de privacy.

The Passion heeft een beperkte invloed op de privacy. We zullen de inwoners van Zeist tijdig informeren over het event en waar en wanneer de opnames plaats gaan vinden. Inwoners kunnen hier dan rekening mee houden. In het bidbook wordt een bijdrage van 1,4 mln. genoemd. Welk bedrag wordt dit inclusief inflatiecorrectie? De totale begroting van The Passion 2024 bedraagt tenminste Euro 1.4 miljoen. Deze begroting wordt gefinancierd door bijdragen van NPO 1 en KRO-NCRV. Aangevuld met bijdragen van derden, zoals bijvoorbeeld in voorgaande jaren de PKN, Kansfonds, het regionale Bisdom en de stad waar het evenement plaatsvindt. De gemeente Zeist draagt € 275.000 bij. Onze bijdrage ligt vast, dit wordt niet meer ook al zal de totale begroting voor The Passion toenemen. De financiering van het totale event is de verantwoordelijkheid van de KRO/NCRV. Wie is de risicodrager van de meerkosten en waaruit bestaan deze? De gemeente Zeist betaald een bijdrage van € 275.000,- voor de inkoop van de productie. Voor de overige organisatiekosten hebben we een bedrag van € 350.000, - gereserveerd. In het bidbook staan de zaken die wij op ons moeten nemen als gaststad en waarvan wij risicodrager zijn. We weten uit eerdere edities dat we met een bedrag van € 350.000,- dit kunnen financieren.

Wij zetten ons in om ook andere financiers te benaderen zoals de Provincie Utrecht om de kosten voor de gemeente Zeist te beperken. Graag ontvangen wij het onafhankelijk onderzoeksrapport, zoals genoemd op pagina 4 van het bidbook. Zie bijlage Vragen van GroenLinks Namens de fractie van GroenLinks wil de navolgende aandachtspunten meegeven aan het college met betrekking tot de onderhandeling met de organisator en het op te stellen raadsvoorstel.

Onderhandel de bijdrage aan organisator omlaag

Wij hebben onderhandeld met Mediawater en de bijdrage van Zeist wordt € 275.000,-. Dat is € 50.000,- minder dan de gevraagde bijdrage. Verleid de provincie bij te dragen Op dit moment hebben we nog geen harde toezegging van de provincie Utrecht. Wel zijn wij in overleg met hen over mogelijke cofinanciering. Zij hebben aangegeven samen met ons te kijken naar mogelijkheden. Investeer in brede sponsorwerving We zijn aan het onderzoeken of er partners in Zeist zijn die openstaan voor cofinanciering. In ruil daarvoor zouden we ze een plek kunnen geven in de productie van The Passion. Dit is afgestemd met KRO-NCRV en zij staan (op voorwaarde dat het past binnen de mediawet) hiervoor open en zullen hier hun medewerking aan verlenen. Daarnaast zullen wij, zodra er positieve besluitvorming is over deelname, met de op te tuigen projectgroep aan de slag gaan om ondernemers en andere partners aan de organisatie van The Passion te binden, ook financieel. I.v.m. de geheimhoudingsplicht hebben we dit nu nog niet uitgebreid kunnen doen. Financier zoveel mogelijk uit gemeentelijke budget-bronnen die logisch passen bij de ontvangers zoals economie, horeca, retail, toerisme, cultuur, citymarketing. Hiermee zijn we aan de slag gegaan en we zullen een flink deel van de financiering uit dergelijke bronnen putten.

We zetten in op de volgende financieringsbronnen: Wat Bijdrage UVP Bijdrage economie Bijdrage cultuur Cofinanciering Provincie Cofinanciering partijen Totaal

Bedrag € 50.000,- (2023) € 50.000,-(2023) € 75.000,- (2023 en 2024) Nog onbekend Nog onbekend € 175.000

Faciliteer lokale side-events Zodra er positieve besluitvorming is over deelname, zullen we met de projectgroep aan de slag gaan om ondernemers en andere partners aan de organisatie van The Passion te binden, ook financieel. I.v.m. de geheimhoudingsplicht hebben we dit nu nog niet uitgebreid kunnen doen. Het organiseren van side-events, zodat we een jaarrond programma kunnen organiseren, is daarin voorzien. We willen dat The Passion een evenement van ons allemaal is, voor alle inwoners van Zeist. Daarom willen we heel 2024 in het thema van The Passion zetten. We betrekken onze inwoners, ondernemers en partners voor, tijdens en na de live uitzending. Om het jaarrond side events te kunnen organiseren reserveren we hiervoor een bedrag in onze begroting. We kijken naar mogelijkheden om bestaande evenementen te koppelen aan de Passion. Inventariseer (min of meer) gelijktijdige lokale evenementen om samenwerking te bevorderen of verdringing tegen te gaan Zie punt hierboven. Concretiseer maatregelen ter voorkoming van overbelasting van de ambtelijke staf De organisatie van dit evenement vraagt veel van de gemeentelijke organisatie. Er moet een projectteam geformeerd worden en verschillende afdelingen zoals verkeer, openbare werken, communicatie en vergunningen hebben een grote rol.

Een voorgaande gemeente, de gemeente Doetinchem, had 1 projectleider die gehele jaar bezig is geweest met het evenement en daarna nog een kernteam van 7 medewerkers die ook wekelijks uren hebben gemaakt voor dit evenement. We zetten ons in om zoveel mogelijk ambtelijke uren onder te brengen in de reguliere formatie bijvoorbeeld door de subsidies/bijdragen aan partijen die iets organiseren in het kader van The Passion uit te laten voeren door de accounthouders van de gemeente die ook de reguliere subsidies verstrekken. We verwachten dan ook dat het grootste gedeelte van de uren kan worden opgevangen door de huidige formatie. Vragen D66

Op het eind van de besloten raadsvergadering afgelopen dinsdag 4 juli, dat ging over ‘het evenement’, hebben we o.a. gesproken over het vervolg, met het streven naar een raadsbesluit eind augustus / begin september. Ik heb daarbij het belang aangegeven van het gezamenlijk doorlopen van een zorgvuldig proces, zoals we dat in elke raadscyclus normaal gezien doen: die van beeldvorming/ronde tafel => oordeelsvorming/debat => raadsbesluit (hoeven niet 3 avonden te zijn hoor , kan wellicht ook goed op 1 avond, als het maar gezamenlijk gebeurd en de stappen bewust worden doorlopen). Om dit proces te bespoedigen zijn de raadsleden op het eind van de vergadering uitgenodigd/aangemoedigd om eventuele punten / informatie e.d. t.b.v. het raadsvoorstel dat wordt opgesteld, z.s.m. mee te geven, zodat het RV kwalitatief gezien zo goed mogelijk en zo goed mogelijk gericht op de behoefte kan worden ingebracht in het raadsproces en daarmee een goede basis vormt voor de beeldvormende fase (en het vervolg daarop). Graag zou ik in dat kader de volgende punten / vraag naar informatie mee willen geven, om t.z.t. een zo goed mogelijk geïnformeerde en daarmee een zo goed mogelijke afweging te kunnen maken: 1.

Vergelijkingsmateriaal - Kosten: a. De gemeente subsidieert ook / besteedt middelen aan ook andere evenementen. Ik denk bijvoorbeeld aan Internationaal LiedFestival Zeist, Ashton Brothers en er zijn er vast nog meer (graag!), die natuurlijk nooit helemaal, maar wellicht wel enigszins vergelijkbaar zijn met ‘het evenement’. Ik ben daarom benieuwd naar informatie t.b.v. een vergelijking op de volgende aspecten: i.

Hoeveel is de directe bijdrage (het overmaken van €’s aan de betreffende evenementenorganisatie) van de gemeente in financiële middelen aan die evenementen, in vergelijking tot ‘het evenement’? Het Internationaal Liedfestival en de Zeister Muziekdagen (de 2 grotere evenementen) krijgen van ons een jaarlijkse subsidie van EUR 40.000 ieder. Om het te kunnen vergelijken met The Passion moeten we vermelden dat The Passion een gratis toegankelijk evenement is op openbaar terrein en veel meer bezoekers trekt dan het Liedfestival en de Zeister Muziekdagen. Een 1-op-1 vergelijking is derhalve lastig te maken.

ii.

Hoeveel is de ‘indirecte’ bijdrage (uren – evt. omgezet in €’s – en kosten van de gemeente voor projectorganisatie/-ondersteuning / vergunningverlening, etc.) aan die evenementen, in vergelijking tot ‘het evenement’? De indirecte bijdrage aan bedoelde evenementen is beperkt. Ambtelijke uren gaan zitten in afstemming met de organisaties over programmering, toekomstplannen, behandelen van subsidieaanvragen en overige afstemming. Per organisatie circa 40 uur op jaarbasis. De ambtelijke inzet rondom The Passion zal veel uitgebreider zijn, omdat hier een andere rol gevraagd wordt, namelijk organiserend i.p.v. faciliterend, met bijkomende werkzaamheden en ook verantwoordelijkheden. Daarnaast vraag het evenement The Passion meer uren omdat dit event plaats vindt in de openbare ruimte wat een hele andere organisatie vraagt dan een concert in de Broederkerk.

iii.

Wat zijn de kosten (uren / €’s) voor deze evenementen van andere maatschappelijke partners (ik denk aan politie / veiligheids-/hulpdiensten, etc.) die worden bekostigd vanuit overheidsmiddelen, in vergelijking tot ‘het evenement’? De kosten op dit vlak voor andere evenementen zijn minimaal omdat ze plaatsvinden op bestaande culturele podia (meestal binnen en doorgaans minder grootschalig zijn). Als ze wel buiten plaatsvinden, is dit de verantwoordelijkheid is van de organisatie zelf.

b. Ik kan me levendig voorstellen dat bovenstaande vragen niet op de € nauwkeurig zijn te geven; om een beeld te krijgen kan wat mij betreft ook een zo accuraat mogelijke ‘afronding’ / inschatting volstaan. 2.

Vergelijkingsmateriaal – Opbrengsten c.

Tegen dezelfde achtergrond als onder punt 1.a. genoemd (vergelijking met / informatie over andere ‘soortgelijke’ evenementen): iv. Wat is ca. het aantal (verwachte) bezoekers: 1. Totaal aantal, 2. Inwoners gemeente Zeist, 3. Bezoekers van buiten de gemeente. Bij The Passion verwachten wij (o.b.v. ervaringscijfers van The Passion in voorgaande jaren) circa 10.000 tot 20.000 bezoekers. Een splitsing tussen inwoners en niet-inwoners van Zeist is lastig te maken. We verwachten dat de helft van de bezoekers uit de gemeente Zeist zal komen en de rest van buiten Zeist. v. Wat betalen bezoekers voor hun bezoek aan het evenement (prijs entreekaartje)? The Passion is gratis toegankelijk. De toegangsprijzen voor het Internationaal Liedfestival liggen doorgaans rond EUR 20 – EUR 25, die van de Zeister Muziekdagen rond EUR 20 per ticket. Voor een kaartje voor de Slotconcerten betaald je ook zo’n € 25,-. vi. Wat is het bereik van de verschillende evenementen buiten de directe bezoekers? (die is voor ‘het evenement’ als genoemd) Net als voor The Passion, zit het indirecte bereik vooral in naamsbekendheid van Zeist en de culturele activiteiten in Zeist. De impact en omvang van dit bereik is echter een stuk beperkter dan bij The Passion, zowel in aantallen als in de verwachte diversiteit van de bereikte doelgroep.

d. Immateriële opbrengsten: bijvoorbeeld van de kans tot een ‘bijdrage in natura’ van en samenwerking tussen culturele-/ kunst- / sport- en andere organisaties. Zijn hierover harde afspraken gemaakt / te maken met de organisator / Mediawater TP/KRO-NCRV omroeporganisatie? Het is aan de gemeente om in Zeist partners aan te haken en met hen side events rondom The Passion te organiseren. Mediawater is hierin niet bepalend. De projectgroep zal hiermee aan de slag gaan. e. Een evenement in het algemeen en dus ook ‘het evenement’ zou kunnen worden gezien als investeringsafweging (kosten => opbrengsten). In dat licht: wat is de (verwachte) spinoff/kapitalisatiewaarde (opbrengsten voor bijv. ondernemers in Zeist) van de verschillende evenementen? (voor ‘het evenement’ zijn die reeds genoemd) De opbrengsten op het gebied van cultuur zijn lastig te kapitaliseren, maar we weten uit onderzoek dat cultuur bijdraagt geluk, welbevinden, een positieve invloed heeft op gezondheid en leefbaarheid in Zeist. De directe opbrengsten zijn te vinden in hotelovernachtingen, horecabestedingen e.d., maar zijn niet concreet in euro’s te vatten omdat we hier geen onderzoek naar doen. 3.

Co-financiering f.

Gezien de kapitalisatiewaarde: hoeveel dragen de ondernemers (in het algemeen en/of in het specifiek de ondernemersgroepen waar de opbrengsten vooral landen; m.n. horeca en verblijfssector) bij aan het evenement:

vii. viii.

In directe zin (reeds toegezegd en/of verwachting en/of wat is het streven van het college hierbij?) en/of Vanuit de reguliere ‘programma economie’-budgetten van de gemeente Zeist We zijn aan het onderzoeken of er partners in Zeist zijn die openstaan voor cofinanciering. In ruil daarvoor zouden we ze een plek kunnen geven in de productie van The Passion. Dit is afgestemd met KRO-NCRV en zij staan (op voorwaarde dat het past binnen de mediawet) hiervoor open en zullen hier hun medewerking aan verlenen. Daarnaast zullen wij, zodra er positieve besluitvorming is over deelname, met de op te tuigen projectgroep aan de slag gaan om ondernemers en andere partners aan de organisatie van The Passion te binden, ook financieel. I.v.m. de geheimhoudingsplicht hebben we dit nu nog niet uitgebreid kunnen doen.

We zetten in op de volgende financieringsbronnen: Wat Bijdrage UVP Bijdrage economie Bijdrage cultuur Cofinanciering Provincie Cofinanciering partijen Totaal

Bedrag € 50.000,- (2023) € 50.000,-(2023) € 75.000,- (2023 en 2024) Nog onbekend Nog onbekend € 175.000,-

g. Wat is er al bekend (‘hard’/ toegezegd en/of ‘zacht’/verwacht) over financiële bijdragen van anderen (zoals Provincie Utrecht)? Op dit moment hebben we nog geen harde toezegging van de provincie Utrecht. Wel zijn wij in overleg met hen. Zij hebben aangegeven samen met ons te kijken naar mogelijkheden. Daarnaast zijn we in onderhandeling met de KRO-NCRV over de bijdrage van de gemeente Zeist voor de inkoop van het event. 4.

Risico’s h. Wat zijn de (financiële) risico’s van ‘het evenement’? (kans*omvang/impact) Het risico is dat kosten hoger uitvallen dan vooraf begroot door onvoorziene omstandigheden of dat opbrengsten lager zijn dan begroot door tegenvallende cofinanciering. De risico’s van uitblijven van bezoekers en/of televisiekijkers zijn laag, omdat de jarenlange ervaring een goede basis geeft voor inschatting hiervan.