251028 Presentatie informatiebijeenkomst over de ambtelijke organisatie

Het HR perspectief op de ambtelijke organisatie Zeist Informatiebijeenkomst voor de raad - 2025

Programma

Openingswoord door Joyce Langenacker & René Grotens

Toelichting op cijfers, arbeidsmarkt door Dorien Brunt (manager P&O) Toelichting op de HR visie en strategie en thema’s Ruimte voor vragen en dialoog vanuit de Raad 2

Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

Visie op focus organisatie

 René Grotens – gemeentesecretaris

3

Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

Toelichting cijfers en arbeidsmarkt

De gemeentelijke organisatie - Bezetting Oktober 2024 556 fte en 651 (inhuur)medewerkers

Oktober 2025 582 fte en 656 (inhuur)medewerkers  448 medewerkers met een vaste arbeidsovereenkomst  121 medewerkers met een tijdelijke arbeidsovereenkomst  70 fte, 87 inhuurkrachten (als ZZP-er of via detachering) 2024 Instroom 85 medewerkers en uitstroom 51 medewerkers 2025 Instroom 199 medewerkers en uitstroom 51 medewerkers 5

Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

Grootste stijgers: ▪ Energie & Duurzaamheid ▪ Ruimtelijke Ontwikkeling ▪ Griffie ▪ Beheer Openbare Ruimte ▪ Samen Leven

De gemeentelijke organisatie - Bezetting Gemiddelde duur van een dienstverband is 6,8 jaar (2025).

Bezetting verdeeld over leeftijdscategorieën

21,65%

65+

3,35%

60-64 56,16%

10,21%

55-59

22,18%

11,27%

45-54

24,82%

35-44

26,05%

25-34 10 jaar of meer

3 tot 10 jaar

Korter dan 3 jaar

0-24 0,00%

 20 vrouwelijke leidinggevende  17 mannelijke leidinggevende

Man 38% Vrouw 62%

6

Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

22,71% 1,58% 5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

De gemeentelijke organisatie - Instroom Binnen het Sociaal Domein zijn 95 medewerkers overgenomen van drie werkgevers

De meeste nieuwe collega’s zijn gestart binnen de teams:  Sociaal Domein  Informatievoorziening  Ruimtelijke Ontwikkeling

7

Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

De gemeentelijke organisatie - Uitstroom  Vergelijkbaar met 2023/2024, maar met hogere bezetting.  Gelijk verdeeld over leeftijden, stijging bij 55+.  Meesten vertrekken vrijwillig, maar meer beëindigingen door werkgever dan vorig jaar.  Hoogste uitstroom bij Sociaal Domein, Publieke Veiligheid en Handhaving.

 Reden uitdienst is opeenstapeling van meerdere factoren. Factoren die de grootste rol spelen zijn: • Doorgroeimogelijkheden • relatie met leidinggevende • werk/privébalans

8

Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

De gemeentelijke organisatie - Uitstroom

 AOW-leeftijd aankomende jaren

9

Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

De gemeentelijke organisatie - Verzuim  Ziekteverzuim in 2024 – 8,9 %  Ziekteverzuim in 2025 – 8,02 % 86,8% (extra) lang verzuim Verzuim ligt hoger dan het gemiddelde in gemeenten van soortgelijke grootte Oorzaken verzuim:  psychische aandoeningen en gedragsstoornissen grotendeels  weinig ‘bewegingsapparaat’  Overig medisch zijn bijvoorbeeld hartproblemen of kanker

11 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

De arbeidsmarkt – landelijke ontwikkelingen I Spanning op de arbeidsmarkt  Het aantal vacatures nam in het tweede kwartaal af met 7000 en het aantal werklozen met 4000.  De spanning op de arbeidsmarkt bleef hierdoor gelijk: voor elke 100 werklozen waren er 101 openstaande vacatures.  Opvallend: heropleving van de krapte (van 33,9% toch weer naar 36,3%) suggereert dat de arbeidsmarkt nog verre van in balans is, ondanks eerdere verwachtingen van stabilisatie.  Wet DBA (van ZZP naar loondienst?) zorgde in 2025 voor 122.000 overstappers. NB: totale ZZP populatie kromp met slechts 30.000 in Q1 en Q2 bleef gelijk.  Dus… instroom blijft, dynamiek blijft deels in evenwicht. • Overstappers kiezen voor detachering i.p.v. direct vaste dienst. • Uit onderzoek (Werk&) blijkt: overgrote deel ZZP’ers wil onder geen beding terug naar loondienst. 13 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

De arbeidsmarkt – Gemeente Zeist  Moeilijk vervulbare vacatures kosten tijd, energie en financiële middelen: Ruimtelijke Ontwikkeling, Financiën, Sociaal Domein, Beheer Openbare Ruimte en Informatievoorziening.

Wet DBA in Zeist:  Doel: terugdringen inhuur ZZP want we willen compliant zijn • Januari 2025: 82 ZZP’ers die niet voldoen aan wet DBA • oktober 2025: 47 ZZP’er die niet voldoen aan wet DBA • januari 2026: mogelijk +/- 10 ZZP’ers die niet voldoen aan wet DBA - zullen worden meegenomen in risicoparagraaf  Beter in kaart waar de kansen liggen om inhuur te vervangen door vaste medewerkers  Niet elke plek draait uit op de conclusie eigen werving: o Moeilijk vervulbare rollen, onderbouwd door arbeidsmarktcijfers o Tijdelijkheid van de rol o Specialistische functie o Als inhuur toch nodig is èn de opdracht niet geschikt voor een ZZP'er, dan via inzet van detachering

14 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

HR strategie in Zeist

HR strategie

Vinden binden behouden Bevlogen en vitale organisatie

Leren en ontwikkelen HR in control 16 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

Vinden, binden en behouden Met een sterk werkgeversmerk kunnen we op efficiënte wijze gemotiveerde werknemers aantrekken in de aantallen en met de snelheid waar de organisatie behoefte aan heeft. De nieuwe collega’s landen prettig in een veilige organisatie en op hun functie waarbij de vooraf gewekte verwachtingen worden waargemaakt. Structurele formatie inrichten geeft rust in de teams en kennis en leerontwikkeling blijft in huis. Inzetten op behoud is voor de invloed op veranderkracht van de organisatie van groot belang. Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025 17

Vinden, binden en behouden - aanpak werken bij gemeente Zeist: buitengewoon bijzonder!  Employee Value Proposition opgesteld (EVP): strategisch werkgeversverhaal gebaseerd op de meningen en verhalen van onze eigen medewerkers en directie o Basis voor een sterk werkgeversmerk; o Belofte aan de arbeidsmarkt; o Pay-off: buitengewoon bijzonder  Deze maand wordt de nieuwe werkenbij website gelanceerd  Nieuwe content – we draaien recruitment marketing campagnes en zijn zichtbaar op schermen in de Zeister buitenruimte  Het interne werving & selectieproces is verbeterd. Hiermee werken we efficiënter en hebben we meer tijd, aandacht en specialisme voor de verschillende vacatures. 18 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

Vinden, binden en behouden - resultaat Wat levert deze aanpak op  Een significante stijging van het aantal reacties per vacature  Meer aangenomen kandidaten ook op moeilijk vervulbare rollen  Meer focus en toewijding van de Corporate Recruiters binnen de teams: ruimte om creatievere oplossingen te vinden  Het vergroten van de bekendheid van het werkgeversmerk Zeist

19 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

Vinden, binden en behouden Waar werken we de komende tijd aan

21 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

Bevlogen en vitale organisatie Bevlogen medewerkers, die blijvend werken aan hun inzetbaarheid, leveren de beste bijdrage en zijn de beste leveranciers van het maatschappelijk geluk. Ze zijn vitaal en werken met trots en plezier. We werken vanuit een vitaliteitsbeleid waarin aandacht is voor de curatie (herstel), preventie (behoud) en amplitie (versterking) van de vitaliteit van onze medewerkers. 23

Bevlogen en vitale organisatie

24 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

Wat hebben we afgelopen jaar gedaan? Interventies naar aanleiding van het bevlogenheidsonderzoek: • Organisatieniveau: • Meer duidelijkheid en nabijheid gecreëerd door organisatieveranderingen • Leiderschapsontwikkeling • Verzuimdag, effect metingen bevlogenheid, sociaal medisch overleg, preventief spreekuur bedrijfsarts. • Beleid voor duurzame inzetbaarheid vernieuwd • Teamniveau: • Focus op teamontwikkeling om geleerde lessen door te vertalen. • Structuur en duidelijkheid versterkt via afspraken en jaarplannen. • Individueel niveau: • Aandacht voor persoonlijke zingeving en (loopbaan)ontwikkeling. • Stimuleren van proactief gedrag (o.a. via Mindfit en Playful Workdesign). 25 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

Bevlogen en vitale organisatie Waar werken we de komende tijd aan?

overstap naar nieuwe arbodienst

bevlogenheid als continu gespreksonderwerp in de teams

verzuimanalyses

Nieuwe meting bevlogenheidsonderzoek

27 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

Teaminterventies om proactief gedrag te bevorderen, bevlogenheid te versterken en signalen klachten te herkennen.

Bewustwording van generatie uitdagingen bij verzuim (bijv overgang en mantelzorg)

28

Leren en ontwikkelen Leren en blijven ontwikkelen om wendbaar te blijven in een snel veranderende wereld, zodat medewerkers optimaal bijdragen. Dit maakt ons een aantrekkelijke werkgever en versterkt de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Als lerende organisatie geven we ruimte voor reflectie en persoonlijke groei. Zo bereiden we ons voor op de toekomst en zorgen we dat medewerkers klaar zijn voor nieuwe uitdagingen, zoals moeilijk vervulbare functies en de vaardigheden van de 21ste eeuw.

Leren & ontwikkelen Waar werken we de komende tijd aan?

voorbereiden van medewerkers op toekomstige uitdagingen

integreren van leren en ontwikkelen in dagelijks werk (informeel leren)

meer aandacht voor teamontwikkeling:

verder ontwikkelen van lerende organisatie:

digitaal leiderschap

leerrendement vergroten

gedrag, vaardigheden en reflectie.

structuur aanbrengen voor evaluaties, feedback en kennisdeling

thema’s in leerlijnen en ontwikkelgesprekken met SPP als basis

29 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

leiderschapsontwikkeling

32

HR in control Continu werken (met HR data) aan een solide basis voor HR beslissingen en het optimaliseren van HR-processen, zodat we beter kunnen inspelen op de behoeften van medewerkers en de organisatie. Dit alles om een goede en aantrekkelijke werkgever te kunnen zijn.

HR in control Waar werken we de komende tijd aan?

strategische personeelsplanning in snel veranderende wereld en meerjarentekort

aflopen van UVP gelden en doorlopende contracten of ambities

34 Presentatie informele raadsbijeenkomst 28 oktober 2025

verder met HR data en analyse

evalueren veilig publieke taak RI&E

verder stimuleren duurzaam reizen (ook dienstreizen)

Vragen? Gemeentehuis Het Rond 1, Zeist Telefoon 14 030 zeist.nl