251028 Informatiebijeenkomst ambtelijke organisatie - P&O in cijfers 2024

Elk jaar brengt A&O fonds Gemeenten de Personeelsmonitor Gemeenten uit: de benchmark voor HR-kengetallen van gemeenten. Een goed moment om de inzichten in trends en ontwikkelingen op de Nederlandse arbeidsmarkt in het algemeen en die van gemeenten in het bijzonder te vergelijken met de trends en ontwikkelingen die binnen de gemeente Zeist worden gezien. Onderwerpen die aan bod komen zijn de bezetting, in- en uitstroom, externe inhuur, ziekteverzuim en opleiding en ontwikkeling en salarisontwikkelingen.

Bezetting Het aantal medewerkers dat werkzaam is bij Nederlandse gemeenten is al meerdere jaren in beweging. Verschillende factoren spelen hierbij een rol, zoals taken die het Rijk overhevelt naar de gemeente en transities gericht op energie en duurzaamheid. Hieronder worden enkele kenmerken van de omvang en opbouw van de bezetting van de gemeente Zeist weergegeven.

De gemeente Zeist heeft een vrij stabiel aantal medewerkers in dienst, met een gemiddeld parttime percentage van ongeveer 0,91. In 2025 zal de bezetting binnen de organisatie toenemen. Dit komt onder andere doordat 95 consulenten Sociaal Team en Centrum voor Jeugd en Gezin, die in 2024 worden ingehuurd via drie verschillende werkgevers, in diensttreden bij de gemeente Zeist. Daarnaast draagt het in dienst nemen van eerder extern ingehuurde krachten bij aan de stijgende bezetting. Een belangrijke oorzaak hiervan is de opheffing van het handhavingsmoratorium op de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA). Deze wijziging maakt het minder aantrekkelijk om langdurig gebruik te maken van externe inhuur en stimuleert de keuze voor vaste dienstverbanden.

Leeftijd De leeftijdsopbouw in de gemeente Zeist is vergelijkbaar met andere gemeenten van een vergelijkbare omvang. De verschillende leeftijdsgroepen zijn vrij gelijkmatig verdeeld over het personeelsbestand, wat betekent dat er een mix is van ervaring en jongere instroom. De uitdaging kan liggen in het behoud van de jongere generatie die in het algemeen sneller wisselt van werkgever door bijvoorbeeld een gebrek aan ontwikkelkansen.

Tevens heeft Zeist in verhouding tot vergelijkbare en alle gemeenten een hoog percentage leeftijd 35-45 jaar in dienst. Dit kan een kwetsbare groep zijn voor verzuim met als rede uitval

werk-privé balans. Gemiddeld over 2024 was 16% van deze leeftijdsgroep arbeidsongeschikt, waarbij 80% lang tot extra verzuim betreft. De uitstroom als gevolg van het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd neemt richting 2026 toe en biedt de gemeente Zeist nu nog de kans om voor te sorteren op tijdige overdracht van kennis en ruimte voor eventueel afbouw en overgang naar de volgende levensfase. Zeist heeft in verhouding tot vergelijkbare en andere gemeenten een kleinere doelgroep in de leeftijd van 55-65 jaar. Dit kan gunstig zijn t.a.v. uitstroom pensioen en mogelijk kennisverlies. De datum van uitstroom kan in individuele gevallen vervroegd worden, indien er sprake is van recht op RVU of vroegpensioen.

Span of control De afgelopen jaren is de span of control van leidinggevenden binnen gemeenten gestaag toegenomen. Met andere woorden: leidinggevenden gaven leiding aan steeds meer medewerkers. In 2024 zien we voor het eerst een lichte daling in deze trend, ook binnen de gemeente Zeist. Vooruitkijkend naar 2025 verwachten we dat de span of control verder zal afnemen, onder andere door de komst van nieuwe teamleiders en het opsplitsen van bestaande teams. De teamleiders nemen daarbij een deel van de HR-taken over van de teammanagers, waardoor deze beter worden ondersteund en ontlast in hun dagelijkse werkzaamheden. Wat betreft de samenstelling van het leidinggevend kader blijft het aandeel vrouwelijke leidinggevenden in Zeist stabiel op 50%, gelijk aan het percentage in 2023. Dit ligt boven het gemiddelde van vergelijkbare grote gemeenten, waar het aandeel vrouwelijke leidinggevenden 45% bedraagt.

In- en uitstroom De gemeente Zeist heeft nog steeds te maken met een groeiend aantal vacatures, vanwege een groeiend aantal taken en vervanging bij verloop of tijdelijke projecten. Ook zien we een hoog uitstroompercentage vergeleken met de landelijke trend. Hier staat tegenover dat ook het instroompercentage bij Zeist een stuk hoger ligt dan het gemiddelde.

Instroom In 2024 zijn circa 85 nieuwe medewerkers in dienst getreden bij de gemeente Zeist. De meeste nieuwe collega’s startten in de teams Energie en Duurzaamheid, Publiekszaken, Personeelszaken, Ruimtelijke Ontwikkeling, Sociaal Domein WMO en Sociaal Domein Jeugd. Door de aanhoudend krappe en concurrerende arbeidsmarkt blijft in 2024 de benodigde investering in tijd, energie en middelen per aanname toenemen. Dit zien we met name terug binnen de domeinen waar de vacatures moeilijk vervulbaar zijn. Dit geldt met name Ruimtelijke Ontwikkeling, Financiën, Sociaal Domein, Beheer Openbare Ruimte en Informatievoorziening. Op deze domeinen wordt in verhouding uiteindelijk ook het meest ingehuurd na een onsuccesvol verlopen eigen werving.

Aanpak werving van nieuwe medewerkers Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, is de gemeente Zeist in 2024 gestart met een groot arbeidsmarktproject. De organisatie heeft een Employee Value Proposition (EVP) laten opstellen: het échte werkgeversverhaal van Zeist. Op basis van dit EVP zijn er nieuwe foto’s en video’s gemaakt en is de basis gelegd voor een grote campagne in 2025. Eind 2024 is de structuur binnen het team recruitment aangepast en uitgebreid. Dit biedt de mogelijkheid om meer aandacht en specialisme toe te voegen aan de verschillende domeinen, en meer ruimte te creëren voor extra wervingsinspanningen en creatieve oplossingen. Zo wordt er, met name op domeinen met moeilijk vervulbare functies, veel intensiever gebruikgemaakt van het direct benaderen van latent werkzoekenden (sourcing). Daarnaast is er in 2024 een start gemaakt met het zelf ontwikkelen en uitzetten van vacatureadvertenties op de platformen van Meta. Ook is er op landelijk niveau, in samenwerking met het A&O-fonds, een algemene campagne ontwikkeld gericht op werken bij een gemeente. Gemeente Zeist heeft als lid van de stuurgroep actief aan deze campagne meegewerkt.

Resultaten In de afgelopen jaren was er een trend waarbij het aantal uitgezette vacatures bleef stijgen, terwijl het aantal reacties per vacature juist afnam. In 2024 is op dit laatste punt een positieve ontwikkeling zichtbaar: dankzij diverse inspanningen, een creatievere wervingsaanpak en onder andere digitale advertenties op de Meta-platformen, steeg het gemiddelde aantal reacties per vacature naar 7,9 (ten opzichte van 7,0 in 2023).Deze lijn zet zich voort met een gemiddelde van 10,9 reacties per vacature in het eerste kwartaal van 2025. De inzet van het werkgeversverhaal in diverse campagnes vergroot de zichtbaarheid en herkenbaarheid van de organisatie (onze digitale voetafdruk). Dit zal in toenemende mate leiden tot effectievere en efficiëntere werving. Kort gezegd: meer kwalitatieve reacties per

vacature tegen lagere kosten. Ook zal op termijn de noodzaak tot externe inhuur afnemen wanneer eigen werving succesvoller wordt. Dit is een belangrijke doelstelling, gezien het hoge percentage externe inhuur ten opzichte van het landelijk gemiddelde voor gemeenten.

Uitstroom In 2024 hebben 52 medewerkers de gemeente Zeist verlaten. Dit resulteert in een uitstroompercentage van circa 13%. Daarmee zien we opnieuw een lichte daling ten opzichte van eerdere jaren: in 2022 was het uitstroompercentage 16,8%, en in 2023 daalde dit verder naar 15,2%. Ondanks deze dalende lijn ligt het percentage nog steeds boven het gemiddelde uitstroompercentage van vergelijkbare gemeenten.

Een belangrijke externe factor die waarschijnlijk bijdraagt aan de relatief hoge uitstroom is de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt. Medewerkers ervaren daardoor meer overstapmogelijkheden, met name in sectoren waar hun kennis en ervaring zeer gewild zijn. De lichte daling van het uitstroompercentage zou verklaard kunnen worden door de flinke investering die wordt gedaan tijdens de onboardingsfase.

Meer dan 70% van de medewerkers die de organisatie in 2024 hebben verlaten, heeft zelf de arbeidsovereenkomst opgezegd. De meeste opzeggingen vinden plaats binnen de eerste drie jaar van het dienstverband. Dit kan duiden op een mismatch tussen verwachting en ervaring, of op onvoldoende binding in de beginfase.

Wie gaan uit dienst? De uitstroom is niet gelijk verdeeld over de organisatie. In 2024 zijn er in de volgende teams vijf of meer medewerkers vertrokken: Informatievoorziening, Publiekszaken, Ruimtelijke Ontwikkeling, Samen Leven en Veilige Vitale Wijken.

Uitstroom per team 7 6 5 4 3 2 1 0

6

1

2

1

1

1

6

2

5

3 1

1

1

6

6 4 2

1

De meeste uitdiensttredingen komen voor in de eerste 2 jaar van het dienstverband en de leeftijdscategorie 25 tot 45 jaar. Het aandeel van uitstromers jonger dan 35 jaar was over 2024 bijna 23%, voor de vergelijkbare gemeente geldt een bijna gelijk percentage van 21,3%. Dit zijn vaak medewerkers die zich in een cruciale fase van hun carrière bevinden en mogelijk op zoek zijn naar verdere ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden. Dit zien we ook terug in de uitkomsten van de vertrekgesprekken en ingevulde uitdienstvragenlijsten.

Aantal uit dienst over dienstjaren

Sinds 2024 beschikt de organisatie over een in- en uitstroomdashboard, zodat er steeds meer inzicht is in de personeelsbewegingen binnen de organisatie. Uit de analyse blijkt dat medewerkers niet om één enkele reden uit dienst gaan. Het betreft vaak een combinatie van factoren, waarbij met name de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroei, en de relatie met de leidinggevende een grote rol spelen. Andere genoemde factoren zijn de arbeidsvoorwaarden en het gebrek aan erkenning en waardering. De meeste uitstromende medewerkers vinden na vertrek een nieuwe baan binnen de (lokale) overheid, zo blijkt uit de uitkomsten van de uitdienstvragenlijst. In 2024 zijn er vier medewerkers met (vervroegd) pensioen gegaan. Dit is weinig in verhouding tot wat er nog aankomt. In 2025 zullen vijf medewerkers de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken, en in 2026 zullen dat er elf zijn. Dit betekent een verlies van, in veel gevallen, waardevolle kennis voor de organisatie.

Externe inhuur In 2024 gaven gemeenten van vergelijkbare grootte als de gemeente Zeist gemiddeld iets minder uit aan externe inhuur: het aandeel ten opzichte van de loonsom daalde van 27,5 procent in 2023 naar 24,2 procent in 2024. In 2024 zijn de kosten voor externe inhuur bij de gemeente Zeist met 3,3% gedaald ten opzichte van de loonsom vergeleken met 2023. Binnen de totale uitgaven aan externe inhuur vormen zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) de grootste kostenpost: • • •

34% betreft directe inzet van zzp’ers, 25% betreft zzp’ers die via een bureau worden ingehuurd, en 41% van de kosten heeft betrekking op detachering.

Het totale medewerkersbestand van de gemeente Zeist bestaat voor 69% uit vaste medewerkers en 31% uit flexibele schil (inhuur). Het aantal inhuurkrachten ligt wat hoger dan het gemiddelde bij gemeenten van vergelijkbare grootte, namelijk 76% versus 24%. In 2024 zijn er iets meer dan 100 nieuwe inhuurkrachten ingestroomd, de meeste daarvan bij de afdelingen Informatievoorziening (13), Projectbureau (13) en Beheer Openbare Ruimte (9).

Dit geeft aan dat externe inhuur nog steeds een substantieel deel was van de personeelsstrategie. De gemiddelde opdrachtduur van deze inhuurmedewerkers is 13 maanden, tegen een tarief van gemiddeld € 95,- excl. BTW en een gemiddeld aantal uren per week van 26 uur. Het aantal gemeenten dat actief beleid voert om externe inhuur te beperken, is in 2024 toegenomen – van 50 procent in 2023 naar 57 procent in 2024. Ook de gemeente Zeist zet in op het terugdringen van externe inhuur. Inhuur biedt een waardevolle oplossing voor continuïteit bij langdurige ziekte, overbrugging bij nog niet vervulde vacatures, behoefte aan specialistische expertise en tijdelijke projectuitbreiding. De gemeente Zeist streeft echter naar een betere balans tussen vaste medewerkers en inhuur, om meerdere redenen. Inhuur weegt financieel zwaarder, kennis blijft minder goed behouden na vertrek van externe krachten en herhaaldelijke inwerkprocessen leggen extra druk op vaste medewerkers.

Wet DBA De aangekondigde opheffing van het handhavingsmoratorium van de Wet DBA heeft bij de meeste gemeenten ertoe geleid dat de inzet van ZZP’ers sterk wordt teruggedrongen. Ook de gemeente Zeist heeft in 2024 haar inhuuropdrachten geanalyseerd. Daarbij zijn zzp-opdrachten beoordeeld op basis van criteria van de Belastingdienst en aanvullende jurisprudentie (zoals het Deliveroo-arrest). Bij contracten met een hoog risico op schijnzelfstandigheid zijn alternatieven onderzocht, zoals tijdelijke aanstellingen of inhuur via detachering. Om de afhankelijkheid van externe inhuur door openstaande vacatures te verminderen, is het recruitmentteam versterkt en is een Employer Value Proposition opgesteld, zodat de gemeente Zeist zich sterker kan presenteren op de arbeidsmarkt en gerichter nieuw talent kan aantrekken, ook bij behoefte aan tijdelijke personele capaciteit.

Ziekteverzuim Het landelijke ziekteverzuim percentage ligt in 2024 op 5,2%. Bij organisaties met meer dan honderd medewerkers ging het percentage iets omhoog, van 6,0 naar 6,1 procent. Het verzuim bij gemeenten blijft structureel hoger dan in veel andere (publieke) sectoren. Het verzuimpercentage bij de gemeente Zeist lag in 2024 met 8,9% ruim twee procent boven het gemeentelijk gemiddelde van 6,7%. Het verschil met vergelijkbare gemeentegrootte is zelfs nog iets groter (6.2%).

Verzuimduurklasse Kijkend naar de verzuimduur is het lange verzuim (43 tot en met 365 kalenderdagen) als het extra lange verzuim (366 of meer kalenderdagen) gestegen ten opzichte van 2023. Het hoge lange en extra lange verzuim in de gemeente Zeist gaat deels ten koste van het korte en middellange verzuim. Dit betekent dat niet alleen meer medewerkers langdurig uitvallen, maar ook dat kort verzuim vaak niet tijdig wordt gekeerd, wat resulteert in lang verzuim.

Verzuimfrequentie & nulverzuim In het gemiddeld aantal verzuimmeldingen per medewerker is over 2024 ook een verschil te zien tussen de gemeente Zeist en andere gemeenten. In de gemeente Zeist verzuimden medewerkers gemiddeld iets minder dan één keer per jaar (0,83). Dit betekent een daling ten opzichte van 2024 (1,01) en is ook lager in vergelijking met het landelijk gemiddelde (0,96). Het aantal medewerkers dat in de gemeente Zeist helemaal niet verzuimde in 2024 was 42,5%, terwijl dit in andere gemeenten gemiddeld 45% was. In gemeenten van vergelijkbare grootte was dit 46,2%. De combinatie van een stijgend verzuimpercentage, een toenemend aandeel langdurig verzuim en een dalende verzuimfrequentie laat een duidelijk beeld zien: er melden zich minder medewerkers ziek, maar wie zich ziek meldt, is gemiddeld langer afwezig.

Verzuimoorzaken Uit het Jaarverslag van de arbodienst Zorg van de Zaak 2024 blijkt dat psychische aandoeningen en gedragsstoornissen verantwoordelijk zijn voor 57,1% van de verzuimmeldingen binnen de gemeente Zeist. Dit is een duidelijke stijging ten opzichte van 2023, toen dit aandeel nog 51,5% bedroeg.

De groep van verzuimende medewerkers met burn-out klachten is toegenomen. Een mogelijke verklaring hiervoor is de hoge mate van loyaliteit, betrokkenheid en verantwoordelijkheid van de medewerkers. Er komen steeds meer taken bij zonder dat er taken worden afgestoten, wat resulteert in een hoge werkdruk. Deze werkdruk wordt verder versterkt door de vele vacatures, veel vragen en verzoeken vanuit de politiek en de samenleving, het ziekteverzuim van anderen en de noodzaak om nieuwe collega's in te werken. Dit onderstreept het belang van het welzijn van medewerkers en het bevorderen van hun mentale gezondheid en bevlogenheid .

Overig medisch 35%

Bewegingsa pparaat 8%

VERZUIMDE DAGEN Overig medisch

3876

Psychische aandoeningen en gedragsstoornissen Psychische aandoening en en gedragssto ornissen 57%

5807

Bewegingsapparaat

442 0

1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000

Actie en interventies Ondanks de ingezette acties en interventies in 2023 zien we in 2024 toch een algehele stijging van het verzuim bij de gemeente Zeist. Daarom zijn in 2024 meerdere ontwikkelingen in gang gezet om meer, en vooral duurzaam, grip te krijgen op het verzuim en dit terug te dringen. Het effect van dergelijke ontwikkelingen en acties is op langere termijn te verwachten.

Bevlogenheidsonderzoek In 2024 is een pilot gestart met een onderzoek onder de medewerkers naar bevlogenheid. Een bevlogen medewerker kenmerkt zich door energie, grote betrokkenheid en het op een plezierige manier opgaan in het werk. De tegenhanger van bevlogenheid is burnout of burnout-achtige klachten. Op basis van de resultaten van meerdere metingen zijn interventies ingezet op drie niveaus: individueel, team- en organisatieniveau. Doel is om de bevlogenheid te verhogen en burnoutklachten te verminderen.

Sociaal medisch overleg Vanuit het doorontwikkelde dashboard verzuim, en met behulp van signaleringsfuncties in het systeem, zijn leidinggevenden, met advies van P&O, beter in staat om tijdig het gesprek aan te gaan met medewerkers. Ook is in 2024 meer gebruikgemaakt van het Sociaal Medisch Overleg (leidinggevende, bedrijfsarts en P&O-adviseur) om de re-integratie en terugkeer van medewerkers vorm te geven.

Span of attention Een andere belangrijke organisatorische ontwikkeling, passend bij onze waarde ‘nabijheid’, is

de mogelijkheid om teams in te richten en aan te vullen met teamleiders. Hierdoor komt de span of attention beter in balans en is er meer direct contact tussen medewerker en leidinggevende, zowel in één-op-één-gesprekken als tijdens het jaarlijkse Goede Gesprek.

Bijeenkomst voor leidinggevenden Gezien het grote aandeel van psychische aandoeningen in het verzuim, wordt in 2025 een bijeenkomst voorbereid voor leidinggevenden. Hierin krijgen zij handvatten om beter om te gaan met medewerkers die (dreigen) uit te vallen door psychische klachten en hoe zij daarin het verschil kunnen maken.

Opleiding en Ontwikkeling In 2024 is binnen de gemeente Zeist gericht geïnvesteerd in leren en ontwikkelen, met een duidelijke focus op het versterken van de bevlogenheid van medewerkers. Gezien de beperkte bezetting (0,5 fte) op dit thema zijn prioriteiten gesteld die nauw aansluiten bij de strategische doelen van de organisatie. Gemeenten geven landelijk gemiddeld €1.225 per medewerker per jaar uit aan opleiding en ontwikkeling. In de gemeente Zeist ligt dit bedrag in 2024 met gemiddeld €1.086 per medewerker iets lager dan het landelijk gemiddelde.

De aanpak in Zeist weerspiegelt landelijke trends. Volgens de Personeelsmonitor Gemeenten 2024 zet 47% van de gemeenten in op leren en ontwikkelen als instrument om medewerkers te behouden. Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat 87% van de gemeenten ontwikkelgesprekken inzet als effectief mobiliteitsinstrument. De invoering van het Goede Gesprek in Zeist sluit hier goed op aan. Ontwikkeling is een vast onderdeel van dit gesprek, waarmee het eigenaarschap voor leren verder wordt versterkt.

Interventies op basis van bevlogenheidsonderzoek De interventies zijn vooral ingezet op basis van de uitkomsten van het bevlogenheidsonderzoek. Medewerkers kregen via workshops en coaching handvatten om hun eigen hulpbronnen te versterken. Teams zijn begeleid bij het voeren van verdiepende gesprekken over samenwerking,

richting en gedeelde doelen. Daarnaast is op verzoek van teammanagers geadviseerd bij teamontwikkelvragen. Dit heeft geleid tot maatwerktrajecten, die regelmatig ook door ons zijn begeleid.

Teamgerichte aanpak In elk team is het gesprek gevoerd over hoe leren en ontwikkelen binnen het team is georganiseerd. Doel was om beter zicht te krijgen op bestaande initiatieven, deze met elkaar te verbinden en toe te werken naar een meer samenhangende en gestructureerde aanpak voor ontwikkeling en opleiding. Daarbij is ook gekeken in hoeverre het leren aansluit bij de strategische doelen van de organisatie, zodat ontwikkeling minder ad hoc plaatsvindt en meer gericht is op de toekomst van het team én de organisatie.

Ontwikkelingen in onboarding en opleidingsbeleid In 2024 is ook gewerkt aan het doorontwikkelen van het onboardingsprogramma Aan Boord bij Zeist. Voor het sociaal domein is een opleidingsbeleid opgesteld. Begin 2025 zijn de eerste workshops verzorgd, waarin nieuwe medewerkers zijn geïnformeerd over dit beleid, het ontwikkelaanbod en de bijbehorende verwachtingen.

Vooruitblik 2025 De inzet in 2025 richt zich op het versterken van leren binnen teams en het ontwikkelen van (persoonlijk) leiderschap. Er is gestart met een leertraject voor teamleiders, gericht op hun rol als ontwikkelgerichte leider met personeelsverantwoordelijkheid. Opnieuw gaat de organisatie aan de slag met de strategische personeelsplanning. Dit instrument helpt teams om inzicht te krijgen in de benodigde kennis, kunde en competenties, en vormt daarmee een belangrijke basis voor het opstellen van gerichte teamontwikkelplannen. Deze koers sluit aan bij landelijke prioriteiten: strategische personeelsplanning, organisatieontwikkeling en leren en ontwikkelen worden door gemeenten gezien als de belangrijkste HR-thema’s voor de komende jaren. De gemeente Zeist blijft zich inzetten voor een lerende organisatie, waarin medewerkers en teams in staat zijn zich blijvend te ontwikkelen in lijn met de maatschappelijke opgaven waarvoor we staan.