250930 Memo advies instellen financiele commissie ontwikkeling stationsgebied Driebergen-Zeist DEF van Utrechtse Heuvelrug

Memo Aan Van Telefoonnr.

: : :

Gemeenteraad Auditcommissie 06-28235900 (via griffie)

Datum

:

30 september 2025

Afschriften

:

Bijlage(n) Betreft

: :

Zaaknummer

:

College, Concern Controller, Projectteam Gebiedsvisie DriebergenZeist Advies auditcommissie over het instellen van een financiele commissie voor de ontwikkeling stationsgebied Driebergen-Zeist 2025-0000007388

Aan de leden van de gemeenteraad, Tijdens de raadsvergadering van 16 oktober 2025 staat de besluitvorming geagendeerd over het raadsvoorstel 2025-4750 Gebiedsvisie Driebergen-Zeist. In het raadsvoorstel is door het college de volgende suggestie gedaan: ‘De gemeente Zeist stelt de gemeenteraad voor een financiële commissie voor dit project samen te stellen om zo de betrokkenheid van de gemeenteraad bij de gebiedsontwikkeling Driebergen-Zeist te borgen. Dit is voor hen gebruikelijk bij dergelijke grote projecten. Het college geeft de gemeenteraad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug in overweging een soortgelijk gremium in te richten voor het project Driebergen-Zeist’ De suggestie van het college is besproken is de vergadering van de Auditcommissie op 15 september 2025. Hoewel in de Verordening op de Auditcommissie 2022 geen mogelijkheid is opgenomen voor het instellen van een financiële commissie uit de auditcommissie is de auditcommissie positief over de suggestie van het college1. De auditcommissie adviseert de gemeenteraad om de rol- en taak van leden uit de financiële commissie vergelijkbaar te maken met die van een raadsrapporteur. De rol van de raadsrapporteur is vastgelegd bij het raadsbesluit over de nota Verbonden Partijen van 30 januari 2025 (pagina 12 van de nota Verbonden Partijen).

1

In de gemeente Zeist bestaat deze mogelijkheid wel vanuit de Verordening op de Auditcommissie Zeist

www.heuvelrug.nl

De auditcommissie geeft zeven suggesties mee om de financiële commissie verder in te richten. 1. Doel en taak van de financiële commissie Het op periodieke basis bespreken en volgen van de financieel-technische ontwikkelingen in het project stationsgebied Driebergen-Zeist om zo de betrokkenheid van de gemeenteraad uit de Utrechtse Heuvelrug bij dit project te borgen. En hierover desgewenst afstemming te zoeken met de financiële commissie stationsgebied Driebergen-Zeist uit de gemeente Zeist. 2. Verantwoordelijkheid en rol van de financiële commissie De financiële commissie brengt verslag uit over haar bevindingen aan de Auditcommissie. De Auditcommissie kan vervolgens besluiten om de gemeenteraad te informeren over het verslag van de financiële commissie. De rol van de leden van de financiële commissie is vergelijkbaar met de rol van een raadsrapporteur, maar in afwijking van de rol van een raadsrapporteur, niet inhoudelijk maar financieel-technisch. 3. Lidmaatschap en omvang van de financiële commissie Het is raadzaam om het aantal leden van de financiële commissie te beperken tot 3-5 leden om slagkracht van de financiële commissie te behouden. Voorwaarde om lid te zijn van de financiële commissie is dat het lid benoemd is als (plaatsvervangend) lid van de auditcommissie. Redenen hiervoor zijn de rapportageplicht aan de auditcommissie en omdat de rol financieel-technisch is.

4. Ambtelijke ondersteuning en de rol van de griffie De Auditcommissie adviseert om de financiële commissie ambtelijk te laten ondersteunen door een onafhankelijke adviseur. De Auditcommissie stelt voor om dit te beleggen bij de Concern Controller. De commissie wordt verder ondersteund door de griffie. 5. Bijeenkomsten en verslaglegging c.q. terugkoppeling van de financiële commissie De financiële commissie kan zelf haar vergaderfrequentie bepalen en vergadert indien nodig. De financiële commissie komt in elk geval bijeen rondom de periode waarin de begroting en jaarrekening van de gemeente vastgesteld worden en op een tussentijds moment om te kunnen bijsturen, dus minimaal drie maal per jaar. Een terugkoppeling vanuit de financiële commissie gaat standaard onderdeel uitmaken van de vergaderagenda van de Auditcommissie. 6. Samenwerking met de financiële commissie uit de gemeente Zeist. De financiële commissie kan besluiten om gezamenlijk bijeenkomsten te organiseren met de financiële commissie uit de gemeente Zeist.

2

7. Evaluatie De auditcommissie wil het functioneren van de financiële commissie actief volgen. Omdat de financiële commissie een nieuw instrument is en niet vastgelegd is in de Verordening op de Auditcommissie 2022, is het voornemen om het instrument na een periode van 2 jaar te evalueren en hierover te rapporteren aan de gemeenteraad. Tot slot De auditcommissie adviseert de leden van de gemeenteraad om dit memo te betrekken bij de oordeelvorming (2 oktober 2025) en besluitvorming (16 oktober 2025) over het raadsvoorstel 2025-4750 Gebiedsvisie Driebergen-Zeist. Als uw gemeenteraad positief adviseert naar aanleiding van dit memo zal de auditcommissie in haar volgende vergadering de verdere invulling en oprichting van de financiële commissie agenderen. Met vriendelijke groet Namens de auditcommissie Peter Kranenburg, plaatsvervangend voorzitter.

3