24RV053 RV ICT visie 2030

RAADSVOORSTEL ICT visie 2030

Portefeuillehouder

Walter van Dijk

Ontvangst griffie

Opsteller

Ronde Tafel

Zaak/stuknummer

Johan Jansen 409097

Besluit college

9 juli 2024

Raadsvergadering

15 juli 2024

Debat

Onderwerp ICT visie 2030

Doel van het voorstel Vaststelling ICT visie 2030

Voorgesteld besluit Vaststellen en onderschrijven ‘ICT visie 2030’ Besluit Raad

Inhoud (korte samenvatting) De ICT-Visie 2030 beschrijft de meest relevante ontwikkelingen en keuzes op ICT gebied van de gemeente Zeist die de verdere ontwikkeling en uitwerking van haar dienstverlening tot 2030 bepalen. Aan de hand van een vijftal thema’s schetsen we de rol- en mate van invloed die wij als gemeente(n) hebben in wat er de komende jaren op ons afkomt. Op welke toekomst moeten we ons voorbereiden, waar liggen kansen en mogelijkheden voor een nog betrouwbaardere en efficiëntere dienstverlening door slimme inzet van ICT. Maar ook; welke bedreigingen spelen er en hoe houden wij onze weerbaarheid op niveau met de snelheid van ontstaan van nieuwe dreigingen, hoe doen we dit als we dit allemaal niet meer zelf kunnen of willen; wie of wat hebben we daarvoor nodig en hoe verhouden wij ons tot deze partijen. Tenslotte; welke autonomie en soevereiniteit hebben we te behouden en op welke terreinen.

Pagina 1 van 5

VERDIEPING Inleiding De veranderende maatschappelijke vraag noodzaakt ons kritisch te zijn (en blijven) op onze (werk)processen. Sluiten ze nog in voldoende mate aan op de vragen van onze inwoners en ondernemers? De wereld staat tenslotte niet stil, technologie ontwikkelt zich razendsnel en nieuwe maatschappelijke vraagstukken dienen zich aan (bestaanszekerheid, wonen, veiligheid). Nieuwe technieken bieden kansen maar brengen ook uitdagingen en (be)dreigingen met zich mee. En dwingen ons daarom om vooraf stil te staan bij de vraag hoe om te gaan met deze complexe vraagstukken. We doen daarin als Zeist al veel goed, maar we mogen en kunnen ons niet permitteren achterover te leunen. We zullen als nabije overheid flexibel moeten zijn en blijven om op een verantwoorde en mensgerichte wijze nieuwe technologieën toe te laten in onze manier van werken. Als we kijken naar onze ICT-omgeving, zien we dat deze zich heeft ontwikkeld tot een complexe omgeving. Daarbij is digitale veiligheid en weerbaarheid een expertise geworden die bijzondere competenties vraagt in een zeer krappe arbeidsmarkt. Het is om die reden dat onze interne ICT organisatie moet gaan kantelen. We gaan niet (meer) alles zelf doen maar willen groeien naar een ICT-regie gemeente. Mede ook door de toegenomen verwachtingen waarbij 24/7 digitale dienstverlening de norm is.

Het tempo van realisatie, impact en uitwerking van deze ambitieuze visie en hetgeen we nastreven met deze ICT visie 2030, wordt echter in belangrijke mate bepaald door de organisatie. Het vereist een flinke omslag van zowel de ICT organisatie als de rest van de organisatie. Met name op het gebied van de inzet van nieuwe rollen en taken en de daarbij behorende competenties. Van beheer naar regie met alles wat daarbij komt kijken zoals leveranciersmanagement en het op afstand regisseren van hetgeen is uitbesteed. De ICT-Visie 2030 beschrijft de meest relevante ontwikkelingen en keuzes op ICT gebied van de gemeente Zeist die de verdere ontwikkeling en uitwerking van haar dienstverlening tot 2030 bepalen. Aan de hand van een vijftal thema’s schetsen we de rol- en mate van invloed die wij als gemeente(n) hebben in wat er de komende jaren op ons afkomt. Op welke toekomst moeten we ons voorbereiden, waar liggen kansen en mogelijkheden voor een nog betrouwbaardere en efficiëntere dienstverlening door slimme inzet van ICT. Maar ook; welke bedreigingen spelen er en hoe houden wij onze weerbaarheid op niveau met de snelheid van ontstaan van nieuwe dreigingen, hoe doen we dit als we dit allemaal niet meer zelf kunnen of willen; wie of wat hebben we daarvoor nodig en hoe verhouden wij ons tot deze partijen.

Tenslotte; welke autonomie en soevereiniteit hebben we te behouden en op welke terreinen. De ICT visie 2030 is tot stand gekomen door middel van interviews met interne stakeholders en een workshop onder leiding van Kees Groeneveld en Herman Timmermans 1. 1. Kwaliteit van de dienstverlening De afhankelijkheid van ICT heeft zijn weerslag op de dienstverlening en de digitale transformatie (digitaal tenzij). De gemeente Zeist streeft ernaar om de kwaliteit van de dienstverlening in de komende jaren verder te ontwikkelen zodat zij past bij de vragen en behoeften van 2030. Die verbetering kan alleen worden gerealiseerd vanuit een stabiele en betrouwbare ICT-Infrastructuur waarbij we gebruik maken van generieke voorzieningen. En inzetten op het ontwikkelen en organiseren van kennis en capaciteit op ICT gebied en het verder professionaliseren en flexibiliseren van de gemeentelijke (digitale) dienstverlening en het bewaken van de menselijke maat. 2. Een betrouwbare en veilige overheid Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en de steeds complexere digitale samenleving stellen andere en hogere eisen aan de overheid en de bescher-

1 https://www.ictleveranciersmanagement.nl/de-auteurs

Pagina 2 van 5

ming van systemen en gegevens(verwerkingen). Borging is een voorwaarde voor een betrouwbare, tijdige, transparante en efficiënte dienstverlening en overheid, hier niet aan voldoen levert risico’s op. Het goed inrichten van digitale veiligheid (techniek, proces en mens) blijft daarom van groot strategisch belang. Maar we kunnen dit niet 24 uur per dag op eigen kracht; terwijl dit feitelijk wel wordt vereist, omdat de complexiteit en snelheid van (be)dreigingen structureel blijft toenemen. Daarbij hoort ook dat inwoners en ketenpartners moeten kunnen vertrouwen op goed beheer (en eigenaarschap) van data: dit vereist toetsing op soevereiniteit van verwerkingen. En vereist dat we structureel inzetten op het verhogen van de digitale weerbaarheid van medewerkers, (keten)partners en inwoners. 3. Uitbesteding versus zelf doen In de afgelopen twee decennia is, mede door sterke digitalisering, de afhankelijkheid van ICT explosief toegenomen. Zonder ICT zijn dienstverlening en bedrijfsvoering simpelweg onuitvoerbaar geworden. De toegenomen complexiteit en verhoogde eisen aan beschikbaarheid en veiligheid, maakt dat we dit als gemeente niet meer zelf kunnen organiseren en beheren. Dit vereist dat we keuzes maken in wat we nog wel zelf doen en wat niet en waar we wel of niet eigenaar van (willen) zijn.

De insteek is dat generieke en gestandaardiseerde ICT onderdelen in principe uitbesteed worden. En dat we alleen iets in huis houden en niet naar de markt brengen, als het iets toevoegt. 4. Collectiviteit en samenwerking De complexiteit van de vraagstukken en de diverse technologische ontwikkelingen vereisen dat wij als gemeente niet het wiel zelf uitvinden maar actief op zoek gaan en blijven naar collectiviteit en samenwerking. Samenwerkingen, al dan niet regionaal, bieden meerwaarde: of het nu gaat over het delen van informatie en kennis, gezamenlijke lobby of aanbestedingen. De behoefte komt voort uit de erkenning dat we het, ook als middelgrote gemeente, in de toekomst niet meer zelfstandig kunnen maar ook de erkenning dat we als gemeente niet uniek zijn, we leveren tenslotte als gemeenten veelal generieke diensten. Collectiviteit maakt ons sterker in ons optreden naar de markt en dit hebben we nodig om de ambities die we als overheid hebben te kunnen realiseren. 5. Impact op de organisatie De impact van deze transitie naar regiegemeente op de organisatie en het gemeente brede personeelsbeleid is groot. Het vereist een andere invulling van diverse ICT functies, rollen, taken en de daarbij behorende competenties (van beheer naar regie).

Dit is gericht op het vanuit architectuur benaderen van vraagstukken, het voeren van regie, verbindingen en netwerken (samenwerken), digitaal vaardige medewerkers en vereist een verdere professionalisering van contract en leveranciersmanagement.

Participatie n.v.t. Financiële toelichting De ICT visie 2030 geeft de richting aan waar we ons als organisatie naar toe willen bewegen op ICT gebied. Aan het vaststellen van de visie op zich, zitten geen financiële consequenties, echter de ICT visie 2030 zal invloed hebben op diverse huidige en toekomstige ontwikkelingen en projecten. En zal daardoor soms tot extra investeringen leiden binnen de organisatie. Waar een vraagstuk ontstaat met betrekking tot dekking (zoals bij vervanging datacenter) zal dit separaat worden voorgelegd en/of via berap/kadernota worden ingebracht.

Pagina 3 van 5

Juridische aspecten Bij het uitbesteden van diensten spelen er juridische aspecten. Naast het afsluiten van contracten op basis van de GIBIT (VNG), is het vooral belangrijk om het contract ook te vertalen naar de juiste afspraken op het gebied van opslag, eigenaarschap van data, beveiligingslekken en serviceafspraken bij calamiteiten. Met het uitbesteden van ICT diensten verandert vooral het speelveld tussen gemeente en leveranciers. Met daarbij de aanvulling dat uitbesteden geen doel op zich is. Het is belangrijk om ons te realiseren dat met het uitbesteden van ICT diensten, ‘slechts’ het beheer wordt uitbesteed maar niet de verantwoordelijkheid en het eigenaarschap, deze blijven bij ons als opdrachtgever en (regie)gemeente. Verder de constatering dat (digitale) dreigingen en risico’s ook bij uitbesteden van diensten en gegevensverwerkingen altijd kunnen en zullen blijven optreden.

Duurzame aspecten N.v.t Samenhang met andere projecten Er loopt momenteel een aanbesteding voor de vervanging van ons datacenter, welke in lijn is met deze visie. In deze aanbesteding hebben we o.a. strategische- en tactische keuzes gemaakt aangaande welke zaken wij expliciet zelf willen blijven doen óf uit gaan besteden.

VERDERE PROCES Planning en uitvoering In de komende jaren zullen we de uitbesteding van applicaties verder continueren en intensiveren. Dit vereist dat we onze rol als regiegemeente verder gaan vormgeven en inrichten. Denk hierbij aan nieuwe en andere rollen (van beheerder naar regisseur), het inrichten en borgen van professioneel leveranciersmanagement en het overbrengen van applicaties naar de cloud inclusief het regelen van eigenaarschap van data. Dit is een transitie die niet alleen betrekking heeft op de ICT afdeling, het heeft ook impact op de rest van de organisatie en overstijgt het sec de (dagelijkse) bedrijfsvoering. Deze beweging naar steeds ‘minder zelf doen’ maakt ons afhankelijk van externe (private) partijen voor wat betreft onze gehele continuiteit, beschikbaarheid en betrouwbaarheid en is daarmee een strategisch belangrijke keuze.

Communicatie De raad is door middel van een eerder opgestelde RIB en raadsbijeenkomst op 21 maart 2024 jl. reeds geinformeerd over de ict-visie 2030. Op dit moment is voor de formele vaststelling nog geen nieuw contact moment gepland, naar gelang de behoefte is dit vanzelfsprekend een mogelijkheid.

Evaluatie BIJLAGEN 1. ICT visie 2030

Pagina 4 van 5

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr.

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van ; BESLUIT: Vaststellen en onderschrijven ‘ICT visie 2030’ Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J. Langenacker, voorzitter

1