24RV040 rv Start aanbesteding accountantsdiensten 2025 - 2030

RAADSVOORSTEL Start aanbesteding accountantsdiensten 2025-2030

Portefeuillehouder

W. van Dijk

Ontvangst griffie

29 mei 2024

Opsteller

Johan Janssen 24RV040/300108

Auditcommissie

13 juni 2024

Zaak/stuknummer

Debat

N.v.t.

Besluit college

28 mei 2024

Raadsvergadering

9 juli 2024

Onderwerp Aanbesteding accountantsdiensten 2025 t/m 2030.

Doel van het voorstel Het doel van dit voorstel is het programma van eisen en de selectiecriteria met bijbehorende weging voor de Europese aanbesteding accountantsdiensten 2025 t/m 2030 vast te stellen. Zo kan na de zomer gestart worden met de aanbesteding van een accountant vanaf boekjaar 2025.

Voorgesteld besluit 1. Het Programma van eisen en de selectiecriteria met bijbehorende weging voor de Europese aanbesteding accountantsdiensten 2025 t/m 2030 vast te stellen. 2. In te stemmen met het vormen van een selectiecommissie bestaande uit drie (buitengewoon) raadsleden uit de Auditcommissie, de wethouder financiën, de raadsgriffier en een vertegenwoordiger van team Control (zijnde concerncontroller of strategisch controller). De manager financiën (wanneer deze rol weer met vaste formatie is ingevuld), zal fungeren als adviseur voor de commissie.

Besluit Raad

Pagina 1 van 5

Inhoud Na de controle van de jaarrekening 2024 loopt het contract met onze huidige accountant, PricewaterhouseCoopers (PwC), af. Aangezien verlenging niet mogelijk is, is het noodzakelijk een nieuw contract af te sluiten voor de uitvoering van accountantsdiensten. Het aanwijzen van de accountant is een bevoegdheid van de Raad (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). Met dit voorstel stelt de raad het programma van eisen en de selectiecriteria met bijbehorende weging voor de aanbesteding van een accountant vanaf boekjaar 2025 vast.

VERDIEPING Inleiding Gemeenten zijn verplicht hun jaarrekening te laten controleren door een accountant. Na de controle van de jaarrekening 2024 loopt het contract met onze huidige accountant, PricewaterhouseCoopers (PwC), af. Aangezien verlenging van het contract niet mogelijk is, is het noodzakelijk een nieuw contract af te sluiten voor de uitvoering van accountantsdiensten. Het aanwijzen van de accountant is een bevoegdheid van de Raad (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). In de Controleverordening van de gemeente Zeist is dit verder uitgewerkt. De ‘Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zeist (artikel 213 Gemeentewet)’ stelt de kaders voor de aanbesteding van de accountant. Net als de aanbesteding accountantsdiensten 2021-2024 zal ook dit een Europees aanbestedingstraject zijn gelet op de opdrachtwaarde van > € 221.000. Omdat 4 jaar een relatief korte periode is wordt deze aanbesteding dit keer voor 6 jaar in de markt gezet (4 jaar vast, met een optie tot 2 jaar verlengen). Omdat de voorgaande aanbesteding naar tevredenheid is verlopen zijn slechts kleine aanpassingen gedaan in het programma van eisen en de selectiecriteria ten opzichte van de vorige aanbesteding. Hiertoe is aan de Auditcommissie van 12 maart jl. een memo ‘start aanbesteding accountantsdiensten 2025-2030’ voorgelegd en akkoord bevonden.

Het voorliggende programma van eisen is de nadere uitwerking hiervan. Voor de aanbesteding is een selectiecommissie samengesteld. Deze bestaat uit drie (buitengewoon) raadsleden uit de Auditcommissie, de wethouder financiën, de raadsgriffier en een vertegenwoordiger van team Control (zijnde concerncontroller of strategisch controller). De manager financiën (wanneer deze rol weer met vaste formatie is ingevuld), zal fungeren als adviseur voor de commissie. De Auditcommissie heeft inmiddels besloten welke drie (buitengewoon) raadsleden zitting nemen. Inhoudelijke en procedurele deskundigheid zijn in deze commissie vertegenwoordigd. De selectiecommissie beoordeelt de ontvangen inschrijvingen en brengt advies uit wie als accountant aan te wijzen. Uw raad stemt vervolgens in met het gunningsbesluit voor het aanwijzen van de accountant voor de gemeente Zeist voor de jaren 2025-2030.

ARGUMENTEN VOOR EN TEGEN •

Het aanwijzen van een accountant is een bevoegdheid van de raad (artikel 213, lid 2 Gemeentewet)

•

In onze ‘Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zeist (artikel 213 Gemeentewet)’ is dit verder uitgewerkt in

Pagina 2 van 5

artikel 2 (zie bijlage 2). Hierin is onder andere bepaald dat het college de aanbesteding in overleg met de raad voorbereidt en dat de raad het Programma van eisen en de selectiecriteria met bijbehorende weging vaststelt. •

De Auditcommissie is ingevolge artikel 8 lid 4 van de ‘Verordening op de auditcommissie’ bevoegd namens de raad te overleggen met het college over de aanbesteding van de accountantscontrole als bedoeld in artikel 2 lid 2 van de Verordening voor de controle op het financieel beheer.

•

Het Programma van eisen en de selectiecriteria met bijbehorende weging zijn in belangrijke mate gebaseerd op de aanbesteding van 2021. De actualisatie die heeft plaatsgevonden is op 12 maart jl. besproken met de Auditcommissie.

•

Voor de aanbesteding is een selectiecommissie samengesteld. Deze bestaat uit drie (buitengewoon) raadsleden uit de Auditcommissie, de wethouder financiën, de raadsgriffier en een vertegenwoordiger van team Control (zijnde concerncontroller of strategisch controller). De manager financiën (wanneer deze rol weer met vaste formatie is ingevuld), zal fungeren als adviseur voor de commissie. Inhoudelijke en procedurele deskundigheid zijn in deze commissie vertegenwoordigd;

•

De selectiecommissie beoordeelt de ontvangen inschrijvingen en brengt advies uit wie als accountant aan te wijzen. De wijst daarna de accountant aan.

•

Ter voorbereiding van de selectie van de accountant wordt het Programma van eisen ter kennisname aan de raad aangeboden.

TOELICHTING Participatie Het programma van eisen en de selectiecriteria zijn in samenwerking met de Auditcommissie tot stand gekomen. Financiële toelichting Uit signalen van onze huidige accountant is duidelijk geworden dat het beschikbare budget voor de accountantscontrole voor de toekomst onvoldoende is. Dit wordt met name veroorzaakt door het grote aantal nieuwe specifieke uitkeringen (SiSa regelingen). Bij de begroting 2025 dient uw raad daarom rekening te houden met een verhoging van het hiervoor in te zetten budget. Om discussies over meerwerk te voorkomen wordt net als bij de vorige aanbesteding gevraagd om een fixed price. Wel maken we een differentiatie voor het aantal SiSa regelingen en extra deelverklaringen. In de aanbesteding wordt gevraagd om: •

Een flixed price voor de reguliere accountantscontrole (inclusief 5 deelverklaringen per jaar zonder onderscheid klein of groot), natuurlijke adviesfunctie en interimcontrole);

•

Een fixed price per staffel van 5 regelingen voor de SiSa verantwoording (prijs voor 0-5 regelingen, 0-10 regelingen, 0-15 regelingen, etc. hier ook ongeacht de complexiteit van de SiSa regeling). Geadviseerd wordt een staffel van 5 te nemen om ook het risico van jaarlijks te veel betalen voor ons als opdrachtgever te minimaliseren;

•

Een fixed price voor extra deelverklaringen (gespecificeerd naar ‘grote’ en ‘kleine subsidies’).

Door deze handelswijze is de prijs stabiel voor de komende jaren. Voor de mogelijke twee (2) jaar verlenging mag indexatie worden toegepast.

Pagina 3 van 5

Juridische aspecten Van toepassing zijn de Gemeentewet, de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zeist (artikel 213 Gemeentewet), de Verordening op de auditcommissie, de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de regels aangaande Europese aanbestedingen. Duurzame aspecten N.v.t. Samenhang met andere projecten N.v.t.

VERDERE PROCES Planning en uitvoering De planning is er op gericht de aanbestedingsprocedure niet tijdens de piek van werkzaamheden van accountants te laten plaatsvinden. De planning ziet er in grote lijnen als volgt uit: - Publiceren aanbesteding: - Inschrijving tot: - Presentaties aan selectiecommissie: - Publiceren voorlopige gunning: - Definitieve gunning: - Ingangsdatum overeenkomst:

begin september 2024 eind oktober 2024 begin november 2024 medio november 2024 begin december 2024 juni 2025

Communicatie Na besluitvorming van de raad over voorliggend voorstel wordt de aanbesteding begin september 2024 gepubliceerd op TenderNed. Evaluatie De aanbestedingsprocedure zal door de selectiecommissie worden geëvalueerd en worden besproken in de Auditcommissie na afloop van de procedure.

BIJLAGEN

1. Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2025 t/m 2030.

Pagina 4 van 5

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 24RV040

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 mei 2024; BESLUIT: 1. Het Programma van eisen en de selectiecriteria met bijbehorende weging voor de Europese aanbesteding accountantsdiensten 2025 t/m 2030 vast te stellen. 2. In te stemmen met het vormen van een selectiecommissie bestaande uit drie (buitengewoon) raadsleden uit de Auditcommissie, de wethouder financiën, de raadsgriffier en een vertegenwoordiger van team Control (zijnde concerncontroller of strategisch controller). De manager financiën (wanneer deze rol weer met vaste formatie is ingevuld), zal fungeren als adviseur voor de commissie. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 9 juli 2024. De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J. Langenacker, voorzitter

1