24RV035 Intern Auditverslag 2023 - raadsrapportage

Intern Auditverslag 2023 versie raad Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

Gemeente Zeist Besproken in het College van 28 mei 2024 Definitief

Inhoudsopgave Leeswijzer

3

1

Managementsamenvatting

5

2

Algemeen

6

3

Samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen

8

4

Concept rechtmatigheidsverantwoording

12

5

Toelichting paragraaf bedrijfsvoering begrotingscriterium en voorwaardencriterium

13

Toelichting Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik in de paragraaf bedrijfsvoering

15

Bevindingen per proces

18

6 7

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

2/23

Leeswijzer Team Control heeft ook in 2023 haar Verbijzonderde Interne Controles (VIC) uitgevoerd overeenkomstig het Verbijzonderde Interne Controleplan Gemeente Zeist 2022-2023. In overeenstemming met dit plan informeren wij u twee keer per jaar over de resultaten van de uitkomsten van de werkzaamheden. Dit Intern Auditverslag geeft inzicht in de resultaten over de periode januari tot en met december 2023. De uitvoering van de VIC inclusief de aanlevering van de noodzakelijke documentatie heeft veelal in overeenstemming met de planning plaatsgevonden. Het uitvoeren van de VIC heeft tot doel om de kwaliteit van de interne beheersmaatregelen opgenomen in de kritische dan wel omvangrijke financiële organisatieprocessen te toetsen. De werkzaamheden zijn noodzakelijk daar een sterke interne beheersorganisatie inclusief de daarin opgenomen interne beheersmaatregelen een getrouwe en rechtmatige financiële verslaggeving kunnen garanderen. Hierdoor wordt voldaan aan de wettelijke vereisten van financiële verantwoording door de gemeente. De uitkomsten van de VIC op het onderdeel rechtmatigheid zijn tevens de basis voor de Rechtmatigheidsverantwoording. Dit document betreft een versie voor de raad op hoofdlijnen. Deel I (hoofdstukken 1 t/m 3) Bevat een algemene samenvatting van de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controles.

Hieruit voortvloeiend is ook de bepaling van de omvang van de fouten en onzekerheden ten aanzien van zowel de financiële rechtmatigheid als getrouwheid opgenomen en verwerkt in een tabel. Deel II (hoofdstukken 4 t/m 6) Hier zijn de concept Rechtmatigheidsverantwoording en de teksten voor de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen. Deel III (hoofdstuk 7) Bevat per product/proces de bevindingen op hoofdlijnen van de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle en de opvolging van de aanbevelingen.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

3/23

DEEL 1

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

4/23

1

Managementsamenvatting

Het boekjaar 2023 is het eerste jaar dat het college een Rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening ter vervanging van de huidige rechtmatigheidsverklaring van de accountant. Pas in 2024 is er officieel duidelijkheid gekomen over de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording over boekjaar 2023. Ook is in november 2023 de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van het BBV 1 pas definitief geworden. Met name ten aanzien van begrotingsrechtmatigheid bestonden er veel vragen over de werkwijze en de aangepaste beoordelingen ten opzichte van voorgaande jaren. We proberen in onze verantwoording zo compleet mogelijk te zijn, maar zien dit ook als eerste (pilot) jaar waar van geleerd mag worden. Door de Rechtmatigheidsverantwoording komt er meer aandacht voor de interne beheersomgeving en meer efficiënte bedrijfsvoering. Dit omdat er niet alleen over de financiële rechtmatigheidsfouten wordt gerapporteerd, maar ook over de formele rechtmatigheidsfouten 2. Er zijn en worden stappen gezet om de interne beheersorganisatie van de gemeente te verbeteren. Dit is en blijft een ambitieuze doelstelling. Door onder andere werkdruk en vacatures, ook binnen team Control, blijft de uitdaging groot. De gemeente Zeist heeft het voornemen om haar interne beheersorganisatie in te richten langs het 3-lijnen-model.

In 2023 heeft team Control haar aandacht gevestigd op het trainen en ondersteunen van medewerkers in de 2e lijn om interne controlewerkzaamheden zelf uit te voeren. Voor de processen personeel, leges omgevingsvergunningen, vastgoed aan- en verkoop en verhuur en subsidieverstrekkingen zijn voor het eerst de initiële controles door de teams zelf uitgevoerd. Control heeft daarna een integrale review uitgevoerd. Zo zien medewerkers uit de teams zelf waar het proces goed verloopt en waar eventuele aanscherping nodig is. Een versterking van de 1e en 2e lijn blijft echter noodzakelijk. Dit geldt tevens voor de verbinding tussen de 1e, 2e en 3e lijn. Wij constateren dat sommige beheersmaatregelen in de 1e lijn niet zichtbaar worden uitgevoerd en deze tekortkomingen in de interne beheersorganisatie zijn niet gedetecteerd in de 2e lijn. Dit wordt ook veroorzaakt door het feit dat de 2 e lijn voor veel processen nog niet afdoende is ingericht. Hierdoor kan team Control meestal alleen achteraf (repressieve) controlemaatregelen uitvoeren. De impact op een getrouwe en rechtmatige financiële verslaggeving is relatief beperkt, maar de organisatie is op deze onderdelen onvoldoende in control. Repressieve controlewerkzaamheden zijn alleen detecterend van aard en hebben daardoor een beperkte toegevoegde waarde in de totale interne beheersorganisatie.

Wij constateren frequente gevallen waarin de aanwezigheid en inhoud van onderliggende documentatie ter onderbouwing van genomen besluitvorming (goedkeuring van facturen, verstrekken van subsidies, Wmo en Jeugdwet) onvoldoende is gedocumenteerd. Hierdoor moeten achteraf extra werkzaamheden uitgevoerd worden om de rechtmatigheid van deze dossiers alsnog aan te tonen terwijl dit niet nodig was geweest als stukken direct volledig en volledig opgeslagen zouden zijn. Wij vragen aandacht voor het oppakken van de gedane aanbevelingen. De Rechtmatigheidsverantwoording gaat over drie rechtmatigheidscriteria, namelijk het begrotingscriterium; voorwaardencriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium. In deze rapportage wordt verslag gedaan van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) welke gaat over het voorwaardencriterium. Ook wordt er verslag gedaan ten aanzien van het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium en het begrotingscriterium. De totale omvang van de fouten en onzekerheden ten aanzien van de getrouwheid blijven binnen de tolerantiegrens voor een goedkeurende verklaring van de externe accountant. Ook de fouten ten aanzien van de rechtmatigheid (voorwaardencriterium, begrotingscriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik criterium) blijven onder de verantwoordingsgrens.

De accountant is voornemens een goedkeurende verklaring op getrouwheid (inclusief opgenomen Rechtmatigheidsverantwoording) te verstrekken. 1 Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. 2 Formele rechtmatigheidsfout: Een onrechtmatige beheershandeling (bijvoorbeeld niet voldoen aan het gestelde

in een verordening zoals een termijn) die geen mogelijke financiële gevolgen heeft. Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

5/23

2

Algemeen

2.1

Algemeen

De organisatie, mensen, processen en systemen van de gemeente dienen zo goed mogelijk bij te dragen aan de doelstellingen van de gemeente. Een van de doelstellingen is een getrouwe en rechtmatige financiële verantwoording. Om deze doelstelling te realiseren heeft de gemeente Zeist interne beheersmaatregelen gedefinieerd om de risico’s van een niet getrouwe of onrechtmatige financiële verslaggeving te verkleinen. Het team Control toetst jaarlijks de opzet, bestaan en waar mogelijk de (continue) werking van beheersmaatregelen in belangrijke processen. De uitkomsten zijn in deze rapportage opgenomen.

2.2

Rechtmatigheidsverantwoording

Het jaar 2023 is het eerste jaar dat het college een Rechtmatigheidsverantwoording zal afgegeven in de jaarrekening. De Rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit 3 rechtmatigheidscriteria: - Begrotingscriterium; - Voorwaardencriterium; - Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium. In deze rapportage wordt verslag gedaan van de Verbijzonderde Interne Controles op de financiële getrouwheid en rechtmatigheid. De rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden die hier gevonden zijn worden meegenomen voor het ‘Voorwaardencriterium’ en onder dat kopje opgenomen in de Rechtmatigheidsverantwoording. De accountant rapporteert in haar stukken over de gevonden getrouwheidsfouten. Ook is in deze Interne Auditrapportage de verantwoording over het Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium en het begrotingscriterium opgenomen.. Naast de Rechtmatigheidsverantwoording dienen diverse zaken ook toegelicht te worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Dit is bijvoorbeeld het geval bij alle individuele fouten boven de € 150.000 en formele rechtmatigheidsfouten (niet voldoen aan wet- en regelgeving, maar zonder financieel gevolg zoals mandaat, termijnen, etc.). De tekst die gebruikt zal worden in de paragraaf bedrijfsvoering is reeds in dit verslag opgenomen. Pas in 2024 is er officieel duidelijkheid gekomen over de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording over boekjaar 2023.

Tot het laatste moment waren diverse zaken voor gemeenten onduidelijk. Het college heeft hierdoor eind 2023 het Beleidskader Misbruik- en Oneigenlijk gebruik vastgesteld en de raad heeft eind 2023 de nieuwe Controleverordening (artikel 213) en in april 2024 de nieuwe Financiële verordening (artikel 212) en het Controleprotocol vastgesteld. We proberen in onze verantwoording zo compleet mogelijk te zijn, maar zien dit ook als eerste (pilot) jaar waar van geleerd mag worden.

2.3

Aanpak Verbijzonderde Interne Controles

De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is door en vanuit Control uitgevoerd. Onze werkzaamheden zijn uitgevoerd op de processen zoals beschreven in het Verbijzonderde Interne Controleplan 20222023 welke op 23 augustus 2022 door het college is vastgesteld. Ook dit jaar heeft Control stappen gezet om de Verbijzonderde Interne Controle verder te professionaliseren. Er zijn stappen gezet om het drielijnenmodel verder te implementeren. Voor de processen personeel, leges omgevingsvergunningen, vastgoed aan- en verkoop en verhuur en subsidieverstrekkingen zijn voor het eerst de initiële controles door de teams zelf (2e lijn) uitgevoerd. Control heeft daarna een integrale review uitgevoerd.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

6/23

De controles blijven evenwel intensief en gegevensgericht (dossiercontroles). Bij de uitkomsten is onderscheid gemaakt in fouten die de getrouwheid 3 en/of rechtmatigheid4 raken en bevindingen ten aanzien van de bedrijfsvoering die niet direct leiden tot een fout of onzekerheid (formele rechtmatigheidsfout). De aanlevering van de gevraagde steekproefdossiers verloopt nog steeds niet voor alle processen (direct) vlekkeloos. De voorliggende rapportage geeft een goed beeld van waar we staan rondom het thema rechtmatigheid en interne beheersing. Van onze werkzaamheden is per proces een controlememorandum opgesteld welke met de betreffende proceseigenaar c.q. manager is gedeeld. Tevens is een Interim Auditverslag opgesteld met de uitkomsten van het eerste halfjaar waarin tevens de werkzaamheden ten aanzien van frauderiscio’s zijn toegelicht. Het voor u liggende Intern Auditverslag is een rapportage op hoofdlijnen van al deze controlememorandums tezamen. De aanbevelingen zijn gericht op eventuele leemtes of verbetermogelijkheden in de processen.

2.4

Vooruitblik 2024

Met de verbijzonderde interne controle (VIC) toetsen we operationele aspecten, die te classificeren zijn in de getrouwheid van de informatievoorziening, de financiële rechtmatigheid en andere bedrijfsvoeringaspecten. Naast een belangrijk intern instrument om te borgen dat onze organisatie in control is en de basis voor de Rechtmatigheidsverantwoording maakt tevens de externe accountant gebruik van de VIC. De externe accountant geeft een verklaring af over de getrouwheid, inclusief de getrouwheid van de Rechtmatigheidsverantwoording. Zelfs tot in 2024 was het onduidelijk of de Rechtmatigheidsverantwoording doorgang zou vinden of niet. Toetsen op de Begrotingsrechtmatigheid en Misbruik & Oneigenlijk gebruik zijn nieuwe criteria voor de gemeente. Dit zullen we verder doorontwikkelen in 2024 teneinde dit proces soepeler te laten verlopen bij de eindrapportage over 2024. Ook zal de focus liggen op het doorontwikkelen van het drielijnenmodel. Gelet op de huidige krapte binnen diverse teams, wisselingen van managers en personele ontwikkelingen in het Sociaal Domein is dit echter een uitdaging om goed geborgd te krijgen, maar wel belangrijk. Control kan het namelijk niet alleen. Daarnaast zal verkend worden hoe we in samenwerking met team Informatievoorziening IT audits meer kunnen betrekken bij de VIC en waar data-analyse een mogelijkheid is.

Hoe minder dossiergerichte controles hoe minder tijd en menskracht het kost. Hier gaat echter wel een ontwikkeling aan vooraf. We hopen dan ook in 2024 gebruik te kunnen maken van dashboards die bijvoorbeeld bij het proces voor de leges omgevingsvergunningen en subsidieverstrekkingen reeds in de maak zijn. Wij zullen onze werkzaamheden blijven aansluiten op de veranderingen in de organisatie. Daarnaast blijven wij vanuit een brede blik kijken naar de ontwikkelingen in de organisatie, blijven wij zaken signaleren, combineren en hierop adviseren en waar nodig rapporteren. Wij ondersteunen hiermee de organisatie in brede zin om meer in control te komen en de interne beheersing vooruit te helpen. Het nu op de juiste manier inrichten van de organisatie en de informatievoorziening (AO) zal profijt opleveren voor de jaren die gaan komen. Wij blijven achter het nut en de noodzaak staan van een bredere kijk op interne beheersing dan puur de financiële rechtmatigheid. Dit zegt wel iets, maar zeker niet alles over hoe en of een organisatie wel of niet in control is. Dit is ook dit jaar gebleken wanneer je kijkt naar het aantal financiële fouten versus het aantal formele fouten.

3 Getrouwheid: conform de realiteit 4 Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wet- en

regelgeving.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

7/23

3

Samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen

3.1

Belangrijkste bevindingen op hoofdlijnen

Het beeld dat uit de VIC komt is ongeveer gelijk aan 2022 in die zin dat er relatief weinig financiële fouten en onzekerheden zijn. Er zijn echter wel veel formele rechtmatigheidsfouten. Dit toont aan dat wij evenals vorig jaar niet voldoende in control zijn op bepaalde bedrijfsvoeringsaspecten, met potentiële risico’s tot gevolg. Het niet naleven van het mandaatbesluit of onze interne inkoopregels leidt bijvoorbeeld niet tot een fout of onzekerheid. Dit geldt tevens voor het achteraf aanleveren van documentatie ter onderbouwing van de prestatielevering van de facturen. De betaling van de factuur of het afgeven van de beschikking heeft echter wel reeds plaatsgevonden. Dit brengt risico’s met zich mee. De bevindingen per proces zijn in de hiernavolgende hoofdstukken gerapporteerd. De belangrijkste bevindingen zijn evenals vorig jaar: • Dossiervorming is bij veel processen een aandachtspunt. Niet alle vereiste documenten worden aangetroffen in de dossiers of zijn eenvoudig uit applicaties te halen. Het achteraf aanvullen van dossiers is een reparatie van een actie in het proces dat reeds plaats had moeten vinden. Achteraf dossiers compleet maken is arbeidsintensief. Hierin zien we nog onvoldoende verbetering. • Het naleven van het mandaatbesluit voor het ondertekenen van beschikkingen of het aangaan van verplichtingen vereist aandacht.

Deze constatering geldt hoofdzakelijk bij de verstrekking van subsidies en gaat al beter dan in 2022. De implementatie van de nieuwe subsidieapplicatie zou hier verdere verbetering in moeten brengen. • Het proces van inkoop en aanbesteding blijft een aandachtspunt voor de gehele organisatie. Het aantal onrechtmatige EU aanbestedingen is toegenomen ten opzichte van 2022. Tevens is de naleving van de interne inkoopregels een aandachtspunt. De onrechtmatigheden met betrekking tot inhuur zijn significant gedaald, wij constateren dat Flextender bij de inhuur van personeel in de noodzakelijk gevallen wordt toegepast. • De controle op de prestatielevering bij inkoop en het Sociaal Domein vereist aandacht. Het achteraf aantonen van de prestatielevering bij inkoop is repressief en moet voorafgaand aan de betaling plaatsvinden. De uitvoering van de interne controle op de prestatielevering inkoop is zeer arbeidsintensief. Binnen het Sociaal Domein wordt georiënteerd hoe ze de controle op de prestatielevering gaan vormgeven. We hopen hier komend jaar stappen in te zien.

3.2

Goedkeuringstoleranties

In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals die door de gemeenteraad zijn vastgesteld voor het controlejaar 2023 e.v. Aard van de accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie:

Goedkeurend

Met

Oordeel-

beperking

onthouding

Fouten in de jaarrekening

kleiner dan of

tussen

(% van de lasten incl. toevoeging aan

gelijk aan 1%

1% en 3%

-

Onzekerheden in de controle

kleiner dan of

tussen

groter dan of

(% van de lasten incl. toevoeging aan

gelijk aan 3%

3% en 10%

gelijk aan 10%

Afkeurend groter dan of gelijk aan 3%

de reserves)

-

de reserves)

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

8/23

De totale lasten inclusief dotaties aan reserves van de concept Jaarrekening 2023 (volgens financiële administratie) van Zeist beslaan op het moment van schrijven van deze rapportage € 253.128.478 (exclusief cijfers Sociaal Domein). De bovengenoemde percentages betekenen dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening tot circa € 2,5 miljoen (1% van het totaal) en een totaal van onzekerheden tot circa € 7,5 miljoen (3% van het totaal) de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Fouten en onzekerheden boven deze bedragen wel.

3.3

Totaaloverzicht getrouwheid en rechtmatigheid Getrouwheid

Proces

Rechtmatigheid

Fout

Onzeker

geen

geen

1 dossier,

14 dossiers,

Massa: € 95.796.332.

€ 112

€ 8.569

Personeel

geen

Inkopen en aanbesteden (spendanalyse) Massa: € 173.454.772 Inkoop: order t/m betaling

Leges omgevingsvergunningen Gecontroleerde massa: € 3.562.123 Vastgoed: aan- en verkoop Gecontroleerde massa: € 747.245 Vastgoed: verhuur Gecontroleerde massa: € 2.974.933 Leges begraaf- en crematierechten Gecontroleerde massa: € 1.798.950 Subsidieverstrekkingen Gecontroleerde massa: € 10.876.770 Treasury

Gecontroleerde massa: € 11.099.718 Jeugdwet (ZIN en Pgb) Gecontroleerde massa: € 14.671.232 Totaal

10 dossiers € 1.117.944

Onduidelijk geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen geen

Wmo (ZIN en Pgb)

Onrechtmatig

geen geen

3 dossiers, € 714.738 geen 29 dossiers, € 23.752 27 dossiers, € 45.070

1 dossier,

73 dossiers,

10 dossiers,

€ 112

€ 792.129

€ 1.117.944

geen

Bovenstaande bedragen betreffen de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle. Wij hebben de getrouwheids- en rechtmatigheidsfouten afzonderlijk opgenomen. De accountant gaat over de getrouwheidsfouten en het college over de rechtmatigheidsfouten. Dit is echter exclusief de bevindingen van de accountant, bevindingen ten aanzien van de SiSa verantwoording en bevindingen ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid. Ook met begrotingsonrechtmatigheden wordt de grens voor rechtmatigheidsfouten van € 2,5 mln. niet overschreden (zie hoofdstukken 4 en 5). Individuele fouten boven de rapporteringsgrens van € 150.000 worden wél toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Ten aanzien van het voorwaardencriterium, waar de VIC op is uitgevoerd, gaat dit om twee inkopen die als onrechtmatig zijn beoordeeld omdat ze niet Europees zijn aanbesteed. Ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid gaat het om één onrechtmatigheid boven de rapporteringsgrens.

3.4

Formele rechtmatigheidsfouten

Naast de financiële rechtmatigheidsfouten komen er uit de controles ook zogenaamde formele rechtmatigheidsfouten. Dit was ieder jaar al het geval, maar met de komt van de Rechtmatigheidsverantwoording dient ook hier over gerapporteerd te worden in de paragraaf Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

9/23

Bedrijfsvoering. Bij formele rechtmatigheidsfouten is niet voldaan aan wet- en regelgeving, maar heeft de gevonden fout geen directe financiële gevolgen.

3.4.1

Factuurcontrole

In 13 van de 81 dossiers is vastgesteld dat er geen contract en/of prijsafspraken zijn of terug te vinden zijn. Hierdoor kan niet vastgesteld worden dat het bedrag op de factuur ook daadwerkelijk overeenkomt met de gemaakte afspraken. Dit betekent ook dat deze facturen ‘blind’ betaald worden en dat vormt een (fraude)risico.

3.4.2

Subsidieverstrekkingen

Er zijn 23 subsidieverstrekkingen en 14 subsidievaststellingen gecontroleerd. Bij 2 subsidieverstrekkingen is vastgesteld dat de subsidie ten laste van het verkeerde boekjaar is gebracht. Omdat dit het jaar 2022 betrof was dit niet meer te herstellen en daarmee ook niet meegenomen als getrouwheidsfout (technisch gezien is het een getrouwheidsfout voor boekjaar 2022). Daarnaast zijn er in alle gecontroleerde dossiers onvolkomenheden aangetroffen. Het gaat hierbij onder meer om mandaat, te laat aanvragen door de subsidieontvanger, te laat beschikking/vaststellen door de gemeente, niet ondertekende stukken en geen uitvoeringsovereenkomsten aangegaan.

3.4.3

Wmo

In totaal zijn er 32 dossiers gecontroleerd (Pgb en ZIN samen). Hierbij was in 7 dossiers een omissie met het plan van aanpak: in 2 dossiers is er geen plan van aanpak aanwezig, in 2 dossiers is het plan van aanpak niet getekend en in 3 dossiers is het plan van aanpak niet volledig ingevuld. In 3 dossiers was de aanvraag voor zorg niet vindbaar en in 1 dossier de aanvraag voor een hulpmiddel niet. In 5 dossiers is de beschikking niet volledig. In ongeveer de helft van de dossiers waren de dossiers niet volledig op orde. Al deze omissies hebben niet geleid tot een financiële fout omdat uit andere documentatie de juiste informatie wel te herleiden was, dit was echter een zoekplaatje en dat is niet hoe het hoort. Daarnaast vind er ook geen 4-ogenprincipe plaats op de dossiers. Door dit wel in te stellen zouden deze omissies voorkomen kunnen worden.

3.4.4

Jeugdwet

In totaal zijn er 31 dossiers gecontroleerd (Pgb en ZIN samen). Hier was in 5 dossiers een omissie met het plan van aanpak: in 1 dossier was geen plan van aanpak aanwezig en in 4 dossiers was het plan van aanpak niet getekend. Daarnaast was 1 beschikking onvolledig ingevuld. Ongeveer 20% van de dossiers waren niet volledig op orde. Al deze omissies hebben niet geleid tot een financiële fout omdat uit andere documentatie de juiste informatie wel te herleiden was, dit was echter een zoekplaatje en dat is niet hoe het hoort. Daarnaast vind er ook geen 4-ogenprincipe plaats op de dossiers. Door dit wel in te stellen zouden deze omissies voorkomen kunnen worden.

3.5

Aanbevelingen op hoofdlijnen

Per proces zijn aanbevelingen benoemd. De opvolging van deze aanbevelingen worden twee keer per jaar gemonitord. Daarnaast zijn er bevindingen die we in vrijwel alle processen voorkomen die we daarom hier nogmaals uitlichten. Het naleven hiervan vereist een verandering van houding en gedrag (cultuur) en sturing. • In het algemeen is de aanbeveling: pas de (interne) regelgeving consequent toe (ook het gebruik van een hardheidsclausule valt hieronder); • Zorg voor zichtbare vastlegging en volledige dossiervorming op een eenduidige plek per proces conform archiefwet; • Zorg ervoor dat onduidelijkheden of knelpunten in interne regelgeving of processen worden opgelost. Het gaat hier om het continu verbeteren van beleid en processen; • Zorg bij het aangaan van een juridische verplichting, zoals opdrachtverstrekking bij inkopen en aanbesteden en subsidieverstrekkingen, dat de bevoegde persoon tekent. Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

10/23

DEEL 2

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

11/23

4

Concept rechtmatigheidsverantwoording

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruiken oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 12 december 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 2.548.060 mln.

De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023. Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

12/23

5

Toelichting paragraaf bedrijfsvoering begrotingscriterium en voorwaardencriterium

Alle individuele rechtmatigheidsfouten boven de vastgestelde rapporteringsgrens van € 150.000 dienen in de paragraaf bedrijfsvoering te worden toegelicht. Dit betreffen twee inkopen die onterecht niet Europees zijn aanbesteed en een fout ten aanzien van het begrotingscriterium. Wij zullen hierover het volgende opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering: In de Rechmatigheidsverantwoording, zoals opgenomen in de jaarrekening (hoofdstuk 6), licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties financieel rechtmatig zijn. De gevonden fouten blijven onder de verantwoordingsgrens. Het college is dan ook van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Conform regelgeving zijn alle individueel geconstateerde onrechtmatigheden die groter zijn dan de rapportagegrens van € 150.000 in deze paragraaf toegelicht. Begrotingsrechtmatigheid De acceptabele begrotingsonrechtmatigheden zijn niet toegelicht in deze paragraaf bedrijfsvoering. Voor meer informatie over de afwijkingen van de baten en lasten ten opzichte van de begroting, verwijzen wij naar de financiële analyse bij de programma's.

Toe te lichten begrotingsonrechtmatigheden Eén van de begrotingsonrechtmatigheden is niet acceptabel en komt boven de rapportage grens van € 150.000. Het betreft de afwijking “Doorbelasting overheadkosten aan derden” ad. € 362.110. In Programma 10 is bij de afwijkingen (onder punt J) onderstaande verklaring opgenomen: Vanuit de SPUK ontvangen we compensatie voor de kosten van de Oekraïense vluchtelingen. Hieronder valt ook compensatie voor de kosten van overhead. In de begrotingswijziging die hiervoor gemaakt is naast het opbrengstenbedrag abusievelijk een gelijk bedrag aan kosten opgenomen. Dit is onjuist, en heeft tot gevolg dat het begrote resultaat op deze activiteit aanzienlijk lager is dan het werkelijk resultaat. Voorwaardencriterium In het proces aanbesteden is voor € 1.117.944 aan fouten geconstateerd. De twee individuele dossiers boven de rapporteringsgrens van € 150.000 worden hier toegelicht. Het gaat hierbij om één dossier dat in plaats van Europees, meervoudig onderhands is aanbesteed. Hier loopt op dit moment een nieuwe aanbesteding voor en deze fout zal naar verwachting in 2024 zijn opgelost. Bij een ander dossier gaat het om een continue stroom aan losse homogene opdrachten over een periode van vier jaar. Dit had als één geheel aanbesteed moeten worden.

De betrokken teams en team inkoop gaan samen in gesprek om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om deze inkopen juist weg te zetten. Formele rechtmatigheidsfouten Naast de financiële rechtmatigheidsfouten komen er uit de controles ook zogenaamde formele rechtmatigheidsfouten. Hierbij is niet voldaan aan wet- en regelgeving, maar heeft de gevonden fout geen directe financiële gevolgen. Het komt voor dat voor facturen de onderliggende contracten en/of prijsafspraken niet terug te vinden zijn of niet aangeleverd worden ten behoeve van de controle. Op dit moment worden de mogelijkheden onderzocht om onder meer te komen tot een verplichtingenadministratie. Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

13/23

Ten aanzien van de subsidieverstrekkingen zien we verschillende onvolkomenheden. Hierbij gaat het om het verkeerde mandaat, het te laat aanvragen van de subsidie door de subsidieontvanger, het te laat beschikken en/of vaststellen van een subsidie door de gemeente, aangeleverde niet ondertekende stukken en het niet aangaan van uitvoeringsovereenkomsten. Afgelopen jaar is er een nieuw systeem voor de verwerking van subsidieaanvragen en vaststellingen in gebruik genomen. De verwachting is dat de fouten hierdoor zullen afnemen. Ook is er een training gegeven aan medewerkers over het verstrekken van subsidies. Daarnaast is er een dashboard in ontwikkeling om de subsidieaanvragen en -vaststellingen beter te kunnen monitoren om tijdig onvolkomenheden te signaleren en hier actief op te reageren. Voor de beschikkingen Wmo en Jeugd is geconstateerd dat er in een aantal dossiers onvolkomenheden zaten in de plannen van aanpak, de vindbaarheid van stukken in het systeem en onvolkomenheden in de beschikking. Al deze omissies hebben niet geleid tot een financiële fout omdat uit andere documentatie in het dossier de juiste informatie wel te herleiden was. Het 4ogenprincipe zal weer ingevoerd worden en de backoffice zal geen beschikkingen meer versturen zonder (volledig ingevulde) plannen van aanpak en beschikkingen.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

14/23

6

Toelichting Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik in de paragraaf bedrijfsvoering

Het college dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O beleid ook feitelijk wordt nageleefd en de getroffen maatregelen werken. Hiertoe nemen we de volgende tekst op in de paragraaf bedrijfsvoering: Onze gemeente kent diverse instrumenten en regelingen ter voorkoming van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik. Op 28 november 2023 heeft het college het Beleidskader Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) vastgesteld. De raad is daarna per raadsinformatiebrief (RIB24.004) hierover geïnformeerd. Met het vaststellen van het Beleidskader Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) is in een overkoepelend kader vastgelegd wat de gemeente Zeist doet om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen tegen te gaan. Het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik is niet nieuw en is grotendeels in onze processen ingebouwd. Nieuw is dat er nu een overkoepelend kader is voor het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik. Gemeentelijke regelingen kunnen gevoelig zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de verplichting om een heffing te betalen of de hoogte van een subsidie of uitkering afhankelijk is van de gegevens die mensen zelf verstrekken.

Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen wordt als misbruik beschouwd. Van oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen is sprake als weliswaar in overeenstemming met regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan wordt gehandeld (de 'mazen van de wet'). Het Beleidskader Misbruik & Oneigenlijk gebruik Zeist werkt vanuit de kernwaarden vertrouwen, nabijheid en kracht. Deze kernwaarden hebben betrekking op hoe wij met onze inwoners, instellingen en bedrijven omgaan alsmede hoe wij verwachten dat zij met ons omgaan. Toch kunnen er ook situaties van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden voorkomen. Daarvoor treft de gemeente waarborgen en maatregelen die in verhouding staan tot het risico dat wordt gelopen. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. Het gaat hier om preventieve en repressieve maatregelen. Het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik wordt voldoende afgedekt in de processen en hierop wordt getoetst door de uitvoering van de verbijzonderde interne controle. Hier zijn geen misstanden vastgesteld.

Door vaststelling van het Beleidskader Misbruik & Oneigenlijk gebruik is voor de gehele organisatie een kader aanwezig. Daarnaast is er onder meer een gedragscode en een regeling integriteitmeldingen. In de processen, procedures en interne controles is er aandacht voor de voorkoming van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik, en er is aandacht voor risicomanagement in brede zin. De gemeente heeft in 2021 een frauderisicoanalyse opgesteld als aanvulling op de eerder genoemde instrumenten en regelingen, deze wordt jaarlijks geactualiseerd. In 2023 is geen medewerkersfraude geconstateerd. In 2023 hebben we de fraudebestrijding in het Sociaal Domein verder gecontinueerd. Binnen het Sociaal Domein kennen we vanuit de landelijke wetgeving een Toezichthouder rechtmatigheid Wmo/ Jeugdwet. In 2023 hebben de toezichthouders diverse signalen opgepakt en afgerond. De zaak Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

15/23

waarbij in 2022 zorgfraude was geconstateerd, is in 2023 afgerond en geëvalueerd. Mede naar aanleiding hiervan zijn in 2023 het Beleidsplan Toezicht en Handhaving sociaal domein, Afwegingskader Toezicht en Handhaving Wmo en Jeugdwet en een Meerjarenactieplan 2024/ 2025 opgesteld. Hier zal in 2024 een vervolg aan gegeven worden. Daarnaast heeft de toezichthouder in 2023 meerdere bewustzijnscampagnes gehouden bij onder andere het Sociaal Team en het Centrum voor Jeugd en Gezin. Tevens zijn in 2023 zijn de eerste stappen gezet met een verkenning voor een samenwerking in de regio ZOU.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

16/23

DEEL 3

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

17/23

7

Bevindingen per proces

In dit hoofdstuk worden de bevindingen per proces weergegeven en de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen. De betekenis van de gebruikte kleuren in de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen is als volgt: Nieuwe aanbeveling Eerder gerapporteerde aanbeveling, onderhanden Eerder gerapporteerde aanbeveling, geen / te weinig voortgang Aanbeveling opgevolgd en getoetst door Control

7.1

Inkopen en aanbesteden (spendanalyse) Proces Massa Aantal dossiers gecontroleerd Uitkomsten

Inkopen en aanbesteden (spendanalyse) € 173.454.772 Alles > € 200.000 10 dossiers onrechtmatig, € 1.117.944

Opvolging van de aanbevelingen: Aanbeveling Invoering van een intracomptabele verplichtingenadministratie waardoor de beheersing op de naleving van de aanbestedingsregels wordt versterkt.

Status 2022 Status 2023

Versterking van de rol van team inkoop in het proces van opdrachtverlening. In dit kader is een verplichte consultatie bij inkopen groter dan € 50.000 passend

Ter versterking van de interne beheersing adviseren wij om in de toekomst gebruik te maken van een modelformulier dat inzicht geeft in de voorgeschreven aanbestedingsvorm afhankelijk van de opdrachtwaarde. Een budgethouder mag de opdracht alleen dan verstrekken indien dit formulier is ingevuld. Bij mogelijke voorgestelde afwijkingen is advies van de afdeling inkoop altijd noodzakelijk. Zorg voor eenduidige opslag van aanbestedingsdossiers in het zaaksysteem na afronding van een aanbesteding/offerte aanvraag. Zorg voor schriftelijke bevestiging van mondelinge opdrachten zodat ten alle tijden herleidbaar is wat de opdracht was en voor welke prijs. Zorg dat er geen contracten worden afgesloten met stilzwijgende verlenging dit staat op gelijke voet met contracten voor onbepaalde tijd. Breng gelijksoortige uitgaven onder in raamcontracten om de rechtmatigheid van aanbestedingen te borgen. Zorg dat er in 2024 besluiten worden genomen over de in 2022 en 2023 als onrechtmatig beoordeelde contracten zodat of bewust besloten wordt de onrechtmatigheid door te laten lopen of een nieuwe aanbesteding gestart wordt. Voor de versterking van het inkoopproces zijn verbeteringen van preventieve controlemaatregelen noodzakelijk. De gemeente Zeist heeft een decentrale inkoop, maar medewerkers dienen preventief frequenter de verbinding te zoeken met het team inkoop.

Tevens is de aanscherping van de inkoopregels noodzakelijk. Ten slotte moeten medewerkers in de organisatie het bewustzijn van de omvang van de verwachte kosten en tevens de looptijd van een overeenkomst vergroten teneinde onrechtmatigheden te voorkomen. Ook een continue spendanalyse via Power BI zou het proces kunnen versterken. Ter versterking van de interne beheersing adviseren wij om in de toekomst gebruik te maken van een modelformulier dat inzicht geeft in de voorgeschreven aanbestedingsvorm afhankelijk van de opdrachtwaarde. Een budgethouder mag de opdracht alleen dan verstrekken indien dit formulier is ingevuld. Bij mogelijke voorgestelde afwijkingen is advies van de afdeling inkoop altijd noodzakelijk. Dit kan ook via een geautomatiseerd systeem.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

18/23

7.2

Inkopen: order, factuur en prestatielevering Proces Massa Aantal dossiers gecontroleerd Uitkomsten

Inkoop: order t/m betaling € 95.796.332 81 dossiers 1 dossier fout voor getrouwheid, € 112 14 dossiers onzeker voor getrouwheid, € 8.569

Opvolging van de aanbevelingen: Aanbeveling Status 2022 Status 2023 Besteed aandacht aan de boeking van facturen in het juiste verslagjaar rond de jaarwisseling. Besteed aandacht aan de documentatie en bewaring van stukken met betrekking tot de opdrachtverstrekkingen voorafgaand aan de facturatie, en van stukken met betrekking van de (controle op de) prestatieleveringsbewijzen, zodat daarmee ook onze verbijzonderde interne controle maar ook de eigen controle en goedkeuring door de factuurbehandelaar (op prijs, soort en aantal) makkelijk en onderbouwd kan geschieden. Actualiseer de Budgethoudersregeling en breng deze opnieuw bij het management/ budgethouders onder de aandacht.

7.3

Personeel Proces Gecontroleerde massa en aantal dossiers gecontroleerd

Uitkomsten

Personeel Stamgegevens nieuw personeel, 10 dossiers Wijzigingen vaste loonbestanddelen, 12 dossiers Uit dienst tredende medewerkers, 10 dossiers Bruto-netto berekeningen, 4 dossiers Geen afwijkingen op getrouwheid en rechtmatigheid

Opvolging van de aanbevelingen: Aanbeveling Status 2022 Status 2023 Zorg voor zichtbare vastlegging van de check op een terugbetalingsverplichting voor ouderschapsverlof en opleiding bij HR en voeg dit bij het dossier. Zorg voor toepassing van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie op de mutaties die niet automatisch worden doorgezet in het systeem. Zorg vanwege het ontbreken van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie maandelijks voor een integrale controle op het standenregister mutaties vaste loonbestanddelen. Zorg voor een zichtbare vastlegging van het 4-ogenprincipe op de juistheid van de invoer van premies etc. aan het begin van het jaar en/of na aanpassing gedurende het jaar. Zorg voor opvolging van de aanbevelingen uit het ‘Rapport onderzoek AFAS HR implementatie’ zodra deze definitief is.

7.4

Leges omgevingsvergunningen Proces Gecontroleerde massa Aantal dossiers gecontroleerd Uitkomsten

Leges omgevingsvergunningen € 3.562.123 47 dossiers Geen afwijkingen op getrouwheid en rechtmatigheid

Opvolging van de aanbeveling: Aanbeveling Zorg voor toetsing van een 2e medewerker op de invoer van de legesbedragen in het systeem voorafgaand aan de start van het boekjaar en leg dit zichtbaar vast.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

Status 2022 Status 2023

19/23

7.5

Vastgoed: aan- en verkoop Proces Gecontroleerde massa Aantal dossiers gecontroleerd Uitkomsten

Vastgoed: aan- en verkoop € 747.245 2 verkoopdossiers Geen afwijkingen op getrouwheid en rechtmatigheid

Opvolging van de aanbeveling: Aanbeveling Stel een actuele gemeentelijke Nota grondbeleid en jaarlijks een Nota grondprijzen op. Dit wordt ook aanbevolen door de commissie BBV en zal bijdragen aan duidelijkheid binnen en buiten de organisatie over hoe we werken.

7.6

Status 2022 Status 2023

Vastgoed: verhuur Proces Gecontroleerde massa Aantal dossiers gecontroleerd Uitkomsten

Vastgoed: verhuur € 2.974.933 6 dossiers Geen afwijkingen op getrouwheid en rechtmatigheid

Opvolging van de aanbevelingen: Aanbeveling Status 2022 Status 2023 Wij adviseren om de aansluiting tussen de sub-administratie verhuuropbrengsten en Financials consistent minimaal halfjaarlijks te leggen. Daarnaast adviseren we om de analyse tussen de werkelijke en begrootte verhuuropbrengsten minimaal halfjaarlijks te leggen. Besteed pro-actief aandacht aan contractbeheer. Contracten waarvan de verhuurperiode is afgelopen dienen verlengd te worden (mits verlengingsoptie contractueel mogelijk is) of een nieuw verhuurovereenkomst dient afgesloten te worden. Contracten zonder een verlengingsoptie mogen na de verhuurperiode niet zonder meer stilzwijgend verlengd worden. Wij adviseren team Vastgoed om hier aandacht aan te besteden en alles schriftelijk te bevestigen (opzegging, verlenging en stilzwijgende verlenging). Voer controles uit of het aantal ingelezen boekingsregels ook daadwerkelijk op de factuur terecht komt en voer daarvoor controles uit op de rekenkundige juistheid van de uitgaande facturen. Controleer ook periodiek of het totaal van de ingelezen boekingsregels ook daadwerkelijk in Financials terecht is gekomen en per jaareinde of alles ook daadwerkelijk betaald is (financiën).

7.7

Leges begraaf- en crematierechten Proces Gecontroleerde massa Aantal dossiers gecontroleerd Uitkomsten

Leges begraaf- en crematierechten € 1.798.950 32 dossiers Geen afwijkingen op getrouwheid en rechtmatigheid

Opvolging van de aanbeveling: Aanbeveling Zorg voor toetsing van een 2e medewerker op de invoer van de legesbedragen in het systeem voorafgaand aan de start van het boekjaar en leg dit zichtbaar vast.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

Status 2022 Status 2023

20/23

7.8

Subsidieverstrekkingen Proces Massa Aantal dossiers gecontroleerd Uitkomsten

Subsidieverstrekkingen € 10.876.770 Subsidieverstrekkingen, 23 dossiers Subsidievaststellingen, 14 dossiers 3 dossiers onzeker voor getrouwheid, € 714.738

Opvolging van de aanbevelingen: Aanbeveling Evalueer of het huidige beleid (met name het subsidieprogramma met de subsidieplafonds) voldoet aan de eisen die hieraan gesteld worden en of dit tegemoet komt aan de wensen qua sturing en flexibiliteit. Zorg voor het jaarlijks opstellen en publiceren van een subsidieregister.

Status 2022 Status 2023

Zorg voor naleving van de mandaatbesluit door aanpassing van het subsidieproces zodat alle subsidieverstrekkingen en -vaststellingen > € 100.000 door een concernmanager worden getekend. Zorg voor een juiste combinatie van naam en functie bij ondertekening van de subsidiebeschikking en -vaststelling. Zorg voor de zichtbare vastlegging van het advies van de financieel adviseur ( > € 500.000). Informeer subsidieontvangers over het tijdig aanvragen van een subsidie en het tijdig verzoeken tot vaststellen van een subsidie. Zorg voor het tijdig beschikken en vaststellen van subsidies binnen de gestelde termijnen. Zorg voor de volledigheid van dossiers. Zorg voor het toepassen van de hardheidsclausule bij afwijking van het gestelde in de Algemene Subsidieverordening. Zorg voor het opstellen en ondertekenen van Uitvoeringsovereenkomsten indien nodig. Zorg voor tijdige vaststelling van de subsidieplafonds.

7.9

Treasury Proces Gecontroleerde massa / dossiers

Uitkomsten

Treasury Handmatige betalingen Creditcardbetalingen Schatkistbankieren Leningen Uitgezet geld (hypotheken) Het rentecomité Geen afwijkingen op getrouwheid en rechtmatigheid

Opvolging van de aanbeveling: Aanbeveling Zorg voor actualisatie van het Treasurystatuut.

7.10

Status 2022 Status 2023

Wmo en Jeugd (ZIN en Pgb)

Omdat de bevindingen en dus ook aanbevelingen voor de processen Wmo en Jeugd vrijwel gelijk zijn behandelen we ze in deze paragraaf samen. Proces Gecontroleerde massa Aantal dossiers gecontroleerd Uitkomsten

Wmo (ZIN en Pgb) € 11.099.718 28 dossiers ZIN en 4 dossiers Pgb 29 dossiers onzeker voor getrouwheid, € 23.752

Proces Gecontroleerde massa Aantal dossiers gecontroleerd Uitkomsten

Jeugdwet (ZIN en Pgb) € 14.671.232 27 dossiers ZIN en 4 dossiers Pgb 27 dossiers onzeker voor getrouwheid, € 45.070

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

21/23

Opvolging van de aanbevelingen: Aanbeveling Jeugd en Wmo Besteed aandacht aan het volgen van de juiste verplichte processtappen/volgorde bij het verlenen van zorgproducten. Besteed aandacht aan de (controle op de) volledigheid van en consistentie van de verplichte zorggegevens per zorgproduct tussen Zorgaanvraag, Plan van Aanpak, Budgetplan Pgb, Zorgovereenkomst/Raamovereenkomst, Beschikking, ZorgNed-registratie, CAK, SVB-portaal en Declaratie/Betaling. Zorg voor de eenduidig gebruik van afkortingen en benamingen voor zorgproducten in alle documenten en het systeem. Zorg er voor dat per zorgproductdossier van een client de benodigde stukken direct paraat en volledig beschikbaar zijn. Zorg voor een verplichte toepassing van het 4-ogenprincipe bij elk beschikte zorgproduct en leg dit in ZorgNed vast. Zorg voor de uitvoering en adequate vastlegging van de prestatieleveringscontrole op de zorgproducten.

Status 2022 Status 2023

Zorg voor de uitvoering van een zichtbare controle op het ontvangen tarievenoverzicht. Deze controlehandeling kan uitgevoerd worden door het tarievenblad uit te printen, productcodes aan te sluiten met onderliggende overeenkomsten en de uitkomsten te voorzien van een vinkje. Het uitgeprint tarievenblad dient ten slotte geparafeerd te worden en voorzien van een korte conclusie. Zorg voor een periodieke zichtbare aansluiting tussen ZorgNed en de financiële administratie. Wij adviseren de backoffice medewerkers om in de beschikkingen de te verstrekken voorzieningen en het beoogd resultaat te vermelden en zichtbaar & tijdige de controle op de zorgovereenkomsten vast te leggen in ZorgNed. Hierbij dient getoetst te worden of de zorgovereenkomst in het SVB portaal is opgenomen, getekend is door de client en aansluit met de verstrekte beschikking vanuit de gemeente Zeist. Zorg voor periodieke analyse van de uitnutting van Pgb's. Zorg voor het inregelen van het 4 ogen principe in ZorgNed waarbij alle mutaties van de medewerkers met de verhoogde correctie rechten worden gecontroleerd door een andere collega Aanbeveling Jeugd Voorkom de toekenning van zorg met terugwerkende kracht voorafgaand aan de opstelling/ondertekeningdatum van het PVA. Zorg voor beleid omtrent cliënten die met een doorverwijzing bij de gemeente komen (via 315 berichten).

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

Status 2022 Status 2023

22/23

Gemeente Zeist Publiekshal, Slotlaan 20, Zeist Postbus 513, 3700 AM Zeist Telefoon 14 030

E-mail: zeist@zeist.nl Website: www.zeist.nl Twitter: www.twitter.com/gemeentezeist

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2023

23/23