24RV002 Bijlage 1 Reflectie RIOZ

Gemeente Zeist

Reflectie

Reserve Integrale Ontwikkeling Zeist (RIOZ)

Team Control

Samenvatting

In de raad van 29 oktober 2013 stemde de gemeenteraad van Zeist in met de vorming van de Reserve Integrale Ontwikkeling Zeist (RIOZ) inclusief de kaders rondom stortingen en onttrekkingen aan de reserve. RIOZ is opgezet in een tijd waarin er een trendbreuk gaande was met het verleden. Daar waar er in het verleden op grondexploitaties werd verdiend (en voorzieningen uit deze verdiensten konden worden gedekt), ontstond er een tijd waarin de grondexploitaties - maximaal – budgettair neutraal kon worden geëxploiteerd. Dit vroeg in 2013 dan ook om een nieuwe manier van financieren van de voorzieningen. Er moest hiervoor ‘gespaard’ gaan worden, dit heeft geïnspireerd tot het ontwikkelen van de Reserve Integrale Ontwikkeling Zeist (RIOZ). Het gaat hier om een reserve die gebruikt mag worden voor voorzieningen met fundamentele meerwaarde en ambities. Om ervoor te zorgen dat de reserve niet als een ‘algemeen middelenpotje’ gebruikt zou worden, werden er strikte voorwaarden gekoppeld aan de onttrekking van gelden. Het principe van gedifferentieerde (verschillende) stortingen en geselecteerde onttrekkingen werd dan ook ingesteld. Met dit onderzoek is er onderzocht in hoeverre de reserve voldoende werkt conform de opzet, wat wij hier van kunnen leren en wat we anders zouden kunnen doen.

Dit is met behulp van deskresearch en het doen van interviews met belangrijke stakeholders van de reserve (ambtelijke organisatie en het college van B&W) nader onderzocht. Uit het onderzoek is gebleken dat de meerwaarde van de reserve nog steeds actueel is en dat zij waarde kan toevoegen aan het ‘goede leven in Zeist’, maar dat de reserve steeds meer stil is komen te liggen. Zo kan uit het onderzoek worden geconcludeerd; - Het gebruik van de reserve is in de loop van de jaren afgenomen en sinds 2 jaar is deze niet via het reguliere P&C proces ingezet. - De raad wordt onvoldoende geactiveerd om aan het stuur te komen van de reserve. - De werking van het voedingsproces dient verder aangescherpt te worden. - De kaders van de reserve dienen beter te worden aangepast aan de huidige tijdsgeest. Om de reserve het podium te geven, zijn de volgende aanbevelingen over te nemen; - Het stimuleren van de raad om aan het stuur te komen van de reserve door; o op korte termijn de raad te informeren over het bestaan, de bedoeling en de uitkomsten van het onderzoek. Hierna kan dit vierjaarlijks bij de installatie van de nieuwe raad. o Met hen jaarlijks bij de kadernota het gesprek (tijdens de ronde tafel) aan te gaan over de onttrekking van de reserve. o Rapportering over zowel de reserve als over de besteding (kwalitatief en kwantitatief) in het RV van de jaarrekening.

Hiermee worden de investeringen en mogelijke toekomstige besparingen (zowel financieel als maatschappelijk) beter zichtbaar, zodat dit zorgt voor voldoende legitimatie van de reserve richting de raad. Dit kan tevens motiverend werken om de reserve actiever te gebruiken. Bij de auditcommissie wordt de technische werking van de reserve geëvalueerd. - Redeneer vanuit de maatschappelijke opgave in plaats van uit de domeinen ‘groen, rood en sociaal’ zodat de reserve toegankelijke wordt. - Scherp de controle op de werking van de voeding aan. De voeding gebeurt nu nog teveel alleen bij de jaarrekening. 2

Voorstel: De meerwaarde van de reserve is nog steeds actueel en daarom is het voorstel om deze reserve intact te houden. Geïnspireerd op de resultaten van het onderzoek zijn er accenten toegevoegd aan de bestaande regeling. Accenten die ervoor zorgen dat de reserve voldoende aandacht krijgt. Vanwege het politieke karakter van de reserve zorgen de aanpassingen voor een beter ingekaderd proces, waarbij meer vrijheid op de inhoud ontstaat. In onderstaand plaatje is het nieuwe procesvoorstel weergegeven.

De rol van de raad als volksvertegenwoordiger ligt meer centraal in het proces. Zij kunnen met elkaar (al dan niet met de samenleving) het net op halen over de maatschappelijke meerwaarde waar zij de reserve aan willen besteden. Voorwaarde is wel dat de investering uiteindelijk iets oplevert voor de gemeente (in geld of in maatschappelijk effect). Doordat er nu meer gestuurd wordt op proces (meer verantwoording over de voeding en de onttrekking), blijft de aandacht voor het onderwerp gewaarborgd.

3

1. Inleiding

In de raad van 29 oktober 2013 stemde de gemeenteraad van Zeist in met de vorming van de Reserve Integrale Ontwikkeling Zeist (RIOZ) inclusief de kaders rondom stortingen en onttrekkingen aan de reserve. RIOZ is opgezet in een tijd waarin er een trendbreuk gaande was met het verleden. Daar waar er in het verleden op grondexploitaties werd verdiend (en voorzieningen uit deze verdiensten konden worden gedekt), ontstond er een tijd waarin de grondexploitaties - maximaal – budgettair neutraal kon worden geëxploiteerd. Dit vroeg in 2013 dan ook om een nieuwe manier van financieren van de voorzieningen. Er moest hiervoor ‘gespaard’ gaan worden, dit heeft geïnspireerd tot het ontwikkelen van de Reserve Integrale Ontwikkeling Zeist (RIOZ). Geïnspireerd omdat de reserve zich niet alleen beperkt tot grondexploitatie gerelateerde zaken, het gaat hier om een reserve die gebruikt mag worden voor voorzieningen met fundamentele meerwaarde en ambities. De reserve werd dan ook verdeeld over drie domeinen; 1. Rood: Alle ontwikkelingen, noodzakelijke impulsen e.d. die betrekking hebben op gebiedsontwikkeling, vastgoedprojecten c.a. 2. Groen: Alles wat met duurzaamheid te maken heeft, het groene karakter van Zeist etc. 3. Sociaal: Ontwikkelingen die betrekking hebben op de mens en de samenleving.

Om ervoor te zorgen dat de reserve niet als een ‘algemeen middelenpotje’ gebruikt zou worden, werden er strikte voorwaarden gekoppeld aan de onttrekking van gelden. Het principe van gedifferentieerde stortingen en geselecteerde onttrekkingen werd dan ook ingesteld. Bij de begroting 2015 was voor het eerst aan de reserve onttrokken, bij de begrotingsbehandeling in dat jaar bleek dat er behoefte was aan onder andere aanscherping van de benoemde onttrekkingscriteria. De aanscherping is door de gemeenteraad besloten bij de kadernota van 2015, en is daarmee geeffectueerd bij de begroting 2016. De vooraf geformuleerde resultaten van het onderzoek zijn; 1. Beoordelen of de RIOZ werkt conform de opzet Hiervoor worden de volgende elementen onderzocht: a. Maatschappelijke werking: Werking van het systeem b. Technische werking: Besluitvormingsproces, voedingen, onttrekkingen. 2. Het doen van aanbevelingen ter verbeteringen Het betreft een reflectie op de uitgangpunten van de RIOZ en de uitvoering er van. De focus ligt binnen de gemeentelijke organisatie en het college van B&W. Gemeenteraad wordt niet geraadpleegd. De beelden die de reflectie oplevert, worden in deze eindrapportage opgenomen. Er wordt onderscheid gemaakt in resultaten, conclusies en aanbevelingen.

4

5

2. Kader RIOZ

RIOZ is in een aantal bouwstenen onder te verdelen. Deze verdeling komt voort uit de opbouw van het toenmalige raadsvoorstel uit 2013 (13RV0058) en de aanpassingen hierop uit 2015 (15CV00157). De geïdentificeerde bouwstenen worden in dit hoofdstuk nader uiteengezet; rol van de raad (paragraaf 2.1), voortschrijdend vierjaarlijks programma (paragraaf 2.2), voedingsmogelijkheden (paragraaf 2.3), verdeling naar de domeinen (paragraaf 2.4), onttrekkingsprincipes (paragraaf 2.5) en de context (paragraaf 2.6) Deze bouwstenen vormen het conceptueel kader en de basis voor het onderzoek (paragraaf 2.7). 2.1 Rol van de raad De gemeenteraad heeft het budgetrecht over reserves. De raad dient daardoor over alle stortingen en onttrekkingen een besluit te nemen. Er wordt vierjaarlijks een voortschrijdend uitvoeringsprogramma opgesteld, dit programma wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd. Ook zullen de jaarlijkse actualisaties ter goedkeuring worden voorgelegd. Bij de p en c documenten doet het college verslag van de voortgang en leggen zij verantwoording af over de gemaakte kosten. 2.2 Voortschrijdend vierjaarlijkse programma De reserve dient spaarzaam ingezet te worden, de urgentie van de ontwikkelingen en ambities moeten een fundamentele meerwaarde hebben voor de gemeente. De kosten die hiermee gepaard gaan kunnen uit RIOZ bekostigd worden.

Daarom is er een vierjaarlijks uitvoeringsprogramma voorgesteld. Veelal vraagt de uitvoering meer tijd dan 1 jaar. In het uitvoeringsprogramma worden alle activiteiten voor de komende vier jaren opgenomen. Dit uitvoeringsprogramma wordt ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Jaarlijks wordt het uitvoeringsprogramma geactualiseerd, waar nodig kan het worden bijgesteld. Ook kunnen nieuwe activiteiten aan het uitvoeringsprogramma worden toegevoegd (mits het saldo van RIOZ dit toelaat). Zo ontstaat een voortschrijdend uitvoeringsprogramma. De jaarlijkse actualisatie van het voortschrijdende uitvoeringsprogramma wordt tevens aan de raad ter besluitvorming voorgelegd. Het maximale investeringsniveau van het uitvoeringsprogramma is gelijk aan de hoogte van de reserve. In 2015 is hieraan toegevoegd dat de raad graag meegenomen wilt worden, in de denkrichting van het college, voor wat betreft de actualisatie van het uitvoeringsprogramma. Zij wil graag de mogelijkheid hebben het college suggesties mee te geven in plaats van geconfronteerd te worden met concrete voorstellen. Bij de kadernota worden daarom de grote lijnen, rondom de actualisatie van het uitvoeringsprogramma, meegegeven aan de raad. Dit gaat op informele en informatieve basis.

Het definitieve plan, met duidelijke toelichting en onderbouwing van de keuzes, wordt bij de begroting ter besluitvorming door het college aan de raad voorgelegd. Het plan bij de begroting vraagt om onderbouwing die ingaat op het doel waarvoor de middelen worden ingezet, de planning en de noodzaak om deze middelen uit de RIOZ te onttrekken. 2.3 Voedingsmogelijkheden Om de ambities tot uitvoering te brengen was er, ten tijde van het opvoeren van de RIOZ, een flink bedrag benodigd. Zowel bestaande middelen, als toekomstige middelen maken hier deel van uit. De voedingsmogelijkheden van de RIOZ op een rijtje: 6

2.4 Verdeling naar de domeinen De voeding van de reserve bestaat uit specifieke en generieke middelen. Het college vindt de herkomst van de middelen echter minder belangrijk dan het doel waaraan de middelen besteed worden. De doelen zijn onderverdeel in de drie domeinen; 1. Rood: Alle ontwikkelingen, noodzakelijke impulsen e.d. die betrekking hebben op gebiedsontwikkeling, vastgoedprojecten c.a. 2. Groen: Alles wat met duurzaamheid te maken heeft, het groene karakter van Zeist etc. 3. Sociaal: Ontwikkelingen die betrekking hebben op de mens en de samenleving. Het College wil op voorhand niet overgaan tot een vaste verdeelsleutel van de middelen over de drie domeinen (rood, groen en sociaal). De belangen van de domeinen zijn in beginsel gelijkwaardig. Bij het opstellen van het uitvoeringsprogramma zal een keuze gemaakt worden hoe de middelen over de domeinen worden verdeeld. Dit uitvoeringsprogramma zal ter besluitvorming worden voorgelegd. 2.5 Onttrekkingsprincipes De onttrekkingsprincipes zijn in 2013 vastgesteld en in 2015, nadat er voor het eerst aan de reserve was onttrokken, nader aangescherpt. De kern van de boodschap is dat er met terughoudendheid aan de RIOZ kan worden onttrokken. De onttrekking principes zijn; - Aan de reserve kan worden onttrokken als het doel waarvoor de middelen bestemd zijn een fundamentele meerwaarde heeft voor de gemeente.

Er kunnen geen middelen onttrokken worden aan zaken die van incidentele betekenis zijn zodat middelen niet ‘verdampen’. Concreet: o tekorten op bestaande budgetten niet ten laste van de reserve gebracht kunnen worden. Deze zullen bij de begroting als tegenvallers bestaand beleid opgevangen moeten worden. o Er kunnen geen structurele lasten kunnen uit de reserve gedekt worden, wel kunnen bedragen gekapitaliseerd uit de reserve worden onttrokken. - Onttrekkingen moeten aansluiten bij de ambities die de gemeente heeft vastgelegd in visies (zoals de structuur-, brede sociale-, duurzaamheidsvisie en het groenstructuurplan). 7

o

-

-

Met behulp van RIOZ is het mogelijk om het voorzieningenniveau te kunnen handhaven en andere ambities te kunnen bekostigen om het karakter van Zeist te behouden cq impulsen te geven dit verder vorm te geven. De middelen die in de toekomst uit de reserve worden onttrokken moeten bijdragen om de doelstellingen die in de visiedocumenten zijn benoemd dichterbij te brengen. De inzet van middelen moet vooral op innovatie gericht zijn en zo mogelijk elders in de begroting ook tot besparing leiden. Natuurlijk moet er ook ruimte zijn/blijven om in te spelen op actualiteiten die van structurele meerwaarde zijn voor de gemeente. Begrote onttrekkingen moeten binnen 2 jaar tot uitvoering leiden, zodat wordt voorkomen dat middelen lang gelabeld in de RIOZ blijven en langere periode worden ‘meegesleept’. o Jaarlijks wordt het vierjaarlijks uitvoeringsplan geactualiseerd en aangevuld. Het is de bedoeling dat de eerste jaarschijf van het uitvoeringsprogramma zo concreet is dat met de uitvoering gestart kan worden. De eerste jaarschijf van het uitvoeringsprogramma wordt bij de begrotingsbehandeling direct onttrokken en functioneel begroot (op een nieuw of bestaand budget). Zonder expliciete besluitvorming kan het bedrag niet meegenomen worden naar een volgend boekjaar.

Indien uitvoering dan nog niet is gestart/afgerond moet expliciet om instemming van de Raad gevraagd worden om de middelen opnieuw over te mogen hevelen naar een volgend boekjaar. Mocht dit niet worden goedgekeurd vloeien de middelen terug in de RIOZ, zij lopen dus niet mee in het rekeningresultaat. Voorgestelde bestedingsdoelen worden direct onttrokken uit de reserve. o Bij het aanbieden van het vierjaarlijks uitvoeringsprogramma worden de voorgestelde onttrekkingen direct functioneel begroot en aan de reserve onttrokken.

2.6 Context Onderstaande punten geven de context weer ten tijde van het ontstaan van de reserve, en de aanvullingen uit 2015. 1. De reserve is ontstaan in een periode waarin de gemeente moest sparen (economische schaarste) om aan haar ambitieniveau te kunnen voldoen. 2. Vanwege het incidentele karakter van de reserve, en de tijdsgeest, was het nodig om continu op zoek te zijn gegaan naar voeding voor de reserve. 3. Vanuit de raad is gevraagd om voldoende evenwicht tussen de diverse domeinen, dit is echter niet op voorhand vast te stellen. 4. Ten tijde van het ontstaan van RIOZ stond de financiële situatie van de gemeente steeds meer onder druk. Desondanks stonden we er toen als gemeente nog relatief goed voor, er was en is namelijk een stevig fundament aanwezig. Nieuwe bezuinigingen konden ondanks dat wel pijn gaan doen. Daarom zal er geïnvesteerd moeten blijven worden om Zeist op een goed niveau te houden. Hiervoor zijn de middelen van de RIOZ bedoeld. Daarbij komt dat de middelen van de reserve een incidenteel karakter kennen, terwijl het begrotingstekort structureel van aard is. Dit zorgt ervoor dat er is gekozen voor RIOZ in plaats van voor het versterken van het financieel perspectief.

8

2.7 Conceptueel model In onderstaand plaatje zijn de diverse bouwstenen, de raadsvoorstellen van 2013 en 2015 gecombineerd, weergegeven in een conceptueel model:

Figuur 1 Bouwstenen RIOZ

Dit conceptueel model geldt als kader waarop de theorie getoetst gaat worden.

9

3. Methodologie

In dit onderzoek wordt de beschreven theorie (hoofdstuk 2) geconfronteerd met de werkelijke werking van de RIOZ. Dit gebeurt in twee delen; a. Technische werking: Besluitvormingsproces, voedingen, onttrekkingen, de financiële werking en de kwalitatieve werking. b. Maatschappelijke werking: Werking van het systeem In dit hoofdstuk wordt kort stilgestaan bij datgene wat nodig is om aan de doelstellingen van het onderzoek te voldoen. Namelijk de werking beoordelen van de RIOZ en het doen van aanbevelingen ter (mogelijke) verbetering. In de loop van de tijd zijn er onderdelen binnen de reserve gelabeld, de kern van het onderzoek richt zich op het niet gelabelde deel van de reserve. 3.1 Technische werking Met behulp van deskresearch wordt de technische werking van de RIOZ onderzocht. Hiervoor worden de volgende werkzaamheden uitgevoerd en geanalyseerd; 1. Of de P&C cyclus op een juiste manier wordt gehanteerd met betrekking tot de reserve, en of het budgetrecht van de raad hier op een juiste manier wordt ingezet. 2. Welke geldstromen wel en niet in de RIOZ stromen, en of dit past bij de spelregels (voedingsmiddelen, onttrekkingsprincipes) 3. Hoe ziet de verdeling van de reserve (rood, groen en sociaal) er door de jaren heen uit? En is hier een bepaald evenwicht in te onderscheiden? 4.

Zijn de bestedingen technisch juist toegepast (binnen twee jaar geactiveerd, is er eerst het beleid gedeeld met de raad?) Daar waar er extra duiding nodig is, zal er direct worden geschakeld met de inhoudelijke expert. 3.2 Maatschappelijke werking De maatschappelijke werking wordt geïnventariseerd met behulp kwalitatieve data, als resultaat uit interviews met diverse betrokkenen. Deze betrokkenen zijn (in het verleden) in aanraking gekomen met de reserve. Het gaat om de functionarissen; - Burgemeester - Wethouder Financiën - Concern Controller - Strategisch Financieel Adviseur - Bestuursadviseur Het gaat om vrijwillige deelname aan het onderzoek. Iedereen wordt persoonlijk benaderd. In het onderzoek wordt de vertrouwelijkheid van de respondenten gewaarborgd. De bevindingen worden besproken met de medewerkers die betrokken zijn geweest bij de totstandkoming en uitvoering van de reserve. Dat geldt ook voor een concept-eindrapportage. Dit om feitelijke onjuistheden te voorkomen en te komen tot een rapport waarvan het beeld breed herkend wordt. De eindrapportage wordt vanuit het college van B&W gedeeld met de Gemeenteraad.

10

3.3 Samenvattend De aanbevelingen uit het onderzoek worden gebaseerd op bovenstaande twee methoden. Samenvattend worden dus de volgende methoden gebruikt. Resultaten

Empirisch onderzoek

Technische werking (kwantitatief)

- Deskresearch

Maatschappelijke werking (kwalitatief)

- Interviews - Deskresearch - Interviews

Aanbevelingen Tabel 1: methoden van onderzoek

In bijlage A is het inhoudelijk kader gepresenteerd. Hierin staat per bouwsteen, uit hoofdstuk 2, uitgewerkt op welke wijze de resultaten uit het onderzoek worden achterhaald; - In het geval van een technische uitwerking wordt de benodigde data (deze zijn in het kader uitgewerkt) door middel van deskresearch achterhaald en onderzocht - in het geval van de kwalitatieve data worden deze door middel van interviews (de vragen zijn in het kader opgenomen) achterhaald en onderzocht. Bij de analyse van de kwantitatieve data gaat het om het onderzoeken van data vanaf 2013. Hier zal een analyse op worden gegeven, deze wordt door de onderzoeker geduid en indien nodig afgestemd met de betrokkenen.

11

4. Resultaten

In dit hoofdstuk worden zowel de resultaten van het kwalitatief onderzoek, als van het kwantitatief onderzoek weergegeven. Het onderzoek is opgesplitst in een aantal onderwerpen (algemeen, budgetrecht, tijdsgeest – context, voedingsmogelijkheden, onttrekkingsprincipes, waarden van de reserve, verdeling van de domeinen en verbeterpunten). Per paragraaf wordt het onderwerp toegelicht, de resultaten van het kwalitatieve en het kwantitatieve onderzoek lopen door elkaar heen, zij versterken elkaar in de bewijslast van de resultaten. Al deze resultaten worden gebruikt als voeding voor de te trekken conclusies in hoofdstuk 5. 4.1 Algemeen (actualiteit, bekendheid en kwalificatie van de reserve) Bij de interviews is gevraagd in hoeverre de reserve nog voldoende actueel is. Vier van de vijf respondenten geven aan dat de reserve stil is komen te liggen. Zo werd er aangegeven dat er al twee jaar niets meer mee gedaan is, dat er reactiviteit in is geslopen, dat we er financieel gunstig voor staan en dat de nieuwe raad geholpen moet worden met het ‘opnieuw leren kennen van de RIOZ’. In het verlengde van dit laatste is ook gevraagd naar de bekendheid van de reserve. Van daaruit is aandacht gevraagd voor het budgetrecht van de raad, op het moment dat de bekendheid van de reserve voldoende bij de raad bekend is, kan zij actiever sturen op de reserve.

Het college kan met voorstellen komen, maar de raad gaat erover. En dat gaat verder dan de coalitie; “dat je als raad ook weet, we hebben een potje met elkaar gecreëerd, voor iets wat wij in meerderheid een goed idee vinden, is dan ook de financiering te vinden“. Een respondent gaf hierbij aan “bekendheid bij de raad, begint bij bekendheid intern”. Waarbij een ander toevoegde “Maar we hebben het instrument ook niet meer strak op het netvlies”. Vanuit het deskresearch is er een aantal onderwerpen onderzocht die een relatie hebben met bovenstaande; RIOZ, bedragen x € 1.000

Stand Stand Stand Stand Stand Stand ultimo ultimo ultimo ultimo ultimo ultimo 2013 2014 2015 2016 2017 2018 4.852 5.763 11.130 11.020 5.586 3.375

Bestemmingsres/RIOZ Res.RIOZ gelabeld deel Kerckebosch Res.RIOZ gelabeld deel Austerlitz

7.395

Stand ultimo 2019 4.935

Stand ultimo 2020 4.730

Stand ultimo 2021 4.494

5.608

4.992

1.992

3.488

868

-265

Res.RIOZ gelabeld deel Vollenhove Vooruit

-48

1

2.755

2.339

Tabel 2: Verloop reserve RIOZ vanaf 2013 Bestemmingsres/RIOZ

2.013

2.014

2.015

2.016

2.017

2.018

2.019

2.020

2.021

Voeding

6.303

921

6.827

Onttrekking

1.451

10

1.460

9.815

4.741

1.521

2.179

163

167

9.925

10.175

3.732

619

368

403

Saldo

4.852

911

5.367

-110

-5.434

-2.211

1.560

-205

-236

Tabel 3: Voeding en onttrekking algemene deel RIOZ

Het beeld dat er de afgelopen twee jaar niets met de reserve is gedaan, is conform bovenstaande tabel niet juist. Wat echter wel het geval is, is dat er uit de ‘algemene’ RIOZ vooral gelden zijn gehaald die een 12

relatie hebben gehad met het Corona steunpakket (de gelabelde reserves worden hier buiten beschouwing gelaten wegens het langlopende karkater ervan). Dit past niet bij het oorspronkelijke kader van de regeling, het aanbrengen van meldingen via de ‘traditionele’ P&C Cyclus; de aankondiging vindt plaats bij de kadernota, eventueel aangevuld met moties/amendementen, en bij de begroting wordt dit bestendigd. In onderstaande tabel worden de ‘traditionele’ meldingen weergegeven (dus exclusief de bestemmingsvoorstellen bij de jaarrekening): Aantal meldingen RIOZ 2013 Kadernota, Amendementen en Begroting

5

2014 Kadernota, Amendementen en Begroting

1

2015 Kadernota, Amendementen en Begroting

9

2016 Kadernota, Amendementen en Begroting 2017 Kadernota, Amendementen en Begroting

5 1 0

2018 Kadernota, Amendementen en Begroting

9

2019 Kadernota, Amendementen en Begroting

1

2020 Kadernota, Amendementen en Begroting

2

2021 Kadernota, Amendementen en Begroting

1

2022 Kadernota, Amendementen en Begroting

Tabel 4: meldingen RIOZ

Een aantal resultaten vallen hierbij op. Tot en met 2018 waren er jaarlijks meer meldingen dan de jaren ernaar. Met uitzondering van het jaar 2014. Pas vanaf het jaar 2015 zijn er voorstellen via de kadernota/begroting aangekondigd vanuit het college/ambtelijke organisatie. Voor deze tijd waren er alleen nog amendementen vanuit de raad ingediend. Er was hier dus sprake van het ‘op gang brengen’ van het proces. Bij de kadernota 2016 zijn er aanscherpingen van het proces voorgesteld. Dit omdat er bij de begroting 2015 voor het eerst écht is onttrokken aan de reserve, dit vroeg om aanscherpingen in het proces. In 2019 was de kadernota ‘beleidsarm’. De volgende tekst was hierin opgenomen: “Normaliter worden in de kadernota de beleidsvoornemens opgenomen die richting begroting financieel vertaald worden. Ook de denkrichtingen voor de RIOZ (Reserve Integrale Ontwikkeling Zeist) worden doorgaans bij de kadernota gepresenteerd”. Bij de begroting van dat jaar was er één melding opgenomen; de aankondiging van de vrijval van het weerstandsvermogen. Na deze beleidsarme kadernota is er nog eenmalig een inhoudelijke aankondiging gedaan, dit was in 2020. Het ging hier om een voorstel voor de Austerlitzeweg. Buiten deze melding waren alle resterende meldingen ‘technisch’ en niet inhoudelijk van aard.

Los van de reguliere P&C cyclus is er een drietal voorstellen (in 2019, 2020 en 2021) geweest dat via separate raadsvoorstellen is ingediend. Deze maken dus geen deel uit van bovenstaande tabel. Het gaat om het Uitvoeringsprogramma van de Maaltijd van Zeist (RV 2019034) en om de twee Ondersteuningspakketten als gevolg van Corona (RV 2020025 en RV 21RV022). Zoals aangegeven gaf een respondent aan dat de “de bekendheid bij de raad, begint bij de bekendheid intern”. Een respondent gaf aan dat er sprake is van hoge werkdruk in een kort tijdsbestek: “Overal zat druk op, dan zat je in april en de drukte om … scherp te krijgen, en dan ook nog de RIOZ. Dat speelde allemaal mee”. Daarnaast zijn er wisselingen geweest in een belangrijke verbindende rol bij dit proces; de rol van de coördinator P&C.

13

Een respondent beschreef het proces bij de jaarrekening: “Ik zie ze (checklist) ieder jaar letterlijk voor mijn neus. Met name bij de jaarrekening dan komt altijd dat rijtje, van eerst doen we dit, en dan doen we dat”. Zoals de respondent aangeeft zit de RIOZ dus wel verankerd in het proces van de jaarrekening, en komt uit het onderzoek dat dit minder aanwezig is aan de ‘voorkant’ (bij de kadernota en de begroting). Desondanks dat het proces intern verankerd is bij de jaarrekening, en de raad middels het RV wordt geïnformeerd over de bestemming van het resultaat, werd er in 2017 voor het laatst ‘uitgebreid’ gerapporteerd over de reserve (in het RV). In onderstaand plaatje is weergegeven hoe dit werd gedaan.

Tabel 6: rapportering RIOZ in RV jaarrekening 2017

De presentatie zoals in tabel 6 is weergegeven zou een positieve impuls kunnen hebben op de bekendheid en aandacht voor de reserve. Een respondent gaf immers aan dat het informeren van de raad voor verbetering vatbaar is. Tot slot is gevraagd wat de respondenten van de reserve vinden. De reserve wordt door vier respondenten als positief bestempeld. Een respondent heeft hier geen inhoudelijke reactie op gegeven. De vier respondenten gaven de volgende kwalificaties; - “het is een gave reserve.. het is een mooi instrument die allerlei haakjes geeft om het goede gesprek te hebben om mee te bewegen wanneer er een keer iets nodig is” - “het was toen revolutionair.. omdat je eigenlijk anticyclisch denkt. Omdat je bewust geld opzij zet voor toekomstige vraagstukken” - “de invoering was politiek onomstreden.. voor ieder goed idee kun je naar de RIOZ kijken” - “ten eerste, ik vind de reserve innovatief. Ten tweede, ik vind het ook disciplinerend. Want als je geld over hebt en je hebt er nooit over nagedacht als je dat hebt, dan heb je zomaar de neiging het onderweg te besteden”.

14

4.2 Het budgetrecht van de raad Bij het vorige onderdeel is het al even gegaan over het budgetrecht van de raad. Bij de interviews is daar dieper op ingegaan. Allereerst is aan de ambtelijke respondenten gevraagd of het proces eer doet aan het budgetrecht van de raad. Het resultaat is dat dit het geval is, nagenoeg alles is namelijk door de raad besloten. Dit beeld is ook bevestigd in het kwantitatieve onderzoek, hier is nader op ingegaan in paragraaf 4.1. Vanuit de organisatie komt er echter wel kritiek op het proces, zo viel het op dat het college in het verleden nog met concrete voorbeelden kwam, aangevuld met de vraag “zijn er nog punten waar jullie iets mee willen?, daarnaast is het meerjarenprogramma niet uit de verf gekomen en lijkt het niet alsof de raad aan het stuur zit. Naast het budgetrecht is er ook besproken in hoeverre de reserve voldoende ‘tussen de oren zit’ bij de raad. Hier kwam naar voren, dat de financiële knowhow van de raad (sinds het oprichten van de reserve) is verminderd en dat de reserve steeds meer ‘geïnstitutionaliseerd’ is. Dit sluit aan bij de beelden over de bekendheid van de reserve. 4.3 Tijdsgeest van de reserve Om te beoordelen of de context ten tijde van het oprichten van de reserve voldoende flexibel is om ook in de huidige tijd actueel te zijn, is bij de interviews ingegaan of de systematiek nog voldoende up-todate is.

Vier respondenten vinden de systematiek voldoende up-to-date. Waarbij twee respondenten aanvullende tips gaven voor het verder aanscherpen van de systematiek; “dat het thema maatwerk, uitvoerbaarheid en innovatie opgenomen kan worden. Dat je daar het doorbraak budget en dat soort dingen uit RIOZ kan financieren. Dan vul je hem iets eigentijdser in” en “aan de ene kant het vastere stramien van de voeding en aan de andere kant de voeding die je misschien wel zou moeten openstellen voor de samenleving”. Een andere respondent ging door op de relatie met de samenleving; “Dat (keuzes voor wat men belangrijk vind) is niet iets wat we als college moeten doen, en ook niet als ambtenaren moeten doen, maar dat idealiter door de raad moet gebeuren. De voeding die zij daar vanuit de samenleving kunnen ophalen, dat lijkt misschien een beetje op een omgekeerde IAC, dat kunnen ook best bezuinigingen zijn je ophaalt, maar het gaat over prioritering, het gaat over keuzes, dus politiek. En het gaat over maatschappelijke impact, en dat maakt dat de interesse er wel is denk ik”. Deze zelfde respondent legde ook de relatie met het aantal groeiende verantwoordelijkheden binnen de gemeente, en de hiermee groeiende risico’s.

“En dat kost ook vaak geld, dat zit met name in die innovatieve kant, en dan is het wel fijn dat je weet dat je daar als politiek een financieringsbron voor beschikbaar hebt waarmee je dit soort dingen kunt dekken. Dus het maakt het belang van zoiets als je het opnieuw zou moeten uitvinden, dan zou er nu nog veel meer reden zijn om zoiets uit te vinden dan in 2013 het geval was”. 4.4 Voedingsmogelijkheden (inclusief de waarden van de reserve) Van te voren zijn er spelregels afgesproken om de voeding van de reserve te waarborgen. In de interviews is stilgestaan bij de bescherming van deze voeding en wat er nodig is om dit aan te scherpen. Bij de interviews werd er vooral de relatie gelegd met de voeding vanuit de jaarrekening en dat deze goed wordt nageleefd (drie respondenten). Eén respondent gaf echter stellig aan dat men niet goed is in de naleving van het kader. Waarbij deze respondent dit als volgt uitlegde; “Dat als je een incidentele baat hebt, dat je zegt van ja, stel nu dat je 300K krijgt. En je hebt een nadeel van 500K, ja moet je die 300K dan storten, of mag je die eerst verrekenen? Die scherpte zit nu niet in de regels. Dus als je zo’n handelingsperspectief biedt, creëert dat ook denk ik meer gemak in de discussie, van gaat het er wel in 15

of niet in. Want dan weet je langs welke lijn het loopt.... en dat komt denk ik omdat toen we het hadden bedacht, wij hier nooit bij stil hadden gestaan. In wanneer gaat het dan naar RIOZ, doe je dat voor de streep of na de streep. Na verdeling van kosten baten en lasten, of niet, of voor die tijd”. Op de pagina 16, tabel 8 staan de voedingen van de reserve. Wat hieraan opvalt is dat er met name een repeterende soort zaken aan de reserve worden toegevoegd; de prijsindex (welke niet in het oorspronkelijke kader is opgenomen), de jaarrekeningresultaten, vrijval weerstandsvermogen, en lasten die terugvloeien nadat een project is afgerond. Het gebrek aan toevallige baten valt hiermee op. Dit kan duiden op het feit dat deze, zoals een van de respondenten aangaf, niet via een vast stramien in de RIOZ vloeien. 4.5 Onttrekkingsprincipes In het oorspronkelijke kader stond dat voorstellen voor RIOZ binnen twee jaar besteed moesten worden, deze twee jaar bleek in de praktijk niet voor ieder plan haalbaar. Dit geldt voor de trajecten Austerlitz, Kerckebosch en Vollenhove Vooruit, deze zijn daarom op advies van team Financiën administratief afgeschermd, op deze manier werd voor de raad inzichtelijk dat men van de ‘normale’ procedure afweek. De respondent gaf als toelichting op de afwijking van deze procedure met “gaan we voor de letter van de wet? Of voor de intentie van de wet?”.

Verder gaven twee respondenten aan dat er meer aandacht mag zijn voor onttrekkingen die innovatie opwekken, dit zodat ze elders in de begroting een besparing opleveren. Tot slot gaf één respondent aan dat het logisch zou zijn dat er in financieel krappere tijden meer aanspraak gemaakt zou worden op de RIOZ, deze relatie lijkt echter niet aanwezig te zijn. Op de onttrekkingsprincipes ‘aan ambities die de gemeente heeft vastgelegd in visies’ en ‘ambities komen uit meerjarenprogramma’s’ is bij de interviews niet specifiek ingegaan, het eerste onderdeel omdat dit een sterke relatie heeft met het budgetrecht van de raad. Voor wat betreft het tweede deel werd er tijdens het onderzoek al snel duidelijk dat dit onderdeel niet wordt toegepast. Dit is overgenomen door het P&C proces van de kadernota. Wel zei een respondent hierover; “Je legt meer de koppeling met het vierjarig beleid. In de oorspronkelijke documenten werd hier ook steeds de link mee gelegd, maar dat is losgelaten en het is naar een jaarlijkse cyclus gegaan). het is goed dat het geevalueert wordt, je zou hem nu weer aan het nieuwe coalitieakkoord en het uitvoeringsprogramma moeten koppelen. Dan heb je op inhoud bepaald wat je gaat doen, het uitvoeringsprogramma blijft bij B&W. maar de raad mag vanuit het budgetrecht wel uitbreiding meegeven aan het financieel kader”.

Waarden van de reserve Uit het kader zijn er een aantal waarden van de reserve te onderscheiden; ‘spaarzaam’ en ‘niet meer plannen dan er in de reserve zit’. De respondenten reageerden positief op de spaarzaamheid in de praktijk. Aan de ene kant omdat er de laatste jaren weinig is bekostigd vanuit de RIOZ, maar wat er vooral leeft bij de respondenten is dat de RIOZ er niet is voor het ‘dichten van gaten’. Het rentmeesterschap en het kritisch zijn in waar het voor wordt uitgegeven zit er voldoende in. Een respondent typeerde deze spaarzaamheid echter met een quote vanuit de raad; “die zei van: we stoppen er zoveel geld in, maar we halen er nooit iets uit. .. Ik denk dat het qua beleving voor sommigen misschien wel is, dat de hekken eromheen te hoog zijn. Dat het bijna moeilijk is om er iets uit te krijgen”. Voor wat betreft de waarde ‘niet meer plannen dan er in de reserve zit’ gaven de ambtelijke respondenten aan dat er eerst wordt gekeken wat er in de portemonnee zit, alvorens er een wensenlijst wordt opgesteld.

16

Op pagina 17 en 18, tabel 9 is de specificatie van alle onttrekkingen weergegeven. Eén melding valt op (duurzaamheid via begroting), deze is wel verklaard richting de raad, maar niet zozeer via de officiële besluitvorming. Bij de rest van de meldingen is dit wel gedaan. 4.6 Verdeling domeinen Met de drie respondenten vanuit de ambtelijke organisatie is er gesproken over de vooraf bedachte verdeling; groen, rood en sociaal. In het kader staat dat het College op voorhand niet wil overgaan tot een vaste verdeelsleutel van de middelen over de drie domeinen (rood, groen en sociaal). De belangen van de domeinen zijn in beginsel namelijk gelijkwaardig. Twee van de drie leden van de ambtelijke organisatie onderschrijven deze systematiek, zij geven aan dat de verdeling niet ponds, pondsgewijs is en dat het meer om de gedachte gaat, dat wat het oplevert, in plaats van in de exactheid van de definitie. De derde respondent van de ambtelijke organisatie was van mening dat er een strakkere verdeling van 1/3 per onderdeel was, maar dat hier niet op is gestuurd, mede doordat er te ad-hoc zaken uit de RIOZ kwamen. Bij het deskresearch is gekeken naar de werkelijke verdeling naar de domeinen. In onderstaande tabel is de werkelijke verdeling weergegeven.

De bedragen die onder ‘nvt’ staan, zijn wel onttrokken aan de reserve RIOZ maar zijn óf doorgestort naar de gelabelde RIOZ óf zijn doorgestort naar een andere reserve. Verder zijn sommige onttrekkingen verdeeld over meerdere domeinen. Het beeld van de verdeling dat ontstaat is consistent met de resultaten van het kwalitatieve onderzoek. Er wordt niet gestuurd op een verdeling van 1/3, 1/3 en 1/3. Daarnaast is, zoals uit voorgaande paragrafen is gebleken, het budgetrecht uitgevoerd, hieruit kan worden opgemaakt dat de raad zich kan vinden in de uiteindelijke verdeling, ondanks dat er dus geen sprake is van voldoende evenwicht. Verdeling Domeinen Groen Rood Sociaal Nvt Totale onttrekking Totale onttrekking -/nvt

2013 0 0 0 1.451 1.451

2014 0 0 10 0 10

2015 0 0 460 1.000 1.460

2016 1.688 7.300 938 0 9.925

2017 1.237 700 569 7.670 10.175

2018 1.194 1.955 0 583 3.732

2019 236 192 192 0 619

2020 15 15 339 0 368

2021 Totaal % 7 4.375 25% 0 10.161 58% 397 2.903 17% 0 10.703 403 28.143 17.440

100%

Tabel 7: verdeling domeinen

17

Voeding reserve RIOZ Categorie

Voeding 2013 Voeding 2013 Voeding 2013 Voeding 2013 Voeding 2013 Voeding 2013, aansluiting Bestemming resultaat Overheveling naar bomenfonds Toevoeging o.b.v. prijsindex het positief saldo van de jaarrekening 2013 (na bestemming) de reserve revolving fund sociale woningbouw bestemming resultaat JR 2014: toevoeging restant resultaat aan RIOZ amendement bestemming resultaat JR 2014: terugdraaien bijdrage aan RIOZ Werk voor Zeist Revolving Fund Resultaat Grexen door veranderde fiscale wetgeving Restant saldo Kerckebosch naar RIOZ Vrijval weerstandsvermogen verwachte grondopbrengst Austerlitz verwachte grondopbrengst Austerlitz overgebracht naar RIOZ Austerlitz en aangepast op juiste raming en ritme Duurzaamheid flat 11 ten laste van RIOZ Kerkcebosch, ten gunste van RIOZ vrij deel Afsluiting project Austerlitz

Tabel 8: voeding RIOZ

Soort voeding (uit kader)

Startbedrag voorjaarsnota 2013 WMO reserve Voorziening groen Middelen groenfonds Compensatie ISV gelden nvt Saldo van vrije positieve jaarrekeningoverschotte n Bomenfonds

Voedin g confor m kader?

Legitimatie

ja ja ja ja

begr.wijz.2013054 begr.wijz.2013065 begr.wijz.2013065 begr.wijz.2013065

ja

begr.wijz.2013065 nvt

ja ja

2013

2014

2015

711

2.884

2016

2017

506

1.619

630

22

526

600

2018

2019

2020

2021

-76

213

163

57

1.597

966

1.469 4.351 103 100 250 30

Prijsindex Saldo van vrije positieve jaarrekeningoverschotte n Op te heffen reserves

nee

bgw 2014007 bgw 2014051 primitieve begroting

ja ja

bgw 2015001 bgw 2015001

x

x

bgw 2015050

x Hangt samen met onttrekking

x ja

bgw 2015062 Motie/ amendement 2015

Grex resultaten Grex resultaten Toevallige baten

ja ja ja

Grex resultaten

ja

bgw 2016025 bgw 2016025 Begroting primitieve begroting

Grex resultaten

ja

2019049

-1.000

Grex resultaten Grex resultaten

ja ja

2019048 nvt

1.000

210

340 2.662 491 3.620 3.620 450

758 7.395

2.500

1.000

110

18

19

Onttrekking reserve RIOZ Categorie

Legitimatie

Deel naar reserve decentralisaties (WMO), hoort dus niet bij RIOZ Bijdrage maatschappelijke organisaties (Lobbus + Gilde) t/m 2015 Overheveling naar bomenfonds, hoort dus niet bij RIOZ Motie Werk voor Zeist

Amendement, begr.wijz.2013072

Bijdrage Samenwerkingsverbanden Duurzaamheidsimpulsen Walkartpark Veiligheid Torteltuin Fietstunnel Den Dolder Duurzaamheid Centrumplan E-laadpalen LEADER Bomenbeheerplan Parkeerplaatsen Kerckebosch, hoort bij gelabeld deel Kerckebosch Groen Winkelcentrum Kerckebosch, hoort bij gelabeld deel Kerckeosch Storting grondopbrengst Kerckebosch aan gelabeld deel Masterplan Buitensport Flat 11, duurzaamheid sociale woningbouw, is uiteindelijk ten laste van gelabeld deel Kerckebosch gegaan Overheveling naar gelabeld deel Hart van Austerlitz

9.925 2016

10.175 2017

600

526

ja

100

ja

50

100 50

ja

375

ja

100

ja ja

100 4.000

ja ja ja ja ja

2.600 2.000

Legitimatie conform kader? ja

1.451 2013

10 2014

1.460 2015

10

10 1.000

619 2019

368 2020

403 2021

1.451

Amendement VJN 2013 Begroting 2015, bijlage 8, bgw 2015001 Motie/amendement 2015 RV Besteding RIOZ 2016 bij de Begroting RV Besteding RIOZ 2016 bij de Begroting RV Besteding RIOZ 2016 bij de Begroting & Begroting 2017 RV Besteding RIOZ 2016 bij de Begroting RV Besteding RIOZ 2016 bij de Begroting Begroting 2015 RV Besteding RIOZ 2016 bij de Begroting Begroting 2015 Begroting 2017 Begroting 2017 Begroting 2017

ja

x

n.v.t.

50

x Jaarrekening 2015 bgw 2016025 Begroting 2018

n.v.t.

225

ja ja

7.395

Begroting 2018 RV 18RV007

ja niet specifiek via de normale route,

ja ja

3.732 2018

450

100 50

85

700 38 7 1.000

38 7

38 7

7

-50 -225 1.955 1.000 858

20

Primitieve begroting 2020 lasten Duurzaamheid via Begroting 2020

UVP Maaltijd van Zeist & RV 2019034 Bij de begroting 2020 verklaard in bijlage 1, gaat over een technische investeringsplanning. Geen specifieke besluitvorming Begroting 2020

Steunpakket Corona Ongebruikt deel Steunpakket Corona Ongebruikt deel opgaven Duurzaamheid

Raadsvoorstel in 2020 Via jaarrekening Via jaarrekening

Steunpakket Corona Ongebruikt deel Steunpakket Corona

Raadsvoorstel in 2021 Via jaarrekening

Bijdrage Maaltijd van Zeist

Tabel 9: onttrekking RIOZ

wel juist geaccordeerd niet specifiek via de normale route, wel juist geaccordeerd

nee ja niet specifiek via de normale route, wel juist geaccordeerd ja ja niet specifiek via de normale route, wel juist geaccordeerd ja

575

44 257

995 -671 -257

1.875 -1.478

21

4.7 Mogelijke verbeterpunten Tijdens de interviews is gevraagd of de respondenten verbeterpunten zien bij de werking van de RIOZ, los van wat er al in het voorgaande is benoemd. Hier zijn een aantal relevante resultaten weer te geven; - Nieuw leven in de reserve blazen. Dit door de raad bijvoorbeeld eenmaal per vier jaar de achtergrond en de bedoeling van de reserve toe te lichten. Daarnaast via een jaarlijkse cyclus de raad pro-actief informeren. Hiermee wordt het niet een “dode reserve waarin geld wordt opgepot”. - Jaarlijks het gesprek voeren over de besteding, vanuit pro-activiteit en dat starten bij de kadernota. Daarmee wordt het onderdeel van de totale raad. - De schotten van groen, rood of sociaal zijn niet nodig, het gaat om de maatschappelijke opgave. - Een strak kader helpt bij het bewaken van het disciplinerende karakter van de reserve. Het gaat echter wel om de politieke afweging, een iets ruimer kader kan daar weer bij helpen. - Inkadering is relevanter qua proces (geef de raad de tijd in het proces om het goede gesprek te hebben en aan de organisatie om zaken goed te organiseren/administratief te verwerken), in plaats van op inhoud. - Inzichtelijk maken van de investeringen die worden gedaan als een revolving fund. Zodat de baten terug kunnen vloeien naar de reserve. De investeringen moeten hiervoor navolgbaar kunnen zijn.

22

5. Conclusies en Aanbevelingen

In hoofdstuk 4 zijn alle resultaten van zowel het kwalitatieve- als van het kwantitatieve onderzoek weergegeven. Uit de resultaten zijn zowel conclusies als aanbevelingen te halen. Deze worden in dit hoofdstuk opgesomd. 5.1 Conclusies

Allereerst worden de diverse conclusies als gevolg van het onderzoek behandeld;

-

-

De reserve heeft zijn waarde binnen de organisatie, zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie staan achter de reserve. Voor ieder goed idee kan er geld opzij worden gezet. Het is een proces wat los wordt gehaald van de ‘waan van de dag’, zoals een respondent beschreef “want als je geld overhebt en je hebt er nooit over nagedacht als je dat hebt, dan heb je zomaar de neiging het onderweg te besteden”. Het proces van het inzetten van RIOZ gelden is ‘verwaterd’. Het gebruik van de reserve is in de loop van de jaren afgenomen en sinds 2 jaar is deze steeds minder via het reguliere P&C proces ingezet. De voeding van de RIOZ gebeurt bij de jaarrekening, het proces voor wat betreft voeding uit andere zaken (beraps en RV’s) dient te worden aangescherpt. De raad besluit over de voeding en onttrekking van de reserve, echter wordt zij hier niet actief gestimuleerd om aan het stuur te komen van de reserve. De huidige tijd biedt ruimte voor een actualisatie van de kaders; o Zo is participatie een belangrijk onderdeel, door de raad beter in stelling te zetten (volksvertegenwoordiger), wordt een eerste stap gezet richting het beter betrekken van de samenleving. o Het zou niet over de verdeling ‘groen’, ‘rood’ en ‘sociaal’ moeten gaan, maar veel meer over de maatschappelijke meerwaarde, de raad is hierin vrij om met elkaar te bepalen wat aan deze kwalificatie voldoet.

Zolang het maar mogelijk is om het geld incidenteel in te zetten.

5.2 Aanbevelingen Om het onderzoek af te sluiten zijn er, gebaseerd op de resultaten, een aantal aanbevelingen te doen; - De reserve voegt waarde toe aan het ‘goede leven in Zeist’, stimuleer de raad daarom om aan het stuur te komen van de reserve, door; o Toelichting over het bestaan, de bedoeling van de reserve en de uitkomsten van dit onderzoek. Dit voor de korte termijn om de raad te activeren op de reserve. o Rapportering in het RV van de P&C producten over de besteding en de stand van zaken. Rapporteer hierin specifiek over de onderdelen waar de RIOZ aan is besteed, en geef hier een kwalitatieve kwalificatie aan. Hiermee worden de investeringen en mogelijke toekomstige besparingen (zowel financieel als maatschappelijk) beter zichtbaar, zodat dit zorgt voor voldoende legitimatie van de reserve richting de raad. Dit kan tevens motiverend werken om de reserve actiever te gebruiken. Daarnaast verdiend het aanbeveling om jaarlijks de auditcommissie te informeren over de ‘technische werking’ van de reserve, zodat het ook vanuit dat gremium de aandacht krijgt die het verdiend en

23

er tijdig inzicht ontstaat wanneer de reserve niet werkt zoals het van te voren is bedacht (continue evaluatie).

24

o

-

-

Het proces zou er dan jaarlijks zo uit kunnen zien waarbij alleen in uiterste noodsituaties van dit proces kan worden afgeweken (om zo recht te doen aan het budgetrecht van de raad); Jaarlijks:  Kadernota: In gesprek gaan met de raad over de besteding van de reserve (het is een reserve van de totale raad, en niet alleen van de coalitie). Het college kan met voorstellen komen en de raad vragen of zij meerdere plannen hebben (al dan niet vanuit de samenleving opgehaald). Hiervoor kunnen moties/amendementen worden ingediend.  Begroting: Voorstellen worden bestendigd tijdens de raadsvergadering.  Jaarrekening: Rapportering over de reserve in het RV, zowel kwalitatief als kwantitatief. Bij de auditcommissie wordt de technische werking van de reserve geëvalueerd. Vierjaarlijks:  Neem de nieuwe raad vierjaarlijks uitgebreid mee in het bestaan en de bedoeling van de reserve. Op deze manier kan het ook onderdeel gaan uitmaken van het UVP. Leef, vanuit de ambtelijke organisatie, de kaders van de voeding na. Maak dit onderdeel van de bestuursrapportage en het CV zodat incidentele/toevallige baten in de RIOZ vloeien. Het is hierin belangrijk dat team Control vanuit haar onafhankelijke rol binnen de organisatie tijdig in staat wordt gesteld om controle op de documenten te kunnen doen.

Laat de domeinen ‘groen’, ‘rood’ en ‘sociaal’ los, en redeneer vanuit de maatschappelijke opgave/meerwaarde.

25

Geraadpleegde documenten -

Geamendeerd raadsbesluit 13RV0058# SFI: Reserve Integrale Ontwikkeling Zeist (RIOZ) Collegevoorstel 15cv.00157 ‘Aanscherping kaders Reserve Integrale Ontwikkeling Zeist (RIOZ).

26

BIJLAGE A – Inhoudelijk kader

27

28

29

30