24RV001-Bijlage 4 Plan van Aanpak Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers

Plan van Aanpak Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers Inleiding Het groeiende belang van participatie in besluitvormingsprocessen weerspiegelt een verandering in de manier waarop de overheid met haar burgers omgaat en vice versa. Participatie is een wezenlijk onderdeel geworden van de manier waarop de overheid beslissingen neemt, vooral op terreinen als sociale kwesties, inclusie, duurzaamheid, ruimtelijke ontwikkelingen en lokale democratie. De Omgevingswet, die vanaf 1 januari 2024 in werking treedt, onderstreept het groeiende belang van participatie. Deze wet benadrukt de noodzaak om belanghebbenden te betrekken bij ruimtelijke initiatieven en ontwikkelingen. De Omgevingswet introduceert instrumenten die vereisen dat de gemeente duidelijk maakt hoe zij participatie in haar beleid heeft geïntegreerd. Het vaststellen van participatiebeleid is cruciaal om te kunnen beoordelen of de participatieverplichtingen daadwerkelijk worden nageleefd. Het betrekken van de samenleving bij ruimtelijke initiatieven past naadloos bij ons beleid en onze visie op samenspel en participatie. Het is niet slechts een juridische verplichting, maar een erkenning van het feit dat betrokkenheid en participatie besluitvorming effectiever en duurzamer maakt. De gemeente Zeist heeft zelf al jaren (positieve) ervaring opgedaan met participatie.

Onder de nieuwe wet moet de gemeente ook kunnen toetsen of anderen, voor hun eigen initiatief, zich voldoende inspannen om andere belanghebbenden bij de planvorming te betrekken.

Afwegings- en Toetsingskader Participatie Omgevingswet De gemeente Zeist heeft sinds 2022 al een algemeen 'Handvat Participatie', maar deze richtlijnen zijn niet adequaat voor situaties waarin een initiatiefnemer het voortouw neemt in een ontwikkelingsproces en de bijbehorende participatie. Daarom is er behoefte aan een aanvullend 'Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers'. In dergelijke gevallen heeft de gemeente immers vooral een toetsende rol en minder een organiserende rol. De gemeenteraad heeft bij de vaststelling van de Eerste Zeister Omgevingsvisie besloten dat er een 'Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers' zal worden ontwikkeld in samenspraak met belanghebbenden. Dit proces zal plaatsvinden in de loop van 2024 zoals verder in dit voorstel wordt toegelicht. Aangezien de Omgevingswet echter al op 1 januari 2024 van kracht wordt, willen we vanaf het begin sterk inzetten op participatie. Daarom hebben we een tijdelijke kader opgesteld: het ‘Afwegings-en toetsingskader Participatie Omgevingswet’ met bijbehorende beleidsregels. Via een raadsinformatiebrief hebben wij u hierover geïnformeerd. Het afwegings-en toetsingskader zal vanaf 1 januari 2024 in gebruik worden genomen. In de loop van 2024 zullen we de ontwikkeling van ons participatiebeleid voortzetten door te werken aan een Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers.

Dit proces zal interactief zijn en we zullen gebruikmaken van de expertise uit de samenleving. Het tijdelijke afwegings-en toetsingskader wordt ingetrokken zodra het nieuwe handvat door de raad is vastgesteld.

De (juridische) mogelijkheden en onmogelijkheden van participatie Het is belangrijk realistisch te zijn over de (juridische) mogelijkheden en onmogelijkheden van participatie onder de Omgevingswet. Voor initiatiefnemers is participatie in beginsel geen inspanningsverplichting. Participatie is een aanvraagvereiste. De initiatiefnemer moet aangeven wat

hij aan participatie heeft gedaan. Maar op welke manier hij daar invulling aan geeft, is een eigen keuze. Hij kan ook aangeven waarom er juist geen participatie is uitgevoerd. Voor een buitenplanse Omgevingsplanactiviteit (Bopa) geldt een uitzondering. Als de aanvrager bij een Bopa niet of onvoldoende aan participatie heeft gedaan, kan het college de aanvraag buiten behandeling laten. Ook kan de gemeente zelf nog besluiten tot een organiseren van een (uitgebreid) proces om zienswijzen op te halen. Op 30 november jl. is een rapport gepubliceerd van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) met de titel: “Grip. Het maatschappelijk belang van persoonlijke controle”. Het rapport benadrukt het belang van persoonlijke controle, ofwel 'grip op het eigen leven'. Het stelt dat de overheid bij het maken en uitvoeren van beleid meer moet inzetten op het vergroten van de grip van burgers. Veel mensen, met name jongeren en huishoudens met lagere inkomens, ervaren onzekerheid en een gebrek aan grip op hun leven. Het rapport introduceert het begrip 'grip' als de mate waarin mensen in staat zijn gewenste uitkomsten te bereiken en ongewenste uitkomsten te voorkomen. Onder de Omgevingswet is de initiatiefnemer verantwoordelijk voor het participatieproces.

Het is mogelijk dat de Omgevingswet (onbedoeld) meer ruimte creëert voor projectontwikkelaars, kapitaalkrachtigen en (belangen) groepen die al goed bekend zijn met participatie-instrumenten. Het is daarom belangrijk om er scherp op te blijven dat we ervoor zorgen dat alle groepen in de samenleving grip houden en volwaardig kunnen deelnemen aan participatieprocessen. Onder de Omgevingswet is de initiatiefnemer verantwoordelijk voor het participatieproces. In Zeist vervangen we de eigen verantwoordelijkheid liever door het begrip gedeelde verantwoordelijkheid, met het goede leven in Zeist als richtinggevend ideaal. Dit doen onder meer door kwaliteitseisen voor participatie te formuleren zoals in het tijdelijke afwegings-en toetsingskader en komend jaar te werken aan het handvat participatie voor inwoners en initiatiefnemers. In de praktijk zullen wij meedenken met de initiatiefnemer om het participatieproces volgens de geformuleerde kwaliteitseisen zo goed mogelijk te laten verlopen. Door goede informatievoorziening, het verstrekken van informatie over mogelijke stakeholders en het bespreken van participatie tijdens het vooroverleg bevorderen en bewaken we dat de juiste stappen in het participatieproces worden gezet.

Doelstelling Dit plan van aanpak heeft tot doel om, naast het bestaande Handvat Participatie dat de gemeente Zeist al kent, een Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers te ontwikkelen dat de participatieve aanpak van ontwikkelingen, zoals gedefinieerd in de Omgevingswet, borgt. De participatieve aanpak houdt in dat belanghebbenden, waaronder inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen, in een vroegtijdig stadium worden betrokken bij de ontwikkeling van projecten en activiteiten in de fysieke leefomgeving. Het vroegtijdig betrekken van de omgeving draagt bij aan het (snel) op tafel brengen van verschillende perspectieven, kennis en creativiteit, wat resulteert in het beter kunnen maken van een belangenafweging en betere besluiten. Tenslotte moet de gemeente juridisch ook kunnen ingrijpen als een initiatiefnemer andere partijen onvoldoende betrekt bij de planvorming voor de ontwikkeling.

Beoogde projectresultaat Het projectresultaat is de ontwikkeling van een ‘Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers. Dit handvat zal dienen als een richtlijn voor participatie in ruimtelijke initiatieven en plannen. Daaraan gekoppeld zullen beleidsregels worden opgesteld zodat de richtlijn juridisch beter geborgd is.

Afbakening -

Dit project omvat specifiek de ontwikkeling van het Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers en richt zich niet op andere aspecten van de Omgevingswet. Het Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers richt zich met name op de situaties waarin de initiatiefnemer verantwoordelijk is voor participatie. In situaties waarbij de gemeente initiatiefnemer is en verantwoordelijk is voor de participatie, zoals het maken van het Omgevingsplan en een Omgevingsvisie, wordt het algemene Handvat Participatie gebruikt dat de gemeenteraad in 2022 heeft vastgesteld.

Samenspel met de Zeister samenleving Het plan van aanpak houdt rekening met het burgeramendement (Burgeramendement 3 bij 23RV016 onder B) dat op 23 mei 2023 door de gemeenteraad is aangenomen. Het amendement heeft als doel de ontwikkeling van een Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers te versnellen. Dit participatiekader moet inwoners en initiatiefnemers betrekken bij planontwikkeling en plannen in overeenstemming met de Omgevingswet. Het amendement benadrukt het belang van het opnemen van dit Handvat in de Omgevingsvisie en het gebruik van participatie-ervaringen om de kwaliteit van het planproces te optimaliseren. Het amendement is unaniem aangenomen. Het participatieproces voor de ontwikkeling van het Handvat doorloopt verschillende stappen. In de eerste fasen worden interne en externe stakeholders geïnformeerd en bevraagd. Naarmate het project vordert, wordt actieve betrokkenheid van belanghebbenden geïntensiveerd, met als hoogtepunt raadplegende consultatiesessies. Ook tijdens de evaluatiefase worden stakeholders goed betrokken. Uiteindelijk worden de resultaten van het project besproken en vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders (B&W) en de gemeenteraad.

Stappenplan Stap 1: Voorbereiding, afstemming en informatieverzameling -

-

-

Definiëren van doelstellingen en scope van het project, inclusief de te behalen resultaten. Optie is toe te werken naar een compleet Handvat Participatie voor de gemeente Zeist, dat wil zeggen een samenvoeging van het nog te ontwikkelen Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers en het Handvat Participatie dat de raad in 2022 heeft vastgesteld. Verzamelen van informatie die te maken heeft met het participatiebeleid in Zeist waaronder het Handvat Participatie (februari 2022), Afwegings- en toetsingskader Participatie Omgevingswet (december 2023), Waardenweger (EZO, 2022), inspraakverordening Zeist (2006) en het Rekenkamerrapport effectieve(re) burgerparticipatie (2021). Verzamelen van informatie over best practices op het gebied van participatie in andere gemeenten. Verzamelen van informatie over landelijke ontwikkelingen zoals het wetsvoorstel 'Versterking participatie op decentraal niveau' (Participatieverordening) en Right to Challenge (RtC).

Stap 2: Raadplegen van ervaringsdeskundigen en betrekken van belanghebbenden -

-

Raadplegen van ervaringsdeskundigen die betrokken waren bij eerdere ruimtelijke participatieprocessen en het evalueren van hun feedback en aanbevelingen. Hieronder begrepen de personen, die het burgeramendement destijds hebben ingediend. Organiseren van bijeenkomsten met inwoners, initiatiefnemers, maatschappelijke organisaties, belangenorganisaties en andere relevante belanghebbenden. Een (aanvullende) enquête behoort ook tot de mogelijkheden.

-

Verzamelen van feedback over wat zij verwachten van het nieuwe handvat en welke elementen zij van belang achten voor een effectieve participatie. Organiseren van een bijeenkomst met raadsleden om ervaringen op te halen en verwachtingen en behoeften te bespreken. We kiezen voor een onafhankelijke voorzitter die neutraal, vertrouwd en bedreven is in het faciliteren van participatieprocessen.

Stap 3: Conceptontwikkeling -

Uitwerken van een concept van het Handvat Participatie inwoners en initiatiefnemers op basis van de verzamelde informatie en feedback. Juridisch en bestuurlijk toetsen van het concept om ervoor te zorgen dat het in overeenstemming is met de wetgeving en het gemeentelijk beleid. Het uitwerken van een bijbehorende beleidsregel om het juridisch kader te borgen.

Stap 4: Consultatie -

Organiseren van consultatiesessies om gedetailleerde feedback te ontvangen op het concept. Organiseren van een bijeenkomst met raadsleden om het concept te bespreken. Alle relevante onderliggende stukken worden beschikbaar gesteld. Net zoals bij stap 2 kiezen we voor een onafhankelijke voorzitter om de consultatiesessie te begeleiden.

Stap 5: Besluitvorming -

Goedkeuring van het definitieve concept door het college van burgemeester en wethouders. Open dialoog in de gemeenteraad en vaststelling van het Handvat Participatie inwoners en initiatiefnemers door de gemeenteraad.

Stap 6: Implementatie, bekendmaking en communicatie -

Integreren van nieuwe Handvat Participatie inwoners en initiatiefnemers in de bestaande processen voor vergunningverlening en ruimtelijke planning. Communiceren over het nieuwe Handvat Participatie Inwoners en Initiatiefnemers naar inwoners, initiatiefnemers en andere belanghebbenden.

Stap 7: Evaluatie -

Selecteren van enkele concrete projecten waarop het nieuwe Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers wordt toegepast. Testen van de praktische toepasbaarheid van het handvat en het inventariseren van eventuele knelpunten. Verzamelen van feedback van alle betrokken partijen over de effectiviteit en bruikbaarheid van het handvat.

Stap 8: Definitieve versie -

Bijwerken van het handvat op basis van basis van de evaluatie. Vaststelling door het college van burgemeester en wethouders (B&W) en de gemeenteraad.

Planning Stap 1: Voorbereiding, afstemming en informatieverzameling Stap 2: Raadplegen van ervaringsdeskundigen en belanghebbenden Stap 3: Conceptontwikkeling Stap 4: Consultatie Stap 5: Besluitvorming Stap 6: Implementatie, bekendmaking en communicatie Stap 7: Start evaluatiejaar Stap 8: Vaststellen evaluatie en evt. bijstelling handvat

1e kwartaal 2024 2e kwartaal 2024 2e kwartaal 2024 3e kwartaal 2024 4e kwartaal 2024 4e kwartaal 2024 1e kwartaal 2025 4e kwartaal 2025

Communicatie Het belang van effectieve communicatie in dit project kan niet worden overschat. Het doel is om alle relevante belanghebbenden, waaronder inwoners, initiatiefnemers en andere betrokkenen, op de hoogte te houden van de voortgang en belangrijke ontwikkelingen in het project. We zullen verschillende communicatiekanalen inzetten om ervoor te zorgen dat de informatie toegankelijk en begrijpelijk is voor een breed publiek.

Communicatiekanalen Website: We zullen een speciale projectpagina op de gemeentelijke website creëren waarop alle relevante informatie, updates en documenten met betrekking tot het Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers beschikbaar worden gesteld. Dit biedt een centrale bron van informatie voor geïnteresseerden. Sociale media: We zullen actief gebruikmaken van sociale mediaplatforms en OmZeist om updates te delen, discussies te faciliteren en feedback van het publiek te verzamelen. We moedigen ook inwoners aan om hun gedachten en vragen via deze platforms te delen. Bijeenkomsten en consultatiesessies: Tijdens de verschillende stadia van het project worden er bijeenkomsten en consultatiesessies georganiseerd. Deze worden aangekondigd via de hierboven genoemde kanalen en openbaar gemaakt op de website van de gemeente. Persberichten: Belangrijke mijlpalen, goedkeuringen en aankondigingen zullen worden gecommuniceerd via persberichten aan lokale media.

Rol van de raad De gemeenteraad speelt een cruciale rol in de vaststelling van het Handvat Participatie voor inwoners en initiatiefnemers, en de inbreng en betrokkenheid van de raad zijn van groot belang gedurende het proces. Er worden speciale bijeenkomsten georganiseerd voor raadsleden, waarbij de focus ligt op het uitwisselen van ideeën en inzichten met betrekking tot participatie in het kader van de Omgevingswet. Verder worden raadsleden als toehoorder voor alle bijeenkomsten uitgenodigd. We zullen ervoor zorgen dat de raad op de hoogte wordt gehouden van de voortgang en hen voorzien van de benodigde informatie om hun rol effectief te vervullen in dit belangrijke initiatief.