23RV053 rv Passion 2024 in Zeist

RAADSBESLUIT The Passion 2024 in Zeist (gewijzigd)

Op 26 oktober 2023 is het raadsbesluit openbaar geworden.

Geheim op grond van artikel 87 en 88 lid 2 Gemeentewet en artikel 5 lid 2 sub f van de Wet open overheid; een en ander tot het moment waarop de organisator via de landelijke media de plaats Zeist bekend heeft gemaakt als organisatieplaats voor de Passion 2024

Walter van Dijk Ontvangst griffie

29 augustus 2023

Ronde Tafel

31 augustus 2023

Zaak/stuknummer

Marije Haak 23RV053/246454

Debat

31 augustus 2023

Besluit college

29 augustus 2023

Raadsvergadering

05 september 2023

Portefeuillehouder

(evenementen) Laura Hoogstraten (cultuur)

Opsteller

Maatschappelijk effect en doel van het voorstel The Passion is de hervertelling van de laatste dagen uit het leven van Jezus. Het doel is om het lijdensverhaal van Jezus onder de aandacht te brengen en toegankelijk te maken voor een breed publiek en nieuwe generaties die het verhaal niet (meer) kennen. De organisatie (Mediawater TP in coproductie met KRO-NCRV) heeft de gemeente Zeist benaderd en gevraagd of zij gaststad willen zijn voor het muzikale event The Passion 2024. Doel van dit voorstel is om The Passion 2024 naar Zeist te halen. Voorstel 1. Gemeente Zeist aan te melden als mogelijke gaststad voor het organiseren van The Passion in 2024 en met Mediawater het gesprek aan te gaan om de mogelijke samenwerking verder te verkennen en daar afspraken over te maken; 2.

Het benodigde krediet van € 400.000,- (bijdrage uit RIOZ) beschikbaar te stellen.

3.

Bijgaand voorstel geheim wordt verklaard tot het moment dat Mediawater via openbare kanalen Zeist aankondigt als plaats waar de Passion 2024 wordt georganiseerd.

Besluit Raad 05 september 2023: Conform besloten (met 26 stemmen voor) met in acht name van de kanttekening dat de raadsleden Luca en Van Kippersluis geacht worden tegen te hebben gestemd.

Basis De organisatie (Mediawater TP in coproductie met KRO-NCRV) heeft de gemeente Zeist benaderd en gevraagd of zij gaststad willen zijn voor het muzikale event The Passion 2024. Inleiding The Passion is de hervertelling van de laatste dagen uit het leven van Jezus. Het doel is om het lijdensverhaal van Jezus onder de aandacht te brengen en toegankelijk te maken voor een breed 1

publiek en nieuwe generaties die het verhaal niet (meer) kennen. De organisatie (Mediawater TP in co-productie met KRO-NCRV) heeft de gemeente Zeist benaderd en gevraagd of zij gaststad willen zijn voor het muzikale event The Passion 2024. The Passion 2024 zal de 14de editie worden en wordt op Witte Donderdag 28 maart 2024 live uitgezonden op NPO 1, Radio 2 en in de dagen erna meerdere keren herhaald op nader te bepalen momenten op de publieke netten. Om dit evenement te kunnen financieren hebben we een initiële inschatting gemaakt van de bruto kosten. We hebben dit geschat op € 625.000,-, waarvan € 275.000,- voor de inkoop van de productie en € 350.000,- voor overige (organisatie)kosten; denk aan kosten voor het verkeer- en veiligheidsplan, facilitaire zaken en personele inhuur. Om de financiële bijdrage voor The Passion vanuit het RIOZ te beperken, zijn verschillende opties onderzocht en lijkt het mogelijk om tenminste € 225.000,- uit andere bronnen te financieren, waardoor de benodigde bijdrage uit het RIOZ naar € 400.000,- kan. Argumenten Het raadsvoorstel heeft tot doel dat de gemeente Zeist zich aanmeldt als mogelijke gaststad voor The Passion 2024. Argumentatie hiervoor is verderop in dit voorstel opgenomen. Toelichtingen x

Financiën

x

Communicatie

x

Risico’s

Juridisch Automatisering

x

Anders

Verdere proces De projectgroep start na positieve besluitvorming op en gaat in overleg met Mediawater, KRO-NCRV en de politie, brandweer en GHOR en natuurlijk met de diverse stakeholders om van The Passion in Zeist een breed gedragen succes van te maken. VERDIEPING Inleiding The Passion is een muzikale paasvertelling over het lijden, sterven en de opstanding van Jezus met een universele boodschap van geloof, hoop en liefde. The Passion 2024 wordt op Witte Donderdag 28 maart 2024 live uitgezonden op NPO 1, Radio 2 en in de dagen erna meerdere keren herhaald op nader te bepalen momenten op de publieke netten. Er wordt een podium op een prominente plek geplaatst in de gaststad om de vertelling te laten zien tijdens de live-uitzending. Voor Zeist denkt de organisatie aan het kruispunt Het Rond, Dorpsstraat en Slotlaan. Een aantal scènes op bijzondere locaties en in de straten van de gaststad wordt een aantal weken voor 28 maart 2024 (Witte Donderdag) opgenomen en op het hoofdpodium en televisie getoond. De processie en het hoofdpodium zijn live-elementen. De organisatie werkt zeer nauw samen met de gemeente en de politie, veiligheids- en hulpdiensten.

ARGUMENTATIE Het evenement The Passion past bij uitstek in Zeist Een evenement als The Passion past bij uitstek in Zeist omdat Zeist rijk is aan cultuur, erfgoed en natuur. Zeist is fotogeniek. Zeist is rijk aan diverse levensovertuigingen, een evenement als The Passion, biedt de mogelijkheid om deze met elkaar te verbinden en draagt bij aan de saamhorigheid in Zeist. Ook is in het coalitieakkoord opgenomen dat Zeist zich wil inzetten voor meer ruimte voor festivals en evenementen in de open lucht voor brede doelgroepen. The Passion past helemaal in deze ambitie.

Daarnaast past dit evenement zo goed in Zeist omdat Bartiméus als één van de belangrijkste partners van The Passion, in Zeist gevestigd is. Bartiméus is nauw betrokken bij dit event en zij juichen het toe om The Passion naar Zeist te halen. Zij kan van meerwaarde zijn in het netwerk en promotie. Verder sluit het halen van The Passion naar Zeist in 2024 naadloos aan op de uitkomsten van de werksessies die in 2023 zijn gehouden in het kader van het actieprogramma Recreatie en Toerisme. In deze sessies met culturele, toeristische en economische partners wordt samen gekeken hoe we Zeist nog beter op de kaart kunnen zetten en hoe er meer samengewerkt kan worden. Er is zoveel moois in Zeist, daar moeten we trots op zijn en dat moeten we laten zien. Een event als The Passion past in het initiatief van gemeente en stakeholders in de recreatieve sector om het unieke karakter van Zeist beter uit te dragen. Ten slotte heeft de gemeente Zeist in 2024 het Slot 100 jaar in haar eigendom. Wij willen hier als gemeente niet stilletjes aan voorbij gaan. Samen met alle gebruikers van het Slot willen wij aan dit jubileum aandacht besteden. Met The Passion rondom het Slot zetten wij het Slot in 2024 letterlijk in de kijker, lokaal en zelfs landelijk.

Samenvattend: de doelstellingen van het organiseren van dit evenement in Zeist zijn het bijdragen aan verbinding met zoveel mogelijk maatschappelijke partners in Zeist, het toegankelijk maken van dit laagdrempelige evenement voor een ieder in onze (lokale) samenleving, het stimuleren van de lokale economie en het realiseren van zoveel mogelijk zichtbaarheid voor het algemene publiek van bijzondere plekken in Zeist. Promotie Zeist The Passion 2024 is een landelijk evenement, dat uitgezonden wordt op de publieke omroep. In de uitzending van The Passion komt Zeist prachtig in beeld voor meer dan 2 miljoen kijkers in Nederland. De gemeente Zeist wijst zelf locaties aan voor het opnemen van scenes en kan zo die plekken in Zeist belichten die zij met Nederland wil delen. Dit mooie professionele promotiemateriaal kan ook in de toekomst gebruikt worden. Uit onafhankelijk onderzoek is gebleken dat de mediawaarde van de (positieve) publiciteit voor de stad die gastheer is van The Passion onbetaalbaar is ruimschoots wordt terugverdiend. In alle publiciteit in pers, radio en TV komt de stad als locatie gegarandeerd uitgebreid en positief over het voetlicht. Daarnaast zorgt een evenement als The Passion voor trots, enthousiaste betrokkenheid en verbinding bij de inwoners van een stad.

Alle voorgaande gaststeden kunnen onderschrijven dat de ‘return on investment’ voor hen in alle opzichten zeer positief is geweest. Op basis van ervaringscijfers verwachten wij tussen 10.000 en 20.000 bezoekers, waarvan het grootste deel van buiten Zeist. Toegang is gratis. Eerdere edities kenden de volgende bezoekersaantallen (2020, 2021, 2022 zonder publiek i.v.m. covidmaatregelen): Harlingen 2023: 5.000 bezoekers Dordrecht 2019: 14.000 bezoekers A'dam ZO 2018: 11.000 bezoekers Leeuwarden 2017: 16.000 bezoekers Amersfoort 2016: 19.000 bezoekers Enschede 2015: 20.000 bezoekers De directe impact bovenop de impact op de in Zeist aanwezige bezoekers wordt geïllustreerd door de kijkcijfers (televisie) in eerdere edities: Harlingen 2023: 2.450.000 kijkers live uitzending Doetinchem 2022: 2.200.000 kijkers live uitzending Roermond 2021: 2.600.000 kijkers live uitzending Hilversum 2020: 2.800.000 kijkers live uitzending Dordrecht 2019: 2.450.000 kijkers live uitzending Daarbuiten zal er flinke aandacht zijn voor The Passion via social media en andere media zoals kranten, tijdschriften, radio en televisie.

Met het organiseren van The Passion 2024 wordt Zeist (nationaal) op de kaart gezet als culturele plaats Cultuur zorgt voor verbinding, het brengt mensen samen, geeft zelfvertrouwen en is daarmee van sociale en economische waarde. Met het organiseren van The Passion 2024 in de gemeente Zeist, worden kansen benut om Zeist op de kaart te zetten als culturele plaats. Het mooie van dit culturele evenement is dat het gratis toegankelijk is en daarmee laagdrempelig en voor alle inwoners van Zeist toegankelijk. Binnen de organisatie van The Passion 2024 wordt er een sterke inhoudelijke connectie gemaakt door middel van de locatiekeuze voor de vertelling, de teksten en de interviews. Ook wordt er een link gemaakt met het thema en de geschiedenis van Zeist, de inwoners en het verhaal. Hiermee levert The Passion 2024 op meerdere vlakken een positieve uitwerking op voor de gemeente Zeist. Binnen de inhoudelijke en organisatorische invulling van het evenement wordt nadrukkelijk gestreefd naar niet alleen een laagdrempelige uitstraling, maar ook naar een inclusieve culturele, maatschappelijke en religieuze vertegenwoordiging van de verschillende bevolkingsgroepen in Zeist.

In de selectie van het koor en figuranten, alsmede in de selectie van artiesten voor de verschillende rollen wordt maximaal gestreefd naar een brede vertegenwoordiging van huidskleur, maatschappelijke, religieuze en culturele achtergrond en lokale representatie. Zeist heeft tal van koren, en amateur toneelverenigingen die kunnen bijdragen aan The Passion. Als gemeente Zeist willen wij kijken hoe wij ons culturele aanbod aan The Passion en/of aan het thema van The Passion kunnen koppelen. Het lokale bedrijfsleven profiteert direct of indirect van The Passion De horeca en verblijfssector profiteren van de aanwezigheid van The Passion door de dagenlange aanwezigheid van de crew, maar ook de komst van bezoekers. Daarnaast kan een deel van het bedrijfsleven inspelen op de komst van The Passion naar Zeist, met speciale producten of campagnes die aan The Passion gekoppeld zijn. Zowel in de voorbereiding als rond het evenement zelf willen we de Zeister ondernemers alle ruimte bieden om de kansen te realiseren die The Passion hen biedt. We willen in aanloop naar The Passion al verschillende events en acties organiseren, samen met ondernemers en (culturele) partners. Groter zijn wellicht de indirecte inkomsten. Wanneer door The Passion Zeist breed in beeld wordt gebracht, leidt dit op termijn tot meer bezoekers aan Zeist, en hierdoor meer inkomsten.

Maatschappelijke belang/effect van The Passion Een evenement als The Passion draagt bij aan de saamhorigheid in Zeist (samen trots op Zeist) en is een mooie kans om al onze diversiteit aan inwoners, religies, maatschappelijke en culturele organisaties te laten zien. Hier willen we als gemeente Zeist dan ook actief op inzetten. Bovendien leent The Passion zich bij uitstek voor het organiseren van evenementen en initiatieven die aansluiten op het thema en waarmee we kunnen inzetten op verbinding en maatschappelijke betrokkenheid. Bijvoorbeeld door het organiseren van een jaarrond programma, samen met onze partners.

Side events in Zeist We willen dat The Passion een evenement van ons allemaal is, voor alle inwoners van Zeist. Daarom willen we heel 2024 in het thema van The Passion zetten. We betrekken onze inwoners, ondernemers en partners voor, tijdens en na de live uitzending. Om het jaarrond side events te kunnen organiseren, hebben we hiermee in het gevraagde budget voor The Passion rekening gehouden. De productie van The Passion moet breder worden gezien dan alleen de uiting op tv. The Passion geldt als een zogenaamd ‘multidisciplinair evenement’, met tegelijkertijd verschillende verschijningsvormen die productietechnisch en vergunningtechnisch allemaal aandacht vragen. Bovendien zal The Passion, naast de tv-productie, gepaard gaan met veelvormige side-events (denk aan workshops, exposities, optredens, e.d.).

KANTTEKENINGEN Niet alle partners zullen dit evenement omarmen

Het is essentieel om met de betrokken middenstand en andere partners continu in goed overleg te gaan over dit event en de consequenties die het voor hen heeft. Denk aan eventueel niet kunnen uitzetten van terrassen en het afsluiten van toegangswegen. Impact op andere opgaven en initiatieven Wanneer The Passion in Zeist doorgang vindt, zal dit effect hebben op andere opgaven en initiatieven in Zeist in 2024, ook waar het de inzet van menskracht als van middelen betreft (zie ook hierna onder ‘Financiële toelichting’). TOELICHTING Samenwerking en participatie Het event The Passion kan alleen een succes worden in samenwerking met onze partners in Zeist. Het is van belang om hen vroegtijdig te betrekken. Wij zien in dit project samenwerkingen tussen de maatschappelijke, culturele, economische en toeristische partners voor ons, die wij direct na besluit en bekendmaking van Zeist als partnerstad voor The Passion willen optuigen. Financiële toelichting Om dit evenement te kunnen financieren hebben we in eerste instantie een inschatting gemaakt van de bruto kosten. We hebben dit geschat op € 625.000,-, waarvan € 275.000,- voor de inkoop van de productie en € 350.000,- voor overige (organisatie)kosten en side events. We hebben de producent van The Passion aangegeven dat (onder voorbehoud van uw raadsbesluit) onze bijdrage € 275.000,- zal bedragen (inkoop productie).

Het geschatte bedrag van € 350.000,- voor overige organisatiekosten is gebaseerd op informatie van eerdere edities van The Passion, opgevraagd bij diverse organiserende gemeenten. Naar aanleiding van de definitieve begroting uit Harlingen (2023) weten wij dat je als gaststad ruim €150.000,- kwijt bent aan zaken als communicatie, vergunningen, verkeersmaatregelen, catering, kosten gebruik gebouwen en afval. Vanuit Doetinchem (2022) weten wij dat als je side-events wil organiseren in aanloop van het event, je ook ruim €100.000,- kwijt bent. In Doetinchem hebben zij dit budget o.a. besteed aan een app, een tv uitzending in de wijken en een audiotour. Daarnaast verwachten wij nog zo’n €100.000,- kwijt te zijn aan personele inhuur voor dit project, waaronder de inhuur van een projectleider, projectondersteuner en de inhuur van extra expertise, bijvoorbeeld op het gebied van communicatie en verkeer. Er is alternatieve dekking gevonden voor een deel van de kosten, te weten € 225.000,-. Deze dekking is gevonden uit UVP-gelden ‘organiseren van evenementen’ van € 100.000,-, een bijdrage uit het budget economie van € 50.000,- en een bijdrage van € 75.000,- uit cultuurgelden. De financiën op een rij: Wat Bijdrage UVP Bijdrage economie Bijdrage cultuur Cofinanciering Provincie Cofinanciering partijen Totaal

Bedrag € 100.000,€ 50.000,€ 75.000,Nog onbekend Nog onbekend € 225.000,-

Jaar 2023 2023 2023 en 2024 n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Het inzetten van deze dekking voor The Passion heeft tot gevolg dat er vanuit het UVP in 2023 geen ruimte meer is voor nieuwe/andere evenementen. Voorgesteld wordt om het restant van de benodigde dekking te onttrekken aan de reserve RIOZ voor een bedrag van € 400.000,-. We zien deze dekking als maximum. Bij stijgende kosten zullen we of het programma bijstellen of op zoek gaan naar alternatieve dekking (bijv. bijdragen van derden). Het budget wordt via een technische begrotingswijziging meegenomen in de begroting eind 2023.

Juridische aspecten

Aan de productie van The Passion zit een thema vast en de gemeente Zeist zal stimuleren dat culturele, religieuze en/of maatschappelijke instellingen aanhaken met diverse side-events rondom dit thema. Rondom The Passion in Dordrecht waren er bijvoorbeeld zo’n 5 side-events in de stad. Dergelijke side-events in de openbare ruimte zullen vergunningtechnisch getoetst worden door de gemeente Zeist. Wat betreft de locatie van de productie zijn locatiescouts samen met gemeente Zeist op zoek gegaan naar geschikte locaties. De voorkeurslocatie is de kruising van Het Rond met de Dorpsstraat en de Slotlaan waarbij het publiek rondom het podium komt te staan. De exacte locatie van het publiek hangt af van het definitieve podiumontwerp. Een locatie voor de tv-uitzending vraagt een bezoekerscapaciteit van 4000+. Beschikbare locaties moeten daarbij kunnen voldoen aan strenge veiligheidseisen van onder meer crowdmanagement. Vaak moet een locatie op dergelijke aantallen fysiek worden geoptimaliseerd. De producent en gemeente Zeist trekken hierin vergunningtechnisch samen op. Enkele weken voorafgaand aan de uitzending worden meerdere muziekclips opgenomen, op diverse binnenlocaties en in de openbare ruimte. Locatiescouts van de producent zullen daarin – in samenspraak met gemeente Zeist – keuzes maken.

Gemeente Zeist zal zorgdragen dat de buitenlocaties beschikbaar zijn (verkeersmaatregelen e.d.) en zorgt voor de juiste vergunningen. Vanuit vergunningsperspectief kan The Passion worden gezien als een zogeheten C-evenement (hoog procesrisico), en kan uitsluitend tot stand komen in samenspraak met de expertise van betrokken ketenpartners. Gemeente Zeist is hierop voldoende ingesteld. De producent stelt zelf een veiligheidsplan op in overleg met politie, nood- en hulpdiensten en de afdeling vergunningen. De producent heeft hierin jarenlange ervaring. Het verkeers-/mobiliteitsplan is een zaak van gemeente Zeist. Vanwege de centrale ligging van Zeist verwachten we veel bezoekers uit heel Nederland, zowel met de auto als met het openbaar vervoer (trein). Uitgaande van dagbezoek en publiek voor de uitzending zullen een openbaarvervoerverkeersplan en uitbreiding van parkeerruimte onderdeel van de planvorming zijn. Lokaal zullen ook tijdelijke verkeersmaatregelen worden getroffen, met een impact voor geheel Zeist. De evenementenlocatie wordt – naast de inzet van eventbeveiligers voor de productie zélf – volledig beveiligd, inclusief antiterreur. De opbouw (ook in nachtelijke uren) van de tv-locatie duurt ongeveer een week. De afbouw duurt drie dagen (ook weer inclusief nachten). De locatie wordt geheel overgedragen aan de producent.

We zijn in overleg met de producent over de locatie van het podium en zetten in op dat de panden in het gebied toegankelijk blijven. Mogelijk moet voor The Passion ook een vergunning Wet Milieu Bescherming (WMB) bij Provincie Utrecht worden aangevraagd. De handelingsplicht voor een vergunningscheck (vooraf) en aanvraag ligt exclusief bij de producent. Gemeente Zeist voert actief regie op dit proces. De organisatie heeft op de dagen zelf een paar locaties nodig waar de centrale post van de organisatie en die van politie en GHOR bij elkaar kunnen zitten. Voorliggende gemeenten hebben hiervoor binnen het stadskantoor 5 ruimten vrijgemaakt. Gemeente Dordrecht geeft aan dat het vergunningstraject 3 maanden volledige inzet heeft gevraagd van een allround vergunningverlener Evenementen. Gemeente Zeist kan hierin voorzien. Er is ruime kennis van en ervaring met dergelijke TV-producties. The Passion heeft inmiddels vele succesvolle edities achter de rug en gemeente Zeist kan terugvallen op de ervaringen van andere gemeenten. Gemeente Zeist beschikt over een gedetailleerde procesevaluatie van de editie in Dordrecht, inclusief overzicht van zaken die niet of onvoldoende waren ingeregeld. Hieruit zal gemeente Zeist veel voordeel halen. Er liggen ook contacten voor intercollegiale uitwisseling, ook met eerdere organisatoren Harlingen en Doetinchem.

Daarnaast zijn producenten Mediawater en MOJO uiterst ervaren en betrouwbare partners, hetgeen wordt bevestigd door voorliggende gemeenten. Communicatie

Na positief besluit door de raad zullen wij een aantal grote stakeholders meenemen in ons plan om The Passion in 2024 naar Zeist te halen. In samenwerking met KRO-NCRV wordt de gaststad voor The Passion 2024 begin oktober 2023 bekend gemaakt. Tot die tijd moet dit besluit vertrouwelijk worden behandeld. De projectgroep start na positieve besluitvorming op en gaat in overleg met Mediawater, KRO-NCRV en de politie, brandweer en GHOR en natuurlijk met de diverse stakeholders om er een breed gedragen succes van te maken. In de aanloopperiode naar het raadsbesluit hebben wij wel vertrouwelijk en onder geheimhouding gesproken met een aantal sleutelspelers in Zeist om hun mening te polsen. Hier zijn geen negatieve geluiden uit naar voren gekomen en er is geen aanleiding ontstaan om onze kandidaatstelling te heroverwegen. Duurzame aspecten Vooraf moet bedacht worden welke locaties geschikt zouden zijn binnen Zeist, hiervoor lopen inmiddels de eerste gesprekken met de producent. We gaan in overleg over de duurzaamheidsaspecten rondom het evenement.

VERDERE PROCES Planning en uitvoering Research en ontwikkeling: Definitief akkoord gemeente: Aanhaken stakeholders Organisatie event en side-events Bekend maken gaststad: Vergunningaanvraag compleet Vergunning gereed Opnemen scenes: Op- afbouw live evenement: Uitzending The Passion:

juni-juli-augustus 5 september 2023 na positief besluit gemeenteraad na positief besluit gemeenteraad oktober 2023 uiterlijk 20 oktober 2023 uiterlijk 15 februari 2024 eind februari, begin maart 2024 20 maart t/m 5 april 2024 28 maart 2024

Reflectie Na afloop van The Passion zullen wij met uw raad een reflectie organiseren, waarbij we ingaan op het proces, de doelstellingen van het evenement (verbinding met cultureel Zeist, toegankelijkheid van dit laagdrempelige evenement voor de samenleving, stimuleren van de lokale economie en de attentiewaarde van het evenement) en tot slot de kosten en opbrengsten van het evenement.

BIJLAGEN: -

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 23RV053

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 augustus 2023; BESLUIT: 1.

Gemeente Zeist aan te melden als mogelijke gaststad voor het organiseren van The Passion in 2024 en met Mediawater het gesprek aan te gaan om de mogelijke samenwerking verder te verkennen en daar afspraken over te maken.

2.

Het benodigde krediet van € 400.000,- (bijdrage uit RIOZ) beschikbaar te stellen.

3.

Bijgaand voorstel geheim wordt verklaard tot het moment dat Mediawater via openbare kanalen Zeist aankondigt als plaats waar de Passion 2024 wordt georganiseerd.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 05 september 2023. De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter