23RV019 Principebesluit agendacommissie

RAADSVOORSTEL Principebesluit Agendacommissie

Portefeuillehouder Opsteller Zaak/stuknummer Besluit college

Koos Janssen Johan Janssen 23RV019 NVT

Ontvangst griffie Ronde Tafel Debat Raadsvergadering

14 maart 2023 NVT NVT 21 maart 2023

Onderwerp Principebesluit om het presidium om te vormen tot een agendacommissie. Maatschappelijk effect en doel van het voorstel De raad regelt zijn eigen werkzaamheden, veelal via het presidium. De naam agendacommissie past beter bij de werkzaamheden van deze commissie en maakt ook voor buitenstaanders direct duidelijk wat het werk inhoudt. Door aanpassing van de samenstelling worden ook (buitengewone) raadsleden van kleine fracties betrokken bij de agendacommissie.

Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met de ontwikkeling van het presidium naar een agendacommissie; 2. De uitgangspunten voor deze ontwikkeling vast te stellen, te weten: a. Samenstelling 3 leden uit poule van voorzitters en 3 andere (buitengewone) raadsleden, die elkaar afwisselen (gemiddeld 3 maanden) b. De burgemeester te benoemen tot vast lid c. De plaatsvervangend raadsvoorzitter q.q. te benoemen tot voorzitter van de agendacommissie d. De overige taken van het presidium elders onder te brengen 3. De griffier op te dragen de benodigde aanpassingen aan verordeningen voor te bereiden en aan uw raad voor te leggen. Besluit Raad

Inhoud (korte samenvatting) Na de verkiezingen is in een gecombineerde vergadering van het presidium en fractievoorzitters besloten een werkgroep in te stellen om zich te buigen over de toekomstige samenstelling, taken en naamgeving van het presidium. Aanleiding hiervoor vormde de incidentele kritiek over besluiten van het presidium, mede in relatie tot de samenstelling. Niet van alle fracties zit namelijk een lid in het presidium, omdat deze nu bestaat uit de gezamenlijke poule van voorzitters van Ronde Tafel en Debat en de plaatsvervangend raadsvoorzitter (nu 9 personen – vooral van de grote fracties) Na consultatie van de fractievoorzitters wordt u op basis van het advies van de werkgroep voorgesteld om de naam van het presidium te veranderen in agendacommissie en de samenstelling te laten bestaan uit 3 leden van de poule van voorzitters en 3 andere (buitengewone) raadsleden en deze bezetting regelmatig te wisselen.

Pagina 1 van 5

VERDIEPING Inleiding In de gecombineerde vergadering van het presidium en fractievoorzitters na de verkiezingen is besloten een werkgroep in te stellen die een voorstel doet aan de fractievoorzitters betreffende de toekomstige samenstelling, taken en naamgeving van het presidium. De werkgroep, bestaande uit Dick van Ginkel, Falco van ’t Riet, Bianca Osinga en Tijmen Visser heeft het volgende advies uitgebracht: 1. Verander de naam van het presidium in agendacommissie 2. Laat de bezetting bestaan uit een vaste kern, aangevuld met een aantal (buitengewone) raadsleden die per kwartaal wisselen. 3. Breng de huidige taken die niet bij een agendacommissie behoren onder bij het seniorenconvent (fractievoorzittersoverleg) 4. Benoem de plaatsvervangend raadsvoorzitter tot voorzitter van de agendacommissie en benoem de burgemeester tot vast lid 5. Voer de wijziging door in de diverse verordeningen en stel een apart reglement voor de agendacommissie op. Het voorstel is besproken in een overleg van de fractievoorzitters op 7 maart. Dit raadsvoorstel is gebaseerd op de uitkomst van die bespreking.

ARGUMENTEN VOOR EN TEGEN 1. De naam agendacommissie past beter bij de taak Bij de naam agendacommissie hebben de meeste mensen wel een beeld van de werkzaamheden. Bij presidium is dit niet het geval. Die naam roept associaties op met een exclusief gezelschap dat in beslotenheid belangrijke besluiten neemt. Aangezien het werk van het presidium vooral bestaat uit het regelen van de agenda’s en voorzitterschap van vergaderingen is de naam agendacommissie passender. 2. Een wisselende samenstelling betrekt meer leden De leden van het presidium nemen besluiten van en voor alle (buitengewone) raadsleden. Daarbij worden inschattingen gemaakt en op basis hiervan worden keuzes gemaakt over besteding van de schaarse tijd. Af en toe leiden deze keuzes tot kritiek, waarbij dan ook mee speelt dat niet alle fracties een lid in het presidium hebben. Door andere (buitengewone) raadsleden wisselend te betrekken bij de afwegingen zal de betrokkenheid toenemen en kunnen ook leden van kleine fracties deelnemen. 3. Het seniorenconvent kan de overige taken van het presidium overnemen. Bij het presidium zijn een beperkt aantal taken ondergebracht die niet passen bij een agendacommissie. Voor een overzicht, zie hierna onder ‘huidige taken presidium” Deze taken kunnen worden overgenomen door het seniorenconvent en in één geval door de auditcommissie. 4.

Een raadslid als voorzitter past bij de aangepaste commissie De agendacommissie is een technische commissie die werkzaamheden verricht ten nutte van het geheel van de raad (inclusief buitengewone raadsleden). Momenteel is de burgemeester voorzitter van het presidium en dat bevalt goed. Toch zijn er redenen om dit te wijzigingen, nu toch veranderingen worden aangebracht aan de naam en taak van de commissie. In het duale bestel is het logisch om een dergelijke interne commissie wordt voorgezeten door een door de raad gekozen raadslid (i.c. de plaatsvervangend raadsvoorzitter) . De burgemeester kan als vast lid aan de vergaderingen deelnemen.

Pagina 2 van 5

UITWERKING Uitwerking Samenstelling Het presidium bestaat nu uit alle voorzitters van Ronde Tafel en Debat, de plv. raadsvoorzitter en burgemeester. Aangezien het meestal de grotere fracties zijn die voorzitters leveren bestaat het presidium vooral uit raadsleden van de grotere fracties. Hoewel de leden op persoonlijke titel lid zijn van het presidium – en niet als vertegenwoordiger van hun fractie –levert dit een ongelijk beeld op. Een oplossing voor de agendacommissie zou kunnen zijn om alle fracties één lid te laten leveren. Nadeel daarvan is het risico dat de leden zich gaan gedragen als vertegenwoordiger van hun fractie, waarmee de politiek wordt binnengehaald in de agendacommissie. Bovendien is het weinig efficiënt als zo veel raadsleden zich gaan bezighouden met het vooral technische werk van de agendacommissie. Daarom wordt voorgesteld de agendacommissie samen te stellen uit 3 raadsleden uit de poule van voorzitters en uit 3 andere (buitengewone) raadsleden uit een poule van geïnteresseerden. Daarbij is het idee dat de leden regelmatig afwisselen. Op deze wijze worden meer (buitengewone) raadsleden betrokken bij het werk van de agendacommissie en wordt meer benadrukt dat het werk van de agendacommissie een gezamenlijke verantwoordelijkheid vormt.

De agendacommissie probeert zo goed mogelijk op objectieve wijze de beperkt beschikbare tijd te verdelen over de verschillende onderwerpen en een frisse blik is daarbij welkom. De continuïteit wordt geleverd door deelname van 3 leden uit de poule van voorzitters. Voorgesteld wordt dat de leden (uit zowel de voorzitterspoule als de andere leden) elkaar afwisselen volgens een schema dat door de agendacommissie vastgesteld wordt en waarbij de zittingsperiode gemiddeld 3 vergaderingen is. De werkgroep stelt voor de burgemeester te benoemen tot vast lid van de agendacommissie, met de bevoegdheid deel te nemen aan alle vergaderingen. Taken van agendacommissie Huidige taken van het Presidium Het huidige Presidium heeft geen eigen reglement. De taken van het presidium zijn ondergebracht in andere reglementen / verordeningen. De belangrijkste taak van het huidige presidium is het voorbereiden van de vergaderingen. Er moeten keuzes gemaakt worden over de routing van voorstellen (wel of geen ronde tafel of debat) data van behandeling bepaald, keuzes gemaakt over welke vergaderingen tegelijk plaats kunnen vinden en hoeveel tijd voor een onderwerp uitgetrokken wordt. Ook moet bepaald worden wie de RT of het Debat zal voorzitten. Deze taken blijven bij de agendacommissie.

Het aanwijzen van voorzitters voor vergaderingen zal de agendacommissie gaan doen in overleg met de poule van voorzitters (bijvoorbeeld via een methodiek van inschrijving). In de huidige situatie evalueert het presidium maandelijks de vergaderingen van de voorgaande cyclus. Dat wordt lastig als de voorzitters van die vergaderingen niet meer standaard aanwezig zijn. Hiervoor wordt een alternatief ontwikkeld (bijvoorbeeld met een door de voorzitter en/of griffier in te vullen evaluatieformulier na iedere vergadering) Daarnaast zijn aan het presidium ook een aantal andersoortige taken toebedeeld: 1. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning: (over declaraties van fracties) Indien de griffier van mening is dat de besteding niet in overeenstemming is met de bepalingen van artikel 9 legt hij de declaratie voor aan het presidium. Het presidium beslist of de declaratie zal worden uitbetaald en deelt dit mee aan de betreffende fractie. 2. Verordening op de auditcommissie: In geval de commissie het nodig acht dat een externe deskundige de commissie van advies voorziet, kan de commissie hiervoor een beroep doen op het werkbudget van de raad. Een verzoek hiertoe wordt gericht tot het presidium. Pagina 3 van 5

3. Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019: Het Raadspresidium kan nadere regels stellen voor verdeling van het opleidingsbudget.

De taken 1 en 3 kunnen worden ondergebracht bij het seniorenconvent. De bevoegdheid om te beslissen of de auditcommissie een externe betaalde deskundige zal inhuren ten laste van het raadsbudget (2) kan bij de auditcommissie zelf worden belegd. FINANCIËLE TOELICHTING Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. JURIDISCHE ASPECTEN Na besluit zullen de wijzigingen worden verwerkt in diverse verordeningen die aan de raad voor vaststellingen worden aangeboden.

Communicatie

Evaluatie Na een jaar zal het functioneren van de agendacommissie worden geevalueerd. BIJLAGEN Juridische aspecten -

Pagina 4 van 5

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 23RV019

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van de griffier van 14 maart 2023 ; BESLUIT: 1. In te stemmen met de ontwikkeling van het presidium naar een agendacommissie; 2. De uitgangspunten voor deze ontwikkeling vast te stellen, te weten: a. Samenstelling 3 leden uit poule van voorzitters en 3 andere (buitengewone) raadsleden, die elkaar afwisselen (gemiddeld 3 maanden) b. De burgemeester te benoemen tot vast lid c. De plaatsvervangend raadsvoorzitter q.q. te benoemen tot voorzitter van de agendacommissie d. De overige taken van het presidium elders onder te brengen 3. De griffier op te dragen de benodigde aanpassingen aan verordeningen voor te bereiden en aan uw raad voor te leggen.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 21 maart 2023

De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter

1