23RV009 rv Burgerberaad Jaarwisseling (geamendeerd)

RAADSVOORSTEL Burgerberaad Jaarwisseling (gewijzigd)

Portefeuillehouder Opsteller Zaak/stuknummer Besluit B&W

Koos Janssen Jorieke Vermeulen 21RV009/146697 21 februari 2023

Ontvangst griffie Ronde Tafel Debat Raadsvergadering

21 februari 2023 09 maart 2023 09 maart 2023 21 maart 2023

Onderwerp Vaststellen procesontwerp en uitvoering Burgerberaad Jaarwisseling Maatschappelijk effect en doel van het voorstel Het vaststellen van het procesontwerp om een burgerberaad te organiseren over onze jaarwisseling in Zeist. Het ‘Burgerberaad Jaarwisseling’ geeft advies aan de gemeenteraad over de jaarwisseling. De raad kan met deze pluriforme inbreng vanuit de samenleving een besluit nemen over de aard en omstandigheden van de gewenste jaarwisseling in Zeist.

Voorgesteld besluit 1. Vaststelling van de participatievraag voor het Burgerberaad Jaarwisseling; 2. Vaststelling van het geschetste proces en bijbehorende procedure voor het Burgerberaad; 3. Vaststelling van de kaders voor het proces; 4. Vaststelling van de status van het resultaat van het Burgerberaad en zich daaraan te conformeren.

Besluit Raad 21 maart 2023: Geamendeerd unaniem vastgesteld (verwerkt in het besluit)

Inhoud (korte samenvatting) Uw raad heeft eind januari gesproken over de jaarwisseling aan de hand van verschillende moties en de evaluatie over afgelopen jaarwisseling. Moties met een strekking voor wel of geen lokaal vuurwerkverbod (bij het tot nu toe uitblijven van een landelijk verbod), het aanpassen van bestaande tradities op 31 december en het voor iedereen in Zeist aantrekkelijk maken van de jaarwisseling. Doel is het streven naar een jaarwisseling waar vernieling, geluidsoverlast, verwonding en vervuiling tot een minimum worden beperkt. Er is besloten om een burgerberaad te organiseren voor het komen tot een gedragen advies namens de samenleving op de genoemde maatschappelijke uitdagingen waar we tijdens de jaarwisseling mee te maken hebben. Voorliggend voorstel bevat het procesontwerp voor het organiseren van het ‘Burgerberaad Jaarwisseling’.

Pagina 1 van 9

VERDIEPING Inleiding Met de start van het nieuwe jaar ligt er altijd een landelijke, regionale en lokale focus op het evalueren van een specifieke gebeurtenis: de jaarwisseling. Het traditiegetrouw afsluiten van het jaar, en inluiden van het nieuwe jaar. Hoe is oudjaarsavond verlopen? Welke conclusies trekken we uit de evaluatie en wat betekent dit voor het handelen van onze partners en handhaving in aanloop naar een volgend oud en nieuw? De gemeenteraad van Zeist heeft eind januari gesproken over de jaarwisseling aan de hand van verschillende moties en de evaluatie over afgelopen jaarwisseling (zie bijlage). Moties met een strekking voor wel of geen lokaal vuurwerkverbod (bij het tot nu toe uitblijven van een landelijk verbod), het aanpassen van bestaande tradities op 31 december en het voor iedereen in Zeist aantrekkelijker maken van de jaarwisseling. Vernieling, geluidsoverlast, verwonding en vervuiling horen daar niet bij. Het feestelijke karakter van de jaarwisseling is er een die velen delen. Om dit te borgen heeft het college aangegeven de zoektocht naar een vernieuwing van de traditie op te willen pakken met input uit de samenleving en onze partners. Er is uitgesproken om het samenspel via het participatiemiddel burgerberaad vorm te geven.

Het toepassen van dit middel past bij de ontwikkeling van onze participatieprocessen zoals in het coalitieakkoord en het uitvoeringsprogramma aangegeven. Het college heeft toegezegd de raad in de gelegenheid te stellen voor het aankomend zomerreces met elkaar in gesprek te kunnen gaan over deze breed opgehaalde input in de vorm van een gedragen advies in afwachting van eventuele behandeling van de diverse moties. De moties worden aangehouden.

ARGUMENTEN VOOR EN TEGEN 1. De participatievorm ‘burgerberaad’ leent zich bij uitstek voor het vinden van een breed gedragen oplossing in de samenleving voor een maatschappelijk probleem dat zich niet gauw laat oplossen. Doordat er veel verschillende inzichten, gevoelens, opvattingen en ervaringen mee gemoeid zijn. In dit geval tradities die door velen gekoesterd worden, en door anderen minder. 2. Het organiseren van een burgerberaad getuigt van vertrouwen in de samenleving, het erkennen en serieus nemen van de levenservaring van inwoners / ondernemers / maatschappelijke organisaties woonachtig en/of werkend in Zeist. Zij zijn nodig bij zo’n type vraagstuk om uw raad van advies te voorzien en zo een doordacht besproken en gedragen besluit te kunnen nemen. 3. Een burgerberaad is bij uitstek pluriform door de wijze waarop het burgerberaad wordt samengesteld: middels een gewogen loting. 4. Het betreft een onderwerp dat polarisatie in de hand kan werken. Juist door het kiezen voor het participatiemiddel burgerberaad, zetten we in op het verkrijgen van wederzijds begrip en een gevoel van ‘procedurele rechtvaardigheid’ (de beleving dat een rechtvaardig proces is doorlopen). Hopelijk zal dat bijdragen aan minder polarisatie. 5. De termijn waarbinnen dit burgerberaad georganiseerd moet worden, en de ruimte die er is voor het beraad zelf om te delibereren, is beperkt.

Het komt erop neer dat er de komende 3 maanden geen tegenslag mag zijn in het proces. We gaan er alles aan doen, met hulp van externe in huur voor het proces zelf en het opvangen van andere werkzaamheden binnen de gemeente, dat tegenslag geen kans krijgt en we het momentum voor dit gesprek niet missen in aanloop naar de volgende jaarwisseling. Dit vraagt een flexibele houding van ons allemaal en een creatieve denkwijze om snelheid in processen te brengen, zonder dat de inhoud en kwaliteit eronder lijdt.

Pagina 2 van 9

TOELICHTING SAMENSPEL Voor het opstellen van het proces is gebruik gemaakt van het Handvat Participatie Zeist. Daarom staan we nadrukkelijk stil bij de participatievraag, het resultaat en vooral de status van het resultaat, rolverdeling, ‘procedurele rechtvaardigheid’, voorwaarden, reflectie en de combinatie tussen offline en online deelname. Zoals geuit tijdens de raadsvergadering van 24 januari jl. en zoals voorgesteld in het Handvat, volgt een gesprek met de raad over dit proces voordat we van start gaan. Participatievraag Tijdens de raad van eind januari lagen er vier moties ter tafel. Elk met een verschillende strekking. De overeenkomst lag in de behoefte van oud en nieuw een feest te maken zonder de schaduw van mens, dier en omgeving dankzij negatieve voorvallen als vernieling, verwonding en vervuiling. Op basis hiervan stellen we de raad voor de volgende vraag centraal te stellen: Hoe zorgen we in de gemeente Zeist samen voor een jaarwisseling waar we ons met elkaar op kunnen verheugen? Deze vraag splitsen we op in drie deelvragen: -

Waarvan genieten we bij de jaarwisseling? Waar balen we van bij de jaarwisseling? Welke invullingen zien we voor de jaarwisseling? om het goede te behouden en het negatieve voor ieder te verkleinen?

Niveau van participatie Een burgerberaad gaat verder dan het geven van een aantal meningen (niveau van raadplegen). De leden spannen zich in om te komen tot een zo veel mogelijk gezamenlijk gedragen advies aan onze representatieve vertegenwoordiging. Een advies dat door de gemeenteraad niet zonder argumentatie opzij gelegd kan worden, en daarmee zeer bepalend is voor de keuze die de gemeenteraad uiteindelijk zal maken. Het niveau van participatie is dan ook: adviseren. Proces en procedure; wat gaan we doen? 4 sporen Het college heeft toegezegd antwoorden/adviezen breed op te halen. Er is onderscheid te maken tussen 4 sporen die aanvullend op elkaar werken: 1) Partners: Hoe ervaren onze partners de jaarwisseling? Denk hierbij aan jongerenwerkers, brandweerlieden en politie.

In aanloop naar de samenkomst van het Burgerberaad worden zij gevraagd om persoonlijk beschikbaar te zijn voor het beraad evenals dat feitelijk cijfermateriaal klaar ligt voor het Burgerberaad, zoals aantallen slachtoffers en schadecijfers; 2) Regio: Wat is de ervaring van buurgemeenten met de jaarwisseling en aanverwante activiteiten en/of verboden? (Welk effect hebben regionale vuurwerkverboden gehad, en welke alternatieve vormgeving van de feestelijkheden zien wij terug); 3) Jeugd: Hoe zien de kinderen op onze basisscholen en middelbare scholen de jaarwisseling? De kinderburgermeester en de jongerenraad worden ondersteund om met deze vraag langs de scholen te gaan. De input die daarbij wordt opgehaald, wordt met het Burgerberaad gedeeld. Ook wordt voor de jongerenraad als de Kinderburgemeester en haar klas de ruimte geboden om persoonlijk met het Burgerberaad in gesprek te gaan. Zo wordt het geluid van de jeugd meegenomen zoals door uw raad als belangrijke stem uitgesproken ondanks dat zij formeel geen zitting kunnen nemen in het Burgerberaad. 4) En ten slotte organiseren we dus een ‘Burgerberaad Jaarwisseling’.

Pagina 3 van 9

Burgerberaad We stellen voor het ‘Burgerberaad Jaarwisseling’ te organiseren met 100 leden en 20 reserveleden. Zij voeren samen het ‘Jaarwisselingsgesprek’. De leden zijn afkomstig uit alle kernen van Zeist: Austerlitz, Bosch en Duin, Huis ter Heide, Den Dolder en Zeist. Om tot de samenstelling van het Burgerberaad te komen maken we gebruik van dezelfde methodiek zoals toegepast bij de Inwoners Advies Commissie: 1. Aselecte loting op basis van BRP waarbij we 10% van ons inwoneraantal uitnodigen; 6.500 uitnodigingen naar inwoners vanaf 18 jaar. 2. Een gewogen tweede loting, op basis van de volgende criteria: woonkern, leeftijd, geslacht, en hoogst afgeronde opleiding. Zodra het Burgerberaad is samengesteld zal uw raad worden geïnformeerd. Mocht het Burgerberaad Jaarwisseling van mening zijn dat er verlangens en stemmen van inwoners ontbreken, kan er op verzoek een flitspeiling in de samenleving worden uitgevoerd. Denk ook aan het doen van een beroep op experts uit de samenleving, bijvoorbeeld vuurwerkondernemers, horeca ondernemers, dierenwelzijn en milieuorganisaties. Het Burgerberaad is aan zet om aan te geven waar behoefte aan is, en wij zullen daar als gemeente op dat moment in faciliteren. Werkwijze burgerberaad In welke vorm het beraad het best gegoten kan worden, wordt op dit moment uitgewerkt. Dit wordt vormgegeven met een externe partner.

Het voorstel is om het Burgerberaad als volgt uit te voeren: We gaan uit van maximaal vijf bijeenkomsten waarop het Burgerberaad het jaarwisselingsgesprek voert. Op sommige van deze momenten kan ook door de leden van het beraad vanuit huis worden deelgenomen. Een logische invulling van deze vijf momenten lijkt vooralsnog: 1. Installatie en kennismaking (samen met raad en college) 2. Informeren en inventariseren van kennis via partners/jeugd 3. Delibereren eerste conclusies 4. Opnieuw delibereren over de eerste conclusies voor aanscherping en focus 5. Aanbieden resultaat aan de raad, afsluiting en ontbinden van burgerberaad Met in acht name van de bestuurlijke planning en de deadline voor het zomerreces is er 2 weken beschikbaar om deze gesprekken te laten plaatsvinden. Dit is voor een burgerberaad aan de krappe kant. Resultaat en status ervan De uitkomst van het burgerberaad is een openbaar gedragen advies voor de gemeenteraad van Zeist. Op basis van dit advies komt de raad tot een besluit over de jaarwisseling in Zeist. Uw gemeenteraad heeft het laatste woord, is waar we aan vasthouden (zie ook de rolverdeling). Dat betekent concreet dat we streven naar één advies namens het Burgerberaad Jaarwisseling als resultaat van de gesprekken. Het college van B&W doet vervolgens een eerste toetsing van het advies op de kaders zoals vooraf gesteld.

De kanttekeningen die daaruit blijken worden aan de raad meegedeeld om mee te nemen bij hun controlerende en besluitvormende rol. Het advies van het burgerberaad blijft daarbij onaangetast. In geval het Burgerberaad niet in staat is om tot één gedragen advies te komen worden de verschillende percepties die in het Burgerberaad (en de andere sporen) naar voren zijn gebracht, aangeboden aan uw raad om op basis hiervan tot een besluit te komen. Waardering: andere opbrengsten Een participatieproces is veel meer dan alleen het inhoudelijke resultaat. Het proces zelf doet ertoe: hoe worden leden van het beraad welkom geheten, voelt ieder de veilige ruimte om te kunnen zeggen wat hij of zij wil, wordt er geluisterd naar elkaar. Dit heet ‘procedurele rechtvaardigheid’ en streven we altijd na in ieder participatieproces: procesgeluk. Daarnaast is de ervaring dat als de procedure rechtvaardig wordt ervaren, men sneller vrede kan hebben met een inhoudelijke opbrengst die in eerste instantie anders is dan men wenste. Daar komt bij dat we op een bepaalde manier een beroep doen op mensen om ergens over na te denken. Nadenken over de jaarwisseling met informatie die je tot nu toe onbekend was. Of denk aan de werkvormen die worden toegepast. Dat is niet iedereen gewend en dat geeft een uitdaging. En een

Pagina 4 van 9

uitdaging doet leren: leeropbrengst. Tot slot kent een participatieproces middels burgerberaad bij uitstek een sociale opbrengst. Iedereen leert mensen kennen die je tot nu toe nog niet kende. Daarom stellen we voor om deze opbrengsten (inhoudelijk resultaat, procesgeluk, leerresultaat en sociale opbrengst) onderdeel te laten zijn van de evaluatie van het dit participatieproces. Rolverdeling ▪ Het college van B&W is eigenaar van het proces en doet een eerste toetsing van het advies op de kaders van het proces om (waar nodig) als kanttekening mee te geven aan de raad. ▪ De gemeenteraad is kaderstellend, controlerend op de kaders en besluitvormend. De raad heeft dus het eerste en het laatste woord. ▪ De ambtelijke projectgroep is uitvoerend en adviserend aan het college van B&W ▪ Inspraak voor inwoners die zijn uitgeloot, of voor belangenverenigingen, andere maatschappelijke organisaties en partijen is geborgd in de formele inspraakprocedure bij de officiële besluitvorming door de raad op het advies van het Burgerberaad. ▪ De Driehoek (gemeentesecretaris, griffier en burgemeester) fungeert als ‘draaischijf’ en is aanspreekpunt als ‘commissie ongeregelde zaken’. Uitgangspunten ▪ Er wordt een pluriforme en zo representatief mogelijke groep inwoners samengesteld. ▪ Deelname is op individuele titel.

▪ Leden van het burgerberaad ontvangen een vrijwilligersvergoeding van 190 euro (bruto). ▪ Het Burgerberaad wordt in staat gesteld en gestimuleerd om met verschillende doelgroepen. (denk aan de jeugd) en partners in gesprek om informatie te vergaren. ▪ Dit bijzondere proces en de uitkomst is om van te leren. We willen het met de jaarwisseling nog beter doen. En dat blijven we jaarlijks nastreven in nauwe samenwerking met partners. ▪ We streven na, dat ook de rest van de samenleving een gevoel van procedurele rechtvaardigheid ervaart, waardoor het resultaat makkelijker wordt aanvaard. Kaders De raad zal bij de besluitvorming met in acht name van het gedragen advies van het Burgerberaad Jaarwisseling rekening houden met: 1. Wet- en regelgeving (bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieunormen) 2. Financiële haalbaarheid. De raad zal de kosten van het advies afwegen en behoudt budgetrecht. 3. In hoeverre het advies en de consequenties ervan voor de samenleving te dragen is. 4. Het gegeven dat het gedragen advies de mening weerspiegelt van het burgerberaad en is meer dan de optelsom van de individuele leden van het beraad.

FINANCIËLE TOELICHTING Het organiseren van het Burgerberaad Jaarwisseling kan grotendeels bekostigd worden uit het reguliere werkbudget uit uitvoeringsprogramma 1 ‘doorontwikkeling burgerberaad en verkenning innovaties co-creatie’. Een deel van de kosten voor de (extern belegde) werkuitvoering zal bij de Berap worden behandeld. De verwachting is dat het participatieproces 91.500 euro gaat kosten. Dit is opgebouwd uit: ▪ ▪ ▪

Communicatie uitingen en vormgeving (25.000 euro) en het opvangen via externe inhuur van huidige en noodzakelijke communicatie werkzaamheden die anders stil liggen (17.500 euro). Externe begeleiding en organisatie van de bijeenkomsten van het Burgerberaad Jaarwisseling (30.000 euro). De vrijwilligersvergoeding van 190 euro voor 100 mensen (19.000 euro).

JURIDISCHE ASPECTEN De tweede ronde loting (‘stratificatie’) zal worden bijgewoond door een onafhankelijk notaris.

Pagina 5 van 9

VERDERE PROCES Planning en uitvoering In onderstaand schema is de planning opgenomen van de te zetten stappen. De eerstvolgende stap is samen met uw raad het bespreken van dit procesvoorstel. Wat

Wie

Wanneer

Raadsvoorstel bespreken

College van B&W

Week 8 21 februari

Ronde Tafel en Debat

Gemeenteraad en samenleving

Week 10 9 maart

Raadsbesluit

Gemeenteraad

Week 12 21 maart

Start loting en communicatie offensief. O.a. brieven sturen.

Ambtelijk projectteam

Week 12 (woensdag 22 maart)

Aanmeldperiode en communicatie uitingen

Ambtelijk projectteam

Week 12 (medio), week 13 tot medio week 14

Gewogen loting en bevestigen deelnemers

Ambtelijk projectteam incl. Notaris

Week 14 en 15

Informeren lotingsproces raad

Gemeenteraad

Week 15

Voorbereidingen bijeenkomsten incl. communicatie naar deelnemers

Ambtelijk projectteam

Week 16 week 17 Week 18

Start burgerberaad

Burgerberaad Jaarwisseling

Week 19

Vervolg burgerberaad én afsluiting

Burgerberaad Jaarwisseling

Week 20

Verwerking gedragen advies in Raadsvoorstel

Ambtelijk projectteam

Week 21 en Week 22

Uitloop

X

Week 23

Raadsvoorstel bespreken

College van B&W en gemeenteraad

Week 24 (13 juni) en fractieberaad

Ronde Tafel en Debat

Gemeenteraad en samenleving

Week 25

Raadsbesluit/besluit op de aangehouden moties

Gemeenteraad

Week 27 (4 juli)

* Meivakantie week 17 en 18

Pagina 6 van 9

Communicatie Doelgroepen en communicatiedoelen: ▪ Deelnemers: werven en blijven binden ▪ Samenleving, onder meer de direct betrokken partners: procedurele rechtvaardigheid laten ervaren, zodat het advies een grotere kans heeft maatschappelijk geaccepteerd te worden. Doel is dat men ervaart dat het burgerberaad een afspiegeling van de pluriforme samenleving is, dat het een gesprek voert waarbij alle invalshoeken zijn gehoord en serieus zijn meegewogen ▪ Gemeentelijke organisatie: we laten zien hoe we werken vanuit onze kernwaarden kracht, nabijheid en vertrouwen. Als organisatie leren we van deze ervaring. ▪ Pers lokaal, landelijk en vakpers

Evaluatie Dit participatieproces maakt onderdeel uit van de jaarlijkse reflectie op verschillende participatieprocessen aan de hand van het Handvat Participatie Zeist. Om van te leren en waar op dat moment nodig bij te sturen in lopende participatieprocessen. Daarnaast zullen we de leden van het Burgerberaad Jaarwisseling via een enquête vragen om hun ervaring met het beraad. Het gaat hierbij om de verschillende opbrengsten van het proces. BIJLAGEN - Aangehouden moties 8 A, B, C, D - Brief terugblik jaarwisseling 2022 - 2023

Pagina 7 van 9

RAADSBESLUIT - geamendeerd

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 23RV009

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 februari 2023 en 14 maart 2023; BESLUIT: 1.

Vaststelling van de participatievraag voor het Burgerberaad Jaarwisseling.

2.

Vaststelling van het geschetste proces en bijbehorende procedure voor het Burgerberaad met dien verstande dat deelname aan het Burgerberaad mogelijk is voor inwoners vanaf 16 jaar.

3.

Vaststelling van de kaders voor het proces.

4.

Vaststelling van de status van het resultaat van het Burgerberaad en zich daaraan te conformeren.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 21 maart 2023

De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter

1

AMENDEMENT Datum raad Agendapunt Indiener(s)

: : :

Onderwerp /Titel Uitslag stemming

: :

21 maart 2023 4 David Tompot (SP), Julian Wassink (ChristenUnie-SGP), Esther Kant (Seyst.nu), Hannie van Kippersluis (ZeisterBelang), Roel van Nieuwstadt (GroenLinks), Marcel Fluitman (CDA), Marco Huijben (VVD) Burgerberaad jaarwisseling ook voor jongeren Unaniem aangenomen

Amendement Burgerberaad jaarwisseling ook voor jongeren (gewijzigd) De gemeenteraad in vergadering bijeen op 21 maart 2023, behandelende het raadsvoorstel Burgerberaad Jaarwisseling (23RV009) Besluit beslispunt 2 van het voorgestelde besluit als volgt aan te passen: 2. Vaststelling geschetste proces en bijbehorende procedure voor het Burgerberaad met dien verstande dat deelname aan het Burgerberaad mogelijk is voor inwoners vanaf 16 jaar. Toelichting: De huidige opzet voorziet alleen in deelname van jongeren (via scholen en Jongerenraad) in het voortraject van het Burgerberaad maar niet in (de twee bijeenkomsten van) het Burgerberaad zélf. Daardoor zal de stem van jongeren tijdens het Burgerberaad onvoldoende vertegenwoordigd worden. Om “procedurele rechtvaardigheid” in het Burgerberaad te kunnen verwezenlijken is een dialoog nodig. Als we ook “jong” en “oud” met elkaar in dialoog willen laten gaan, waarom dan 16- en 17-jarigen daarvan uitsluiten? Verkoop en afsteken van vuurwerk mag al aan jongeren vanaf 16 jaar. Zij geven kleur (en stem) aan de jaarwisseling; laat ze dan ook in alle fasen van het proces meepraten over de vraag hoe we in Zeist in de toekomst gestalte willen geven aan de jaarwisseling. Veel jongeren van 17 jaar volgen al een leer-werktraject.

Deze groep is dus niet meer op alle middelbare scholen even sterk vertegenwoordigd en bereik je dan ook onvoldoende met het doen van een peiling onder scholieren over hoe zij aankijken tegen de jaarwisseling. Als we ook jongeren deel laten nemen aan het eigenlijke Burgerberaad is dat ook een uitnodiging om hen te interesseren

voor en te betrekken bij de lokale politiek. David Tompot (SP), Julian Wassink (ChristenUnie-SGP), Esther Kant (Seyst.nu), Hannie van Kippersluis (ZeisterBelang), Roel van Nieuwstadt (GroenLinks), Marco Huijben (VVD), Marcel Fluitman (CDA)

Pagina 2 van 9