21RV032 Advies auditcommissie jaarrekening 2020

AD V I E S AU D IT CO M M IS SI E J AAR R E K E NI NG 2 0 2 0

Datum

24 juni 2021

Opsteller

J. Janssen

Telefoon

6987270

Organisatieonderdeel

Raadsgriffie / /

Stuknummer

Aan

Gemeenteraad

Van

Auditcommissie

Onderwerp

Advies jaarrekening 2020

Korte inhoud De auditcommissie adviseert positief over de jaarrekening 2020 1. Inleiding Op 10 juni 2021 heeft de auditcommissie gesproken over de jaarrekening 2020 met de accountant, concerncontroller en portefeuillehouder. Bij het overleg waren namens de accountant aanwezig John Drost en Jelle Smit. Dit is het laatste jaar dat Baker Tilly de jaarrekeningcontrole voor de gemeente Zeist uitvoert. Vanaf boekjaar 2021 heeft PWC de rol van gemeente accountant in Zeist overgenomen. De controle over 2020 is moeizaam verlopen. Dat werd veroorzaakt door het werken op afstand en ook door capaciteitsproblemen bij de accountant én de organisatie. Verklaring getrouwheid en rechtmatigheid. Voorafgaande aan de bespreking was het resultaat van de controle nog niet bekend. Tijdens het overleg heeft de accountant bekend gemaakt dat voor 2020 een goedkeurende verklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid zal worden afgegeven. Maar de werkzaamheden zijn nog niet geheel afgerond, mede als gevolg van de hiervoor genoemde omstandigheden Het resultaat over 2020 bedraagt 1,9 miljoen positief. Dat is 1 miljoen meer dan verwacht op basis van de tussentijdse bijstelling. Dit wordt verklaard door de effecten van de gemeentefonds circulaires en de financiële effecten van de uitvoering van het vastgestelde beleid.

De grootste positieve posten zijn: OZB (€ 346.000) en Saldo baten en lasten coronacrisis (€357.000). De grootste negatieve post betreft de leges omgevingsvergunningen (-€747.000). Het gerealiseerde saldo van baten en lasten in 2020 is -3,24 miljoen. Het eigen vermogen van de gemeente is afgenomen naar 136,8 miljoen (was 140 miljoen) De weerstandsratio (beschikbare weerstandscapaciteit/benodigde weerstandscapaciteit) is gestegen naar 0,79 (was 0,63). 2. Bevindingen en aandachtspunten Auditcommissie 1. De Auditcommissie wil in de eerste plaats de organisatie bedanken voor het goede werk. Ondanks de moeilijke omstandigheden zijn de jaarstukken van goede kwaliteit. Wat positief opvalt is dat de toelichting op over- en onderschrijdingen kwalitatief sterk is verbeterd. 2. Ten aanzien van de PGB-budgetten heeft onderzoek uitgewezen dat, wat betreft de rechtmatigheid en prestatielevering, de onzekerheid nihil bedraagt. Gelet de onzekerheid in eerdere jaren is dit een knappe prestatie. 3. Uit het onderzoek van de accountant is gebleken dat de grondexploitaties geen grote risico’s bevatten.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

pagina 2 van 3

4. Het weerstandsvermogen is met 0,79 nog steeds onvoldoende. De auditcommissie vraag hier aandacht voor en geeft de voorkeur aan een snelle verbetering naar een weerstandvermogen van 1. 5. Ten aanzien van de jeugdzorg / Wmo (Zin) adviseert de accountant zorgchecks te integreren in het proces, zodat de gemeente minder afhankelijk is van verklaringen van de zorgaanbieders. De auditcommissie ondersteunt dit advies. 6. Ten aanzien van de investeringskredieten en afschrijvingstermijnen adviseert de accountant na te gaan of de gemaakte afspraken hierover nog wenselijk zijn. Dat naar aanleiding van een aantal geconstateerde (onrechtmatige) afwijkingen. De wethouder heeft een aanpassing van de financiële verordening op dit punt in het vooruitzicht gesteld. De raad zal hier t.z.t. over besluiten. 7. De Auditcommissie spreekt vertrouwen uit in het stappenplan dat zal leiden tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (zie hierna onder 3.3) 8. De Auditcommissie vraagt aandacht voor de teruglopende liquiditeit van de gemeente. Dit onderwerp komt een volgende keer terug op de agenda.

3. Specifieke onderzoeken In opdracht van de Auditcommissie heeft de accountant een aantal specifieke onderzoeken uitgevoerd. 1. Interne beheersing prestatielevering jeugdzorg De accountant heeft geconstateerd dat de gemeente voldoende werkzaamheden verricht om de prestatielevering van de PGB vast te stellen. Voor de prestatielevering voor de geleverde zorg voor jeugdzorg/Wmo (ZIN) steunt de gemeente nog volledig op productieverantwoordingen en controleverklaringen van de accountant van de zorgaanbieders. Deze controle is pas achteraf. De accountant raadt aan om deze zorgchecks ook voor ZIN te integreren in het proces, zodat de gemeente minder afhankelijk is van controleverklaringen van de zorgaanbieders. (zie 2.5) 2. Interne beheersing lasten Corona De ontwikkelingen en de risico’s op het gebied van Corona worden door de gemeente goed gemonitord en beheerst. De accountant adviseert om toekomstige ontwikkelingen blijvend te monitoren, vanwege mogelijke na-effecten. 3. Invoering rechtmatigheidsverantwoording Er is een stappenplan rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. De volgende processen zijn geïdentificeerd: - Het identificeren van processen in scope voor de rechtmatigheid. e - Het identificeren van de proceseigenaren (1 lijn) - Het documenteren van de high level processtappen. Vervolgens dient per proces de interne controle raamwerk in kaart gebracht te worden.

Dit betekent dat beheers doelstellingen, risico’s, beheersmaatregelen en e vastlegging bepaald dient te worden. De proceseigenaar (1 lijn) bewaakt het proces van het uitvoeren van de beheersmaatregelen. Het beoordelen van de effectiviteit van e de beheersmaatregelen wordt uitgevoerd door de 2 lijn. Ook het proces van jeugdzorg en het vaststellen van de prestatielevering is onderdeel van dit stappenplan. De accountant onderschrijft de stappen die gemeente Zeist op dit vlak neemt en adviseert de tijdige implementatie en uitvoering van de werkzaamheden rondom de rechtmatigheidsverantwoording te monitoren. 4. Autorisatie overschrijdingen In het kader van de rechtmatigheid moeten financiële handelingen passen binnen het kader van de door Raad geautoriseerde programmabegroting. De beschikbaar gestelde budgetten zijn in principe taakstellend.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

pagina 3 van 3

Jaarlijks doen zich op een aantal programma’s afwijkingen voor in de vorm van hogere uitgaven. Via het vaststellen van de rekening door de Raad worden de betreffende uitgaven alsnog geautoriseerd.

5. Conclusies en advies   



De Auditcommissie constateert dat wederom een goedkeurende verklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid zal worden afgegeven door de accountant. Wat betreft bevindingen en aandachtspunten wordt verwezen naar paragraaf 2. De auditcommissie stelt de volgende bijzondere onderzoeken vast voor het komende controle jaar: - Aanpak taakstellingen WMO en Jeugdzorg / prestatie onderzoeken zorg - IT controls en processing - Kredieten De auditcommissie adviseert de gemeenteraad de programmarekening 2020 vast te stellen.

Marcel Pluim, voorzitter

Johan Janssen, griffier

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist