21RV007 rv Bijstelling aanbesteding accountantsdiensten

RAADSVOORSTEL Aanpassing aanbesteding accountantsdiensten

Portefeuillehouder

S. Jansen

Ronde Tafel

N.v.t.

Opsteller

Debat

N.v.t.

Zaak/stuknummer

J. Janssen 395942

Raadsvergadering

19 januari 2021

Raadsvoorstel

21RV007

Maatschappelijk effect en doel van het voorstel Aanpassing van de procedure voor aanbesteding van de accountantsdiensten 2021 - 2024 Voorstel 1. De referentie -eis onder 3.4 van offerteaanvraag te verlagen van minimaal 2 gemeenten over de boekjaren 2018 en 2019 naar minimaal 1 gemeente over boekjaar 2019. 2. Hoofd financiën te benoemen tot plaatsvervangend lid van de selectiecommissie. Besluit Raad 19 januari 2021:

Basis Op 8 december heeft uw raad ingestemd met de procedure voor de aanbesteding van de accountantsdiensten 2021 -2024 *(20RV064). Er is aanleiding om dit besluit op een tweetal punten aan te passen. Dat betreft de referentie eis en de samenstelling van de selectiecommissie.

Financiën Communicatie

x

Juridisch Automatisering

Risico’s Anders

Verdere proces De lopende procedure loopt hierdoor geen vertraging op.

VERDIEPING Inleiding Op 8 december heeft uw raad ingestemd met de procedure voor de aanbesteding van de accountantsdiensten 2021 -2024 *(20RV064). Er is aanleiding om dit besluit op een tweetal punten aan te passen. Dat betreft de referentie eis en de samenstelling van de selectiecommissie. Aanpassing referentie eis Inmiddels heeft publicatie van de opdracht plaatst gevonden en is presentatie van de organisatie (risicoprofiel gemeente, werkwijze audit en jaarrekening) aan potentieel geïnteresseerde geweest. Er waren 4 belangstellende kantoren bij de presentatie aanwezig. Eén van hen is nieuw op de overheidsmarkt. Dit accountantskantoor bedient sinds 2019 een aantal gemeenten. Door de korte track record voldoen zij niet aan de gestelde eis dat het kantoor voor de boekjaren 2018 en 2019 minimaal 2 jaarrekeningen van een gemeente van een controleverklaring moet hebben voorzien. De Pagina 1 van 4

jaarrekeningen inclusief de controleverklaringen dienen als bijlagen bij de inschrijving te worden toegevoegd. Door deze eis kunnen ze niet deelnemen aan de verdere procedure. Het kan voor Zeist echter interessant zijn om het kantoor toch een kans te geven mee te doen. We weten immers niet of alle geïnteresseerden daadwerkelijk overgaan tot inschrijving. Daarom wordt voorgesteld de referentie eis onder 3.4 van de offerteaanvraag te aan te passen van “Iedere inschrijver dient voor de boekjaren 2018 en 2019 minimaal 2 jaarrekeningen van een controleverklaring te hebben voorzien” naar: “Iedere inschrijver dient voor het boekjaar 2019 minimaal 1 jaarrekening van een gemeente van een controleverklaring te hebben voorzien.” Benoeming plaatsvervangend lid selectiecommissie De selectiecommissie bestaat uit 4 raadsleden, wethouder financiën, concern controller en griffier. Hiermee is inhoudelijke, procedurele en politiek – bestuurlijke deskundigheid vertegenwoordigd. De inhoudelijke deskundigheid is wel kwetsbaar, omdat deze is belegd bij één persoon; de concerncontroller. Indien hij onverhoopt uit zou vallen ontbreekt deze deskundigheid in de commissie. Daarom wordt voorgesteld het hoofd Financiën (Jan Willem Berkhof) te benoemen tot plaatsvervangend lid van de selectiecommissie.

ARGUMENTATIE 1. Aanpassing van de referentie eis geeft meer keuze Hierdoor wordt het aanbod vergroot, zonder dat dit ten koste hoeft te gaan van de kwaliteit van de aanbieder. De selectiecommissie zal daar extra alert op zijn. 2. De planning blijft hetzelfde Door minder tijd uit te trekken voor de het beantwoorden van vragen wordt de extra tijd weer ingelopen. De aanbesteding blijft daarmee op planning. 3. De stabiliteit van de selectiecommissie neemt toe Door benoeming van hoofd financiën tot plaatsvervangend lid wordt bereikt dat de inhoudelijke kennis in de selectiecommissie aanwezig blijft bij uitval van de concern controller. TOELICHTING Juridisch Doordat de aanbestedingsprocedure loopt betekent dit dat opnieuw gepubliceerd moest worden en de (wettelijke) doorloop termijnen weer gevolgd moesten worden. Dit is noodzakelijk om andere kantoren die ook niet aan deze eis voldeden ook in staat te stellen om alsnog te reageren. Om vertraging van de procedure te voorkomen heeft deze hernieuwde publicatie – is afstemming met de selectiecommissie - al op 7 januari plaatsgevonden.

VERDERE PROCES Planning en uitvoering De planning is nu als volgt: Publiceren aankondiging van de opdracht Uiterlijke ontvangst van aanvragen voor documenten Uiterlijke ontvangst van vragen voor inschrijvingen Bekendmaken Nota van Inlichtingen inschrijffase Uiterlijke ontvangst van inschrijvingen Gestanddoening Opening van de kluis met inschrijvingen Versturen gunningsbeslissing Versturen gunning Publiceren aankondiging van de gegunde opdracht

07-01-2021 18-01-2021 15:30 18-01-2021 23:59 21-01-2021 17-02-2021 11:00 17-02-2021 11:05 15-03-2021 05-04-2021 23-04-2021 Pagina 2 van 4

Aanvang van de opdracht Voltooiing van de opdracht

01-06-2021 31-05-2025

Bijlage: link naar raadsbesluit van 8 december: aanbesteding accountant (20RV064): Klik hier

Pagina 3 van 4

RAADSBESLUIT

Behoort bij raadsvoorstel Nr. 21RV007

De raad van de gemeente Zeist; gelezen het voorstel van de selectiecommissie aanbesteding accountantsdiensten 2021 e.v. van 12 januari 2021; BESLUIT: 1. De referentie -eis onder 3.4 van offerteaanvraag te verlagen van minimaal 2 gemeenten over de boekjaren 2018 en 2019 naar minimaal 1 gemeente over boekjaar 2019. 2. Hoofd financiën te benoemen tot plaatsvervangend lid van de selectiecommissie.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 19 januari 2021

De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier

drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter

1