20230824 Besluitenlijst Ronde Tafel / Debat

Besluitenlijst Ronde Tafel / Debat datum thema vergaderruimte

24 augustus 2023 Bestuur Raadzaal

Voorzitter Portefeuillehouder(s) Ambt. adviseur(s) Griffier Meesprekers Aanwezig (Buitengewoon) Raadsleden

Raadsvoorstel Voorstel

Dick van Ginkel Burgemeester Marloes Haveman Johan Janssen GroenLinks: Roel van Nieuwstadt VVD: Ernst van Splunter D66: Hafid Boutahar CDA: Marcel Fluitman NieuwDemocratischZeist: Jan Bredius, Frits Koster, Eleanor Platt Seyst.nu: ChristenUnie/SGP: Julian Wassink PvdA: Wilma Breddels SP: Chimène van Lunteren ZeisterBelang: Hannie van Kippersluis, Gert van Ewijk Onafhankelijk raadslid: Rechtspositie buitengewoon raadsleden 1. In te stemmen met het splitsen van de functie van buitengewoon raadslid per 1 januari 2024 in: a. commissielid (om deel te nemen aan raadsactiviteiten) met recht op een vergadervergoeding per bijgewoonde commissievergadering b. fractie-ondersteuner (om de fractie te ondersteunen) waarvoor de fractie een vrijwilligersvergoeding kan verstrekken. 2. Het fractiebudget te verhogen met een bedrag van €1.900 per aangewezen fractie-ondersteuner per jaar voor een maximum van twee fractieondersteuners per fractie. 3. De structurele kosten van €90.000 betrekken bij de integrale afweging voor de begroting 2024. 4. De ‘Verordening tot wijziging van enkele Verordeningen en regelingen van de raad van Zeist in verband met het wijzigen van de rechtspositie van buitengewoon raadsleden’ vast te stellen. 5. De Regeling fractieassistentie 2014 in te trekken per 1 januari 2024. 6. De Regeling commissieleden 2024 vast te stellen en in werking te laten treden per 1 januari 2024.

Achteraf kan geconstateerd worden dat de bijeenkomst meer het karakter had van een informatiebijeenkomst dan van een gewone ronde tafel / debat. Vandaar dat deze besluitenlijst het karakter heeft van een Q & A lijst. Portefeuillehouder en griffie zijn beschikbaar om eventuele resterende vragen te beantwoorden. Vragen en antwoorden:

Waarom dit voorstel? Bij de algemene beschouwingen is aandacht gevraagd voor verbetering van de rechtspositie van buitengewone raadsleden. Door wettelijke beperkingen is op dat gebied niet veel mogelijk. Het voorliggende voorstel zorgt voor verhoging van de vergoeding, binnen de juridische en fiscale mogelijkheden. De regeling wordt er wel complexer door.

Besluitenlijst Ronde Tafel d.d. 24 augustus 2023

1

Kan de benaming buitengewoon raadslid blijven bestaan? Ja, dat kan. De functie wordt gesplitst in 2 onderdelen: fractieondersteuner en commissielid. Het is aan de fractie te bepalen welke taken het buitengewoon raadslid vervult. Dat kan beide onderdelen zijn of slechts een. Een fractieondersteuner wordt door de fractie benoemd, een commissielid door de raad. Moet een buitengewoon raadslid nu zelf belasting gaan betalen? De presentievergoeding voor het deel commissielid is een bruto vergoeding. Bij de belastingaangifte wordt die als inkomen meegeteld en moet er (mogelijk) belasting over worden betaald. Net als een raadslid kan een buitengewoon raadslid er voor kiezen om de gemeente bij de uitbetaling meteen belasting af te laten dragen, waarmee een naheffing wordt voorkomen (opting in). De vrijwilligersvergoeding voor het deel fractieondersteuning is en blijft een netto – onbelaste – vergoeding. Hoe wordt vastgesteld dat een buitengewoon raadslid recht heeft op een presentievergoeding? De griffier van dienst schrijft altijd de namen van de aanwezigen op. En de buitengewoon raadsleden moeten dat ook zelf bijhouden. Kan een buitengewoon raadslid op 1 avond meerdere vergaderingen bijwonen tegen betaling? Dat kan, maar er wordt per avond slechts 1 maal presentiegeld uitbetaald.

Is de regeling fraudegevoelig? De juiste toepassing is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van fractie en griffie. De fractie bepaalt of een buitengewoon raadslid-fractieondersteuner zich in die rol voldoende inzet. Dat is niet anders als nu. En voor de commissie vergoeding is slechts feitelijke aanwezigheid bij de start van de vergadering verplicht. Die wordt door de griffier geconstateerd. Of de inzet als commissielid voldoende is bepaalt de fractie. Kan een buitengewoon raadslid afzien van de commissievergoeding? Feitelijk wel. Een buitengewoon raadslid is niet verplicht de presentievergoeding voor vergaderingen aan te vragen. Moet de vrijwilligersvergoeding perse door de fractie worden betaald? De gemeente mag naast de wettelijke vergoedingen geen andere vergoedingen of tegemoetkomingen verstrekken aan commissieleden. Vandaar dat de vrijwilligersvergoeding formeel door de fractie verstrekt wordt. Het fractiebudget wordt daartoe verhoogd met een bedrag voor betaling van 2 x vrijwilligersvergoeding. Het is een optie om als vorm van dienstverlening de uitbetaling via de griffie te laten lopen. De griffie betaalt dan in opdracht van de fractie de vergoeding aan het buitengewoon raadslid. Welke werkzaamheden horen bij fractieondersteuning? De griffie zal samen met de fracties een indicatieve lijst opstellen van werkzaamheden.

Deze lijst kan gebruikt worden om aan de fiscus de verstrekking van een vrijwilligersvergoeding te rechtvaardigen. Denk bijvoorbeeld aan het ondersteunen van raadsleden (uitzoekwerk, voorbereiding vergaderingen), voorbereiden en bijwonen van werkbezoeken, maken van verslagen, bijwonen van vergaderingen (niet als commissielid). Uitgangspunt is dat werkzaamheden maar 1 x vergoed kunnen worden: of het telt mee als commissielid werk of het telt mee als fractieondersteuning. Je kunt niet als fractieondersteuner je eigen commissievergaderingen voorbereiden. Wordt je als commissielid benoemd in een bepaalde commissie? In Zeist kennen we geen vaste samenstelling per commissie (thema’s Ruimte, Samenleving en Bestuur). Het is per vergadering aan de fractie te bepalen wie welk onderwerp zal behandelen. Daarom worden commissieleden niet benoemd als lid van een bepaalde commissie, maar generiek als commissielid. Conclusie van de bespreking: Het voorstel kan door voor behandeling in de raadsvergadering van 5 september.

Besluitenlijst Ronde Tafel d.d. 24 augustus 2023

2