20230501 Bericht voor raden colleges en ambtenaren over ronde tafel en beeldvorming

Aan de gemeenteraden, buitengewoon raadsleden, commissieleden, colleges van de gemeenteraden van de gemeenten Zeist en de Utrechtse Heuvelrug, Op 11 mei 2023 om 19.30 uur houden de gemeenteraden van Utrechtse Heuvelrug en Zeist een gezamenlijke Ronde Tafel / Beeldvormende bijeenkomst over het raadsvoorstel Plan van Aanpak gebiedsvisie Driebergen – Zeist. Tijdens de bijeenkomst gaan de gemeenteraden met de belanghebbenden (insprekers) en de colleges in gesprek over het betreffende raadsvoorstel. Omdat er sprake is van een samenwerking tussen twee gemeenteraden loopt de werkwijze net even anders dan u wellicht vanuit uw eigen gemeente gewend bent. Met dit bericht informeren wij u over de werkwijze tijdens de bijeenkomst.

Hoe, wat en waar Onderwerp

Ronde Tafel / Beeldvorming raadsvoorstel Plan van Aanpak Gebiedsvisie Driebergen-Zeist

Locatie

Cultuur en congrescentrum Antropia Landgoed de Reehorst, Hoofdstraat 8 (navigeren naar Stationsweg 15B, Oude Stationsweg 13 of navigeer naar Station Driebergen-Zeist),3972 LA Driebergen

Datum

11 mei 2023

Tijd

19.30 uur start Ronde Tafel / Beeldvorming graag minimaal 15 minuten eerder aanwezig zijn en even aanmelden bij de griffiers.

Voorzitters (vanuit de gemeenteraden)

Voorzitter Marijn Bouwmeester (gemeente Utrechtse Heuvelrug) Voorzitter Carlo Fiscalini gemeente Zeist)

Griffiers

Roland Beenen, 06-29063633 Brenda Bouwhuis, 06-28235900 Angèle Welting (gemeente Zeist) Rob Jorg (gemeente Utrechtse Heuvelrug)

College (portefeuillehouders)

Duovoorzitterschap en vertegenwoordiging per fractie Omdat het een gezamenlijke bijeenkomst is van beide gemeenteraden zijn er twee voorzitters. Uit beide gemeenteraden één. De voorzitters zijn zelf raadslid maar in deze vergadering onafhankelijk gespreksleiders. De beide commissiegriffiers (ook vanuit beide gemeenteraden) ondersteunen de voorzitters. Vanuit iedere raadsfractie kunnen maximaal twee leden actief deelnemen aan de Ronde Tafel / Beeldvorming.

De Ronde Tafel/Beeldvorming De bijeenkomst is onderverdeeld in twee gedeelten. Het gesprek met de belanghebbenden / insprekers en het gesprek met de colleges 1e gedeelte: Het gesprek met de belanghebbenden (insprekers) • •

Insprekers wordt gevraagd om zich uiterlijk woensdag 10 mei 2023 aan te melden om in te spreken. Elke inspreker krijgt in principe maximaal 4 minuten spreektijd om de raadsleden te informeren waar zij bij het innemen van een standpunt rekening mee zouden moeten houden. Na afloop van de 4 minuten krijgen de raadsleden de mogelijkheid om, indien nodig, aanvullende vragen te stellen.

•

•

Insprekers zijn daarbij gevraagd om de tekst tot inspreken van te voren te mailen. De ontvangen reacties worden door de raadsgriffies bij de stukken over het raadsvoorstel geplaatst. Donderdag 11 mei 2023 wordt in de loop van de dag aan de gemeenteraden een overzicht verspreid van de insprekers die zich aangemeld hebben voor deelname aan de bijeenkomst.

De volgorde van de insprekers is in principe op basis van aanmelding, tenzij het handiger en overzichtelijker is (op basis van aanmeldingen) om insprekers te groeperen op basis van hun inhoudelijke inbreng. 2e gedeelte: het gesprek met de colleges (verantwoordelijk portefeuillehouders) Na afronding van het gesprek met de belanghebbenden/insprekers wordt doorgegaan met het tweede gedeelte van de bijeenkomst. Het gesprek met de colleges. Raadsleden (of buitengewoon raadsleden en commissieleden) worden in de gelegenheid gesteld om de beeldvormende vragen aan de portefeuillehouders te stellen.

Planning van de besluitvorming De verdere planning is dat op 15 juni a.s. de twee gemeenteraden een gezamenlijk Debat / Oordeelvorming houden. De locatie hiervoor wordt later bekend gemaakt. Op 29 juni is de planning dat in de gemeenteraad van Zeist een besluit wordt genomen over het raadsvoorstel. Op 3 juli zal de gemeenteraad van Utrechtse Heuvelrug besluiten over het voorliggende raadsvoorstel.

Waar zijn de raadsvoorstellen te vinden? Beide raadsvoorstellen zijn te vinden via onderstaande links: • De link naar de agenda van 11 mei 2023 van de gemeenteraad Zeist: https://zeist.raadsinformatie.nl/vergadering/1104584 • De link naar de agenda van 11 mei 2023 van de gemeenteraad Utrechtse Heuvelrug: https://heuvelrug.notubiz.nl/vergadering/1105831/Spoor%20Ruimte

Samenvattend is de agenda op 11 mei a.s. als volgt: 1. 2. 3. 4.

Opening en Introductie door de voorzitters. Insprekers en mogelijkheid van vragen stellen door de aanwezige raadsleden, buitengewoon raadsleden (Zeist) en de commissieleden (Utrechtse Heuvelrug). Vragen stellen aan de colleges en reactie van de colleges. Einde.

Mocht u vragen hebben dan kunt contact opnemen met één van beide raadsgriffies Met vriendelijke groet, Namens beide griffies Brenda Bouwhuis (griffie Utrechtse Heuvelrug) Roland Beenen (griffie Zeist)