20220222 Mailwisseling ontbreken geluid en beeld laatste deel Debat Huis ter Heide zuid

Van: Onderwerp:

Raadsgriffie Vergadering Gemeenteraad Zeist met Voorzetting van Debat over het Uitwerkingsplan Huis ter Heide Zuid op donderdag 17 februari 2022 om 20.00 uur is niet openbaar gehouden en derhalve niet rechtsgeldig. Verzoek om deze vergadering opnieuw te agenderen

Urgentie:

Hoog

Van: Piet M. Oskam Verzonden: maandag 21 februari 2022 23:23 Aan: Raadsgriffie <Raadsgriffie@zeist.nl> CC: Zeist <zeist@zeist.nl> Onderwerp: Vergadering Gemeenteraad Zeist met Voorzetting van Debat over het Uitwerkingsplan Huis ter Heide Zuid op donderdag 17 februari 2022 om 20.00 uur is niet openbaar gehouden en derhalve niet rechtsgeldig. Verzoek om deze vergadering opnieuw te agenderen Urgentie: Hoog Aan de leden van de Gemeenteraad van Zeist Met afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders van Zeist Zeist. 21 februari 2022 Betreft: Het niet-openbaar houden van een Debat over het Raadsvoorstel uitwerking Huis ter Heide-Zuid is in strijd met de Gemeentewet en de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming enz. Geachte leden van de raad, geacht college, Van uw raadsgriffier ontvingen wij een schriftelijke reactie d.d. 21 februari 2022 op de inhoud van de door ons aan u toegezonden brieven d.d. 18 en 21 februari 2022 over het niet-openbaar houden van het Debat Uitwerkingsplan Huis ter Heide Zuid op donderdag 17 februari 2022 om 20.00 uur. In de reactie wordt ingegaan op de inhoudelijke en juridische aspecten van dit voorval. Dat een snelle reactie is gestuurd, is zeer te waarderen. Dat de ernst van de ontstane situatie niet wordt onderkend en de juridische gevolgen worden gebagatelliseerd, kan niet op onze instemming rekenen.

In dezelfde volgorde geven wij graag per omgaande een eerste reactie vanwege de dringendheid van de kwestie. De besluitvorming over het onderhavige raafsvoorstel is immers geagendeerd voor de Raadsvergadering van dinsdag 22 februari 2022, waardoor het gevaar bestaat dat door uw raad overhaast een besluit wordt genomen, terwijl het onlosmakelijk daaraan verbonden en voorafgaande debat niet aan de in de Gemeentewet getelde eisen met betrekking tot de openbaarheid van bestuur voldoet. Dat levert per definitie een onvolkomen besluit op, dat niet rechtsgeldig zal zijn. Wat betreft de inhoudelijke aspecten: Voor alle betrokkenen is het uiteraard zeer storend dat de ingezette systemen niet goed hebben gefunctioneerd. Dat diende zich al aan tijdens de Informatieavond voor de leden van de Gemeenteraad op 12 februari 2022 en dat bleek opnieuw bij het Voortgezette Debat over dit Uitwerkingsplan Huis ter Heide-Zuid. Vervelend voor de zorgzame griffie, de toegewijde raadsleden en de vele, vele betrokken inwoners van Huis ter Heide. Op het You Tube-kanaal van de Raadsgriffie is te zien dat buitengewoon veel inwoners deze Debat-vergadering van de gemeenteraad hebben willen volgen. 437 kijkers hebben op deze uitzending afgestemd, meer dan vier keer het gemiddelde aantal dan bij andere raadsvergaderingen.

Al deze betrokken inwoners willen volledig inzicht hebben in de wijze waarop de verschillende fracties in de gemeenteraad tot de voorgenomen besluitvorming over dit voor hen heikele raadsvoorstel komen. Dat het eerste deel voor de schorsing nog wel via alleen de geluidsweergave te volgen was, is 1

al een belangrijke concessie op wat met de Tijdelijk Wet digitale beraadslaging en besluitvorming is beoogd. Dat het tweede deel na de schorsing in het geheel niet meer was te volgen, ook niet met geluid, had de vergadervoorzitter zondermeer moeten brengen tot de beslissing om deze vergadering te schorsen. Uit de gedane mededeling van de raadsgriffie blijkt dat deze besloten vergadering wel heeft geleid tot het besluit om het voorliggende raadsvoorstel ter besluitvorming door te geleiden naar de eerstvolgende raadsvergadering op dinsdag 22 februari 2022. Op welke gronden dit voornemen is gebaseerd, blijft voor de betrokken inwoners geheel duister. Welke inbreng de verschillende raadsfracties daarbij geleverd hebben, blijft in het duister gehuld. Wat betreft de juridische aspecten: Niet voor niets is in de titel van de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (Stb. 2020, 113) sprake van beraadslaging én daarnaast van besluitvorming. De wettelijke bepalingen zijn natuurlijk volledig van toepassing op een debat, zoals dat in de Gemeenteraad van Zeist is georganiseerd. Daarop wijst ook het bepaalde in uw eigen Reglement voor Ronde Tafel en Debat Zeist , artikel 1.

Daarin is immers geregeld dat ‘Het vergadermodel van de gemeenteraad van Zeist bestaat uit de onderdelen Ronde Tafel, het Debat en de Raad.’ Het zal niet de bedoeling van de wetgever zijn dat daarmee het Debat buiten de reikwijdte en de werkingssfeer van de openbaarheidsbepalingen van de Gemeentewet kan worden geplaatst. De verwijzing naar de Tijdelijke wet is derhalve volledig terecht en de bepalingen van deze wet zijn zondermeer volledig van toepassing op het Debat, zoals dat in de Gemeenteraad van Zeist vorm krijgt. Bij de aankondiging van deze vergadering is in het Raadsinformatiesysteem vermeld: ‘Deze vergadering is live (ook achteraf) te volgen via het youtube kanaal van de gemeenteraad van Zeist: https://youtu.be/58OiJPx7M-Y. In verband met de coronamaatregelen is helaas nog geen publiek toegestaan.’ Dat heeft het aan de betrokken inwoners onmogelijk gemaakt om de vergadering fysiek bij te wonen en nu deze vergadering ook digitaal niet te volgen was en ook niet is, voldoet de vergadering niet aan de daaraan getelde eisen van de Gemeentewet en van de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming etc. De vergadering valt volledig onder de geldende wettelijke bepalingen wat betreft openbaarheid en nu daaraan niet voldaan is, dient het debat opnieuw gevoerd te worden met de in de wet bedoelde transparantie en openheid.

De hierover aan u door tussenkomst toegezonden brieven zijn (nog) niet te vinden in het raadsinformatiesysteem van de Gemeente Zeist. Het lijkt ons belangrijk dat deze brieven in de vergadering van de Gemeenteraad op dinsdag 22 februari 2022 besproken worden, voorafgaande aan de eventuele behandeling van het onderhavige Raadsvoorstel Huis ter Heide-Zuid. De enig juiste conclusie kan dan naar onze mening zijn, dat de gehouden vergadering met daarin het debat door de voorzitter geschorst had moeten worden, omdat tijdens de vergadering bij de leden van de gemeenteraad al bekend was dat de techniek niet naar behoren werkte. Dit kan niet ondervangen worden door zogenaamde stemverklaringen voorafgaande aan de stemming, omdat daarmee de inhoud van het debat geen recht gedaan wordt en de gedupeerde inwoners niet kunnen weten welke standpunten door de verschillende fracties zijn ingenomen en verwoord. Daarmee heeft de Gemeenteraad bereikt dat het Debat opnieuw geagendeerd dient te worden met daarbij de mogelijkheid dat de betrokken inwoners van Huis ter Heide en de overige wijken in Zeist daarbij fysiek aanwezig zijn. De coronabeperkingen komen immers de komende week te vervallen, waardoor het een voordeel is dat dit debat nu wel in volledige openheid kan plaatsvinden.

Gezien de grote belangstelling hiervoor bij de betrokken inwoners, is het raadzaam daarvoor een vergaderruimte reserveren, die meer omvang heeft dan de raadzaal in het gemeentehuis. Indien u onverhoopt meent dat het besluitvormingsproces over dit Raadsvoorstel doorgang kan vinden met voorbijgaan aan deze niet-openbare beraadslaging, dan rest ons helaas niets ander dan passende rechtsmaatregelen te nemen en een beroep op de bestuursrechter te doen met het verzoek uw raadsbesluit nietig te verklaren.

Vertrouwende op uw aandacht hiervoor en in afwachting van uw gewaardeerde reactie, Piet M. Oskam, moderator Groep Voor Zeist, penvoerder Mede namens Buurt- en Belangenvereniging Huis ter Heide en 14 inwoners van Huis ter Heide

2

Contactgegevens: https://www.facebook.com/groups/voorzeist/

Van: Raadsgriffie <Raadsgriffie@zeist.nl> Verzonden: maandag 21 februari 2022 16:57 Aan: Piet M. Oskam Onderwerp: RE: Vergadering Gemeenteraad Zeist met Voorzetting van Debat over het Uitwerkingsplan Huis ter Heide Zuid op donderdag 17 februari 2022 om 20.00 uur is niet openbaar gehouden en derhalve niet rechtsgeldig. Verzoek om deze vergadering opnieuw te agenderen Geachte heer Oskam, Ik zal op twee niveaus reageren op uw email: op de inhoud en juridisch. Inhoud De gemeentewet bepaalt dat vergaderingen van de raad en commissies openbaar zijn, tenzij anders wordt besloten. Dat staat niet voor niets in de gemeentewet, het openbaarheidsbeginsel is belangrijk voor het goed functioneren van de democratie. Onder normale omstandigheden wordt die openbaarheid op verschillende manieren geborgd. Vergaderingen worden vooraf aangekondigd en publiek kan plaatsnemen op de tribune. Van de vergadering wordt een (audio) verslag gemaakt en vaak wordt de vergadering ook nog live uitgezonden met geluid of beeld. Vanwege de corona maatregelen is het momenteel helaas nog zo dat publiek niet welkom is bij fysieke vergaderingen. Juist onder deze omstandigheden is het belangrijk dat een vergadering ook op afstand goed te volgen is. Anders gaat dat ten koste van de transparantie.

Helaas waren er bij het Debat over het raadsvoorstel Uitwerkingsplan Huis ter Heide Zuid op donderdag 17 februari (wederom) problemen met de uitzending. De boosheid daarover deel ik. Voor het goed functioneren van de raad is het belangrijk dat de ondersteunende systemen goed werken. Na verschillende problemen afgelopen maanden met de apparatuur in de raadzaal ging het donderdag weer mis. Vanwege die eerdere problemen was er vooraf getest en was bij de vergadering technische ondersteuning aanwezig van de afdeling ICT. De problemen konden echter niet ter plekke worden opgelost. Uit onderzoek is vandaag gebleken dat onderdelen stuk zijn gegaan en vervangen moeten worden. In die zin was er echt sprake van overmacht. Gelukkig was het grootste gedeelte van de vergadering nog wel met geluid te volgen. Alleen over het laatste half uur was ook dat niet meer mogelijk en bleek bovendien de geluidsopname niet bruikbaar. Juridisch Ik deel met u en anderen de boosheid over de gebrekkige uitzending van het Debat. Wat ik niet met u deel zijn de conclusies over de juridische consequenties hiervan. Om te beginnen is de verwijzing naar de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming enz. om meerdere redenen niet relevant. In de eerste plaats is het doel van de wet tijdelijk te voorzien in besluitvorming via digitale weg. En van besluitvorming was geen sprake. Sprake was van een zgn.

Debat vergadering als bedoeld in het “Reglement voor Ronde Tafel en Debat Zeist” Hoewel in het spraakgebruik elke bijeenkomst waar (enkele) raadsleden bij aanwezig zijn wel eens wordt aangeduid als een vergadering van de raad, een raadsvergadering is het daarmee nog niet. En besluiten kunnen alleen genomen worden in een raadsvergadering. In de tweede plaats, de vergadering van donderdag was geen vergadering in een digitale omgeving zoals bedoeld in de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming. Het was een gewone fysieke vergadering, maar een waarbij helaas geen publiek aanwezig mocht zijn. Daarom is de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming niet van toepassing op deze vergadering. Daarbij, de juridische consequenties kunnen ook nog los worden bezien van de status van de bijeenkomst en de toepasbaarheid van de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming. De besluitvorming zal namelijk plaatsvinden in de openbare raadsvergadering van 22 februari a.s. en zolang deze vergadering voldoet aan de 3

vereisen van de gemeentewet zal sprake zijn van een rechtmatig besluit. De vraag of een eerdere vergadering over dit onderwerp al of niet voldoende heeft voldaan aan het vereiste van openbaarheid is daarvoor niet relevant. In de raadvergadering zal overigens ook nog debat plaatsvinden over het voorstel, zodat de overwegingen van de partijen voor afgaand aan de besluitvorming volslagen helder zullen zijn. Met vriendelijke groet, mr. Johan Janssen| Griffier van de gemeenteraad |Gemeente Zeist telefoonnummer 14 030 / 0624771598| e-mail: j.janssen@zeist.nl | Bezoekadres: Het Rond 1, 3701 HS Zeist | http://zeist.raadsinformatie.nl Volg het nieuws van de raad ook op www.twitter.com/raadzeist en op www.facebook.com/gemeenteraadzeist

Van: Piet M. Oskam Verzonden: vrijdag 18 februari 2022 15:39 Aan: Raadsgriffie <Raadsgriffie@zeist.nl> Onderwerp: Vergadering Gemeenteraad Zeist met Voorzetting van Debat over het Uitwerkingsplan Huis ter Heide Zuid op donderdag 17 februari 2022 om 20.00 uur is niet openbaar gehouden en derhalve niet rechtsgeldig. Verzoek om deze vergadering opnieuw te agenderen Urgentie: Hoog

Aan de leden van de Gemeenteraad van Zeist raadsgriffie@zeist.nl Betreft: Vergadering Gemeenteraad Zeist met Voorzetting van Debat over het Uitwerkingsplan Huis ter Heide Zuid op donderdag 17 februari 2022 om 20.00 uur is niet openbaar gehouden en derhalve niet rechtsgeldig. Verzoek om deze vergadering opnieuw te agenderen en uit te voeren en te zorgen dat deze door publiek kan worden bijgewoond. Zeist, 18 februari 2022 Geachte leden van de raad, Graag vragen wij uw aandacht voor de niet-openbare beraadslagingen van de Gemeenteraad van Zeist tijdens het Voortgezette Debat over het Uitwerkingsplan Huis ter Heide Zuid op donderdag 17 februari 2022 om 20.00 uur. 4

De Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (Stb. 2020, 113) maakt het tijdelijk mogelijk om een raadsvergadering in een digitale omgeving te houden. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 dat de vergadering van de raad in het openbaar wordt gehouden. Om dat te waarborgen als de raad in een digitale omgeving vergadert, bepaalt artikel 2.3 lid 1 van de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming dat de raadsvergadering door de bevolking op afstand middels een live-verbinding moet kunnen worden gevolgd. Het moet daarbij gaan om een videoverbinding (videoconferencing). Alleen een audioverbinding is onvoldoende (MvT, Kamerstukken II 2019/20, 35424, 3, p. 5). Uit artikel 2.3 lid 2 van de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming volgt dat een vergadering in digitale omgeving slechts doorgang vindt als aan drie voorwaarden is voldaan. a. Raadsleden hebben digitaal toegang Elk raadslid moet digitaal toegang hebben tot de beraadslaging en stemming. Daarmee wordt bedoeld dat de vergadering voor alle leden digitaal toegankelijk moet zijn gemaakt. Aan alle leden moet toegang zijn geboden tot een digitale omgeving.

Als het systeem niet werkt en leden daardoor niet kunnen deelnemen of de vergadering niet live kunnen volgen, zal de vergadering moeten worden gestaakt of beëindigd (NV, Kamerstukken I 2019/20, 35424, B, p. 6 en 8). b. Raadsleden zijn herkenbaar De raadsleden moeten op een zodanige wijze zichtbaar en hoorbaar herkenbaar zijn, dat hun identiteit kan worden vastgesteld. Ze moeten herkenbaar zijn voor de voorzitter en de andere leden, maar ook voor het publiek. c. De orde is te handhaven De voorzitter moet in staat zijn de orde in de vergadering te handhaven door bijvoorbeeld deelnemers het woord te kunnen ontnemen of een volgorde van stemming te bepalen (MvT, Kamerstukken II 2019/20, 35424, 3, p. 5). Ook moet hij het geluid en eventueel het beeld kunnen uitzetten van een raadslid dat de orde verstoort (NV, Kamerstukken I 2019/20, 35424, B, p. 4). Deze wettelijke bepalingen brengen met zich mee dat de in volledige duisternis en zonder geluid gehouden vergadering van de Gemeenteraad van Zeist op donderdag 17 februari 2022 niet rechtsgeldig is volgens de daarvoor geldende wetten en voorschriften. Dit betekent dat dit beraad met de dubieuze uitkomsten daarvan onwettig verklaard dient te worden en opnieuw gedaan.

Democratie vraagt openheid en transparantie en geen geheimzinnig gedoe in donkere kamers zonder verbinding met de buitenwereld, waarbij nota bene beslissingen worden bekokstoofd, die zeer ingrijpend zijn voor de betrokken inwoners. Daar is des te meer reden toe als we ons verplaatsen in de omstandigheden van de betrokken inwoners van Huis ter Heide. Dan kan niet volstaan worden met de simpele en ondoordachte verzuchting dat er geen ‘geen reden tot onderzoek’ zou zijn over de breed ontstane onrust over het ontbreken van openbaarheid. Laten College van B&W en de Gemeenteraad van Zeist zich volledig zonder enige reserve inspannen om optimaal en volledig transparant te zijn, voordat dwaze verkeersmaatregelen het leven van vele inwoners ontregelen. Daarbij verdient het ook aandacht dat door de bijzondere omstandigheden van de geldende coronamaatregelen, door het gemeentebestuur voorafgaande aan deze vergadering is meegedeeld dat het fysiek bijwonen van deze vergadering niet mogelijk is. Dan volstaat zeker niet alleen een onduidelijke geluid-opname en een simpele verwijzing naar het pre-coronatijdperk. Dit dient wel degelijk getoetst te worden aan de geldende voorschriften en als dat nodig is, dient de hele vergadering opnieuw gedaan te worden. Het nu via YouTube beschikbare verslag is onvolledig en omvat slechts een beperkt del van de gehouden beraadslagingen, die een 5

essentieel deel uitmaken van het werk van de gemeenteraad, waarop de wettelijke regels omtrent openbaarmaking van toepassing zijn. Zie voor deze incomplete geluidsweergave: https://www.youtube.com/watch?v=58OiJPx7M-Y Graag verneem ik welke wijze u overgaat tot het herstel van dit formele verzuim en het dientengevolge opnieuw houden van deze vergadering met het voortgezette debat over het Uitwerkingsplan Huis ter Heide-Zuid, Vertrouwende op uw aandacht hiervoor en in afwachting van uw gewaardeerde reactie, Piet M. Oskam, moderator Groep Voor Zeist https://www.facebook.com/groups/voorzeist/

6