20210128 Bericht ST Beter Zeist over rv erfgoedverordening

Secretariaat: Griffensteijnseplein 22 3703 BG Zeist T: 06-46082657 KvKnr.:30250364 NL98 INGB 0005 8035 12 E: beterzeist@gmail.com W: www.beterzeist.nl (oud) W: www.beterzeist.com Aan gemeenteraad Zeist Zeist, 28 januari 2021 Betreft: RV Erfgoedverordening Zeist Reactie op inspraak Ronde Tafel 21 januari t.b.v. debat 28 januari Geachte raad, In aansluiting op de inspraak tijdens de Ronde Tafel over het raadsvoorstel Erfgoedverordening brengt Stichting Beter Zeist u het volgende onder de aandacht. De punten die Ernest Schuler namens de vereniging Werkgroep Natuurlijk Zeist West op 21 januari jl. aan de orde heeft gesteld ondersteunen wij. De vragen over digitale (on)vindbaarheid, (gebrekkige) registratie en (onduidelijke) status van beleidsstukken en regelingen e.d. zijn niet alleen voor het gemeentelijk apparaat van belang, maar ook voor burgers en andere belanghebbenden. Wanneer we kijken naar de informatie die op de site van de gemeente Zeist staat over ‘monument verbouwen’ merken we dat direct. Voorbeelden Cultuurhistorische structurenplankaart Zeist. Daarop wordt vermeld: Deze kaart heeft geen rechtskrachten maar dient enkel ter verduidelijking van de kaart 'Gebieden behorende bij de lijst van Beschermde Monumenten, vastgesteld bij Raadsbesluit d.d. 7-12-1987 nr. 14.412

Aan deze informatie heb je in geval van procedures weinig: er staat geen datum op en er wordt verwezen naar een lijst uit 1987. De kaart zit nota bene ook in het dossier van de beroepsprocedure van Mooi Zeist BV tegen het intrekken van 4 rechtens verleende vergunningen. Daarbij is Stichting Beter Zeist als belanghebbende derde betrokken. Lijst gemeentelijke monumentale structuren Zeist. Daarop wordt verwezen naar bovengenoemde kaart: (voor de begrenzingen van de structuren dient de kaart 'Gebieden behorende bij de lijst van Beschermde Monumenten, vastgesteld bij Raadsbesluit d.d. 7-12-1987 nr. 14.412 te worden geraadpleegd).

Dat biedt dus ook weinig duidelijkheid, idem t.a.v. de status van de lijst. Gemeentelijke monumentenlijst. Daarop staat tenminste wel de datum 19 maart 2019. Beter zou het voor iedereen zijn wanneer wijzigingen van dergelijke lijsten binnen een afgesproken tijdstermijn worden doorgevoerd en die tijdstermijn ook wordt vermeld op de lijst.

Platform van buurten voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

1

Rijksmonumentenlijst per 1 januari 2012. Zou het een tikfout zijn en wordt 2021 bedoeld? Je weet maar nooit. Als het inderdaad om 2012 gaat loopt de lijst kennelijk 9 jaar achter. Dan kan voorlopig beter worden verwezen naar het RCE. Ambitiedocument cultureel erfgoed Zeist Bij de beantwoording van de vragen van Ernest Schuler wordt verwezen naar de oude website van Beter Zeist waar het document als pdf staat opgenomen. Overigens is dit geen verwijt aan de ambtenaar die het antwoord heeft gegeven. De medewerker moet het doen met wat er beschikbaar is. Wat in feite ontbreekt aan de registratie is een ingevuld standaardformulier per document waarin de belangrijkste formele gegevens staan opgenomen. Denk aan documentnummer (met versievermelding), Opschrift/titel, citeertitel (volgens de aanwijzingen voor regelgeving), organisatie, soort document (visie, plan, regeling, uitvoeringsbesluit, vergunning etc.), status + datum (eerste versie/aanzet/schets, ontwerp, concept, vastgesteld), einddatum consultatie, publicatiedatum, eerste ondertekenaar, inwerkingtreding en looptijd, actualisering, bewaartermijn (wettelijk), overdracht archief. Zo’n registratie zou in de af te spreken en te implementeren procesgang verplicht moeten worden opgenomen. Op deze manier kunnen ook omissies in de registratie aan het licht komen en alsnog hersteld worden.

Algemene problematiek De kwestie die hier in algemene zin aan de orde komt is de registratie, archivering en toegankelijkheid van (beleids)documenten. Stichting Beter Zeist is al 10 jaar bezig om de gemeente te attenderen op deze problematiek. Vanaf 2014 heeft Beter Zeist concrete voorstellen gedaan t.a.v. het betreffende beleid. Dat mondde uiteindelijk na een Rekenkameronderzoek uit in de vaststelling van de Archiefvisie 2017- 2020 en de daarbij behorende Uitvoeringsagenda. De bedoeling was met de archiefvisie en de daaraan gekoppelde uitvoeringsagenda de instrumenten te implementeren die nodig zijn om te zorgen voor een betrouwbare digitale informatievoorziening. Hierbij wordt volgens de brief van het college d.d. 13 juni 2017 gedacht aan: • een kwaliteitssysteem; • een integraal handboek vervanging voor te bewaren alsmede te vernietigen archiefbescheiden; • een e-depot (digitale archiefbewaarplaats) en een plan om documenten te ordenen (DSP). Het voornemen is de achterstanden in de archiefbewerking met behulp van tijdelijk extra personeel in 2017 geheel in te lopen; • in 2017 wordt het informatiebeheer bij de verbonden partijen verder geprofessionaliseerd; • de komende 3 jaar zal de archiefvisie volledig worden geïmplementeerd.

Stichting Beter Zeist heeft in haar Inspraakreactie tijdens de Ronde Tafel Archiefvisie op 22 juni 2017 (zie onderstaande bijlage) een overzicht gegeven van: • de voorgeschiedenis; • het onderzoek van de Rekenkamer Zeist; • de beoordeling door de provincie over het in 2015 voldoen aan de Archiefwet; • de archiefvisie en de versnelling van de uitvoering;

Platform van buurten voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

2

•

de aanbevelingen van Beter Zeist.

De raad was eensgezind in haar waardering voor Stichting Beter Zeist om dit onderwerp aan te kaarten en om mee te denken over oplossingen voor de geconstateerde gebreken. Voor de uitvoering van de archiefvisie en uitvoeringsagenda werd de personeelsformatie van de gemeente uitgebreid. Voortgang en aanbevelingen Het zou goed zijn om op korte termijn na te gaan wat er al wel is gerealiseerd van de actiepunten en wat nog niet. Dat kan dan worden verwerkt in een aangepaste archiefvisie en uitvoeringsagenda. Daarbij kan in de geactualiseerde beleidsdocumenten en in de omgevingsvisie Zeist ook worden geanticipeerd op de besluitvorming over de komende wet- en regelgeving over modernisering van de Archiefwet (2021), de Wet Digitale Overheid (WDO) en de Wet Open Overheid (WOO, op 26 januari 2021 aangenomen door de Eerste Kamer). Graag vragen wij uw steun voor deze aanbeveling en verzoeken u tijdens een volgende vergadering van de raad daar apart aandacht aan te besteden. Met vriendelijke groet,

Egbert Visscher Stichting Beter Zeist __________________________________________________________________ Bijlage: Inspraakreactie Ronde tafel Archiefvisie 22 juni 2017 Secretariaat: Griffensteijnseplein 22 3703 BG Zeist T: 06-46082657 KvKnr.:30250364 NL98 INGB 0005 8035 12 E: beterzeist@gmail.com W: www.beterzeist.nl Aan de gemeenteraad van Zeist Zeist, 22 juni 2017 Betreft: concept Inspraakreactie Ronde Tafel Archiefvisie

Platform van buurten voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

3

Voorgeschiedenis Sinds eind 2014 ijvert Stichting Beter Zeist voor een betere publieksvoorlichting over het Zeister beleid en de ontwikkelingen daarvan. Het gaat om de beschikbaarheid en toegankelijkheid van oude en nieuwe beleidstukken. En hoe objectief en tijdig over de informatie wordt gecommuniceerd. Daaraan ontbreekt nog het nodige. Veel stukken zijn niet te vinden op de site of niet in te zien. De beschikbaarheid van beleidsdocumenten is zowel van belang voor burgers en andere belanghebbenden als voor de ambtenaren en de raad. Dat blijkt uit herhaalde inventarisaties door Beter Zeist van de inhoud van de websites zeist.nl en zeist.raadsinformatie.nl. In februari 2016 kondigde de Rekenkamer Zeist een onderzoek aan over de gemeentelijke digitale archivering en ontsluiting. Daarvoor hebben de gemeentelijke sites een belangrijke, voorwaardelijke rol. In samenwerking met de gemeente werkten Stichting Beter Zeist en het Gehandicapten en Patiënten Platform Zeist (GPPZ) aan het verbeteren van de sites van Zeist. In dit verband heeft Beter Zeist suggesties gegeven aan de Rekenkamer Zeist. Verder werden in afwachting van structurele oplossingen onder meer voorlopige afspraken gemaakt om de benodigde stukken op te kunnen vragen. Verder is regelmatig met de gemeente c.q. de wethouder overlegd.

Daaruit bleek dat tot nu toe de archivering geen hoge prioriteit had mede omdat de benodigde middelen en menskracht ontbraken. Na een gedegen onderzoek publiceerde de Rekenkamer Zeist op 16 maart jl. haar rapport over de archivering en vindbaarheid van gemeentelijke documenten: “Quick scan. Persoonsgebonden archivering: succes of niet?” Stichting Beter Zeist heeft de Rekenkamer tijdens het onderzoek daarover geadviseerd gezien haar ervaringen met de (on)vindbaarheid van stukken op de gemeentelijke sites. Volgens het rapport moet het archief- en informatiebeheer worden verbeterd en er moet een verbeterplan komen. De Rekenkamer stelt ook voor inwoners van Zeist en gemeenteraadsleden daarbij te betrekken. Op 9 mei 2017 gaf het college haar bestuurlijke reactie op het onderzoek van de Rekenkamer. Door de archiefvisie uit te voeren wil het de komende jaren ervoor zorgen dat informatie sneller en makkelijker te vinden is en dat archiefmateriaal duurzaam bewaard kan blijven. Daarvoor wordt het instrumentarium voor duurzame opslag van digitale documenten uitgebreid (o.a. e-depot). De totale implementatie van de archiefvisie zal de komende 2 a 3 jaar plaatsvinden. Algemene indruk onderzoek Rekenkamer Zeist Stichting Beter Zeist is onder de indruk van de kwaliteit van het onderzoek.

Enerzijds is de complexiteit van het onderwerp duidelijk in kaart gebracht, anderzijds worden harde noten gekraakt. Ons commentaar heeft kennelijk goed doorgewerkt, onder meer op het ontbreken van versiebeheer. Beleidsmatig is een adequate archivering van groot belang voor de gemeente zelf en voor dienstverlening aan en de informatiepositie van burgers, instellingen, bedrijven en geïnteresseerden in Zeist. Het zorgt voor minder werk voor alle betrokkenen en het vergt minder tijd en kosten. Bovendien kan door de beschikbaarheid van documenten de kwaliteit en snelheid van de output verbeteren. Daar staan wel de kosten van de verbetering van de archivering tegenover.

Platform van buurten voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

4

Beoordeling provincie over het in 2015 voldoen aan de Archiefwet In de bijlage bij de brief van 13 juni beoordeelde de provincie per 1 mei 2017 de uitvoering in 2015 van de Archiefwet in Zeist als redelijk adequaat. Dat oordeel zit tussen adequaat en niet adequaat, in toetstermen een soort vijfeneenhalf. Deze kwalificatie houdt in dat het archief- en informatiebeheer ten dele voldoet aan de wettelijke vereisten. In algemene zin luidt de beoordeling als volgt. “Ten opzichte van de beoordeling over 2014 zien wij echter dat de verbeteringen die wij nodig achtten achterblijven, waardoor de situatie minder gunstig wordt gekwalificeerd dan vorig jaar het geval was. Het rapport van de Rekenkamer over archivering en de vindbaarheid van gemeentelijke archiefstukken dat in maart jl. is opgeleverd, laat zien dat de verbeterpunten die wij in onze vorige beoordelingsbrief hebben benoemd, ook in 2016 nog niet geheel zijn opgepakt. Bij de aankomende beoordelingsronde waarin wij de toezichtsinformatie over uw informatievoorziening in 2016 hebben ontvangen, kunnen wij dit preciezer toetsen.” Net als bij de vorige beoordelingsronde, blijven volgens de provincie de grootste zorgpunten: 1. De borging digitaal werken / betrouwbare digitale informatie /kwaliteitssysteem. Er is sprake is van een hybride situatie waarin een papieren en een digitale informatiestroom naast elkaar bestaan.

Dit brengt een verhoog risico mee op informatiegaten, overlappingen en authenticiteitsproblemen. De provincie beveelt het volgende aan: “We raden u dan ook aan om de hybride situatie echt zo kort mogelijk te houden. U heeft al een handboek vervanging voor te vernietigen archiefbescheiden. Breidt dit handboek uit voor te bewaren archiefbescheiden, waarbij u ook een audit van uw archiefbeheersysteem (RODIN), advies van uw interne toezichthouder en een besluit van het college meeneemt. Zorg er daarnaast voor dat u het andere benodigde instrumentarium, zoals een kwaliteitssysteem, een metadataschema en een digitale bewaarstrategie vaststelt on implementeert.” 2. Een achterstand van 100 strekkende meter archiefbewerking bij het selecteren en bewerken van papieren archieven. De provincie beveelt aan: Zorg voor een dergelijk plan van aanpak, met een duidelijk stappenplan en einddatum voor de bewerking van alle analoge archiefbescheiden. Betrek hierbij ook uw archiefinspecteur / adviseur informatie. 3. Niet tijdig en structureel Informatiebeheer bij uitbesteding van taken aan Gemeenschappelijke Regelingen. De provincie beveelt aan: “Zorg dat het maken van praktische beheerafspraken voor uw (digitale) informatiestromen bij uitbesteding van taken of bij het aangaan van een samenwerkingsafspraak ook structureel en tijdig geregeld wordt, zodat informatieverlies wordt voorkomen.

Verbind dit ook aan de juridische en financiële afspraken bij de start van een samenwerking of uitbesteding.” Archiefvisie 2017-2020 De gemeente Zeist heeft in de Archiefvisie 2016 “Vindbaar, Toegankelijk, Duurzaam” vastgelegd dat het informatie- en archiefbeheer binnen de gemeente Zeist de volgende principes moet ondersteunen: 1. Informatie is grondstof met (toekomst)waarde; 2. Overheidsinformatie van Zeist is vindbaar, toegankelijk en duurzaam;

Platform van buurten voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

5

3. De toegang tot het geheugen van Zeist is lokaal geborgd; 4. De archieffunctie vervult de gemeente Zeist in een netwerk; 5. “Ik vorm het geheugen van Zeist”. De verschillende vernieuwingen en veranderingen zijn in de derde paragraaf van de Archiefvisie kort genoemd. Het uitvoeringsadvies, een bijlage bij de Archiefvisie, geeft een meer gedetailleerde beschrijving van deze activiteiten. Deze zijn gegroepeerd in vier werkpakketten: 1. Doorontwikkeling digitaal werken, digitaal archiveren; 2. Analoge en digitale archieven op orde; 3. Geheugen van Zeist; 4. Naar een nieuwe (andere) organisatie van de archieffunctie van Zeist. Voornemens raadsvoorstel Archiefvisie 2017-2020 Er ligt nu een raadsvoorstel om (versneld) te komen tot vaststelling van de Archiefvisie 2017-2020. Het is de bedoeling met de archiefvisie en de hieraan gekoppelde uitvoeringsagenda de instrumenten te implementeren die nodig zijn om te zorgen voor een betrouwbare digitale informatievoorziening. Hierbij wordt volgens de brief van het college d.d. 13 juni gedacht aan: • een kwaliteitssysteem; • een integraal handboek vervanging voor te bewaren alsmede te vernietigen archiefbescheiden; • een e-depot (digitale archiefbewaarplaats) en een plan om documenten te ordenen (DSP).

Het voornemen is de achterstanden in de archiefbewerking met behulp van tijdelijk extra personeel in 2017 geheel in te lopen; • In 2017 wordt het informatiebeheer bij de verbonden partijen verder geprofessionaliseerd; • De komende 3 jaar zal de archiefvisie volledig worden geïmplementeerd. Aanbevelingen Stichting Beter Zeist Na bestudering van de archiefvisie en het raadsvoorstel heeft Stichting beter Zeist nog de volgende aanbevelingen. •

•

•

Aanbevelingen van de provincie: Voer deze consequent en volledig uit om de opgelopen achterstanden in te lopen. In 2018 e.v. gelden nog meer stringente eisen voor de toegankelijkheid van beleidsinformatie voor derden. Zo is een uitgangspunt van de nieuwe Omgevingswet dat de burger en ondernemer over dezelfde informatie beschikt als de overheid zelf. Het oplopen van een nog grotere achterstand kan de gemeente zich niet veroorloven zoals in het kader van het toezicht op en de handhaving van de bestaande woon- en leefomgeving. Een tekort daaraan kan zelfs leiden tot juridische procedures wegens het niet nakomen van wettelijke verplichtingen en financiële claims bij gevolgschade. Beschikbaarheid informatie. In principe zal alle relevante informatie beschikbaar, in het bijzonder eindversies van vastgestelde documenten, moeten zijn. En als dat niet altijd het geval is zal een persoonlijke hulp of een digitaal toegankelijke helpdesk nodig zijn. Taakverdeling tussen systemen. Niet duidelijk genoeg is het feit waar wij na

Platform van buurten voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

6

•

•

•

•

•

meer dan een jaar lang overleg met de gemeente achter kwamen, dat er zowel een site van de gemeente is, als een site van de Raad. Daarbij is het raadssysteem primair intern gericht, terwijl het juist voor de burgers en andere belanghebbenden het belangrijkste systeem is op beleidsgebied. Zowel intern als extern dient het onderscheid tussen beide systemen duidelijk te zijn op basis van een heldere en begrijpelijke onderlinge taakverdeling. Verder zal de verwijzing naar elkaars systemen voor de gebruikers ook helder en gebruiksvriendelijk moeten zijn. Ownership. Wie is ‘owner' van wat? Twee kapiteins op een schip, burgemeester voor het een, een wethouder voor het andere helpt ook niet. Een duidelijk ‘ownership’ is noodzakelijk. Wettelijke bewaartermijnen. Bij het raadssysteem spreekt men van een bewaartermijn van 6 jaar in tegenstelling tot de 20 jaar die elders opduikt. De bewaarsystemen zullen in ieder geval de wettelijke termijnen van 1 jaar, 7 jaar, 20 jaar en 110 jaar moeten volgen. Daarbij zullen ook nog oude versies van juridisch relevante documenten, zoals contracten, afspraken en bestemmingsplannen, beschikbaar moeten blijven. Bedrijfszekere back-up. Aangekondigd wordt het instrumentarium voor duurzame opslag van digitale documenten uit te breiden (o.a. e-depot). Het is daarbij van groot belang te zorgen voor een bedrijfszekere back-up.

Het hoofdstuk back-up ontbreekt nog in het rapport. Testpanel. Aanbevolen wordt een testpanel van diverse soorten gebruikers van systemen en inhouden in te stellen, ook voor digitale gebruiksmogelijkheid voor gehandicapten. Stichting Beter Zeist is bereid daaraan deel te nemen. Invoering en permanente actualisering. Het grootste probleem is niet het aanschaffen van fysieke systemen en programmatuur, maar in hoeverre de organisatie en de mensen belang hechten aan de invoering en bereid zijn hun werkwijzen te standaardiseren en aan te passen. Dat betekent een continue invoering en permanente actualisering van werkprocessen en de controle en handhaving daarvan. Hoe wordt daarin voorzien op de korte en lange termijn? Ook qua financiën? Het investeringsbedrag hangt volgens het raadsvoorstel namelijk af van de integrale afweging bij de behandeling van de begroting.

Voor zover al niet gebeurd vraagt Stichting Beter Zeist de gemeente de bovengenoemde aanbevelingen te verwerken in de uit te voeren werkpakketten voor de komende jaren. Wij hopen dat de archivering van de gemeente Zeist mede daardoor op een adequaat pijl komt. Zoals eerder aangegeven zijn wij bereid in dit kader aan een testpanel deel te nemen. Met vriendelijke groet,

Stichting Beter Zeist, Egbert Visscher, voorzitter bestuur

Platform van buurten voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

7

Platform van buurten voor een mooi en groen Zeist en invloed van burgers

8