08b-23RV034 Bijlage - Managementreactie Intern Auditverslag 2022

Managementreactie Het Intern Auditverslag van de Verbijzonderde Interne Controle ligt voor evenals het Concept Accountantsverslag 2022 van de accountant. Beide onderzoeken houden de organisatie scherp. In kwetsbare en primaire processen worden we als overheidsorganisatie bij de les gehouden. In een lerende omgeving als de gemeente Zeist is die lijn belangrijk: willen leren en verbeteren is daarbij het credo, evenals de gedachte dat dit proces niet eindigend is, maar continu zal doorgaan. Door te blijven onderzoeken waar het beter, efficiënter en doelmatiger kan, en uiteraard rechtmatig, zullen we in de PDCA-cyclus komen tot een continu verbeterproces. Dat is ook te zien aan de resultaten: we pakken de aanbevelingen op, bij alle teams worden vorderingen gemaakt. We monitoren de bevindingen door het jaar heen, zodat ook de verbeteringen en veranderingen geborgd worden in verschillende processen. In het onderstaande overzicht staan de bevindingen, met de managementreactie over de stand van zaken en wanneer het tot een verwachte afronding komt. Directieteam Zeist

1

Inkoop - aanbesteden Nr. Bevindingen 2022 1 - 2022 Invoering van een intracomptabele (zie ook verplichtingenadministratie waardoor 4 - 2022) de beheersing op de naleving van de aanbestedingsregels wordt versterkt.

2 - 2022

Versterking van de rol van team inkoop in het proces van opdrachtverlening. In dit kader is een verplichte consultatie bij inkopen groter dan € 50.000 passend

Follow up interimcontrole Dit punt is eerder naar voren gekomen. We hebben destijds aangegeven dat een verplichtingen(order)administratie behulpzaam kon zijn. Uit nader onderzoek is gebleken, dat ons financieel systeem eerst naar een SAAS (cloud) oplossing moet zijn gemigreerd, voordat een verplichtingenadministratie ondersteund wordt door Unit4 (ons financieel systeem). Deze migratie staat in 2023 gepland. Vanaf het derde kwartaal 2023 onderzoeken we of de SAAS-oplossing voldoende oplossing biedt voor het vastleggen van prestatieleveringen en het matchen van facturen aan de opdracht. Zo gauw wij weten dat dit niet het geval kan zijn, zoeken we naar mogelijke alternatieven. We verwachten eind 2023 hier een goed beeld van te hebben. Een verplichte consultatie bij inkopen groter dan € 50.000 kan mogelijk leiden tot een verdere verbetering van het inkoopproces. Het betekent echter ook een extra investering voor wat betreft de inzet van inkoopspecialisten. Momenteel wordt er vanuit het team inkoop actief getraind en gefaciliteerd om de rechtmatigheid bij inkopen te verbeteren. Wij zien aan de cijfers dat dit effect heeft. Mocht deze ontwikkeling verslechteren dan maken we alsnog de afweging of de inzet van middelen voor een verplichte consultatie opwegen tegen mogelijke en gewenste verbeteringen.

2

Follow up eindejaarscontrole In de komende periode zal hard gewerkt worden aan een update van financials naar de continuous release. Hiermee blijven we daarna automatisch up to date. De volgende stap is de Cloud-analyse waarmee we ons voorbereiden op de SaaS variant. Afronding einde van de zomer is conform planning.

Eind 2022 heeft uitbreiding van het team inkoop plaatsgevonden. Tot op heden is er nog geen aanleiding is voor een verplichte consultatie.

Inkoop - order t/m betaling Nr. Bevindingen 2022 3 - 2022 Besteed aandacht aan de boeking van facturen in het juiste verslagjaar rond de jaarwisseling.

4 - 2022

Besteed aandacht aan de documentatie en bewaring van stukken met betrekking tot de opdrachtverstrekkingen voorafgaand aan de facturatie, en van stukken met betrekking van de (controle op de) prestatieleveringsbewijzen, zodat daarmee ook onze verbijzonderde interne controle maar ook de eigen controle en goedkeuring door de factuurbehandelaar (op prijs, soort en aantal) makkelijk en onderbouwd kan geschieden.

46 2022

Besteed aandacht aan het actueel houden van de relatienamen binnen de crediteuren subadministratie.

Follow up interimcontrole We herkennen dit punt en gaan dit op drie manieren oppakken. 1. We onderzoeken of we de grens van € 50.000 om facturen transitorisch te boeken verder kunnen verlagen. Hierbij wegen we de administratieve last af tegen het voordeel van een lager bedrag aan getrouwheidsfouten. 2. We doen een extra controle op alle openstaande facturen aan het einde van het boekjaar of we ze transitorisch kunnen boeken. 3.We starten bij deze jaarrekening een proef om twee boekjaren gelijktijdig open te stellen voor boekingen. Hierdoor kunnen we facturen direct in het goede boekjaar verantwoorden. Dit punt is ook vorig jaar naar voren gekomen en door ons herkenbaar. We hebben destijds aangegeven dat een verplichtingen(order)administratie behulpzaam is in het oplossen van deze leemte. Echter heeft nader onderzoek uitgewezen dat deze oplossing nog geen optie is, in verband met technische belemmeringen. Ons financieel systeem moet eerst naar een SAAS (cloud) oplossing voordat een verplichtingenadministratie überhaupt ondersteund wordt door Unit4. Deze migratie staat in 2023 gepland. Vanaf het derde kwartaal 2023 onderzoeken we of de SAAS-oplossing voldoende oplossing biedt voor het vastleggen van prestatieleveringen en het matchen van facturen aan de opdracht. Mocht dit niet het geval zijn gaan we op zoek naar mogelijke alternatieven.

We verwachten eind 2023 hier een goed beeld van te hebben. Zolang we dit proces niet kunnen automatiseren zullen we aan deze aanbeveling extra aandacht geven door goede voorlichting geven aan de BMO leden en andere budgethouders en bestellers.

Follow up eindejaarscontrole We hebben voor boekjaar 2022 naar boekjaar 2023 een test uitgevoerd om facturen vooraf in het goede (nieuwe) boekjaar te plaatsen. Deze test is geslaagd en daarom gaan wij dit definitief invoeren bij de volgende jaarafsluiting.

In de komende periode zal hard gewerkt worden aan een update van financials naar de continuous release. Hiermee blijven we daarna automatisch up to date. De volgende stap is de Cloud-analyse waarmee we ons voorbereiden op de SaaS variant. Afronding einde van de zomer is conform planning.

Dit punt wordt in Q3 opgepakt binnen het Cluster Administratie.

3

Personeel Nr. Bevindingen 2022 5 - 2022 Zorg voor zichtbare vastlegging van de check op een terugbetalingsverplichting voor ouderschapsverlof en opleiding bij HR en voeg dit bij het dossier. 6 - 2022 Zorg voor toepassing van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie op de mutaties die niet automatisch worden doorgezet in het systeem.

7 - 2022

8 - 2022

10 2022

9 - 2022

Follow up interimcontrole We herkennen deze punten. Er moet nog scherpte worden aangebracht in de processen of slagen gemaakt worden na implementatie van AFAS en het vernieuwen van processen. Deze punten worden momenteel binnen het AFAS kwaliteitsteam opgepakt en zullen medio 2023 zijn opgelost.

Zorg vanwege het ontbreken van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie maandelijks voor een integrale controle op het standenregister mutaties vaste loonbestanddelen. Zorg voor een zichtbare vastlegging van het 4-ogenprincipe op de juistheid van de invoer van premies etc. aan het begin van het jaar of na aanpassing gedurende het jaar. Zorg voor opvolging van de aanbevelingen uit het ‘Rapport onderzoek AFAS HR implementatie’ zodra deze definitief is. Zorg voor het uitvoeren van 10 bruto- Dit wordt in januari 2023 opgepakt en uitgevoerd. netto berekeningen in januari om de ingevoerde premies etc. zichtbaar te toetsen.

4

Follow up eindejaarscontrole Dit is onderdeel van de verbeteringen van het uit dienst proces. Uitvoering van deze verbeteringen zal uiterlijk in juni 2023 plaatsvinden. Er vindt nu een controle plaats op basis van 4 ogen (1e salarisadministrateur controleert de mutaties van de 2e salarisadministrateur). Deze controle is echter niet binnen AFAS. In de analyse en verbeteringen die we op de salarisadministratie aan het doorvoeren zijn is het binnen AFAS borgen van het 4 ogenprincipe onderdeel. uitvoering hiervan is 1e half jaar van 2023. Zie punt 6.

Onderdeel van verbeteringen bij de salarisadministratie. Oplevering 1e half jaar 2023.

Onderdeel van verbeteringen bij de salarisadministratie. Oplevering 1e half jaar 2023. Is uitgevoerd en wordt aangeleverd.

Leges omgevingsvergunningen Nr. Bevindingen 2022 11 Zorg voor zichtbare vastlegging van 2022 de toetsing van de bouwkosten en onderbouw het wanneer de bouwkosten ‘aannemelijk’ worden gevonden en niet getoetst kunnen worden.

12 2022

13 2022

14 2022

Zorg voor zichtbare vastlegging van het toepassen van het 4-ogenprincipe op de bouwkosten en op te leggen legesbedragen. Op dit moment ontbreken handvaten hoe te handelen bij een afwijking tussen de bouwkosten conform vergunningaanvraag en de bouwkosten volgens de controleberekening. Wij adviseren om in de nieuwe legesverordening hier een juridische grond voor op te nemen. Overweeg bij een ambtshalve aanpassing van de bouwkosten ten opzichte van de aanvraag dit te motiveren in de Omgevingsvergunning onder het kopje ‘kosten’.

Follow up interimcontrole Vanaf 1 januari 2023 wordt gewerkt met zowel een geheel vernieuwde legesverordening (titel 2), als ook met een nieuw ICT systeem voor de vergunningverlening. Met de verordening en het nieuwe systeem is de legesheffing geborgd in ons werkproces vergunningen. Hiermee zal worden voldaan aan de aanbevelingen en opmerkingen zoals deze uit de interne controle naar voren komen, bijvoorbeeld ten aanzien van het 4-ogenprincipe en het vastleggen daarvan. De omgevingsvergunningen worden in vrijwel alle gevallen onder mandaat verleend, met de handtekening van de manager. De kwaliteit wordt geborgd door middel van het 4-ogenprincipe waarbij zowel de casemanager die een vergunning verleend als een collega de zaken nalopen.

Follow up eindejaarscontrole De aangeleverde bouwkosten worden conform de legesverordening getoetst aan de hand van de ROEB lijst. Indien dit niet mogelijk is omdat de categorie op de ROEB-lijst ontbreekt wordt er een onderbouwing van de bouwkosten opgevraagd bij de aanvrager. Deze onderbouwing wordt opgenomen in het systeem. Van de bouwkosten wordt vastgelegd wat de ingediende bouwkosten zijn, of deze akkoord zijn en indien niet akkoord wat de juiste bouwkosten zijn. Bij de legesverordening 2024 wordt opnieuw gekeken naar de wijze waarop we de bouwkosten toetsen en bepalen.

In het VTH-systeem wordt een aparte taak uitgezet voor het vierogen principe op de leges en de inhoud van het besluit. In het systeem is te zien wie deze taak uitgevoerd heeft.

De bouwkosten worden gecontroleerd aan de hand van de ROEB-lijst. Dit is de juridische grondslag. Indien in een voorkomend geval de ROEB-lijst niet gebruikt kan worden omdat de categorie ontbreekt wordt een onderbouwing opgevraagd bij de aanvrager. Deze wordt vervolgens getoetst.

5

Vastgoed - aan- en verkoop Nr. Bevindingen 2022 15 Ga na of het mandaatbesluit volstaat 2022 voor de aan- en verkoop van vastgoed en zo niet zorg dat hier een aanpassing op plaats vindt.

16 2022

17 2022

Besteed aandacht aan de onderbouwing van de prijswaarde van verkooptransacties (niet zijnde snippergroen) middels een onafhankelijke en recente taxatierapport of iets dergelijks. Dit mede in het kader van risico op mogelijke staatssteun. Besteed aandacht voor de juiste boeking in het grootboek van btw en kosten ex btw op de juiste kostensoort m.b.t. vastgoedtransacties.

Follow up interimcontrole Het mandaatbesluit wordt specifiek nagelopen op het punt over bedragen boven € 100.000,- en het mogelijke verschil tussen mandaat uitgaven (aankoop) en opbrengsten (verkoop). Daarbij hoort ook het nalopen van procesafspraken in relatie tot mandaat concerndirectie. Begin 2023 zullen eventuele wijziging in het mandaatbesluit worden voorgesteld aan het college en/of raad.

Follow up eindejaarscontrole Het mandaatbesluit op concernniveau wordt opgepakt vanuit het verschil tussen ambtelijk opdrachtgeverschap en teamleiderschap. Daarbij kan gekeken worden naar hoogte van bedragen en mogelijke verscherping wat wel en niet onder 'bestuurlijke gevoeligheid' kan vallen als het gaat om aan- en verkoop.

Onze uitgangspunten zijn om altijd op basis van waardebepaling te verkopen. Het proces tot naleving en (snelle) vindbaarheid van waardebepaling zal worden nagelopen, uiterlijk eind 2022 gereed.

Taxatie door erkende taxateurs wordt ingezet in gevallen waar vooraf geen prijs is vastgelegd.

Bij afwikkeling transacties zal nadere afstemming hierover plaatsvinden met de financiële afdeling bij de verwerking, zodat in de toekomst de zaken goed geadministreerd worden.

Bij (besluiten over) transacties duidelijke instructies meegeven voor financiële afwikkeling.

6

18 2022

Stel een actuele gemeentelijke Nota grondbeleid en jaarlijks een Nota grondprijzen op. Dit wordt ook aanbevolen door de commissie BBV en zal bijdragen aan duidelijkheid binnen en buiten de organisatie over hoe we werken.

De Nota grondbeleid gaat over meer dan vastgoed transacties alleen. De status, actualisaties en toepasbaarheid van de huidige nota grondbeleid en de nota grondprijzen zal afgestemd worden met betrokken afdelingen in de organisatie. Een eventuele actualisatie zal als uitkomst van de inventarisatie met het bestuur worden besproken, uiterlijk medio 2023.

19 2022

Stel procesbeschrijvingen op voor zowel vastgoed aan- als verkoop en laat deze door de proceseigenaar vaststellen.

De benoemde processen in de ambtelijke 'vastgoed visie' zal nagelopen worden op compleetheid. Gereed: medio 2023

Vastgoed - verhuur Nr. Bevindingen 2022 20 Besteed aandacht aan de gewenste 2022 1-op-1 relatie tussen het vastgoedobject volgens het VBS en de grootboekkostenplaatsrekening die voor de betreffende vastgoedobject is gecreëerd in de FA-boekhouding. Nu worden de verhuuropbrengsten van de 3 deelhuurders van het gecontroleerd vastgoedobject op 1 grootboekrekening geboekt zodat de 1-op-1 er niet is. Dit maakt de beheersing van de volledigheid van de opbrengsten makkelijker.

Follow up interimcontrole Er wordt met de financiële afdeling gekeken worden naar het specificeren van kostenplaatsen om huuropbrengsten 1 op 1 inzichtelijk te maken waar dit nog niet (geheel) het geval is.

7

De huidige Nota Grondbeleid is nagelopen en voor veel gevallen nog in lijn met onze visie en doelen. De eventuele noodzaak voor actualisatie wordt besproken. Dit begint bij het verder duiden van het huidige beleid in de eerste helft van 2023. Op gebied van grondprijzen zijn er zijn er al financiële spelregels vastgesteld door de Raad. Een nieuwe vorm van een (jaarlijkse) Nota grondprijzen wordt in concept opgesteld in de eerste helft van 2023. De tweede helft van 2023 zal dit worden afgestemd met betrokken afdelingen en bestuur, waarna mogelijke besluitvorming voor een nieuwe werkwijze wordt voorbereid. De interne procesbeschrijvingen zijn uiterlijk eind 2023 aangepast. Dit vraagt verder geen bestuurlijke besluitvorming. Waar nodig wordt de relatie gelegd met de ontwikkeling van het grondbeleid (zie punt 18 - 2022)

Follow up eindejaarscontrole Het vastgoedmanagementsysteem VBS is vernieuwd en wordt in 2023 verder geïmplementeerd. Mogelijke verbetering en koppeling met financiële systemen worden daarbij nagelopen.

Leges begraaf- en crematierechten Zeister Bosrust Nr. Bevindingen 2022 Follow up interimcontrole Samenvatting; er zijn duidelijke vorderingen gemaakt met de omschrijving van processen en controles. Processen zijn in de basis vastgelegd en worden actief verder uitgewerkt, waarin ook controle registratie wordt meegenomen. Aanpassingen worden vastgelegd in het handboek. Er is geen ondertekende toetsing van de leges 2022; actie 2023; applicatiebeheerder voert lijst in, teammanager controleert of dit overeenkomt met de vastgestelde leges en ondertekent een uitdraai van de tarievenlijst vanuit K2B met datum na controle

Follow up eindejaarscontrole

21 2022

Zorg voor zichtbare vastlegging van het toepassen van het 4-ogenprincipe in het logboek.

Facturen worden nu door medewerker gemaakt en gecontroleerd door senior. Dit is een recente wijziging die zorgt voor 4-ogen principe. Indien facturen opgemaakt worden door senior, zal teammanager controleren. We ontwikkelen nog een zichtbare controle. Doordat er verschillende momenten zijn waarop logboek wordt gemaakt of logboek voor plechtigheid/uitvaart wordt gebruikt, kan het voorkomen dat dit dezelfde persoon is. Of een factuur opgemaakt moet worden of al opgemaakt is, heeft relatie met een kleurcode van de plechtigheid in de agenda, mogelijke zichtbare toevoeging; aftekenen van het ingevulde formulier.

In het dossier zijn aftekeningen voor de verwerking van de factuur opgenomen (volgens de parafenlijst). Voor crematies verloopt dit goed. Voor het factureren van uitvaarten (ook begrafenissen) wordt er afgetekend in het logboek. Voor het factureren wordt in Q3 een medewerker ingewerkt. Het natrekken van controle facturen etc. zit in het systeem K2B. Vanaf Q3 zal de facturatie uitgevoerd worden door een medewerker en wordt de controle gedaan door de senior.

22 2022

Draag Zorg voor een juiste afhandeling in Key2begraven na correctie bij een onjuiste legesoplegging zodat te alle tijden de juiste informatie uit de applicatie gehaald kan worden voor wat betreft de opgelegde leges.

Nota’s die nadien gecrediteerd worden in K2B kunnen niet verwijderd worden. De nieuwe nota vormt dan de basis voor de opgelegde aanslag.

Er is geen koppeling tussen BghU en K2B, waardoor wijzigingen in de aanslag niet meer in K2B komen. Creditfacturen blijven geregistreerd in K2B.

8

Subsidieverstrekkingen Nr. Bevindingen 2022 23 Evalueer of het huidige beleid (met 2022 name het subsidieprogramma met de subsidieplafonds) voldoet aan de eisen die hieraan gesteld worden en of dit tegemoet komt aan de wensen qua sturing en flexibiliteit. 24 2022

Zorg voor het jaarlijks opstellen en publiceren van een subsidieregister.

25 2022

Zorg voor naleving van de mandaatbesluit door aanpassing van het subsidieproces zodat alle subsidieverstrekkingen en vaststellingen > € 100.000 door een concernmanager worden getekend.

26 2022

27 2022

28 2022

Follow up interimcontrole Het advies om subsidieregelingen en/of beleidsregels toe te voegen aan de Algemene Subsidieverordening zal worden opgepakt binnen het team VVOW. Door hen zal het ASV en controleprotocol worden opgesteld en/of bijgewerkt en zal medio 2023 gereed zijn.

Follow up eindejaarscontrole Dit punt is nog onderhanden. Het toevoegen van de subsidieregelingen en/of beleidsregels aan de Algemene Subsidieverordening zal naar verwachting in Q4 opgeleverd worden.

Het subsidieregister van 2021 is inmiddels gepubliceerd. In Dit punt is gereed. Dit is belegd bij BE-ON het nieuwe proces is de taak van het jaarlijks publiceren en wordt jaarlijks begin Q2 opgesteld en van het subsidieregister belegd bij het team gepubliceerd. Bedrijfsvoeringsondersteuning (BE-ON).

In oktober 2022 is het vernieuwde subsidieproces live gegaan in het nieuwe zaaksysteem. Hoewel uit de controle blijkt dat de rechtmatigheid van de subsidieverleningen en subsidiebetalingen grotendeels op orde is, maakt het vernieuwde proces dat de risico’s op fouten en afwijkingen nog verder worden verkleind. De risico’s m.b.t. juiste ondertekening, termijnen en volledigheid van dossiers worden ondervangen door het nieuwe proces. Daarin is Zorg voor een juiste combinatie van het Algemeen mandaatbesluit Zeist 2020 toegepast, zal naam en functie bij ondertekening van ingericht worden dat het systeem signalen afgeven over de subsidiebeschikking en termijnen en is controle op volledigheid van dossiers vaststelling. belegd. Zorg voor de zichtbare vastlegging van het advies van team bedrijfsvoering (€ 100.000 - € 500.000) of financieel adviseur ( > € 500.000). Informeer subsidieontvangers over het tijdig aanvragen van een subsidie en het tijdig verzoeken tot vaststellen van een subsidie.

9

Dit is systeemtechnisch verwerkt in het nieuwe subsidieproces. Juiste ondertekening conform mandaatbesluit wordt meegenomen in de monitoring / inrichting dashboard (zie punt 29)

Dit punt is nog niet afgerond, wordt door BE-ON en IV medio 2023 opgepakt en in Q3 afgerond.

Dit is systeemtechnisch verwerkt in het nieuwe subsidieproces: Accounthouder dient een subsidievaststellingszaak aan te maken na het verstrekken van een subsidieaanvraag. Het versturen van een herinnering is een procestap in dit zaaktype.

29 2022 30 2022

Zorg voor het tijdig beschikken en vaststellen van subsidies binnen de gestelde termijnen. Zorg voor de volledigheid van dossiers.

Treasury Nr. Bevindingen 2022 31 Zorg voor actualisatie van het 2022 Treasurystatuut.

Het tijdig beschikken en vaststellen van subsidies evenals de volledigheid van dossiers wordt onder de aandacht gebracht bij de betrokkenen. Daarnaast wordt door BE-ON samen met IV in kaart gebracht wat de wensen en mogelijkheden zijn om een dashboard te realiseren waarmee o.a. de typesubsidies, de status en voortgang van de subsidies en het aantal afgehandelde subsidies inzichtelijk worden gemaakt en gemonitord. Hiermee kunnen we in Q3 scherp monitoren op juiste besluitvorming (conform mandaatregeling) en tijdig beschikken en vaststellen van subsidies.

Follow up interimcontrole Op dit moment wordt het Treasurystatuut geactualiseerd en het wordt in Q1 2023 ter besluitvorming aangeboden.

10

Follow up eindejaarscontrole De uitwerking van enkele vragen vergt meer tijd dan vooraf gedacht. De planning is nu Q2.

Wmo en Jeugdwet (ZIN en Pgb) Nr. Bevindingen 2022

Follow up interimcontrole

11

Follow up eindejaarscontrole Naar aanleiding van de bevindingen uit de VIC is per 1 januari 2023 gestart met het team beschikkingen. Concreet betekent dit dat elke beschikking die afgegeven wordt in dit team besproken wordt. Dit team kent een wisselende samenstelling maar er is altijd een gedragswetenschapper en een medewerker van het team Kwaliteit bij aanwezig. Vooralsnog is er met dit team gestart bij het CJG en wanneer uit de eerste evaluatie blijkt dat dit team bijdraagt aan een uniforme werkwijze van de consulenten zal dit uitgebreid worden naar het Sociaal Team. In het team beschikkingen wordt het Plan van Aanpak doorgelopen en worden de doelen die er gesteld zijn besproken en zo nodig aangepast, zodat de doelen die gesteld zijn SMART zijn. Daarnaast wordt er gekeken naar de volledigheid van het plan van aanpak en een eenduidig gebruik van de afkortingen en benamingen. Elke 3 maanden wordt dit team geëvalueerd en worden de bevindingen teruggekoppeld aan de coördinatoren van het CJG. De terugkoppeling wordt plenair gedeeld en zo nodig wordt er in gesprek gegaan met individuele medewerkers. Daarnaast is het Kwaliteitsteam gestart met het project PGB in kwartaal 2 van 2023. Twee kwaliteitsmedewerkers gaan samen met de werkgroep PGB en de betrokken medewerkers van Samen Leven en de toezichthouder alle werkprocessen doorlopen en zo nodig deze aanpassen en actualiseren.

Elke consulent heeft verder 4 x per jaar een caseloadgesprek met de

coördinator en de gedragswetenschapper. Twee keer per jaar wordt de caseload op inhoud doorgelopen door de gedragswetenschapper, waarbij er op inhoud naar de casus gekeken wordt. Hierbij komen onderwerpen aan bod als; is betrokkenheid van het CJG/ST nog nodig, wordt er voortgang geboekt, is er passend beleid in elke casus. De overige twee caseloadgesprekken worden gevoerd door de coördinator waarbij er gekeken wordt naar de doorlooptijd, de correctie registratie en of alle benodigde stukken aanwezig zijn in het dossier. Verder loopt er nog een groot project binnen het programma Sociaal in Balans namelijk datagedreven werken. Binnen dit project wordt zowel de voorkant als de achterkant van ZorgNed aangepakt. Aan de voorkant worden alle diensten opnieuw gedefinieerd en wordt ZorgNed zo gebouwd dat er nog maar op 1 manier geregistreerd kan worden door de consulenten waardoor er betrouwbare data ontsloten kan worden. Aan de achterkant wordt ZorgNed opnieuw gemoduleerd, waardoor het zo meteen mogelijk is om ook een dashboard te bouwen waardoor de coördinatoren, het Kwaliteitsteam en de manager actuele data hebben om op te sturen.

32 & 40 - Besteed aandacht aan het volgen van Tussen het cluster beleid en het nieuw gevormde Begin Q3 2023 is voor de consulenten een 2022 de juiste verplichte processtappenKwaliteitsteam SD en backoffice vinden gesprekken plaats kwaliteitskaart beschikbaar over de volgorde bij het verlenen van over de werkwijze PGB t.o.v. verordening en worden financieringsvorm PGB. Hierin beschreven zorgproducten (Zorgaanvraag -> Plan maatregelen genomen om de verplichte processtappen de vereiste processtappen met de vereiste van Aanpak -> Budgetplan PGB -> helder te krijgen. Hierin wordt ook besproken wat de stand werkwijze en wie concreet wat doet wat Zorgovereenkomst -> Beschikking -> van zaken is rondom de PGB werkgroep. Team kwaliteit betreft consulent, inwoner en wat betreft de zal hier een vervolg aan geven. Ook moeten deze zaken in controle door de aandachtfunctionaris en een jurist. In Q3 en wellicht nog begin Q4 12

Zorgnedregistratie -> CAK -> SVB PGB -> Declaratie/Betaling).

werkprocessen ingeregeld worden en aandacht geven in scholing.

2023 vindt de implementatie plaats van het werken zoals beschreven. Trekkers van deze implementatie zijn kwaliteitsteam van het sociaal domein. In Q4 2023 en Q1 2024 zullen leertafels onderdeel zijn van de monitoring of de implementatie geslaagd is.

33 & 41 - Besteed aandacht aan de (controle op 2022 de) volledigheid van en consistentie van de verplichte zorggegevens per zorgproduct (namelijk: casemanager, zorgontvanger, zorgtype, zorgomvang, zorgperiode, zorgprijs, zorgbudget en zorgverleners) tussen Zorgaanvraag, Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomst/Raamovereenkom st, Beschikking, Zorgned-registratie, CAK, SVB-portaal en Declaratie/Betaling. Nu komt het zelfs voor dat de PGBzorgovereenkomsten voor onbepaalde tijd met terugwerkende kracht worden aangegaan, terwijl de beschikte zorgperiode beperkingen kent.

• Bij het CJG is dit onderwerp ondergebracht in het team ‘beschikken’.

In de kwaliteitskaart PGB zal concreet beschreven zijn wie de controle doen op de verschillende punten. Wat betreft PvA is dat de gedragsdeskundige. Wat betreft het budget plan en het zorgplan zijn dat de aandacht functionaris en een jurist van het sociaal domein.

34 & 42 - Zorg voor de eenduidig gebruik van 2022 afkortingen en benamingen voor zorgproducten in Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten/Raamovereenk omsten, Beschikking, Zorgnedindicaties en CAK-meldingen.

• Het Kwaliteitsteam brengt dit onderwerp in het contactpersonen per wijk overleg in. Binnen het sociaal team wordt dit besproken in het ‘Nieuws en weetjes’ overleg. We hebben input nodig om het concreter te bespreken en verbeteren.

• Het Kwaliteitsteam zal op basis van de controle op medewerkersniveau een terugkoppeling geven aan de coördinatoren. De coördinatoren maken met de medewerkers afspraken over wat er in de dossiers ontbreekt en hoe dit op orde te maken. De coördinator zal de afspraken opvolgen. • In een duidelijk werkinstructie opnemen

13

In de kwaliteitskaart zullen we hier concreet aandacht aan geven. De aandachtsfunctionarissen zullen hierop getraind worden en bij de controles en bij de leertafels kan hier op gemonitord worden. Planning is Q3 2023

• Daarnaast zal nog gevraagd worden aan team Control naar specifieke voorbeelden, zodat het voor de consulenten duidelijk is.

35 & 43 - Zorg er voor dat per 2022 zorgproductdossier van een client de benodigde stukken direct paraat en volledig beschikbaar zijn. Denk onder meer aan de verplichte stukken zoals Zorgaanvraag(melding), Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten PGB, Raamovereenkomsten ZIN, Beschikking, Zorgned-indicaties, CAK-meldingen, Procesverloopoverzicht waaruit toegepaste 4-ogenprincipe blijkt, Prestatieleveringscontrolebewijzen.

• Administratie op orde; de coördinatoren nemen dit samen met de gedragswetenschappers mee in de caseloadgesprekken. Zij checken dit steekproefsgewijs. • Het Kwaliteitsteam zal op basis van de controle op medewerkersniveau een terugkoppeling geven aan de coördinatoren.

Voor wat betreft PGB wordt dat meegenomen zoals hier boven omschreven. Voor wat betreft ZIN het volgende. Er is inmiddels een nieuw PvA voor het CJG. In Q2 en Q3 loopt een pilot team vraagverheldering. Consulenten leggen hun concept PvA voor een team met • De coördinatoren maken met de medewerkers afspraken. leden uit het kwaliteitsteam, De coördinator zal de afspraken opvolgen. gedragsdeskundigen en een consulent. De bevindingen van deze teams worden • Bij het CJG zal dit ook terugkomen in het beschikkingenteam, komt o.a. de vraag naar voren of PvA vastgelegd. Met de coördinatoren zal besproken worden hoe de opgehaalde aanwezig is etc. informatie het beste terug gegeven kan • Beter inrichten van Zorgned samen met de key-users en worden aan de teams. Gedurende de pilot kwaliteitsteam. worden de consulenten al geënthousiasmeerd om de gekregen feedback te delen met collega's. De coördinatoren gaan in de caseload gesprekken in op het administreren van de verschillen documenten en contactmomenten zoals ZorgNed nu is ingericht. In het programma datagedreven werken wordt input gegeven om de registratie eenduidiger en gebruikersvriendelijker te krijgen. Binnen dit project wordt zowel de voorkant als de achterkant van ZorgNed aangepakt.

Aan de voorkant worden alle diensten opnieuw gedefinieerd en wordt ZorgNed zo gebouwd dat er nog maar op 1 manier geregistreerd kan worden door de consulenten waardoor 14

er betrouwbare data ontsloten kan worden. De raamovereenkomsten ZIN zijn niet beschikbaar op client niveau maar bij het team van Inkoop en contract management. 36 & 44 - Zorg voor een verplichte toepassing 2022 van het 4-ogenprincipe bij elk beschikte zorgproduct en leg dit in Zorgned vast.

Bij het CJG is dit onderwerp ondergebracht in het team ‘beschikken’. Bij het sociaal team is het toepassen van het 4-ogenprincipe een aantal jaar geleden afgeschaft. De coördinatoren van het sociaal team moeten beslissen of het 4-ogenprincipe binnen het sociaal team weer wordt ingevoerd en of dat op alle dossiers betreft of alleen boven een bepaald budget.

38 & 45 - Zorg voor de uitvoering en adequate 2022 vastlegging van de prestatieleveringscontrole op de zorgproducten. De afhankelijkheid van accountantsverklaringen van de ZINzorgverleners om de ZINzorgverlening aan te tonen blijft anders te groot.

• Hier zullen we een kwaliteitsslag op maken richting alle consulenten. Evalueren en dat goed rapporteren is de basis.

In Q3 is informatie beschikbaar over het 4 ogen principe gereed. Beschreven wordt hoe het vier ogen principe wordt vormgegeven wat betreft bepalen van noodzakelijke hulp en de gekozen vorm van financiering (ZIN, PGB en Doorbraak). Er is nog geen keuze gemaakt of dit in één kwaliteitskaart komt of in de kwaliteitskaarten over de verschillende financieringsvormen. Op dit moment lijkt het laatste makkelijker vindbaar voor de consulenten.

Dit onderdeel krijgt aandacht binnen het proces monitoring in het project datagedreven werken. In de pilot vraagverheldering in Q2 en Q3 wordt bij het • We stellen evaluatiecriteria op die of de cliënt zelf of de PvA al aandacht gevraagd voor het SMART medewerker van het sociaal team of het CJG meeneemt in beschrijven van de doelen met het oog op evaluatie en monitoring van de meerwaarde de evaluatie en vastlegt in ZorgNed. van de ingekochte hulpverlening. • Uit de evaluatie blijkt minimaal dat de afgesproken zorg geleverd is en aan de afgesproken doelen is gewerkt. Dit vraagt een keuze en afstemming op dit onderwerp hoe dit in te richten bij Pgb en ZIN.

15

Wmo (ZIN en Pgb) Nr. Bevindingen 2022 37 Zorg voor de juiste naleving van de 2022 mandaatregels en de interne controle op de juiste autorisatie van de beschikking door een bevoegd persoon, waarbij de behandelaar in ieder geval niet tevens de ondertekenaar van de beschikking mag zijn. 47 Testcliënten horen eigenlijk in de 2022 Testomgeving van ZorgNed te worden geregistreerd en dus niet de Productieomgeving van ZorgNed te worden opgevoerd.

Follow up interimcontrole Follow up eindejaarscontrole Ondertekenen gaat automatisch via ZorgNed op naam van Opgevolgd en afgerond. de teammanager. Dit betreft een aanbeveling waarop we geen verdere actie gaan ondernemen, betrof een incidentele actie.

In overleg met ZorgNed zal er zorg voor gedragen worden dat alle test cliënten geregistreerd worden in de Testomgeving en niet in de productieomgeving. De vraag is neergelegd bij ZorgNed om dit aan te passen per omgaande.

Jeugdwet (ZIN en Pgb) Nr. Bevindingen 2022 Follow up interimcontrole 39 Zorg dat er in de JeugdAfgehandeld. De beschikkingen zijn aangepast, deze zijn 2022 Beschikking(format) niet meer ten per 31-10-2022 ingevoerd in ZorgNed. onrechte verwezen wordt naar een op beschikkingsmoment reeds ingetrokken “Verordening Jeugdhulp gemeente Zeist 2015”. Deze is ingetrokken op 18-2-21 en vervangen door “Verordening Sociaal Domein Zeist 2020” die geldend is vanaf 18-221. 48 Voorkom onjuiste informatie in de 2022 beschikking (bijvoorbeeld onjuiste uurtarieven, onjuiste ontvangstdata, onjuiste zorgtypes)

16

Follow up eindejaarscontrole Opgevolgd en afgerond.

Dit punt is besproken met de coördinatoren van het CJG en ST en zij gaan hier actief op sturen bij de consulenten middels voortgangsgesprekken. In Q4 zal een steekproef gedaan worden door het kwaliteitsteam een aantal beschikkingen na te lopen op volledigheid en juiste informatie.

49 2022

Voorkom de toekenning van zorg met terugwerkende kracht voorafgaand aan de opstelling/ondertekeningdatum van het PVA.

Dit punt is onderdeel van de pilot team vraag verheldering. Verder wordt het standpunt nee, tenzij op dit punt ook breed uitgedragen door team kwaliteit en coördinatoren.

17