08a-23RV034 Intern Auditverslag 2022 van 20 april 2023

Intern Auditverslag 2022 Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

Gemeente Zeist Besproken in het BMO van 20 april 2023 Definitief

Inhoudsopgave

Leeswijzer

3

1

Managementsamenvatting

4

2

Algemeen

5

3

Samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen

8

4

Inkoop en aanbestedingen

11

5

Inkopen: order, factuur en prestatielevering

12

6

Personeel

13

7

Leges omgevingsvergunningen

14

8

Vastgoed: aan- en verkoop

15

9

Vastgoed: verhuur

16

10

Leges begraaf- en crematierechten

17

11

Subsidieverstrekkingen

18

12

Treasury

19

13

Wmo (ZIN en Pgb)

20

14

Jeugd (ZIN en Pgb)

21

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

2/22

Leeswijzer Team Control heeft in overeenstemming met voorgaande jaren voor het uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) een Verbijzonderde Interne Controleplan Gemeente Zeist 20222023 opgesteld. In overeenstemming met dit plan informeren wij u twee keer per jaar over de resultaten van de uitkomsten van de werkzaamheden. Dit auditverslag geeft inzicht in de resultaten over de periode januari tot en met december 2022. De uitvoering van de VIC inclusief de aanlevering van de noodzakelijke documentatie heeft veelal in overeenstemming met de planning plaatsgevonden. Het uitvoeren van de VIC heeft tot doel om de kwaliteit van de interne beheersmaatregelen opgenomen in de kritische dan wel omvangrijke financiële organisatieprocessen te toetsen. De werkzaamheden zijn noodzakelijk daar een sterke interne beheersorganisatie inclusief de daarin opgenomen interne beheersmaatregelen een getrouwe en rechtmatige financiële verslaggeving kunnen garanderen. Hierdoor wordt voldaan aan de wettelijke vereisten van financiële verantwoording door de gemeente. Dit document betreft een directiesamenvatting op hoofdlijnen. Voor de bevindingen op detailniveau wordt verwezen naar de controlememorandums die gedurende het jaar zijn verstrekt aan de verantwoordelijke proceseigenaren c.q. teammanagers.

Deel I (hoofdstukken 1 t/m 3) Bevat een algemene samenvatting van de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controles. Hieruit voortvloeiend is ook de bepaling van de omvang van de fouten en onzekerheden ten aanzien van zowel de financiële rechtmatigheid als getrouwheid opgenomen en verwerkt in een tabel. Deel II (hoofdstukken 4 t/m 14) Bevat per product/proces de bevindingen op hoofdlijnen van de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle en de belangrijkste conclusies en aanbevelingen.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

3/22

1

Managementsamenvatting

Er zijn en worden stappen gezet om de interne beheersorganisatie van de gemeente te verbeteren. Dit is noodzakelijk om in 2023 een Rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Dit is en blijft een ambitieuze doelstelling. Door onder andere werkdruk, vacatures en vertraagde oplevering van ITtoepassingen blijft de uitdaging groot. De gemeente Zeist heeft het voornemen om haar interne beheersorganisatie in te richten langs het 3-lijnen-model. Deze inrichting vereist een sterke verbinding tussen de 3 lijnen, waarbij de primaire beheersmaatregelen in de 1 e lijn zijn gepositioneerd. Het team Control constateert dat een versterking van de 1e en 2e lijn noodzakelijk is. Dit geldt tevens voor de verbinding tussen de 1e, 2e en 3e lijn. Wij constateren dat sommige beheersmaatregelen in de 1e lijn niet zichtbaar worden uitgevoerd en deze tekortkomingen in de interne beheersorganisatie zijn niet gedetecteerd in de 2e lijn. Dit wordt ook veroorzaakt door het feit dat de 2e lijn voor veel processen nog niet afdoende is ingericht. Het team Control is daardoor slechts in de gelegenheid om repressieve controlemaatregelen uit te voeren. De impact op een getrouwe en rechtmatige financiële verslaggeving is relatief beperkt, maar de organisatie is op deze onderdelen onvoldoende in control.

Repressieve controlewerkzaamheden zijn alleen detecterend van aard en hebben daardoor een beperkte toegevoegde waarde in de totale interne beheersorganisatie. Gemeenten en provincies moeten vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording afleggen in hun jaarstukken, ter vervanging van de huidige rechtmatigheidsverklaring van de accountant. Een mooie stap naar meer eigenaarschap van gemeenten voor het 'in control' zijn. Evenals in onze tussentijdse rapportage vragen wij aandacht voor een kritische basishouding en werken volgens het principe van ‘in 1 keer goed’. Deze houding is noodzakelijk voor een verdere verbetering van de interne beheersomgeving en tevens voor een meer efficiënte bedrijfsvoering. Wij constateren frequente gevallen waarin de aanwezigheid en inhoud van onderliggende documentatie ter onderbouwing van genomen besluitvorming (goedkeuring van facturen, verstrekken van subsidies) onvoldoende is gedocumenteerd. Wij vragen aandacht voor het oppakken van de gedane aanbevelingen. Het team Control gaat de proceseigenaren en medewerkers in de 2e lijn trainen en ondersteunen om interne controlewerkzaamheden zelf uit te voeren en tevens de basishouding met betrekking tot control te verbeteren. Tevens zullen wij gedurende het jaar eerder en frequenter de verbindingen zoeken met proceseigenaren gericht op de versterking van de interne beheersorganisatie.

Dit jaar beschouwen we als een pilotjaar voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat wij in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening verantwoording afleggen over de uitkomsten van de rechtmatigheidscontrole. Daar wordt in hoofdlijnen aangegeven op welke wijze aanbevelingen opgevolgd zullen worden en hoe we willen doorgroeien op het rechtmatigheidsvlak. Het Team Control heeft in 2022 een verdere doorontwikkeling geïnitieerd gericht op een verdere professionalisering van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) gelet op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het boekjaar 2023. Nieuwe checklists zijn opgesteld voor diverse processen en bestaande checklists zijn verder doorontwikkeld. Daarnaast zijn er meer dossiers gecontroleerd dan in 2021. De uitbreiding van onze VIC-werkzaamheden, in aantal en diepgang, leiden tot meer bevindingen welke hoofdzakelijk gericht zijn op bedrijfsvoeringsaspecten. Als lerende organisatie zorgt het oppakken van deze bevindingen voor procesverbeteringen en verkleint het de kans op fouten en onzekerheden in het proces. De totale omvang van de fouten en onzekerheden blijven ruim binnen de tolerantiegrens (€ 2,2 miljoen respectievelijk € 6,6 miljoen) voor een goedkeurende verklaring van de externe accountant omtrent de getrouwheid én rechtmatigheid.

De totale geconstateerde fouten en onzekerheden worden nader toegelicht met de tabel in paragraaf 3.3 en in de hoofdstukken 4 tot en met 14.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

4/22

2

Algemeen

2.1

Algemeen

De organisatie, mensen, processen en systemen van de gemeente dienen zo goed mogelijk bij te dragen aan de doelstellingen van de gemeente. Een van de doelstellingen is een getrouwe en rechtmatige financiële verantwoording. Om deze doelstelling te realiseren heeft de gemeente Zeist interne beheersmaatregelen gedefinieerd om de risico’s van een niet getrouwe of onrechtmatige financiële verslaggeving te verkleinen. Het team Control toetst jaarlijks de opzet, bestaan en waar mogelijk de (continue) werking van beheersmaatregelen in belangrijke processen. De uitkomsten zijn in deze rapportage opgenomen.

2.2

Aanpak Verbijzonderde Interne Controles

De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is door en vanuit Control uitgevoerd. Onze werkzaamheden zijn uitgevoerd op de processen zoals beschreven in het Verbijzonderde Interne Controleplan 20222023 welke op 23 augustus 2022 door het college is vastgesteld. Ook dit jaar heeft Control stappen gezet om de Verbijzonderde Interne Controle verder te professionaliseren. Nagenoeg alle processen zijn voorzien van checklists waarmee inzichtelijk is gemaakt welke stukken in dossiers aanwezig moeten zijn en waarop getoetst wordt of checklists zijn een stap verder gebracht dan vorig jaar. Tevens zijn er meer dossiers gecontroleerd dan vorig jaar. De controles blijven evenwel intensief en gegevensgericht. Bij de uitkomsten is onderscheid gemaakt in fouten die de getrouwheid1 en/of rechtmatigheid2 raken en bevindingen ten aanzien van de bedrijfsvoering die niet direct leiden tot een fout of onzekerheid. De aanlevering van de gevraagde steekproefdossiers verliep niet voor alle processen (direct) vlekkeloos. De voorliggende rapportage geeft een goed beeld waar we staan rondom het thema rechtmatigheid en interne beheersing. Daarnaast is ook een IT Audit uitgevoerd op AFAS/PAS. Van onze werkzaamheden is per proces een controlememorandum opgesteld welke met de betreffende manager is gedeeld.

Het voor u liggende intern Auditverslag is een rapportage op hoofdlijnen van al deze controlememorandums tezamen. De aanbevelingen zijn gericht op eventuele leemtes of verbetermogelijkheden in de processen.

1 Getrouwheid: conform de realiteit 2 Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wet- en

regelgeving.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

5/22

2.3

Oordeel AO/IC

Wij hebben het dashboard geüpdatet naar aanleiding van de controles over het tweede half jaar. Te zien is dat een aantal processen door diverse inspanningen eind 2022 een beter resultaat laten zien ten opzichte van het eerste halfjaar. Dashboard Proces

Risiconiveau Status 2021

Status okt'22

Status 2022

Prioriteit

Inkopen en aanbesteden

Midden

Inkoop (order t/m betaling)

Midden

Handmatige betalingen

Laag

Personeel

Midden/ Laag

Leges omgevingsvergunningen

Midden/ Laag

Vastgoed - aan- en verkoop

Midden/ Laag

Vastgoed - verhuur Leges begraaf- en crematierechten

Laag Midden/ Laag

Subsidieverstrekkingen

Midden

Treasury

Laag

Wmo - ZIN en Pgb

Hoog

Jeugdwet - ZIN en Pgb

Hoog

Gemeentelijke belastingen

Laag

Burgerzaken

Laag

Voor burgerzaken is recent een kascontrole op ‘overvalsbasis’ uitgevoerd. Hierbij zijn geen onvolkomenheden geconstateerd. Een hernieuwde controle op de kraskaarten en gezondheidsverklaring zal in 2023 plaatsvinden.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

6/22

2.4

Vooruitblik 2023

Met de verbijzonderde interne controle (VIC) toetsen we operationele aspecten, die te classificeren zijn in de getrouwheid van de informatievoorziening, de financiële rechtmatigheid en andere bedrijfsvoeringaspecten. Naast een belangrijk intern instrument om te borgen dat onze organisatie in control is, maakt tevens de externe accountant gebruik van de VIC. Tot en met het boekjaar 2022 geeft de externe accountant jaarlijks een verklaring af over de getrouwheid en financiële rechtmatigheid, die wordt opgenomen in de jaarrekening. Vanaf verslagjaar 2023 dient het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. De accountant controleert de getrouwheid van deze verantwoording. De verplichte rechtmatigheidsverantwoording heeft consequenties voor de inrichting van de interne beheersorganisatie binnen onze gemeente. In het licht van de rechtmatigheid is het van groot belang dat managers als proceseigenaren in de lijnorganisatie (1e verdedigingslijn in het kader van de interne beheersing) nadrukkelijk betrokken zijn bij het intern beheersingsproces. Zij zijn immers verantwoordelijk voor hun bedrijfsprocessen inclusief de beheersing van de transacties. Proceseigenaren krijgen bij de uitvoering van de interne beheersing ondersteuning vanuit de 2e lijn en team Control.

Team control vertegenwoordigt de 3e verdedigingslijn en is belast met het periodiek toetsen van de werking van de beheersmaatregelen in de 1e en 2e lijn. De focus vanuit Control zal in 2023 liggen op werkzaamheden die noodzakelijk zijn voor het opleveren van de rechtmatigheidsverantwoording én het doorontwikkelen van het drie-lijnen-model. Control kan het simpelweg niet alleen. Hiertoe zijn medio 2022 de eerste gesprekken met de proceseigenaren gevoerd over hoe die inrichting en toetsing in de lijn zou kunnen plaatsvinden. De volgende stap is dat de daarvoor aangewezen medewerkers een training krijgen en dat team control werkzaamheden terug gaat leggen in de lijn waar ze horen om zelf een onafhankelijk 3e lijnsfunctie te kunnen uitoefenen. Wij zullen onze werkzaamheden aansluiten op de veranderingen in de organisatie. Daarnaast blijven wij vanuit een brede blik kijken naar de ontwikkelingen in de organisatie, blijven wij zaken signaleren, combineren en hierop adviseren en waar nodig rapporteren. Wij ondersteunen hiermee de organisatie in brede zin om meer in control te komen en de interne beheersing vooruit te helpen. Het nu op de juiste manier inrichten van de organisatie en de informatievoorziening (AO) zal profijt opleveren voor de jaren die gaan komen.

Wij blijven achter het nut en de noodzaak staan van een bredere kijk op interne beheersing staan dan puur de financiële rechtmatigheid. Dit zegt wel iets, maar zeker niet alles over hoe en of een organisatie wel of niet in control is.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

7/22

3

Samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen

3.1

Belangrijkste bevindingen op hoofdlijnen

Het beeld dat uit de VIC komt is dat er relatief weinig fouten en onzekerheden zijn. Wij zijn echter onvoldoende in control op bepaalde bedrijfsvoeringsaspecten, met potentiële risico’s tot gevolg. Het niet naleven van het mandaatbesluit of onze interne inkoopregels leidt bijvoorbeeld niet tot een fout of onzekerheid. Dit geldt tevens voor het achteraf aanleveren van documentatie ter onderbouwing van de prestatielevering van de facturen of de onderbouwing van een bouwsom. De betaling van de factuur of het afgeven van de beschikking heeft echter wel reeds plaatsgevonden. Dit brengt risico’s met zich mee. De bevindingen per proces zijn in de hiernavolgende hoofdstukken gerapporteerd. De belangrijkste bevindingen zijn: • Dossiervorming is bij veel processen een aandachtspunt. Niet alle vereiste documenten worden aangetroffen in de dossiers of zijn eenvoudig uit applicaties te halen. Het achteraf aanvullen van dossiers is een reparatie van een actie in het proces dat reeds plaats had moeten vinden. Achteraf dossiers compleet maken is arbeidsintensief. Door bij de diverse teams duidelijk te maken wat benodigd is hopen wij hier komend jaar een verbetering in te zien. • Het naleven van het mandaatbesluit voor het ondertekenen van beschikkingen of het aangaan van verplichtingen vereist aandacht. Deze constatering geldt hoofdzakelijk bij de verstrekking van subsidies.

Door de implementatie van de nieuwe subsidie-applicatie verwachten wij hier komend jaar een significante verbetering in te zien. • Het proces van inkoop en aanbesteding blijft een aandachtspunt voor de gehele organisatie. Het aantal onrechtmatige EU aanbestedingen is toegenomen ten opzichte van 2021. Tevens is de naleving van de interne inkoopregels een aandachtspunt. De onrechtmatigheden met betrekking tot inhuur zijn significant gedaald, wij constateren dat Flextender bij de inhuur van personeel in de noodzakelijk gevallen wordt toegepast. • De controle op de prestatielevering bij inkoop vereist aandacht. Het achteraf aantonen van de prestatielevering is repressief en moet voorafgaand aan de betaling plaatsvinden. De uitvoering van de interne controle op de prestatielevering inkoop is zeer arbeidsintensief.

3.2

Goedkeuringstoleranties

In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals die door de gemeenteraad zijn vastgesteld voor het controlejaar 2009 e.v. Aard van de accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie:

Goedkeurend

Met beperking

Oordeel-

Afkeurend

onthouding Fouten in de jaarrekening

kleiner dan of

tussen

(% van de lasten incl. toevoeging aan

gelijk aan 1%

1% en 3%

-

Onzekerheden in de controle

kleiner dan of

tussen

groter dan of

(% van de lasten incl. toevoeging aan

gelijk aan 3%

3% en 10%

gelijk aan 10%

groter dan of gelijk aan 3%

de reserves)

-

de reserves)

De totale lasten van de concept Jaarrekening 2022 (volgens financiële administratie) van Zeist beslaan op het moment van schrijven van deze rapportage € 220.835.000. De bovengenoemde percentages betekenen dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening tot circa € 2,2 miljoen (1% Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

8/22

van het totaal) en een totaal van onzekerheden tot circa € 6,6 miljoen (3% van het totaal) de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Fouten en onzekerheden boven deze bedragen wel.

3.3

Totaaloverzicht getrouwheid en rechtmatigheid Getrouwheid

Proces

Rechtmatigheid

Fout

Onzeker

geen

geen

Inkoop: order t/m betaling

6 dossiers

10 dossiers

1 dossier

Gecontroleerde massa: € 88.411.008

€ 114.677

€ 20.350

€ 760

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

geen

29 dossiers,

5 dossiers,

24 dossiers,

€ 12.106

€ 1.483

€ 10.623

29 dossiers,

3 dossiers,

27 dossiers,

Inkopen en aanbesteden (spendanalyse) Massa: € 159.189.110

Personeel Primitieve begroting: € 29.104.000 Leges omgevingsvergunningen Massa: € 5.229.236 Vastgoed: aan- en verkoop Gecontroleerde massa: € 1.068.608 Vastgoed: verhuur Massa: € 1.124.079 Leges begraaf- en crematierechten Massa realisatie: € 1.865.000 Subsidieverstrekkingen Massa: € 19.300.298 Treasury Primitieve begroting: € 1.009.000 Wmo (ZIN en Pgb) Massa: € 9.222.527 Jeugdwet (ZIN en Pgb) Massa: € 10.762.884 Totaal

1 dossier €0 1 dossier € 58

geen 2 dossiers,

Onrechtmatig 9 dossiers € 871.405

1 dossier €0 1 dossier €2

Onzeker geen geen

geen geen

€ 9.156

€ 104.154

€ 12.810

€ 100.501

10 dossiers

68 dossiers

20 dossiers

51 dossiers

€ 123.891

€ 136.610

€ 886.459

€ 111.124

Bovenstaande bedragen betreffen de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle. Wij hebben de getrouwheids- en rechtmatigheidsfouten afzonderlijk opgenomen in aanloop naar de Rechtmatigheidsverantwoording. De accountant moet op dit moment getrouwheidsfouten ook als rechtmatigheidsfouten meewegen in zijn oordeel. De door ons geconstateerde fouten en onzekerheden ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid overschrijden de grens voor een goedkeurende verklaring niet en blijven ruim binnen de marges van € 2,2 miljoen voor fouten en € 6,6 miljoen voor onzekerheden. Gelet op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zou voor het voorwaardencriterium, waar de VIC op is uitgevoerd, een goedkeurend oordeel komen. Gelet op de rapporteringstolerantie van € 150.000 en meer zouden de rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden boven deze grens wel toegelicht moeten worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Dit betreft 1 aanbesteding die als onrechtmatig is beoordeeld ten aanzien van de EU aanbestedingsgrens.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

9/22

3.4

Aanbevelingen op hoofdlijnen

De onderstaande aanbevelingen op hoofdlijnen maken reeds onderdeel uit van de vastgestelde (interne) regelgeving. Het naleven hiervan vereist een verandering van houding en gedrag (cultuur) en sturing. • In het algemeen is de aanbeveling: pas de (interne) regelgeving consequent toe (ook het gebruik van een hardheidsclausule valt hieronder); • Zorg ervoor dat onduidelijkheden of knelpunten in interne regelgeving of processen worden opgelost. Het gaat hier om het continu verbeteren van beleid en processen; • Zorg bij het aangaan van een juridische verplichting, zoals opdrachtverstrekking bij inkopen en aanbesteden en subsidieverstrekkingen, dat de bevoegde persoon tekent.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

10/22

4

Inkoop en aanbestedingen

4.1

Algemeen

Jaarlijks vindt er een analyse (spendanalyse) plaats van alle crediteuren waar over de afgelopen vier jaar meer dan de Europese aanbestedingsgrens aan is overgemaakt of welke op basis van de uitgaven in 2021 en 2022 deze grens zouden kunnen overschrijden.

4.2

Bevindingen

Wij constateren dat in 2021 en 2022 veel is geïnvesteerd in de interne beheersorganisatie om mogelijke onrechtmatigheden inzake inkoop- en aanbestedingen te voorkomen. In voorgaande jaren was sprake van relatief veel onrechtmatigheden inzake de inhuur van personeel. Deze onrechtmatigheden zijn verkleind doordat de inhuur altijd via Flextender moet plaatsvinden. Wij constateren in 2022 dat binnen de organisatie een verbetering van de awareness om een rechtmatige inkoop te realiseren noodzakelijk is. Interne inkoopregels worden regelmatig niet nageleefd en wij constateren tevens dat medewerkers van inkoop soms in een te laat stadium in het proces worden betrokken waardoor onrechtmatige opdrachtverlening van opdrachten plaatsvindt. Ten slotte is sprake van onrechtmatige uitgaven van opdrachten omdat de opdrachtwaarde te laag is ingeschat. De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden voor het boekjaar 2022 bedraagt € 871.405 en betreft 9 dossiers. De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden voor het boekjaar 2021 was € 669.000 en betrof 4 dossiers. Deze fouten lopen gedeeltelijk door in 2022 (ca. € 360.000) en daarnaast zijn er 5 nieuwe onrechtmatige dossiers met een totaalbedrag van € 511.000 bijgekomen. Gegeven de kennis en expertise is het niet doelmatig om de lopende contracten tussentijds te beëindigen.

De organisatie streeft naar de doelmatige uitvoering van de werkzaamheden passend binnen de kaders van de vigerende wet- en regelgeving.

4.3

Aanbevelingen

Team Control zal op korte termijn de verbindingen zoeken met de verantwoordelijke managers om de geconstateerde onrechtmatigheden mogelijk op te lossen of te verkleinen. Wij hebben de volgende aanbevelingen: • Voor de versterking van het inkoopproces zijn verbeteringen van preventieve controlemaatregelen noodzakelijk. De gemeente Zeist heeft een decentrale inkoop, maar medewerkers dienen preventief frequenter de verbinding te zoeken met het team inkoop. Tevens is de aanscherping van de inkoopregels noodzakelijk. Ten slotte moeten medewerkers in de organisatie het bewustzijn van de omvang van de verwachte kosten en tevens de looptijd van een overeenkomst vergroten. • Ter versterking van de interne beheersing adviseren wij om in de toekomst gebruik te maken van een modelformulier dat inzicht geeft in de voorgeschreven aanbestedingsvorm afhankelijk van de opdrachtwaarde. Een budgethouder mag de opdracht alleen dan verstrekken indien dit formulier is ingevuld. Bij mogelijke voorgestelde afwijkingen is advies van de afdeling inkoop altijd noodzakelijk. • Ten slotte vragen wij nogmaals aandacht voor de invoering van een intracomptabele verplichtingenadministratie (geïntegreerd in de financiële applicatie).

Deze kan bijdragen aan een preventieve toetsing op de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid daar voorafgaande aan de opdrachtverlening reeds inzicht bestaat in de totale bestedingen en verplichtingen per crediteur.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

11/22

5

Inkopen: order, factuur en prestatielevering

5.1

Algemeen

De rechtmatigheid van uitgaven binnen een gemeente kan alleen worden aangetoond indien de onderliggende onderbouwing van de geleverde prestatie aanwezig is. Deze onderbouwing bestaat uit bijvoorbeeld een urenstaat bij geleverde diensten of een opleverstaat bij geleverde werken. Een uitgave wordt als onrechtmatig gekwalificeerd indien deze onderbouwingen ontbreken. Daarnaast wordt op een aantal andere onderdelen getoetst. Er zijn in totaal 75 facturen gecontroleerd.

5.2

Bevindingen

Van de 75 facturen zijn 6 facturen niet getrouw voor een bedrag van €114.677. Dit zijn hoofdzakelijk facturen die ten laste zijn gebracht van het verkeerde boekjaar (ten laste gebracht van 2022 in plaats van 2021). Tevens zijn 10 facturen als onzeker gekwalificeerd ten aanzien van de getrouwheid voor een bedrag van € 20.350. Dit zijn facturen waarvoor na herhaaldelijke uitvraag geconstateerd is dat er geen (geldige) overeenkomst (schriftelijke opdracht, goedgekeurde offerte, bestelbon, contract o.i.d.) aanwezig is die ten grondslag ligt aan deze geselecteerde facturen. Mede hierdoor kan voor deze 10 facturen niet gecontroleerd worden of de in rekening gebrachte prijs op de factuur in overeenstemming is met de afgesproken (eenheids)prijs in de overeenkomst/bestelling/opdracht. Daarnaast is voor 1 factuur een deel van het factuurbedrag niet gedekt door de opdracht waardoor dit gedeelte onzeker is. De resterende facturen zijn onzeker doordat niet (zichtbaar) onderbouwd kan worden dat de prestatie geleverd is. Bij 1 factuur is naast een getrouwheidsonzekerheid sprake van een rechtmatigheidsfout van € 760 omdat er geen toekenningsbeschikking aan ten grondslag ligt.

Naast bovenstaande constateringen merken wij op dat de geautoriseerde facturen niet direct worden onderbouwd door documenten (urenstaten, termijnen) die de daadwerkelijke toetsing van de prestatielevering aantonen in Unit4Financials. Wij hebben een uitgebreide controle uitgevoerd om de prestatielevering van de facturen aan te kunnen tonen door deze bij de individuele medewerkers op te vragen. Dit is een arbeidsintensieve klus die veel capaciteit vergt van team Control.

5.3

Aanbevelingen

De aanbevelingen uit de controle van het eerste halfjaar blijven staan en er zijn 2 aanbevelingen toegevoegd: • Besteed aandacht aan de boeking van facturen in het juiste verslagjaar rond de jaarwisseling. • Besteed aandacht aan de documentatie en bewaring van stukken met betrekking tot de opdrachtverstrekkingen voorafgaand aan de facturatie, en van stukken met betrekking van de (controle op de) prestatieleveringsbewijzen, zodat daarmee ook onze verbijzonderde interne controle maar ook de eigen controle en goedkeuring door de factuurbehandelaar (op prijs, soort en aantal) makkelijk en onderbouwd kan geschieden. • Besteed aandacht aan de juiste boeking van btw bij facturen. • Besteed aandacht aan het actueel houden van de relatienamen binnen de crediteurenadministratie.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

12/22

6

Personeel

6.1

Algemeen

Voor het proces personeel heeft een controle plaatsgevonden op de volgende sub-processen: • stamgegevens nieuw personeel (10 dossiers), • wijzigingen in vaste loonbestanddelen (20 dossiers), • financiële afwikkeling uit dienst tredende medewerkers (10 dossiers) en • bruto-netto berekeningen (20 dossiers). Vanaf 1 januari 2022 wordt er gewerkt met een nieuw salarisadministratiesysteem. PIMS/Centric is vervangen door AFAS (gemeente Zeist noemt het PAS). De salarisadministratie wordt uitgevoerd door een externe partij. Voor het aanleveren van de gevraagde stukken moest er gekeken worden welke documenten wel of niet en op welke manier uit AFAS te halen waren. Tevens zijn de processen opnieuw op hoofdlijnen beschreven.

6.2

Bevindingen

Alle dossiers van stamgegevens nieuw personeel, financiële afwikkeling van uit dienst tredende medewerkers, wijzigingen in vaste loonbestanddelen en bruto – netto berekeningen zijn allen als rechtmatig beoordeeld. De belangrijkste bevinding op het gebied van bedrijfsvoering is dat het 4ogenprincipe binnen de salarisadministratie niet structureel is ingebed in de processen en dat de personeelsadministratie geen zichtbare vastlegging doet van de toets op eventuele terugbetalingsverplichtingen bij de financiële afwikkeling van uit dienst tredende medewerkers. Hierdoor moesten er extra werkzaamheden worden uitgevoerd. Medio 2022 is een onderzoek uitgevoerd naar de implementatie van AFAS met als doel het verkrijgen van inzicht in opzet, bestaan en werking van de in en rond AFAS opgenomen beheersmaatregelen die dienen ter beheersing van de personeelsadministratie en de salaris verwerkende activiteiten van de gemeente Zeist. De aanbevelingen uit dit rapport worden meegenomen in de monitoring van de aanbevelingen van de accountant en de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle door team Control.

6.3

Aanbevelingen

De aanbevelingen uit de controle van het eerste halfjaar blijven staan: • Zorg voor zichtbare vastlegging van de check op een terugbetalingsverplichting voor ouderschapsverlof en opleiding bij HR en voeg dit bij het dossier; • Zorg voor toepassing van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie op de mutaties die niet automatisch worden doorgezet in het systeem; • Zorg vanwege het ontbreken van het 4-ogenprincipe bij de salarisadministratie maandelijks voor een integrale controle op het standenregister mutaties vaste loonbestanddelen; • Zorg voor een zichtbare vastlegging van het 4-ogenprincipe op de juistheid van de invoer van premies etc. aan het begin van het jaar en/of na aanpassing gedurende het jaar; • Zorg voor het uitvoeren van 10 bruto-netto berekeningen in januari om de ingevoerde premies etc. zichtbaar te toetsen; • Zorg voor opvolging van de aanbevelingen uit het ‘Rapport onderzoek AFAS HR implementatie’ zodra deze definitief is.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

13/22

7

Leges omgevingsvergunningen

7.1

Algemeen

Van 45 dossiers zijn de leges gecontroleerd. De volledigheid en kwaliteit van de dossiers vereist op specifieke punten aandacht. Ondanks dat de juiste stukken werden aangeleverd was er bij veel dossiers extra toelichting noodzakelijk omdat niet alle benodigde informatie was vastgelegd op de door het team gehanteerde checklist bij het dossier.

7.2

Bevindingen

Voor de opgelegde leges geldt dat voor 44 dossiers de leges rechtmatig zijn opgelegd. Voor 1 dossier was sprake van een getrouwheidsfout en daarmee ook een rechtmatigheidsfout welke inmiddels is hersteld. In 8 dossiers heeft achteraf nog een zichtbare toets op de bouwsom plaatsgevonden. Hiermee is er geen onzekerheid meer voor de getrouwheid en rechtmatigheid. Bij 13 dossiers is niet vastgelegd dat het 4-ogenprincipe is toegepast op de controle van de bouwsom en de opgelegde leges. Tevens is de noodzakelijke checklist voor deze dossiers niet (volledig) ingevuld.. Wij constateerden dat de onderbouwing van de bouwsom in veel gevallen onvoldoende is gedocumenteerd in het dossier. Bij de toets op de bouwsom wordt een interne marge van 15% gehanteerd. De legesverordening bevat momenteel geen normen hoe de bouwsom berekend wordt. Dit maakt dat de plantoetser zich daar niet op kan beroepen als hij/zij in discussie gaat met de aanvrager. Om de opgegeven bouwsom te toetsen moet conform teamafspraak gebruik gemaakt worden van richtlijnen zoals opgenomen in het bouwkostenkompas. Deze interne richtlijn wordt regelmatig niet nageleefd.

7.3

Aanbevelingen

De aanbevelingen uit de controle van het eerste halfjaar blijven staan: • Zorg voor zichtbare vastlegging van de toetsing van de bouwkosten en onderbouw het wanneer de bouwkosten ‘aannemelijk’ worden gevonden en niet getoetst kunnen worden; • Zorg voor zichtbare vastlegging van het toepassen van het 4-ogenprincipe op de bouwkosten en op te leggen legesbedragen; • Op dit moment ontbreken handvaten hoe te handelen bij een afwijking tussen de bouwkosten conform vergunningaanvraag en de bouwkosten volgens de controleberekening. Wij adviseren om in de nieuwe legesverordening hier een juridische grond voor op te nemen; • Overweeg bij een ambtshalve aanpassing van de bouwkosten ten opzichte van de aanvraag dit te motiveren in de Omgevingsvergunning onder het kopje ‘kosten’.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

14/22

8

Vastgoed: aan- en verkoop

8.1

Algemeen

Voor dit proces zijn er 4 dossiers gecontroleerd, 1 aankoop en 3 verkopen.

8.2

Bevindingen

Het gecontroleerde dossier van de aankoop van vastgoed bleken doorberekende onderzoekskosten te zijn ter voorbereiding op een nog niet gerealiseerde grondaankoop. Twee dossiers van verkopen vastgoed zijn rechtmatig en bij het andere dossier is sprake van een getrouwheidsfout van € 58,43. De geconstateerde onrechtmatigheden vereisten geen nadere verduidelijking. Ten aanzien van de bedrijfsvoering is geconstateerd dat een procesomschrijving ontbreekt, dat er geen actuele Gemeentelijke Nota Grondbeleid is en een door de commissie BBV aanbevolen jaarlijkse Nota Grondprijzen ontbreekt.

8.3

Aanbevelingen

De aanbevelingen uit de controle van het eerste halfjaar blijven staan: • Ga na of het mandaatbesluit volstaat voor de aan- en verkoop van vastgoed en zo niet zorg dat hier een aanpassing op plaats vindt. • Besteed aandacht aan de onderbouwing van de prijswaarde van verkooptransacties (niet zijnde snippergroen) middels een onafhankelijk en recent taxatierapport of iets dergelijks. Dit mede in het kader van risico op mogelijke staatssteun. • Besteed aandacht voor de juiste boeking in het grootboek van btw en kosten ex btw op de juiste kostensoort m.b.t. vastgoedtransacties. • Stel een actuele gemeentelijke Nota grondbeleid en jaarlijks een Nota grondprijzen op. Dit wordt ook aanbevolen door de commissie BBV en zal bijdragen aan duidelijkheid binnen en buiten de organisatie over hoe we werken. • Stel procesbeschrijvingen op voor zowel vastgoed aan- als verkoop en laat deze door de proceseigenaar vaststellen.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

15/22

9

Vastgoed: verhuur

9.1

Algemeen

Voor het proces vastgoed – verhuur zijn 2 dossiers gecontroleerd.

9.2

Bevindingen

Bij deze 2 geselecteerde dossiers zijn geen getrouwheids- of rechtmatigheidsfouten geconstateerd. Ook is vastgesteld dat er maandelijks een aansluiting wordt gemaakt tussen het VBS-systeem en de financiële administratie (FA). Een aantal vragen over het proces gelet op onder meer de volledigheid van het verhuurbestand, leegstandscontroles, de controle op de juistheid van de invoer van huurprijsindexaties zijn beantwoord.

9.3

Aanbevelingen

De aanbeveling uit de controle van het eerste halfjaar blijft staan. • Besteed aandacht aan de gewenste 1-op-1 relatie tussen het vastgoedobject volgens het VBS en de grootboekkostenplaatsrekening die voor het betreffende vastgoedobject is gecreëerd in de financiële administratie. Nu worden de verhuuropbrengsten van 3 deelhuurders van een gecontroleerd vastgoedobject op 1 grootboekrekening geboekt zodat de 1-op-1 relatie er niet is. Dit wel doen maakt de beheersing van de volledigheid van de opbrengsten makkelijker.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

16/22

10 Leges begraaf- en crematierechten 10.1

Algemeen

Sinds medio 2021 is het opleggen van de aanslagen en het innen van de leges belegd bij de BghU. In totaal zijn 40 dossiers gecontroleerd, 20 leges begraafrechten en 20 leges crematierechten.

10.2

Bevindingen

Voor de opgelegde leges geldt dat 39 van de 40 gecontroleerde dossiers rechtmatig waren. Van het dossier dat als onrechtmatig is beoordeeld was de fout reeds door het team hersteld waardoor er geen foutbedrag van toepassing is. De toetsing door een 2e medewerker van de invoer van de leges van 2022 in het systeem is niet uitgevoerd vanwege personele wisselingen. Met het uitvoeren van de VIC hebben wij vastgesteld dat de juiste legesbedragen zijn vastgelegd in de applicatie en gehanteerd bij het opleggen van de leges. Ten opzichte van 2021 zijn er grote stappen gezet ten aanzien van het toepassen van het 4ogenprincipe, al wordt het nog niet in alle dossiers toegepast en blijft het een aandachtspunt.

10.3

Aanbevelingen

De aanbevelingen uit de controle van het eerste halfjaar blijven staan: • Zorg voor zichtbare vastlegging van het toepassen van het 4-ogenprincipe in het logboek (evenals in 2021); • Draag Zorg voor een juiste afhandeling in Key2begraven na correctie bij een onjuiste legesoplegging zodat te alle tijden de juiste informatie uit de applicatie gehaald kan worden voor wat betreft de opgelegde leges.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

17/22

11 Subsidieverstrekkingen 11.1

Algemeen

Voor de subsidieverstrekkingen worden subsidieverstrekkingen, subsidiebetalingen en subsidievaststellingen gecontroleerd. De 14 grootste subsidieontvangers zijn gecontroleerd voor de subsidieverstrekkingen (inclusief subsidiebetalingen). De 18 geselecteerde dossiers van de subsidievaststellingen zijn gelijk aan de gecontroleerde subsidieaanvragen van 2021. Hiervan zijn 3 dossiers nog niet afgerond en derhalve niet gecontroleerd. De aanlevering van dossiers dient vanuit diverse teams te komen en verloopt niet vlekkeloos.

11.2

Bevindingen

De rechtmatigheid van de subsidieverleningen, subsidiebetalingen en subsidieverantwoordingen is grotendeels op orde. Er dienen echter nog 3 subsidieverantwoordingen te worden gecontroleerd omdat het dossier nog niet beschikbaar was. Ten aanzien van het subsidieregister, subsidiebeleid en subsidieplafonds zijn diverse bevindingen geconstateerd die onderstaand in de aanbevelingen zijn gerapporteerd. Het mandaatbesluit wordt in 52% van de dossiers foutief toegepast en dient goed in de workflow van het nieuwe systeem te worden ingevoerd. Daarnaast behoeft het naleven van termijnen door zowel subsidieaanvragers als de gemeente aandacht. Tenslotte dient er aandacht te zijn voor de volledigheid van dossiers gelet op de Algemene Subsidieverordening gemeente Zeist 2015 en het Controleprotocol subsidies gemeente Zeist 2009.

11.3

Aanbevelingen

De aanbevelingen uit de controle van het eerste halfjaar blijven staan: • Evalueer of het huidige beleid (met name het subsidieprogramma met de subsidieplafonds) voldoet aan de eisen die hieraan gesteld worden en of dit tegemoet komt aan de wensen qua sturing en flexibiliteit; • Zorg voor het jaarlijks opstellen en publiceren van een subsidieregister; • Zorg voor naleving van de mandaatbesluit door aanpassing van het subsidieproces zodat alle subsidieverstrekkingen en -vaststellingen > € 100.000 door een concernmanager worden getekend; • Zorg voor een juiste combinatie van naam en functie bij ondertekening van de subsidiebeschikking en -vaststelling; • Zorg voor de zichtbare vastlegging van het advies van de financieel adviseur ( > € 500.000); • Informeer subsidieontvangers over het tijdig aanvragen van een subsidie en het tijdig verzoeken tot vaststellen van een subsidie; • Zorg voor het tijdig beschikken en vaststellen van subsidies binnen de gestelde termijnen; • Zorg voor de volledigheid van dossiers.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

18/22

12 Treasury 12.1

Algemeen

Voor het proces treasury zijn de volgende sub processen gecontroleerd: • Handmatige betalingen • Creditcardbetalingen; • Schatkistbankieren; • Leningen; • Uitgezet geld (hypotheken) en • Het rentecomité.

12.2

Bevindingen

De effectiviteit van de interne beheersorganisatie binnen het proces treasury is vastgesteld. Een aandachtspunt is het Treasurystatuut uit 2015. De gemeente Zeist heeft een sterke interne beheersorganisatie voor het proces treasury. Wij hebben de uitgevoerde betalingen nagenoeg integraal gecontroleerd en vastgesteld dat deze altijd zijn onderbouwd door minimaal 2 handtekeningen ter autorisatie. Naast de reguliere betalingen worden wekelijks handmatige betalingen uitgevoerd. Wij stelden vast dat deze betalingen altijd zijn onderbouwd door documentatie getekend door de opdrachtgever voor de betaling. De omvang van de creditcardbetalingen is zeer gering circa € 1.000 per maand. Wij stelden vast dat alle betalingen zijn onderbouwd door onderliggende bewijsstukken. Het proces van de creditcardbetalingen is medio 2022 aangescherpt. Gedeeltelijk is de nieuwe werkwijze al opgepakt en gedeeltelijk dient dit nog plaats te vinden. Naast de controle op de betalingen hebben wij tevens de processen schatkistbankieren, aangetrokken leningen en hypotheken gecontroleerd. Deze werkzaamheden hebben niet geleid tot bevindingen. Ook is vastgesteld dat het rentecomité eens per kwartaal bijeen is gekomen en hier gedegen verslaglegging van plaatsvindt.

12.3

Aanbevelingen

De aanbeveling uit de controle van het eerste halfjaar blijft staan: • Zorg voor actualisatie van het Treasurystatuut.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

19/22

13 Wmo (ZIN en Pgb) 13.1

Algemeen

Voor het proces Wmo is gekeken naar zowel Zorg In Natura (ZIN) als persoonsgebonden budget (Pgb). Hiervoor zijn in totaal 31 dossiers gecontroleerd. Om de verbijzonderde interne controle uit te kunnen voeren zijn de benodigde stukken meerdere malen opgevraagd. Dit komt onder meer doordat het team Kwaliteit volledig bestaat uit nieuwe medewerkers die nog niet bekend zijn met de zorgadministratiesystemen en de interne rechtmatigheidscontroles die voorheen grotendeels door team Kwaliteit zelf werden gedaan. Inmiddels zijn gezamenlijke gesprekken gevoerd om te komen tot aanlevering van de juiste stukken en zien we verbetering in de aanlevering van de stukken over het tweede halfjaar.

13.2

Bevindingen

Van de 31 dossiers zijn er 29 dossiers voorlopig onzeker beoordeeld op de getrouwheid en 24 dossiers voorlopig onzeker op rechtmatigheid vanwege het ontbreken van een controle op de prestatielevering. Hiervoor zijn wij op dit moment afhankelijk van de accountantsverklaringen van de zorgverleners. Bij 2 dossiers is de controle op de prestatielevering uitgevoerd in minimale vorm naar aanleiding van de controle. Daarnaast zijn 5 dossiers beoordeeld als onrechtmatig omdat de zorgaanvraagmelding ontbreekt in het dossier. Wij constateren daarnaast diverse bevindingen ten aanzien van de bedrijfsvoering. Deze zijn vertaald in onderstaande aanbevelingen.

13.3

Aanbevelingen

De aanbevelingen uit de controle van het eerste halfjaar blijven staan: • Besteed aandacht aan het volgen van de juiste verplichte processtappen/volgorde bij het verlenen van zorgproducten; • Besteed aandacht aan de (controle op de) volledigheid van en consistentie van de verplichte zorggegevens per zorgproduct tussen Zorgaanvraag, Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomst/Raamovereenkomst, Beschikking, Zorgned-registratie, CAK, SVB-portaal en Declaratie/Betaling; • Zorg voor de eenduidig gebruik van afkortingen en benamingen voor zorgproducten in Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten/Raamovereenkomsten, Beschikking, Zorgned-indicaties en CAK-meldingen; • Zorg er voor dat per zorgproductdossier van een client de benodigde stukken direct paraat en volledig beschikbaar zijn; • Zorg voor een verplichte toepassing van het 4-ogenprincipe bij elk beschikte zorgproduct en leg dit in Zorgned vast; • Zorg voor de juiste naleving van de mandaatregels en de interne controle op de juiste autorisatie van de beschikking door een bevoegd persoon, waarbij de behandelaar in ieder geval niet tevens de ondertekenaar van de beschikking mag zijn; • Zorg voor de uitvoering en adequate vastlegging van de prestatieleveringscontrole op de zorgproducten.

De afhankelijkheid van accountantsverklaringen van de ZIN-zorgverleners om de ZIN-zorgverlening aan te tonen blijft anders te groot; • Testcliënten horen eigenlijk in de Testomgeving van Zorgned te worden geregistreerd en dus niet de Productieomgeving van Zorgned te worden opgevoerd.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

20/22

14 Jeugd (ZIN en Pgb) 14.1

Algemeen

Voor het proces Jeugd is gekeken naar zowel Zorg In Natura (ZIN) als persoonsgebonden budget (Pgb). Hiervoor zijn in totaal 29 dossiers gecontroleerd. Om de verbijzonderde interne controle uit te kunnen voeren zijn de benodigde stukken meerdere malen opgevraagd. Dit komt onder meer doordat het team Kwaliteit volledig bestaat uit nieuwe medewerkers die nog niet bekend zijn met de zorgadministratiesystemen en de interne rechtmatigheidscontroles die voorheen grotendeels door team Kwaliteit zelf werden gedaan. Inmiddels zijn gezamenlijke gesprekken gevoerd om te komen tot aanlevering van de juiste stukken en zien we verbetering in de aanlevering van de stukken over het tweede halfjaar.

14.2

Bevindingen

Voor alle 29 dossiers mist op dit moment de controle op de prestatielevering. Hiervoor zijn wij op dit moment afhankelijk van de accountantsverklaringen van de zorgverleners. Al deze dossiers zijn hiermee voorlopig onzeker voor de getrouwheid en rechtmatigheid. Daarnaast zijn er 2 dossiers fout op de getrouwheid en rechtmatigheid vanwege het declareren van een hoger uurtarief dan beschikt. Ten slotte is 1 dossier onrechtmatig vanwege het ontbreken van de zorgaanvraagmelding in het dossier. Wij constateren daarnaast diverse bevindingen ten aanzien van de bedrijfsvoering. Deze zijn vertaald in onderstaande aanbevelingen.

14.3

Aanbevelingen

De aanbevelingen uit de controle van het eerste halfjaar blijven staan: • Zorg dat er in de Jeugd-Beschikking(format) niet meer ten onrechte verwezen wordt naar een op beschikkingsmoment reeds ingetrokken “Verordening Jeugdhulp gemeente Zeist 2015”. Deze is ingetrokken op 18-2-21 en vervangen door “Verordening Sociaal Domein Zeist 2020” die geldend is vanaf 18-2-21; • Besteed aandacht aan het volgen van de juiste verplichte processtappen-volgorde bij het verlenen van zorgproducten; • Besteed aandacht aan de (controle op de) volledigheid van en consistentie van de verplichte zorggegevens per zorgproduct tussen Zorgaanvraag, Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomst/Raamovereenkomst, Beschikking, Zorgned-registratie, SVB-portaal en Declaratie/Betaling; • Zorg voor de eenduidig gebruik van afkortingen en benamingen voor zorgproducten in Plan van Aanpak, Budgetplan PGB, Zorgovereenkomsten/Raamovereenkomsten, Beschikking, Zorgned-indicaties; • Zorg er voor dat per zorgproductdossier van een client de benodigde stukken direct paraat en volledig beschikbaar zijn; • Zorg voor een verplichte toepassing van het 4-ogenprincipe bij elk beschikte zorgproduct en legt dit in Zorgned vast; • Zorg voor de uitvoering en adequate vastlegging van de prestatieleveringscontrole op de zorgproducten.

De afhankelijkheid van accountantsverklaringen van de ZIN-zorgverleners om de ZIN-zorgverlening aan te tonen blijft anders te groot.

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

21/22

Gemeente Zeist Publiekshal, Slotlaan 20, Zeist Postbus 513, 3700 AM Zeist Telefoon 14 030

E-mail: zeist@zeist.nl Website: www.zeist.nl Twitter: www.twitter.com/gemeentezeist

Intern Auditverslag – Uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2022

22/22