07b-23RV034 Bijlage - Managementreactie op concept Accountantsverslag 2022

Managementreactie concept Accountantsverslag 2022 Het Intern Auditverslag van de Verbijzonderde Interne Controle ligt voor evenals het Concept Accountantsverslag 2022 van de accountant. Beide onderzoeken houden de organisatie scherp. In kwetsbare en primaire processen worden we als overheidsorganisatie bij de les gehouden. In een lerende omgeving als de gemeente Zeist is die lijn belangrijk: willen leren en verbeteren is daarbij het credo, evenals de gedachte dat dit proces niet eindigend is, maar continu zal doorgaan. Door te blijven onderzoeken waar het beter, efficiënter en doelmatiger kan, en uiteraard rechtmatig, zullen we in de PDCA-cyclus komen tot een continu verbeterproces. Dat is ook te zien aan de resultaten: we pakken de aanbevelingen op, bij alle teams worden vorderingen gemaakt. We monitoren de bevindingen door het jaar heen, zodat ook de verbeteringen en veranderingen geborgd worden in verschillende processen. In het onderstaande overzicht staan de bevindingen, met de managementreactie over de stand van zaken en wanneer het tot een verwachte afronding komt. Directieteam Zeist

Nr. 50-2022

Aanbeveling accountantsverslag 2022 Denk na over hoe taken in de toekomst op een andere manier kunnen worden ingevuld met het oog op de schaarste op de arbeidsmarkt

Reactie n.a.v. concept accountantsverslag In de jaarrekening 2022 werd stilgestaan bij de risico’s van de grote spanning op de arbeidsmarkt. Deze krapte zorgt er onder andere voor dat vacatures over alle linies lastig in te vullen zijn en dat de uitstroom met 12-16% hoger is dan gebruikelijk. Het aantal openstaande vacatures bij de Gemeente Zeist is de afgelopen twee jaar verdubbeld. De krapte op de arbeidsmarkt heeft onder meer tot gevolg dat het geregeld voorkomt dat de periode tussen het vertrek van een medewerker en de start van een nieuwe medewerker oploopt van gemiddeld 3 maanden tot sommige gevallen zelfs wel 12 maanden. Dit betekent dat we op bepaalde plekken te kampen hebben met productieverlies, dat de dienstverlening op ongewenste wijze onder druk kan komen te staan of dat de werkdruk op andere plekken (te veel) stijgt. Door te prioriteren en door het inhuren van tijdelijke medewerkers zetten we in om het productieverlies te beperken. Het prioriteren van werkzaamheden is een samenspel tussen college en ambtelijke organisatie. Zodra de prioritering gevolgen heeft voor de planning met de raad betrekken we de raad hierbij middels de bestuurlijke planning.

51-2022

Wij adviseren daarnaast voor de kortere termijn om meer expliciet keuzes te maken in de prioritering van de (niet-wettelijke) doelstellingen en taken.

Zie hierboven.

1

52-2022

Het is belangrijk om in 2023 de werkzaamheden (VIC) periodiek (bijv. per kwartaal) uit te voeren om de stand van zaken en eventuele bevindingen tijdig te signaleren.

De werkzaamheden van de VIC worden op dit moment al periodiek uitgevoerd conform het Verbijzonderde Interne Controleplan 2022-2023. In 2023 wordt nader bezien wat voor welk proces een werkbare periodiciteit is.

53-2022

We raden aan om in de toekomst te waarborgen dat verordeningen en nota's één keer in de vier jaar worden geactualiseerd.

54-2022

Wij adviseren een verbetering van de minimale vereiste autorisaties (subsidieproces in zaaksysteem)

Het college heeft de opdracht gegeven om aan de hand van het Normenkader in 2023 te bezien of verordeningen/nota’s actualisatie behoeven. Uitvoering hiervan loopt door na 2023. Het Algemeen mandaatbesluit Zeist 2020 is toegepast voor de autorisatiematrix. De werking hiervan zal met de VIC 2023 getoetst worden.

55-2022

Het gebruikersgemak voor de subsidieontvangers en subsidiebehandelaars kan worden verbeterd door het doorontwikkelen van bepaalde functies. De taak is nu die aandachtspunten tijdig in het systeem in te regelen om de interne beheersing in het systeem te borgen.

Gerealiseerd middels het vernieuwde subsidieproces dat per oktober 2022 in het nieuwe zaaksysteem in gebruik is genomen. Zo kunnen subsidieontvangers een subsidie via onze website middels e-herkenning aanvragen en geeft het nieuwe proces een goede functionele ondersteuning aan de medewerkers.

57-2022

Het aansluiten van de subsidieadministratie is nu een handmatig proces. We raden aan om te overwegen of een interface gerealiseerd kan worden.

Gelet op de migratie van het financiële systeem naar een SAAS oplossing in 2023 is er op dit moment voor gekozen niet in te zetten op een technische koppeling tussen de systemen. Het is efficiënter dit te doen wanneer de migratie heeft plaatsgevonden.

58-2022

De reeds ingezette acties (rondom SFI/VIS) dienen een goede prioritering te behouden om de aanbevelingen te realiseren.

De evaluaties en actualisaties rondom SFI onderwerpen zijn nagenoeg afgerond. Deze worden dit jaar nog aan de raad aangeboden ter besluitvorming. Na besluitvorming zullen de aanbevelingen en acties verankerd worden in de werkprocessen.

59-2022

We raden aan de nota grondbeleid te actualiseren.

De huidige Nota Grondbeleid is nagelopen en voor veel gevallen nog in lijn met onze visie en doelen. De eventuele noodzaak voor actualisatie wordt besproken. Dit begint bij het verder duiden van het huidige beleid in de eerste helft van 2023.

56-2022

Op gebied van grondprijzen zijn er zijn er al financiële spelregels vastgesteld door de Raad. Een nieuwe vorm van een (jaarlijkse) Nota grondprijzen wordt in concept opgesteld in de eerste helft van 2023. De tweede helft van 2023 zal dit worden afgestemd met betrokken afdelingen en bestuur, waarna mogelijke besluitvorming voor een nieuwe werkwijze wordt voorbereid.

2

60-2022

We hebben het college en de directie van Zeist aangeraden om de interne beheersingsmaatregelen gedurende 2022 meer in lijn te brengen met de SDO notitie van de NBA.

61-2022

We concluderen dat er ruimte is voor verbetering ten aanzien van het voorspellend vermogen van gemeente Zeist. We adviseren het college om ook tussentijds kritisch te kijken naar de meer incidentele mee- dan wel tegenvallers en specifieke balansposten die nu (alleen) per jaareinde worden bepaald

62-2022

Om beter op deze opgave (klimaat en duurzaamheid) te kunnen sturen adviseren wij om klimaat en duurzaamheidsdoelstellingen onderdeel te laten zijn van de P&Ccyclus.

63-2022

We adviseren de gemeente Zeist een zelfevaluatie uit te voeren om te bepalen in hoeverre de NIS2-richtlijn ook van toepassing is op uw organisatie en indien dat het geval is de benodigde stappen uit te voeren om aan de NIS2-richtlijn te voldoen

3

In 2021 is binnen gemeente Zeist een pilot uitgevoerd om zelf de prestatielevering te gaan controleren. Uit de pilot bleek dat niet zonder meer gesteund kon worden op de controles in de zorgapplicatie. Op basis van gerelateerde aanbevelingen zijn acties uitgezet waarna een vervolgonderzoek wordt uitgevoerd naar onder meer het integreren van de toets op de prestatielevering. Door personele wisselingen is het Kwaliteitsteam in 2022 gestart met de reguliere controles binnen het sociaal domein. Voor 2023 is de ambitie de prestatielevering zelf te gaan controleren. De voorspelbaarheid van onze begroting staat als gevolg van de bewegelijkheid van het Rijk al een tijd onder druk. Het gemeentefonds is de laatste jaren erg grillig gebleken en kan per circulaire fors afwijken waardoor er direct al (grote) afwijkingen ontstaan gedurende een jaar ten opzichte van de vastgestelde begroting. Voor de komende jaren is de verwachting dat dit niet anders zal zijn. Naast deze externe factor zijn wij intern ook bezig de met zaken als het vormen van onderhoudsvoorzieningen i.p.v. onderhoudsbudgetten in de exploitatie en het veranderen van methodiek rondom diverse reserves, als bijvoorbeeld het doorschuiven van de ICT-budgetten. Dit alles om de voorspelbaarheid van de begroting te verhogen.

Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheid om de 1e begrotingswijziging, als onderdeel van de besluitvorming van de begroting, te integreren in de primitieve begroting zelf om ook hierin een beter vetrekpunt te creëren. Gemeente Zeist is voornemens vanaf de begroting 2024 een paragraaf duurzaamheid te integreren. Hieraan wordt de kerngroep duurzaamheid gewerkt om een voorstel op inhoud en proces voor het college en raad te geven. Deze paragraaf zal onderdeel worden van de P&C cyclus. Zeist kan zich vinden in de vier genoemde stappen en hier lopen reeds (startende) acties op. Het gaat hierbij om het nemen van geschikte en proportionele maatregelen. Hiervoor dient Zeist een ambitie te bepalen welke risico's wel en niet aanvaardbaar zijn. Komend jaar wordt vanuit IV het initiatief genomen om te komen tot een 'ambitiedocument' en vanuit daar een plan van aanpak.

4