04-23RV041 Bijlage 4 Toelichting evaluatie Burgerberaad Jaarwisseling en 1e uitkomsten
Tekst van het document
Evaluatie Burgerberaad Jaarwisseling Inclusief eerste resultaten: beleving van deelnemers Burgerberaad Jaarwisseling.
Inleiding Inwoners vieren de jaarwisseling op veel verschillende manieren. Het gaat om traditie, een jaar afsluiten, gezelligheid en samenzijn. Maar helaas spelen ook veiligheid, (vuurwerk)overlast en vervuiling een rol. Waar de één van geniet, kan voor de ander vervelend zijn. De gemeenteraad wil daarom graag kijken hoe we samen de viering van onze jaarwisseling kunnen vernieuwen en verbeteren. Daarbij maakt de gemeenteraad graag, via het Burgerberaad, gebruik van de ervaring en inbreng van inwoners. Maar liefst 593 inwoners hebben positief gereageerd op de uitnodiging van de gemeente Zeist om deel te nemen aan het Burgerberaad over de jaarwisseling. De burgemeester heeft namens de gemeenteraad op 22 maart een persoonlijke uitnodiging gestuurd aan een paar duizend inwoners, die door loting waren gekozen. Het Burgerberaad Jaarwisseling gaat aan de slag met een advies voor de gemeenteraad. Dat advies gaat over de vraag: "Hoe zorgen we in onze gemeente samen voor een jaarwisseling waar we ons met elkaar op kunnen verheugen?" De gemeente heeft uit de aanmeldingen, opnieuw via loting, een gevarieerde groep van 100 inwoners samengesteld. Iedereen die zich heeft aangemeld, heeft op 6 april via mail een bericht gekregen of ze geselecteerd zijn voor het Burgerberaad.
Tussen 8 en 16 mei is het Burgerberaad vij keer bij elkaar gekomen om te werken aan een gezamenlijk advies over de jaarwisseling. Op 16 mei heeft het Burgerberaad zijn advies aan de gemeenteraad en het college aangeboden.
Evaluatie Waarom evalueren? We willen als gemeente steeds beter worden in het organiseren van participatieprocessen en leren van de middelen de we tot nu toe inzetten. Dat komt, omdat we staan voor het ‘samenspel’. We zijn uit op een goed leven in Zeist voor ieder, en zoeken daarvoor steeds opnieuw de verbinding met inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere partijen. Zo zorgen we er samen voor dat we in Zeist elkaar weten te vinden, dat we nabij zijn, en werken aan ons democratisch bestel. We blijven dan ook samenspel organiseren op verschillende manieren, met hulp van verschillende middelen zoals een burgerberaad. Het evalueren van deze participatieprocessen maakt onderdeel uit van die ontwikkeling. Wat brengt het ons? Wat is ieders bijdrage hierin en hoe kan het anders en nog beter? En welke betekenis geven dit soort processen aan de deelnemers van participatie?
Doel evaluatie Burgerberaad Hoofddoel Het hoofddoel van deze evaluatie is antwoord te krijgen op volgende vragen: • Is men tevreden over het bereikte resultaat? • Hoe heeft men het proces ervaren, zowel organisatorisch als qua beleving? • Wat was de verdere opbrengst? Denk hierbij o.a. aan werkvormen, inzichten, sociale contacten. • Wat was de motivatie voor deelname • Betrokkenheid van inwoners meten voor participatieprojecten Subdoelen/aandachtspunten Om antwoord te krijgen op de hoofdvragen, zal in ieder geval specifiek ingegaan worden op de volgende aspecten: • Inhoudelijke opbrengst • Opdracht: was deze duidelijk? • Kaders (om binnen te adviseren, en het gesprek aan te gaan met elkaar, duidelijk?
• • • • • •
Communicatie en informatievoorziening Rolverdeling actoren Begeleiding bijeenkomsten Samenwerking tussen deelnemers van het beraad Sfeer, o.a.: o Veiligheid en ruimte voor inbreng o Luisteren naar elkaar Motivatie voor deelname
Aanpak evaluatie De evaluatie vindt langs een drietal sporen plaats. Spoor 1: tijdens het Burgerberaad Via de externe begeleiders zijn vooraf de motivatie en verwachtingen van de deelnemers gepolst. Tussentijds is gepolst hoe de deelnemers “in de wedstrijd zitten”. Dit vormt input voor de totale evaluatie. Een aantal raadsleden en ambtenaren heeft vanuit een procesmatige blik meegekeken bij de sessies van het Burgerberaad. Wie: procesbegeleiders en observatoren Spoor 2: vragenlijst direct na afloop van het Burgerberaad – beleving Na afloop van het Burgerberaad hebben de deelnemers een link naar de vragenlijst. Deze vragenlijst ging vooral in op hoe ze het proces beleefd hebben. Ook werd gevraagd of ze in een later stadium bereid zijn mee te werken aan een interview over hun ervaringen bij het Burgerberaad. Wie: Liane en Nicole Spoor 3: interviews na besluit raad Nadat de raad een besluit heeft genomen over het advies van het Burgerberaad vinden interviews plaats met: ▪ Deelnemers van het Burgerberaad Jaarwisseling ▪ Projectteam incl, gemeentesecretaris, griffier en portefeuillehouder (driehoek) ▪ Raadsleden ▪ Overige betrokken collega’s ▪ Externe partij die bijeenkomsten begeleid heeft Wie: Liane en Nicole In dit rapport gaan we in op de bevindingen uit spoor 2.
Voor wie De evaluatie is enerzijds bedoeld voor de raad en anderzijds als leerdocument voor intern gebruik.
Spoor 2 resultaten beleving - enquête Burgerberaad Jaarwisseling Deelnemers Voor het Burgerberaad zijn uit de aanmeldingen 100 personen ingeloot en nog eens 20 personen op de reservelijst geplaatst. Uiteindelijk hebben zich 87 definitief aangemeld voor het Burgerberaad. 45 deelnemers hebben de vragenlijst ingevuld.
Onderwerpen In de vragenlijst (zie bijlage 1) kwamen de volgende onderwerpen aan bod: • Aanmelding • Voorbereiding • Bijeenkomsten • Tijdsinvestering • Opbrengst • Beleving Daarnaast konden de respondenten aangeven of zij op een later moment nog benaderd mogen worden voor een aanvullend interview.
Bevindingen per onderwerp Aanmelding De belangrijkste redenen om zich aan te melden voor het Burgerberaad waren het opdoen van ervaring met een Burgerberaad (70%) en het onderwerp ‘jaarwisseling’ zelf (57%).
Degenen die “anders” hebben ingevuld, zagen deelname vaak als hun burgerplicht.
Voorbereiding De meeste deelnemers vonden dat zij van tevoren voldoende geïnformeerd waren over aantal (96%), data (91%) en tijdsduur (91%) van de bijeenkomsten. Het aantal bijeenkomsten was van tevoren bekend. De precieze data waren dat nog niet bij de uitnodiging; er was wel een periode bekend waarbinnen het Burgerberaad zou plaatsvinden. De meeste deelnemers (80%) vonden dat vooraf duidelijk was wat van hen verwacht werd en dat er voldoende informatie beschikbaar (83%) was. Ongeveer 1 op de 4 vond dat de inhoudelijke
informatie vooraf onvoldoende was. Zij gaven vooral aan dat zij zelf (extra) informatie gegoogeld hebben. Er was vooral behoefte aan meer informatie over ervaringen uit Zeist en andere gemeentes. Bijeenkomsten Van degenen die zich uiteindelijk definitief hebben aangemeld, zijn de meesten ook alle dagen geweest. Als men afwezig was, was dat voornamelijk omdat men die dag niet kon. Tijdens de bijeenkomsten voelden de deelnemers zich voldoende in de gelegenheid gesteld om hun mening te geven (96%). De procesbegeleiders hebben hier goed in gefaciliteerd. Er werd ook goed naar elkaar geluisterd (100%). De sfeer van de bijeenkomsten neigde naar informeel. Ze zijn in een rustige, respectvolle en gezellige sfeer verlopen.
Uitzondering hierop was de bijeenkomst van maandag 15 mei. Deze is als chaotisch ervaren. Ook gaf een aantal respondenten aan dat de gekozen opzet van de avond niet geschikt was en de procesbegeleiding onvoldoende. Ons advies is om later in de verdiepende interviews proberen te achterhalen waar het precies misgegaan is.
Tijdsinvestering De meerderheid (65%) vond het aantal bijeenkomsten precies goed. Een kwart vond het te weinig. De duur van de bijeenkomsten vond bijna iedereen (89%) precies goed. De extra lange bijeenkomst op zaterdag werd door 20% van de deelnemers als te lang ervaren. Driekwart van de deelnemers vond deze echter wel precies goed. Ondanks dat de 5 bijeenkomsten binnen anderhalve week plaatsvonden, vond driekwart van de deelnemers de afstand tussen de bijeenkomsten precies goed. 22% heeft aangegeven dat de tijd tussen de bijeenkomsten te kort was. Diverse mensen hebben aangegeven dat er een inhoudelijk gat zat tussen de zaterdagdiscussie en het formuleren van de adviezen op maandag. Ook gaf een aantal mensen aan dat er op maandag na het diner te lang gewacht is met de start van bijeenkomst zelf, waardoor er te weinig tijd was om tot een gezamenlijk advies te komen. Dit leidde tot uitloop van de avond.
Opbrengst De deelnemers geven aan door het Burgerberaad meer inzicht in proces en taken van de gemeentelijke politiek te hebben gekregen. Ook leidde het Burgerberaad bij de deelnemers tot depolarisatie en begrip voor mensen met een andere mening. Verder gaf men aan sociale contacten te hebben opgedaan, ook met mensen met wie men anders niet zo snel in contact zou komen. Enkelen vinden de investering niet in verhouding staan tot de inhoudelijke opbrengst.
Beleving Voor velen was de bereidheid tot het bereiken van consensus verrassend gezien de pluriformiteit van de groep. Meedoen De selectieprocedure voor het Burgerberaad was erop gericht om ook de niet “usual suspects” aan tafel te krijgen. Dit is gelukt. Voor de meesten was het de eerste keer dat ze hun mening gaven bij een bijeenkomst van de gemeente (87%) of participeerden (89%), maar smaakte het ook naar meer (93%).
Bijlage 1: vragenlijst
Sectie 1
Uw taak als deelnemer van het Burgerberaad Jaarwisseling zit erop. Graag stellen we u een paar vragen over uw ervaring aan dit bijzondere proces. We willen als gemeente blijven leren hoe we samenwerken met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Het delen van uw ervaring door het beantwoorden van deze vragenlijst, helpt ons daarbij en wordt zeer gewaardeerd. Het invullen kost ongeveer 10 minuten, de vragenlijst kan tot en met maandag 29 mei ingevuld worden. Aan het einde van de vragenlijst wordt u gevraagd of we u op een later moment mogen contacten voor een aanvullend interview. Dit heeft betrekking op de inhoud van het advies, en het besluit wat de gemeenteraad op 4 juli neemt. Indien u hiervoor open staat, nemen we ná 4 juli contact met u op.
Aanmelding q1: Wat waren voor u de 2 voornaamste redenen om u aan te melden voor het burgerberaad? maximaal 2 antwoorden ▪
Het onderwerp jaarwisseling
▪
Ervaring opdoen met burgerberaad
▪
Kennismaking met gemeente
▪
Nieuwe mensen leren kennen
▪
Financiële vergoeding
▪
Anders, namelijk: ______________________________
q2: Bent u vooraf voldoende geïnformeerd over het aantal bijeenkomsten? o
Ja
o
Nee
q6: Bent u vooraf voldoende geïnformeerd over de data van de bijeenkomsten? o
Ja
o
Nee
q7: Bent u vooraf voldoende geïnformeerd over de tijdsduur van de bijeenkomsten? o
Ja
o
Nee
q3: Ruimte voor toelichting ______________________________
Page 8
evaluatie burgerberaad jaarwisseling
Voorbereiding q4: Was vooraf duidelijk wat van u verwacht werd? o
Ja
o
Nee
q8: Had u vooraf voldoende informatie over de bijeenkomsten? o
Ja
o
Nee
q9: Had u vooraf voldoende informatie om u inhoudelijk te kunnen voorbereiden op de bijeenkomsten? o
Ja
o
Nee
q5: Ruimte voor toelichting ______________________________
Bijeenkomsten q10: Bij welke bijeenkomsten bent u aanwezig geweest? meerdere antwoorden mogelijk ▪
Maandag 8 mei 2023
▪
Woensdag 10 mei 2023
▪
Zaterdag 13 mei 2023
▪
Maandag 15 mei 2023
▪
Dinsdag 16 mei 2023
Show if
Question
Bij welke bijeenkomsten bent u aanwezig geweest? / Number of selected
IsLessThan
5
q11: Wat was de reden dat u bij een of meerdere bijeenkomsten niet aanwezig was? meerdere antwoorden mogelijk ▪
Ik was ziek
▪
Ik kon niet
▪
Ik vond het niet interessant meer
▪
Ik had geen zin
▪
Anders, namelijk: ______________________________
Page 9
evaluatie burgerberaad jaarwisseling
q12: Kon u tijdens de bijeenkomsten voldoende uw mening geven? o
Ja
o
Nee
q14: Werd er goed naar u geluisterd? o
Ja
o
Nee
q16: Zorgde de gespreksleider dat iedereen aan het woord kon komen? o
Ja
o
Nee
q17: De sfeer tijdens de bijeenkomsten was Rustig
o
o
o
o
o
Chaotisch
Respectvol
o
o
o
o
o
Respectloos
Vijandig
o
o
o
o
o
Gezellig
Zakelijk
o
o
o
o
o
Informeel
q18: Ruimte voor toelichting ______________________________
Tijdsinvestering q19: Wat vond u van het aantal bijeenkomsten? o
te weinig
o
precies goed
o
te veel
q20: Wat vond u van de duur van de (meeste) bijeenkomsten? o
te kort
o
precies goed
o
te lang
Page 10
evaluatie burgerberaad jaarwisseling
q37: Wat vond u van de duur van de bijeenkomst op zaterdag? o
te kort
o
precies goed
o
te lang
q21: Wat vond u van de tijd tussen de bijeenkomsten? o
te kort
o
precies goed
o
te lang
q29: Ruimte voor toelichting ______________________________
Opbrengst q23: Heeft het burgerberaad u nog iets anders opgeleverd, dan het inhoudelijke advies? Bijvoorbeeld inzicht in de politiek, sociale contacten, geld ______________________________
q35: Ruimte voor toelichting ______________________________
Beleving q25: Wat vond u het meest verrassende aan deze bijeenkomsten? ______________________________
q36: Ruimte voor toelichting ______________________________
Meedoen q26: Heeft u eerder uw mening gegeven bij een bijeenkomst van de gemeente? Bijvoorbeeld tijdens een inspraakavond o
Ja
o
Nee
Page 11
evaluatie burgerberaad jaarwisseling
q27: Heeft u eerder meegedaan aan participatieprojecten? We bedoelen hier participatieprojecten van meer dan 1 bijeenkomst o
Ja
o
Nee
q28: Zou u vaker op deze manier met de gemeente willen samenwerken? o
Ja
o
Nee
q30: Mogen wij u op een later moment nog benaderen voor een aanvullend interview? Dit heeft betrekking op de inhoud van het advies, en het besluit wat de gemeenteraad op 4 juli neemt. Indien u hiervoor open staat, nemen we ná 4 juli contact met u op. o
Ja
o
Nee
Show if
Question
Mogen wij u op een later moment nog benaderen voor een aanvullend interview?
IsEqualTo
Ja
IsEqualTo
Ja
IsEqualTo
Ja
q31: Naam ______________________________
Show if
Question
Mogen wij u op een later moment nog benaderen voor een aanvullend interview?
q32: E-mail ______________________________(validation: email)
Show if
Question
Mogen wij u op een later moment nog benaderen voor een aanvullend interview?
q33: Telefoonnummer ______________________________
Hartelijk dank voor het invullen van de vragenlijst. Uw antwoorden zijn verstuurd
Page 12