03-23RV056 Bijlage 3 Concept-Reglement van Orde Rekenkamer Zeist

CONCEPT (ter vaststelling door de nieuwe rekenkamer per 1-1-2024)

Reglement van Orde

CONCEPT - Versie 1 – sept. 2023

1

Reglement van Orde voor de Rekenkamer Zeist De rekenkamer van de gemeente Zeist gelet op artikel 81i van de Gemeentewet gelet op de Verordening op de rekenkamer gemeente Zeist 2024 besluit het Reglement van Orde voor vergaderingen van de rekenkamer gemeente Zeist vast te stellen.

Hoofdstuk 1

Algemene bepalingen

Artikel 1: Begripsomschrijvingen In dit reglement wordt verstaan onder: 1. Rekenkamer Zeist of (kort) rekenkamer: gemeentelijke rekenkamer van Zeist als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet. 2. voorzitter: de voorzitter van de rekenkamer. 3. plaatsvervangend voorzitter: de plaatsvervangend voorzitter van de rekenkamer. 4. leden: de leden van de Rekenkamer Zeist, benoemd door de gemeenteraad van Zeist. 5. adviescommissie: commissie van de raad van Zeist, als bedoeld in de Verordening op de rekenkamer gemeente Zeist 2024. 6. gemeenteraad: de raad van de gemeente Zeist. 7. tijdelijke burgeradviseurs: stemgerechtigde inwoners van de gemeente Zeist die voor de duur van één onderzoek op basis van specifieke kennis deelnemen aan de rekenkamer. 8. ambtelijk secretaris: de secretaris, onderzoeker en adviseur van de rekenkamer Zeist. 9. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist. Artikel 2 Doelstelling De Rekenkamer Zeist wil vanuit nieuwsgierigheid bijdragen aan een goed functionerende gemeentelijke organisatie en het verbeteren van de kwaliteit van het gemeentelijk bestuur en beleid. De rekenkamer is de kritische, onafhankelijke partner van de gemeenteraad maar wil ook de gemeentelijke organisatie en inwoners van Zeist aanzetten tot nadenken en reflecteren.

Dit doet de rekenkamer door onderzoek, het stellen van vragen, meedenken en het opperen van alternatieve mogelijkheden van informatie. De rekenkamer richt zich hierbij op de ‘maatschappelijke outcome’ en ‘het maatschappelijke rendement’. De rekenkamer maakt inzichtelijk of en op welke wijze maatschappelijke (beoogde) effecten gerealiseerd worden en of hierbij voldoende responsief door de gemeente gehandeld is. Hiermee maakt de rekenkamer de doeltreffendheid , doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid en bestuur inzichtelijk. Artikel 3 De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter 1. De voorzitter is belast met: a. Het leiden van de vergadering. b. Het naleven van dit reglement van orde. c. De externe communicatie (het woordvoerderschap over werkwijze, aanpak van onderzoek of andere activiteiten, bevindingen en conclusies). d. Het aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamer (inhuur van capaciteit, extern onderzoek etc.). e. De functionele aansturing van de secretaris van de rekenkamer. f. Verantwoordelijkheid voor het functioneren van de rekenkamer als geheel en de individuele leden. g. In overleg met de leden van de rekenkamer vaststellen van een rooster van aftreden, zodat voorkomen wordt dat meerdere leden van de rekenkamer in één keer aftreden. 2. De rekenkamer wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

2

3.

De plaatsvervangend voorzitter is belast met: a. Het uitvoeren van de taken van de voorzitter bij zijn/haar afwezigheid. b. Het leiding geven aan onderzoeken waarbij de voorzitter terug treedt ter voorkoming van belangenverstrengeling. c. Het overnemen van andere taken van de voorzitter in voorkomende gevallen.

Artikel 4 De leden 1. De leden zijn verantwoordelijk voor: a. Het in gezamenlijkheid vormgeven van het onderzoeks- en activiteitenprogramma, de opzet en begeleiding van onderzoek en andere activiteiten, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag van werkzaamheden. b. Het woordvoerderschap, alleen in die gevallen dat in overleg met de voorzitter het woordvoerderschap door één van de leden wordt overgenomen. c. De werving en selectie van tijdelijk adviseurs, zoals bedoeld in artikel 5. d. Het naleven van de privacywetgeving als bedoeld in de Verordening Gegevensbescherming (AVG). 2. In geval van een vacature voor een lid van de rekenkamer, dragen de leden samen met de secretaris zorg voor de werving en selectie van een kandidaat en dragen zij de kandidaat na overleg met de adviescommissie voor aan de raad voor benoeming. Artikel 5 Tijdelijke burgeradviseurs 1. De rekenkamer kan tijdelijke burgeradviseurs benoemen. 2. Tijdelijke burgeradviseurs kunnen op voorstel van de rekenkamer door de raad worden beëdigd. 3. Tijdelijke burgeradviseurs zijn inwoners van de gemeente Zeist die gerechtigd zijn te stemmen bij de gemeenteraadsverkiezingen. Artikel 81f van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. 4.

Een tijdelijke burgeradviseur wordt benoemd op van basis van kennis van en/of ervaring met het specifieke onderwerp dat onderzocht wordt. 5. De benoeming en werkzaamheden van een tijdelijke burgeradviseur beperken zich tot de duur van een bepaald onderzoek en de werkzaamheden voor dat onderzoek. 6. De artikelen 81c, zesde en zevende lid, 81d, 81e en 81h van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op tijdelijke burgeradviseurs, met dien verstande dat de rekenkamer aan zet is, in plaats van de raad. 7. Als een burgerlid op enigerlei wijze betrokken is (geweest) bij het onderwerp dat door de rekenkamer wordt behandeld, meldt deze dat bij de voorzitter. 8. Een tijdelijke burgeradviseur ontvangt een vergoeding. Uitgangspunt is een vergoeding overeenkomstig een commissielid van de raad, zoals opgenomen in artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, per bijgewoonde rekenkamervergadering. Daarin zit alle overige tijd besloten. De rekenkamer kan van dit uitgangspunt afwijken als daar aanleiding voor is. Artikel 6 De ambtelijk secretaris 1. De rekenkamer draagt zorg voor de werving en selectie van de ambtelijk secretaris in overleg met de griffier. 2. De ambtelijk secretaris staat de rekenkamer bij de uitvoering van haar taken terzijde en is in ieder geval verantwoordelijk voor: a.

de dagelijkse voortgang van de activiteiten van de rekenkamer: voorbereiding van vergaderingen, verslaglegging, de vorming van dossiers en verder alles wat nodig is voor een goede ondersteuning van het werk van de rekenkamer; b. het in beginsel bij elke vergadering van de rekenkamer aanwezig zijn;

3

c.

in gezamenlijkheid met de voorzitter en de leden vormgeven van het (onderzoeks)programma en het jaarverslag, de opzet van afzonderlijk onderzoek en andere activiteiten, het uitvoeren van onderwerp oriëntaties, het onderhouden van bestuurlijke, politieke en ambtelijke contacten. 3. De ambtelijk secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamer over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

Hoofdstuk 2

Vergaderingen en bijeenkomsten

Artikel 7 Oproep en agenda 1. De rekenkamer vergadert zo dikwijls als de voorzitter of de meerderheid van de leden dit nodig acht. 2. Uit naam van de voorzitter verstuurt de ambtelijk secretaris –spoedeisende vergaderingen uitgezonderd– ten minste vijf dagen voor de vergadering aan de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering, een conceptagenda en de te bespreken stukken. 3. Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten om uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken te sturen. 4. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering weten aan de voorzitter en secretaris. 5. Bij verhindering van de voorzitter zit de plaatsvervangend voorzitter de vergadering voor. 6. De vergaderingen van de rekenkamer zijn besloten. De rekenkamer kan besluiten vergaderingen of bijeenkomsten in het openbaar te houden. 7. De rekenkamer kan de leden van de adviescommissie uitnodigen voor haar vergaderingen. Artikel 8 Aanwezigheid en stemmingen 1. Voor het houden van een vergadering van de rekenkamer is vereist dat ten minste twee leden aanwezig zijn. 2. De rekenkamer beslist bij meerderheid van stemmen. Indien in een vergadering de stemmen staken, is de stem van de voorzitter van doorslaggevende betekenis. 3.

Bij afwezigheid kan een lid de voorzitter machtigen namens hem te stemmen. 4. Als stemming nodig is stemmen alle leden van de rekenkamer. Artikel 9 Verslaglegging 1. Van iedere vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt. Het verslag van een vergadering bestaat in ieder geval uit: datum, tijd van aanvang en tijd van afsluiting, locatie, aanwezigen en afwezigen en genomen besluiten. Minderheidsstandpunten worden, als daarom wordt verzocht, in het verslag opgenomen. 2. Bij het begin van elke vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering, eventueel gecorrigeerd, vastgesteld. 3. De verslagen van vergaderingen zijn niet openbaar ten tijde van het onderzoek of activiteit.

Hoofdstuk 3 Werkwijze Artikel 10 Planning en verantwoording 1. De rekenkamer stelt eens per jaar een programma op. Dit programma kan zowel uit onderzoeken als andere activiteiten bestaan. 2. Ter voorbereiding van het programma verzamelt de rekenkamer onderwerpen op een longlist.

4

3. Input voor de longlist kan gegeven worden door iedereen die dat wil via het secretariaat van de rekenkamer. 4. De rekenkamer kan periodiek de gemeenteraadsfracties bezoeken om input op te halen voor de longlist. 5. De rekenkamer kan periodiek het college en gemeentelijk management bezoeken om input op te halen voor de longlist. 6. De rekenkamer selecteert onderwerpen op basis van de volgende criteria: a. er is een aanleiding; b. het onderwerp is maatschappelijk relevant (bepaalt de maatschappelijke agenda); c. er is sprake van een substantieel financieel, organisatorisch of bestuurlijk belang. d. er is sprake van een potentieel leereffect; e. er is sprake van spreiding van onderzoeken over diverse beleidsterreinen. 7. Iemand die een onderwerp geagendeerd wil hebben kan via het secretariaat van de rekenkamer een verzoek doen bij de rekenkamer. De indiener van een verzoek krijgt van de rekenkamer een schriftelijke reactie. 8. De rekenkamer stelt elk jaar voor 1 april een jaarverslag op van de werkzaamheden over het voorgaande jaar. Dit verslag bevat een overzicht van de activiteiten in dat jaar en een financiële verantwoording. Het jaarverslag wordt aangeboden aan de gemeenteraad en het college. Artikel 11 Proces om tot onderzoeken en activiteiten te komen 1.

De rekenkamer voert haar onderzoeken en andere activiteiten uit, rekening houdend met het protocol van werkzaamheden, waarin de rekenkamer vastlegt wat de werkwijze van de rekenkamer is bij de uitvoering van haar onderzoeken en andere activiteiten. 2. Het protocol van werkzaamheden wordt ter kennisname aan de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie gestuurd en is te vinden op de website van de rekenkamer. Artikel 12 Privacy wetgeving (AVG) 1. De rekenkamer benoemt een onafhankelijke Functionaris Gegevensbescherming. 2. De rekenkamer stelt om te voldoen aan de wet- en regelgeving rondom de AVG een privacy verklaring op. Deze verklaring maakt inzichtelijk op welke wijze de rekenkamer met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat bij haar werkzaamheden en andere activiteiten. 3. De rekenkamer bespreekt tenminste eenmaal per jaar het verslag dat de functionaris als bedoeld in het eerste lid opstelt. 4. De rekenkamer meldt datalekken bij de door de gemeente Zeist benoemde functionaris CISO. 5. De rekenkamer houdt een overzicht van haar activiteiten en onderzoeken bij in een verwerkingsregister dat op te vragen is bij de rekenkamer. Artikel 13 Communicatie 1.

De functie, samenstelling, het reglement van orde, het protocol van werkzaamheden, de verordening, het programma en het jaarverslag van de rekenkamer worden openbaar gemaakt via het internet en overige vormen van publicatie. 2. De rapporten en/of andere publicaties worden via het internet beschikbaar gesteld, tenzij openbaarmaking van rapporten of gedeelten daarvan op grond van de uitzonderingen genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid achterwege blijft. 3. Voor de interne en externe communicatie vindt zo nodig of gewenst afstemming plaats met de gemeente met inachtneming van de onafhankelijkheid van de rekenkamer. Artikel 14

Vertrouwelijkheid

5

1. De voorzitter, leden en ambtelijk secretaris maken alleen gebruik van (onderzoeks)data die hen bij de uitoefening van hun functie ter kennis is gekomen of die uit betrouwbare, algemeen toegankelijke bronnen verkregen kan worden. Zij bewaken de vertrouwelijkheid van de informatie. 2. De leden van de rekenkamer en (tijdelijke) adviseurs onthouden zich buiten de vergaderingen van de rekenkamer van uitspraken over de gedane bevindingen aangaande lopende rekenkameronderzoeken of andere activiteiten.

Hoofdstuk 4

Budget

Artikel 15 Budget en budgethouder 1. De voorzitter treedt op als budgethouder van het budget van de rekenkamer. 2. De secretaris treedt op als kredietbeheerder van het budget van de rekenkamer. 3. Ten laste van het door de raad beschikbaar gestelde budget worden de kosten gebracht van: a. Vergoedingen van de leden b. Interne onderzoeksmedewerkers c. Externe deskundigen die door de rekenkamer zijn ingeschakeld d. De vergadervergoeding van tijdelijke burgeradviseurs zoals bedoeld in artikel 5, lid 8. e. Eventuele overige uitgaven die de rekenkamer nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

Hoofdstuk 5

Slotbepalingen

Artikel 16 Actualiseren 1. De rekenkamer kan dit reglement, het protocol voor onderzoeken, werkzaamheden en activiteiten en het programma actualiseren indien zij dit nodig acht. 2. Daartoe informeert zij de gemeenteraad en het college. Artikel 17 Slotbepaling In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit reglement, besluit de rekenkamer bij meerderheid. Artikel 18 Inwerkingtreding Dit reglement van orde treedt in werking met ingang van januari 2024.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de rekenkamer van de gemeente Zeist van 15-01-2024.

6