03-23RV013 Bijlage 3 Evaluatie proces opstellen Bomenheerplan 2020
Tekst van het document
Evaluatie: bomenbeheerplan Zeist Over opdrachtverlening, samenwerking en werkwijze van de Adviesgroep
Zeist, Mei 2020
1
Inhoudsopgave Evaluatie Adviesgroep Bomenbeheerplan 2013-2020.................................................................................3 Inleiding.................................................................................................................................................... 3 Opdracht.................................................................................................................................................. 3 Samenstelling........................................................................................................................................... 3 Doel van deze evaluatie........................................................................................................................... 4 Scope....................................................................................................................................................... 4 Evaluatie 2021......................................................................................................................................... 4 Opzet van deze evaluatie......................................................................................................................... 4 Fase 1: 2013-2014.......................................................................................................................................
6 Samenwerking......................................................................................................................................... 6 Werkwijze................................................................................................................................................. 7 Wat ging goed?........................................................................................................................................ 7 Wat kon beter?......................................................................................................................................... 8 Fase 2: 2014-2016....................................................................................................................................... 9 Opdracht en taken.................................................................................................................................... 9 Samenwerking......................................................................................................................................... 9 Werkwijze............................................................................................................................................... 10 Wat ging goed?......................................................................................................................................
10 Wat kon beter?....................................................................................................................................... 11 Fase 3: 2016-heden................................................................................................................................... 12 Opdracht en taken.................................................................................................................................. 12 Samenwerking....................................................................................................................................... 13 Werkwijze............................................................................................................................................... 14 Wat ging goed?...................................................................................................................................... 14 Wat kon beter?....................................................................................................................................... 14 Conclusies en aanbevelingen.................................................................................................................... 16 Conclusies..............................................................................................................................................
16 Aanbevelingen....................................................................................................................................... 17
2
Evaluatie Adviesgroep Bomenbeheerplan 2013-2020
Inleiding De Adviesgroep voor het Lange Termijn Bomenbeheerplan (LT BBP) is sinds 2013 actief als adviesgroep voor de gemeente. De groep bestaat uit inwoners van Zeist en vertegenwoordigers van belangenverenigingen in Zeist die zich inzetten voor onder andere de natuur in Zeist.
Opdracht Door de jaren heen zijn taken en opdracht van de Adviesgroep verschoven. Het begon met de vaststelling van een nieuwe gemeentelijk Bomenverordening. De gemeenteraad vond het destijds in 2012 wenselijk dat eerst een kader zou worden opgesteld voor het beheer van de gemeentelijke (laan)bomen, alvorens werd bepaald dat voor de kap van die bomen geen omgevingsvergunning meer noodzakelijk is. Dat heeft ertoe geleid dat door de gemeente in 2013 een 200-tal organisaties en burgers is benaderd om actief deel te nemen in een Adviesgroep, waarvan uiteindelijk zich een 12-tal heeft gemeld. De Adviesgroep kreeg het verzoek van de raad om diverse scenario’s te schetsen wat de gemeente kon verwachten aan benodigde boomvervanging van het gemeentelijk straat-, laan- en parkbomenbestand. Doel was inzicht in de verhouding tussen kwaliteit en kosten. Dat leidde tot het rapport: ‘Bomen – (Kleur)rijke dragers van het groen (Adviesgroep, 2013)’. In dat rapport werd op basis van betekenis van bomen voor het gemeentelijke groen een aantal scenario’s nader uitgewerkt. De Adviesgroep adviseerde daarbij aan het College en Raad voor een bepaald scenario te kiezen. Na vaststelling door de gemeenteraad van het: ‘Raadvsoorstel Bomenvervanging’ in 2013 met kreeg de Adviesgroep in 2014 van de raad de opdracht om dat scenario uit te werken in een lange termijn bomenbeheerplan.
Dit plan met als titel: ‘Lange Termijn Bomen beheerplan Zeist 2016 – 2040’ stelde de raad in 2016 vast. Sinds 2016 is de Adviesgroep betrokken bij de uitvoering van het plan, met als doel te leren en het model bij te stellen, als uit de praktijk blijkt dat het op onderdelen wellicht anders uitpakt dan bedoeld. De opdracht en taken van de Adviesgroep zijn door de jaren heen alleen in zeer globale zin beschreven; zie brief vanuit de gemeente van 19 maart 2013: ‘Interactief proces Bomenbeheer’ met daarbij ook globale beschrijving opdracht en daarbij aan de orde zijnde kaders. Zoals de groep, inclusief de langst betrokken ambtenaar, het zelf noemt zijn de opdracht en taken van de Adviesgroep verder door de jaren heen ‘organisch ontwikkeld’..
Samenstelling De Adviesgroep (zoals er hier verder over zal worden geschreven) bestond/bestaat uit: INWONERS en vertegenwoordigers van diverse maatschappelijke organisaties: - Anna Adrichem - Patrick Greeven (Stichting Milieuzorg Zeist e.o.) - Marijke Nijs-Koster (gestopt per 25-10-2018) 3
-
Erik Notenboom (namens de Stichting Milieuzorg Zeist e.o.) Roberto Saporito Ernest Schüler (Werkgroep Natuurlijk Zeist-West) Egbert Visscher (sinds 2016 en gestopt sinds 10-2-2020) Anton van Weelderen (sinds 10-2-2020 vervangen door Erik Toering)
Leden die al vóór aanvang van de evaluatie zijn gestopt met hun werkzaamheden voor de Adviesgroep zijn niet benaderd voor deze evaluatie. Zij zijn allen gestopt om persoonlijke, dan wel gezondheidsredenen. Dat geldt ook voor de meest recente uitstappers AMBTELIJKE ONDERSTEUNING bestond/bestaat uit: - Inge Broekstra (vanaf het begin) - Ottolien Noortman - Rob Videler (voor 2018) - Niels Vriend (sinds 2018) - Ilse Woudenberg (sinds 2018)
Doel van deze evaluatie Het doel van de evaluatie is: - Vaststellen wat, door de jaren heen, steeds de meerwaarde is/is geweest van de Adviesgroep voor het lange termijn bomenbeheer. - Vaststellen wat er goed gaat in samenwerking en werkwijze tussen gemeente en Adviesgroep, en wat beter kan.
Scope De evaluatie gaat bij samenwerking in op: rollen, verrassingen onderweg en de relatie tot de uitvoering (voor zover van toepassing, vooral in fase 3). Bij evaluatie van de werkwijze is gekeken naar: scope, besluitvorming en vertaling naar uitvoering (ook weer voor zover van toepassing, vooral in fase 3) Deze evaluatie betreft alleen beleidsmatige opbrengsten. De financiële aspecten zijn niet geëvalueerd. Dat is voor de evaluatie voor de raad wel aan te bevelen (zie hierna). Ook is niet geëvalueerd hoe de communicatie over het plan en de uitvoering door inwoners is ervaren. Dat is voor de evaluatie voor de raad wel te overwegen (zie hierna).
Evaluatie 2021 Deze evaluatie heeft niet alleen eigenstandig waarde; het wordt ook gebruikt als voorbereiding op een bredere evaluatie van het LT BBP door de gemeenteraad in 2021. In aanloop naar deze evaluatie zullen ook nog de pilots worden geëvalueerd.
Opzet van deze evaluatie De wijze van evalueren is eerst voorbesproken door de groep. Een gemeentelijke medewerker zonder enige betrokkenheid bij het onderwerp is gevraagd de evaluatie te begeleiden (hierna: de 4
procesbegeleider van de evaluatie). Deze voorbespreking vond plaats op maandagavond 9 december 2019. Vervolgens is toegewerkt naar een evaluatiebijeenkomst op 10 februari 2020. In de week daarvóór is de leden van de Adviesgroep gevraagd een enquête in te vullen. De enquête en de antwoorden zijn als bijlage bij deze evaluatie gevoegd. Op maandagavond 10 februari is eerst gecontroleerd of alle antwoorden in de enquête goed waren begrepen door de procesbegeleider. Vervolgens is een 2 uur durend gesprek gevoerd over werkwijze en samenwerking in de verschillende fasen. In de volgende hoofdstukken staat een weergave van dit gesprek per fase. Op een concept van deze evaluatie is in maart per mail door de deelnemers gereageerd. Deze definitieve versie van de evaluatie is mei 2020 afgerond.
5
Fase 1: 2013-2014 In 2013 kreeg de bomenbeheeradviesgroep (hierna: Adviesgroep) de opdracht om scenario’s te schetsen wat de gemeente kon verwachten aan benodigde boomvervanging van het gemeentelijk straat-, laan- en parkbomenbestand. Dit leidde tot 3-tal hoofdscenario’s, te weten: ‘Autonoom’, ‘Groene wijken’ en ‘Cultuurhistorie’. Deze werden doorgerekend op basis van 5 verschillende budgetten, elk zonder en met rooikosten. Bij alle scenario’s was kwaliteit het uitgangspunt. Uiteindelijk kwam men zo tot het voorkeurs ‘Scenario Q’. De Adviesgroep kwam 6 keer bijeen en was aanwezig tijdens de Ronde Tafel. Deze fase kan in een beeldspraak van bomen worden vergeleken met de fase waarin een zaadje is geplant. In deze fase is belangrijk dat een zaadje in vruchtbare aarde komt en kan ontkiemen. Zo hebben we ook gekeken naar de samenwerking en werkwijze: in hoeverre kon de Adviesgroep ‘ontkiemen’?
Opdracht en taken -
-
-
-
De opdracht was scenario’s uit te werken voor benodigde boomvervanging in Zeist. Hoe, dat was niet beschreven. Twee zaken waren vooraf duidelijk: het dan beschikbare jaarlijkse budget en het totaal benodigde budget. Dit was al naar voren gekomen bij de ontwikkeling van het GroenstructuurPlan (2011 vastgesteld). De leden van de Adviesgroep kregen verder veel ruimte om de eigen opdracht op te pakken zoals het hun goed leek. De Adviesgroep zag de noodzaak om deze opdracht op te pakken, omdat er geen beleid was voor het bomenbestand en –beheer. Het inhoudelijke kader was duidelijk: het ‘Groenstructuur Plan‘Groen (voor) Zeist’’, dat ongeveer 2 jaar eerder was vastgesteld. Ook de Structuurvisie ‘Zeist schrijf je met een Q’ maakte deel uit van het kader. Het financiële kader was zoals beschreven niet heel duidelijk: alleen het dan beschikbare jaarlijkse budget.. De Adviesgroep heeft zelf van begin af aan gewezen op de aanzienlijke kosten die gepaard zouden gaan met een lange termijn Bomenbeheerplan. Dit was een van de redenen dat de Adviesgroep erom vroeg diverse expertises van de gemeente aan tafel te hebben, zoals vastgoed en financiën. De groep is begonnen met een ‘Mindmap’, met heel brede insteek. Er was vanuit de ambtelijke ondersteuning veel flexibiliteit t.a.v. de inbreng van de inwoners.
Samenwerking -
Onderling hadden de leden direct al veel vertrouwen in elkaar. Deels had dit te maken met het feit dat sommige leden elkaar al goed kenden vanuit werk voor belangenverenigingen in Zeist. Ieder werd van begin af aan gerespecteerd om eigen inbreng. De een meer inhoudelijk, de ander meer vanuit inwonerperspectief en met oog voor de processen. 6
-
De ambtelijk expert en de ambtelijk procesbegeleider gingen uiteindelijk mee in de ´organische´ wijze van samenwerken. De rol van de wethouder speelde mee; als de wethouder ruimte en dus vertrouwen gaf, gaf dat ook ruimte en vertrouwen voor de Adviesgroep. In 2013 was de afspraak met de wethouder: geen bericht, goed bericht. In 2014-2016 was de wethouder persoonlijk geïnteresseerd en kwam soms ook langs bij de vergadering.. De ambtelijk procesbegeleider zorgde steeds voor ´het lijntje´ met de wethouder.
Werkwijze -
-
-
-
-
-
De kijk op inwonerparticipatie was nog erg strikt in de ambtelijke organisatie. Dit vloeide voort uit de werkwijze van de bezuinigingsdialoog, gemeentebreed (2012). Het was dankzij de persoonlijke inzet van de gemeentelijke expert en de gemeentelijke procesbegeleider dat de Adviesgroep de opdracht kon oppakken zoals de groep dat wilde; met benutting van allerlei expertise van de gemeente. Daar moest vanuit de groep wel enige overredingskracht aan te pas komen (zie volgend punt).. De leden creëerden hun eigen randvoorwaarden als Adviesgroep. Dat was nodig, want het betrof complexe materie. Zij hebben de eerste keer duidelijk aangegeven alleen de opdracht te kunnen vervullen met de nodige gemeentelijke expertise aan tafel. De Adviesgroep heeft van begin af met name KWALITEIT (naast dus kwantiteit) als uitgangspunt genomen voor alle drie scenario´s, te weten de scenario’s: ‘Autonoom’, ‘Groene wijken’ en ‘Cultuurhistorie’. Ook werd op advies van (een van de leden van) de Adviesgroep de hele levenscycluskosten van bomen als basis voor de doorrekening van de diverse scenario’s genomen. Zo werden nu ook de rooikosten meegenomen in de doorrekening van de scenario´s, hetgeen tot geheel nieuwe inzichten leidde. Er was in de bijeenkomsten altijd sprake van een open dialoog. Bij elk scenario waren de hoge rooikosten onvermijdelijk. Daar zijn veel discussies over gevoerd in de Adviesgroep.
Dan konden nog altijd heel verschillende vertrekpunten worden gekozen, bijvoorbeeld meer ecologisch of meer cultuur-historisch. Door het werken met diverse scenario’s kon inzicht in de verschillen worden verkregen, maar dus ook in de overeenkomsten. Zo ontstond dus duidelijkheid welke keuze wat betekende, met name ook als je van een bepaald budget uitging. Daarbij is per scenario met een vijftal budgetten gerekend (te weten: euro 75.000, euro 250.000, euro 500.000, euro 800.000 en euro 1.200.000). Daarbij werd al dan niet rekening gehouden met de rooikosten, zodat duidelijk werd wat die budgetten op termijn voor de instandhouding van het gemeentelijke bomenbestand betekende. Dat werd vooral duidelijk door dat op kaartbeelden te visualiseren. Daardoor werden ook de gevolgen voor het gemeentelijke bomenbestand voor iedereen duidelijk, als de gemeente een beperkt budget beschikbaar zou stellen. Door deze gehele exercitie ontstond (als vanzelf) overeenstemming over ‘Scenario Q’. De leden schreven – op eigen initiatief – zelf het adviesrapport voor de raad: ‘Bomen – (Kleur)rijke dragers van het groen in Zeist’. De ambtelijk procesbegeleider deed wel de eindredactie, ook met het oog op de politieke besluitvorming.
Wat ging goed? De uitvraag bij de samenleving leverde een groep op met een geweldige chemie. 7
Na een stroef begin heeft de gemeente de bakens verzet en is ze meegegaan in de wensen van de groep. Die werd daardoor in sterke mate eigenaar van haar eigen proces. Er was sprake van een vruchtbare bodem: de gemeente gaf ruimte en vertrouwen en zo kon de expertise vanuit de gemeente en die vanuit de samenleving volledig worden benut. Het feit dat er een unaniem advies lag, namelijk het ‘Scenario Q’, dat door deinsprekers in de Ronde Tafel volledig werd gedragen, maakte dat de raad mee kon gaan in dit complexe en dure verhaal. De Adviesgroep heeft nooit het gevoel gehad inhoudelijk te zijn gestuurd. De ambtelijk expert, ambtelijk procesbegeleider en de wethouder gaven ruimte. Het plantje kon dus ongehinderd ontkiemen.
Wat kon beter? Het in eerste instantie starre format van het participatieproces vanuit de organisatie gaf een flinke deuk in het vertrouwen van de groep in een goede afloop. Niet alle ambtenaren hadden in het begin een goed beeld waarom het plantje was gezaaid; waarom was een Adviesgroep van inwoners een goed idee? Politiek en management bleven evenwel het belang van bomenbeheer voor Zeist zien en de inwonerbetrokkenheid daarbij.
8
Fase 2: 2014-2016 De raad koos in 2014 uit de vele scenario’s het voorkeursscenario van de adviesgroep. Daarna vroeg de raad aan de Adviesgroep om dit voorkeursscenario uit te werken tot een lange termijn bomenbeheerplan. Deze fase kan in een beeldspraak van bomen worden vergeleken met de fase waarin een ontkiemd zaadje een jonge boom is. In deze fase is belangrijk dat er niet alleen vruchtbare aarde is maar ook ruimte om te groeien. Zo hebben we ook gekeken naar de samenwerking en werkwijze: in hoeverre kon de Adviesgroep groeien?
Opdracht en taken -
-
-
Er was geen formele, uitgebreide beschrijving van de opdracht en taken die de Adviesgroep had. Het was geen eenvoudige fase; de materie was (en blijft) complex. Het gaat immers om het bomenbestand nu en in de toekomst, de bijbehorende ecologie (bv struikgewas en grondbegroeiing, dieren en insecten die er leven), cultuur-historisch erfgoed, vastgoed, financiën etcetera. Een goede afweging maken voor 35.000 bomen zonder dat per boom/straat te doen, doet per definitie onrecht aan de waarde van die bomen. Als taken zag de Adviesgroep voor zichzelf: het opstellen van inspiratiebeelden, codering, en uitwerking ervan voor een representatieve straat (puzzelstukken) overzicht op kaart. Dit moest vertaald worden in benodigd budget per jaar voor 25 jaar. Daarbij besprak de groep principes én praktijk. Als uitgangspunt zag de Adviesgroep: KWALITEIT. Dat was een moeilijke keuze, want had ook kwantiteit kunnen zijn. Op zich was dat al uitgangspunt in de eerdere fase. Maar als je dan gaat uitwerken en je merkt hoeveel bomen dat gaat kosten in de toekomst (zo’n 7000 bomen minder) dan ‘krab je je als bomenadviesgroep toch wel even achter de oren’.
Samenwerking -
Door de complexiteit van de materie discussieerde men in de Adviesgroep onderling veel. Men noemt het ook in het terugzien ‘taaie discussies’, en ‘véél’. Het duurde maandenlang om het scenario uit te werken. In totaal zijn er 28 avonden nodig geweest.
9
-
-
-
-
Ondanks de complexiteit bleef er onderling veel respect en bleef iedereen volhardend. De wil om eruit te komen was er steeds. Iedereen moest op den duur een beetje bewegen. Dat gebeurde ook. De samenwerking in de Adviesgroep tussen inwoners en ambtenaren was goed. De ambtelijk expert nam de inwoners serieus en vice versa. De procesbegeleider vond de discussies niet altijd makkelijk, maar gaf ruimte en tegelijk (procedureel) richting. Dat er een inhoudelijk expert was bij de gemeente was belangrijk voor de inwoners (die deels zelf expert zijn). Wat zo konden ze met elkaar ‘levellen’, elkaar scherpen en was er ‘drive’ bij iedereen om het verhaal op te bouwen waarmee ieder uit de voeten kon. Het commitment van de groep werkte ook goed bij de raad. In fase 2 heeft de groep zelf een raadsinformatiebijeenkomst gehouden: daarmee was de raad voorbereid op de complexe materie die ze enkele maanden later moesten vaststellen. Dat was belangrijk, omdat de raad de budgettaire gevolgen uiteindelijk moest vaststellen. De ambtelijk procesbegeleider onderhield goed contact met de wethouder. Wat hielp is dat de wethouder zowel verantwoordelijk was voor het bomenbeheer als voor financiën.
Werkwijze -
-
Er is geen scope vastgesteld. De groep heeft zelf het raamwerk van het lange termijn Bomenbeheerplan neergezet. In de besluitvorming had de Adviesgroep de financiële wind mee. Was er bij aanvang in 2013 nog sprake van bezuinigingen; anno 2016 was er financieel weer meer ruimte. In die zin was het niet erg dat de Adviesgroep zoveel tijd nodig had voor uitwerking van het scenario. De uitkomst van het proces had sterke en minder sterke kanten: o Er lag een uitgewerkt scenario waarin recht werd gedaan aan kwaliteit als uitgangspunt en vele andere voorwaarden. De consequentie van het plek geven aan de complexe materie, was dat er een vrij ingewikkelde normering plus berekening uit volgde waarmee in de praktijk gewerkt zou moeten worden. o Er lag een helder, duidelijk product: een kaart met in één overzicht alle kwaliteitsbeelden en bijbehorende vervangingsstrategieën. Dit product is tot op de dag van vandaag bijzonder waardevol en kan in beginsel 1 op 1 gebruikt worden voor de uitvoering van de Omgevingswet.
Wat ging goed? -
-
De gecombineerde expertise uit de gemeente en onder de inwoners werkte erg goed. Er was geen tijdpad en dat hielp; zo kreeg de Adviesgroep de ruimte om het scenario uit te werken en te groeien in de materie en in de samenwerking. De uitkomst van het proces leidde onder meer tot een het: ‘Lange Termijn Bomenbeheerplan 2016-204’ met een heldere, duidelijke kaart en ook een beschrijving van de bijbehorende per laan als zodanig aangegeven inspiratiebeelden. Een concreet product dat tot op de dag van vandaag waardevol is. De financiële wind had de groep aan het eind van de periode mee. De wethouder Financiën had daar een duidelijk aandeel in. Hij had het LTBBP in zijn portefeuille en liet meer dan regelmatig zijn gezicht zien tijdens de werkavonden.
10
Wat kon beter? -
Het betrof complexe materie en de leden van de Adviesgroep wilden er zoveel mogelijk uit komen. Dat had als consequentie dat de normering plus berekening erg ingewikkeld is geworden. Destijds was nog geen nadere uitwerking meegenomen van het bomenbeheer van de bomen/bosschages zoals in de wijken voorkomen en ook niet van de plantsoenen en parken. Aanvankelijk was het idee dat dit ten tijde van de uitvoering vanaf het begin systematisch zou worden opgepakt. Maar door allerlei omstandigheden is dat blijven liggen (zie hiervoor ook onder fase 3).
11
Fase 3: 2016-heden De raad stelde in 2016 het uitgewerkt voorkeursscenario vast, inclusief bijbehorende middelen tot 2030. De Adviesgroep is sindsdien betrokken bij de uitvoering. Deze fase kan in een beeldspraak van bomen worden vergeleken met de fase waarin de jonge boom een volgroeide boom wordt. Deze is al stevig geworteld, maar vangt ook meer wind. De vraag in deze fase is hoe stevig de Adviesgroep geworteld was en of het tegen storm bestand was?
Opdracht en taken -
-
-
-
-
De Adviesgroep ervaart het als opdracht om de gemeente (gevraagd en indien aan de orde ongevraagd) te adviseren bij de uitvoering van het LTBBP. Zowel vanuit een bewonersperspectief als vanuit de expertise die leden hebben. De Adviesgroep was betrokken bij bewonersbijeenkomsten waarin het plan werd toegelicht. De groep ervoer het als haar taak om het plan, samen met de ambtelijk medewerkers uit te leggen aan inwoners. De eerste bijeenkomst was de gemeentelijke bomenexpert ‘key note speaker’. De tweede keer de gemeentelijk procesbegeleider, met aanwezigheid van de gemeentelijke bomenexpert. Daarna schoof de nieuwe inhoudelijk adviseur aan bij de gemeentelijke procesbegeleider van de Adviesgroep en bleef de laatste key note speaker. De Adviesgroep doet dit op basis van toetsing: in hoeverre zijn de kaders in het plan helder en volledig (blijkens uitvoering), verloopt het proces van uitvoering goed, (in later stadium:) wat leveren de pilots op en welke lessen leren we voor verdere uitvoering van het plan? De Adviesgroep is daarbij gericht op de datum van 2021, als de gemeenteraad een uitgebreide evaluatie van het plan bespreekt. De voorliggende evaluatie voert de Adviesgroep uit om te bepalen hoe het verder moet met het LTBBP en wat het bestaansrecht van de Adviesgroep nu / in de toekomst nog is.
Daarbij blijft KWALITEIT voorop staan; de vraag voor 2021 is of een aanpassing van het LT BBP nodig is zonder aan kwaliteit van het bomenbestand in te boeten? De pilots zullen daar meer inzicht in moeten bieden. Bij een aanpassing zal de raad daar een besluit over moeten nemen. Het vertrek van de gemeentelijke bomenexpert en het zoeken naar een vervanging heeft het gehele proces vertraagd of anderszins beïnvloed. Aanvankelijk was uitgestippeld dat er per buurt een beheerplan zou komen voor de bomen die daar voorkomen, evenals beplantingen/bosschages (door Copijn). Het proces is, eigenlijk stil gevallen of heeft althans grote vertraging opgelopen. Dat laatste overigens ook doordat medewerker die bij Copijn verantwoordelijk was voor het opstellen van referentiebeelden voor de beplantingen naar een andere werkgever is overgestapt. Feitelijk kan hierdoor de Adviesgroep haar advieswerk niet meer goed doen, althans is niet altijd even duidelijk wat haar rol daarbij is. 12
Samenwerking -
-
-
-
-
-
-
-
-
De Adviesgroep verwacht van de gemeente in deze fase dat het: o De Adviesgroep in staat stelt gevraagde of ongevraagde adviezen uit te brengen en deze serieus te nemen; o de adviezen van de Adviesgroep vertaalt richting beleid en uitvoering. De Adviesgroep ziet de gemeente als opdrachtgever van de groep. De gemeente zelf blijft hoofdverantwoordelijke voor uitvoering van het LTBBP, waarbij de Adviesgroep een adviserende rol heeft. Omdat de Adviesgroep samen met de gemeenteambtenaren het LTBBP heeft opgesteld in een jarenlang proces, is er veel commitment bij de leden om te adviseren bij de uitvoering. In die zin is de Adviesgroep erg stevig geworteld. Helaas echter vertrok in deze periode – voor de Adviesgroep heel onverwacht – de ambtelijk expert bij de gemeente,. De Adviesgroep wist hier van tevoren niets van en was geshockeerd en aangedaan. De context is nooit duidelijk geworden, er is in de beleving van de leden van de Adviesgroep nooit een goede uitleg gekomen, terwijl de expert voor de groep feitelijk van onmisbare waarde was. Hoewel er op verzoek van de Adviesgroep uiteindelijk wel een gesprek met het management van de organisatie heeft plaatsgevonden, is kennelijk voor de groep niet voldoende duidelijk geworden wat de overwegingen zijn geweest. Sommige leden verloren hiermee hun motivatie.
Het was het feit dat alle leden al zo lang samenwerkten met één doel – de kwaliteit van het bomenbestand in Zeist op lange termijn borgen – dat voorkwam dat de leden opstapten of de groep stopte, zij het wel dat één van de (meest) trouwe leden besloot niet langer deel te nemen. De ambtelijk procesbegeleider bleef samen met de GIS-ondersteuner, en zij vormden de stabiele factor. Hoewel zij geen boomexperts zijn, hadden zij inmiddels voldoende ervaring met het thema en de groep om te zorgen voor continuïteit in deze woelige periode. De leden misten wel de presentaties die de expert voorheen altijd gaf. Bovendien kon de expert de pilots niet opstarten in samenwerking met de uitvoerders, zoals wel was voorzien. Er kwamen twee nieuwe collega’s die vanuit de inhoud in de Adviesgroep kwamen. Het was voor hen geen makkelijke landing in de groep; zij hadden zowel op inhoud als op proces en samenwerking een flinke drempel te slechten. De Adviesgroep zat nog met de ‘frustratie’ over het plotselinge vertrek van de ambtelijk expert. Deze had zoveel expertise, dat het vrij moeilijk was voor de nieuwe collega’s om de inhoud in de vingers te krijgen en zich welkom en gewaardeerd te voelen. In het terugkijken lijken de Adviesgroep en het Plan sterk verbonden te zijn geweest aan de ambtelijk expert die plotseling verdween.
De nieuwe collega’s ervaren dat het veel tijd en moeite kost het LTBBP te doorgronden en dat het in de organisatie nauwelijks is geland door het ontbreken van continuïteit bij degenen die er in de praktijk mee zouden moeten gaan werken en het met collega’s zou moeten delen. Daarbij gaat het vooral om de werkvoorbereider bomen. De complexiteit van de rekenmethode voor vervanging – die door de expert is ontwikkeld - is daar mede debet aan, naast het modelmatige karakter van het LTBBP. Als grote toegevoegde waarde ervaart de groep nog steeds dat er nu een mooi lange termijn bomenbeheerplan met ook een kaart is opgeleverd als concreet product. Hoe daaraan in de praktijk uitvoering wordt gegeven, is voor de Adviesgroep echter nog een open vraag. In de praktijk betekent de situatie dat de Adviesgroep eigenlijk niet goed meer weet wat haar rol is, hetgeen mogelijk ook geldt voor diegenen die bij de gemeente verantwoordelijk zijn voor het bomenbeheer. Het is daarbij voor beide nog steeds zoeken naar de juiste wijze van aanpak. 13
Werkwijze -
-
-
In deze periode is er meer structuur gekomen in de vergaderingen. Er kwamen vooraf rondgestuurde agenda’s met tijdsaanduidingen per agendapunt, in plaats van mailtjes vooraf met bespreekpunten, er kwam een verslag achteraf in plaats van een mailtje achteraf en er kwam een actiepuntenlijst als vast agendapunt. Dat was vooral ook van belang, omdat de onderwerpen die aan de orde waren nogal eens wisselden en het door omstandigheden soms ook langere tijd duurde voordat de groep weer bijeenkwam. De Adviesgroep komt op voor: o De referentiebeelden zoals deze in het LTBBP zijn opgenomen; o Een blijvend groen karakter van Zeist; o Het behouden van bomen voor zover mogelijk, inclusief het treffen van duurzame (soms ingrijpende) alternatieven om een boom te behouden; o Vervanging van bomen zoveel mogelijk in lijn met het LTBBP; o Het toepassen van de beslisboom zoals opgenomen in het LTBBP; o Het informeren van inwoners over werkzaamheden bij hen in de buurt; o Betrokkenheid van de Adviesgroep bij twijfels in uitvoering van het LTBBP. Het is steeds een interactief proces tussen adviesgroep en projectleider met haar team, waarin bepaald wordt wat de Adviesgroep aan signalen of adviezen aan de gemeente wil doorgeven. Men noemt de werkwijze nog steeds organisch. Al wordt ook de vraag gesteld of de Adviesgroep er nog is omdat deze er nu eenmaal is?...
Wat ging goed? -
Als de kroon van een boom goed uitgroeit is er meer risico dat de wind er vat op krijgt op de de boom omwaait. De Adviesgroep is betrokken en overeind gebleven, ondanks een zeer woelige tijd. In termen van de boom: kennelijk was de groep goed geworteld. Dat is te danken aan het commitment van de leden, hun verantwoordelijkheidsgevoel en passie voor de bomen in Zeist. Bovendien heeft de ambtelijk procesbegeleider de continuïteit van de Adviesgroep kunnen borgen. De storm heeft de boom (nog) niet om gekregen.
Wat kon beter? -
-
-
De Adviesgroep heeft jarenlang veel tijd en energie gestoken om tot het product te komen (kaart, LTBBP met alle referentiebeelden, et cetera). Juist de goede samenwerking met de ambtelijk expert speelde daarbij een grote rol. Dat deze expert geheel onverwacht wegviel en niet (direct) vervangen werd door een bomenexpert, heeft de Adviesgroep als groot verlies ervaren. Het voelde echt als een grote storm, waar de boom bijna van omviel. De Adviesgroep en het LTBBP hebben sterk aan de voormalig ambtelijk expert gehangen, ook al aangezien zij zelf niet de expertise (en tijd) hadden om de diverse scenario’s en ook de keuze voor bepaalde referentiebeelden door te rekenen.. De aansluiting met de ambtelijke organisatie en de uitvoerend medewerker had sterker kunnen zijn. Het blijft de vraag of/hoe de Adviesgroep dat had moeten zien en of dat aan hen was. De pilots konden door het vertrek van de expert niet voortvarend worden opgepakt. Ook daarna zijn er nog wat onderbrekingen geweest in de continuïteit. De vertraging betekent dat er nog steeds weinig zicht is op de werking van het LTBBP in de praktijk, dus ook op de kosten. Nu worden bijvoorbeeld voor de uitwerking van de pilots adviesbureaus ingeschakeld, hetgeen naar
14
-
-
-
-
verwachting met hoge kosten gepaard gaat, kosten die mogelijk ook voorkomen hadden kunnen worden en waarmee ook geen rekening is gehouden bij het bepalen van de kosten voor de boomvervanging. Doordat continuïteit is weggevallen kon nog geen adequaat gevolg worden gegeven aan buurtaanpak en ook niet aan het vaststellen van de referentiebeelden voor de binnen de gemeente voorkomende beplantingen/bosschages. Dat terwijl deze binnen de organisaties al wel als referentie worden gebruikt (vergelijk Beheerplan De Brink, verjonging Griftlaan en Weteringlaan). Wat betreft de buurten speelt nog iets mee dat de Adviesgroep aan het hart gaat. Er is afgesproken dat bomen tot er een beheervisie ligt tot een bepaalde ondergrens wel mogen worden gekapt (namelijk tot 80%), maar niet vervangen. Dit kan er dus toe leiden dat plantplekken van bomen mogelijk verloren gaan. Ook dit gegeven leidt binnen de adviesgroep elke keer weer tot gesprekstof, waarvoor nog geen goede oplossing is gevonden. Al in 2017 zijn vanuit de Adviesgroep concepten voor de evaluatie van de pilots bomenbeheer opgesteld. Mede door het niet of laat starten van de pilots bomenbeheer zijn die nooit in uitvoerende zin besproken. Ook bij het herinrichtingsproject Couwenhoven met als onderdeel het bomenbeheer is dit niet gebeurd.
Toch zou dat nuttig zijn geweest in de ogen van de Adviesgroep, omdat juist het bepalen van de evaluatiecriteria en -aanpak vooraf leidt tot een goede evaluatie van het proces en het product van de pilots. Bovendien kun je aanvullend door tussentijdse evaluatie het proces tijdens de rit nog aanpassen. Dit wordt vanuit de adviesgroep opgevat als een gemiste kans, ook beleidsmatig gezien. Wel is nog een raadsvoorstel aan de raad voorgelegd om bepaalde onduidelijkheden uit het beheerplan weg te kunnen nemen.
15
Conclusies en aanbevelingen Het doel van deze evaluatie was tweeledig: - Vaststellen wat, door de jaren heen, steeds de meerwaarde is/is geweest van de Adviesgroep voor het lange termijn bomenbeheer. - Vaststellen wat er goed gaat in samenwerking en werkwijze tussen gemeente en Adviesgroep, en wat beter kan.
Conclusies In de voorgaande hoofdstukken is steeds per fase antwoord gegeven op deze vragen. Alles overziend zijn de volgende constateringen op hun plaats: De meerwaarde die de Adviesgroep heeft geleverd bestaat uit: o Motivatie o Kennis o Betrokkenheid bij het groene aanzicht van Zeist en de leefomgeving van de inwoners o Volharding en geduld o Grondig onderbouwing van het advies zowel inhoudelijk vanuit kennis van bomen, ecologie, cultuurhistorische waarden, als financieel De samenwerking en werkwijze tussen gemeente en Adviesgroep is succesvol geweest omdat: o Er keuzes zijn gemaakt; het beleid richting heeft gekregen o Een kaart is opgeleverd en de referentiebeelden raadpleegbaar zijn o De inwonerbetrokkenheid al vele jaren lang een grote bron van inspiratie en invloed is geweest op het bomenbeheer in de gemeente o Ook in moeilijke tijden de onderlinge samenwerking toch overeind is gebleven De samenwerking en werkwijze kunnen in de toekomst en/of in andere participatietrajecten nog verbeteren door: o De invloed van inwonerbetrokkenheid niet bij 1 of 2 medewerkers te concentreren, maar breder door te laten werken, bijvoorbeeld door een lunchbijeenkomst of inspiratiesessie te organiseren voor méér medewerkers o Te toetsen bij andere medewerkers of gemeenten of de bedachte systematiek als praktisch uitvoerbaar wordt ervaren.
o Alhoewel de organische aanpak heeft gewerkt, met dus ook de ruimte en het vertrouwen dat daarbij van belang moeten worden geacht, is het de vraag of dat ook in de fase van uitvoering nog zo werkt. Wellicht is het juist in die fase wel goed tot duidelijker afspraken over van rol van de Adviesgroep te komen. Die afspraken kunnen tot stand komen in een overleg dat hier specifiek op is gericht, tussen de adviesgroep en diegene die binnen de gemeente verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. Dat zou voor zowel de adviesgroep als de gemeente duidelijkheid kunnen geven over hun rol. Hieraan is bij het begin van de advisering met betrekking tot de uitvoering wel de nodige aandacht gegeven, maar wellicht kan deze evaluatie er toe leiden dat dat nogmaals wordt bezien.
16
Aanbevelingen Ten aanzien van de meerwaarde van de Adviesgroep en de samenwerking met de gemeente luiden de aanbevelingen als volgt: Zo lang de Adviesgroep bestaat en gemeente en leden onderling de (potentiele) meerwaarde daarvan zien, is het van belang duidelijker te omschrijven wat in deze fase de rol van de Adviesgroep is. Dit zou in goed overleg tussen Adviesgroep en medewerkers van de gemeente tot stand kunnen komen. Zo zijn de verwachtingen over en weer duidelijker. Ook zou het goed zijn na te denken over de rol van de Adviesgroep op langere termijn. Advies is het management en belangrijke medewerkers in de gemeente (collega’s van BOR, financieel adviseur, bestuurlijk adviseur) daarbij te betrekken. Zo moet worden voorkomen dat opnieuw de aansluiting tussen Adviesgroep en ambtelijke organisatie te veel op enkele medewerkers rust. Ten aanzien van de evaluatie in 2021 zijn de aanbevelingen als volgt: Voorliggende evaluatie betreft alleen beleidsmatige opbrengsten. De financiële aspecten zijn niet geëvalueerd, inclusief de kosten voor aanpak pilots. Dat is voor de evaluatie voor de raad wel aan te bevelen; Ook is niet geëvalueerd hoe de communicatie over het plan en de uitvoering door inwoners is ervaren. Dat is voor de evaluatie voor de raad wel te overwegen.
Het is aan te bevelen bij de evaluatie in 2021 de ervaringen vanuit de ambtelijke organisatie in bredere zin mee te nemen. Bijvoorbeeld in het kader van een meer integrale benadering van leefomgevingskwaliteiten, inclusief groen/bomen, of in het kader van de Omgevingsvisie/Omgevingswet (vergelijk ook IBOR); Bekijk op dat moment ook de rol van de Adviesgroep, mede aan de hand van dan uitgevoerde pilots en eventueel vastgestelde afspraken over de rol van de Adviesgroep in de meest recente fase.
17