03-21RV051 Bijlage 03 RIB21.118 Bestuurlijke reactie rekenkamerrapport Burgerparticipatie

Publiekshal ▪ Het Rond 1, Zeist

www.zeist.nl ▪ www.twittter.com/gemeentezeist

Postbus 513, 3700 AM, Zeist

www.facebook.com/gemeentezeist

Telefoon 14 030 ▪ zeist@zeist.nl

Aan de gemeenteraad

Ontv. Griffie 24-06-2021/RIB21.118 Datum

24 juni 2021

Ons kenmerk

413846

Burgerservicenummer

Uw kenmerk

Bijlage(n)

Behandeld door

Remco Riezen, van

Portefeuillehouder

J.J.L.M. Janssen

Onderwerp

Bestuurlijke reactie rekenkamerrapport Burgerparticipatie

Geachte leden van de raad, In deze raadsinformatiebrief geven wij onze reactie op de nieuwe rapportage van de Rekenkamer: ‘Lessen voor effectieve(re) burgerparticipatie in Zeist’. Deze rapportage gaat over de verschillende manieren waarop gemeenten inwoners betrekken en is in juni 2021 gepubliceerd. De Rekenkamer Zeist heeft in samenwerking met adviesnetwerk de 7 Zebra’s en een Onderzoek en Meedenkteam (OMT, bestaande uit inwoners en raadsleden) in kaart gebracht wat succesfactoren zijn voor effectieve burgerparticipatie en daarbij de link gelegd naar Zeist. Dit is gedaan aan de hand van een observatieonderzoek. Doel Het doel van de Rekenkamer Zeist met dit onderzoek is het bieden van handvatten voor de kaders voor burgerparticipatie en suggesties voor het inrichten van processen waarin burgerparticipatie een rol speelt. Vraagstelling De vraagstelling van dit onderzoek luidt: 1. Welke doelen en uitgangspunten heeft de gemeenteraad van Zeist geformuleerd voor burgerparticipatie? 2. Hoe zijn deze doelen en uitgangspunten door college en ambtelijke organisatie uitgewerkt tot interne richtlijnen voor de praktijk? En in hoeverre worden deze richtlijnen door hen toegepast bij participatietrajecten? 3.

Wat zien raadsleden, collegeleden, ambtelijk betrokkenen en bij participatie betrokken inwoners als knelpunten of dilemma’s en succes- en faalfactoren van burgerparticipatie in Zeist? En wat is hierover bekend uit ander (lokaal en landelijk) onderzoek? 4. Wat valt op in de interactie tussen gemeente en samenleving en hoe ervaren betrokken inwoners, ambtenaren, college- en raadsleden de interactie en participatie van een aantal recente projecten? 5. Hoe kunnen gemeente en inwoners burgerparticipatie (nog) effectiever maken in Zeist?

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

2

Conclusies van de rekenkamer: De Rekenkamer en het Onderzoek en Meedenkteam (OMT) komen met een aantal inzichten die zij, op basis van het observatieonderzoek in het rapport benoemen: - De meeste uitnodigingen zijn onduidelijk over de rol van inwoners; - Informatie over kaders en randvoorwaarden ontbreekt in de uitnodigingen; - De gemeente laat een uitnodigende houding zien; - De interactie wordt over het algemeen als positief beoordeeld; - Deelnemers lijken zich prettig en veilig te voelen tijdens de bijeenkomst; - Het is onduidelijk wat voor soort inbreng van inwoners wordt verwacht; - Beïnvloedingsruimte wordt meestal pas duidelijk tijdens de bijeenkomst; - Inbreng en afspraken worden onvoldoende vastgelegd; - Het is onduidelijk wat er met de inbreng gebeurt. Na het bespreken van de bevindingen met college, raad, ambtenaren en inwoners op 15 februari 2021, komt de Rekenkamer tot de volgende 5 conclusies (samengevat): 1. Het opzetten van een gestructureerde aanpak bij burgerparticipatie, door het college, helpt om het gewenste maatwerk beter uit de verf te laten komen; 2. Duidelijkheid en transparantie zijn belangrijke sleutelwoorden in de interactie tussen de gemeente en inwoners bij burgerparticipatie; 3.

De positiebepaling van de raad luistert nauw, gelet op de planvorming met inwoners en de eindverantwoordelijkheid van de raad om tot besluiten te komen en belangen af te wegen; 4. Onlinebijeenkomsten vormen een goede aanvulling op vormen van ontmoeting met inwoners; 5. Bij inwoners is behoefte aan meer open gedachtewisseling op maatschappelijke opgaven, zowel met wethouders en ambtenaren, als inwoners onder elkaar. Reactie college We hebben het rapport met belangstelling gelezen en onderschrijven de bevindingen. Het is een veelomvattend rapport. We lezen een hoopvol rapport, aantrekkelijk opgesteld en prettig leesbaar. Participatie is een middel waarin alle actoren leren van en met elkaar. Dat vraagt van de gemeente en de samenleving om open te staan en zich te ontwikkelen in ontmoeting en gesprek. Wij constateren dat burgerparticipatie ingewikkeld is en blijvend aandacht van ons zal vragen. Tegelijkertijd hebben wij al veel ervaring om op voort te borduren en dat moeten we benutten. De kracht zit in de samenleving, daarvan zijn wij in Zeist overtuigd. Dit rapport brengt ons verder met participatie. In Zeist willen wij het gesprek voeren met inwoners en daarvan leren. Dit rapport geeft hiervoor nuttige handvatten, zonder dat het ons een specifieke werkwijze oplegt, waarmee we bepaalde stappen moeten nemen. De conclusies uit het observatieonderzoek zijn waardevol.

Onze participatieprocessen zijn gebaat bij duidelijkheid en transparantie. Wij zijn blij met de scherpte en verdieping die dit rapport biedt. Bijvoorbeeld over nazorg, communicatie en het transparant maken van het proces. Dat lezen wij ook terug in de conclusie als het gaat om een gestructureerde aanpak en de positiebepaling van de raad, afgewogen tegen de ruimte die wij essentieel achten om maatwerk toe te passen omdat elke casus eigen karakteristieken heeft. Uit het rapport blijkt dat er onder inwoners een behoefte bestaat aan meer open gedachtenwisseling. Daar moeten we meer en beter gebruik van maken. Het rapport legt de nadruk bij de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Ook van de inwoners vraagt participeren veel. Met een goede wederzijdse wisselwerking kan burgerparticipatie verder worden ontwikkeld.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

3

Aanbevelingen van de rekenkamer: Het OMT doet de volgende aanbevelingen: - Besteed meer aandacht aan duidelijke informatie vooraf over de positie van de inwoners en de informatiebehoefte van de gemeente. - Verplaats je in de communicatieve uitingen nog meer in de positie van de inwoners en ga ervan uit dat de inwoners niet bekend zijn met de procedures en werkwijzen van de gemeente. - Zorg dat je gedane beloftes waarmaakt - Zorg dat informatie over het gemeentewerk herleidbaar is; op inhoud en op proces.

De rekenkamer doet, op basis de hierboven omschreven conclusies, ook aanbevelingen (samengevat): 1. Vraag de gemeentesecretaris de leiding te nemen en te komen tot een leidraad voor college en ambtelijke organisatie om per project te komen tot heldere afspraken over burgerparticipatie; 2. Vraag de gemeentesecretaris om de organisatie van participatieprocessen en interactie tussen gemeente en inwoners nauwlettend te monitoren en zo verbeteringen door te voeren; 3. Geef in de toekomst extra aandacht aan de aspecten ‘duidelijkheid’ en ‘transparantie’; 4. Zorg er vanuit het belang van inclusie voor, dat informatie toegankelijk is voor alle inwoners; 5. Ga als college en ambtenaren in gesprek over punten die politiek gevoelig zijn in het participatieproces en/of voor de raad belangrijke argumenten zijn; 6. Leg het als college en gemeenteraad goed uit als er in het besluit wordt afgeweken van een plan dat doormiddel van burgerparticipatie tot stand is gekomen; 7. Bespreek met elkaar op welke wijze de raad zijn rol bij burgerparticipatie wil invullen; 8. Denk als raad na over meer gevarieerde vormen van gesprek aan de Ronde Tafel, zodat er meer nadruk ligt op gedachtewisseling en minder op zenden; 9. Houd ook in de toekomst de digitale ontmoeting als optie voor bijeenkomsten voor ogen; 10.

Ga open gedachtewisseling niet uit de weg en benut methoden, zoals deep democracy, om een constructieve sfeer en open houding bij betrokkenen te creëren. Reactie College: Participatie zien wij als gebruik maken van het inzicht van de samenleving, in de vorm van meedoen, meedenken. Een inspanning om te komen tot een eindresultaat, waarbij ieder recht heeft van spreken. Het goede gesprek met elkaar voeren is van wezenlijk belang bij burgerparticipatie. Dat lezen wij terug in het rapport en is voor ons opnieuw bevestigd tijdens de gesprekken met de Inwonersadviescommissie (IAC). Het bijzondere van de gesprekken met IAC is dat dit over meer ging dan enkel participeren. We gaven inwoners een kijkje in de keuken van de gemeente, waardoor zij een beeld kregen van zaken die hier worden gedaan en welke werkwijzen de gemeente volgt. We zijn enthousiast over de aanbeveling om het digitaal participeren te blijven inzetten. Ook de aanbeveling voor open gedachtewisseling en het faciliteren in de behoefte hieraan is voor ons waardevol. Met deze aanbevelingen kunnen we onze participatieprocessen verrijken, in aanvulling op diverse noties die wij hanteren. Zo hebben wij oog voor zowel inhoud, als proces, legitimatie, als het bewaken van maatschappelijke belangen. Bovenal is er oog voor de complexiteit van participatie en de uiteenlopende belangen van verschillende partijen.

We zien in dat slechts met één partij in gesprek gaan niet voldoende is en zullen heldere scheppen om partijen mee te nemen in het brede kader. Het nader duiden en invulling geven aan de overige aanbevelingen doen wij graag in samenspraak. Een eerste aanzet hiervoor zullen wij gezamenlijk doen tijdens de Ronde Tafel van 1 juli 2021.

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist

4

Reflectie: Een aspect dat wij enigszins onderbelicht ervaren in het rapport, zijn de uitgangspunten van gelijkmatigheid, gelijkwaardigheid en gemeenschappelijkheid. Als je participatie wil realiseren krijg je te maken met heel verschillende mensen. Het kan gaan om verschillende opvattingen, maar ook om capaciteiten en opleidingsniveau. Het overbruggen van verschillen, verlangens en belangen is een grote kunst. Voor het college is het een taak om deze aspecten te faciliteren. Het fijne aan de aanbevelingen en handvatten van dit rapport is dat het ingaat op houding en gedrag. Het is namelijk de kunst om gelijkwaardigheid te vinden tussen actoren. Iedereen moet in gelijke mate goed geïnformeerd zijn. We streven naar gelijkmatigheid, gelijkwaardigheid en gemeenschappelijkheid. Daarbij zijn we ons ook bewust dat wij als gemeente nooit helemaal gelijkwaardig zijn aan onze inwoners, vanwege de diverse rollen die wij hebben. Het is de uitdaging om bereidheid te vinden in de samenleving. Dit doen we door te organiseren, uitnodigend te zijn en de samenleving erop durven aan te spreken om ook het geluid van elkaar en van andere stemmen serieus te horen. Het rapport draagt hieraan bij, zodat we nog beter het goede gesprek kunnen voeren. Participeren doe je niet omdat je er tegen bent, participeren doe je om samen dingen verder te brengen.

Het uiten van een mening is het beginpunt van democratie en niet het eindpunt. Zie ook het artikel van Evelien Tonkens op raadsleden.nl. Op donderdag 1 juli, tijdens de Ronde Tafel, gaan wij graag met u in gesprek over de conclusies en aanbevelingen van dit rapport.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Zeist, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

dr. H.S. Grotens

drs. J.J.L.M. Janssen

Austerlitz ▪ Bosch en Duin ▪ Den Dolder ▪ Huis ter Heide ▪ Zeist